Usare un software di project management per creare un programma può sembrare complicato, ma ci pensiamo noi! All'inizio potrebbe sembrare inutile, ma qual è l'alternativa? Usare carta e penna per annotare i tuoi piani? Non siamo più nel 1990!
C'è un motivo per cui così tanti team di alto livello hanno scelto ClickUp per le loro riunioni e i loro programmi. ClickUp offre una vasta gamma di funzionalità/funzioni che ti aiuteranno in tutto, dai programmi più semplici agli itinerari avanzati per le riunioni di team. Iniziamo!
Le 12 migliori funzionalità/funzioni di ClickUp per organizzare una riunione
Ecco le migliori funzionalità/funzioni per pianificare una riunione o creare un programma per quella riunione utilizzando ClickUp:
1. Blocco note
Il primo passaggio per qualsiasi cosa è creare un piano, o almeno dovrebbe esserlo. Molti di noi evitano di creare un piano perché sembra un processo lungo e inutile, ma con ClickUp è semplicissimo! Il blocco note ti consente di annotare rapidamente i tuoi pensieri man mano che ti vengono in mente. Cosa succede se fai parte del team ClickUp del tuo lavoro e non vuoi che i tuoi colleghi vedano i tuoi programmi per la cena di stasera? Questo è il bello del blocco note: è completamente privato. Inoltre, puoi aggiungerlo come estensione di Chrome e utilizzarlo ogni volta che navighi sul web. Si collega al tuo account ClickUp principale! È un ottimo punto di partenza per creare il tuo programma e ti offre un modo per annotare i tuoi pensieri man mano che ti vengono in mente.
2. Elenco e date di scadenza delle attività
Puoi impostare delle date di scadenza per un intero elenco o per una singola attività. Si tratta di una funzionalità indispensabile se hai delle attività da fare prima dell'inizio della riunione. Assicurati che tutti siano responsabili e allineati sui tempi di completamento delle attività utilizzando le date di scadenza! Un'idea è quella di aggiungere il programma della riunione alla descrizione dell'attività, come mostrato di seguito!
3. Descrizione dell'attività
Una volta stabilita la data della riunione e create alcune idee di base, è il momento di elaborare un programma e chiedere al tuo team di dare il proprio contributo. Qui a ClickUp, inseriamo il programma nella descrizione dell'attività e puoi persino modificarlo come preferisci con l'editing di testo avanzato. Le persone possono quindi utilizzare i commenti per inserire le loro idee e aggiungerle al programma.
4. Commenti assegnati
Dopo che tutti avranno aggiunto le proprie idee, potrai utilizzare i commenti per creare attività o elementi da fare per ciascuna persona a cui sono stati assegnati dei commenti. Le altre funzionalità/funzioni sono ottime per garantire la responsabilità e assicurarsi che tutto ciò che è necessario per la riunione venga terminato in tempo!
5. Estensione Chrome
Supponiamo che tu stia navigando sul web e ti renda conto di dover creare un'attività da un sito web che stai visualizzando, in modo da assicurarti di esaminarla durante la tua prossima riunione... ClickUp ha la soluzione che fa per te! La nostra estensione Chrome ti consente di creare rapidamente un'attività dal sito web che stai visualizzando. Puoi anche impostare un Elenco predefinito in modo da poter aggiungere facilmente attività al tuo elenco di riunioni.
6. Modelli di attività
I nostri nuovissimi modelli di attività ti consentono di salvare facilmente le attività che utilizzi più volte. Sono perfetti per le riunioni. Qui a ClickUp, iniziamo ogni riunione esaminando il nostro StandUp settimanale, quindi i modelli di attività sono perfetti per assicurarci di seguire sempre lo stesso processo generale. Ciò garantisce anche la coerenza, indipendentemente da chi è in turno o chi gestisce. Assicurati di sfruttare questa potente funzionalità quando pianifichi la tua prossima riunione.
7. Attività ricorrenti
Quasi tutti gli uffici hanno determinati compiti che vengono svolti su base programmata. Le attività ricorrenti sono eccellenti per questo scopo e rappresentano un ottimo modo per garantire che le stesse attività vengano svolte secondo un programma prestabilito o riaperte una volta chiuse. Le nostre attività ricorrenti sono estremamente robuste e consentono un numero apparentemente illimitato di combinazioni. Questa è una funzionalità che distingue davvero ClickUp dalla concorrenza e ti consentirà di programmare facilmente le attività che svolgi ogni settimana.
8. Dipendenze
Molti di noi hanno attività che non possono svolgere fino al termine della riunione o alla definizione del programma... è qui che entrano in gioco le dipendenze! Ti consentono di avere attività in attesa o che creano un blocco per altre attività, in modo che non ci sia confusione su quando puoi iniziare.
9. Tag
I tag sono un ottimo modo per tenere traccia di tutte le attività relative alla tua riunione, anche se si trovano in elenchi diversi. Puoi facilmente contrassegnare tutte le tue attività standup con "standup" e accedervi in tutti gli elenchi filtrando.
10. Calendario
Puoi visualizzare facilmente tutte le tue attività con le relative date di scadenza sul tuo calendario. Inoltre, grazie alla sincronizzazione bidirezionale con Google Calendar, potrai visualizzare le tue attività di ClickUp anche sul tuo calendario Google, sia online che nell'app mobile.
11. Lista di controllo
Puoi utilizzare le liste di controllo all'interno delle attività o nel blocco note, a seconda delle tue esigenze. Spesso in ClickUp, se una sola persona conduce una riunione per il team, utilizzerà una lista di controllo nel proprio blocco note, poiché è un modo semplice per prendere appunti in modo efficiente durante la riunione. Le liste di controllo sono "intelligenti", quindi puoi spuntarle fisicamente e raggrupparle se due attività sono correlate.
Se la riunione è collaborativa, spesso è una buona idea utilizzare una lista di controllo all'interno di un'attività, in modo che ogni collega possa spuntare le voci della propria lista di controllo.
12. Usa Slack
Il tuo team usa Slack per comunicare ed eliminare le email inutili? O forse il tuo team remoto è connesso su più fusi orari e Slack è uno strumento fondamentale per aggiornarsi con note e stati? Allora ClickUp può aiutarti anche in questo. Se durante le conversazioni su Slack viene fuori un'idea o un'attività interessante, puoi trasformare automaticamente quel messaggio Slack in un'attività o in un commento. Scopri di più su come Slack funziona con ClickUp.
Conclusione
L'elenco sta diventando lungo, e c'è un motivo! Abbiamo tantissime funzionalità pensate per creare programmi e pianificare riunioni. Le funzionalità sono tutte estremamente personalizzabili, quindi qualunque siano le tue esigenze, abbiamo ciò che fa per te!