Caos quotidiano, notifiche costanti e sovraccarico di comunicazioni. Se questa sembra la realtà attuale del tuo team, credimi, non sei l'unico (soprattutto se lavori da remoto!).
L'83% dei knowledge worker si affida principalmente alle email e alla chat per la comunicazione all'interno del team. Tuttavia, quasi il 60% della loro giornata lavorativa viene perso passando da uno strumento all'altro e cercando informazioni.
La sfida: domare il sovraccarico di comunicazioni
Qualche mese fa, un cliente remoto si è rivolto al mio team di IPM Software con quello che ha descritto come "fuochi d'artificio comunicativi".
Sono Uriel Asamoa, project manager presso IPM Software, dove siamo specializzati nell'implementazione di ClickUp per team distribuiti. Quando questo client ci ha contattato per la prima volta, la sua comunicazione quotidiana era simile a questa:
- Thread Slack pieni di segnalazioni di bug
- Messaggi WhatsApp che richiedono procedure operative standard a tutte le ore (comprese le 23:00 di notte)
- Catene di email infinite così lunghe che "avrebbero potuto essere libri con capitoli".
Decisioni importanti, aggiornamenti e richieste erano sepolti tra i vari strumenti. I manager non riuscivano a vedere il quadro completo. I membri del team si sentivano sommersi dalle notifiche. In qualità di project manager, potevo percepire quanto fosse difficile per i loro PM capire cosa stesse realmente accadendo.
La soluzione: centralizzare e implementare le automazioni per la comunicazione interna
Invece di aggiungere un altro strumento al mucchio, ho consigliato il contrario: spostare tutte quelle comunicazioni nel luogo in cui già si svolgeva il loro lavoro: ClickUp.
In un webinar della community ClickUp, ho illustrato come ho utilizzato ClickUp Chat e Super Agents per ricostruire da zero il sistema di comunicazione di questo team.
Il risultato? Meno riunioni, meno domande del tipo "Dov'è quel link?" e zero richieste di supporto perse.
Lascia che ti faccia una condivisione di come abbiamo fatto!
Il flusso di lavoro: tre super agenti ClickUp AI gestiscono il 90% delle comunicazioni interne
Oggi, questo team inizia e termina la propria giornata all'interno di ClickUp Chat.
Li ho aiutati a creare tre Super Agent semplici ma potenti in ClickUp che ora gestiscono la maggior parte delle comunicazioni interne:
- Un agente Daily Ops promemoria che sostituisce gli aggiornamenti sparsi durante le riunioni StandUp
- Un agente Internal Answers che estrae le procedure operative standard e le politiche direttamente dal wiki di ClickUp.
- Un agente di supporto che trasforma i messaggi di chat in attività di supporto complete
Ogni agente si basa su un'idea semplice: se il lavoro è già in ClickUp (progetti, documenti, procedure operative standard, attività), anche la comunicazione relativa a quel lavoro dovrebbe avvenire lì.
Questo rispecchia il mio modo di pensare al Work Sprawl: il costo del passaggio da uno strumento all'altro non è solo tempo sprecato e sovraccarico di notifiche, ma anche perdita di contesto e rallentamento delle decisioni.
📮 Approfondimento ClickUp: immagina di perdere fino a 3 ore ogni settimana solo aspettando che vengano prese delle decisioni. Questa è la realtà per il 38% dei dipendenti. 👀Con ClickUp, puoi progettare flussi di lavoro che mantengono le cose in movimento: approvazioni automatiche, instradamento delle attività in base al ruolo e monitoraggio dei progressi in tempo reale. Niente più ore sprecate a chiedersi cosa succederà dopo, solo progressi costanti, in ogni passaggio del percorso.
Agente 1: un rituale quotidiano di allineamento che vive nella chat di ClickUp
I risultati del sondaggio sull'efficacia delle riunioni condotto da ClickUp indicano che i knowledge worker potrebbero trascorrere quasi 308 ore alla settimana in riunioni in un'organizzazione di 100 persone!
La prima cosa che ho affrontato è stata l'allineamento quotidiano. E volevo farlo senza aggiungere ulteriori riunioni, riducendo al contempo la proliferazione di strumenti utilizzati dal team.
Perché quando i tuoi aggiornamenti vivono per metà su Slack, per metà su WhatsApp e occasionalmente in un'email, la chiarezza non esiste più. Cosa c'è di peggio? Finisci per saltare del tutto gli aggiornamenti perché tutto sembra disorganizzato.
Così, ho lavorato con loro per sostituire quel caos con un unico rituale all'interno di ClickUp Chat: un agente di promemoria delle operazioni quotidiane.
Ogni mattina, questo agente IA pubblica automaticamente un breve prompt amichevole in un canale ClickUp Chat dedicato, chiedendo a tutti di effettuare la condivisione:
- A cosa hanno lavorato ieri
- Cosa hanno nel piano per oggi
- Qualsiasi ostacolo che si frappone sul loro cammino
Poiché tutto è racchiuso in un unico thread di chat ClickUp, i manager ottengono una visibilità immediata sullo stato e sugli ostacoli senza dover cercare tra più strumenti.
💡 Suggerimento professionale: il modo più veloce per ridurre il sovraccarico di comunicazioni è smettere di ripetere il contesto. Poiché ogni canale di chat ClickUp è collegato direttamente ai tuoi progetti, elenchi e attività, non hai bisogno di Slack per "parlare del lavoro", perché stai già parlando all'interno del lavoro. Ogni aggiornamento rimane collegato a ciò su cui ha un impatto.
Puoi anche trasformare qualsiasi messaggio in un'attività di ClickUp (con l'elenco e il titolare corretti) direttamente dalla chat, così il team non dovrà passare a Slack, aprire Jira o copiare e incollare il contesto in un altro strumento di progetto.
Riassunti dei StandUp in pochi secondi, senza bisogno di riunioni
È qui che ClickUp Brain, l'assistente IA contestuale di ClickUp, cambia davvero le carte in tavola.
Dopo aver ricevuto le risposte, ClickUp Brain può riepilogare l'intero thread in un riepilogo giornaliero chiaro che i manager possono leggere in pochi minuti. Invece di una riunione di venti minuti, possono scorrere un riassunto strutturato di:
- Cosa è stato terminato
- Cosa è previsto nel piano
- Dove le cose sono bloccate
⚡️ Impatto reale: una volta implementato questo flusso di lavoro, la riunione di allineamento della leadership è passata da circa venti minuti a circa tre, semplicemente perché tutto ciò di cui avevano bisogno era già presente in ClickUp.
Non dovrai più rincorrere le persone, non dovrai più rincorrere gli aggiornamenti e non avrai più bisogno di riunioni di venti minuti.
Non dovrai più rincorrere le persone, non dovrai più rincorrere gli aggiornamenti e non avrai più bisogno di StandUp di venti minuti.
Per un team remoto già alle prese con la fatica da notifiche, questo solo ha reso il lavoro quotidiano più leggero.
Agente 2: un agente di risposta interno che legge direttamente dal tuo wiki ClickUp
Il secondo agente affronta un problema comune che riscontro in quasi tutte le implementazioni: le ripetitive domande "Dov'è...?".
Come molti team in crescita, questa azienda era bloccata nel rispondere ripetutamente alle stesse domande interne:
- "Dov'è la guida all'onboarding?"
- "Qual è la politica in materia di ferie?"
- "Come posso inviare la mia tabella oraria?"
Le risposte esistevano tecnicamente, nei documenti interni e nelle procedure operative standard, ma nessuno voleva cercarle mentre si destreggiava tra il suo lavoro quotidiano.
Così ho impostato un Internal Answers Agent nella chat di ClickUp che legge direttamente dal wiki ClickUp dell'azienda.
Ora, invece di inviare un messaggio al manager, chiunque può aprire ClickUp Chat e porre una domanda del tipo: "Qual è la nostra politica in materia di ferie?" Dietro le quinte, l'agente cerca le procedure operative standard e le politiche pertinenti in ClickUp Docs e risponde con un riepilogo/riassunto chiaro e conciso della politica, insieme ai dettagli chiave.
⚡️ Impatto reale: parlando con il team, si stima che questo agente da solo abbia ridotto di oltre la metà le domande interne ripetitive. Ciò significa meno interruzioni per i manager e molte meno "domande veloci" che distraggono dal lavoro approfondito.
🔑 Se disponi già di un wiki ClickUp o di un hub per le procedure operative standard (SOP), questo modello è facile da replicare:
- Centralizza le politiche, le procedure e le informazioni relative alle risorse umane in ClickUp Documenti.
- Usa ClickUp Brain e Super Agents per far emergere queste informazioni direttamente nella chat.
- Incoraggia il tuo team a "chiedere prima all'agente" prima di rivolgersi a una persona
È un esempio da manuale di come utilizzare l'IA contestuale per rendere effettivamente utilizzabili le conoscenze esistenti.
📮 Approfondimento ClickUp: Recentemente abbiamo scoperto che circa il 33% dei knowledge worker invia messaggi a 1-3 persone al giorno per ottenere il contesto di cui ha bisogno. Ma cosa succederebbe se tutte le informazioni fossero documentate e prontamente disponibili? Con ClickUp Brain al tuo fianco, il cambio di contesto diventa un ricordo del passato. Basta porre la domanda direttamente dalla tua area di lavoro e ClickUp Brain estrarrà le informazioni dalla tua area di lavoro e/o dalle app di terze parti collegate!
Agente 3: trasformare i messaggi "il sito non funziona" in veri e propri ticket di supporto
Il terzo agente chiude il cerchio tra comunicazione e azione.
Prima di apportare modifiche, le richieste di supporto arrivavano da ogni parte:
- Un bug urgente sarebbe stato segnalato su un canale Slack
- Un messaggio WhatsApp sarebbe stato inviato alla persona sbagliata
- Un'email veniva inoltrata tre volte prima di arrivare al titolare giusto.
Non sorprende che circa una richiesta su dieci sia semplicemente scomparsa nel caos.
Per risolvere questo problema, ho aiutato il team a creare un Support Ticket Agent all'interno di ClickUp Chat.
🔑 Ecco come funziona:
- Un membro del team invia un messaggio nella chat di ClickUp, ad esempio: "Il sito web interno non funziona, qualcuno può dare un'occhiata?" e allega uno screenshot.
- L'agente AI "legge" il messaggio come un essere umano, capisce che sta descrivendo un problema, non solo una domanda, e crea automaticamente un ticket di supporto in ClickUp.
- L'agente scrive una descrizione chiara, include un link al messaggio di chat originale e pubblica un breve riconoscimento nel thread in modo che il segnalante sappia che è stato registrato.
Dal punto di vista del team, stanno semplicemente descrivendo il problema nella chat. ClickUp AI si occupa del lavoro pesante di tradurre quel messaggio in un lavoro strutturato.
⚡️ Impatto reale: dopo aver implementato questo agente, l'azienda è passata da una perdita di circa una richiesta di supporto su dieci a nessuna. Ora tutto risiede dove si svolge il lavoro: all'interno di ClickUp.
Se già effettui il monitoraggio di bug o richieste nelle attività di ClickUp, questo modello trasforma Chat nella porta d'ingresso per un lavoro strutturato invece che in un altro canale di comunicazione senza sbocchi.
Perché questo approccio funziona: la comunicazione vive proprio dove si svolge il lavoro
La magia non sta solo nell'IA, ma anche nella scelta di ClickUp come unico punto di riferimento sia per il lavoro che per la comunicazione.
Trasferendo le conversazioni su ClickUp Chat e potenziandole con gli agenti, abbiamo aiutato questo team a:
- Elimina i ping di Slack che richiedono documenti
- Basta con i thread WhatsApp a tarda notte su problemi urgenti
- Sostituisci gli aggiornamenti quotidiani sparsi con un unico thread di chat ricercabile
- Cattura ogni richiesta di supporto come un'attività reale
Col tempo, ho iniziato a usare un semplice motto per descrivere ciò che abbiamo costruito:
Quando la comunicazione vive dove vive il lavoro, i team si muovono più velocemente senza nemmeno provarci.
Quando la comunicazione vive dove vive il lavoro, i team si muovono più velocemente senza nemmeno provarci.
Questo è esattamente il tipo di trasformazione che amo realizzare quando i team trattano ClickUp non come "un'altra app", ma come un centro di comando unificato per il loro lavoro. Funzionalità/funzioni come ClickUp Chat, Docs e agenti supportati dall'IA collegano la comunicazione interna direttamente alle attività, alle automazioni e alla reportistica.
Se sei curioso di sapere come altri team utilizzano ClickUp AI e gli agenti per combattere il work sprawl, scopri storie come quella su come la convergenza dell'IA risolve il work sprawl o su come i leader stanno affrontando la gestione del cambiamento dell'IA con ClickUp.
Dì addio al sovraccarico di comunicazioni: provalo nella tua area di lavoro
La mia conclusione principale? Non servono altri strumenti per colmare le lacune comunicative. Tutto ciò che serve è una sede migliore in cui collocarli.
Utilizzando i modelli di questa implementazione, puoi iniziare in piccolo e poi espanderti:
- Inizia con un rituale di allineamento in ClickUp Chat Crea un canale quotidiano per standup o operazioni Aggiungi un semplice agente IA che pubblica un promemoria giornaliero e riepiloga/riassume le risposte
- Crea un canale quotidiano per le riunioni StandUp o le operazioni
- Aggiungi un semplice agente IA che pubblica un promemoria giornaliero e riepiloga le risposte
- Trasforma i tuoi documenti esistenti in un motore di ricerca interno Centralizza le procedure operative standard, le politiche e le istruzioni in ClickUp Docs Crea una connessione con un agente che inserisce le risposte nella chat invece di costringere le persone a cercare manualmente
- Centralizza le procedure operative standard, le politiche e i documenti in ClickUp Docs
- Collega un agente che inserisce le risposte nella chat invece di costringere le persone a cercare manualmente.
- Inoltra i problemi direttamente nelle attività di ClickUp dalla chat Decidi quali tipi di messaggi devono diventare ticket (bug, incidenti, richieste urgenti) Lascia che un agente IA crei attività, alleghi il contesto e confermi automaticamente la ricezione
- Decidi quali tipi di messaggi devono diventare ticket (bug, incidenti, richieste urgenti)
- Lascia che un agente IA crei attività, alleghi un allegato con il contesto e confermi automaticamente la ricezione.
- Crea un canale quotidiano per le riunioni StandUp o le operazioni
- Aggiungi un semplice agente IA che pubblica un promemoria giornaliero e riepiloga le risposte
- Centralizza le procedure operative standard, le politiche e i documenti in ClickUp Docs
- Collega un agente che inserisce le risposte nella chat invece di costringere le persone a cercare manualmente.
- Decidi quali tipi di messaggi devono diventare ticket (bug, incidenti, richieste urgenti)
- Lascia che un agente IA crei attività, alleghi un allegato con il contesto e confermi automaticamente la ricezione.
Man mano che perfezionerai questi flussi di lavoro, inizierai a notare lo stesso cambiamento che ha notato il nostro client: meno strumenti, meno caos e più tempo dedicato effettivamente al lavoro da fare.
Cosa ti serve per iniziare? Registrati per ottenere un account ClickUp gratis! ✨
Uriel Asamoa è Project Manager presso IPM Software, un partner di implementazione di ClickUp che aiuta i team a raggiungere chiarezza, allineamento e automazioni. È specializzato nella creazione di soluzioni ClickUp che eliminano il caos comunicativo, semplificano le operazioni quotidiane e aumentano la produttività, senza aggiungere ulteriori strumenti.