組織で従業員の離職率が高まっていると、悩ましい問題になります。その原因を手作業で調査し、発見しなければならない場合、さらに困難になります。
競合他社は積極的な採用活動を行っているか？社内に作業負荷の問題はないか？マネージャーとチーム間の対人関係に問題はないか？あるいは、その他の理由があるか？
根本原因の特定と解決策の発見には、多大な努力と時間がかかります。手作業で分析を行うと、貴重な人材をさらに失う可能性もあります。
ワークフォース分析を行うためのソフトウェアツールを活用することで、迅速に回答を得て潜在的な問題を未然に防ぐことができます。組織内および組織外で発生する懸念すべきまたは変化するパターンを迅速に特定できます。
このブログでは、従業員分析のあらゆる側面を取り上げ、その分析をプロセスに活用する方法をご紹介します。従業員分析を活用することで、優秀な人材を採用し、その人材を維持し、従業員の行動分析、生産性の問題の管理を行い、組織を素晴らしい職場にすることができます。
ワークフォース分析とは何ですか？
ワークフォース分析とは、組織の人材に関するデータを体系的に収集し、分析することです。ワークフォース分析では、採用、パフォーマンス、報酬管理などの組織戦略の立案と実行のために、外部要因や環境も考慮される場合が多くあります。
外部要因には、業界の給与、アンケート、労働市場の動向、失業率、GDP 成長率、個人消費などの経済指標があります。内部要因には、マネージャーのフィードバック、従業員の満足度、エンゲージメント率、生産性などの人事データがあります。
人事管理における従業員分析の役割
長期的に見ると、ワークフォース分析のメリットには以下の点が挙げられます：
- 採用コストの削減
- 最適化されたプロセス効率
- 従業員のエンゲージメントの追跡
- 人種と性別による偏りを軽減する
- パフォーマンスメトリクスのベンチマーク
- 不正な残業を制限する
- 潜在的な候補者と現在の採用要件の最適なマッチング
- 知識のギャップの解消とスキルアップの必要性に対応する
戦略的経営において、従業員分析はどのような役割を果たすのでしょうか？
包括的な従業員分析を採用することで、戦略的な経営の方向性を決定することができます。人事のモチベーションや制約、人材要件、地理的要因など、さまざまなデータポイントを分析することで、リモート、ハイブリッド、オンサイトの従業員を効果的に管理することができます。
ワークフォースアナリティクスは、後継者育成計画の青写真作成など、人材の採用、スキルアップ、トレーニングを行う上で、最も適切なアクションプランとコスト効率の高いソリューションも提供します。このような戦略的な洞察により、十分な準備を整えた人材を確保し、長期的な組織の回復力をサポートします。
組織の潜在的なコンプライアンスおよび倫理上のリスクを明らかにすることで、リスク管理をサポートします。
従業員分析を活用することで、より良い職場環境を構築し、従業員の満足度を高め、従業員全体の質を向上させることができます。
ワークフォース分析とHR分析は同じものですか？
必ずしもそうとは限りません。ワークフォース分析は仕事そのものを対象とするのに対し、HR 分析は人を対象とするからです。
| HRアナリティクスとは？HRアナリティクスは、データと分析を用いて、離職率、ネットプロモータースコア（NPS）、残業時間などの人事機能を改善するものです。 | 従業員分析とは？従業員分析は、生産性、欠勤率、離職率など、業務に関連するデータに焦点を当て、プロセスや従業員の行動の改善を図るものです。 |
ワークフォース分析のメリット
適切なデータを収集し分析することで、人材に関するさまざまな課題の根本原因を特定し、解決に導くことができます。以下は、人材分析の重要なメリットです：
1. タスクの自動化
ワークフォース分析は、従業員のパフォーマンスの追跡、欠勤や休暇の管理、報酬のベンチマークなど、反復的で時間のかかるタスクを自動化することで、仕事管理を簡素化します。
これにより、ニッチなスキルセットを持つ人材を引き付ける革新的な採用手法の特定、およびメンターシップやコーチングプログラムによるリーダーシップ育成に注力することができます。
2. 採用プロセスの最適化
ワークフォースアナリティクスは、ワークフォースプランニングソフトウェアまたはワークフォースアナリティクスプラットフォームを使用して、部門の要件や業績の高い従業員の特性を分析し、組織で成功する可能性の高い候補者をスクリーニングして選択するのに役立ちます。これにより、新入社員の質が向上し、採用までの時間と採用コストが削減されます。
3. 人材管理を可能にします
組織内で利用可能なスキルや能力をマップ化することで、ワークフォースアナリティクスは後継者育成計画、個人に合わせたキャリアパスの作成、および従業員が最大の成果を上げることができるプロジェクトや役割への配属を容易にします。
4. 従業員の満足度向上と離職率の低下を実現します
ワークライフバランス、評価、キャリアアップの機会など、さまざまな側面における傾向やフィードバックを分析することで、従業員の満足度とエンゲージメントに寄与する要因を把握することができます。その分析結果をもとに、従業員の士気や生産性に直接影響する、カスタマイズされた戦略を展開してください。
5. 文化の一致を強化し、従業員のエンゲージメントを向上させます
ビジネスリーダーや人事担当者は、分析を使用して現在の組織文化や改善すべき領域を調査することができます。たとえば、分析の結果、従業員の離職率が高いチームでエンゲージメントスコアが低いことが明らかになった場合、これは管理スタイルや作業負荷に問題があることを示している可能性があります。
これらの洞察を活用することで、より共感力があり効果的なマネージャーを育成するためのリーダーシップ研修を導入したり、有料または無料のプロジェクト管理ソフトウェアを使用して作業負荷を調整したりすることができます。
ワークフォース分析の種類
利用可能なデータの種類と要件に応じて、ワークフォース分析には、記述的、診断的、予測的、規範的の 4 種類があります。
記述的手法では、履歴データを使用して特定の期間における従業員の行動を理解し、診断的手法ではその行動の原因を理解します。
次に、より複雑な他の2つの方法について検討し、戦略的な人材に関する意思決定を支援する手法を見ていきましょう。
1. 予測分析
予測分析は、履歴データと現在のデータを使用して、将来の傾向や行動を予測します。このデータには、スキル要件、従業員の生産性、エンゲージメントなどが含まれ、採用の改善と離職率の低減に不可欠です。
回帰分析、パターンマッチング、多変量統計などの手法を活用することで、予測分析はデータと統計モデルを構築し、将来起こり得る事象を予測します。具体的な応用例には、
- 学習と開発活動の成果を予測する
- ワークスペースの利用状況の予測
- プロジェクトレポートの結果を予測する
予測分析を人材管理に組み込むことで、スキルギャップを事前に特定し、従業員のウェルネスプログラムを最適化し、人材動態の変化を予測することが可能です。
プロのヒント💡：ClickUpのプロジェクトレポートテンプレートから、入社、研修、採用戦略を文書化し、その進捗を長期的に追跡するためのテンプレートをお選びください。
2. 処方型分析
処方分析は4つのタイプの中で最も複雑なものです。予測分析を超え、最適な行動を提案します。
予測に基づいて、リアルタイムで情報に基づいた意思決定を行い、ワークフォースマネジメントのさまざまな側面を最適化することができます。これには、従業員のシフトスケジュールの管理、スキルベースのプロジェクトチームの作成、リソースの割り当て、ダイバーシティ&インクルージョン（D&I）に基づく採用活動の実施などが含まれます。
ワークフォース分析におけるテクノロジーの役割
ワークフォース分析ソフトウェアをはじめとする多くの高度なツールやプラットフォームは、組織がワークフォースデータを収集、分析、活用する能力を向上させます。ワークフォース分析を実施するために必要な4つの重要な技術は以下の通りです：
1. クラウド
クラウドコンピューティングは、人事ソフトウェア、給与計算、ビジネスパフォーマンスツール、およびインターネット上の外部データベースからのデータを一元化することで、リアルタイムの更新とシームレスなデータ統合を実現します。
クラウドテクノロジーの拡張性により、IT インフラストラクチャへの先行投資が不要になり、組織はオンデマンドで分析機能を拡張することができます。
さらに、CRM システム、BI プラットフォーム、ソーシャルメディアなど、さまざまなデータソースやアプリケーションとのインターフェースも支援します。また、ビジネス機能全体の包括的なワークフローを自動化し、従業員に関する意思決定のための詳細な洞察を統合します。
2. ダッシュボード分析
ダッシュボードは、組織内のワークフォース分析へのアクセスを民主化するために不可欠です。ダッシュボードは、重要なメトリクスやデータポイントをリアルタイムで視覚的に表示し、ビジネス、プロセス、またはシステムの健全性、パフォーマンス、ステータスを示します。
重要な番号をすぐに確認できるため、懸念事項を迅速に発見し、介入の影響を追跡し、ワークフォース戦略をビジネス成果に整合させることができます。
たとえば、プロジェクトダッシュボードを使用すると、チームはプロジェクトのパフォーマンスを一元的に確認できます。
ClickUp ダッシュボードは、チャートや KPI を通じてプロジェクト関連情報を表示し、マネージャーがタスクの進捗を把握し、予算を追跡し、クライアントとタイムリーにコミュニケーションをとれるようにします。
3. AI チャットボット
応募者の追跡、新入社員の研修、偏見の軽減など、人事分野では多くのAI（人工知能）ツールが長い間使用されています。
しかし、休暇残高、給与情報、さらにはスキルアッププログラムなど、人事関連のクエリに即座に回答できる AI チャットボットが、従業員のエンゲージメント向上のために採用されるケースが増えています。
AI チャットボットは、自然言語処理 （NLP） により、自由回答形式の従業員のフィードバックを分析し、従業員データを分析して、従来のアンケートやフィードバック手法では把握できない従業員の感情の傾向を発見することができます。
これらのツールは、新入社員の入社手続き、必要な書類作成、研修、企業文化の理解など、入社後の研修においても重要な役割を果たします。
4. ビッグデータ、AI、機械学習（ML）
ビッグデータ、AI、ML の統合により、ワークフォースアナリティクスの範囲は大幅に拡大しました。
ビッグデータは、社内の HR システム、ソーシャルメディア、従業員アンケート、業務データ、外部の労働市場情報など、複数のソースから収集した複雑なデータセットを分析できるようにすることで、その基盤を提供します。
AI および ML アルゴリズムは、人間のアナリストにはすぐには明らかにならないような、データからパターンや洞察を明らかにすることで、これをさらに発展させます。
たとえば、AI は履歴データを分析して、離職率の変化やさまざまな採用チャネルの有効性など、従業員の動向を予測することができます。
一方、ML アルゴリズムは感情や士気を評価し、個人またはチームレベルでの介入をカスタマイズして、ビジネス全体のパフォーマンスを向上させます。
例えば、特定の研修プログラムが有効な従業員や、離職のリスクが高い従業員を特定することができます。
人事リーダー向けの AI アシスタントであるClickUp Brain は、組み込みのプロンプトを使用して、データの分析、レポートの作成、質問のブレインストーミング、改善点の提案を行うことができます。
たとえば、ClickUp の「人事用 ChatGPT プロンプト」テンプレートを使用して、業績評価の際にポジティブなフィードバックのループを構築するのに役立つ質問を見つけることができます。
従業員分析の追跡における課題
ワークフォース分析の強化におけるテクノロジーの役割は否定できませんが、実用的な洞察を得るまでの道のりは決して容易ではありません。
1. 運用上の課題
高品質なデータの収集とコンプライアンスの確保は困難です。次のような課題に直面する可能性があります：
a. 正確なデータの収集
これは大きな障害となる可能性があります。従業員エンゲージメントソフトウェアやその他のレポート作成ツールを使用してデータを自動的に収集できる場合でも、データはさまざまな部門に分散したり、一貫性がなかったり、品質が低かったりする場合があります。
ワークフォース分析を導入する場合、データの整合性は非常に重要です。これは、分析を組織の長期的な目標や戦略的目標に整合させる能力に直接影響するからです。
b. 法的要件への準拠
EU の GDPR や米国のさまざまな州法などの法律は、人事プロセスにおけるデータの収集、ストレージ、処理について厳格なガイドラインを定めています。罰金や評判の低下を避けるため、分析業務がこれらの規制に準拠していることを確認する必要があります。
データの誤用は、意図しない差別につながるリスクもあり、その結果、差別禁止法に基づく訴訟の対象となる可能性があります。
2. 戦略的課題
測定可能な成長を推進するために、分析をビジネスプランニングにシームレスに組み込むことは、言うほど簡単ではありません。以下は、困難なタスクの例です。
a. 戦略的プランニングとの統合
技術データをビジネス目標に整合させるには、ワークフォース分析が重要なマイルストーンにどのように貢献するかを理解する必要があります。
しかし、さまざまな優先度に対応し、機能間のコミュニケーションの障壁を克服するための確立されたプロセスがなければ、成長の機会を逃し、努力が重複し、非効率になる可能性が高くなります。
b. 従業員の抵抗
従業員分析の取り組みを導入すると、従業員からの抵抗が生じる場合があります。データのプライバシーや、データの取り扱いの不備によるリスクが懸念されるからです。
この抵抗を克服するには、企業文化の変革が必要です。これには、リーダーシップの支援、定期的なワークショップ、およびデータ管理実践が倫理的であり法的基準に準拠していることを継続的に保証することが必要です。
3. 技術的な課題
ワークフォース分析をサポートするテクノロジーの導入と維持には、以下の分野で課題が生じる可能性があります。
a. 高度な分析スキルを持つエキスパートの採用
複雑なデータを実用的な人事戦略に変換できる専門家がいなければ、ワークフォースアナリティクスの潜在的なメリットを十分に活用できないでしょう。したがって、望ましい結果を得るためには、高度な分析能力を備えた専門家チームを編成することが不可欠です。
b. 堅牢なテクノロジーインフラストラクチャへの投資と維持
必要なテクノロジーを導入するには、大容量のデータを処理し、多面的な分析を実行し、ユーザーフレンドリーな形で洞察にアクセスできるハードウェアやソフトウェアなど、堅牢な IT サポートが必要です。インフラストラクチャへの投資と維持のための予算を確保する必要があります。
ワークフォース分析の導入方法
ワークフォースデータを収集し、実用的な洞察に変換するためのステップバイステップガイドをご紹介します。
1. 戦略的目標の整合のための能力の評価
ワークフォース分析の現実的で影響力のある目標を設定するには、現在の能力とワークフローを理解することが不可欠です。
スキルギャップ、後継者育成、従業員管理など、どのような課題に直面している場合でも、現在の能力を評価してください。既存のスキルセット、技術スタックとその使用状況、ワークフローの効率性を分析します。
次のことを実行できます。
- スキル監査：プロジェクトの結果とフィードバックを確認し、効率の悪い分野を特定する
- 従業員アンケート：従業員に対してアンケートを実施し、現在のスキルレベルや、不足していると感じる分野を把握します。
- パフォーマンスレビュー：職務の役割と責任を分析して、ミスマッチや冗長性を特定します。
AI は、履歴書や LinkedIn のプロフィールからデータを収集し、スキルを特定して、そのデータを明確な視覚化に変換し、即座に洞察と次のステップを提供します。
プロのヒント💡 ：無料の HR テンプレートを使用して、標準的な HR 業務を確実に処理し、必要な情報を標準化されたフォーマットで収集しましょう。
調査結果に基づき、会社のデジタルトランスフォーメーションに直接貢献する、具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、タイムリーな SMART 目標を設定します。
- マーケティング部門の50%を6ヶ月以内にデータ分析のスキルアップを実施する
- 第3四半期末までに組織全体でデジタルリテラシープログラムを導入する
また、既存の従業員を対象としたターゲットを絞ったスキルアッププログラムを開始したり、重要な役割を埋めるために外部コンサルタントやフリーランサーを一時的に契約したりすることもできます。
2. データの収集、分析、統合
ワークフォース分析の目標を決定したら、従業員データベースソフトウェア、パフォーマンスツール、従業員アンケート、外部の業界ベンチマークなど、さまざまなソースからデータを収集する必要があります。
ClickUp のデータ収集 SOP テンプレートを使用して、ステップバイステップのガイドを作成し、チームおよび部門全体の一貫性と正確性を確保しましょう。
ClickUp のワークロードビューを使用して、チームメンバーのタスクのスケジュールを変更、割り当て、移動し、データ収集タスクが計画どおりに実行されるようにします。タスクの努力のレベルを追跡するために、データソース、収集方法、データ検証要件などのカスタムフィールドを追加することもできます。
次に、分析のための堅牢なフレームワークを設定します。データ視覚化ツールと統計モデルを使用して、データ内の相関関係、傾向、因果関係を特定します。
このデータの分析を始める前に、すべての関係者にその正確性の重要性を理解してもらってください。データが不正確であれば、どんな分析も信頼性に欠け、誤解を招く結果になるおそれがあります。
さまざまなプラットフォームやシステムにわたるデータを統合し、従業員に関する統一された包括的な理解を実現します。これは、予測モデリングを含む高度な分析を実施し、将来のトレンドや従業員のニーズを正確に予測するために不可欠です。
3. 適切なツールを活用して分析力を向上させましょう
高度な分析機能、データ統合、ユーザーフレンドリーなレポート作成機能を備えたツールは数多くあります。
たとえば、ClickUp は単なるプロジェクト管理ソフトウェアではなく、従業員分析管理に最適なミッションコントロールセンターでもあります。完全にカスタマイズ可能な ClickUp ダッシュボードを使用すると、作業の概要を把握し、目標を監視し、スクラムを通じてチームの作業量を表示および配布することができます。
時間追跡、作業負荷、カスタムチャートなどのウィジェットを組み込んで、従業員のパフォーマンスや業務効率に関する洞察を得ることができます。ClickUp のアクティビティビューを使用すると、あらゆる場所の従業員のアクティビティをまとめて表示することができます。
ClickUp をサードパーティのタイムマネジメントアプリと統合して、従業員がさまざまなタスクやプロジェクトに費やした時間を正確に把握します。このソフトウェアは、組織の業務ペースに合わせてカスタマイズでき、ワークフローを最適化します。
4. アクションを起こし、結果をモニタリングする
ワークフォース分析を導入する最後のステップは、生成された洞察に基づいて行動を起こし、その結果を監視することです。
例えば、従業員のアンケート回答、プロジェクトの完了率、コミュニケーションパターンなどのデータポイントを分析すると、特定の部門のリモート従業員は、オフィス勤務の従業員よりもエンゲージメントと生産性のレベルが低いことがわかります。
これに対応するため、リモート従業員と経験豊富なオフィス内のメンターをペアリングするバーチャルメンターシッププログラムを導入し、所属感の強化を図るとともに、バーチャルコミュニケーションツールを活用して定期的なチェックインを促進する。
さらに、従来の 9 時 5 時制の勤務時間がすべての人にとって最適ではないことを認識し、リモート従業員向けに特別に柔軟な勤務時間を導入することもできます。この柔軟性により、従業員は最も生産性の高い時間帯に仕事に取り組むことができます。
これらの取り組みを開始したら、従業員のエンゲージメントスコア、生産性メトリクス、定期的なパルスアンケートからのフィードバックを使用して、その効果を継続的に監視します。
ワークフォース分析でチームのパフォーマンスを最適化し、より良い結果を得る
データ駆動型の従業員管理への移行は、複雑ながらも報われるプロセスです。
高度な従業員分析ツールを使用すると、従業員のデータの収集、監視、測定だけでなく、組織全体のすべてのチームに関わる適切なアクションを講じるための指針を得ることができます。
ClickUp のメリットを実際に体験して、その魅力を実感してください。
よくある質問（FAQ）
1. 意思決定における従業員分析の役割とは？
ワークフォース分析は、データを整理し、生データの中に埋もれてしまっていた実用的な洞察を明らかにします。職場におけるダイナミクスや傾向を評価することで、より充実した社内ポリシーの策定、社内コミュニケーションの強化、競争力のある報酬制度の維持に役立ちます。こうした改善により、生産性と定着率が向上し、最終的には組織の成功につながります。
2. ワークフォースプランニングと分析が重要な理由
労働力計画と分析は、ビジネス運営とパフォーマンスの向上を図るマクロレベルの計画立案に役立ちます。労働力分析ソフトウェアを使用すると、傾向を分析し、将来のニーズを予測し、採用、研修、リソースの適切な配分に必要なスキルのギャップを特定することができるため、適切な人材を適切な役割に適切なタイミングで配置することができます。