Le conoscenze del vostro studio legale sono una delle sue risorse più preziose.
Ma se i vostri avvocati non riescono a trovare ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno, quelle competenze potrebbero anche non esistere. 🤦🏾♀️
Con il 62% dei knowledge worker che fatica a gestire il tempo eccessivo dedicato alla ricerca di informazioni, la crisi del contesto/delle informazioni necessarie potrebbe essere una delle sfide più grandi che la forza lavoro moderna deve affrontare oggi.
Questo aspetto è particolarmente importante nel settore legale, poiché la vostra dipendenza dalle informazioni giuste al momento giusto è significativa per l'attività aziendale.
Questa guida illustra cos'è la gestione delle conoscenze legali, perché è importante per l'efficienza del vostro studio e il servizio clienti e come costruire un sistema che funzioni davvero, completo di strategie e strumenti pratici che rendono la condivisione delle conoscenze facile e naturale.
Che cos'è la gestione delle conoscenze legali?
La gestione delle conoscenze legali è il processo sistematico di acquisizione, organizzazione e condivisione delle competenze collettive del vostro studio legale. Ciò rende immediatamente accessibili a chiunque ne abbia bisogno i lavori precedenti, le ricerche legali e le conoscenze istituzionali del vostro studio. Si tratta di trasformare informazioni sparse in una risorsa potente e ricercabile.
Questo processo coinvolge due tipi di conoscenza. Il primo è la conoscenza tacita, ovvero la saggezza basata sull'esperienza dei vostri soci senior e avvocati esperti.
La seconda è la conoscenza esplicita, che comprende tutti i prodotti documentati del lavoro, come memorie, contratti e note di ricerca.
A differenza della gestione delle conoscenze in generale, nel campo legale ci sono esigenze specifiche. Il vostro sistema deve gestire i precedenti, le informazioni specifiche relative alle pratiche e garantire la conformità con normative complesse.
Un avvocato esperto in gestione delle conoscenze o un esperto in materia è spesso incaricato di svolgere l'attività di supervisione dell'intero processo, garantendo che il capitale intellettuale dello studio legale sia protetto e valorizzato.
Un solido sistema di gestione delle conoscenze legali si basa su diversi elementi chiave:
- Flussi di lavoro per la gestione dei documenti : si tratta di librerie digitali centralizzate per tutti i vostri documenti legali, complete di controllo delle versioni e tagging dei metadati.
- Basi di conoscenza: pensate a queste come a raccolte strutturate dei migliori lavori del vostro studio, inclusi precedenti, modelli e best practice, tutti organizzati per area di attività.
- Funzionalità di ricerca: si tratta di strumenti avanzati in grado di trovare le informazioni esatte di cui avete bisogno nell'intero repository delle conoscenze, da una clausola specifica di un contratto a una strategia processuale utilizzata in passato.
- Strumenti di collaborazione: si tratta di piattaforme che consentono ai vostri avvocati e ai gruppi di pratica di effettuare la condivisione di conoscenze e discutere questioni in tempo reale.
- Automazione basata sull'IA : i sistemi moderni utilizzano funzionalità intelligenti per far emergere automaticamente casi e competenze rilevanti del passato, evitando la necessità di ricerche manuali.
I moderni software di gestione delle conoscenze legali vanno ben oltre i tradizionali drive condivisi o le intranet. I sistemi odierni combinano flussi di lavoro per la gestione dei documenti, basi di conoscenza per aree di pratica, funzionalità di ricerca avanzate, strumenti di collaborazione e automazione basata sull'intelligenza artificiale che fa emergere casi passati rilevanti senza richiedere alcun lavoro richiesto. L'obiettivo è eliminare la dispersione di contesti che costringe gli avvocati a passare da thread di email scollegati, sistemi di documenti e file di casi.
Una struttura logica, o tassonomia, è ciò che rende possibile questo lavoro. Organizzare le vostre conoscenze con metadati coerenti, quali tipo di questione, settore, giurisdizione o problema legale, trasforma i file isolati in un patrimonio di conoscenze istituzionali su cui i team possono fare affidamento.
⭐ Modello in primo piano
Potreste notare che un modello di project management per i progetti legali può essere un punto di svolta per centralizzare il vostro lavoro. Vi aiuta a organizzare tutte queste parti in movimento - documenti, basi di conoscenza, collaborazione e automazione - in un processo ripetibile e semplificato che tutto il vostro team può utilizzare.
Perché la gestione delle conoscenze legali è importante per gli studi legali moderni
Per molti studi legali, una gestione efficace delle conoscenze non è più un optional, ma è essenziale per mantenere standard competitivi.
Ecco la sfida principale che probabilmente dovete affrontare: i vostri avvocati dedicano gran parte del loro tempo alla ricerca di informazioni invece di concentrarsi sul lavoro fatturabile.
Non si tratta solo di una perdita di guadagni. Ciò porta a frustrazione tra gli avvocati, ritardi nelle risposte ai clienti e una costante sensazione di dover reinventare la ruota.
Aumentate l'efficienza e riducete le ore non fatturabili
Ogni minuto che un avvocato trascorre alla ricerca della mozione perfetta da un caso dell'anno scorso o a ricreare una clausola contrattuale standard è tempo che non può fatturare al cliente. Un efficace sistema di gestione delle conoscenze legali riduce drasticamente questo tempo di ricerca rendendo immediatamente riutilizzabili i prodotti del lavoro del vostro studio. Questo è un elemento fondamentale per la condivisione efficace delle informazioni con i membri del vostro team.
Immaginate questi scenari comuni nella vostra azienda:
- Riutilizzo dei documenti relativi alle pratiche: invece di partire da zero, i vostri collaboratori possono trovare e adattare in pochi secondi memorie, contratti o note di ricerca precedenti.
- Accesso rapido alle conoscenze specialistiche: potete identificare immediatamente quale collega ha esperienza in un specifico problema legale e attingere alle sue competenze.
- Eliminazione delle ricerche duplicate: prima di passare ore su Westlaw, un collaboratore può verificare se qualcuno all'interno dello studio ha già effettuato ricerche su quella normativa poco chiara.
L'impatto sull'efficienza del flusso di lavoro del vostro studio è enorme. Quando i giovani associati hanno accesso a modelli curati e precedenti di alta qualità, producono un lavoro migliore e più veloce. Ciò significa che gli avvocati senior dedicano meno tempo alla revisione e alla correzione di errori di base, liberandosi così per svolgere un lavoro strategico di alto valore.
Se desiderate semplificare ulteriormente la creazione e la gestione di una base di conoscenze, date un'occhiata al modello di base di conoscenze ClickUp: è uno strumento estremamente utile per mettere al passo il vostro team e mantenere organizzate le conoscenze istituzionali.
Il riutilizzo di queste conoscenze standardizza anche l'approccio del vostro studio alle questioni comuni. Tutti partono da un modello collaudato che riflette le best practice del vostro studio, riducendo gli errori e aiutandovi a completare le pratiche in modo più rapido e coerente.
📖 Per saperne di più: Il software più affidabile per il monitoraggio del tempo degli avvocati
📮 ClickUp Insight: 1 dipendente su 4 utilizza quattro o più strumenti solo per creare un contesto di lavoro durante il lavoro.
Un dettaglio fondamentale potrebbe essere nascosto in un'email, ampliato in una conversazione su Slack e documentato in uno strumento separato, costringendo i team a perdere tempo alla ricerca di informazioni invece di terminare il lavoro. ClickUp riunisce l'intero flusso di lavoro in un'unica piattaforma unificata. Con funzionalità/funzioni come ClickUp Email Project Management, ClickUp Chat, ClickUp Docs e ClickUp Brain, tutto rimane connesso, sincronizzato e immediatamente accessibile. Dite addio al "lavoro sul lavoro" e recuperate la vostra produttività. 💫
Risultati reali: grazie a ClickUp, i team riescono a recuperare più di 5 ore alla settimana, ovvero oltre 250 ore all'anno a persona, eliminando i processi di gestione delle conoscenze obsoleti. Immaginate cosa potrebbe realizzare il vostro team con una settimana in più di produttività ogni trimestre!
Offrite un servizio clienti migliore grazie alle conoscenze istituzionali
Organizzare le conoscenze del vostro studio si traduce direttamente in un miglioramento del servizio offerto ai clienti.
Quando il vostro team può accedere istantaneamente a precedenti rilevanti e strategie di casi passati, è in grado di rispondere alle domande dei clienti più rapidamente e con maggiore sicurezza. La rapidità e l'accuratezza sono fondamentali quando un cliente ha bisogno di una risposta immediata.
Potete anche dimostrare ai clienti che ricordate la loro storia e le loro preferenze mantenendo registrazioni complete dei casi accessibili a qualsiasi avvocato che potrebbe lavorare sul loro caso. Questo crea un'unica fonte di verità che garantisce una consulenza coerente tra i diversi gruppi di pratica. Strumenti come un modello di monitoraggio dei casi legali possono aiutarvi a gettare queste basi più rapidamente.
Il trasferimento o la conservazione delle conoscenze è un altro enorme vantaggio, soprattutto quando un avvocato chiave lascia il vostro studio. Senza un sistema adeguato, le loro competenze e conoscenze escono dalla porta insieme a loro. Ma quando avete acquisito i risultati del loro lavoro, le strategie relative ai casi e le note sui clienti in un sistema organizzato, quelle preziose conoscenze rimangono a beneficio dei casi futuri e dei nuovi membri del team.
💡Suggerimento professionale: se desiderate mantenere le vostre risorse digitali organizzate e accessibili, il modello di gestione delle risorse digitali (DAM) è una risorsa fantastica che vi aiuterà a centralizzare e gestire tutti i vostri documenti legali e le vostre risorse di conoscenza.
Come costruire la vostra strategia di gestione delle conoscenze legali
Una solida strategia di gestione delle conoscenze in uno studio legale dipende dai processi che gli avvocati seguiranno effettivamente, non solo dalla tecnologia sovrapposta alle abitudini esistenti.
Richiede un cambiamento culturale all'interno del vostro studio, con supporto da processi e strumenti coerenti che si integrano perfettamente nel modo di lavorare dei vostri avvocati. Ecco come potete iniziare. 🛠️
Iniziate con una verifica delle conoscenze
Prima di poter organizzare le conoscenze del vostro studio, è necessario capire di cosa disponete e dove si trovano. Intervistate i responsabili dei diversi gruppi di pratica per identificare le loro risorse di conoscenza più preziose. Dovreste anche effettuare un sondaggio tra i vostri collaboratori per scoprire quali informazioni hanno difficoltà a trovare. Questo processo vi aiuterà a mappare le conoscenze esistenti e a identificare le lacune critiche.
📖 Per saperne di più: Come creare una lista di controllo per l'audit interno (+ modello)
Definire chiaramente la titolarità
Se la gestione delle conoscenze è compito di tutti, ben presto diventa compito di nessuno.
Per evitare che ciò accada, assegnate dei "campioni della conoscenza" all'interno di ciascun gruppo di pratica. Queste persone sono responsabili della cura dei modelli, dell'aggiornamento dei precedenti e della corretta documentazione dei nuovi prodotti di lavoro. Diventeranno i promotori del vostro nuovo sistema e ne garantiranno l'esito positivo.
Ad esempio, se utilizzate uno strumento come ClickUp, potete suddividere le responsabilità in attività di ClickUp e assegnarle a specifici membri del team, in modo che le responsabilità siano chiaramente definite e distribuite. Questa funzionalità è supportata anche dall'intelligenza artificiale integrata in ClickUp, con funzionalità come AI Assign e AI Prioritize.
Scegliete con attenzione i vostri strumenti
Il miglior software di gestione delle conoscenze legali è quello che i vostri avvocati utilizzeranno effettivamente.
Invece di costringerli ad adottare sistemi completamente nuovi, cercate una piattaforma che si integri con i loro flussi di lavoro esistenti. È preferibile un approccio all-in-one che combini la gestione dei documenti, il monitoraggio delle pratiche e la comunicazione tra i membri del team per ridurre al minimo la proliferazione di strumenti.
Quando si valutano le piattaforme, è opportuno prestare attenzione ai seguenti aspetti:
| Funzionalità/funzione | Che cos'è | Perché è importante per i team legali |
|---|---|---|
| Gestione centralizzata dei documenti con metadati | Un repository unificato per memorie, contratti, ricerche e fascicoli con campi strutturati (giurisdizione, problema, parti, fase). | Garantisce che gli avvocati lavorino sulla versione corretta e possano recuperare i documenti in base al contesto giuridico e fattuale, non solo ai nomi dei file. |
| Ricerca avanzata e contestualizzata | Ricerca che analizza documenti, commenti, attività, allegati e dati integrati con riconoscimento della terminologia legale. | Aiuta gli avvocati a trovare clausole, argomenti e strategie precedenti in pochi secondi, riducendo i tempi di ricerca ed evitando duplicazioni. |
| Gestione di modelli, precedenti e playbook | Un sistema per archiviare, aggiornare e effettuare la distribuzione di modelli di documenti, guide alla negoziazione e flussi di lavoro standard. | Preserva la qualità istituzionale, riduce i tempi di redazione e garantisce la coerenza dei risultati di lavoro tra i diversi gruppi di pratica. |
| Collaborazione incentrata sulle pratiche | Strumenti che mantengono discussioni, attività, scadenze e documenti direttamente collegati a ciascuna questione. | Impedisce la dispersione delle conoscenze tra email e chat, creando un registro completo e affidabile delle decisioni prese. |
| Automazione del flusso di lavoro | Passaggi automatizzati per i cicli di revisione, la chiusura delle pratiche, l'inoltro dei documenti o le notifiche. | Riduce il lavoro amministrativo, elimina i passaggi mancanti e garantisce che le conoscenze vengano acquisite come parte naturale del flusso di lavoro. |
| Governance delle informazioni e controlli di conformità | Autorizzazioni, audit trail, regole di conservazione, registri di accesso e politiche di governance dei dati. | Garantisce la riservatezza, evita violazioni etiche e fornisce supporto per i requisiti normativi e di conformità richiesti dai clienti. |
| Tassonomia e classificazione flessibili | Categorizzazione multilivello per aree di attività, problemi, segmenti di settore, livelli di rischio o tipologie di questioni. | Consente al sistema di riflettere il modo in cui i team legali lavorano e si evolvono con l'emergere di nuove specializzazioni o esigenze dei clienti. |
| Integrazione con strumenti di ricerca e di produttività | Connessioni a email, calendari, strumenti di ricerca legale, DMS, eDiscovery e registrazione delle ore lavorative. | Riduce la proliferazione di strumenti e garantisce che le conoscenze non rimangano sepolte in sistemi isolati; tutto confluisce in un unico hub connesso. |
| Esperienza utente intuitiva | Un'interfaccia semplice e intuitiva che richiede una formazione minima e si integra perfettamente nei flussi di lavoro quotidiani. | Promuove l'adozione a tutti i livelli gerarchici, evitando che la gestione delle conoscenze diventi un'"attività extra" che gli avvocati tendono a evitare. |
| Scalabilità e adattabilità a lungo termine | Infrastruttura che fornisce supporto per pratiche in crescita, più utenti, più questioni e tassonomie più complesse. | Garantisce che il sistema KM rimanga affidabile ed efficace anche quando lo studio si espande o riorganizza i propri gruppi di pratica. |
Queste funzionalità garantiscono che il vostro hub di conoscenza diventi parte integrante del lavoro legale quotidiano, anziché un sistema aggiuntivo che gli avvocati si sentono obbligati ad aggiornare.
Guardate questo video passo passo per scoprire come configurare e gestire una base di conoscenze basata sull'IA che funzioni davvero per il vostro team, con dimostrazioni pratiche su come organizzare i documenti, addestrare la vostra IA e ridurre i tempi di ricerca delle informazioni.
Creare standard di governance
Per mantenere il vostro repository di conoscenze pulito e utile, avete bisogno di regole. Stabilite convenzioni di denominazione chiare per i documenti, definite i requisiti dei metadati per tutte le nuove pratiche e definite le politiche di conservazione per decidere cosa conservare e cosa archiviare.
💡Suggerimento professionale: questo modello di libreria per procedure operative standard garantisce che il vostro sistema rimanga una fonte di informazioni affidabile.
Promuovete l'adozione attraverso il valore dimostrato
Non cercate di implementare il nuovo sistema in tutto lo studio contemporaneamente. Iniziate con un gruppo pilota di avvocati desiderosi di migliorare i propri flussi di lavoro. Documentate i loro primi esiti positivi, come la rapidità con cui hanno trovato un precedente cruciale o riutilizzato un contratto complesso, e assicurate la condivisione di queste storie di successo per creare slancio.
La chiave è rendere la condivisione delle conoscenze una parte naturale del flusso di lavoro, non un compito aggiuntivo. Quando il vostro team è in grado di acquisire informazioni e trovare dati senza lasciare il proprio spazio di lavoro principale, la gestione delle conoscenze diventa automatica.
Come creare il tuo hub di conoscenze legali in ClickUp
Trasformare una strategia di gestione delle conoscenze in pratica quotidiana richiede un sistema che acquisisca il lavoro man mano che viene svolto. Dovrebbe aiutarti a preservare il contesto e rendere le conoscenze facilmente recuperabili.
La struttura giusta vi aiuterà a eliminare la dispersione contestuale, ovvero quando i team perdono ore a cercare le informazioni di cui hanno bisogno in app scollegate tra loro, a cercare file e a ripetere gli aggiornamenti su più piattaforme, riunendo tutto in una piattaforma unificata in cui progetti, documenti, conversazioni e analisi convivono, come ClickUp.
Vediamo come ClickUp può aiutarti in questo:
1. Creare una struttura coerente utilizzando i campi personalizzati
I team legali lavorano secondo schemi prestabiliti: aree di competenza, giurisdizioni, dimensioni delle transazioni, tipi di problemi, temi normativi. I campi personalizzati di ClickUp consentono di tradurre questi schemi direttamente nel vostro spazio di lavoro, in modo che ogni questione sia accompagnata dai metadati su cui fanno affidamento gli avvocati. Invece di navigare tra cartelle statiche, il vostro team può filtrare, raggruppare e confrontare le questioni in base a criteri legali reali. Questo trasforma il vostro spazio di lavoro in un indice dinamico dell'esperienza del vostro studio, non solo in un archivio di documenti.
2. Documenta e standardizza il lavoro migliore del tuo studio con ClickUp Docs e la redazione assistita dall'IA
Il capitale intellettuale di uno studio legale è spesso racchiuso nei fascicoli dei singoli casi o nelle menti degli avvocati senior. ClickUp Docs offre ai team uno spazio strutturato in cui trasformare tale esperienza in risorse vive e condivisibili: clausole modello, manuali di pratica, guide di accettazione, schemi di contenzioso o modelli rivolti ai clienti.
Poiché i documenti sono integrati direttamente con i casi, gli avvocati possono redigere e perfezionare i contenuti nello stesso spazio di lavoro in cui si svolge il lavoro.
L'assistenza AI di ClickUp accelera questo processo. Gli avvocati possono convertire note approssimative in indicazioni precise, generare bozze di liste di controllo da casi passati o riepilogare storie di casi complessi in documenti precedenti riutilizzabili. Invece di partire da zero, i team si basano sul pensiero precedente dello studio. Nel tempo, questo crea una libreria coerente di linguaggio standard e best practice che riflette il modo in cui lo studio opera effettivamente e aiuta i nuovi avvocati ad allinearsi con l'approccio consolidato dello studio fin dal primo giorno.
3. Acquisizione automatica delle conoscenze tramite automazioni basate sulle pratiche
La gestione delle conoscenze fallisce quando dipende dalla volontà degli avvocati di "archiviare qualcosa in un secondo momento". Le automazioni e gli agenti IA di ClickUp integrano l'acquisizione nel ciclo di vita stesso della pratica.
Quando una pratica viene chiusa, il sistema può assegnare un breve riassunto, richiedere il caricamento dei documenti finali o inoltrare i file chiave alla vostra libreria dei precedenti. Ciò garantisce che il trasferimento delle conoscenze avvenga nel momento esatto in cui le informazioni sono ancora fresche, senza richiedere a nessuno di ricordare un'ulteriore attività amministrativa.
Ecco un flusso di lavoro che illustra questo caso d'uso:
4. Ridurre i tempi di ricerca con un'esperienza di ricerca unificata e ricca di contesto
Una delle maggiori cause di perdita di produttività nel settore legale è la ricerca su sistemi non collegati tra loro. La funzione Enterprise Search di ClickUp elimina questa frammentazione consentendo di cercare attività, documenti, allegati e fonti integrate da un unico posto.
Gli avvocati non devono più controllare le caselle di posta elettronica, i vecchi drive o le conversazioni Slack passate: tutti i dati relativi a un caso e a casi simili vengono visualizzati in un'unica schermata consolidata. Il valore è cumulativo: meno cambi di strumenti, recupero più rapido dei precedenti e meno ore perse alla ricerca del contesto.
5. Conservate la memoria istituzionale con ClickUp Brain
Quando i team cambiano o le questioni passano di mano, la memoria istituzionale spesso scompare insieme alle persone che la detenevano.
ClickUp Brain colma questa lacuna fornendo il contesto della questione su richiesta. Quando un avvocato pone una domanda a Brain, all'interno di un'attività, un commento o una discussione, Brain risponde utilizzando il prodotto del lavoro effettivo e la cronologia nella vostra area di lavoro.
Lo strumento di IA è in grado di riportare alla luce questioni passate, clausole correlate o discussioni precedenti che altrimenti rimarrebbero sepolte. Ciò riduce la dipendenza dalle reti di conoscenza informali e mantiene l'esperienza collettiva del vostro studio accessibile a tutti.
6. Lasciate che il sistema maturi con ogni pratica completata
Una volta definiti la tassonomia, i modelli, le automazioni e il livello di ricerca, il vostro hub di conoscenza crescerà in modo organico. Ogni questione chiusa, ogni lista di controllo perfezionata e ogni discussione acquisita rafforza il sistema.
Gli avvocati iniziano ad affidarsi a questo sistema perché riflette il lavoro reale dello studio, non una biblioteca astratta e distante dalla pratica quotidiana. Nel tempo, questo diventa una delle risorse più preziose del vostro studio: un registro costantemente aggiornato di come il vostro team pensa, redige, decide e vince.
📖 Per saperne di più: Casi d'uso della ricerca aziendale con IA
Ostacoli comuni che frenano la gestione delle conoscenze giuridiche e come superarli
Nonostante i chiari vantaggi, molte iniziative di gestione delle conoscenze legali si arenano una volta passate dalla fase del piano a quella pratica. Gli ostacoli sono raramente di natura tecnica.
Questi ostacoli derivano dalla struttura del lavoro legale, dal modo in cui gli avvocati gestiscono le informazioni e dal modo in cui gli studi legali archiviano storicamente la loro memoria istituzionale. Affrontare questi ostacoli in anticipo aumenta notevolmente le probabilità di successo del vostro programma di gestione delle conoscenze e ne aumenta il valore nel tempo.
| Sfida | Perché è importante | Come risolverlo |
|---|---|---|
| Il lavoro basato sui precedenti manca di una curatela coerente | ❗️Gli studi legali fanno ampio ricorso al lavoro svolto in precedenza, ma gli avvocati salvano le proprie versioni senza un processo di condivisione per identificare i documenti "gold standard". | ✅ Stabilite un ciclo di revisione semplice e ripetibile alla chiusura di ogni pratica. Designate dei revisori che inseriscano nella vostra libreria dei precedenti solo i documenti di alta qualità. |
| Conoscenza acquisita a livello di documento, non a livello di questione | ❗️I documenti da soli non trasmettono la strategia, il ragionamento, le dinamiche di negoziazione o i punti di svolta, ovvero gli aspetti che costituiscono la vera competenza. | ✅ Aggiungete brevi riassunti strutturati dei casi nelle attività cardine. Poche frasi di contesto aumentano notevolmente il valore di riutilizzo. |
| I gruppi di pratica utilizzano strutture e norme diverse | ❗️Teams che si occupano di contenzioso, diritto societario, normativa e affari interni classificano il lavoro in modo diverso, causando frammentazione. | ✅ Implementare una tassonomia flessibile: standardizzare i campi principali (ad es. giurisdizione, tipo di questione) consentendo al contempo livelli specifici per la pratica. |
| Gli avvocati si affidano a sistemi personali che ritengono più veloci | ❗️Le cartelle di Outlook, i drive privati e le raccolte personali di precedenti sembrano più familiari ed efficienti rispetto a un nuovo strumento di KM. | ✅ Assicuratevi che il sistema centralizzato faccia risparmiare tempo agli avvocati fin dal primo giorno. Rendete la ricerca veloce, riducete i passaggi e integrate l'acquisizione nel loro flusso di lavoro quotidiano. |
| Senza una chiara titolarità, le conoscenze diventano obsolete | ❗️Modelli, liste di controllo e linee guida perdono rapidamente la sincronizzazione con i cambiamenti dei requisiti legali e delle pratiche aziendali. | ✅ Assegnate dei "campioni della conoscenza" in ogni gruppo di pratica. Impostate cicli di aggiornamento trimestrali o semestrali leggeri, incentrati sulle risorse effettivamente utilizzate dagli avvocati. |
| L'elevato volume di documenti rende difficoltosi i processi manuali | ❗️Gli studi legali generano migliaia di documenti ogni mese; l'archiviazione e l'etichettatura manuale diventano ingestibili. | ✅ Utilizzate l'automazione per la chiusura delle pratiche, l'assegnazione di tag, l'inoltro per la revisione e la classificazione iniziale, al fine di ridurre il carico di lavoro manuale e mantenere l'accuratezza del sistema nel tempo. |
Gestisci le tue conoscenze con ClickUp
La gestione delle conoscenze legali è una pratica trasformativa per qualsiasi studio legale moderno.
Consente al vostro team di passare da una ricerca reattiva a una condivisione proattiva delle conoscenze, aumentando l'efficienza, migliorando la gestione dei clienti e proteggendo il bene più prezioso del vostro studio: le competenze collettive. La differenza tra un sistema che raccoglie polvere e uno che offre un valore reale spesso si riduce alla scelta di una piattaforma che i vostri avvocati utilizzeranno effettivamente.
Grazie alla ricerca aziendale basata sull'IA di ClickUp, che comprende il contesto legale, ai modelli personalizzabili per ogni tipo di questione e alle automazioni che acquisiscono le conoscenze per voi, non solo organizzate le informazioni, ma amplificate anche le competenze del vostro studio.
Quando la gestione delle conoscenze legali viene implementata in modo ponderato, rafforza la condivisione delle conoscenze tra i gruppi di pratica, migliora la supervisione delle questioni e preserva le competenze che definiscono la reputazione del vostro studio.
Pronti a creare uno studio più intelligente ed efficiente? Iniziate gratis con ClickUp e scoprite voi stessi la differenza. ✨
Domande frequenti
La gestione delle conoscenze legali consiste nell'acquisizione, nell'organizzazione e nel riutilizzo delle competenze collettive di uno studio legale (casi passati, documenti, ricerche e approfondimenti pratici) in modo che gli avvocati possano accedere alle informazioni giuste al momento giusto.
Riduce i tempi di ricerca non fatturabili, previene la duplicazione del lavoro, migliora la coerenza delle pratiche, accelera la redazione dei documenti e garantisce che le competenze rimangano all'interno dello studio anche in caso di cambiamenti nei team. Migliora inoltre direttamente il servizio al cliente, rendendo immediatamente disponibili le strategie e il contesto precedenti.
Un sistema efficace include la gestione centralizzata dei documenti, librerie di precedenti, ricerca avanzata, modelli standardizzati, strumenti di collaborazione e governance per la denominazione, i metadati e la conservazione. Sempre più spesso, gli studi legali si affidano anche all'IA per automatizzare la classificazione e individuare le conoscenze rilevanti.
Si allinea ai flussi di lavoro degli avvocati e integra l'acquisizione delle conoscenze nel lavoro quotidiano. Iniziate con un gruppo pilota per dimostrarne il valore e ampliatelo man mano che cresce l'adozione.
L'IA aiuta a riassumere i documenti, generare bozze di liste di controllo e modelli, identificare questioni correlate, suggerire clausole pertinenti e migliorare la precisione della ricerca. Riduce il lavoro manuale normalmente richiesto per mantenere i sistemi di conoscenza e rende più facile trovare le competenze istituzionali.