Le tecnologie moderne e ad alta potenza sono spesso fuori dalla portata delle organizzazioni no profit per un semplice motivo: sono costose.
Le tecnologie più recenti possono essere costose non solo in termini di acquisto, ma anche di formazione del personale, manutenzione, aggiornamento e manutenzione nel tempo. Pertanto, le organizzazioni no profit tendono a utilizzare strumenti semplici e collaudati che tutti conoscono bene.
L'intelligenza artificiale cambia tutto questo!
I prodotti di IA di base come ChatGPT e Google Gemini, così come gli strumenti integrati con l'IA come ClickUp, consentono alle organizzazioni no profit di ottenere straordinari vantaggi.
Questo post del blog è un'introduzione all'uso dell'IA per le organizzazioni no profit, affinché possiate sfruttare al meglio la tecnologia oggi disponibile.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
L'intelligenza artificiale (IA) è uno degli strumenti più potenti oggi a disposizione delle aziende. Le organizzazioni no profit, come qualsiasi altra azienda, possono trarne grandi vantaggi.
Le organizzazioni no profit possono utilizzare gli strumenti di IA per aumentare l'efficienza, raccogliere informazioni sui donatori, rafforzare la divulgazione e ampliare le comunicazioni. Per sfruttare al meglio gli strumenti e le tecnologie di IA, hanno bisogno di un approccio strategico e di casi d'uso. Ecco dieci esempi.
- Rilevamento delle frodi e salvaguardia dell'integrità organizzativa
- Analisi, coinvolgimento e fidelizzazione dei donatori
- Ricerca e richiesta di sovvenzioni
- Gestione dei programmi e misurazione dell'impatto
- Automazioni dei social media
- Contenuti generativi per creare messaggi e campagne personalizzati
- Chatbot per una migliore comunicazione con donatori e volontari
- Semplificazione delle attività amministrative
- Pianificazione e gestione di eventi
- Gestione dei volontari
Per maggiori dettagli su come utilizzare l'IA per le attività sopra indicate e su come non utilizzarla nella tua organizzazione, continua a leggere!
Comprendere il potenziale dell'IA nel settore no profit
Se utilizzi un computer, molto probabilmente hai già visto l'IA sul posto di lavoro. ChatGPT sta diventando immensamente popolare come alternativa alla ricerca su Google. La suite di strumenti Microsoft 365 include CoPilot. Canva, un popolare strumento di progettazione per organizzazioni no profit, ha integrato l'IA nella sua piattaforma.
A costi ragionevoli, queste potenti funzionalità offrono numerosi vantaggi, tra cui:
Maggiore efficienza: gli strumenti di IA per le organizzazioni no profit aiutano i team a fare di più con meno. Riepiloghi istantanei dei report, automazione dei flussi di lavoro, notifiche basate su trigger, ecc. aumentano notevolmente la produttività e l'efficienza organizzativa.
📖 Lettura bonus: Come utilizzare gli strumenti di IA per la produttività
Informazioni più approfondite sui donatori: le organizzazioni no profit non dispongono delle competenze tecniche o dei budget necessari per implementare strumenti di analisi avanzati. L'IA aiuta a elaborare i dati, ottenere informazioni approfondite e creare report basati sui profili degli utenti senza investimenti ingenti.
Efficacia nella divulgazione: l'IA può essere estremamente potente nel setacciare grandi database per identificare gruppi simili di persone. Sulla base di ciò, è possibile inviare email, messaggi di testo, notifiche e altro ancora più mirati.
Scalabilità: grazie all'automazione intelligente, le organizzazioni no profit possono svolgere una moltitudine di attività senza i limiti delle risorse. È possibile scalare la creazione di contenuti, post sui social media, report sui donatori, ecc. senza aggiungere persone al team.
Se l'argomento ti interessa, ecco dieci modi per iniziare subito.
10 modi per utilizzare l'IA per le organizzazioni no profit
La chiave per sfruttare al meglio uno strumento di IA è applicarlo in modo strategico e ponderato. Quindi, invece di provare casualmente vari strumenti per verificarne le dimensioni, è utile applicare i prodotti giusti ai casi d'uso giusti. Ecco alcune idee ed esempi di come è possibile utilizzare ClickUp per le organizzazioni no profit per configurarli.
1. Analisi dei donatori: migliorare il coinvolgimento e la fidelizzazione dei donatori
In qualsiasi organizzazione no profit, i donatori sono gli stakeholder più importanti. Sono loro che garantiscono il corretto funzionamento delle operazioni. Sono loro che ritengono l'organizzazione responsabile della trasformazione che promette. Coinvolgerli e mantenere il loro sostegno è fondamentale. L'IA può aiutare in questo senso.
- Profilazione dei donatori: l'IA può aiutare a ricercare accuratamente ogni donatore, comprenderne le priorità e creare report appropriati
- Analisi dei donatori: l'IA aiuta i team ad analizzare i dati dei donatori dai registri storici per comprendere le relazioni con l'organizzazione no profit. Aiuta anche a dare un senso ai modelli di comportamento dei donatori
- Comunicazione con i donatori: con l'IA è possibile automatizzare la comunicazione mirata sulla base di trigger specifici rilevanti per ciascun donatore
- Reportistica sui donatori: gli strumenti di IA per le organizzazioni no profit aiutano a creare report personalizzati basati sui dati dei donatori, cosa che sarebbe impossibile fare manualmente
Le dashboard di ClickUp sono un ottimo modo per impostare analisi in tempo reale sui donatori. Crea widget per i contributi dei donatori, il ciclo di vita di ciascun donatore, l'efficacia delle campagne di sensibilizzazione e altro ancora. Puoi anche creare portali personalizzati per i donatori e invitarli a visualizzare il lavoro in corso su tutti i progetti che stanno sponsorizzando!
2. Ricerca e richiesta di sovvenzioni
I team che si occupano di finanziamenti per organizzazioni no profit monitorano, valutano e richiedono varie sovvenzioni durante tutto l'anno. Spesso questa attività viene svolta manualmente con l'aiuto di fogli di calcolo o segnalibri sui browser. L'IA può rendere tutto questo più efficiente.
Traccia le sovvenzioni: crea un dashboard consolidato di tutte le sovvenzioni disponibili con ClickUp. Puoi utilizzare ClickUp Docs per elencarle tutte. Puoi anche impostarle come attività di ClickUp con la loro descrizione, le scadenze per la presentazione delle domande, le voci della lista di controllo, ecc.
Personalizza le proposte: in genere, le organizzazioni no profit hanno una proposta che desiderano allegare a ogni domanda di sovvenzione. Sebbene efficiente, questo metodo non è efficace. L'IA aiuta a creare proposte personalizzate, basate sulla tua proposta originale, per soddisfare le esigenze di ciascuna organizzazione che eroga sovvenzioni.
Redazione delle domande: i team delle organizzazioni no profit non hanno il tempo di redigere ogni volta le domande. Di conseguenza, sono costretti a selezionare le poche sovvenzioni per cui hanno tempo. L'IA cambia questa situazione automatizzando la redazione delle domande sulla base di parametri predefiniti.
Operatività dei processi: una volta creati questi processi, è possibile renderli operativi con l'apprendimento automatico e l'IA. Sulla base delle richieste di sovvenzioni passate, è possibile creare procedure operative standard (SOP) in modo che l'intera organizzazione possa rendere più efficienti i propri processi.
Il modello di procedura operativa standard per organizzazioni no profit di ClickUp è un potente punto di partenza per tale operatività. Con questo modello completamente personalizzabile e intuitivo, puoi impostare flussi di lavoro, processi, liste di controllo e ausili visivi per consentire ai tuoi team di svolgere il proprio lavoro in modo migliore e più veloce.
3. Gestione dei programmi e misurazione dell'impatto
Le organizzazioni no profit gestiscono più progetti contemporaneamente e hanno bisogno di un modo completo per gestirli tutti. Uno strumento basato sull'IA come ClickUp può aiutarti:
- Pianifica i progetti con le attività di ClickUp
- Crea programmi con il Calendario ClickUp Visualizza
- Mappare il processo di donazione
- Informa gli stakeholder giusti sulle attività relative al progetto
- Reportistica delle metriche di progetto in tempo reale
4. Automazione dei social media: ampliare la portata e ottimizzare i contenuti
Sebbene le organizzazioni no profit utilizzino già alcuni strumenti gratuiti per pubblicare contenuti sui social media, l'IA può dare loro una marcia in più. Uno strumento come ClickUp Brain può:
- Scrivi bozze di post per i social media per varie piattaforme
- Crea riepiloghi/riassunti di documenti più lunghi da pubblicare sul blog o su LinkedIn
- Riutilizza senza sforzo i contenuti creati per un formato in un altro
- Pianifica automaticamente gli aggiornamenti per ottenere la massima portata e distribuzione
📖 Lettura bonus: Come utilizzare l'IA nel content marketing
5. Contenuti generativi: creazione di messaggi e campagne personalizzati
Chiunque abbia mai provato l'IA probabilmente l'ha utilizzata per generare contenuti. "Scrivi un post sul blog su questo argomento" è uno dei prompt di scrittura IA più popolari tra i marketer e gli autori di contenuti.
Sebbene sia possibile farlo, esistono anche moltissimi altri contenuti che è possibile creare con strumenti di IA generativa. Ecco come utilizzare gli strumenti di IA nella gestione della pipeline dei contenuti.
- Messaggi personalizzati: crea note di ringraziamento per donatori o volontari con il loro nome o il progetto menzionato
- Ottimizzazione per i motori di ricerca: le tecnologie IA possono creare meta descrizioni, titoli, parole chiave, ecc. per consentirti di completare l'ambito risultato in prima pagina
- Campagne email: l'IA può anche personalizzare le email sulla base delle informazioni provenienti dal tuo strumento di project management, dalla piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), ecc.
- Aggiornamenti del progetto: in base agli aggiornamenti apportati allo strumento di project management, ClickUp Brain può creare automaticamente report per ciascun stakeholder
6. Chatbot: migliorare la comunicazione con donatori e volontari
I chatbot IA sono un po' come i tuoi nuovi stagisti. Possono monitorare il servizio clienti, trovare risposte alle domande, svolgere attività semplici e, se necessario, inoltrare le richieste a un superiore.
In un'organizzazione no profit, i chatbot con IA possono essere utili in mille modi. Le loro capacità di elaborazione del linguaggio naturale consentono loro di comprendere gli input degli utenti in un inglese semplice e di rispondere allo stesso modo.
- Assistenza a donatori/volontari: sii il primo punto di contatto per gli stakeholder esterni, come potenziali donatori, volontari, partner, ecc.
- Fornire informazioni: sulla base della tua base di conoscenze sull'IA, i chatbot possono rispondere alle query
- Supporta i dipendenti: aiuta i membri del tuo team a trovare informazioni, eseguire calcoli rapidi, raccogliere idee, ecc.
- Supporto al project management: un chatbot ben integrato può anche creare/aggiornare attività sulla base delle query provenienti da donatori/volontari/partner
7. Semplificazione delle attività amministrative: aumento della produttività con le funzionalità di automazione di ClickUp
L'IA può automatizzare meglio. Con uno strumento come ClickUp Automations, puoi semplificare tutti i tuoi flussi di lavoro per supportare efficacemente il tuo personale.
- Avvisa l'editor quando l'autore ha completato la scrittura ✅
- Invia un'email quando qualcosa è terminato ✅
- Avvisa la leadership se un'attività è in ritardo/urgente ✅
- Un semplice bug diventa una nuova funzionalità/funzione, che richiede una modifica del tipo di attività ✅
- Adatta le priorità in base al sentiment degli stakeholder ✅
Se sei un'organizzazione no profit che si occupa del salvataggio di animali domestici, abbiamo un modello predefinito per semplificare le tue attività amministrative. Prova il modello per il salvataggio di animali domestici di ClickUp per monitorare volontari, donazioni, accoglienze di animali, appuntamenti dal veterinario, adozioni, campagne sui social media e altro ancora.
8. Pianificazione e gestione di eventi: automazione della logistica e della comunicazione utilizzando le funzionalità di project management di ClickUp
Un evento di coinvolgimento dei volontari, un incontro con i donatori, iniziative di raccolta fondi o un programma di sensibilizzazione: le organizzazioni no profit organizzano diversi eventi nel corso dell'anno. La gestione di tutto questo può diventare un enorme onere logistico per i team responsabili degli eventi. Le funzionalità di IA di uno strumento di gestione degli eventi possono semplificare il lavoro.
- ClickUp può aiutarti a gestire gli eventi come progetti, con tipi di attività e stati personalizzati
- La visualizzazione Calendario di ClickUp ti assicura di non pianificare troppi eventi nello stesso giorno
- La vista Grafico Gantt di ClickUp ti garantirà una chiara visibilità delle dipendenze e delle sovrapposizioni
- I campi personalizzati possono separare gli eventi interni ed esterni per pianificare la partecipazione in modo efficace
Ti senti sopraffatto da tutto quello che devi fare per il tuo prossimo evento? Non preoccuparti! Usa il modello di pianificazione di eventi senza scopo di lucro di ClickUp per prepararti al successo amministrativo.
9. Gestione dei volontari: monitoraggio e pianificazione efficienti utilizzando gli strumenti di gestione delle attività di ClickUp
Ti è mai capitato che i tuoi volontari fossero disorientati e frustrati? Uno dei problemi chiave della gestione dei volontari è che il divario tra le intenzioni e il lavoro ben fatto può essere significativo. I tuoi volontari potrebbero essere interessati ed entusiasti, ma se non sanno esattamente cosa fare e come farlo, il loro impegno può rivelarsi un fallimento.
Evita tutto questo con le funzionalità/funzioni di gestione del carico di lavoro di ClickUp. Crea profili utente per i volontari.
- Assegna loro delle attività in modo che sappiano cosa devono fare e entro quale scadenza
- Assegna ai supervisori il ruolo di "osservatori", in modo che possano monitorare il gruppo di volontari
- Tagga gli utenti nei documenti, nelle lavagne online e nei commenti
- Controlla le attività dei volontari con la vista Carico di lavoro di ClickUp per assicurarti che tutti siano utilizzati nel modo giusto
- Ottieni l'aiuto dell'IA per trovare la pianificazione ottimale del carico di lavoro
- Consenti ai volontari di accedere alle informazioni organizzative con ClickUp Brain
Infatti, uno strumento di project management come ClickUp può anche fungere da miglior software HR per le organizzazioni no profit per gestire dipendenti, appaltatori e volontari.
Con il modello di gestione dei volontari di ClickUp, puoi gestire le candidature, monitorare l'inserimento, lanciare programmi di coinvolgimento, assegnare attività, esaminare le prestazioni e molto altro ancora!
10. Rilevamento delle frodi: salvaguardia dell'integrità organizzativa
Gli utenti si fidano maggiormente delle organizzazioni no profit quando forniscono informazioni personali. È tuo dovere salvaguardare la privacy degli utenti. Tali aspettative in materia di sicurezza si applicano anche alle conoscenze proprietarie create all'interno della tua organizzazione no profit.
Con l'IA, puoi proteggere i dati con le autorizzazioni appropriate. Consenti agli utenti di visualizzare, commentare o modificare i documenti a seconda delle necessità. Che si tratti dell'elenco dei donatori o dei risultati di un progetto, proteggi i tuoi dati su ClickUp. Utilizza l'IA per individuare attività insolite, come l'accesso non autorizzato ai dati, e sfrutta i registri di controllo per risolvere i problemi.
📖 Lettura bonus: Scopri come utilizzare ClickUp per la tua organizzazione no profit qui.
Come hai visto sopra, l'IA può fare molto bene. Tuttavia, può anche causare alcuni danni. Ecco una rapida panoramica su come evitarli.
Come NON utilizzare l'IA
Una componente fondamentale per sfruttare l'IA per le organizzazioni no profit è utilizzarla nel modo giusto. Ecco alcuni suggerimenti e best practice da seguire.
Non fidarti ciecamente dell'IA
Sebbene l'IA sia estremamente potente e migliori ogni giorno, non è ancora possibile fidarsi completamente di essa. L'IA generativa è ancora soggetta ad allucinazioni. Gli strumenti di IA commettono ancora errori.
Quindi, usa il tuo buon senso con tutti i risultati dell'IA. Imposta processi di controllo qualità per l'IA.
Non eliminare l'elemento umano
Esistono vari strumenti di IA per l'automazione di una moltitudine di processi. Tuttavia, esistono ancora dei limiti. Ad esempio, possono rispondere a una domanda basandosi sulla vostra base di conoscenze esistente. Tuttavia, non possono chiarire o approfondire informazioni che non possiedono.
Quindi, crea sempre un livello di escalation con un essere umano.
Non ignorare possibili pregiudizi
Tutta l'IA è influenzata dai dati su cui è stata addestrata. Dalla carta di credito Apple a LinkedIn, ogni meccanismo di IA è nato con dei pregiudizi. Le organizzazioni aggiornano regolarmente gli algoritmi per motivi etici.
Quindi, siate sempre consapevoli dei pregiudizi che potrebbero esistere. Mettete in discussione le raccomandazioni e le intuizioni dell'IA in materia di diversità e inclusione.
Non dimenticare i dati
Affidarsi alle informazioni e alle dashboard dell'IA senza comprendere i dati sottostanti è un errore enorme. Supponiamo che la tua dashboard indichi che i tuoi volontari dedicano in media un'ora alla settimana alle attività. Non fidarti completamente. Approfondisci i dati per verificare che tutti abbiano monitorato il proprio tempo senza errori.
Quindi, approfondisci sempre le origini dei dati mentre prendi decisioni.
Non aspettarti che tutti sappiano come utilizzare l'IA
Le organizzazioni no profit hanno team eterogenei. Persone di tutte le età, genere, livello di competenza linguistica e alfabetizzazione tecnologica interagiscono con le organizzazioni no profit. Non tutti sanno intuitivamente come utilizzare l'IA.
Quindi, forma i tuoi utenti. Crea programmi di formazione personalizzati per gli utenti IA in base alle loro esigenze. Offri sessioni di formazione di aggiornamento per tenerli sempre aggiornati.
Con questo in mente, vediamo quali sfide potresti dover affrontare e come superarle.
Sfide dell'utilizzo dell'IA per le organizzazioni no profit
Siamo onesti. Le organizzazioni no profit come settore non sono all'avanguardia nell'adozione della tecnologia. Questo è il risultato delle varie sfide che devono affrontare nell'implementazione della tecnologia nei loro processi. Vediamone alcune.
Mancanza di budget
Le organizzazioni no profit spesso non dispongono dei budget necessari per iniziative di trasformazione tecnologica su larga scala. Sono costrette ad accontentarsi delle versioni gratuite di vari software o a utilizzare software più economici.
Possibile soluzione: prova strumenti come ClickUp, dove l'IA è integrata in un'area di lavoro virtuale completa. Ciò elimina la necessità di disporre di più strumenti, che insieme costano molto di più.
Mancanza di risorse
Qualsiasi software che richieda un'implementazione complessa è assolutamente da evitare per le organizzazioni no profit. Non dispongono dei team IT necessari per gestire questo progetto.
Possibile soluzione: scegli uno strumento SaaS che riduca al minimo i costi di implementazione. Ad esempio, con ClickUp, puoi semplicemente inserire il tuo ID email e iniziare immediatamente a gestire i tuoi progetti.
Incapacità di stabilire controlli
La governance e i controlli per la sicurezza, la privacy, l'autenticazione, l'autorizzazione, ecc. possono essere complessi da configurare. Ad esempio, potresti voler configurare una dashboard per un donatore, ma non desideri condividere i dati sottostanti.
Soluzione possibile: prova una soluzione come ClickUp Dashboards, che abilita automaticamente questa funzione. Con un semplice clic su un pulsante, puoi proteggere i tuoi dati e presentare solo le informazioni di cui il donatore ha bisogno.
Incapacità di gestire il traffico in movimento
Le organizzazioni no profit hanno bisogno di vari tipi di volontari. Alcuni potrebbero essere volontari a lungo termine con incarichi specifici. Altri potrebbero semplicemente unirsi a voi per un evento o un progetto. Per gestire questo flusso, in genere è necessario disporre di un database di migliaia di volontari a cui attingere in base al contesto.
La gestione di queste relazioni, come concedere l'accesso solo per la durata del progetto o l'inserimento di nuovi volontari, può presto trasformarsi in un groviglio di confusione. Prevenite tutto questo con un solido strumento di project management basato sull'IA.
Possibile soluzione: utilizza ClickUp come CRM per organizzazioni no profit, inserendo i volontari al posto dei clienti. Imposta campi personalizzati per acquisire tutte le informazioni necessarie. Utilizza l'IA per identificare il gruppo giusto per le attività di sensibilizzazione basate su progetti. Automatizza la gestione degli accessi in base a regole predefinite.
Realizza le tue missioni no profit con ClickUp
Credo che [l'IA] cambierà il mondo più di qualsiasi altra cosa nella storia dell'umanità. Più dell'elettricità
Credo che [l'IA] cambierà il mondo più di qualsiasi altra cosa nella storia dell'umanità. Più dell'elettricità
Che siate d'accordo o meno con Lee, dovrete ammettere che l'IA è rivoluzionaria. Aiuta le organizzazioni a fare più cose in modo più rapido ed efficiente. È un superpotere per le organizzazioni no profit che, nonostante si occupino dei problemi più importanti del mondo, dispongono di budget e risorse limitati.
Una solida piattaforma tecnologica per la gestione dei progetti, integrata con potenti funzionalità/funzioni IA e modelli per organizzazioni no profit, aiuta a semplificare i processi, automatizzare i flussi di lavoro e gestire persone e progetti, tutto in un unico posto. ClickUp è progettato proprio per questo.
Non lasciarti sopraffare da strumenti di IA costosi e complicati. Prova ClickUp gratis oggi stesso.