経営幹部は、2028 年までに70% の従業員が AI を活用して、日々のビジネス上の意思決定、ワークフロー、さらには全体的な計画立案を支援するようになると予想しています。
そして、私たちの多くは毎日この現実を実感しています。
しかし、これまで私たちを支えてきたレガシーなワークフォース管理ツールや手作業によるスケジュール管理システムは、その限界を露呈し始めています。変化する顧客のニーズに対応できず、従業員のバーンアウトの早期兆候を見逃してしまいます。その多くは、今日のペースに対応できるように設計されていないのです。
ワークフォースマネジメント業界で働き、業界の最前線に立ち続けたいとお考えの方は、ぜひこちらをご覧ください。
最新の AI ワークフォース管理ツールが、パフォーマンスの高いチームの構築にどのように役立っているか、そしてそれを実現する方法について、続きをお読みください。
AI ワークフォースマネジメントとは？
AI ワークフォースマネジメントは、人工知能、機械学習、予測分析を活用して、スケジューリングやタスクの割り当てから、トレーニング、パフォーマンスの追跡、従業員のサポートに至るまで、ワークフォースマネジメントのあらゆる部分を最適化します。
実際の動作例はこちらです：
- ビジネスの動向とリアルタイムのデータに基づいて、必要な従業員数を予測
- 従業員の勤務可能状況とビジネスのニーズに基づいてシフトのスケジュールを自動化
- データインサイトによる従業員のパフォーマンスと生産性の追跡
- スキルギャップに基づいてパーソナライズされたトレーニングと開発を提供しています。
- 時間追跡、給与計算、休暇管理などの反復的な人事タスクの自動化
AI ワークフォースマネジメントはどのような課題解決に役立つのでしょうか？
AI ワークフォース管理ツールは、ビジネスに時間、費用、チームの士気を奪う、困難で日常的な課題の解決のために開発されています。
以下は、このソリューションが解決する課題です：
- 人員過剰および人員不足： 人事リーダーとしては、人員不足、人員過剰、スケジュールの競合などの状況に陥ることは避けたいものです。AI アルゴリズムを使用すると、ワークフォースの供給をリアルタイムのビジネス需要に動的に合わせることができます。
- 手動のシフトスケジュール： チームマネージャーやビジネスリーダーのために、AI が従業員の勤務可能時間、スキル、労働法、ビジネス需要に基づいてシフトスケジュールを自動生成します。AI が冗長なタスクを自動化するため、戦略的なワークフォースプランニングにより多くの時間を割くことができます。
- コンプライアンスリスク： 残業規則から休憩時間まで、AI ツールは、労働法違反の可能性を事前に警告します。これにより、手作業による絶え間ないチェックが不要になり、チームは地域や業界特有の規制を順守しやすくなります。
- 直前の欠勤： チームメンバーが病気で欠勤した場合、AI 搭載のワークフォース管理機能を使用して、空き状況、過去のパフォーマンス、現在の作業負荷に基づいて最適な代替要員を提案することができます。
- 業務に関するリアルタイムの可視性の欠如：マネージャーは、古い情報に基づいて仕事をするために反応が遅くなるという苦痛を熟知しています。AI 駆動のダッシュボードを使用すると、人員配置レベル、シフトのパフォーマンス、需要の急増などに関するリアルタイムの洞察を得ることができます。
- 実用的な洞察のないデータ過多： AI ワークフォースマネジメントツールは、膨大なデータを生成します。さらに、給与、時間追跡、パフォーマンス、人事システムからもデータを取得します。しかし、これらの洞察を意味のあるものにするのは、経営陣の責任です。AI は、ワークフォースデータを実用的な洞察に変換します。
📚 ボーナス：AI プロセスマッピングの作成と最適化の方法
AI がワークフォースマネジメントを変える
1. 予測的な出勤プランニング
ワークフォースの非効率性の要因として最も見過ごされているものの 1 つは、計画外の欠勤です。AI は、事後対応型の計画から予測型出席モデルへと移行することで、この問題に対処します。
これらのシステムは、機械学習アルゴリズム、特に時系列予測および分類モデルを使用して、出勤パターンを識別します。過去の出勤データ、チーム固有の傾向、休日、個々の従業員の過去の行動、さらには天気データや公共のイベントなどの外部変数も考慮します。
ここでは、AI アルゴリズムが、欠勤が急増する可能性が高い期間や、予定外の休暇を取る可能性のある特定のチームメンバーをフラグで表示します。
📍 例：1,000 人以上の現場倉庫作業員を擁する全国規模の物流会社を想像してみてください。特定の地域での地域のお祭り期間中に、不測の欠勤が急増することに気づきます。
同社は、出勤記録、ローカルカレンダー、シフトスケジュールなどの履歴データでトレーニングされたAI パーソナルアシスタントを採用しました。欠勤が事前にフラグで通知されるため、業務責任者はシフトの再割り当て、インセンティブの提供、または手持ちの人員数の増員を行うための十分な時間を確保できます。
この種の予測は、可視性がすでに制限されており、外部要因により手作業によるプランニングが遅れることが多い、業務や労働集約型の業界では特に重要です。
ClickUp でワークフォース管理を効率化
企業のチームは、サイロ化されたスケジューリングツールで予測 AI の活用を模索し始めていますが、その真価は、仕事が行われるより広範なシステムに統合されたときに発揮されます。
仕事に必要なすべてが揃ったアプリ、ClickUp をお試しください。
ClickUp のワークロードビューを使用すると、チームリーダーは、タイムゾーンやチームごとに、個々のキャパシティ、休暇、作業の配布を視覚化することができます。
ClickUp Brain と組み合わせることで、キャパシティが不足している理由、どのようなパターンが生まれているか、今後数週間でリスクのある週はどれかなどを把握することができます。また、人事に AI を使用することで、Brain が仕事を要約し、次のステップを提案し、プロジェクト特有の質問に回答するため、チームはより迅速に行動することができます。
2. よりスマートな採用と人材獲得
採用は、企業にとって最もリソースを消費するプロセスの一つです。手動での履歴書選考、複数の面接ラウンド、主観的な評価など、従来の方法は時間がかかり、無意識の偏見に影響されることが多くあります。
職場における AI は、初期段階のスクリーニングを自動化し、候補者に関するデータに基づく洞察を提供することで、この状況を変えています。
📍 例：Unileverは、手作業による履歴書の選考を、ゲーム化された認知能力評価と自動化されたビデオ面接に置き換える AI 搭載システムを導入し、早期人材の採用プロセスを一新しました。
候補者は、リスク許容度や問題解決能力などの特性を測定する神経科学に基づくゲームに参加しました。その後、短いビデオで回答を録画し、AI がその口調、言葉の選択、さらには微細な表情まで分析しました。
このデジタルトランスフォーメーションプロセスにより、AI が人間による評価に潜む多くの従来の偏見を取り除いたことで、品質を維持しながら多様性を向上させ、採用時間を 75% 短縮することができました。
📮 ClickUp Insight：回答者の 62%が、ChatGPT や Claude などの会話型 AI ツールを利用しています。
その使い慣れたチャットボットインターフェースと、コンテンツの生成、データの分析など、さまざまな機能を備えていることが、さまざまな役割や業界で人気を博している理由でしょう。しかし、ユーザーが AI に質問をするたびに別のタブに切り替える必要がある場合、その切り替えの手間やコンテキストの切り替えによるコストが、時間の経過とともに蓄積されていきます。
しかし、ClickUp Brain なら問題ありません。ワークスペース内に常駐し、あなたが何に取り組んでいるかを把握し、プレーンテキストのプロンプトを理解して、タスクに非常に関連性の高い回答を提供します。ClickUp で生産性を 2 倍に改善しましょう！
ClickUp でワークフォースマネジメントを効率化
採用ワークフローの整理、候補者情報の管理、よりスマートな人材の決定に関しては、ClickUp BrainとClickUp Knowledge Managementが強力な味方となります。
ClickUp Brain の生成型 AI は、候補者のプロフィール、過去の面接、メモを自動的に要約し、検索可能な明確なナレッジベースにまとめます。人事チームが面接のフィードバックを手作業で再確認する代わりに、ClickUp Brain はすべての面接官のメモから共通するテーマ、強み、リスクを抽出し、要約ビューとして表示します。
究極のワーク AI である ClickUp Brain を使用して、候補者の強み、懸念事項、スキルに関する包括的な回答を得ることができます。
⚡️ボーナステンプレート：従業員の作業負荷をより適切に管理したいとお考えですか？すぐに使える作業負荷管理テンプレートをご用意しています。
ClickUp の AI 知識管理機能により、候補者との会話、履歴書のレビュー、採用決定がすべて正確に文書化され、職務にリンクされ、後で簡単に確認することができます。
3. 個人に合わせた従業員の成長と学習
ほとんどの組織では、トレーニングプログラムは標準化されており、事後対応型であり、多くの場合、リアルタイムのパフォーマンスとは切り離されています。一方、AI は、各個人の目標、現在のスキルギャップ、さらにはその人が最も効果的に学習する方法に基づいて、開発パスをカスタマイズします。
例：Accenture は、ワークフォース開発を強化するためにAI 駆動のソリューションを導入しています。このツールは、プロジェクトへの貢献度、認定資格、マネージャーのフィードバック、コラボレーションのパターンなど、さまざまなデータポイントを分析して、従業員の包括的なスキルプロフィールを作成します。
ClickUp でワークフォースマネジメントを効率化
従業員の育成と生産性を組み合わせるために、ClickUp Brain は、スキルの向上、パフォーマンスに関するメモ、フィードバックを抽出して要約し、パーソナライズされた学習ダッシュボードにまとめます。
まず、「［人物名］ は、過去 2 件のプロジェクトレビューでどのようなスキルギャップが見られましたか？*」と質問してみてください。Brain がドキュメント、タスク、1 対 1 のメモを解析し、総合的な回答を提供します。この情報を活用して、従業員を指導し、モチベーションを高めることができます。
さらに魅力的なオファー：
- ドキュメントにリンクされたClickUp タスクとして、学習教材、期限、フィードバックチェックポイントなどを組み込んだカスタム成長トラックを作成できます。
- AI 搭載のドキュメントを使用して、新しいタスクやマイルストーンが完了すると動的に更新される学習ジャーナルや反省ログをホストします。
- スキルクラスターごとに整理された、役割に特化した厳選されたリソースを ClickUp 内に知識ハブとして構築
4. 予測的なワークフォースプランニング
チームリーダーとして最も避けたいのは、プロジェクトの締め切りが迫っているのに人手が不足していることに気付くことです。AI を使用すると、こうしたギャップを事前に把握することができます。AI ツールは、現在のチームの帯域幅、採用スケジュール、プロジェクトの範囲、さらには過去のバーンアウトの兆候まで分析し、必要な役割と必要な時期を予測します。
📍 例： 5 つの州で新しい診断プラットフォームを展開しているヘルスケアテクノロジー企業のオペレーション責任者だとします。AI モデルが、展開のスピードとサポートチケットの量から、7 月までにニューヨークで臨床担当者の不足が発生する可能性が高いことを検出しました。同時に、シカゴで活用されていないサポート担当者がいることも指摘されます。この洞察により、役割を早期に決定したり、人員を早期に再配置したりすることができます。
ClickUp でワークフォースマネジメントを効率化
ClickUp Brain を使用すると、タスク、ドキュメント、更新情報をスキャンして、プロジェクトのタイムライン、採用ギャップ、リソースのボトルネックを即座に要約することができます。「今後のリリース予定に基づいて、人員不足はどの部分にあるか」と質問すると、サポートデータへのリンク付きの回答を得ることができます。
さらに、ClickUp Docs で、ワークフォースに関するあらゆる想定、採用プラン、チームの負荷データを整理し、タスクと相互リンクさせることができます。さらに、ClickUp ビューを使用すると、容量が限界に近づいている部門や、スキルが十分に活用されていない部門を特定することができます。
5. 日常的な HR タスクの自動化
人事チームは、休暇申請の承認、入社チェックリストの割り当て、終わりのないポリシーに関する質問への対応、組織チャートの更新など、繰り返しのタスクに予想以上の時間を費やしているのではないでしょうか。もちろん、これらはすべて必要な作業です。しかし、その作業に時間を割くことで、より重要な業務、つまり、より強力な人材戦略の構築やビジネスの成長の推進に費やすことができる時間が減ってしまいます。
📍 例：100 人の従業員を抱える SaaS スタートアップ企業を経営しているとします。新入社員が入社するたびに、人事部の担当者が手作業で入社案内資料を送信し、IT に関するリクエストを設定し、チーム歓迎ドキュメントを更新し、人事システムに書類を登録しています。ここで、AI がそのすべてを処理すると想像してみてください。新入社員のタスクが作成されると、チェックリストのアイテムが割り当てられ、入社スケジュールが作成され、関連チームに通知されるワークフロー管理プロセスがトリガーされます。
ClickUp でワークフォースマネジメントを効率化
ワークフローの自動化を活用するには、人事部門には中央の頭脳と整理された知識システムが必要です。
まず最初に、ClickUp Brain の AI 知識管理を使用して、入社スケジュールを作成したり、ポリシーの更新を要約したり、社内の HR クエリにリアルタイムで対応したりすることができます。たとえば、チームメンバーが「当社の育児休暇のポリシーは？」と入力すると、ClickUp Brain が HR ドキュメントから関連セクションを数秒で抽出します。
さらに、以下のことも可能です：
- ClickUp 自動化機能を使用して、PTOの承認、ドキュメントの引き継ぎ、ステータスの更新などの反復的なワークフローを自動化しましょう。
- フォームがトリガーとなる自動化を設定し、採用フォームに記入があった場合に即座にオンボーディングタスクを作成します。
6. 従業員のエンゲージメントと体験の向上
エンゲージメントの追跡に依然として年次アンケートに依存している場合は、すでに遅れをとっています。AI を使用すると、離職の兆候をその発生と同時に発見し、不満が蓄積する前にサポートをパーソナライズし、従業員に毎月または四半期ごとに自分の意見が反映されていることを示すリアルタイムのフィードバックループを作成することができます。
📍 例：Qualtrics は、AI による感情分析を使用して、大きなイベントの後だけでなく、従業員のフィードバックを継続的にモニタリングしています。同社のシステムは、アンケートの回答、ミーティングのメモ、さらには自由記述のコメントまで分析し、不満、ストレス、離職の兆候を早期に検出します。
AI が、特定の部門の従業員がリーダーシップのコミュニケーションに関する感情の低下を示していることを警告した場合、マネージャーは、タウンホールミーティング、スキップレベルミーティング、匿名フィードバックフォーラムなどを迅速に実施することができます。
ClickUp でワークフォースマネジメントを効率化
このようなリアルタイムのフィードバックループを実用的なレベルで機能させるには、アンケート以上のものが必要です。自動的に耳を傾ける AI が必要であり、そこでClickUp AI Notetaker がゲームチェンジャーとなります。
ClickUp AI Notetaker は、社内ミーティング、1 対 1 のミーティング、チームチェックインを自動的に記録、文字起こし、要約します。たとえば、毎週のスタンドアップでプロジェクトのタイムラインに関する不満が繰り返し出ている場合、AI Notetaker はその懸念事項をキャプチャし、経営陣がレビューできるように強調表示します。
AI Notetaker の要約は ClickUp Docs に保存でき、フィードバックを構造化された検索可能な知識に変換して、四半期ごとのエンゲージメントレビューや即座のアクションプランに最適です。
7. リアルタイムパフォーマンス管理
年末に 1 回だけレビューミーティングを行うという従来のパフォーマンス管理方法は、急速に時代遅れになりつつあります。今日のチームには、継続的なフィードバック、迅速なコース修正、目標に対する進捗状況の可視性が必要です。
ワークフロー管理のための AI により、 リアルタイムのパフォーマンスの洞察が可能になり、 マネージャーは年間を通じて有意義な会話を行うことができます。
📍 例：Adobe は、年次業績評価を廃止し、その代わりに「チェックイン」と呼ばれる継続的なプロセスを導入したことで有名です。マネージャーは、従業員がより多くのサポートや評価を必要としている場合を AI 駆動のツールが通知するシステムを活用しながら、目標、成長、フィードバックについて定期的に会話を行います。
この変更を実施後、従業員の満足度向上と離職率の低下を確認しました。
ClickUp でワークフォースマネジメントを効率化
リアルタイムのパフォーマンス管理を日常業務に導入するには、タスク、目標、フィードバック、優先度に関する可視性が必要です。そこで、ClickUp ダッシュボードとClickUp Brain が大きな威力を発揮します。
ダッシュボードを使用すると、マネージャーはタスクの完了状況、目標の進捗状況、プロジェクトの健全性、および個々の作業量を 1 つのビューでリアルタイムに確認できます。たとえば、各チームメンバーの週ごとのタスクの完了率、期限切れのアイテム、および目標のマイルストーンを表示するダッシュボードを設定できます。一目で、支援や評価が必要なメンバーを把握できます。
その間、ClickUp Brain は、毎週のスタンドアップ、スプリントレビュー、1 対 1 のミーティングでのパフォーマンスに関するメモを自動的に要約し、重要な洞察としてまとめます。ドキュメントやタスクを丹念に調べる代わりに、次のチェックインに備えて、スマートなスナップショットを準備することができます。
さらにその先へ：
- マネージャーは、リアルタイムの KPI、OKR の進捗状況、プロジェクトのタイムラインをダッシュボードに直接埋め込むことができるため、パフォーマンスに関する会話はすべてデータに基づいて実行可能になります。
- さらに、タスク自動化ソフトウェアは、パフォーマンスの傾向に基づいて、ナッジやプロンプトを送信するためのトリガーを提供します。たとえば、目標が 20% 達成に遅れをとっている場合、マネージャーは早期に介入するための自動アラートを受け取ります。
8. AI による知識の保持と伝達
従業員が退職したり、チームを異動したりすると、長年にわたって蓄積してきた洞察、プロセス、ノウハウも一緒に失われてしまい、新入社員の業務に大きなギャップが生じ、業務効率が低下します。また、生産性も低下します。従来の引き継ぎやその場限りの文書化では、重要な背景情報が欠落してしまうことがよくあります。
📍 例： 成長中のフィンテック企業で業務管理を担当しているとします。レポート作成システムのあらゆる特徴を熟知しているリードアナリストが、2 週間の退職予告を出しました。彼女は慌てて基本的なチェックリストを渡しましたが、特定のワークフローの背景にある理由、隠れたリスク、クライアント特有のニュアンスは失われてしまいました。
ここで、生産性を高める AI エージェントが、彼女のベストプラクティスを常に静かに収集し、ミーティングのメモを要約し、プロジェクトの振り返りを文書化し、意思決定の履歴をリンクしていたと想像してみてください。
彼女が退職しても、その知識は失われません。整理され、検索可能で、次の採用者がスムーズに引き継げる状態になっています。
ClickUp でワークフォースマネジメントを効率化
組織内の知識の収集と伝達は、決して混沌としたものであってはなりません。この問題を解決するには、ClickUp ナレッジマネジメントを使用して、プロジェクト、振り返り、主要なタスクの議論に関する最新情報を、整理されたクリーンなナレッジドキュメントに自動的に保存してください。
たとえば、マネージャーが「前回のクライアントのロールアウトで最大の課題は何だったか」と質問した場合、ClickUp Brain は、タスク、ミーティングのメモ、スプリントのレビューから、すぐに使える要約を抽出します。
一目で確認できる機能も：
- チーム固有のガイド、FAQ、引き継ぎメモを ClickUp ドキュメントに保存して、重要な知識を検索可能にし、関連プロジェクトに相互リンクすることができます。
- ClickUp Brain を使用して、ドキュメントの欠落をプロアクティブに提案します。たとえば、最終的な振り返りの要約がないまま閉じたプロジェクトにフラグを立てることができます。
- チーム、トピック、プロジェクトフェーズなどのタグで整理され、部族の知識が時間とともに蓄積されるダイナミックなナレッジハブを構築します。
📚 こちらもご参照ください：AI を生産性に活用する方法（ユースケースとツール）
最高の AI ワークフォースマネジメントソフトウェアの選択肢
1. 近日中に
Soon の AI シフトプランジェネレーターでは、休憩時間、役割、番号、タイミング、場所など、チームに必要な情報を入力するだけで、クリック 1 つで完全な週単位のシフトプランを作成できます。
Smart People Picker を使用すると、適切なチームメンバーの選択も簡単になります。このツールは、空き状況、スキル、および好みに基づいて、シフトに最適な人員をマッチングします。また、Soon Pulse がチームから毎日のフィードバックを収集するため、従業員のパフォーマンスを明確に把握することができます。
主な機能
- 組織の特定のニーズに合わせてスタッフスケジュールルールをカスタマイズし、コンプライアンスと効率性を確保します。
- 15分、1時間、または1日単位の精度でワークフォース需要を予測します。
- API、直接データベース接続、または CSV アップロードにより履歴データを接続し、正確な予測を実現
2. Quinyx
Quinyxは、従業員のシフトを実際の需要に最適化し、労働法や社内規則に準拠したスケジュールを確立します。このツールを使用すれば、リアルタイムの売上状況を監視できます。変更が発生した場合、適切な人員配置の調整を支援します。
Quinyx は、来店客数、トランザクション、収益、さらには天候などのデータを組み合わせて、各場所で必要な人員数を予測します。
主な機能
- Quinyx のモバイルアプリから、従業員の出勤、退勤、休憩、休暇申請を直接追跡し、すべての出勤記録を正確かつ一元的に管理できます。
- ワークフロー分析を使用して、トレンドを視覚化し、パフォーマンスを比較し、部門や場所全体の重要なメトリクスを追跡します。
- 人員配置のシナリオをシミュレーションし、人件費を予測し、将来の採用や研修のニーズをプランニング
3. Scheduly.ai
Scheduly.ai は、ワークフォース管理ツールとして、高度な分析と大規模な言語モデルを使用して、人員のニーズを予測します。店舗の混雑ピーク、季節限定のプロモーション、製品の発売など、現実世界の要因を利用しています。AI 搭載のスケジューリング機能とあらかじめ作成されたテンプレートを使用すると、需要予測に基づいて適切な人員を自動的に割り当てるシフトプランを迅速に作成できます。
また、人員配置レベル、シフトのカバー率、人件費、ワークフォース管理の KPI を1 か所にまとめた、カスタマイズ可能なリアルタイムのダッシュボードもご利用いただけます。
主な機能
- Scheduly.ai のモバイルセルフサービスツールを使用して、チームメンバーが各自のスケジュールを柔軟に管理できるようにしましょう。
- スケジュールを労働法、労働組合の規則、および会社の方針に自動的に整合することで、コンプライアンスを維持し、法的問題を防止します。
- 役割ベースの制御により、さまざまなレベルの従業員アカウントを管理し、データのセキュリティとカスタマイズされたアクセスを確保します。
4. Japfu.ai
AI を搭載したワークフォース管理ツールである Japfu.ai は、冗長な HR タスクの自動化をお手伝いします。AI を搭載したタイムシートにより、チームは勤務時間を記録し、システムは自動的にミスをチェックして承認を迅速化します。
Japfu.ai は、AI によって確認された正確さで、すべてのプロジェクトにおける給与、控除、償還を処理し、給与計算も自動化します。さらに、Japfu.ai は、従業員の入社、役割の変更、退職に伴う役割の割り当てやタスクの引き継ぎも自動化します。
主な機能
- Japfu.ai の AI アシスタント「Mivi」を使用して、人事に関するクエリに回答し、ドキュメントのフォローアップ、タイムシートのリマインダー、入社手続きの最新情報などのタスクを自動化しましょう。
- Japfu.ai は USCIS E-Verify システムと直接統合されているため、入社時に従業員の資格を簡単に確認できます。
- 契約から入社、退職に関するフォームまで、すべてのワークフォース関連文書を、一元化されたアクセスしやすいシステムで管理し、追跡とコンプライアンスを強化します。
ClickUp でワークフォースマネジメントをレベルアップ
成長を続ける分散したワークフォースの管理は、手作業によるタスクの無限の繰り返し、事後対応型のプランニング、または分散した業務を意味するものではありません。
AI を搭載したワークフォース管理ツールを使用すると、業務を効率化し、ワークフォースのニーズを予測し、従業員のエンゲージメントを高め、あらゆるレベルでよりスマートかつ迅速な意思決定を可能にする。
ClickUp は、この移行を容易にします。ワークロードビュー、ダッシュボード、ナレッジマネジメント、Brain、自動化などの強力なツールにより、ClickUp はチームの作業に可視性と構造をもたらします。
AI を使用して、ワークフォースの自動化、最適化、そして潜在能力を最大限に引き出す準備はできていますか？今すぐClickUp に無料登録してください。