"Ci mancano i dati sui modelli di comportamento degli utenti necessari per prendere decisioni in materia di pubblicità. Aggiungili prima di inviare il documento oggi."
OPPURE
"Penso che il rapporto potrebbe trarre vantaggio da ulteriori dati relativi alle diverse dimensioni aziendali. Potresti dargli un'occhiata più tardi?"
Quale delle due è migliore? Beh, dipende!
La prima frase spiega esattamente cosa ci si aspetta da te e perché, senza lasciare spazio ad ambiguità: questa è una forma di comunicazione diretta. La seconda frase, sebbene appaia imprecisa, apre una conversazione, lasciando spazio alle idee e alla negoziazione attraverso la comunicazione indiretta.
Entrambi questi stili di comunicazione hanno la loro importanza sul posto di lavoro. In questo post del blog vedremo perché e come.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
La comunicazione diretta si verifica quando il tuo messaggio è chiaro, diretto e inequivocabile. Favorisce la chiarezza, riduce al minimo le incomprensioni e migliora la collaborazione.
La comunicazione diretta non ha limiti sul canale. Puoi seguire lo stile diretto con:
- Chattare in tempo reale
- Commenti su documenti o lavagne online
- Modulo Attività nello strumento di project management
Le situazioni migliori per utilizzare la comunicazione diretta sono:
- Fornire istruzioni
- Documentare processi e procedure
- Dare un feedback
- Comunicare gli aggiornamenti standard
Per ulteriori informazioni sugli esempi di comunicazione diretta, sulle tecniche di produttività e sui consigli per adattarsi a entrambi gli stili, continua a leggere.
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Comprendere la comunicazione diretta
Lo stile di comunicazione diretta si riferisce a uno scambio di informazioni o istruzioni diretto e inequivocabile. Il messaggio viene trasmesso in modo chiaro ed esplicito senza ricorrere a suggerimenti, significati impliciti o segnali non verbali.
Le caratteristiche principali della comunicazione diretta includono:
- Chiarezza: esprimersi in modo conciso e con un linguaggio semplice, riducendo al minimo le lacune comunicative sul posto di lavoro.
- Specificità: includi dettagli precisi e attuabili per evitare malintesi.
- Trasparenza: comunicazione aperta con intenti e scopi chiaramente dichiarati.
- Assertività: spesso sicura e istruttiva
- Responsabilità: implica assumere la titolarità delle proprie parole e dell'impatto che queste hanno sul destinatario.
In teoria, lo stile diretto sembra il modo migliore per lavorare. Cosa potrebbe andare storto con una comunicazione trasparente, assertiva e chiara? Molto, in realtà. Quindi, nella pratica, anche la comunicazione indiretta è estremamente utile.
Comunicazione diretta vs. comunicazione indiretta
Esistono diversi stili di comunicazione sul posto di lavoro. La comunicazione indiretta, uno stile che privilegia il linguaggio del corpo, i segnali visivi e i messaggi impliciti, può essere uno strumento potente in situazioni specifiche. È caratterizzata da:
- Responsabilità del destinatario: il destinatario svolge un ruolo attivo nella comprensione e nell'interpretazione del messaggio desiderato.
- Comprensione di condivisione: il contesto e il vocabolario comune facilitano la comprensione.
- Ambiguità deliberata: evita il confronto o l'ostilità attenuando il colpo.
Differenza tra comunicazione diretta e indiretta
Riassumiamo le differenze.
| Funzionalità/funzione | Comunicazione diretta | Comunicazione indiretta |
|---|---|---|
| Consegna | Chiaro, esplicito e diretto | Sottile, implicito e dipendente dalla dipendenza dal contesto |
| Scopo | Dai istruzioni chiare in modo efficiente. | Mantieni l'armonia ed evita il confronto |
| Tono | Assertivo e sicuro di sé | Cauto o allusivo |
| Chiarezza | Elevata; lascia poco spazio a interpretazioni errate | Bassa-media; può essere ambigua |
| Rischio | Potresti sembrare brusco o insensibile. | Potrebbe portare a un malinteso |
Casi d'uso ottimali per la comunicazione diretta e indiretta
Non esiste uno stile di comunicazione giusto o sbagliato, ma solo quello più appropriato in una determinata situazione. Ciò significa che esistono condizioni e situazioni specifiche in cui uno stile può essere più adatto di un altro.
Le condizioni ideali per utilizzare la comunicazione diretta sono:
- Quando la chiarezza e la precisione sono fondamentali
- Quando i vincoli di tempo richiedono efficienza
- Quando il destinatario non ha il contesto completo
- Quando affronti problemi che richiedono responsabilità o feedback immediato
Supponiamo che tu stia dando istruzioni a uno stagista su un rapporto importante a cui sta lavorando. In questo caso è necessaria una comunicazione diretta. Potrebbe essere qualcosa del tipo:
"Ho bisogno che crei grafici e tabelle per la sezione di analisi di questo rapporto in Fogli Google. Usa i colori del marchio e collega i dati di origine nello stesso foglio. Inviamelo per la revisione entro la fine di questa settimana."
Se stai parlando con il parcheggiatore di un ristorante riguardo al parcheggio dell'auto, potresti dire: "Per favore, spegni i fari prima di spegnere il motore perché c'è un problema con lo spegnimento automatico". In sostanza, in questo caso è necessaria una comunicazione diretta perché il parcheggiatore non conosce la tua auto!
Le condizioni ideali per utilizzare la comunicazione indiretta sono:
- Situazioni delicate o soggette a conflitti
- Relazioni gerarchiche o norme culturali che danno priorità alla cortesia
- Piccoli gruppi di persone che condividono una storia comune e un contesto globale
- Quando si promuovono relazioni a lungo termine e si evitano potenziali offese
Dire a qualcuno "sei licenziato" in modo diretto può essere efficace in televisione, ma non è uno stile di comunicazione ideale nel lavoro, data la natura delicata della notizia. In situazioni del genere, è utile una comunicazione indiretta ed empatica.
Brian Chesky, CEO di Airbnb, ha annunciato così i licenziamenti dovuti alla pandemia.
"Oggi devo confermare che stiamo riducendo la dimensione del personale di Airbnb... Condividerò quanti più dettagli possibile su come sono giunto a questa decisione, cosa stiamo facendo per coloro che se ne vanno e cosa succederà in futuro."
"Oggi devo confermare che stiamo riducendo la dimensione del personale di Airbnb... Condividerò tutti i dettagli possibili su come sono giunto a questa decisione, cosa stiamo facendo per coloro che se ne vanno e cosa succederà in futuro."
Come puoi vedere, sebbene indiretta, questa non è un'offuscamento o un'elusione di responsabilità. Anzi, è proprio il contrario.
Nei casi in cui il team lavora insieme da un periodo molto lungo e condivide un vocabolario comune, anche la comunicazione indiretta può funzionare. "Siamo BYOD" o "il problema è solo nell'EUD" avrebbero perfettamente senso per i membri del gruppo. Lo stesso vale per un meme tratto da The Office! 😀
Quindi, come comunichiamo?
Canali di comunicazione diretta sul posto di lavoro
Qualsiasi ambiente in cui lavori è un ottimo canale per la comunicazione diretta. Potrebbe trattarsi della sala riunioni del tuo ufficio o di uno strumento collaborativo come ClickUp. Ecco come funzionerebbe.
Interazione faccia a faccia
Una conversazione diretta richiede due persone: un parlante e un ascoltatore. Il modo più efficace per farlo è parlare faccia a faccia. Ciò consente di:
- Interazione e chiarimenti in tempo reale, se necessario.
- Feedback immediato da parte del destinatario su come viene recepito il messaggio
- Accettazione o rifiuto attivo delle istruzioni
Una chat virtuale
Quando non è possibile interagire faccia a faccia, la soluzione migliore è chattare online. Questa deve essere:
- Sincrono, rendendo più facile la conversazione
- Supportato da file, immagini, note, ecc.
- Documenta per poterlo consultare in seguito
ClickUp Chat è uno strumento eccellente per questo scopo. Ti consente di creare canali dalle cartelle, eliminando la necessità di passare da una piattaforma all'altra. Puoi taggare persone, collegare attività, includere note e rispondere con emoji.
Mantieni tutte le tue comunicazioni nel contesto del tuo strumento di project management. Crea attività direttamente dai messaggi, sincronizzati rapidamente con i tuoi colleghi, segui le attività e molto altro ancora.
Ad esempio, quando hai bisogno di un rapido aggiornamento su un'attività, potresti inviare un messaggio diretto del tipo: "Ehi Chad, puoi condividere lo stato della proposta del client entro mezzogiorno?" Quando Chad risponde chiedendo alcuni dati a Jane, Chad può taggarla e tu puoi creare un'attività e assegnarla a lei!
Attività nell'ambito del project management
Il modo migliore per contenere tutte le informazioni relative a una particolare parte del lavoro è in un unico posto. Le attività di ClickUp offrono un modo efficace per farlo. Una volta creati i compiti per tutto ciò che desideri terminare, puoi:
- Spiega l'attività nella sezione dedicata alla descrizione.
- Aggiungi una lista di controllo come criterio di accettazione.
- Assegna le attività alle persone per mostrare chi è responsabile di cosa.
- Utilizza i commenti nidificati per la comunicazione all'interno del team.
Commenti come conversazioni
Abbiamo visto i commenti nidificati nelle attività di ClickUp sopra. Inoltre, puoi anche utilizzare la funzionalità commenti su ClickUp lavagne online, mappe mentali e documenti.
Ad esempio, in una lavagna online con una mappa di processo, puoi aggiungere un commento su un passaggio mancante. Su un file di progettazione condiviso all'interno di ClickUp, puoi commentare il feedback, ad esempio "Aggiorna il design in modo che corrisponda alle ultime linee guida del marchio".
Quando necessario, con ClickUp Assign Comments puoi individuare una persona specifica e taggare gli assegnatari o tutte le persone coinvolte nel progetto.
Vediamo alcuni esempi di come ciò avverrebbe attraverso questi canali di comunicazione.
Esempi di comunicazione diretta
La comunicazione diretta è perfetta per dare istruzioni specifiche, soprattutto se il destinatario sta facendo qualcosa per la prima volta.
Istruzioni: il miglior esempio di comunicazione diretta è una guida passo passo o un diagramma di flusso. Una guida allo stile dei contenuti aiuterà uno stagista a pubblicare il proprio lavoro in modo coerente e in linea con il marchio.
Politiche e procedure: crea una mini Wikipedia dei tuoi processi interni utilizzando strumenti di comunicazione sul posto di lavoro come ClickUp Documenti. Indica chiaramente cosa è accettabile e cosa non lo è nella tua organizzazione, in modo che tutti possano vederlo.
Per strutturare gli annunci nella tua organizzazione, prova questi modelli di piano di comunicazione.
Feedback: "Il tuo ultimo rapporto era ben documentato, ma la formattazione lo rendeva difficile da leggere. Per i rapporti futuri, utilizza il modello fornito per migliorare la leggibilità". Un feedback diretto come questo comunica chiaramente il problema e fornisce passaggi concreti per migliorarlo.
Collaborazione di team: non tutta la comunicazione diretta avviene tra due persone. Utilizzala nelle discussioni di team, nelle riunioni e nelle attività di collaborazione di team all'interno della tua organizzazione.
Ad esempio, durante una riunione di pianificazione dello sprint, potresti dire: "Diamo la priorità alle attività di integrazione API e assegniamo a John il compito di gestire le dipendenze front-end. Possiamo fissare venerdì come scadenza per verificare lo stato dei progressi?"
Aggiornamenti regolari: a volte è possibile automatizzare alcune attività affinché tutti i membri del team ricevano il messaggio. La barra degli strumenti multitasking di ClickUp aiuta a gestire più attività, assegnare responsabilità, fissare scadenze e lasciare commenti contemporaneamente.
Ora che hai compreso come si presenta la comunicazione diretta nel mondo reale, vediamo perché è importante.
Migliorare la produttività attraverso la comunicazione diretta
La comunicazione diretta elimina le inutili complicazioni. Aiuta chi parla a esprimersi liberamente e chi ascolta a comprendere rapidamente. Ciò consente a entrambi di risparmiare tempo e lavoro richiesto, portando infine a una migliore collaborazione all'interno del team e a una maggiore produttività. Ecco come puoi implementare questo approccio sul tuo posto di lavoro.
Rendi disponibili i dati: è più facile inviare e ricevere comunicazioni dirette se sono basate su dati concreti. Utilizza i dashboard di ClickUp per questo scopo. Ad esempio, potresti dire: "Il numero di lead che abbiamo generato questa settimana è lo stesso, ma le conversioni sono diminuite del 40%. Sappiamo cosa è successo?"
📖 Lettura bonus: Come effettuare la condivisione delle informazioni con i colleghi
Rendi i membri del team responsabili: per una maggiore responsabilità, stabilisci obiettivi SMART. Quindi, impostali su ClickUp Obiettivi, consentendo a tutti di accedere ai propri obiettivi e monitorare i progressi.
Riduci al minimo le ridondanze: non costringere i dipendenti a ripetere le stesse cose durante le riunioni StandUp. Utilizza ClickUp Brain per generare automaticamente i report delle riunioni StandUp e sfrutta il tempo risparmiato per interazioni più significative.
Suggerimenti per persone con stili di comunicazione diversi
Lo stile di comunicazione da utilizzare dipende quasi interamente dalla situazione. Ecco quindi alcuni aspetti da tenere a mente quando si adotta uno stile di comunicazione.
Se il tuo stile principale è la comunicazione diretta
Presta attenzione al tono: la comunicazione diretta è solo un passo dal diventare scortese. Mantieni quindi un tono professionale e rispettoso. Usa un linguaggio cortese. Includi espressioni come "per favore" e "grazie".
Ascolta attivamente: chi comunica in modo diretto spesso si concentra sulla trasmissione del proprio messaggio, ma questo non è sufficiente. Esercitati nell'ascolto attivo. Presta molta attenzione a ciò che dicono gli altri senza interromperli.
Presta attenzione al feedback: osserva i segnali non verbali del destinatario del tuo messaggio, come annuire o parlare. Leggi la situazione e personalizza il tuo messaggio in modo personalizzato.
Adattati al tuo pubblico: fai attenzione ai passaggi che fai, soprattutto quando hai a che fare con persone provenienti da culture o contesti in cui la comunicazione indiretta è la norma. Assicurati che la comunicazione diretta non risulti offensiva.
Adotta la comunicazione indiretta quando è opportuno: comunicare in modo eccessivo sul posto di lavoro può essere una tecnica utile. Aggiungere empatia può migliorare significativamente la qualità delle interazioni.
Ad esempio, invece di dire "Abbiamo bisogno che questo sia terminato immediatamente", prova a dire "So che la scadenza è ravvicinata, ma il tuo lavoro richiesto è fondamentale per rispettarla".
Questo approccio valorizza le emozioni degli altri pur mantenendo chiare le aspettative.
Se il tuo stile preferito è la comunicazione indiretta
Non girate intorno alla questione: la comunicazione indiretta non significa essere deliberatamente vaghi o non assumersi responsabilità. Si tratta, infatti, di parlare con empatia e delicatezza. Non confondete l'indiretto con l'incerto.
Ad esempio, invece di formulare il tuo feedback dicendo "Questa sezione potrebbe richiedere del lavoro", prova a dire "Penso che aggiungere un caso di studio qui rafforzerebbe l'argomento".
Sii sicuro di te: l'assertività non è una funzionalità della comunicazione indiretta. Chi comunica in modo indiretto esita a esprimere con fermezza le proprie esigenze o opinioni. Esercitati a essere assertivo in modo educato. Ciò è particolarmente importante nella comunicazione orizzontale e nella gestione dei rapporti con i superiori.
Adattarsi ai comunicatori diretti: i comunicatori indiretti a volte percepiscono la comunicazione diretta come un attacco o un'imboscata. Tuttavia, i team altamente efficienti sono spesso diretti.
Comprendere che l'altro modo (diretto) non è necessariamente sbagliato. Evitare di fare affidamento su suggerimenti o segnali sottili quando si lavora con comunicatori diretti. Prenderli per quello che sono e parlare in termini chiari ed espliciti.
Comunicazione efficace (diretta o meno) con ClickUp
Nel mondo del lavoro intellettuale, la comunicazione interpersonale è alla base dell’esito positivo. Requisiti, briefing, chiarimenti, idee, feedback, processi, aggiornamenti: ogni giorno è un insieme di miriadi di comunicazioni dirette e indirette.
Uno strumento completo per la project management e la collaborazione come ClickUp non solo lo rende possibile, ma lo migliora. ClickUp Docs e ClickUp attività aiutano a comunicare le informazioni prima dell'inizio del lavoro.
I commenti e la chat di ClickUp consentono lo scambio di idee durante il progetto. La dashboard di ClickUp è ottima per le revisioni e le retrospettive. Nel tempo, ClickUp diventa la tua unica fonte di conoscenza organizzativa, aumentando il valore per tutti coloro che accedono ai sistemi.
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