Il time blocking può sembrare efficace sulla carta, ma nella vita reale raramente le cose vanno secondo i piani. Distrazioni, attività impreviste e priorità mutevoli spesso mandano all'aria anche i piani meglio organizzati.
Il modello di time blocking giusto fa davvero la differenza.
In questo post del blog troverai modelli di time blocking di Notion che ti aiuteranno a mantenere il controllo. E se stai cercando qualcosa di più avanzato, tratteremo anche i modelli di ClickUp che ti aiutano a mantenere lo slancio. 🤩
Vuoi capire meglio il time blocking prima di approfondire l'argomento?
Abbiamo il video che fa per te! 👇🏽
Cosa rende un modello di time blocking Notion efficace?
Ecco cosa cercare quando scegli i modelli di time blocking di Notion:
- Indicatori temporali: grazie a campi dedicati per data, giorno e ora, mantieni le attività allineate con il tuo programma giornaliero.
- Priorità visive: l'uso di tag con codici colore o etichette di priorità aiuta a identificare ciò che richiede la tua attenzione immediata.
- Monitoraggio dei progressi: incorpora caselle di controllo, barre di completamento o database per monitorare ciò che è stato fatto e ciò che è in corso.
- Flessibilità quotidiana: ti consente di trascinare e rilasciare le attività man mano che cambiano le priorità senza compromettere la tua pianificazione.
- Pianificazione delle pause: ti incoraggia a riservare del tempo per il riposo, il movimento o la riflessione per mantenere la produttività a lungo termine.
- Riflessione sulle attività: offre spazio per revisioni di fine giornata o settimanali per valutare, modificare e migliorare la tua routine.
10 modelli di time blocking per Notion
Ecco alcuni modelli di time blocking Notion molto diffusi che ti aiutano a pianificare la tua giornata, dare priorità alle attività e monitorare lo stato delle attività. 👇🏼
1. Modello di pianificazione del time blocking
tramite Notion
Vuoi semplificare la gestione del tempo? Questo modello suddivide la tua giornata in blocchi di tempo specifici, rendendo più facile pianificare in anticipo e concentrarti su ciò che conta senza confusione mentale.
Grazie alle categorie contrassegnate da colori diversi, puoi scorrere rapidamente il tuo programma e, quando i piani cambiano (come sempre accade), puoi facilmente trascinare e modificare elementi ed eventi senza compromettere il resto della tua giornata.
📌 Ideale per: Persone che desiderano chiarezza e controllo senza dover microgestire ogni ora
2. Modello di time blocking
tramite Notion
Il layout di questo modello, che mette al primo posto le attività, rende facile iniziare con un elenco di ciò che deve essere fatto. Puoi ordinare le attività in categorie come studio, amministrazione o commissioni e contrassegnarle in base alla priorità, in modo da sapere sempre cosa affrontare per primo.
Funge anche da generatore di routine. Usalo quotidianamente per sviluppare abitudini, rimanere concentrato e adattarti secondo necessità, aiutandoti a stabilire le priorità del tuo lavoro in modo efficiente.
📌 Ideale per: persone che desiderano una maggiore organizzazione delle loro giornate, una riduzione dell'affaticamento decisionale e un programma che si adatti alle loro esigenze.
3. Modello di pianificatore per il time blocking ULTIMATE
tramite Notion
Questo modello Notion offre una configurazione chiara per un piano quotidiano mirato.
Ottieni una barra di navigazione integrata con accesso rapido alla tua casella di posta in arrivo delle attività, al Calendario e al database completo delle attività, utile per rimanere organizzato senza clic aggiuntivi. Si collega direttamente al Calendario Notion, rendendo più facile la gestione della tua settimana.
Inoltre, a seconda del tuo piano, puoi passare da una visualizzazione all'altra, come Time Blocking (Settimana), Eventi (Settimana) ed Eventi (Mese). È disponibile anche un tutorial dettagliato per aiutarti a iniziare.
📌 Ideale per: Freelancer e professionisti che gestiscono routine personali, obiettivi stagionali o semplicemente desiderano riprendere il controllo del proprio tempo.
💡 Suggerimento professionale: usa timer visivi (come una clessidra o una luce che cambia colore) durante i blocchi di tempo dedicati alla concentrazione per fornire un segnale tattile o visivo che rafforzi la tua consapevolezza del tempo e il tuo senso di urgenza.
4. Modello giornaliero per il time blocking
tramite Notion
Ispirato al pianificatore di blocchi di tempo di Cal Newport, questo modello di time blocking di Notion mappa la tua giornata con chiarezza e intenzionalità. Inizia con le priorità quotidiane e termina con una riflessione, così saprai dove è andato a finire il tuo tempo.
Troverai tre visualizzazioni: una Sequenza per la pianificazione, una tabella per i dettagli e un grafico che suddivide i minuti della tua giornata in sezioni come concentrazione, riunioni, pause e persino lavoro superficiale.
📌 Ideale per: Studenti e appassionati di deep work che desiderano pianificare il proprio programma ora per ora.
5. Modello di elenco delle cose da fare (Time Blocking + Pomodoro)
tramite Notion
Questo modello Notion unisce il time blocking alla tecnica Pomodoro per una concentrazione intensa e sostenibile. Ogni blocco dura 30 minuti e comprende 25 minuti di lavoro intenso e cinque minuti di recupero.
Le attività sono raggruppate in base all'ora del giorno (mattina, pomeriggio, sera, notte, mezzanotte), offrendoti un ritmo naturale da seguire. Cosa c'è di più? Il monitoraggio dei progressi integrato (Non iniziato → in corso → terminato) controlla il flusso, mentre la colonna Piano rivisto si adatta al volo.
📌 Ideale per: Persone che gestiscono programmi di attività intensi che richiedono cicli di lavoro concentrati e pause di recupero
6. Modello Time Block Manager
tramite Notion
Il modello Time Block Manager di Notion include un Week Manager in cui puoi precompilare i blocchi di tempo per l'intera settimana. Inoltre, il pannello Quick Actions ti consente di aggiungere attività o passare alla panoramica settimanale con un solo clic, riducendo gli attriti.
L'interfaccia è pulita e priva di distrazioni, ed è disponibile anche una breve guida video di Aurelius Tjin per aiutarti a ottenere il massimo dal time blocking.
📌 Ideale per: Professionisti che preferiscono pianificare l'intera settimana in anticipo e evitare la fatica decisionale quotidiana.
7. Modello per la suddivisione del tempo e il conto alla rovescia degli eventi
tramite Notion
Questo modello di project management Notion unisce il time blocking giornaliero a un sistema di conto alla rovescia degli eventi. È ideale per bilanciare l'esecuzione delle attività con scadenze a lungo termine.
Usa la vista della sequenza personalizzabile per pianificare la tua giornata, poi lascia che il sistema resetti automaticamente le attività a mezzanotte, così potrai ricominciare da capo ogni giorno. Un timer integrato ti aiuta a rimanere responsabile, mentre i blocchi categorizzati per Lavoro, Routine e Vita mantengono le priorità segmentate e chiare.
📌 Ideale per: Pianificatori che devono destreggiarsi tra le attività quotidiane visualizzando le scadenze a lungo termine e i countdown.
🔍 Lo sapevi? Il concetto di time blocking è strettamente legato ai ritmi ultradiani. Si tratta di cicli naturali del tuo corpo che suggeriscono di lavorare in sessioni di 90 minuti per ottenere la massima efficienza.
8. Modello definitivo per il time boxing
tramite Notion
Questo modello è incentrato sulla definizione strutturata degli obiettivi attraverso il time boxing. Si parte dagli obiettivi a lungo termine, che vengono poi suddivisi in attività cardine, ciascuna con una propria scadenza, in modo che i tuoi piani settimanali siano sempre collegati al quadro generale.
Sono disponibili anche due stili di layout: minimale per la concentrazione ed estetico, se preferisci un'interfaccia visiva piacevole. Inoltre, il tracker delle attività cardine ti aiuta a collegare la tua pianificazione quotidiana allo stato effettivo delle attività e il video guida integrato rende la configurazione semplice.
📌 Ideale per: Chi si pone degli obiettivi e desidera collegare i blocchi di tempo giornalieri ad attività cardine a lungo termine e monitorare i progressi in modo coerente.
9. Modello Time Manager
tramite Notion
Il modello di gestione del tempo combina il time blocking con il monitoraggio basato su aree per le priorità personali e professionali. Oltre al planner giornaliero, include un task manager con viste Kanban e Calendario, che ti aiuta a tenere sotto controllo ciò che è in corso, rinviato o terminato.
Ciò che spicca è la divisione tra aree personali e aziendali. Puoi assegnare budget di tempo a diverse categorie, come salute, marketing o creazione di contenuti, e vedere esattamente come si svolge la tua settimana.
📌 Ideale per: persone che gestiscono sia le priorità di lavoro che quelle personali e desiderano vedere esattamente come impiegano il loro tempo
10. Modello di pianificatore per il time blocking
tramite Notion
Se preferisci visualizzare il tuo tempo in livelli (giornaliero, settimanale o mensile), questo modello di pianificatore ti offre esattamente ciò che desideri.
Il suo sistema di priorità integrato ordina le attività in base all'urgenza e all'importanza. Ogni blocco è contrassegnato da un codice colore, che consente di distinguere facilmente le attività di lavoro da quelle personali senza doverci pensare troppo. Inoltre, è presente una componente visiva che ti aiuta a individuare i cali di produttività e ad adeguare il tuo stile di lavoro in base alle necessità.
📌 Ideale per: Privati e professionisti che desiderano passare da un piano reattivo a un piano intenzionale senza complicare eccessivamente il processo.
💡 Suggerimento professionale: pianifica gli audit energetici come blocchi in cui monitori come ti senti durante diverse attività o momenti. Nel corso di alcune settimane, questo ti aiuterà ad adattare i tuoi blocchi in modo che corrispondano ai tuoi reali modelli energetici.
Limiti di Notion
Notion è un'app flessibile per il time blocking, ma presenta evidenti limiti, soprattutto quando si tratta di creare e scalare flussi di lavoro. Tra questi:
- Nessun modello nidificato: non è possibile nidificare modelli all'interno di attività ricorrenti giornaliere. La nidificazione funziona solo con ricorrenze settimanali, mensili o annuali e, anche in questi casi, solo fino a tre livelli.
- Mancanza di protezione delle formule: tutti gli utenti possono visualizzare e effettuare modifiche alle formule. Non esiste un modo integrato per bloccarle o garantirne la sicurezza da modifiche accidentali.
- Gestione dei dati di base: le tabelle non dispongono di funzioni avanzate di filtraggio, tabella pivot o elaborazione dei dati numerici. Notion non è progettato per l'analisi approfondita dei dati temporali.
📖 Leggi anche: Le migliori alternative a Notion
Modelli alternativi Notion
Se hai superato la struttura limitata di Notion, i modelli di ClickUp offrono maggiore flessibilità per la gestione del carico di lavoro in tempo reale, dei progetti interfunzionali e dei flussi di attività personalizzabili.
Essendo il miglior strumento di gestione del tempo, ti consente di assegnare la titolarità, automatizzare i passaggi di consegne e visualizzare le pianificazioni in varie viste, il tutto da un unico modello.
Non fidarti solo della nostra parola! Ecco cosa ne pensa Mendel R., un utente di ClickUp, dell'utilizzo dell'app:
ClickUp è la colonna portante della nostra agenzia. Lo utilizziamo per tutto: gestione dei progetti, pianificazione degli sprint, monitoraggio del tempo, documentazione e persino aggiornamenti rivolti ai clienti. La personalizzazione è impareggiabile. Tra automazioni, campi personalizzati, dashboard, risposte AI e chat collegata alle attività, abbiamo eliminato la necessità di Slack, Notion e una dozzina di altri strumenti. È raro trovare una piattaforma abbastanza potente per gli sviluppatori ma abbastanza intuitiva per i clienti.
ClickUp è la colonna portante della nostra agenzia. Lo utilizziamo per tutto: gestione dei progetti, pianificazione degli sprint, monitoraggio del tempo, documentazione e persino aggiornamenti rivolti ai clienti. La personalizzazione è impareggiabile. Tra automazioni, campi personalizzati, dashboard, risposte AI e chat collegata alle attività, abbiamo eliminato la necessità di Slack, Notion e una dozzina di altri strumenti. È raro trovare una piattaforma abbastanza potente per gli sviluppatori ma abbastanza intuitiva per i clienti.
Ecco sei modelli di time blocking di ClickUp, l'app completa per il lavoro, da provare. ⏰
1. Modello di blocco della pianificazione ClickUp
Il modello di pianificazione del tempo di ClickUp protegge il tuo tempo. Invece di attivare/disattivare diversi calendari e app, avrai accesso a sette visualizzazioni unificate che ti mostrano il tuo programma giornaliero, le posizioni delle attività pianificate (casa, ufficio o altro) e un modulo di pianificazione per visualizzare il tempo come preferisci.
Un ottimo consiglio per la gestione del tempo per sfruttare al meglio questo modello è quello di utilizzare i campi personalizzati di ClickUp, come Dove ti trovi o Posizione specifica, per taggare e filtrare la tua giornata con precisione.
Se hai a che fare con progetti sovrapposti o calendari condivisi, le dipendenze delle attività e i tag di disponibilità ti aiutano a mantenere il controllo senza dover riconsiderare le tempistiche o sovraccaricare gli impegni.
📌 Ideale per: Professionisti con orari imprevedibili e lavoratori ibridi che devono destreggiarsi tra attività e impegni sovrapposti in più sedi
📮 Approfondimento ClickUp: il 92% dei knowledge worker utilizza strategie personalizzate di gestione del tempo. Tuttavia, la maggior parte degli strumenti per la gestione del flusso di lavoro non offre ancora solide funzionalità/funzioni integrate di gestione del tempo o di definizione delle priorità, il che può ostacolare un'efficace definizione delle priorità.
Le funzionalità/funzioni di pianificazione e monitoraggio del tempo basate sull'IA di ClickUp possono aiutarti a trasformare queste supposizioni in decisioni basate sui dati. Può persino suggerire finestre di concentrazione ottimali per le attività. Crea un sistema di gestione del tempo personalizzato che si adatti al tuo modo di lavorare!
2. Modello di blocco del tempo giornaliero ClickUp
Se ti stai assumendo troppe attività e sottovalutando il tempo a tua disposizione, il modello di time blocking giornaliero di ClickUp ti offre una struttura realistica e flessibile per pianificare la tua giornata.
La vista Time Blocks di questo modello ti aiuta a pianificare la tua giornata in base alla tua effettiva disponibilità, non solo alle tue intenzioni. La vista Daily Tasks fornisce una chiara visione delle tue priorità principali, evitando che le attività minori si accumulino. E quando arrivano le distrazioni, la Priority Matrix le intercetta in modo che non interferiscano con il tuo flusso di lavoro.
📌 Ideale per: persone, come studenti, fondatori o project manager, inclini a sovraccaricarsi di impegni o a esaurirsi
3. Modello di pianificazione a blocchi ClickUp
Il modello di pianificazione a blocchi di ClickUp ti offre 18 stati delle attività personalizzabili, così puoi effettuare il monitoraggio delle diverse fasi dei vari flussi di lavoro. Puoi assegnare le attività utilizzando il campo Reparto per ordinare le responsabilità senza dover microgestire ogni dettaglio.
Il vero valore? Le visualizzazioni Carico di lavoro e Sequenza delle attività mostrano chi è al limite della capacità e cosa è a rischio prima che si trasformi in un collo di bottiglia.
📌 Ideale per: Project manager, team di marketing e consulenti che gestiscono scadenze sovrapposte tra diversi reparti.
💡Suggerimento professionale: attiva AI Time‑Blocking nel tuo calendario ClickUp (icona a forma di fulmine ⚡️ nel riquadro Priorità) per consentire a ClickUp di pianificare in modo intelligente il tempo da dedicare alle attività previste, suddividendo o riprogrammando automaticamente gli eventi esistenti. Se un'attività di due ore è in conflitto con una riunione, ClickUp regola il blocco per te, senza bisogno di intervenire manualmente.
4. Modello Time Box di ClickUp
È facile pianificare una giornata perfetta finché non si impiegano tre ore per un'attività di 30 minuti e tutto il resto va a rotoli. Il modello Time Box di ClickUp risolve questo problema con limiti integrati che migliorano la chiarezza.
Questo modello di elenco suddivide i progetti in blocchi chiari con orari di fine effettivi utilizzando la vista Time Box Schedule. Non sovraccaricherai più le attività perché ognuna avrà uno slot reale, non solo una casella di controllo. Ancora meglio? La vista Tasks Planner aggiunge le giuste protezioni per impilare le priorità senza dover riorganizzare costantemente la tua giornata.
Ciò che rende questo modello efficace è l'avviso dipendenza. Segnala quando stai cercando di pianificare attività che non possono ancora essere avviate, evitando così uno spreco di lavoro richiesto.
📌 Ideale per: Persone che gestiscono progetti complessi come liberi professionisti, responsabili di agenzie o studenti che devono conciliare lo studio con altre attività.
5. Modello di pianificazione oraria ClickUp
Il modello di pianificazione oraria di ClickUp è progettato per le persone che hanno bisogno di monitorare contemporaneamente il proprio tempo e i propri guadagni.
La vista Pagamenti effettivi mostra quanto reddito genera ogni attività, così puoi smettere di perdere tempo con lavori che non pagano. Inoltre, la vista Pagamenti per assegnatario tiene traccia dei guadagni di tutti i collaboratori, il che è particolarmente utile per i liberi professionisti e i team con più clienti o progetti.
Con sette campi personalizzati come Performance, Frequenza, e Pagamento totale, il modello trasforma la tua pianificazione in un dashboard live dei costi-benefici.
📌 Ideale per: Freelancer e team leader che hanno bisogno di allineare le ore lavorate con i risultati finanziari effettivi.
🧠 Curiosità: Benjamin Franklin è stato uno dei primi a utilizzare il time blocking, programmando la sua giornata ora per ora e chiedendosi ogni mattina: "Che cosa di buono posso fare oggi?". Questa abitudine lo aiutava a rimanere concentrato e a mantenere una buona produttività.
6. Modello di pianificazione del project management di ClickUp
Il modello di pianificazione del project management di ClickUp converte gli aggiornamenti sparsi dei progetti in un piano visivo strutturato.
La sua vista fase del progetto ti consente di organizzare i risultati finali del progetto per fase, in modo da sapere sempre dove si stanno formando i colli di bottiglia. Cosa c'è di più? Con la vista rischi e problemi, puoi individuare tempestivamente i segnali di allarme, avendo così il tempo di risolvere i problemi prima che compromettano la tua pianificazione.
La combinazione di campi personalizzati come Progress Rate, Lead e Issue Level ti aiuta anche a bilanciare le priorità senza dover ricalcolare costantemente costi, lavoro richiesto e titolarità.
📌 Ideale per: team interfunzionali, project manager o consulenti che gestiscono progetti ad alto rischio con scadenze rigorose.
Passa a ClickUp per una pianificazione dinamica
I modelli Notion sono ottimi per la pianificazione individuale e per configurare rapidamente il time blocking. Sono semplici, puliti e fanno il loro lavoro, finché non ti rendi conto che non si integrano perfettamente con le tue attività e i tuoi progetti.
I modelli di ClickUp fanno un passo in più. Grazie alle visualizzazioni personalizzabili, al monitoraggio del carico di lavoro in tempo reale, alle automazioni e agli stati dettagliati delle attività, puoi gestire le priorità reali con dati reali.
Sei pronto a creare un sistema di time blocking che si adatti davvero alla tua giornata? Iscriviti oggi stesso a ClickUp! ✅