Parliamo di qualcosa che può determinare il successo o il fallimento dell'efficienza del tuo team: il registro dei turni. Un registro dei turni è un programma che assegna attività o responsabilità specifiche a singoli individui all'interno di un gruppo o di un'organizzazione.
Se hai mai sperimentato il caos di una pianificazione dell'ultimo minuto o la corsa per coprire i turni, sai quanto sia importante farlo bene. La creazione di un registro dei turni aumenta la produttività, previene il burnout e mantiene il tuo team allineato quando viene utilizzato bene. 🗓️✨
Sei pronto a imparare come crearne uno che funzioni? Questo post esplorerà i passaggi chiave per creare un registro dei turni che garantisca il corretto svolgimento delle attività e massimizzi il potenziale del tuo team. 📈
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Perché è importante: Un piano di turni ben pianificato mantiene il tuo team produttivo, garantisce una distribuzione equa del carico di lavoro e mantiene l'armonia sul posto di lavoro
- Come creare un registro: I passaggi per creare un registro delle turni includono la valutazione delle esigenze di personale, la selezione di una strategia di turnazione adeguata e la garanzia della conformità legale. Raccogli i dettagli dei dipendenti come disponibilità e preferenze, imposta orari chiari per i turni e pianifica le contingenze
- Qual è la sfida: Le sfide più comuni includono conflitti di pianificazione dell'ultimo minuto, distribuzione ingiusta dei turni e politiche di ferie incoerenti, che possono causare frustrazione e interrompere le operazioni
- Come risolvere il problema: Coinvolgi i dipendenti nel processo di pianificazione, definisci linee guida chiare per le ferie e pianifica i turni in anticipo per ridurre l'incertezza.
- Strumenti come ClickUp possono aiutarti ad automatizzare e semplificare la pianificazione per ridurre al minimo gli errori
Comprendere i turni di servizio
Un piano di turni è un piano strutturato che definisce chi è responsabile di cosa, quando e dove: in sostanza, è la colonna portante di un'organizzazione efficiente del personale. Lo scopo è semplice: semplificare le operazioni, ottimizzare le risorse e migliorare la responsabilità.
Definendo chiaramente ruoli e responsabilità, si evita la confusione, si riducono gli squilibri nel carico di lavoro e si garantisce una copertura senza soluzione di continuità. Questa chiarezza mantiene i team allineati e le operazioni senza intoppi. Ricordate che è importante aggiornare regolarmente il registro per riflettere i cambiamenti e garantirne l'accuratezza.
Sebbene simile ai programmi tradizionali, un registro dei turni va oltre i semplici orari di inizio e fine turno. Descrive in dettaglio le attività specifiche assegnate durante i turni, aggiungendo un ulteriore livello di struttura per una migliore gestione delle attività.
Ad esempio, in un team di project management, un registro dei turni potrebbe delineare le ore di lavoro di ciascun membro del team e assegnare attività specifiche come le comunicazioni con i client, la reportistica sullo stato di avanzamento e il monitoraggio del budget. In un negozio al dettaglio, il registro potrebbe specificare i turni e assegnare responsabilità quali l'apertura del negozio, la gestione dell'inventario e la supervisione del servizio clienti per garantire il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane.
🔎 Lo sapevi? Il termine "roster" è stato adottato in inglese nel XVIII secolo dal termine olandese "rooster", che indicava un elenco o un registro spesso utilizzato per scopi militari o organizzativi.
Componenti di un piano di turni efficace
Che tu stia pianificando un programma settimanale o un calendario a più lungo termine, questi componenti chiave garantiscono l'efficacia e l'efficienza del tuo calendario dei turni:
- Dettagli dei dipendenti: includi un elenco di tutti i dipendenti, i loro ruoli, le competenze e la disponibilità. Sapere chi è qualificato per attività specifiche aiuta ad assegnare la persona giusta al ruolo giusto
- Orari dei turni: definisci chiaramente l'orario di inizio e di fine di ogni turno. In questo modo tutti sapranno quando devono presentarsi al lavoro
- Ruoli e responsabilità: descrivete in dettaglio le mansioni di ciascuna persona durante il proprio turno. Ciò garantisce chiarezza, aiuta a evitare sovrapposizioni di attività e assicura che tutte le funzioni critiche siano coperte, garantendo una copertura adeguata
- Piani di emergenza: Le assenze impreviste possono capitare, quindi pianifica sempre il personale di backup o i dipendenti con competenze trasversali che possono sostituire i colleghi assenti in caso di necessità
- Conformità alle leggi sul lavoro: assicurati che il tuo calendario sia conforme alle leggi locali sul lavoro, come l'orario massimo di lavoro, le pause obbligatorie e le norme sugli straordinari
- Flessibilità e aggiornamenti: un calendario efficace è adattabile. Rivedilo e modificalo regolarmente in base al feedback, ai cambiamenti nel personale o alle esigenze impreviste
- Accessibilità: Rendi il calendario facilmente accessibile. Pubblicalo su una bacheca, condividilo in formato digitale o rendilo disponibile tramite un software di pianificazione
➡️ Leggi anche: Abbiamo testato i migliori sistemi di rilevazione delle presenze da remoto
Passaggi per creare un registro dei turni: guida rapida
Quando si tratta di creare un registro dei turni, seguire un approccio strutturato garantisce operazioni fluide, un miglioramento del morale dei dipendenti, una maggiore responsabilità e chiarezza dei compiti per il tuo team. Ecco i passaggi essenziali per iniziare:
Passaggio 1: determina le tue esigenze di personale
Prima di iniziare a redigere un registro dei turni, è essenziale comprendere con precisione quali sono le esigenze della tua azienda. Esamina attentamente le tue operazioni per identificare le attività che devono essere svolte quotidianamente, settimanalmente o anche stagionalmente.
Considera quanti membri del personale sono necessari per ciascuna attività e se ruoli specifici richiedono competenze o certificazioni particolari. Ad esempio, se gestisci un ristorante, avrai bisogno di un numero equilibrato di cuochi, camerieri e host durante le ore di punta.
Ecco alcuni aspetti da tenere in considerazione:
- Considera i ruoli speciali: Alcune attività richiedono competenze o certificazioni specifiche?
- Comprendere il carico di lavoro: Quali attività critiche devono essere completate e quante persone sono necessarie per ciascuna di esse?
- Identifica i periodi di punta: Ci sono orari, giorni o stagioni specifici in cui la domanda è più alta?
Individuare queste esigenze garantisce che il tuo roster non si limiti a riempire i turni, ma fornisca un supporto efficace al tuo team e alle tue operazioni.
💡 Suggerimento: utilizza i modelli di pianificazione del lavoro per semplificare la pianificazione dei turni. Ecco come possono aiutarti:
- Semplifica il processo fornendo un quadro chiaro 📅
- Risparmia tempo con strutture predefinite che consentono facili modifiche ⏳
- Adattati alle diverse esigenze del team senza partire da zero 🔄
- Garantisci coerenza e precisione in tutti i turni 📊
Passaggio 2: scegli una strategia di turnistica
Una volta individuate le esigenze, è il momento di decidere come soddisfarle. È qui che entra in gioco la strategia di turnistica.
Ecco alcuni turni di lavoro comuni:
- Turni flessibili: i dipendenti hanno il controllo sui propri orari di lavoro, entro i limiti concordati, garantendo adattabilità e equilibrio tra vita professionale e vita privata
- Turni fissi: i dipendenti lavorano ogni giorno o ogni settimana con gli stessi orari, garantendo coerenza e routine. Perfetto per le aziende con orari e requisiti di personale costanti
- Turni a rotazione: i dipendenti si alternano in turni diversi (ad esempio, diurni, serali e notturni) in un periodo prestabilito per garantire l'equità. Perfetto per i settori che operano 24 ore su 24, come quello sanitario o manifatturiero
Potresti anche esplorare opzioni uniche come il programma 2-2-3 (due giorni di lavoro, due giorni liberi, tre o meno giorni di lavoro) o il programma 9/80 (80 ore distribuite su nove giorni con un giorno libero ogni due settimane), che stanno diventando sempre più popolari per migliorare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.
La strategia giusta dipende dalle esigenze della tua azienda e dalle preferenze del tuo team, quindi assicurati di adattarla a entrambe.
Passaggio 3: Rispettare i requisiti legali
Anche il piano di turni più efficiente fallirà se non rispetta le regole. Comprendere e rispettare le leggi sul lavoro è imprescindibile. Pertanto, verifica le normative locali relative alle ore lavorative massime, alle pause obbligatorie e ai limiti degli straordinari per garantire che il tuo piano sia equo e legale.
Ecco alcuni aspetti da considerare:
- Conosci le leggi: Informati sulle leggi locali in materia di orario di lavoro, straordinari e pause
- Proteggi il tuo team: evita il sovraccarico di lavoro dei dipendenti rispettando i limiti massimi di ore lavorative
- Considera i contratti: Assicurati che il tuo programma sia in linea con i contratti di lavoro, che siano a tempo pieno, part-time o freelance
Passaggio 4: seleziona un software per la pianificazione e la gestione delle presenze
In ambienti di lavoro frenetici, affidarsi a metodi tradizionali come carta e penna o modelli e fogli di calcolo di base per creare turni di lavoro non è più pratico.
Scegli strumenti affidabili e dinamici per l'ottimizzazione della forza lavoro che riducono gli errori, fanno risparmiare tempo e garantiscono l'accuratezza dei turni. Questi strumenti facilitano l'adattamento ai cambiamenti e migliorano la produttività del team.
Come app completa per il lavoro, ClickUp è perfetta per tutte le tue esigenze di gestione del tempo.
Grazie alle sue solide funzionalità/funzioni di pianificazione e gestione delle attività, consente di automatizzare i turni, monitorare le presenze e aggiornare rapidamente i turni, ottimizzando il flusso di lavoro del team e aumentando l'efficienza complessiva.
ClickUp per la gestione delle risorse umane
Le soluzioni di gestione delle risorse umane di ClickUp offrono funzionalità che garantiscono ai dipendenti di ricevere notifiche, condividere feedback e visualizzare i propri programmi in tempo reale, rendendo la comunicazione fluida. Consente di assegnare attività ai dipendenti utilizzando commenti e di impostare tipi di attività e priorità per garantire che tutti siano al corrente del lavoro da svolgere.
Nel complesso, semplifica la gestione delle persone attraverso il monitoraggio delle prestazioni, dell'impegno e dello sviluppo dei dipendenti. Puoi persino ottimizzare l'esperienza di reclutamento e inserimento dei nuovi assunti per garantire che traggano il massimo dalla formazione.
Ecco alcune funzionalità/funzioni aggiuntive di ClickUp per migliorare il processo di creazione dei turni:
Visualizza il calendario ClickUp
La visualizzazione Calendario di ClickUp ti aiuta a visualizzare il lavoro, riprogrammare le attività e monitorarle senza intoppi. Visualizza il tuo lavoro in viste giornaliere, settimanali o mensili e imposta persino filtri avanzati per evidenziare gli eventi chiave.
ClickUp invia anche promemoria per gli eventi, assicurandoti di non perderne mai nessuno. Inoltre, sincronizza il tuo calendario con Google Calendar per tenere tutti i tuoi eventi in un unico posto. In questo modo, ti aiuta a:
- Visualizza facilmente il programma del tuo team con viste giornaliere, settimanali o mensili
- Riprogramma le attività senza sforzo con la funzionalità drag-and-drop
- Ricevi promemoria automatici per eventi e scadenze imminenti
- Sincronizzazione perfetta con Google Calendar per consolidare tutti i tuoi eventi in un unico posto
Visualizzazioni ClickUp
ClickUp Views ti consente di gestire in modo efficiente i programmi individuali e i progetti del team. Puoi condividere facilmente le sequenze dei progetti con i client e i membri del team, assicurandoti che nessun turno venga saltato o prenotato due volte.
La vista Carico di lavoro ti consente di conoscere la larghezza di banda del tuo team, in modo da poter vedere chi è sotto o sopra la capacità. Questo ti aiuta anche a capire quale area richiede risorse aggiuntive.
Monitoraggio del tempo con ClickUp
Tieni traccia del tempo, imposta la durata stimata e visualizza i report sul tempo impiegato con il monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp. Con questa funzionalità/funzione, puoi monitorare il tempo dedicato a qualsiasi attività da qualsiasi dispositivo e aggiungere note alle voci per riferimento.
Consente inoltre di creare e condividere tabelle orarie personalizzate, permettendoti di esaminare le attività dei membri del tuo team nel tempo.
Automazioni ClickUp
Ti stai chiedendo come sviluppare flussi di lavoro ottimizzati? Utilizza le automazioni di ClickUp per eliminare le attività ripetitive e aumentare la produttività.
Con trigger, azioni e integrazioni personalizzabili, puoi automatizzare i tuoi processi, mantenendo tutto sotto controllo senza lavoro manuale. Ciò consente ai team di concentrarsi su attività più strategiche, riducendo gli errori e migliorando l'efficienza.
Modelli ClickUp
ClickUp offre anche diversi modelli di turni per creare facilmente un calendario dei turni. Questi modelli sono completamente personalizzabili e dinamici, il che ti consente di adattarli alle esigenze specifiche del tuo team e di apportare le modifiche necessarie.
Utilizza il modello di turni del personale di ClickUp per rivedere i programmi del tuo team, garantire la disponibilità e tenere traccia delle richieste di ferie. Questo modello all-in-one consente a tutti di essere sempre al corrente delle proprie responsabilità, migliora la comunicazione e mantiene un registro del tempo lavorato.
Puoi aprirlo in 5 diverse visualizzazioni, tra cui la Bacheca dei pagamenti del personale, il Calendario settimanale, il Turno del personale e lo Stato di avanzamento del lavoro, per rimanere organizzato e controllare diversi aspetti dei turni.
In questo modo, ti aiuta a:
- Ottimizzazione della pianificazione del team e garanzia dell'assenza di turni sovrapposti
- Monitoraggio efficiente della disponibilità dei dipendenti e delle richieste di ferie
- Mantenere un registro chiaro delle ore lavorate e delle attività completate
- Migliorare la comunicazione del team e mantenere tutti sulla stessa pagina
A questo proposito, un altro modello che spicca è il modello di pianificazione dei turni di ClickUp, che organizza visivamente i turni e fornisce aggiornamenti in tempo reale per i team in più posizioni. Questo modello garantisce che tutti siano allineati sulle assegnazioni dei turni, riducendo i conflitti di pianificazione e migliorando il coordinamento del team.
ClickUp ci permette di pubblicare tutte le comunicazioni tra tutte le aree della nostra azienda in un unico posto centrale. Rende facile e conveniente ricevere notifiche e mantenere programmi, percorsi e consegne per la nostra azienda.
ClickUp ci permette di pubblicare tutte le comunicazioni tra tutte le aree della nostra azienda in un unico posto centrale. Rende facile e conveniente ricevere notifiche e mantenere programmi, percorsi e consegne per la nostra azienda.
Passaggio 5: Elenco dei dettagli dei dipendenti
Prima di assegnare i turni, è fondamentale avere una chiara comprensione della disponibilità, delle competenze e delle preferenze del tuo team.
Crea un registro completo che includa il ruolo di ciascun dipendente, le qualifiche, gli orari di lavoro preferiti ed eventuali vincoli, come impegni part-time o responsabilità personali.
Documenti ClickUp
Usa ClickUp Docs per creare questo elenco. Offre funzionalità/funzioni come pagine nidificate, opzioni di stile e formattazione e collaborazione in tempo reale con i membri del team. In questo modo, puoi facilmente chiedere ai membri del team di contribuire con le loro opinioni e preferenze e mantenere le informazioni accessibili e trasparenti.
Queste informazioni ti consentono di assegnare i turni in modo più efficace, assicurando che tutti ricoprano ruoli per cui sono qualificati e con cui si sentono a proprio agio.
Passaggio 6: imposta la durata dei turni
Definire orari di turno chiari è il passaggio successivo nella creazione di un registro dei turni. Stabilisci gli orari di inizio e fine di ogni turno, assicurandoti che siano in linea con gli orari di apertura e i periodi di punta della tua azienda
Fai attenzione a creare turni di durata realistica: se troppo brevi, la produttività potrebbe risentirne; se troppo lunghi, i dipendenti potrebbero esaurirsi. Se necessario, scagliona gli orari di inizio e fine dei turni per garantire transizioni fluide ed evitare sovrapposizioni tra turni di lavoro diversi o lacune nella copertura.
Passaggio 7: prepararsi alle emergenze
Non importa quanto sia accurato il tuo piano, le cose non vanno sempre come previsto. I dipendenti potrebbero darsi malati, potrebbero verificarsi emergenze o richieste impreviste potrebbero lasciarti a corto di personale. Ecco perché è fondamentale disporre di piani di emergenza.
Identifica il personale di backup o forma i dipendenti in modo che possano ricoprire ruoli diversi quando necessario. Tieni un elenco dei lavoratori a chiamata o part-time disponibili a sostituire i colleghi con breve preavviso.
Passaggio 8: rivedi e modifica
Una volta redatto il calendario, prenditi il tempo necessario per esaminarlo attentamente. Cerca eventuali lacune nella copertura, turni sovrapposti o una distribuzione ingiusta del lavoro. Verifica inoltre che il carico di lavoro sia equilibrato e che i periodi di punta siano adeguatamente coperti.
Non esitare ad apportare modifiche in base al feedback del tuo team o alle mutevoli esigenze aziendali. Un buon roster non è statico, ma evolve per soddisfare le esigenze del tuo ambiente di lavoro, mantenendo equità ed efficienza.
Passaggio 9: condividi il calendario
Infine, è il momento di condividere il calendario con il tuo team. Distribuiscilo con largo anticipo per dare ai dipendenti il tempo sufficiente per controllare i propri turni e segnalare eventuali problemi.
Assicurati che il calendario sia facilmente accessibile condividendolo in formato digitale tramite un software di gestione dei turni, pubblicandolo su una bacheca o inviandolo via email. Inoltre, incoraggia il feedback e affronta tempestivamente eventuali dubbi per evitare confusione o malintesi sui turni. Questa comunicazione proattiva aiuta a garantire che tutti siano allineati e riduce i potenziali problemi durante la giornata lavorativa.
➡️ Leggi anche: Modelli gratuiti di tabelle orarie dei dipendenti in Excel, Word e ClickUp
Sfide comuni e best practice per la pianificazione dei turni di servizio
Sebbene i turni di servizio siano molto efficaci, presentano alcune sfide che potrebbero influire sul coordinamento del team. Ecco alcuni problemi comuni da considerare:
Indisponibilità del personale
Spesso è difficile bilanciare la disponibilità dei dipendenti con le loro preferenze, come i turni o i giorni di ferie preferiti. I dipendenti potrebbero richiedere giorni di ferie specifici, che potrebbero entrare in conflitto con le esigenze operative, e soddisfare tutte le richieste potrebbe portare a carenze di personale o conflitti di pianificazione.
Turni sovraccarichi o sottocarichi
Distribuire equamente il lavoro tra i turni è spesso difficile. Sovraccaricare alcuni turni di lavoro, ad esempio durante le ore di punta, o sottocaricarne altri porta a inefficienze e al burnout dei dipendenti. È essenziale trovare il giusto equilibrio tra un numero eccessivo o insufficiente di membri del personale.
Affaticamento e burnout dei dipendenti
Turni frequenti in orario serale o notturno o giornate lavorative consecutive sono il risultato di affaticamento e burnout dei dipendenti. Se i dipendenti non hanno periodi di riposo sufficienti o passano da diversi tipi di turni di lavoro, la loro produttività e il loro benessere ne risentono.
📉 Un sondaggio Deloitte ha rilevato che il 77% delle persone ha sperimentato il burnout dei dipendenti nel proprio lavoro attuale. Il 91% degli intervistati afferma inoltre che ciò influisce negativamente sulla qualità del proprio lavoro, mentre l'83% menziona che influisce negativamente sulle relazioni personali.
Assenze impreviste o emergenze
I dipendenti che si danno malati, hanno emergenze personali o hanno bisogno di assenze impreviste possono mandare all'aria l'intero programma dei turni.
Senza un piano di emergenza, i cambiamenti dell'ultimo minuto interrompono le operazioni e lasciano turni scoperti, con conseguente riduzione delle ore lavorative e aumento dello stress per il personale rimanente.
Complessità delle operazioni in più posizioni
Per le aziende con più sedi, coordinare un registro dei turni tra i vari siti diventa più complicato. È necessario tenere conto dei livelli e dei requisiti di personale, dei fusi orari e della logistica della gestione del personale in varie posizioni.
Ecco alcuni suggerimenti chiave e alcune best practice per aiutarti a progettare un calendario che funzioni per tutti:
- Collabora con i dipendenti durante la pianificazione: coinvolgere il tuo team nel processo di pianificazione favorisce un senso di titolarità e correttezza. Chiedi ai dipendenti la loro disponibilità, le loro preferenze e i loro vincoli prima di redigere il calendario
- Assegna i nomi dopo aver completato il piano: quando crei un registro, concentrati innanzitutto sulle esigenze operative, come la copertura durante le ore di punta e il bilanciamento dei carichi di lavoro. Una volta definito il quadro generale, assegna i dipendenti a turni specifici in base ai loro ruoli e alle loro capacità
- Stabilisci linee guida chiare per le ferie: L'impostazione e la comunicazione di regole chiare per la gestione delle ferie è essenziale per garantire equità e trasparenza. Definisci le politiche relative al preavviso con cui i dipendenti devono richiedere le ferie e al numero di membri del personale che possono assentarsi contemporaneamente
- Raccogli regolarmente il feedback dei dipendenti: Il tuo roster è un documento in continua evoluzione che si adatta alle esigenze della tua azienda e del tuo team. Incoraggia i dipendenti a condividere le loro opinioni su ciò che funziona e ciò che non funziona. Il feedback ti aiuta a identificare i problemi, come carichi di lavoro irregolari o orari scomodi, e ad apportare miglioramenti ai roster futuri
- Assegna i turni chiave ai membri più esperti del team: assegna il personale più qualificato ed esperto ai turni critici o più stressanti. Questi dipendenti gestiranno i periodi di maggiore attività in modo più efficiente e manterranno un servizio di qualità. Per i membri del team più nuovi o meno esperti, affiancali a dipendenti esperti durante i turni più tranquilli per offrire loro opportunità di apprendimento senza sovraccaricarli
Semplifica la pianificazione dei turni con ClickUp
Un registro dei turni ben strutturato è essenziale per un ambiente di lavoro produttivo. Comprendendo le esigenze del tuo team, coinvolgendolo nel processo e concentrandoti su una comunicazione chiara e su una pianificazione strategica, puoi creare un registro che avvantaggia tutti.
ClickUp semplifica questo processo con le sue potenti funzionalità/funzioni, come modelli personalizzabili e strumenti di pianificazione facili da usare. Questi ti consentono di gestire il tuo registro in modo efficiente e semplice.
Che tu stia gestendo pianificazioni complesse o semplici, la flessibilità di ClickUp migliora l'efficienza, riduce gli errori e garantisce che il tuo team rimanga in carreggiata.
Allora, cosa aspetti? Iscriviti a ClickUp per semplificare la pianificazione dei turni e aumentare l'efficienza sul posto di lavoro oggi stesso! 🚀