La tua azienda ha bisogno di un prototipo di componente per una macchina o di alcuni laptop per i nuovi assunti? Anche se si tratta di una piccola richiesta, effettuare un ordine è fondamentale.
È molto più che inviare un'email.
Dovrai raccogliere dettagli quali descrizioni dei prodotti, prezzi, firme di approvazione e informazioni sui centri di costo, quindi inviarli ai fornitori o ai team interni come parte del processo di richiesta di acquisto. È tutto fondamentale per garantire il corretto funzionamento delle attività!
Ecco dove entra in gioco un modello di modulo di richiesta di acquisto. Si tratta di una soluzione rapida e pronta all'uso per effettuare ordini e monitorare le forniture, essenziale per qualsiasi processo di approvvigionamento.
Per risparmiare tempo e lavoro richiesto dalla ricerca, abbiamo creato un elenco dei dieci migliori modelli con funzionalità/funzioni chiave e utilizzi.
Cosa sono i modelli di moduli di richiesta di acquisto?
Un modello di modulo di richiesta di acquisto è una soluzione pronta all'uso con campi precompilati per semplificare il processo di ordine della tua azienda. Sebbene sia destinato principalmente all'acquisto di beni o servizi, si estende anche alle spese in conto capitale, alle forniture per ufficio e alle richieste di manutenzione.
Gli scopi chiave di questi modelli includono:
- Acquisizione dei dettagli essenziali (informazioni sul richiedente, elemento richiesto e costo stimato) per ottimizzare la gestione degli acquisti e l'elaborazione delle fatture
- Semplifica le approvazioni dei responsabili di reparto e dei responsabili degli acquisti per gli acquisti
- Rafforzamento delle comunicazioni interne e delle relazioni con i fornitori
La loro adozione offre inoltre numerosi vantaggi, quali la riduzione degli errori umani, il miglioramento della tracciabilità delle spese e l'aumento dell'efficienza complessiva degli acquisti.
➡️ Per saperne di più: Scopri una giornata tipo nella vita di un responsabile degli acquisti
🤓 Curiosità: Sei confuso tra le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto? Sebbene entrambi contengano informazioni simili, non sono la stessa cosa. Le richieste di acquisto sono documenti interni utilizzati per richiedere l'approvazione di un acquisto, mentre gli ordini di acquisto sono documenti esterni che effettuano ordini di beni e servizi presso i fornitori.
Cosa rende un modello di modulo di richiesta di acquisto efficace?
Quando selezioni il modello di modulo di richiesta di acquisto più adatto alle tue esigenze, è importante assicurarsi che contenga alcuni elementi essenziali. Ecco cosa dovrebbe avere ogni soluzione efficace:
- Interfaccia intuitiva e accessibile: scegli modelli con layout chiari e intuitivi per ridurre gli errori umani e semplificare l'inserimento dei dati. L'utilizzo di modelli accessibili da qualsiasi dispositivo mobile migliora inoltre la flessibilità e può accelerare le approvazioni
- Campi personalizzabili: seleziona solo le soluzioni con campi facili da adattare e modificare. Le personalizzazioni ti aiutano ad adattare il modello a qualsiasi requisito specifico del reparto o dell'organizzazione
- Acquisizione completa dei dati: opzioni di filtro con sezioni e campi dettagliati per codici di bilancio, dettagli dei fornitori e ripartizione dei costi. Ciò migliora la trasparenza e consente inoltre di aggiungere liberamente informazioni dettagliate per forniture più accurate
- Flussi di lavoro automatizzati: preferisci modelli con monitoraggio delle approvazioni e notifiche automatiche. La possibilità di monitorare facilmente ogni richiesta contribuisce a migliorare l'efficienza ed elimina il lavoro manuale superfluo
- Funzionalità di integrazione: opta per strumenti e soluzioni compatibili con sistemi esterni. Disporre di un database connesso, archiviazione cloud o software di approvvigionamento garantisce una condivisione dei dati senza interruzioni
➡️ Per saperne di più: 10 modelli pratici di richiesta di informazioni (RFI)
🔍 Lo sapevi? Le richieste di acquisto seguono un flusso di lavoro standardizzato per semplificare gli acquisti e migliorare la visibilità. Sebbene i processi possano variare da un'azienda all'altra, ecco i sette passaggi più comuni:
- Invia il modulo di richiesta di acquisto
- Il responsabile diretto approva il modulo di richiesta
- Il reparto magazzino controlla i livelli delle scorte
- Il reparto acquisti esamina la richiesta
- Genera l'ordine di acquisto
- Consegna e valutazione dell'ordine
- Pagamento fatture
10 modelli di moduli di richiesta di acquisto
Ora che sai cosa cercare in un modello di modulo di richiesta di acquisto, è il momento di approfondire le opzioni disponibili. Ecco dieci modelli che ti consentiranno di risparmiare tempo e migliorare i flussi di lavoro di approvvigionamento.
1. Modello di modulo d'ordine di fornitura ClickUp
Hai bisogno di una soluzione che mappi e monitori le tue esigenze? Prova il modello di modulo d'ordine di fornitura ClickUp per un modulo predefinito in cui registrare le tue esigenze aziendali.
Visualizza gli input con diverse viste dedicate raggruppate per stato e reparto. Il modello dispone anche di una bacheca Kanban per gestire ogni ordine di fornitura in base alla responsabilità e allo stato di avanzamento.
Funzionalità/funzioni chiave
- Rivedi o monitora gli ordini in scadenza con un solo clic grazie alle visualizzazioni personalizzate
- Mappa le richieste in dettaglio per garantire trasparenza e responsabilità con informazioni aggiuntive come i dati del fornitore e del richiedente
Ideale per: Team che gestiscono il processo di acquisto in più reparti
➡️ Per saperne di più: 10 modelli gratuiti di moduli d'ordine in Excel e ClickUp
2. Modello di richiesta per team ClickUp
Il modello Richieste del team di ClickUp è una soluzione semplice per le esigenze interne del tuo team. Il modello di cartella offre una funzionalità/funzione elenco con tre viste per mappare le informazioni rilevanti come lo stato della richiesta, i livelli di priorità, l'assegnatario, il richiedente e la categoria.
I campi dati semplificano la gestione di tutto, dall'assunzione di esperti IT per le riparazioni all'acquisto di nuove risorse. Il modello visualizza anche quando è stata effettuata la richiesta per aiutare a migliorare l'evasione.
Funzionalità/funzioni chiave
- Organizza e struttura le esigenze del tuo team creando facilmente più modelli (ad esempio, servizi, richieste di risorse, ecc.) nello stesso spazio
- Individua e assegna priorità alle richieste di acquisto con categorie di attività e livelli di priorità chiaramente contraddistinti da colori diversi
Ideale per: Aziende che desiderano migliorare il proprio processo interno di richiesta di servizi o risorse
3. Modello di richiesta e approvazione di progetto ClickUp
Il prossimo modello di modulo di richiesta di acquisto è il modello di richiesta e approvazione di progetto ClickUp, che semplifica la gestione delle richieste di progetto.
Elabora ogni richiesta di progetto con stati delle attività essenziali che vanno da In corso a Approvato. Mappa anche attributi come l'impatto e il costo richiesti per una richiesta di progetto.
In breve, il modello è un approccio semplice ma sistematico che consente ai manager e ai responsabili dei team di elaborare e approvare i progetti.
Funzionalità/funzioni chiave
- Salva le informazioni essenziali e visualizza i dati dei progetti con campi dati dettagliati e personalizzabili
- Aggiungi contesto e migliora il monitoraggio delle richieste con attività secondarie, commenti e dipendenze integrate
Ideale per: Aziende che seguono un processo di approvazione strutturato per ogni richiesta di progetto
4. Modello di proposta di budget ClickUp
Se hai bisogno di allineare le richieste di acquisto al controllo dei costi, il modello di proposta di budget di ClickUp è la soluzione completa che fa per te. Si tratta principalmente di un modello di documento per ottimizzare la creazione e la revisione delle proposte.
Il modello ha cinque sottopagine predefinite, tra cui logistica e personale, per coprire ogni aspetto dei costi aziendali o di progetto.
Dividere il budget in segmenti chiari ti aiuta anche a gestire richieste di acquisto più chiare. Inoltre, le richieste vengono inoltrate alla persona appropriata e tutti gli acquisti vengono forniti, che si tratti di risorse IT, servizi esterni o persino listini prezzi dei materiali.
Funzionalità/funzioni chiave
- Dai alla tua proposta e alla tua richiesta una struttura chiara e completa con le diverse sottopagine del modello
- Individua facilmente le informazioni critiche grazie ai campi dati personalizzabili e alle funzionalità/funzioni di formattazione avanzate
Ideale per: Aziende e professionisti che desiderano bilanciare gli acquisti nel rispetto di disposizioni e budget chiari
5. Modello di ordine di acquisto e inventario ClickUp
Il modello di ordine di acquisto e inventario di ClickUp aiuta le aziende ad allineare gli acquisti alle esigenze di rifornimento. Include un elenco di attività di inventario per monitorare prodotti, acquirenti e priorità. Ogni attività è raggruppata in base alla fase dell'inventario, dall'ordine allo stock.
Questo modello include anche un elenco delle attività relative agli ordini di acquisto che specifica i prodotti richiesti, i prezzi e le quantità e mappa le consegne dei fornitori. Se i livelli delle scorte diminuiscono, i team possono creare immediatamente un ordine di acquisto e condividerlo con i fornitori per il rifornimento.
Funzionalità/funzioni chiave
- Visualizza e ottimizza l'inventario in ogni fase aziendale con quattordici stati diversi, inclusi pagamento e consumo
- Consenti alle parti interessate di aggiornare l'evasione degli ordini di acquisto o di allegare note relative alla merce ricevuta con funzionalità di modifica in tempo reale
Ideale per: Funzioni della catena di fornitura o reparto acquisti che gestisce materiali diretti e indiretti per le proprie operazioni
➡️ Per saperne di più: 10 modelli gratuiti di elenchi fornitori per gestire i contatti
6. Modello di modulo d'ordine prodotti ClickUp
Il modello di modulo d'ordine prodotti ClickUp è progettato per componenti regolari o prototipi unici per un approvvigionamento efficiente. La soluzione inizia con una visualizzazione del modulo che consente ai clienti di inviare direttamente gli ordini. Acquisisce anche i dettagli di contatto per la tracciabilità e popola istantaneamente il tracker.
Questo modello offre funzionalità/funzioni dedicate per i nuovi ordini, in modo che il team possa mettersi subito al lavoro. I responsabili del team dispongono di un elenco dei problemi relativi agli ordini per risolvere rapidamente i colli di bottiglia e le questioni problematiche.
Funzionalità/funzioni chiave
- Riduci i tempi di aggiornamento degli ordini con prodotti predefiniti, categorie e problemi relativi agli ordini dedicati
- Esamina la soddisfazione dei clienti, i tempi medi di consegna e i costi di spedizione con informazioni dettagliate basate sull'IA e campi dati facili da automatizzare
Ideale per: Professionisti che necessitano di un modo efficiente per monitorare gli ordini e risolvere i flussi di lavoro relativi ai requisiti dei prodotti
7. Modello di fattura ClickUp
Cerchi un modo semplice per regolare i pagamenti degli ordini di acquisto consegnati? Il modello di fattura ClickUp fa al caso tuo.
I campi personalizzabili aiutano a standardizzare dettagli chiave come i numeri delle richieste, le informazioni sui fornitori e i termini di approvazione. Una tabella integrata tiene traccia delle descrizioni degli elementi, delle quantità e dei costi per una comunicazione chiara e responsabile.
Questo modello di modulo di richiesta di acquisto dispone anche di sezioni dedicate al logo aziendale, alle informazioni di fatturazione, ai dettagli della fattura e alle date di scadenza, perfette per semplificare l'approvazione e l'elaborazione delle fatture.
Funzionalità/funzioni chiave
- Garantite un rapido follow-up dei pagamenti e la chiusura senza intoppi delle richieste di acquisto convertendo qualsiasi contenuto in attività
- Condividi o esporta istantaneamente documenti in diversi formati con diverse opzioni di autorizzazione
Ideale per: Aziende e team che preferiscono ridurre al minimo la documentazione e la perdita di informazioni durante l'elaborazione degli ordini e delle fatture
8. Modello di modulo di richiesta di acquisto in PDF di PDF Filler
Cerchi un modello di modulo di richiesta di acquisto che vada dritto al punto? Il modello di modulo di richiesta di acquisto in PDF di PDF Filler è proprio quello che fa al caso tuo.
Il PDF online contiene campi per i dettagli relativi al reparto, al fornitore e al richiedente. Include anche una tabella per registrare quantità, descrizioni degli elementi e prezzi. Questo PDF modificabile deve essere compilato e condiviso solo con tutte queste informazioni già inserite.
Questo modello aiuta i reparti richiedenti a trasmettere informazioni chiave per migliorare le attività di approvvigionamento e fornitura.
Funzionalità/funzioni chiave
- Preparati all'onboarding dei fornitori in modo più efficace con una casella di spunta dedicata per confermare se si tratta di un fornitore abituale
- Ottimizza l'autorizzazione con uno spazio chiaro e veloce per le informazioni e la firma dell'approvatore
Ideale per: Aziende che danno priorità a moduli rapidi e modificabili nel loro processo di approvvigionamento
9. Modello di modulo di richiesta di acquisto in PDF di Planergy
Il modello di modulo di richiesta di acquisto in PDF di Planergy è una soluzione che adotta un approccio software per perfezionare il processo di richiesta di acquisto. Assicura una collaborazione fluida con campi dettagliati, generazione automatica di ordini di acquisto e opzioni per aggiungere note o allegare documenti.
Inoltre, offre funzionalità/funzioni personalizzabili, come campi dati personalizzabili e logica condizionale che può essere adattata a esigenze specifiche.
Funzionalità/funzioni chiave
- Risparmia tempo e lavoro richiesto grazie alla generazione automatica degli ordini di acquisto e al flusso di lavoro di approvazione
- Semplifica la comunicazione con campi integrati per note interne e dettagli sui fornitori
Ideale per: Piccole aziende che desiderano creare rapidamente ordini di acquisto dettagliati
10. Modello di modulo di richiesta di acquisto di FormDocs
L'ultimo è il modello di modulo di richiesta di acquisto di FormDocs, un marchio affidabile nel settore dei moduli elettronici. Questa soluzione efficiente si apre con sezioni chiare per la richiesta di acquisto, l'azienda, il fornitore e le informazioni di spedizione. Inoltre, mappa le date di richiesta, le date di scadenza e i codici di budget per una fatturazione senza intoppi.
Il modello include una tabella dettagliata per registrare quantità, descrizione dettagliata, prezzi e costo totale. Il numero di account G. L. aiuta a mappare l'utilizzo del budget rispetto a centri di costo chiari.
Funzionalità/funzioni chiave
- Allinea i fornitori alle tue esigenze di prodotto con uno spazio dedicato alle istruzioni speciali
- Accelera l'elaborazione degli ordini e la fatturazione con le sezioni dedicate alla firma del richiedente e dell'approvatore
Ideale per: organizzazioni che operano su FormDocs e mirano a migliorare il proprio processo di richiesta di acquisto
➡️ Per saperne di più: 3 tipi chiave di contratti di approvvigionamento che devi conoscere
Migliora i tuoi processi di approvvigionamento interno con ClickUp
Un modello di modulo di richiesta di acquisto è indispensabile per gli acquisti, sia che si tratti di ordinare forniture per l'ufficio o spedizioni. Aiuta a registrare tutti i dettagli importanti, migliora la comunicazione, accelera le approvazioni e riduce gli errori, rendendo tutto più efficiente.
Il modello giusto mantiene tutto organizzato e ti aiuta a dare priorità alle attività e agli ordini dopo ogni richiesta.
La partnership con ClickUp è un'ottima risposta a questa esigenza. La gestione integrata delle attività, le analisi approfondite e la visualizzazione dinamica in ogni modello lo dimostrano perfettamente. Sei pronto a migliorare il tuo processo di approvvigionamento interno? Registrati oggi stesso su ClickUp!