Ottenere nuovo lavoro dovrebbe essere entusiasmante. Ma se ti è mai capitato di acquisire un client da sogno, aggiungere qualche progetto in più e sentire immediatamente una stretta allo stomaco, sai già cosa succede dopo.
La gestione delle consegne ai clienti diventa presto caotica.
Il team è di talento. Il servizio è eccellente. Il fatturato è in crescita. Ma dietro le quinte, il lavoro sembra più difficile di quanto dovrebbe essere. I dettagli dei progetti sono sparsi nelle conversazioni di testo. I documenti sono sepolti tra unità di disco e finestre In arrivo. C'è sempre qualcuno che cerca un aggiornamento su Slack. Nessuno è pienamente sicuro che lo strumento che sta guardando rifletta la realtà.
Sento continuamente versioni di questa stessa frustrazione da parte di fondatori e responsabili operativi:
- La conoscenza del progetto risiede nelle menti delle persone
- La comunicazione tecnicamente esiste, ma nessuno sa dove
- L'area di lavoro diventa una discarica invece che un sistema
- Teams smettono di fidarsi di ciò che vedono perché le informazioni sono incomplete o obsolete
- I dirigenti dedicano troppo tempo alla ricerca di aggiornamenti che dovrebbero essere facili da trovare
Quasi tutte le conversazioni iniziano allo stesso modo:
"Abbiamo bisogno che tu sistemi il nostro ClickUp."
Ma ecco cosa ho imparato dopo anni di lavoro nell'implementazione: ClickUp non è quasi mai il problema. Il problema di solito è che non ci sono regole chiare su come vengono forniti i servizi, quindi ognuno improvvisa man mano che procede.
È proprio questo il cambiamento che questo flusso di lavoro è stato progettato per risolvere.
In questo articolo ti mostrerò come utilizzo i campi personalizzati in base al tipo di attività in ClickUp per separare il contesto a livello di progetto dall'azione a livello di attività, mantenere chiara la consegna al cliente e creare un dashboard di cui mi fido davvero.
Quando la crescita rende più gravoso il lavoro di consegna ai clienti
La crescita mette in luce i punti deboli dei sistemi di consegna.
Un fondatore me lo ha detto di recente in un modo che non ho smesso di pensare:
“Devo portare questa agenzia a un punto in cui possiamo crescere in modo responsabile da 30 a 40 o 50 clienti senza che tutto vada a rotoli.”
Questo è il vero obiettivo.
Non un'area di lavoro più bella. Non più stati. Non più dashboard solo per il gusto di averle.
L'obiettivo è una crescita responsabile.
Ma molte aziende di servizi si scontrano con lo stesso ostacolo:
- I dettagli dei clienti sono contenuti nei vecchi messaggi
- L'ambito è contenuto in una proposta che nessuno riesce a trovare
- I documenti di progetto si trovano su Google Drive, Dropbox o nella finestra In arrivo di qualcuno
- I dettagli dell'accordo sono disponibili su HubSpot
- Le attività di consegna risiedono in ClickUp
- Gli aggiornamenti avvengono su Slack
- Le decisioni importanti rimangono impresse nella memoria di qualcuno
Questo crea una caccia al tesoro.
Quando qualcuno chiede: "Dov'è il contratto?", "Questo rientra nell'ambito del progetto?" o "Su cosa devo lavorare questa settimana?", la risposta non dovrebbe richiedere cinque strumenti, tre thread su Slack e una piccola crisi esistenziale.
La soluzione parte da una struttura chiara.
Chi sono: Architetto operativo e appassionato di produttività
Sono Jacqui Myslinski, un'architetta operativa che aiuta i fondatori di aziende di servizi aziendali a capire perché la consegna ai clienti sembra più difficile di quanto dovrebbe essere.
Ho trascorso quattro anni a implementare ClickUp prima di avere un'illuminazione: per ogni azienda che dice di aver bisogno di correzioni a ClickUp, di solito ci sono problemi operativi più profondi da scoprire prima.
Quella consapevolezza ha cambiato completamente il mio modo di lavorare.
Ora aiuto le aziende consolidate nel settore dei servizi a individuare i punti deboli nella gestione delle consegne ai clienti, a definire le regole su come dovrebbe svolgersi il lavoro e a progettare sistemi che supportino la crescita senza collassare.
Sono anche una perfezionista in via di guarigione, una fanatica dei processi e una nerd della produttività. Quindi sì, adoro una buona dashboard. Ma solo se i dati alla base sono effettivamente utili.
Perché "aggiustare ClickUp" è solitamente una diagnosi errata
Quando la gestione delle consegne ai clienti inizia a sembrare disordinata, i team spesso danno la colpa allo strumento.
Capisco. Se le tue attività sono obsolete, i dashboard sembrano sbagliati e nessuno si fida dell’area di lavoro, si è tentati di dire che lo strumento non funziona.
Ma nella maggior parte dei casi, lo strumento ti sta mostrando il vero problema: il modo in cui si svolge il lavoro non è stato definito con sufficiente chiarezza.
Se non ci sono regole su come fornire i servizi, ognuno colma le lacune a modo suo. Ciò significa che:
- Una persona memorizza il contesto nei commenti delle attività
- Un altro lo tiene su Slack
- Qualcun altro lo inserisce in Google Drive
- Un manager effettua il monitoraggio dei dettagli in un foglio di calcolo
- Il fondatore ha ancora in mente la versione originale
A quel punto, ClickUp non è il problema. ClickUp è semplicemente il luogo in cui la mancanza di regole operative diventa visibile.
Ecco perché non inizio aggiungendo altre funzionalità/funzioni. Comincio separando ciò che appartiene al livello del progetto da ciò che appartiene al livello dell'attività.
Non conosci ancora i campi personalizzati per tipo di attività in ClickUp?
I campi personalizzati di ClickUp ti consentono di aggiungere informazioni strutturate a attività, elenchi, cartelle e spazi. Puoi tenere traccia di dettagli quali il tipo di servizio, il contatto del cliente, la fase del progetto, lo stack tecnologico, le ore stimate, il link al contratto o la categoria di lavoro.
I tipi di attività di ClickUp ti consentono di definire diversi tipi di lavoro all'interno della tua area di lavoro. Questo è importante perché non tutte le attività richiedono le stesse informazioni.
Un progetto del cliente richiede una visione d'insieme. Un'attività del cliente richiede dettagli sull'esecuzione.
Quando combini i campi personalizzati con i tipi di attività, puoi mostrare le informazioni giuste al giusto livello di lavoro. Questo mantiene la tua area di lavoro più ordinata e rende più facile per il team capire cosa va dove.
Per il mio flusso di lavoro relativo alle consegne ai clienti, utilizzo due tipi di attività principali:
- Progetto del cliente: l'attività a livello di incarico che memorizza contesto, link, ambito, ruoli e informazioni sul cliente
- Attività del cliente: l'attività a livello di esecuzione che effettua il monitoraggio del lavoro da fare
È proprio questa separazione a far funzionare l'intero sistema.
L'esempio negativo: quando ogni attività contiene tutti i campi
Prima di mostrarti il mio flusso di lavoro, parliamo di cosa va storto di solito.
Immagina un'area di lavoro in cui l'attività principale è un progetto completo. Dispone di campi utili come budget, costo, delta, data di scadenza, fase e titolare. Fin qui, tutto bene.
Ma poi apri un'attività secondaria come "Rivedere il piano di gestione della sicurezza" e tutti quegli stessi campi sono ancora lì.
Ora chi svolge il lavoro deve fermarsi a riflettere:
- Devo compilare questi campi relativi al budget?
- Questi campi sono corretti per questa attività secondaria?
- Dovrei ignorarli?
- Qualcun altro li ha già aggiornati?
- Perché sto visualizzando i dati a livello di progetto su un'azione a livello di attività?
È così che le aree di lavoro diventano caotiche.
Le persone non si fidano del sistema perché il sistema richiede loro informazioni che non dovrebbero essere inserite lì.
Ecco perché mi piacciono i campi personalizzati per tipo di attività. L'obiettivo è semplice: mostrare alle persone ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno e dove ne hanno bisogno.
L'efficienza sta nella semplicità.
La mia soluzione: separare i progetti dei clienti dalle attività dei clienti
La modifica più importante nel mio flusso di lavoro è stata separare il contesto del progetto dall'azione a livello di attività.
Un progetto e un'attività hanno ruoli diversi.
Un progetto dovrebbe rispondere alle domande di carattere generale. Un'attività dovrebbe indicare a qualcuno cosa fare dopo.
Sembra ovvio, ma la maggior parte delle aree di lavoro disordinate lo ignora.
Il mio flusso di lavoro per le consegne utilizza due tipi di attività:
- Progetto del client per il contesto a livello di coinvolgimento
- Attività del cliente per il lavoro a livello di esecuzione
Questa semplice differenza cambia l'esperienza di tutti.
Il progetto contiene il contesto. L'attività contiene l'azione.
Cosa deve contenere un progetto client
Un progetto per un cliente dovrebbe rispondere alle mie domande a colpo d'occhio.
Per il mio attuale flusso di lavoro relativo alle consegne ai clienti, l'attività a livello di progetto include campi come:
- Tipo di servizio
- Ore di progetto
- Fase del progetto
- Contatto principale del cliente
- ID dell'area di lavoro del client
- Stack tecnologico del client
- Cartella Google Drive
- Accordo HubSpot
- URL della roadmap, della proposta o del contratto
- Responsabile del progetto
- Responsabile account
- Responsabile tecnico
- Titolare della mappatura dei processi
- Titolare della gestione del cambiamento
Queste sono le informazioni di cui ho bisogno in qualità di project manager.
Ad esempio, quando aiuto un'azienda a implementare ClickUp, raramente ClickUp è l'unico strumento che utilizzano. Devo sapere se utilizzano Google Workspace, prodotti Microsoft, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Teams o Outlook.
Prima mi capitava di dimenticarmene e di chiedere di nuovo. Mi sembrava ridicolo. Quindi ora tengo lo stack tecnologico a livello di progetto.
Lo stesso vale per l'ambito.
Se un client mi chiede qualcosa in più e non ricordo se è incluso, non mi metto a cercare tra le email. Apro il progetto, clicco sull'URL della roadmap o del contratto e ottengo la risposta in pochi secondi.
Quel singolo campo mi risparmia una vera e propria caccia al tesoro.
Cosa deve contenere un'attività relativa a un cliente
Le attività dovrebbero concentrarsi sull'esecuzione.
Un'attività relativa a un cliente dovrebbe indicarmi:
- Cosa occorre fare
- Chi ne è responsabile
- Quando è prevista la scadenza
- Che sia pronto a lavorare su
- A quale categoria di lavoro appartiene
- Quanto tempo rimane
- Quali clienti o progetti supporta
È qui che le attività di ClickUp, i campi personalizzati e i tipi di attività di ClickUp lavorano in sinergia.
Invece di sovraccaricare ogni elemento con tutti i campi possibili, personalizzo i campi in base al tipo di lavoro da svolgere.
Questo garantisce al team un'esperienza più ordinata. Inoltre, rende l'area di lavoro molto più facile da gestire man mano che il volume dei clienti cresce.
Come ClickUp è diventato l'indice per il mio lavoro di consegna ai clienti
Il vero valore di questa configurazione è che ClickUp diventa l'indice per il resto del lavoro.
Gran parte del caos operativo deriva da un semplice problema: le informazioni esistono, ma sono sparse tra troppi strumenti.
Forse il contratto si trova in uno strumento per le proposte. Forse i documenti di supporto sono su Google Drive. Forse i dettagli dell'accordo sono su HubSpot. Forse il contesto è sepolto in un thread di conversazione che nessuno vuole rivisitare.
Invece di fingere che questi strumenti non esistano, li ricollego al progetto in ClickUp.
In questo modo, ClickUp diventa il punto di partenza.
Ecco cosa ti permette di usufruire:
- Posso passare direttamente dal progetto alla cartella dei documenti condivisi
- Posso aprire il contratto, che è la fonte di verità, senza chiedere a nessuno di inviarlo nuovamente
- Posso verificare rapidamente il contesto dell'accordo quando sorgono domande relative all'ambito
- Posso smettere di interrompere i colleghi con messaggi del tipo "Dove si trova questo?".
- Posso mantenere la visibilità del contesto del progetto senza dover copiare tutto manualmente
ClickUp è l'hub. È l'indice di tutto ciò che accade nel mondo del lavoro.
Questa è la differenza tra avere degli strumenti e avere un sistema operativo. Quando i collegamenti, i campi e gli standard sono progettati in modo mirato, ClickUp non entra in competizione con il resto del tuo stack. Lo organizza.
Come utilizzo ruoli, tag e link per porre fine alla caccia al tesoro
Un hub per le consegne ai clienti funziona al meglio quando le persone possono rispondere alle domande di routine senza dover chiedere in giro.
Per me, questo significa che i ruoli, i tag e i link devono essere visibili proprio dove si svolge il lavoro.
A livello di progetto, voglio vedere immediatamente il team di consegna:
- Responsabile del progetto
- Responsabile account
- Responsabile tecnico
- Titolare della mappatura dei processi aziendali
- Titolare della gestione del cambiamento
Questo mi aiuta a capire chi sta lavorando al progetto senza dover aprire cinque attività secondarie.
In seguito supporta anche automazioni e agenti. Se i ruoli a livello di progetto sono chiari, è possibile assegnare più facilmente le attività secondarie in base al tipo di lavoro.
I tag mi aiutano a organizzare il mio lavoro di esecuzione.
Il mio flusso di lavoro personale prevede l'aggiunta di un tag quando un'attività è davvero pronta per essere svolta. Quel tag classifica anche il tipo di lavoro.
Ad esempio:
- Configurazioni
- Follow-up dei clienti
- Preparazione delle riunioni
- Mappatura dei processi
- Domande a cui rispondere
Se ho quattro configurazioni da fare, posso raggrupparle. Se devo prepararmi per le riunioni o rispondere alle domande dei clienti, posso raggruppare anche quel lavoro.
Questo riduce il cambio di contesto e mi aiuta a dedicarmi alle attività che richiedono concentrazione, invece di passare tutto il giorno da un'attività all'altra senza alcun nesso tra loro.
Consiglio dell'esperto: chiarisci i ruoli prima di automatizzare gli incarichi. Se il sistema non sa chi è responsabile di quale parte del lavoro, le automazioni non faranno altro che aumentare la confusione.
Come la mia dashboard mostra ciò che richiede attenzione questa settimana
Una buona dashboard non deve solo avere un aspetto accattivante. Deve aiutarti a decidere su cosa lavorare in seguito.
Una volta che la struttura è ben definita, i dashboard di ClickUp diventano molto più utili perché i dati su cui si basano sono coerenti.
È proprio qui che questo flusso di lavoro inizia davvero a dare i suoi frutti.
La domanda a cui cerco sempre di rispondere è semplice:
Su cosa devo effettivamente lavorare questa settimana?
Per rispondere a questa domanda, utilizzo i filtri dei tipi di attività, i tag e le visualizzazioni basate sul tempo per ordinare il lavoro in corso in modo che corrisponda al mio modo di operare.
Le visualizzazioni del dashboard su cui faccio maggiormente affidamento
Le visualizzazioni che utilizzo più spesso includono:
- Una vista raggruppata per client, così posso vedere il lavoro nel suo contesto
- Una vista raggruppata per tag di azione, in modo da poter raggruppare insieme lavori simili
- Apri il monitoraggio delle attività filtrato per mostrare solo le attività dei clienti
- Lavoro in ritardo, così posso individuare i rischi prima che si trasformino in un'emergenza
- Lavori in programma nelle prossime due settimane, così posso pianificare in anticipo
- Lavoro completato nella settimana in corso, così posso vedere lo stato
Le domande a cui questa configurazione mi aiuta a rispondere
La mia dashboard mi aiuta a rispondere a:
- Cosa c'è in corso in questo momento?
- Quanto tempo di lavoro devo ancora riservare questa settimana?
- Cosa è in ritardo prima della mia prossima riunione con il client?
- Cosa è previsto nelle prossime due settimane?
- Cosa è stato terminato di recente?
- A quale client bisogna prestare attenzione per primo?
Quest'ultimo aspetto è più importante di quanto si pensi.
Una dashboard utile non si limita a evidenziare ciò che è in ritardo. Mostra anche il lavoro completato, il che offre a tutti un quadro più chiaro dello stato di avanzamento.
Come utilizzo i campi formula per pianificare la settimana
Una delle mie schede del dashboard preferite utilizza una formula con il tipo di attività del cliente.
Mi indica quanto lavoro è ancora in sospeso, raggruppato per client.
Questo è importante perché pianifico la mia settimana in base al tempo effettivo, non alle sensazioni.
Se vedo che un client ha diverse attività aperte con un'ora e mezza di lavoro rimanente, posso riservarmi quel tempo prima della mia prossima riunione. Se qualcosa è in ritardo, so su cosa concentrarmi per primo.
In questo modo, il dashboard diventa uno strumento di pianificazione, non solo uno strumento di reportistica.
Una dashboard non dovrebbe essere un museo di grafici. Dovrebbe aiutarti ad agire.
Consiglio da esperto: crea le schede del dashboard in base alle domande che ti poni effettivamente ogni settimana. Se una scheda non ti aiuta a decidere cosa fare dopo, probabilmente dovrebbe trovarsi altrove.
Perché questa semplice configurazione funziona meglio di una più elaborata
L'efficienza di questo flusso di lavoro deriva dalla semplicità, non dall'aggiunta di funzioni superflue.
Adoro i sistemi dettagliati. Tendo decisamente a complicare troppo le cose. Ma mentre preparavo questo flusso di lavoro, continuavo a chiedermi: "È troppo semplice?"
Poi ho capito che la semplicità è la chiave.
C'è la tentazione di continuare ad aggiungere sempre più campi, stati, eccezioni e regole speciali. Ma più il sistema diventa complicato, più è difficile per un team seguirlo in modo coerente.
Questa configurazione ti permette di concentrarti su ciò che conta:
- I campi di progetto risiedono nei progetti
- I campi delle attività risiedono nelle attività
- I collegamenti rimandano ai sistemi di supporto
- I ruoli e la titolarità sono visibili a colpo d'occhio
- I dashboard riportano dati chiari e mirati
- I tag aiutano a raggruppare il lavoro per tipo di azione
- I campi formula supportano la pianificazione settimanale
Quando il tuo team sa dove va ogni cosa, smette di tirare a indovinare.
E quando smettono di tirare a indovinare, il lavoro procede più velocemente e con molto meno attrito.
Punto chiave: Il sistema funziona perché è abbastanza semplice da ispirare fiducia. Una complessa area di lavoro può sembrare impressionante, ma è quella chiara che viene utilizzata.
Come creare il tuo hub di consegna per i clienti in ClickUp
Se il tuo team ha superato la fase del "mandami un messaggio se hai bisogno di qualcosa", questo è il cambiamento che ti consiglio di fare per primo:
Definisci cosa appartiene al livello del progetto. Definisci cosa appartiene al livello dell'attività. Quindi utilizza ClickUp come hub che collega l'intero flusso di lavoro.
Ecco da dove iniziare:
- Scegli un flusso di lavoro relativo alle consegne ai clienti Scegli il flusso di lavoro che crea più confusione, domande o necessità di verificare lo stato.
- Crea tipi di attività distinti per il contesto del progetto e il lavoro di esecuzioneUtilizza un tipo di attività per i progetti dei clienti e un altro per il lavoro dei clienti.
- Definisci i campi a livello di progettoAggiungi il contesto di cui hai bisogno a colpo d'occhio, come servizio, fase, contatto principale del cliente, stack tecnologico, ID dell'area di lavoro, link al contratto, cartella condivisa e titolarità del ruolo.
- Definisci i campi a livello di attività Mantieni le attività di esecuzione incentrate su ciò che deve essere fatto, chi ne è responsabile, quando è prevista la scadenza e quanto lavoro resta da svolgere.
- Aggiungi collegamenti diretti agli strumenti di riferimentoCollega cartelle di Google Drive, trattative HubSpot, contratti, proposte e roadmap dall'attività del progetto.
- Usa i tag per raggruppare il lavoro in base al tipo di azione Raggruppa il lavoro simile in modo da poter dedicare più tempo al lavoro che richiede concentrazione.
- Crea una scheda del dashboard che risponda a una domanda concreta sulla pianificazione settimanaleInizia con una domanda semplice come: "Su cosa devo lavorare questa settimana?"
- Perfeziona il sistema solo dopo che il team ha iniziato a utilizzarlo Non creare tutti i campi di cui potresti aver bisogno un giorno. Crea solo quelli effettivamente utilizzati dal tuo flusso di lavoro attuale.
Non serve una configurazione più complicata. Serve una configurazione più chiara.
E una volta terminata la caccia al tesoro, scalare diventa molto più facile.
Sei pronto a porre fine alla caccia al tesoro delle consegne ai clienti?
Un sistema di consegna ai clienti ben strutturato offre molto più di un'area di lavoro ordinata. Fornisce al tuo team un sistema di cui può fidarsi.
Invece di rincorrere gli aggiornamenti, cercare link e cercare di indovinare l'ambito di lavoro, puoi aprire ClickUp e sapere cosa ti serve, dove ti serve e quando ti serve.
Ecco cosa si può usufruire di esso per tipo di attività.
Questi strumenti ti aiutano a collocare le informazioni giuste al livello di lavoro corretto, in modo che i tuoi progetti mantengano il contesto e le tue attività rimangano incentrate sull'esecuzione.
Se c'è una cosa che devi ricordare di questo flusso di lavoro, che sia questa:
Il problema non sono i tuoi strumenti. La prima cosa da sistemare è il tuo modo di lavorare.
Una volta definite le regole, ClickUp diventa molto più affidabile, facile da usare e scalabile.
E se sei pronto a creare un sistema di consegna ai clienti di cui il tuo team possa davvero fidarsi, inizia con ClickUp.