Le tecnologie moderne e ad alta potenza sono spesso fuori dalla portata delle organizzazioni no profit per un semplice motivo: sono costose.
Le tecnologie più recenti possono essere costose non solo in termini di acquisto, ma anche di formazione del personale, manutenzione, aggiornamento e manutenzione nel tempo. Pertanto, le organizzazioni no profit tendono a utilizzare strumenti semplici e collaudati che tutti conoscono bene.
L'intelligenza artificiale cambia tutto questo!
I prodotti di IA di base come ChatGPT e Google Gemini, così come gli strumenti integrati con l'IA come ClickUp, consentono alle organizzazioni no profit di ottenere straordinari vantaggi.
Questo post del blog è una guida introduttiva su come utilizzare l'IA per le organizzazioni no profit, in modo da poter sfruttare al meglio la tecnologia oggi disponibile.
⏰ Riassunto in 60 secondi
L'intelligenza artificiale (IA) è uno degli strumenti più potenti oggi a disposizione delle aziende. Le organizzazioni no profit, come qualsiasi altra azienda, possono trarne grandi vantaggi.
Le organizzazioni no profit possono utilizzare strumenti di IA per aumentare l'efficienza, raccogliere informazioni sui donatori, rafforzare la divulgazione e ampliare le comunicazioni. Per sfruttare al meglio gli strumenti e le tecnologie di IA, hanno bisogno di un approccio strategico e di casi d'uso. Ecco dieci esempi.
- Rilevamento delle frodi e salvaguardia dell'integrità organizzativa
- Analisi, coinvolgimento e fidelizzazione dei donatori
- Ricerca e richiesta di sovvenzioni
- Gestione dei programmi e misurazione dell'impatto
- Automazioni dei social media
- Contenuto generativo per creare messaggi e campagne personalizzati
- Chatbot per una migliore comunicazione con donatori e volontari
- Semplificazione delle attività amministrative
- Pianificazione e gestione di eventi
- Gestione dei volontari
Per maggiori dettagli su come utilizzare l'IA per le attività sopra descritte e su come non utilizzarla nella tua organizzazione, continua a leggere!
Comprendere il potenziale dell'IA nel settore no profit
Se utilizzi un computer, molto probabilmente hai già visto l'IA sul posto di lavoro. ChatGPT sta diventando immensamente popolare come alternativa alla ricerca su Google. La suite di strumenti Microsoft 365 dispone di CoPilot. Canva, un popolare strumento di progettazione senza scopo di lucro, ha integrato l'IA nella sua piattaforma.
A costi ragionevoli, queste potenti funzionalità/funzioni offrono numerosi vantaggi, tra cui:
Maggiore efficienza: gli strumenti di IA per le organizzazioni no profit aiutano i team a ottenere di più con meno risorse. Riepiloghi istantanei dei report, automazione del flusso di lavoro, notifiche basate su trigger, ecc. aumentano notevolmente la produttività e l'efficienza organizzativa.
📖 Lettura bonus: Come utilizzare gli strumenti di IA per aumentare la produttività
Approfondimenti più dettagliati sui donatori: le organizzazioni no profit non dispongono delle competenze tecniche né dei budget necessari per implementare strumenti di analisi avanzati. L'IA aiuta a elaborare i dati, ottenere approfondimenti e creare reportistica basata sui profili personali senza investimenti onerosi.
Comunicazione efficace: l'IA può essere estremamente potente nel setacciare grandi database per identificare gruppi di persone simili. Sulla base di ciò, è possibile inviare email, messaggi di testo, notifiche e altro ancora in modo più mirato.
Scalabilità: grazie all'automazione intelligente, le organizzazioni no profit possono svolgere una moltitudine di attività senza i limiti delle risorse. È possibile scalare la creazione di contenuti, post sui social media, rapporti sui donatori, ecc. senza aggiungere persone al team.
Se ti interessa, ecco dieci modi per iniziare subito.
10 modi per utilizzare l'IA nelle organizzazioni no profit
La chiave per sfruttare al meglio uno strumento di IA è applicarlo in modo strategico e ponderato. Quindi, invece di provare casualmente vari strumenti, è utile applicare i prodotti giusti ai casi d'uso giusti. Ecco alcune idee ed esempi di come è possibile utilizzare ClickUp per le organizzazioni no profit per configurarli.
1. Analisi dei donatori: migliorare il coinvolgimento e la fidelizzazione dei donatori
In qualsiasi organizzazione no profit, i donatori sono gli stakeholder più importanti. Sono loro a garantire il corretto funzionamento delle operazioni. Sono loro a ritenere l'organizzazione no profit responsabile della trasformazione che promette. Coinvolgerli e mantenere il loro sostegno è fondamentale. L'IA può aiutare in questo senso.
- Profilazione dei donatori: l'IA può aiutare a ricercare accuratamente ogni donatore, comprenderne le priorità e creare report adeguati.
- Analisi dei donatori: l'IA aiuta i team ad analizzare i dati dei donatori dai registri storici per comprendere le relazioni con l'organizzazione no profit. Aiuta anche a comprendere i modelli di comportamento dei donatori.
- Comunicazione con i donatori: grazie all'IA, puoi automatizzare la comunicazione mirata in base a specifici trigger rilevanti per ciascun donatore.
- Reportistica sui donatori: gli strumenti di IA per le organizzazioni no profit aiutano a creare report personalizzati basati sui dati dei donatori, cosa che sarebbe impossibile fare manualmente.
I dashboard di ClickUp sono un ottimo modo per impostare analisi in tempo reale sui donatori. Crea widget per i contributi dei donatori, il ciclo di vita di ciascun donatore, l'efficacia delle campagne di sensibilizzazione e altro ancora. Puoi anche creare portali personalizzati per i donatori e invitarli a visualizzare i lavori in corso su tutti i progetti che stanno sponsorizzando!
2. Ricerca e richiesta di sovvenzioni
I team di finanziamento delle organizzazioni no profit effettuano il monitoraggio, la valutazione e la richiesta di varie sovvenzioni durante tutto l'anno. Spesso questo viene fatto manualmente con l'aiuto di fogli di calcolo o segnalibri sui browser. L'IA può rendere questo processo più efficiente.
Traccia le sovvenzioni: crea una dashboard consolidata di tutte le sovvenzioni disponibili con ClickUp. Puoi utilizzare ClickUp Docs per elencarle tutte. Puoi anche impostarle come attività di ClickUp con la loro descrizione, le scadenze per la presentazione delle domande, le voci della lista di controllo, ecc.
Personalizza le proposte: in genere, le organizzazioni no profit hanno una sola proposta che desiderano allegare a ogni domanda di sovvenzione. Sebbene efficiente, questo approccio non è efficace. L'IA aiuta a creare proposte personalizzate, basate sulla tua proposta originale, per soddisfare le esigenze di ciascuna organizzazione che eroga sovvenzioni.
Redazione delle domande: i team delle organizzazioni no profit non hanno il tempo di redigere ogni volta le domande. Di conseguenza, sono costretti a selezionare le poche sovvenzioni per le quali hanno tempo. L'IA cambia questa situazione tramite l'automazione della redazione delle domande sulla base di parametri predefiniti.
Rendere operativi i processi: una volta creati questi processi, puoi anche renderli operativi con l'apprendimento automatico e l'IA. Sulla base delle richieste di sovvenzioni passate, puoi creare procedure operative standard (SOP) in modo che l'intera organizzazione possa rendere i propri processi più efficienti.
Il modello di procedura operativa standard per organizzazioni no profit di ClickUp è un potente punto di partenza per tale operatività. Con questo modello completamente personalizzabile e intuitivo, puoi impostare flussi di lavoro, processi, liste di controllo e supporti visivi per consentire ai tuoi team di lavorare meglio e più velocemente.
3. Gestione dei programmi e misurazione dell'impatto
Le organizzazioni no profit gestiscono più progetti contemporaneamente e hanno bisogno di un modo completo per gestirli tutti. Uno strumento basato sull'IA come ClickUp può essere d'aiuto:
- Pianifica i progetti con le attività di ClickUp
- Crea programmi con la vista del Calendario di ClickUp
- Mappa il processo di donazione
- Informa gli stakeholder giusti sulle attività relative al progetto
- Riferisci le metriche del progetto in tempo reale
4. Automazione dei social media: ampliare la portata e ottimizzare i contenuti
Sebbene le organizzazioni no profit utilizzino già alcuni strumenti gratis per pubblicare contenuti sui social media, l'IA può offrirti un vantaggio competitivo. Uno strumento come ClickUp Brain può:
- Bozza di post sui social media per varie piattaforme
- Crea riepiloghi/riassunti di documenti più lunghi da pubblicare sul blog o su LinkedIn.
- Riutilizza senza sforzo i contenuti creati per un formato in un altro formato.
- Pianifica automaticamente gli aggiornamenti per ottenere la massima portata e distribuzione.
📖 Lettura bonus: Come utilizzare l'IA nel contenuto marketing
5. Contenuti generativi: creazione di messaggi e campagne personalizzati
Chiunque abbia mai provato l'IA molto probabilmente l'ha utilizzata per generare contenuti. "Scrivi un post sul blog su questo argomento" è uno dei prompt di scrittura IA più popolari tra i marketer e gli autori di contenuti.
Sebbene sia effettivamente possibile farlo, esistono anche moltissimi altri contenuti che puoi creare con gli strumenti di IA generativa. Ecco come utilizzare gli strumenti di IA nella gestione della tua pipeline di contenuti.
- Messaggi personalizzati: crea note di ringraziamento per donatori o volontari con la loro menzione o il progetto a cui hanno partecipato.
- Ottimizzazione dei motori di ricerca: le tecnologie di IA possono creare meta descrizioni, titoli, parole chiave, ecc. per consentirti di completare l'ambito risultato in prima pagina.
- Campagne e-mail: l'IA può anche personalizzare le e-mail sulla base delle informazioni provenienti dal tuo strumento di project management, dalla piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), ecc.
- Aggiornamenti sul progetto: in base agli aggiornamenti apportati allo strumento di project management, ClickUp Brain può creare automaticamente report per ciascun stakeholder.
6. Chatbot: migliorare la comunicazione con donatori e volontari
I chatbot basati sull'IA sono un po' come i tuoi nuovi stagisti. Possono monitorare il servizio clienti, trovare risposte alle domande, svolgere attività semplici e, se necessario, inoltrare le richieste a un superiore.
In un'organizzazione no profit, i chatbot basati sull'IA possono essere utili in molti modi. Le loro capacità di elaborazione del linguaggio naturale consentono loro di recepire gli input degli utenti in inglese semplice e di rispondere allo stesso modo.
- Assistenza a donatori/volontari: sii il primo punto di contatto per gli stakeholder esterni, come potenziali donatori, volontari, partner, ecc.
- Fornire informazioni: sulla base della tua conoscenza dell'IA, i chatbot possono rispondere alle query.
- Supporta i dipendenti: aiuta i membri del tuo team a trovare informazioni, eseguire calcoli rapidi, raccogliere idee, ecc.
- Assistenza al project management: un chatbot ben integrato può anche creare/aggiornare attività sulla base delle query di donatori/volontari/partner.
7. Semplificazione delle attività amministrative: aumento della produttività con le funzionalità di automazione di ClickUp
L'IA è in grado di automatizzare meglio. Con uno strumento come ClickUp Automations, puoi semplificare tutti i tuoi flussi di lavoro per supportare efficacemente il tuo personale.
- Avvisa l'editor quando l'autore avrà completato la stesura ✅
- Invia un'email quando qualcosa è stato terminato ✅
- Avvisa la direzione se un'attività è in ritardo/urgente ✅
- Un semplice bug diventa una nuova funzionalità/funzione, che richiede una modifica del tipo di attività ✅
- Modifica le priorità in base al sentiment degli stakeholder ✅
Se sei un'organizzazione no profit che si occupa del salvataggio di animali domestici, abbiamo un framework predefinito per semplificare le tue attività amministrative. Prova il modello per organizzazioni no profit che si occupano del salvataggio di animali domestici di ClickUp per effettuare il monitoraggio di volontari, donazioni, accoglienza di animali, appuntamenti dal veterinario, adozioni, campagne sui social media e altro ancora.
8. Pianificazione e gestione di eventi: automazione della logistica e della comunicazione utilizzando le funzionalità di project management di ClickUp
Eventi di coinvolgimento dei volontari, incontri con i donatori, iniziative di raccolta fondi o programmi di sensibilizzazione: le organizzazioni no profit organizzano numerosi eventi nel corso dell'anno. La gestione di tutto questo può diventare un enorme onere logistico per i team che si occupano degli eventi. Le funzionalità di IA di uno strumento di gestione degli eventi possono semplificare il lavoro.
- ClickUp può aiutare a gestire gli eventi come progetti, con tipi di attività e stati personalizzati.
- La vista Calendario di ClickUp ti consente di evitare di programmare troppi eventi nello stesso giorno.
- La vista Diagramma Gantt di ClickUp ti garantirà una chiara visibilità delle dipendenze e delle sovrapposizioni.
- I campi personalizzati consentono di separare gli eventi interni da quelli esterni per pianificare la partecipazione in modo efficace.
Ti senti sopraffatto da tutto quello che devi fare per il tuo prossimo evento? Niente paura! Usa il modello di pianificazione di eventi no profit di ClickUp per prepararti all'esito positivo dell'amministrazione.
9. Gestione dei volontari: monitoraggio e pianificazione efficienti utilizzando gli strumenti di gestione delle attività di ClickUp
Ti è mai capitato di trovarti in una situazione in cui i tuoi volontari erano disorientati e frustrati? Uno dei problemi principali nella gestione dei volontari è che il divario tra le intenzioni e un lavoro ben fatto può essere significativo. I tuoi volontari potrebbero essere interessati ed entusiasti, ma se non sanno esattamente cosa fare e come farlo, il loro impegno potrebbe rivelarsi un fallimento.
Evita tutto questo con le funzionalità di gestione del carico di lavoro di ClickUp. Crea profili utente per i volontari.
- Assegna loro delle attività in modo che sappiano cosa devono fare e entro quale scadenza.
- Assegna ai supervisori il ruolo di "osservatori", in modo che possano monitorare il proprio gruppo di volontari.
- Tagga gli utenti nei documenti, nelle lavagne online e nei commenti
- Controlla le attività dei volontari con la vista Carico di lavoro di ClickUp per assicurarti che tutti siano impiegati nel modo giusto.
- Ottieni l'aiuto dell'IA per trovare la pianificazione ottimale del carico di lavoro
- Consenti ai volontari di accedere alle informazioni organizzative con ClickUp Brain.
Infatti, uno strumento di project management come ClickUp può anche fungere da miglior software HR per le organizzazioni no profit per gestire dipendenti, appaltatori e volontari.
Con il modello di gestione dei volontari di ClickUp, puoi gestire le candidature, effettuare il monitoraggio dell'inserimento dei nuovi volontari, avviare programmi di coinvolgimento, assegnare attività, valutare le prestazioni e molto altro ancora!
10. Rilevamento delle frodi: salvaguardia dell'integrità organizzativa
Gli utenti ripongono una fiducia più implicita nelle organizzazioni no profit quando forniscono informazioni personali. È tuo dovere salvaguardare la privacy degli utenti. Tali aspettative in materia di sicurezza si applicano anche alle conoscenze proprietarie create all'interno della tua organizzazione no profit.
Con l'IA, puoi proteggere i dati con le autorizzazioni appropriate. Consenti agli utenti di visualizzare, commentare o modificare i documenti a seconda delle necessità. Che si tratti dell'elenco dei donatori o dei risultati dei progetti, proteggi i tuoi dati su ClickUp. Utilizza l'IA per individuare attività insolite, come l'accesso non autorizzato ai dati, e sfrutta i registri di audit per risolvere i problemi.
📖 Lettura bonus: scopri come utilizzare ClickUp per la tua organizzazione no profit qui.
Come hai visto sopra, l'IA può fare molto bene. Tuttavia, può anche causare alcuni danni. Ecco una rapida panoramica su come evitarli.
Come NON utilizzare l'IA
Un aspetto fondamentale per sfruttare al meglio l'IA nelle organizzazioni no profit è utilizzarla nel modo giusto. Ecco alcuni consigli e best practice da seguire.
Non fidarti ciecamente dell'IA
Sebbene l'IA sia estremamente potente e migliori ogni giorno, non è ancora possibile fidarsi completamente di essa. L'IA generativa è ancora soggetta ad allucinazioni. Gli strumenti di IA commettono ancora errori.
Quindi, usa il tuo buon senso con tutti i risultati dell'IA. Imposta processi di controllo qualità per l'IA.
Non eliminare l'elemento umano
Esistono vari strumenti di IA per l'automazione di una moltitudine di processi. Tuttavia, l'IA ha ancora i suoi limiti. Ad esempio, può rispondere a una domanda sulla base delle conoscenze già acquisite. Tuttavia, non è in grado di chiarire o approfondire informazioni che non possiede.
Quindi, crea sempre un livello di escalation con un essere umano.
Non ignorare possibili pregiudizi
Tutta l'IA è soggetta a pregiudizi nella misura in cui lo sono i dati su cui è stata addestrata. Dalla carta di credito Apple a LinkedIn, ogni meccanismo di IA è nato con dei pregiudizi. Le organizzazioni aggiornano regolarmente gli algoritmi per motivi etici.
Quindi, sii sempre consapevole dei pregiudizi che potrebbero esistere. Metti in discussione i consigli e le intuizioni dell'IA in materia di diversità e inclusione.
Non dimenticare i dati
Fidarsi delle informazioni e dei dashboard forniti dall'IA senza comprendere i dati sottostanti è un errore enorme. Supponiamo che il tuo dashboard indichi che i tuoi volontari dedicano in media un'ora alla settimana alle attività. Non fidarti completamente. Approfondisci l'analisi dei dati per verificare che tutti abbiano registrato il proprio tempo senza errori.
Quindi, approfondisci sempre le origini dati mentre prendi le decisioni.
Non aspettarti che tutti sappiano come utilizzare l'IA.
Le organizzazioni no profit hanno team eterogenei. Persone di ogni età, genere, competenza linguistica e alfabetizzazione tecnologica interagiscono con le organizzazioni no profit. Non tutti sanno intuitivamente come utilizzare l'IA.
Quindi, forma i tuoi utenti. Crea programmi di formazione personalizzati per gli utenti dell'IA in base alle loro esigenze. Offri sessioni di formazione di aggiornamento per tenerli sempre al passo con le ultime novità.
Tenendo presente questo, vediamo quali sfide potresti dover affrontare e come superarle.
Le sfide dell'utilizzo dell'IA per le organizzazioni no profit
Siamo onesti. Le organizzazioni no profit come settore non sono all'avanguardia nell'adozione della tecnologia. Questo è il risultato delle varie sfide che devono affrontare nell'implementazione della tecnologia nei loro processi. Vediamone alcune.
Mancanza di budget
Le organizzazioni no profit spesso non dispongono dei budget necessari per iniziative di trasformazione tecnologica su larga scala. Sono costrette ad accontentarsi delle versioni gratis di vari software o a utilizzare software più economici.
Possibile soluzione: prova strumenti come ClickUp, in cui l'IA è integrata in un'area di lavoro virtuale completa. Ciò elimina la necessità di disporre di più strumenti, che complessivamente costano molto di più.
Mancanza di risorse
Qualsiasi software che richieda un'implementazione complessa è da escludere per le organizzazioni no profit. Queste non dispongono dei team IT necessari per gestire questo tipo di progetti.
Possibile soluzione: scegli uno strumento SaaS che riduca al minimo i costi di implementazione. Ad esempio, con ClickUp, puoi semplicemente inserire il tuo ID di email e iniziare immediatamente a gestire il tuo progetto di project management.
Incapacità di stabilire controlli
La governance e i controlli per la sicurezza, la privacy, l'autenticazione, l'autorizzazione, ecc. possono essere complessi da configurare. Ad esempio, potresti voler configurare un dashboard per un donatore, ma non vuoi effettuare la condivisione dei dati sottostanti.
Possibile soluzione: prova una soluzione come ClickUp Dashboard, che lo consente automaticamente. Con un semplice clic su un pulsante, puoi proteggere i tuoi dati e presentare solo le informazioni di cui il donatore ha bisogno.
Incapacità di gestire il traffico in movimento
Le organizzazioni no profit hanno bisogno di vari tipi di volontari. Alcuni potrebbero essere volontari a lungo termine con incarichi specifici. Altri potrebbero semplicemente unirsi a voi per un evento o un progetto. Per gestire questo flusso, in genere è necessario disporre di un database di migliaia di volontari a cui attingere in base al contesto.
La gestione di queste relazioni, come concedere l'accesso solo per la durata del progetto o inserire nuovi volontari, può presto trasformarsi in un groviglio di confusione. Prevenite questo problema con un solido strumento di project management basato sull'IA.
Possibile soluzione: utilizzare ClickUp come CRM per organizzazioni no profit, inserendo i volontari al posto dei clienti. Impostare campi personalizzati per acquisire tutte le informazioni necessarie. Utilizzare l'IA per identificare il gruppo giusto per la divulgazione basata sui progetti. Automatizzare la gestione degli accessi in base a regole predefinite.
Realizza le tue missioni no profit con ClickUp
Credo che [l'IA] cambierà il mondo più di qualsiasi altra cosa nella storia dell'umanità. Più dell'elettricità.
Credo che [l'IA] cambierà il mondo più di qualsiasi altra cosa nella storia dell'umanità. Più dell'elettricità.
Che siate completamente d'accordo con Lee o meno, dovrete ammettere che l'IA è rivoluzionaria. Aiuta le organizzazioni a fare più cose in modo più rapido e migliore. È un superpotere per le organizzazioni no profit che, nonostante si occupino dei problemi più importanti del mondo, dispongono già di budget e risorse limitati.
Una solida piattaforma tecnologica per la project management, integrata con potenti funzionalità di IA e modelli per organizzazioni no profit, aiuta a semplificare i processi, automatizzare i flussi di lavoro e gestire persone e progetti, tutto in un unico posto. ClickUp è progettato proprio per questo.
Non lasciarti scoraggiare da strumenti di IA costosi e complicati. Prova ClickUp gratis oggi stesso.