Alcuni giorni, potresti avere l'impressione che tu e i tuoi colleghi siate bloccati in una versione lavorativa del gioco dei mimi. I tuoi colleghi eludono le tue domande con risposte vaghe o ti rispondono in modo criptico, lasciandoti con il dubbio di aver perso una comunicazione importante o semplicemente di non aver capito il loro umore.
Benvenuto nel mondo delle difficoltà della comunicazione passiva!
Infatti, un recente sondaggio ha rilevato che l'83% degli americani riceve email passive-aggressive dai propri colleghi.
È solo una delle tante caratteristiche degli stili di comunicazione passiva che possono rendere difficili le conversazioni complesse e la costruzione della coesione di gruppo.
Ma non temere! Comprendere questi segnali sottili e adottare tecniche di comunicazione assertiva può chiarire le cose e promuovere un ambiente di lavoro più aperto e onesto.
Scopriamo come gestire la comunicazione passiva sul lavoro e trasformare quelle interazioni confuse in dialoghi chiari ed efficaci.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- La comunicazione passiva spesso implica evitare l'espressione diretta di pensieri, sentimenti o bisogni, portando a incomprensioni e frustrazione
- I segnali chiave includono risposte vaghe, evitamento dei conflitti e segnali non verbali come scarso contatto visivo o scuse eccessive
- La comunicazione passiva può creare tensione, ridurre il morale del team e portare a prestazioni scadenti. Nel tempo, danneggia sia le relazioni personali che quelle professionali
- Per individuare i primi segnali, presta attenzione alla comunicazione poco chiara, agli accordi taciti e alla resistenza a parlare nei momenti chiave
- Strumenti come ClickUp aiutano a gestire la comunicazione con assegnazioni chiare delle attività e collaborazione in tempo reale, migliorando la trasparenza e la responsabilità
Che cos'è la comunicazione passiva?
La comunicazione passiva consiste nell'evitare l'espressione diretta di pensieri, sentimenti o bisogni. Sebbene possa sembrare educata o innocua, spesso porta a malintesi e aspettative deluse. Ecco le sue caratteristiche chiave:
- Riluttanza ad affermare i propri bisogni: i comunicatori passivi spesso assecondano gli altri, anche quando non sono a proprio agio, per apparire gradevoli. Tuttavia, questo può portare a un elenco sempre più lungo di bisogni insoddisfatti
- Evitare il conflitto a tutti i costi: piuttosto che affrontare i problemi in modo diretto, potrebbero rimanere in silenzio o accettare cose che li mettono a disagio per "mantenere la pace"
- Comunicazione poco chiara o vaga: spesso le opinioni o i desideri vengono condivisi in modo implicito o non vengono espressi, causando confusione tra colleghi o compagni di squadra
Ti suona familiare? Non preoccuparti, si può rimediare! Riconoscere queste abitudini è il primo passaggio verso una comunicazione migliore.
➡️ Leggi anche: Come evitare le incomprensioni sul posto di lavoro
L'impatto della comunicazione passiva
L'impatto della comunicazione passiva sul posto di lavoro può essere più dannoso di quanto si pensi. Quando prende il sopravvento, influisce sull'intero team, non solo su un singolo collega.
Tenere per sé pensieri e sentimenti può causare tensione, confusione e scarso rendimento. Un piano di comunicazione chiaro favorisce un ambiente di lavoro positivo, riducendo le incomprensioni per tutti. Esaminiamo in dettaglio l'impatto:
Impatto personale e professionale
Quando la comunicazione non è chiara o diretta, gli effetti non sempre sono immediatamente visibili. Tuttavia, più a lungo la comunicazione passiva rimane incontrollata, maggiore è il danno che può causare.
Considera questo scenario: un project manager evita di fornire un feedback cruciale al proprio team. All'inizio sembra abbastanza innocuo.
Tuttavia, lo sviluppatore che lavora su una funzionalità/funzione chiave non ha idea se il proprio lavoro sia in linea con gli obiettivi del progetto. Passano le settimane e improvvisamente la funzionalità/funzione è completamente fuori strada, causando ritardi e rielaborazioni. L'esitazione del manager a parlare causa frustrazione in tutto il team.
Questo ciclo di bisogni ignorati e preoccupazioni inespresse può degenerare in un ambiente tossico, minando il morale e la produttività del team. Infatti, la ricerca dimostra che una comunicazione poco chiara può portare a un calo del 34% della soddisfazione sul lavoro.
Nel tempo, questo atteggiamento si accumula, creando conflitti e danneggiando sia le relazioni professionali che personali. Non è esattamente la ricetta per un esito positivo, giusto?
Effetti negativi sulle dinamiche di team
Il vero impatto della comunicazione passiva si manifesta nelle dinamiche di team. Quando una persona trattiene i propri pensieri o evita di affrontare i problemi in modo diretto, si crea un terreno fertile per la comunicazione errata.
Immaginate un team di progettazione di un prodotto in cui un membro nota un difetto di progettazione ma non lo segnala per evitare il confronto. Il problema passa inosservato e si trasforma in un problema più grande che causa ritardi e costose riparazioni in futuro.
È qui che gli strumenti di comunicazione sul posto di lavoro avrebbero potuto salvare la situazione. Quando i membri del team non sono chiari riguardo alle loro esigenze o preoccupazioni, è facile che l'intero gruppo perda la rotta, causando un calo della fiducia e del morale.
📮ClickUp Insight: Il 37% dei lavoratori invia note di follow-up o verbali delle riunioni per monitorare gli elementi in sospeso, ma il 36% continua ad affidarsi ad altri metodi frammentati.
Senza un sistema unificato per registrare le decisioni, le informazioni chiave di cui hai bisogno potrebbero finire sepolte in chat, email, documenti o fogli di calcolo. Con ClickUp, puoi trasformare istantaneamente le conversazioni in attività concrete in tutte le tue attività, chat e documenti, assicurandoti che nulla vada perso.
Riconoscere la comunicazione passiva sul posto di lavoro
Ti sei mai chiesto se si tratta di un segno di comunicazione passiva o se è solo la tua mente che ti gioca brutti scherzi? Identificare la comunicazione passiva potrebbe non essere facile all'inizio, ma una volta che sai cosa cercare, è più facile individuarla. Eccone alcuni esempi:
- Segnali non verbali: un linguaggio del corpo evasivo, come l'assenza di contatto visivo, una postura curva o espressioni facciali tese, spesso segnalano disagio e riluttanza a parlare
- Risposte vaghe: frasi come "Credo" o "Va bene, penso" evitano di prendere una posizione chiara, lasciando gli altri incerti sulle opinioni reali di chi parla
- Evitare i conflitti: chi comunica in modo passivo spesso rimane in silenzio durante le discussioni o elude i disaccordi, anche quando il suo contributo è fondamentale
- Scuse eccessive: l'uso costante di espressioni come "scusa" o "mi dispiace disturbarti" denota scarsa fiducia in se stessi e paura di imporsi o di entrare in conflitto
- Tono di voce: toni esitanti o eccessivamente morbidi suggeriscono una mancanza di assertività, talvolta accompagnata da commenti sottili e passivo-aggressivi come "Certo, come meglio credi"
👀Lo sapevate? Circa il 30% dei lavoratori ha affermato che la comunicazione errata ha influito sulla propria autostima e sulla fiducia nelle proprie capacità professionali. Il 22% di questi lavoratori ha preso in considerazione l'idea di cambiare lavoro a causa della scarsa comunicazione.
Come capire se sei un comunicatore passivo
Ma aspetta: sei tu un comunicatore passivo? Cerca questi segnali nel tuo comportamento. Accetti le cose anche quando non hai il tempo o l'energia per evitare di dire "no"?
Forse rimani in silenzio durante le discussioni, anche quando hai qualcosa di prezioso da aggiungere. O forse usi frasi come "Penso che" invece di esprimere direttamente le tue opinioni. Se ti sorprendi a scusarti per cose che non richiedono scuse, anche questo potrebbe essere un segnale.
Se questi modelli ti sembrano familiari, esaminiamo il tuo modo di comunicare. Riconoscere questi segnali è il primo passaggio verso conversazioni chiare, dirette e produttive, rafforzando al contempo la fiducia necessaria per comunicare in modo più assertivo sul lavoro.
➡️ Leggi anche: Le 5 fasi del conflitto organizzativo
Esempi e situazioni comuni di comunicazione passiva
Una comunicazione efficace è essenziale in qualsiasi ambiente di lavoro: favorisce la collaborazione, risolve i conflitti e rafforza le relazioni.
Ma non tutti comunicano apertamente. Alcuni individui adottano uno stile di comunicazione passivo-aggressivo, che può ostacolare le dinamiche di team. Ecco alcuni esempi e situazioni quotidiane di comunicazione passiva:
- Emma accetta di lavorare fino a tardi senza esprimere frustrazione ed evitando il confronto. Tuttavia, questo porta a un risentimento interno che, col tempo, mette a dura prova il team
- Tom rimane in silenzio durante una riunione quando ritiene che l'idea di un collega sia destinata a fallire, rischiando di danneggiare il progetto e la sua credibilità non esprimendo la propria opinione
- Mia ha difficoltà a gestire un carico di lavoro pesante, ma non ne parla con il suo responsabile, il che la porta al burnout e alla perdita di opportunità di assistenza
- Durante una sessione di brainstorming, Kevin ha un'idea innovativa ma esita a condividerla, temendo il giudizio dei colleghi, il che soffoca la creatività e ostacola lo stato di avanzamento del team.
Questi esempi mostrano come diversi stili di comunicazione sul posto di lavoro possano ostacolare le persone.
➡️ Leggi anche: Come gestire le persone tossiche sul posto di lavoro
Strategie per superare la comunicazione passiva
Gestire la comunicazione passiva richiede consapevolezza e azione. Riconoscerla, sia in te stesso che negli altri, aiuta a creare una cultura della comunicazione più sana. Ecco quattro strategie per affrontarla in modo efficace:
Incoraggia l'assertività
Per incoraggiare gli altri ad adottare uno stile di comunicazione assertivo, dai l'esempio essendo chiaro e rispettoso con il tuo team. Molti trovano difficile esprimere apertamente le proprie esigenze senza causare conflitti. Crea canali di dialogo aperto per affrontare questo problema.
Questo aiuta i comunicatori passivi, specialmente quelli che evitano i conflitti, a sentirsi più a proprio agio nell'esprimersi. Questi vantaggi sono utili anche ai colleghi che soffrono di disturbi d'ansia sociale.
Impostando il tono per una comunicazione sana, crei uno spazio in cui tutti si sentono ascoltati e possono contribuire alle discussioni senza esitazioni o paura del confronto.
Fornire formazione sulla comunicazione
Con la diffusione dei team remoti, aumenta il rischio di comunicazioni errate, principalmente a seconda del mezzo utilizzato.
Il nostro recente studio rivela che il 42% dei membri dei team continua ad affidarsi alle email per comunicare, mentre il 41% utilizza la messaggistica istantanea. Questa differenza nelle preferenze può anche portare a malintesi, email dal tono freddo o testi poco professionali. Fornire una formazione per migliorare le capacità di comunicazione attraverso la tecnologia e il faccia a faccia può aiutare a mitigare questi problemi.
Suggerimento: Sfrutta gli strumenti di IA per perfezionare le tue email e i tuoi messaggi e assicurarti che siano cortesi ma assertivi. Ad esempio, ClickUp Brain, l'assistente IA integrato in ClickUp, può aiutarti facilmente a farlo con il prompt giusto. Ecco un esempio.
Definisci aspettative chiare
Quando i ruoli e le responsabilità sono chiaramente definiti, è facile prevenire malintesi e promuovere una comunicazione aperta.
Definire le aspettative fin dall'inizio può ridurre al minimo la confusione all'interno del team e ridurre la probabilità che si verifichino comportamenti passivo-aggressivi. Le persone che non hanno chiari i propri ruoli potrebbero evitare di assumersi responsabilità, ma linee guida chiare mantengono tutti allineati.
L'utilizzo di strumenti come il modello di documento di pianificazione RACI di ClickUp aiuta a definire chi nel team è responsabile, tenuto a rendere conto, consultato e informato per ciascuna attività.
Questo modello aiuta a garantire l'allineamento del team con gli obiettivi del progetto, crea responsabilità e identifica i potenziali rischi.
Il project management è decisamente migliorato e stiamo gradualmente implementando anche il brainstorming nello strumento. La comunicazione tra i reparti e i team può essere migliorata e ClickUp ci sta sicuramente aiutando in questo senso. È più facile per il nostro team porre domande sui progetti e comunicare quando ogni attività è stata completata e pronta per il passaggio successivo.
Il project management è decisamente migliorato e stiamo gradualmente implementando anche il brainstorming nello strumento. La comunicazione tra i reparti e i team può essere migliorata e ClickUp ci sta sicuramente aiutando in questo senso. È più facile per il nostro team porre domande sui progetti e comunicare quando ogni attività è completata e pronta per il passaggio successivo.
Promuovere il feedback e il riconoscimento
Promuovere il feedback e il riconoscimento sul posto di lavoro può migliorare la comunicazione. Un feedback regolare aiuta i membri del team a comprendere il loro stato di avanzamento e le aree di miglioramento, mentre il riconoscimento aumenta il morale e rafforza i comportamenti positivi.
Quando un comunicatore passivo prende la parola, riconoscete il suo contributo con un rinforzo positivo. Semplici affermazioni come "Grazie per la condivisione, è un ottimo punto" possono aiutare a costruire la fiducia nel tempo.
Una migliore comunicazione passiva diminuisce con un feedback migliore, creando un ambiente più aperto e solidale.
Strumenti per supportare la comunicazione nei team
Gestire la comunicazione passiva sul lavoro può essere difficile. Affrontare dinamiche e personalità complesse richiede consapevolezza, comunicazione chiara e strumenti adeguati. Sebbene la tecnologia non possa risolvere tutto, può aiutare a semplificare la comunicazione e gestire efficacemente il feedback.
Una piattaforma potente che aiuta a gestire questi problemi è ClickUp. L'app per tutto il lavoro è progettata per migliorare la comunicazione del team e la gestione delle attività. Che si tratti di una piccola impresa o di un team globale, ClickUp semplifica la gestione delle aspettative con i suoi strumenti versatili.
Aiuta a fissare obiettivi chiari e a gestire le aspettative del team tramite gli Obiettivi di ClickUp. È quindi possibile suddividere ogni obiettivo in attività e sottoattività, assegnarle a membri specifici del team, creare liste di controllo e altro ancora all'interno dell'attività per assicurarsi che non ci sia spazio per ambiguità o malintesi.
Inoltre, i feedback loop sono integrati nelle attività di ClickUp, consentendo ai manager e ai membri del team di offrire input costruttivi in tempo reale e garantendo che tutti rimangano in linea con gli obiettivi. La funzionalità/funzione di cronologia delle attività di ClickUp garantisce inoltre la responsabilità monitorando tutte le modifiche e promuovendo la fiducia tra i membri del team.
Uno dei modi in cui la piattaforma lo fa è attraverso la funzionalità di rilevamento della collaborazione di ClickUp, che ti consente di vedere cosa sta facendo il tuo team in tempo reale. Tutti i commenti e le attività possono essere visualizzati immediatamente dai membri del tuo team, riducendo le incomprensioni e promuovendo la trasparenza
Questa funzionalità/funzione è il fiore all'occhiello di ClickUp Docs. Assicura una collaborazione completa e trasparente e mantiene la documentazione in un unico posto.
ClickUp Chat porta tutto questo a un livello superiore. Dì addio alle app di chat frammentate e porta le tue discussioni sulla piattaforma che ospita anche il tuo lavoro.
Elimina ogni possibilità di perdere aggiornamenti importanti o di preoccuparti se è professionale inviare un testo al tuo team tramite email o chattare e trasforma le tue conversazioni in attività concrete con un solo clic all'interno di un'unica piattaforma integrata.
Puoi anche lavorare con la funzionalità Assegna commenti di ClickUp per assegnare istantaneamente attività a te stesso o al tuo team e risolverle una volta terminate, il tutto lasciando traccia di chi ha lavorato su cosa e quando.
ClickUp Views è un'altra funzionalità che favorisce la comunicazione all'interno del team. Consente a te e ai membri del tuo team di visualizzare i flussi di lavoro nel modo più intuitivo, con oltre 15 opzioni tra cui scegliere.
Ad esempio, l'intuitiva funzionalità drag-and-drop della vista Bacheca può aiutarti a mantenere le attività organizzate e al loro posto. Un'altra ottima vista per garantire una distribuzione equa del carico di lavoro è la vista Sequenza di ClickUp. Ti aiuta a valutare le singole attività, prevenire il burnout e bilanciare le responsabilità.
Queste attività sono anche organizzate in modo ordinato in un sistema gerarchico di spazi, cartelle ed elenchi, che ti aiutano a non perdere mai di vista lo stato di avanzamento e le priorità di lavoro!
Infine, ClickUp offre anche una varietà di modelli già pronti, tra cui moduli di feedback e modelli di comunicazione, per aiutare a comunicare in modo fluido tra i team.
Per i team che hanno difficoltà con la comunicazione passiva, il modello di piano di comunicazione di ClickUp aiuta a promuovere una collaborazione proattiva. Questo modello semplifica la creazione di un piano di comunicazione completo per i progetti, aiutandoti a delineare e implementare strategie di messaggistica chiare.
Utilizzando questo modello, potrai:
- Migliora la comunicazione all'interno del team e con i partner esterni
- Struttura gli obiettivi, gli obiettivi, le sequenze temporali e gli stakeholder chiave della comunicazione
- Garantire una comunicazione coerente tra tutti i reparti e i team
Il modello semplifica le comunicazioni interne ed esterne, consentendo ai team di assumersi le proprie responsabilità ed evitare abitudini di comunicazione passiva.
💡Suggerimento professionale: utilizza il modello di comunicazione interna di ClickUp per centralizzare conversazioni, annunci e documenti in un unico posto.
Migliora la comunicazione del team e potenzia la collaborazione con ClickUp
Quando lavori con comunicatori passivi, è fondamentale ricordare che il loro comportamento è spesso guidato dalla paura e non riflette il tuo valore. Sebbene non puoi cambiare il loro approccio, puoi controllare la tua risposta.
Strumenti come ClickUp aiutano a garantire la trasparenza e a chiarire ruoli e responsabilità senza conflitti. Funzionalità/funzioni come il monitoraggio delle attività e la collaborazione in tempo reale promuovono la partecipazione attiva, contribuendo a ridurre i comportamenti passivi.
Ma non dimenticare: un manager che promuove un canale di comunicazione aperto può superare efficacemente i problemi legati alla comunicazione passiva.
Sei pronto a fare il primo passaggio verso una comunicazione migliore? Iscriviti oggi stesso a ClickUp gratis e aumenta il coinvolgimento del tuo team!