Immagina di essere a capo di un progetto ad alto rischio quando un soggetto interessato chiede improvvisamente: "Qual è il rischio maggiore in questo caso?"
Ti blocchi, perché ovviamente ce n'è più di uno. Superamento del budget, ritardi, problemi nella catena di fornitura… questo batte la lunghezza della tua coda su Netflix.
Tuttavia, un diagramma a tornado rende molto più facile la valutazione del rischio. Invece di discutere di potenziali rischi e impatti in riunioni infinite, questo strumento visivo eviterà che rischi imprevisti provochino il caos a livello aziendale.
Analizziamo come funziona l'analisi del grafico a tornado e come utilizzarla per gestire i rischi del progetto come un professionista.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- Un diagramma tornado è un grafico a barre che aiuta a comprendere e a stabilire le priorità dei rischi che potrebbero avere un impatto sul progetto
- Per creare un diagramma a tornado, fai un brainstorming di tutti i fattori che potrebbero influenzare il tuo progetto
- Raccogli i dati sull'intervallo dei possibili valori per ciascuna variabile
- Elenca le variabili in base all'impatto e crea il diagramma con strumenti come Excel, software per diagrammi o software avanzati per la gestione del rischio
- Analizza il diagramma, concentrati sul rischio con la barra più lunga o con la probabilità più alta e pianifica in anticipo
- Usa le lavagne online ClickUp per mappare visivamente i rischi e creare diagrammi a tornado per prendere decisioni migliori
- Sfrutta i modelli di gestione del rischio di ClickUp per semplificare l'analisi del rischio e mantenere i progetti in carreggiata
Capire i diagrammi a tornado
Un diagramma a tornado è un grafico a barre utilizzato nell'identificazione quantitativa del rischio per visualizzare l'impatto di diverse variabili su un particolare risultato. Prende il nome perché le barre sono disposte in una forma che ricorda un tornado, più largo in alto e più stretto in basso.
Questi diagrammi sono ampiamente utilizzati nel project management, nell'edilizia, nell'ingegneria e in ambito aziendale.
Sono essenzialmente come le previsioni del tempo: ti aiutano a prepararti al peggio analizzando visivamente i fattori di rischio. Allo stesso tempo, ti aiutano anche a prendere decisioni più informate.
🧠 Curiosità: i diagrammi a tornado sono sorprendentemente versatili! Sebbene siano spesso utilizzati dai project manager, possono essere applicati anche in campi come la finanza, le scienze ambientali e persino nel processo decisionale personale, come la valutazione dei pro e dei contro di diversi percorsi di carriera.
Che cos'è un diagramma a tornado nell'analisi dei rischi?
Nell'analisi del rischio, un diagramma a tornado funge da radar del progetto. Evidenzia i fattori che potrebbero aumentare il costo del rischio del progetto influenzando le sequenze o le spese.
Il diagramma aiuta a individuare le incertezze che possono determinare il successo o il fallimento di un progetto. Viene utilizzato principalmente per l'analisi di sensibilità e misura come i cambiamenti in diversi input influenzano il risultato.
Più lunga è la barra, più sensibile è il risultato del progetto a quella variabile. Ad esempio, se un leggero cambiamento nella carenza di manodopera influisce in modo significativo sulla Sequenza del progetto, quel fattore avrà una barra lunga, a indicare che richiede attenzione.
D'altro canto, i fattori con le barre più corte hanno un impatto minore e potrebbero non richiedere un'attenzione immediata.
I diagrammi tornado sono particolarmente utili per gli analisti del rischio e i project manager, poiché evitano il fastidio di dover consultare un foglio di calcolo pieno di numeri. È possibile eseguire un'analisi tornado e confrontare più fattori di rischio fianco a fianco.
📌 Esempio: supponiamo che tu stia gestendo un progetto di costruzione. In questo caso, vari fattori come le variazioni dei prezzi dei materiali, la carenza di manodopera, i ritardi nei permessi, il maltempo e i guasti alle attrezzature possono incidere sui costi. Questi potrebbero essere i tuoi dati:
| Fattore di rischio | impatto negativo ($)* | impatto positivo ($)* |
| Fluttuazione dei costi dei materiali | -8.000 $ | 12.000 $ |
| Permettere ritardi | -7.000 $ | 10.000 $ |
| Carenza di manodopera | -7.000 $ | 8.000 $ |
| Maltempo | -6.000 $ | 8.000 $ |
| Guasti alle apparecchiature | -4.000 $ | 3.000 $ |
Ecco come un diagramma a tornado rappresenterà questi rischi:
Questo diagramma a tornado mostra quali rischi hanno l'impatto maggiore (negativo e positivo). La barra più lunga è la fluttuazione dei costi dei materiali, che implica che potrebbe causare grossi problemi finanziari. Sapendo questo, è possibile intraprendere azioni preventive, come garantire una manutenzione regolare o avere a disposizione attrezzature di backup.
👀 Lo sapevi? Solo il 46% delle aziende effettivamente riduce i rischi dopo averli valutati, quando invece dovrebbe agire.
Componenti di un diagramma a tornado
Analizziamo i grafici a tornado nei loro componenti principali.
- Titolo: Spiega di cosa tratta il diagramma (nell'esempio del diagramma a tornado sopra riportato, il titolo è "Analisi dei rischi per un progetto di costruzione")
- Barre: Ogni barra rappresenta un fattore chiave che influisce sul risultato (fluttuazione dei costi dei materiali, carenza di manodopera, ecc.)
- Asse orizzontale (asse X): mostra quanto ogni fattore può modificare il risultato
- Asse verticale (asse Y): Elenco dei fattori con l'impatto dal maggiore al minore
- Valore di riferimento: La parte centrale di ogni barra mostra il risultato previsto se non cambia nulla
Da fare Come si leggono i diagrammi a tornado?
Leggere un diagramma a tornado è come scorrere un bollettino meteorologico, alla ricerca delle tempeste più grandi in arrivo. Ecco come leggerlo in modo efficace.
✅ Concentrati sulla lunghezza delle barre
Le barre più lunghe nella parte superiore del grafico indicano l'impatto potenziale più significativo. Come menzionato, questi sono i "fattori critici" che richiedono la massima attenzione e strategie di mitigazione. Dare priorità ai rischi più importanti aiuta a concentrarsi su ciò che è urgente ed evita di appesantire il team.
✅ Analizzare l'intervallo di impatto
Ora che sai a cosa dare la priorità, cerca di capire quanto impatto sta creando. Ogni barra mostra le potenziali variazioni negative e positive di un particolare fattore. Se un'incertezza può far aumentare o diminuire i costi di 10.000 dollari, sai che ha un impatto enorme e puoi lavorare di conseguenza sulla gestione del rischio.
✅ Vai oltre le immagini
Mentre il diagramma mostra l'impatto potenziale, dovresti considerare quanto è probabile che accada. Pensa anche a quanto puoi controllarlo e come influenzerà realmente i tuoi obiettivi generali.
✅ Utilizza il diagramma per prendere decisioni intelligenti
Una volta individuati i rischi più importanti, è necessario allocare le risorse per controllare i rischi con il maggiore impatto, pianificare gli scenari peggiori preparando soluzioni e sfruttare i potenziali impatti positivi quando possibile.
💡Consiglio dell'esperto: una barra più lunga potrebbe non significare sempre un'elevata probabilità di occorrenza. Quindi, discuti il diagramma a tornado con il tuo team e scegli i rischi che sono più probabili che accadano anche se rappresentano una barra più piccola nel diagramma.
Creazione di un diagramma tornado: guida passo passo
I diagrammi a tornado non sono così semplici da creare quanto da leggere. Ecco una guida passo passo per aiutarti!
Passaggio 1: identificare le variabili chiave
Innanzitutto, considera cosa potrebbe influenzare maggiormente il tuo progetto.
Potrebbero essere costi, programmi, risorse o rischi come ritardi e variazioni di prezzo. Fai un brainstorming con il tuo team per assicurarti di coprire tutto ciò che è importante.
Passaggio 2: Raccogliere dati per le variabili
Come si fa a capire l'impatto dei rischi? Bella domanda. Guarda i dati dei progetti passati, i report del settore, i numeri del mondo reale e consulta gli esperti. Cerca di stimare gli scenari migliori, peggiori e più probabili per ogni rischio.
Passaggio 3: Creare il layout del diagramma
Ora sei pronto per creare il tuo diagramma tornado!
Elenca le variabili di input sull'asse x dal maggiore al minore impatto. Mostra i loro possibili intervalli di valori. Quindi, calcola il loro effetto sul risultato e visualizzali come barre sull'asse y. Ma cosa significa?
Utilizzando lo stesso esempio del progetto di costruzione, cerchiamo di capire creando un diagramma a tornado con Microsoft Excel.
1. Apri un nuovo foglio Excel e inserisci i tuoi dati
Ordina i dati in ordine decrescente di impatto potenziale. Questo ti aiuterà a creare un diagramma a tornado più intuitivo dal punto di vista visivo, in cui i fattori più impattanti sono visualizzati in modo prominente.
2. Selezionare l'intera sezione dei dati. Andare su Inserisci e fare clic su Tabella
3. Fare clic su OK. Ecco cosa vedrai
Ora i dati sono pronti per essere trasformati in un diagramma tornado.
4. Selezionare l'intera tabella e fare clic su Inserisci. Nella sezione grafici, selezionare Grafico a barre
Questo ti fornirà un grafico tornado di base che potrai personalizzare in base alle tue preferenze.
5. Aggiungi un titolo adatto al tuo diagramma tornado
6. Se il diagramma risulta invertito, come in questo esempio, basta andare alla sezione Asse verticale e controllare le Categorie nel box ordine inverso
7. Assegna le etichette alto o basso in base alle tue preferenze
Prova diverse opzioni di personalizzazione e vedi cosa funziona meglio per il tuo diagramma. Una volta che sei soddisfatto, puoi copiare e incollare questo diagramma nei documenti e lavorare efficacemente sulla gestione del rischio.
📮 ClickUp Insight: Il 92% dei lavoratori utilizza metodi incoerenti per il monitoraggio degli elementi di azione, con il risultato di decisioni mancate e ritardi nell'esecuzione. Sia che si invino note di follow-up o che si utilizzino fogli di calcolo, il processo è spesso dispersivo e inefficiente.
La soluzione di gestione delle attività di ClickUp assicura una conversione senza soluzione di continuità delle conversazioni in attività, in modo che il tuo team possa agire rapidamente e rimanere allineato.
Passaggio 4: interpretare e analizzare il diagramma
Questo lo sapete già! Le barre più lunghe indicano i rischi più significativi. Controllate se l'impatto è principalmente negativo o varia in entrambe le direzioni.
Dai priorità alla gestione dei rischi più significativi attraverso piani di emergenza, adeguamenti del budget, fornitori di backup o sequenze flessibili. Infine, discuti i risultati con le parti interessate, esplora le soluzioni e prendi decisioni informate per mantenere il tuo progetto in carreggiata.
💡 Suggerimento: se un rischio sembra grave, conduci ulteriori analisi per comprenderne appieno l'effetto!
Software e strumenti per la creazione di diagrammi a tornado
Una delle sfide del diagramma a tornado è la creazione manuale. Può richiedere molto tempo ed essere soggetta a errori. Fortunatamente, diversi strumenti software possono essere d'aiuto.
Excel e Fogli Google sono i software più utilizzati che offrono funzionalità di base per la creazione di grafici. Puoi anche optare per software per la creazione di diagrammi come Draw. io o Miro. Se lo scopo è solo la creazione di diagrammi, questi strumenti potrebbero essere i migliori per te.
Tuttavia, un software dedicato alla gestione del rischio come @RISK può essere la soluzione ideale se si è alla ricerca di piattaforme specializzate. @RISK è un potente strumento specificamente progettato per l'analisi del rischio e dell'incertezza e dispone di funzionalità/funzioni avanzate per l'analisi di sensibilità del grafico a tornado.
E se potessi fare un brainstorming sui rischi, trasformarli in diagrammi a tornado e creare attività dai risultati, tutto in un unico posto?
È possibile con ClickUp , l'app che fa tutto per il lavoro!
Traccia un grafico a tornado con ClickUp
ClickUp può sembrare solo uno strumento di project management. Tuttavia, le sue avanzate capacità di collaborazione e visualizzazione lo rendono ideale per la valutazione e la gestione dei rischi.
Inizia facendo un brainstorming di tutti i rischi che potrebbero avere un impatto sul tuo progetto. Stai pensando di usare Microsoft Word per annotare tutte le tue scoperte? Non è necessario!
ClickUp Docs consente di creare un documento centralizzato con monitoraggio della cronologia delle versioni da condividere con l'intero team. Questo potrebbe essere il tuo modello personalizzabile di registro dei rischi per un uso futuro!
Inoltre, puoi anche collaborare con i membri del tuo team o ottenere feedback da diversi azionisti in tempo reale. Basta lamentarsi delle infinite versioni dei documenti!
Successivamente, ClickUp Whiteboards è uno strumento fantastico per visualizzare i rischi del tuo progetto con un diagramma a tornado. Ecco l'esempio del progetto di costruzione (versione ClickUp).
- Usa le frecce per gli assi X e Y e lo strumento forma per creare rettangoli per ogni fattore di rischio. Disponili verticalmente per imitare la classica forma a tornado
- Aggiungi i fattori di rischio, etichetta ogni rettangolo con il suo potenziale impatto e voilà! Hai appena creato un diagramma tornado.
Ma aspetta, c'è dell'altro!
Ciò che rende ClickUp così eccezionale è la sua flessibilità. Una volta pronto il diagramma a tornado, è possibile aggiungere note sui risultati dei progetti passati o qualsiasi cosa il team debba sapere sui dati presentati
Trasformare i rischi in attività
La parte migliore? Puoi trasformare queste note in attività e assegnarle ai membri del tuo team direttamente sulla bacheca!
Una volta create le attività, vai all'area di lavoro del team in cui si trovano e aggiungi eventuali descrizioni o collegamenti che potrebbero aiutare il tuo team a lavorare meglio.
Puoi anche utilizzare le liste di controllo delle attività di ClickUp per creare una lista di controllo della valutazione dei rischi per il tuo team.
Potresti chiederti: "Dovrò tornare ai documenti o alla lavagna online ogni volta che voglio esaminare le variabili?" Assolutamente no!
I campi personalizzati di ClickUp ti consentono di aggiungerli direttamente alle tue attività. Inoltre, puoi aggiungere un campo personalizzato appositamente progettato per il monitoraggio dei valori monetari in modo che "1.000 $" non diventi "@1000" e tu abbia un database uniforme.
Monitoraggio efficace dei dati
L'ultimo pezzo del puzzle è visualizzare e gestire facilmente i dati di rischio in un'unica visualizzazione. ClickUp Dashboards è il tuo Santo Graal per farlo in modo efficace! Ti aiuta a visualizzare le metriche di rischio chiave, come l'impatto potenziale totale di tutti i rischi.
Inoltre, è possibile utilizzare i widget per visualizzare informazioni importanti, come il numero di rischi aperti o lo stato delle attività di mitigazione dei rischi.
L'analisi e la gestione del rischio sono più efficaci quando sono semplificate. ClickUp è il software di analisi predittiva per eccellenza, che elimina la necessità di passare da una chat all'altra per discutere di un processo già complesso.
ClickUp riunisce tutti, dagli analisti dei dati al team commerciale e al team delle risorse umane, sotto lo stesso tetto, in modo che tutti lavorino in modo collaborativo e tu non debba più stressarti!
Come attesta Tiffany Vedamuthu, Project Manager della Mayo Clinic:
ClickUp mi ha aiutato a rimanere aggiornato come Project Manager, consentendomi di monitorare con precisione e di passare avanti e indietro tra il progetto, le varie attività e di tenere accuratamente un registro di cose come decisioni, rischi e sequenze, il tutto in un unico posto.
ClickUp mi ha aiutato a rimanere sempre aggiornato come Project Manager, consentendomi di monitorare accuratamente e di passare da un progetto all'altro, alle varie attività, e di tenere accuratamente traccia di cose come decisioni, rischi e sequenze, il tutto in un unico posto.
Leggi anche: Modelli gratis per la valutazione dei rischi in Excel e ClickUp
Come i diagrammi a tornado aiutano nella gestione del rischio
Quindi, potresti dire che non hai davvero bisogno di diagrammi a tornado per la gestione del rischio (e mettere in discussione le tue scelte di vita in seguito). Ma lascia che ti diamo alcune ragioni concrete per cui ne hai davvero bisogno.
Possono aiutarti a:
- *individua i piantagrane: identifica i fattori che potrebbero causare i danni maggiori ai tuoi progetti ed evita sorprese in seguito
- Dai priorità al lavoro richiesto: concentrati sulle minacce più grandi invece di farti prendere da problemi minori
- Migliorare il processo decisionale: Comprendere le vulnerabilità del progetto e adattare il budget, la sequenza o le strategie di mitigazione per un esito positivo
- *migliora la comunicazione: usa i diagrammi a tornado per spiegare visivamente i rischi al tuo team o al tuo capo e assicurati che siano allineati
- Sii proattivo: risolvi i problemi prima che si presentino, risparmiando tempo e lavoro richiesto per il controllo dei danni in seguito
In riepilogo, i diagrammi a tornado consentono di anticipare, comprendere e affrontare in modo proattivo i rischi del progetto, in modo da entrare in campo già informati!
Applicazioni pratiche dei diagrammi a tornado
Ora sai tutto quello che c'è da sapere sui diagrammi a tornado. Ma quando dovresti usarli? Ecco alcune applicazioni pratiche.
💰 Budgeting
Stai pianificando una campagna di marketing? Un diagramma tornado ti aiuta a identificare i rischi che possono mandare in fumo il budget, come l'aumento dei costi pubblicitari o le spese impreviste.
Questo ti dà il tempo di allocare i fondi in modo strategico e potenzialmente esplorare alternative economicamente vantaggiose come le campagne organiche sui social media.
⌛ Pianificazione
Lavorare a nuovi progetti comporta delle incertezze. Identifica potenziali ritardi come approvazioni, problemi con i fornitori o test approfonditi con un diagramma a tornado.
Potrai quindi modificare la sequenza e aggiungere margini per le approvazioni normative, i colli di bottiglia dei fornitori e le circostanze impreviste.
🌍 Voce di mercato
Vuoi lanciare un nuovo prodotto o servizio? Un diagramma a tornado ti aiuta a visualizzare i rischi, come la concorrenza intensa, le preferenze dei consumatori in continua evoluzione e gli elevati costi di marketing.
Questo ti permette di sviluppare una migliore strategia di marketing, allocare le risorse in modo efficace e prosperare in un mercato competitivo.
💳 Decisioni di investimento
Che si tratti di una nuova attività o di un acquisto di azioni, un diagramma tornado aiuta a valutare l'impatto della concorrenza di mercato, delle condizioni economiche e di altri fattori. In questo modo, è possibile prendere decisioni di investimento più informate e ridurre al minimo l'esposizione a potenziali perdite.
Domina il tornado con ClickUp!
Speriamo che non siate ancora spazzati via dai nostri giochi di parole con i tornado, perché eccone un altro.
Se il tuo progetto è una nave che sfida i mari in tempesta, i diagrammi a tornado sono il tuo radar meteorologico, che ti aiuta a prevedere i rischi più significativi prima che si trasformino in un disastro.
Anche se potresti destreggiarti con le formule di Excel o fare i salti mortali tra più strumenti, perché non semplificarti la vita con ClickUp?
Offre tutto ciò di cui hai bisogno, dal brainstorming alla creazione di grafici tornado e al loro monitoraggio, in un unico luogo flessibile.
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