Hai mai sentito il bisogno di trasferire tutti i tuoi dati ClickUp in un foglio Excel?
Sapere come esportare i dati dal proprio account ClickUp a Excel può essere utile quando si desidera eseguire il backup dei dati del progetto, condividere informazioni con parti interessate esterne o calcolare metriche personalizzate utilizzando le formule di Excel.
In questa guida passo passo, illustreremo il processo di esportazione dei dati da ClickUp a Excel.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- È possibile esportare i dati di ClickUp in elenchi o tabelle in Excel per eseguirne il backup, eseguire analisi personalizzate o condividerli con parti interessate esterne
- Ecco i passaggi per esportare i dati di ClickUp in Excel: Passaggio 1: Passare alla vista Elenco o Tabella che si desidera esportare Passaggio 2: Fare clic su "Personalizza" nell'angolo in alto a destra della vista Elenco o Tabella selezionata Passaggio 3: Fare clic su Esporta vista Passaggio 4: Scegliere cosa esportare Passaggio 5: Scegliere il formato file: CSV o Excel Passaggio 6: A seconda dei passaggi 4 e 5, potresti avere le opzioni Tempo totale in Stato e formato data e ora per l'esportazione Passaggio 7: Fare clic su Scarica
- Passaggio 1: passare alla vista Elenco o Tabella che si desidera esportare
- Passaggio 2: fare clic su "Personalizza" nell'angolo in alto a destra della vista Seleziona Elenco o Tabella
- Passaggio 3: fare clic su Esporta Visualizza
- Passaggio 4: scegliere cosa esportare
- Passaggio 5: Scegli il formato del file: CSV o Excel
- Passaggio 6: A seconda dei passaggi 4 e 5, potresti avere le opzioni Tempo totale in Stato e formattare data e ora per l'esportazione
- *passaggio 7: fare clic su Scarica
- A seconda delle esigenze, a volte l'esportazione dei dati potrebbe non essere affatto necessaria
- Puoi combinare le dashboard integrate di ClickUp e le potenti funzionalità/funzioni di IA per visualizzare e analizzare i dati del tuo progetto nel modo che preferisci
- ClickUp riunisce i tuoi progetti, le tue conoscenze, le tue chat e molto altro in un'unica piattaforma, basata su IA nativa per aiutarti a lavorare in modo più intelligente e veloce
- Passaggio 1: passare alla vista Elenco o Tabella che si desidera esportare
- Passaggio 2: fare clic su "Personalizza" nell'angolo in alto a destra della vista Seleziona Elenco o Tabella
- Passaggio 3: fare clic su Esporta Visualizza
- Passaggio 4: scegliere cosa esportare
- Passaggio 5: Scegli il formato del file: CSV o Excel
- Passaggio 6: A seconda dei passaggi 4 e 5, potresti avere Tempo totale in Stato e opzioni di formattazione di data e ora per l'esportazione
- *passaggio 7: fare clic su Scarica
Perché è importante esportare i dati di ClickUp?
Ogni progetto ha le sue lezioni, ma è essenziale trasformarle in informazioni utili per una migliore gestione del progetto. Utilizzando le esportazioni di ClickUp, è possibile creare il proprio foglio di calcolo Excel con informazioni critiche sul progetto e best practice. Questo può aiutare a gestire meglio i progetti e a prendere decisioni basate sui dati in futuro.
Ecco alcuni motivi per cui dovresti ottenere ulteriori informazioni sull'esportazione dei dati di ClickUp.
Gestione dei dati
È possibile esportare i dati di ClickUp e combinarli con i set di dati di altri strumenti per visualizzare in modo completo le operazioni aziendali.
📌 Ad esempio, se il tuo team di marketing utilizza ClickUp per la gestione delle campagne e Salesforce CRM, può trasferire dati come le attività di ClickUp, inclusi nomi delle campagne, scadenze, membri assegnati e stato in Excel e combinarli con i dati commerciali di Salesforce per ottenere informazioni sulle prestazioni.
📖 Ulteriori informazioni: Cerchi uno strumento che combini project management e CRM? Scopri come creare un CRM in ClickUp.
Backup e sicurezza dei dati
L'esportazione dei dati di un progetto garantisce un backup in caso di guasti del sistema. Questo aiuta a prevenire potenziali perdite di dati e interruzioni delle operazioni. Inoltre, disporre di un backup sicuro aiuta nella verifica e nella conformità in settori regolamentati come la sanità, la finanza e la produzione.
Analisi dei dati e reportistica
L'esportazione dei dati di ClickUp in strumenti come Excel consente un'analisi più flessibile delle metriche relative alle prestazioni dei progetti. Utilizzando le esportazioni dei dati, è possibile creare una reportistica dettagliata in Excel che può essere condivisa con le parti interessate che non hanno accesso a ClickUp.
💡 Suggerimento pro: per un'analisi dei dati efficace all'interno di ClickUp, configura dashboard personalizzate. Visualizza il tuo tasso di produttività e le metriche delle prestazioni a colpo d'occhio con oltre 50 schede, come schede panoramiche, schede tabella, schede priorità, schede tempo, schede stato e altro ancora. Abbinali alla potente IA di ClickUp Brain per ottenere informazioni dettagliate utilizzando il linguaggio naturale in pochi secondi.
Guarda questo video per impostare la tua prima dashboard in ClickUp:
Visualizzazioni disponibili per l'esportazione in ClickUp
ClickUp Views ti consente di personalizzare la gestione delle attività, la visualizzazione del flusso di lavoro e il monitoraggio dei progetti nel modo desiderato.
Tra le sue oltre 15 viste, ClickUp consente di esportare i dati nelle viste Elenco e Tabella. Ciò significa che è possibile esportare le attività di ClickUp e altri dati da queste viste e scaricarli come file CSV o Excel per creare backup, eseguire analisi dei dati o condividere le informazioni del progetto con le parti interessate.
Esportare i dati nella vista Elenco di ClickUp ti consente di visualizzare a colpo d'occhio lo stato del tuo lavoro. Puoi organizzare le attività con opzioni flessibili di filtro, ordinamento e raggruppamento.
La vista Tabella di ClickUp consente di creare fogli di calcolo con campi personalizzati e colonne visibili in pochissimo tempo. Quando si estraggono i dati in questa vista, è possibile tradurli senza problemi in un solido database Excel, semplificando la gestione delle informazioni su clienti/fornitori, budget e inventari.
Utilizzando la vista Tabella di ClickUp per l'esportazione dei dati, è possibile:
- Garantire l'acquisizione strutturata dei dati, dai nomi delle attività agli assegnatari e alle date di scadenza
- Mappa le informazioni con campi personalizzati e colonne di stato personalizzate in un database relazionale per visualizzare i dati del progetto in modo olistico
- Ottieni dati pronti all'uso senza problemi di formattazione
📖 Per saperne di più: Come esportare Airtable in Excel
Come esportare ClickUp in Excel?
Che tu sia un project manager o un analista aziendale, è fondamentale ottenere informazioni dettagliate sullo stato di avanzamento del tuo progetto. Anche se esportare i dati di ClickUp in Microsoft Excel può sembrare scoraggiante, una volta padroneggiato il processo, puoi semplificare i flussi di lavoro e approfondire i tuoi dati.
Ecco la procedura passo passo per esportare manualmente i dati da ClickUp in vista Elenco e Tabella in Excel.
Passaggio 1: passare alla vista Elenco o Tabella che si desidera esportare.
*Passaggio 2: nell'angolo in alto a destra della vista Elenco o Tabella, fare clic su Personalizza.
Passaggio 3: fare clic su Esporta.
*passaggio 4: Scegliere Cosa esportare:
- *colonne visibili: esporta solo le informazioni nelle colonne che sono visibili nella visualizzazione. Con questa opzione selezionata, nell'esportazione verranno mostrate anche le attività chiuse
- solo nomi delle attività*: esporta un semplice elenco dei nomi delle attività dall'elenco
- *tutte le colonne: esporta tutti i dati delle attività visualizzate, indipendentemente dalle colonne che stai visualizzando
passaggio 5: Scegli il tuo formato file*: CSV o Excel
📝 Nota: Se si seleziona CSV, verrà visualizzata un'opzione di esportazione Formato data:
- Normale: giorno, data, ora, fuso orario
- ISO (International Standard): Anno, mese, giorno, (T) ora
- POSIX: Il numero di millisecondi trascorsi dal 1° gennaio 1970
Se si seleziona CSV, verrà visualizzata anche un'opzione di esportazione Formattazione ora:
- Normale: Visualizza l'ora utilizzando h per rappresentare le ore e m per rappresentare i minuti. Ad esempio, 10 ore e cinque minuti apparirebbero come 10h 5m
- hh:mm: Visualizza le ore seguite dai minuti, separate da due punti. Ad esempio, 10 ore e cinque minuti apparirebbero come 10:05
Passaggio 6: selezionare le preferenze Tempo in stato, se applicabile.
Questa opzione consente di tenere traccia del tempo totale impiegato per completare un'attività. I dati relativi al tempo totale in stato sono visibili nell'area di lavoro in vista Elenco, schede, singole attività e dashboard di ClickUp.
Passaggio 7: fare clic su "Scarica"
📖 Per saperne di più: Come esportare SharePoint in Excel
Ottimizzazione dei dati ClickUp in Excel
I dati non sono solo lettere e numeri: se trasformati e ottimizzati correttamente, raccontano una storia. Quando si esportano i dati di ClickUp in Excel, è necessario ottimizzarli per guidare il processo decisionale strategico e migliorare le prestazioni del team.
Ecco alcuni modi per ottimizzare i dati di ClickUp in Excel.
- Ridondanza dei dati: elimina le voci di dati duplicate con la funzionalità/funzione "Rimuovi duplicati" di Excel per pulire i dati ed evitare confusione
- Formattazione standard: formatta date, ora e valori in modo coerente in tutto il set di dati e utilizza convenzioni di denominazione coerenti per una migliore analisi
- Visualizzazione dei dati: filtra e ordina i dati in base a progetto, assegnatario, stato, data e altri parametri. Inoltre, utilizza tabelle pivot e grafici dal tuo account Microsoft per creare riepiloghi/riassunti dinamici per l'analisi dei dati
- Formattazione condizionale: Utilizza la formattazione condizionale di Excel per codificare a colori le informazioni chiave come le metriche delle prestazioni o lo stato delle attività. Ad esempio, usa il rosso per le attività in sospeso, il verde per quelle completate e il giallo per le attività in corso (WIP)
- controlli di integrità dei dati*: implementare regole di convalida dei dati per convalidare gli intervalli, verificare la presenza di informazioni mancanti e abilitare formule di controllo degli errori per verificare i calcoli
💡 Consiglio dell'esperto: considera il tuo file Excel come un documento vivo e mantieni i dati aggiornati. Ciò garantisce un'analisi accurata, un processo decisionale informato e una reportistica affidabile.
Risoluzione dei problemi comuni di esportazione
Quando esporti i dati di ClickUp in Excel, potresti incontrare alcuni problemi. Ecco come risolverli.
Dati mancanti
A volte, potresti scoprire che alcune informazioni o attività mancano dai dati ClickUp esportati.
✅ Soluzione:
- Seleziona tutte le informazioni rilevanti che desideri esportare in Excel. Assicurati di scegliere l'opzione corretta in "Cosa esportare" nelle impostazioni di esportazione di ClickUp
- Utilizza strumenti di terze parti per esportare automaticamente i dati di ClickUp in Excel a intervalli regolari, in modo da evitare di perdere informazioni
- Contatta il team del supporto di ClickUp se trovi potenziali bug o non riesci a risolvere i problemi
Formattare i dati in modo errato
I dati esportati potrebbero avere un formato errato. Ad esempio, i formati di data e ora potrebbero non essere allineati allo stile scelto dalla tua organizzazione o alla formattazione standard.
✅ Soluzione:
- Dopo l'esportazione, è possibile modificare i dati utilizzando i formati di data e ora di Excel
- Se scegli di esportare i dati in CSV, seleziona il formato di data e ora desiderato prima di cliccare su scarica in ClickUp
- Utilizza i modelli di tabella di ClickUp per evitare problemi di formattazione in Excel
Limiti di grandi volumi di dati
L'esportazione di grandi set di dati in Excel può rallentare il processo o causare errori a causa dei limiti di Excel relativi alla dimensione delle righe e dei file.
✅ Soluzione:
- Esporta i dati in lotti più piccoli per evitare rallentamenti, trasferimenti incompleti e crash
- Considera il formato file CSV per esportazioni di grandi quantità di dati
🧠 Lo sapevi? Con le aziende che gestiscono quantità sempre crescenti di informazioni, i pesanti volumi di dati sono stati una delle principali sfide affrontate dalle organizzazioni nel 2024.
Campi personalizzati errati
Alcuni campi personalizzati potrebbero non essere trasferiti correttamente. Ad esempio, potrebbero mancare gli elenchi a discesa o potrebbero esserci dati incompleti nei campi personalizzati.
✅ Soluzione:
- Controllare le configurazioni dei campi personalizzati in ClickUp prima dell'esportazione
- Esportare prima un piccolo set di dati e rivedere attentamente le modifiche ai campi personalizzati
- Ricreare manualmente campi personalizzati complessi in Excel
Ottenere informazioni utili con l'esportazione dei dati da ClickUp a Excel
I dati sono potere, ed esportare i dati di ClickUp in Excel li trasforma in superpoteri. Una volta che i dati sono stati perfezionati, aggiornati e organizzati in Excel, è possibile ottenere un'istantanea delle prestazioni del progetto.
Il foglio Excel fornisce informazioni dettagliate sul progetto e sulle prestazioni del team e funge da repository di tutti i dati del progetto, delle attività, delle lezioni apprese, delle best practice e molto altro ancora. È possibile aggiornarlo regolarmente, visualizzare i dati con grafici e tabelle pivot e monitorare le prestazioni del team e del progetto per prendere decisioni strategiche future.
Tuttavia, a volte, l'esportazione dei dati potrebbe non essere affatto necessaria.
Con le dashboard di ClickUp, è possibile visualizzare in tempo reale i dati dei progetti, monitorare i carichi di lavoro dei team e personalizzare la reportistica senza mai uscire dalla piattaforma.
Inoltre, con l'assistenza dell'IA di ClickUp Brain, puoi analizzare istantaneamente i dati del progetto, identificare i colli di bottiglia e generare informazioni utili, il tutto senza aggiornamenti manuali dei fogli di calcolo. Invece di destreggiarti tra dati statici, ottieni una reportistica dinamica basata sull'IA che si evolve con i tuoi progetti.
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