"Ci mancano i dati sui modelli di comportamento degli utenti necessari per prendere decisioni pubblicitarie. Per favore, aggiungili prima di inviare oggi. "
OPPURE
"Penso che il report potrebbe trarre vantaggio da ulteriori dati relativi alle diverse dimensioni aziendali. Potresti dargli un'occhiata più tardi?"
Quale delle due è migliore? Beh, dipende!
La prima frase spiega esattamente cosa ci si aspetta da te e perché, senza lasciare spazio ad ambiguità: questa è una forma di comunicazione diretta. La seconda frase, sebbene appaia imprecisa, apre una conversazione, lasciando spazio alle idee e alla negoziazione attraverso la comunicazione indiretta.
Entrambi questi stili di comunicazione hanno un ruolo importante sul posto di lavoro. In questo post del blog vediamo perché e come.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
La comunicazione diretta avviene quando il messaggio è chiaro, diretto e inequivocabile. Favorisce la chiarezza, riduce al minimo le incomprensioni e migliora la collaborazione
La comunicazione diretta non è limitata dal canale. Puoi seguire lo stile diretto con:
- Chattare in tempo reale
- Commenti su documenti o lavagne online
- Modulo Attività nello strumento di project management
Le situazioni migliori per utilizzare la comunicazione diretta sono:
- Fornire istruzioni
- Documentare processi e procedure
- Dare un feedback
- Comunicare gli aggiornamenti standard
Per ulteriori informazioni su esempi di comunicazione diretta, tecniche di produttività e suggerimenti per adattarsi a entrambi gli stili, continua a leggere.
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Comprendere la comunicazione diretta
Lo stile di comunicazione diretta si riferisce a uno scambio di informazioni o istruzioni diretto e privo di ambiguità. Il messaggio viene trasmesso in modo chiaro ed esplicito senza ricorrere a suggerimenti, significati impliciti o segnali non verbali.
Le caratteristiche chiave della comunicazione diretta includono:
- Chiarezza: esprimersi in modo semplice e conciso, riducendo al minimo le lacune comunicative sul posto di lavoro
- Specificità: includi dettagli precisi e attuabili per evitare malintesi
- Trasparenza: comunicazione aperta con intenzioni e scopi chiaramente dichiarati
- Assertività: spesso sicuro di sé e istruttivo
- Responsabilità: implica assumersi la titolarità delle proprie parole e dell'impatto che queste hanno sul destinatario
In teoria, lo stile diretto sembra il modo migliore di lavorare. Cosa potrebbe andare storto con una comunicazione trasparente, assertiva e chiara? Molto, in realtà. Quindi, nella pratica, anche la comunicazione indiretta è estremamente utile.
Comunicazione diretta vs comunicazione indiretta
Esistono diversi stili di comunicazione sul posto di lavoro. La comunicazione indiretta, uno stile che privilegia il linguaggio del corpo, i segnali visivi e i messaggi impliciti, può essere uno strumento potente in situazioni specifiche. È caratterizzata da:
- Responsabilità del destinatario: il destinatario svolge un ruolo attivo nella comprensione e nell'interpretazione del messaggio desiderato
- Comprensione condivisa: il contesto e il vocabolario comune facilitano la comprensione
- Ambiguità deliberata: evita il confronto o l'ostilità attenuando il colpo
Differenza tra comunicazione diretta e indiretta
Riepiloghiamo/riassumiamo le differenze.
| Funzionalità/funzione | Comunicazione diretta | Comunicazione indiretta |
|---|---|---|
| Consegna | Chiaro, esplicito e diretto | Sottile, implicito e dipendente dal contesto |
| Scopo | Dare istruzioni chiare in modo efficiente | Mantieni l'armonia ed evita il confronto |
| Tono | Assertivo e sicuro di sé | Cauto o allusivo |
| Chiarezza | Elevata; lascia poco spazio a fraintendimenti | Bassa-media; può essere ambigua |
| Rischio | Potresti apparire brusco o insensibile | Può portare a fraintendimenti |
Casi d'uso ottimali per la comunicazione diretta e indiretta
Non esiste uno stile di comunicazione giusto o sbagliato, ma solo quello più appropriato in una determinata situazione. Ciò significa che esistono condizioni e situazioni specifiche in cui uno stile può essere più adatto di un altro.
Le condizioni ideali per utilizzare la comunicazione diretta sono:
- Quando chiarezza e precisione sono fondamentali
- Quando i vincoli di tempo richiedono efficienza
- Quando il destinatario non ha il contesto completo
- Quando affronti problemi che richiedono responsabilità o feedback immediato
Supponiamo che tu stia dando istruzioni a uno stagista su un rapporto importante su cui sta lavorando. In questo caso è necessaria una comunicazione diretta. Potrebbe essere qualcosa del tipo:
"Ho bisogno che crei grafici e tabelle per la sezione di analisi di questo report in Fogli Google. Usa i colori del marchio e collega i dati di origine nello stesso foglio. Inviamelo per la revisione entro la fine della settimana."
Se state parlando con il parcheggiatore di un ristorante per lasciare la vostra auto, potreste dire: "Per favore, spenga le luci prima di spegnere il motore perché c'è un problema con lo spegnimento automatico". In sostanza, in questo caso è necessaria una comunicazione diretta perché il parcheggiatore non conosce la vostra auto!
Le condizioni ideali per utilizzare la comunicazione indiretta sono:
- Situazioni delicate o conflittuali
- Relazioni gerarchiche o norme culturali che danno priorità alla cortesia
- Piccoli gruppi di persone che hanno una storia comune e un contesto completo
- Quando si promuovono relazioni a lungo termine ed si evitano potenziali offese
Dire a qualcuno "sei licenziato" in modo diretto può andare bene in TV, ma non è uno stile di comunicazione ideale sul lavoro, data la natura delicata della notizia. In situazioni del genere, è utile una comunicazione indiretta ed empatica.
Brian Chesky, CEO di Airbnb, ha annunciato i licenziamenti dovuti alla pandemia in questo modo.
"Oggi devo confermare che stiamo riducendo le dimensioni della forza lavoro di Airbnb... Condividerò quanti più dettagli possibile su come sono giunto a questa decisione, cosa stiamo facendo per coloro che se ne vanno e cosa succederà in futuro"
"Oggi devo confermare che stiamo riducendo le dimensioni della forza lavoro di Airbnb... Condividerò quanti più dettagli possibile su come sono giunto a questa decisione, cosa stiamo facendo per coloro che se ne vanno e cosa succederà in seguito. "
Come puoi vedere, sebbene indiretti, questi metodi non sono né oscuri né evasivi. Anzi, è proprio il contrario.
Nei casi in cui il team ha lavorato insieme per un lungo periodo e ha un vocabolario comune, anche la comunicazione indiretta può funzionare. "Siamo BYOD" o "il problema è solo nell'EUD" avrebbero perfettamente senso per chi fa parte del gruppo. Lo stesso vale per un meme tratto da The Office! 😀
Quindi, come comunichiamo?
Canali di comunicazione diretta sul posto di lavoro
Qualsiasi ambiente in cui lavori è un ottimo canale per la comunicazione diretta. Potrebbe essere la sala conferenze del tuo ufficio o uno strumento collaborativo come ClickUp. Ecco come funzionerebbe.
Interazione faccia a faccia
Una conversazione diretta richiede due persone: un parlante e un ascoltatore. Il modo più efficace per farlo è parlare faccia a faccia. Ciò consente di:
- Interazione e chiarimenti in tempo reale, se necessario
- Feedback immediato da parte del destinatario su come viene ricevuto il messaggio
- Accettazione o rifiuto attivo delle istruzioni
Una chat virtuale
Quando non è possibile interagire faccia a faccia, la soluzione migliore è chattare online. Questo è sicuramente:
- Sincrono, rendendo più facile la conversazione
- Supportato da file, immagini, note, ecc.
- Documenta per riferimento futuro
ClickUp Chat è un ottimo strumento per questo scopo. Ti consente di creare canali dalle cartelle, eliminando la necessità di passare da una piattaforma all'altra. Puoi taggare persone, collegare attività, includere note e rispondere con emoji.
Mantieni tutte le comunicazioni nel contesto del tuo strumento di project management. Crea attività direttamente dai messaggi, sincronizzati rapidamente con i tuoi colleghi, dai seguito alle attività e molto altro ancora.
Ad esempio, quando hai bisogno di un aggiornamento rapido su un'attività, potresti inviare un messaggio diretto del tipo: "Ehi Chad, puoi condividere lo stato della proposta del client entro mezzogiorno?" Quando Chad risponde chiedendo alcuni dati a Jane, può taggarla e tu puoi creare un'attività e assegnarla a lei!
Attività nell'ambito del project management
Il modo migliore per contenere tutte le informazioni relative a una parte specifica del lavoro è in un unico posto. Le attività di ClickUp offrono un modo efficace per farlo. Una volta create le attività per tutto ciò che desideri fare, puoi:
- Spiegare l'attività nella sezione descrizione
- Aggiungi una lista di controllo come criteri di accettazione
- Assegnare le attività alle persone per mostrare chi è responsabile di cosa
- Utilizza i commenti nidificati per la comunicazione all'interno del team
Commenti come conversazioni
Abbiamo visto i commenti nidificati nelle attività di ClickUp sopra. Inoltre, puoi anche utilizzare la funzionalità/funzione commenti sulle lavagne online, mappe mentali e documenti di ClickUp.
Ad esempio, in una lavagna online con una mappa di processo, è possibile aggiungere un commento su un passaggio mancante. Su un file di progettazione condiviso all'interno di Clickup, è possibile commentare il feedback, ad esempio "Aggiornare il progetto in modo che corrisponda alle ultime linee guida del marchio"
Quando necessario, con ClickUp Assegna commenti, puoi individuare una persona specifica e taggare gli assegnatari o tutte le persone coinvolte nel progetto.
Vediamo alcuni esempi di come ciò si tradurrebbe in questi canali di comunicazione.
Esempi di comunicazione diretta
La comunicazione diretta è perfetta per dare istruzioni specifiche, specialmente se il destinatario sta facendo qualcosa per la prima volta.
Istruzioni: Il miglior esempio di comunicazione diretta è una guida passo passo o un diagramma di flusso. Una guida allo stile dei contenuti aiuterà uno stagista a pubblicare il proprio lavoro in modo coerente e in linea con il marchio.
Politiche e procedure: crea una mini Wikipedia dei tuoi processi interni utilizzando strumenti di comunicazione sul posto di lavoro come ClickUp Docs. Indica chiaramente a tutti cosa è accettabile e cosa non lo è nella tua organizzazione.
Per strutturare gli annunci nella tua organizzazione, prova questi modelli di piano di comunicazione.
Feedback: "Il tuo ultimo rapporto era ben documentato, ma il formato lo rendeva difficile da leggere. Per i rapporti futuri, utilizza il modello fornito per migliorare la leggibilità. " Un feedback diretto come questo comunica chiaramente il problema e fornisce passaggi concreti per il miglioramento.
Collaborazione in team: non tutta la comunicazione diretta avviene tra due persone. Utilizzatela nelle discussioni di gruppo, nelle riunioni e nelle attività di collaborazione in team all'interno della vostra organizzazione.
Ad esempio, durante una riunione di pianificazione di uno sprint, potresti dire: "Diamo priorità alle attività di integrazione API e assegniamo a John la gestione delle dipendenze front-end. Possiamo fissare venerdì come scadenza per verificare lo stato di avanzamento?"
Aggiornamenti regolari: a volte è possibile automatizzare alcune attività per tutti i membri del team affinché ricevano il messaggio. La barra degli strumenti multitasking di ClickUp aiuta a gestire più attività, assegnare responsabilità, impostare scadenze e lasciare commenti contemporaneamente.
Ora che hai compreso come funziona la comunicazione diretta nel mondo reale, vediamo perché è importante.
Migliorare la produttività attraverso la comunicazione diretta
La comunicazione diretta elimina le inutili chiacchiere. Aiuta chi parla a esprimersi liberamente e chi ascolta a comprendere rapidamente. Ciò consente a entrambi di risparmiare tempo e lavoro richiesto, portando infine a una migliore collaborazione all'interno del team e a una maggiore produttività. Ecco come è possibile implementare questo approccio sul posto di lavoro.
Rendi disponibili i dati: è più facile inviare e ricevere comunicazioni dirette se sono basate su dati concreti. Utilizza le dashboard di ClickUp per questo scopo. Ad esempio, potresti dire: "Il numero di lead che abbiamo generato questa settimana è lo stesso, ma le conversioni sono diminuite del 40%. Sappiamo cosa è successo?"
📖 Lettura bonus: Come condividere le informazioni con i colleghi
Rendi i membri del team responsabili: per una maggiore responsabilità, imposta obiettivi SMART. Quindi, configurali su ClickUp Obiettivi, consentendo a tutti di accedere ai propri obiettivi e monitorarne lo stato.
Riduci al minimo le ridondanze: non costringere i dipendenti a ripetere le stesse cose durante gli standup. Utilizza ClickUp Brain per generare automaticamente report standup e dedica il tempo risparmiato a interazioni più significative.
Suggerimenti per persone con stili di comunicazione diversi
Lo stile di comunicazione da utilizzare dipende quasi interamente dalla situazione. Ecco quindi alcuni aspetti da tenere a mente quando si adotta uno stile di comunicazione.
Se il tuo stile principale è la comunicazione diretta
Attenzione al tono: la franchezza è solo un passo, un balzo, un salto dalla maleducazione. Quindi, mantieni un tono professionale e rispettoso. Usa un linguaggio cortese. Includi "per favore" e "grazie".
Ascolta attivamente: chi comunica in modo diretto spesso si concentra sulla trasmissione del messaggio, ma questo non è sufficiente. Esercitati nell'ascolto attivo. Presta molta attenzione a ciò che dicono gli altri senza interromperli.
Presta attenzione al feedback: osserva i segnali non verbali del destinatario del tuo messaggio, come annuire o dire. Leggi la situazione e personalizza il tuo messaggio di conseguenza.
Adattati al tuo pubblico: presta attenzione ai tuoi passaggi, specialmente quando hai a che fare con persone provenienti da culture o contesti in cui la comunicazione indiretta è la norma. Assicurati che la comunicazione diretta non diventi offensiva.
Adotta la comunicazione indiretta quando possibile: comunicare in modo eccessivo sul posto di lavoro può essere una tecnica utile. Aggiungere empatia può migliorare significativamente la qualità delle interazioni.
Ad esempio, invece di dire "Abbiamo bisogno che questo sia fatto immediatamente", prova con "So che la scadenza è stretta, ma il lavoro richiesto è fondamentale per rispettarla"
Questo approccio convalida le emozioni degli altri pur rimanendo chiari sulle aspettative.
Se il tuo stile preferito è la comunicazione indiretta
Non girate intorno alle cose: la comunicazione indiretta non significa essere deliberatamente vaghi o non assumersi le proprie responsabilità. Si tratta, infatti, di parlare con empatia e sottigliezza. Non confondete l'indiretto con l'incoerenza.
Ad esempio, invece di formulare il tuo feedback come "Questa sezione potrebbe richiedere qualche modifica", prova a dire "Penso che aggiungere un caso di studio qui rafforzerebbe il tuo argomento"
Siate sicuri di voi stessi: l'assertività non è una funzionalità/funzione della comunicazione indiretta. Chi comunica in modo indiretto esita ad esprimere con fermezza le proprie esigenze o opinioni. Esercitatevi nell'assertività cortese. Ciò è particolarmente importante nella comunicazione orizzontale e nella gestione dei rapporti con i superiori.
Adattarsi ai comunicatori diretti: i comunicatori indiretti a volte percepiscono la comunicazione diretta come un attacco o un'imboscata. Tuttavia, i team ad alto rendimento sono spesso diretti.
Comprendere che l'altro modo (diretto) non è necessariamente sbagliato. Evitare di fare affidamento su allusioni o segnali sottili quando si lavora con comunicatori diretti. Prenderli per quello che sono e parlare in termini chiari ed espliciti.
Comunicazione efficace (diretta o meno) con ClickUp
Nel mondo del lavoro intellettuale, la comunicazione interpersonale è alla base di ogni esito positivo. Requisiti, istruzioni, chiarimenti, idee, feedback, processi, aggiornamenti: ogni giorno è un insieme di innumerevoli comunicazioni dirette e indirette.
Uno strumento completo di project management e collaborazione come ClickUp non solo lo rende possibile, ma lo eleva a un livello superiore. I documenti e le attività di ClickUp aiutano a comunicare le cose prima che il lavoro abbia inizio.
I commenti e la chat di ClickUp consentono lo scambio di idee durante il progetto. Il dashboard di ClickUp è ottimo per le revisioni e le retrospettive. Nel tempo, ClickUp diventa la tua fonte unica di conoscenza organizzativa, aumentando il valore per tutti coloro che accedono ai sistemi.
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