Usare un software di project management per creare un programma può sembrare scoraggiante, ma ci pensiamo noi! All'inizio potrebbe sembrare superfluo, ma qual è l'alternativa? Usare carta e penna per annotare i tuoi piani? Non siamo più nel 1990!
C'è un motivo se così tanti team di alto livello hanno scelto ClickUp per le loro riunioni e i loro programmi. ClickUp offre una vasta matrice di funzionalità/funzioni che ti aiuteranno in tutto, dai programmi più semplici agli itinerari avanzati per le riunioni di team. Iniziamo!
le 12 migliori funzionalità/funzioni di ClickUp per pianificare una riunione
Ecco le migliori funzionalità/funzioni per pianificare una riunione o creare un programma per quella riunione utilizzando ClickUp:
1. blocco note
Il primo passaggio per qualsiasi cosa è creare un piano, o almeno dovrebbe essere così. Molti di noi evitano di creare un piano perché sembra un processo lungo e inutile, ma con ClickUp lo rendiamo semplice! Il blocco note ti consente di annotare rapidamente i tuoi pensieri non appena ti vengono in mente. Cosa succede se sei nel team ClickUp del tuo lavoro e non vuoi che i tuoi colleghi vedano i tuoi piani per la cena di stasera? Questo è il bello del blocco note: è completamente privato. Inoltre, puoi aggiungerlo come estensione di Chrome e utilizzarlo ogni volta che navighi sul web. Si connette al tuo account ClickUp principale! Questo è un ottimo punto di partenza per creare il tuo programma e ti offre un modo per scrivere i tuoi pensieri non appena ti vengono in mente.
2. Elenco e date di scadenza delle attività
Puoi impostare date di scadenza per un intero elenco o per una singola attività. Si tratta di una funzionalità/funzione necessaria se hai determinate attività che devono essere completate prima dell'inizio della riunione. Assicurati che tutti siano responsabili e allineati sulle scadenze utilizzando le date di scadenza! Un'idea è quella di aggiungere il programma della riunione alla descrizione dell'attività, come mostrato di seguito!
3. Descrizione dell'attività
Una volta stabilita la data della riunione e create alcune idee di base, è il momento di definire un programma e chiedere al tuo team di dare il proprio contributo. Qui a ClickUp, inseriamo il programma nella descrizione dell'attività e puoi persino modificarlo come preferisci grazie alla funzione di modifica del testo. Le persone possono quindi utilizzare i commenti per inserire le loro idee e aggiungerle al programma.
4. Commenti assegnati
Dopo che tutti hanno aggiunto le proprie idee, puoi utilizzare i commenti per creare elementi di azione o attività per ogni persona con i commenti assegnati. Le altre funzionalità sono ottime per garantire la responsabilità e assicurarsi che tutto ciò che è necessario per la riunione venga fatto in tempo!
5. Estensione Chrome
Supponiamo che tu stia navigando sul web e ti rendi conto di dover creare un'attività da un sito web che stai visualizzando, in modo da assicurarti di esaminarla durante la tua prossima riunione... ClickUp ha la soluzione giusta per te! La nostra estensione per Chrome ti consente di creare rapidamente un'attività dal sito web che stai visualizzando. Puoi anche impostare un elenco predefinito in modo da poter aggiungere facilmente attività all'elenco della tua riunione.
6. Modelli di attività
I nostri nuovissimi modelli di attività ti consentono di salvare facilmente le attività che utilizzi più volte. Sono perfetti per le riunioni. Qui a ClickUp, iniziamo ogni riunione esaminando il nostro standup settimanale, quindi i modelli di attività sono perfetti per assicurarci di seguire sempre lo stesso processo generale. Ciò garantisce anche la coerenza indipendentemente da chi è di turno o chi gestisce. Assicurati di sfruttare questa potente funzionalità quando pianifichi la tua prossima riunione.
7. Attività ricorrenti
Quasi tutti gli uffici hanno determinate attività che vengono svolte su base regolare. Le attività ricorrenti sono eccellenti per questo scopo e sono un ottimo modo per garantire che le stesse attività vengano svolte secondo un programma prestabilito o riaperte una volta chiuse. Le nostre attività ricorrenti sono estremamente robuste e consentono un numero apparentemente illimitato di combinazioni. Questa è una funzionalità che distingue davvero ClickUp dalla concorrenza e ti consentirà di pianificare facilmente le attività che svolgi ogni settimana.
8. Dipendenze
Molti di noi hanno attività che non possono svolgere fino al termine della riunione o fino alla definizione del programma... è qui che entrano in gioco le dipendenze! Ti consentono di avere attività in attesa o che bloccano altre attività, in modo che non ci sia confusione su quando è possibile iniziare.
9. Tag
I tag sono un ottimo modo per tenere traccia di tutte le attività relative alla tua riunione, anche se si trovano in elenchi diversi. Puoi facilmente taggare tutte le tue attività standup con "standup" e accedervi da tutti gli elenchi tramite filtro.
10. Calendario
Puoi vedere facilmente tutte le tue attività con le date di scadenza sul tuo calendario. Come bonus, abbiamo una sincronizzazione bidirezionale con Google Calendar, così potrai vedere le attività di ClickUp anche sul tuo Google Calendar, sia online che nell'app mobile.
11. Liste di controllo
Puoi utilizzare le liste di controllo all'interno delle attività o nel blocco note, a seconda delle tue esigenze. Spesso in ClickUp, se solo una persona conduce una riunione per il team, utilizzerà una lista di controllo all'interno del proprio blocco note, poiché è un modo semplice per prendere appunti in modo efficiente durante la riunione. Le liste di controllo sono "intelligenti", quindi puoi spuntarle fisicamente e raggrupparle se due attività sono correlate.
Se la riunione è collaborativa, spesso è una buona idea utilizzare una lista di controllo all'interno di un'attività, in modo che ogni collega possa spuntare le voci della propria lista di controllo.
12. Usa Slack
Il tuo team utilizza Slack per comunicare ed eliminare email inutili? O forse il tuo team remoto è connesso in diversi fusi orari e Slack è uno strumento fondamentale per aggiornarsi con note e stati di avanzamento? Allora ClickUp può aiutarti anche in questo. Se durante una conversazione su Slack emerge un'idea o un'attività interessante, puoi trasformare automaticamente quel messaggio Slack in un'attività o in un commento. Scopri di più su come Slack funziona con ClickUp.
Conclusione
L'elenco sta diventando lungo, e c'è un motivo! Abbiamo tantissime funzionalità pensate per creare programmi e pianificare riunioni. Le funzionalità sono tutte estremamente personalizzabili, quindi qualunque siano le tue esigenze, abbiamo ciò che fa per te!