I dipendenti dedicano una quantità sorprendente di tempo a ripetere le stesse attività. Questa ridondanza costa all'economia statunitense la cifra sbalorditiva di 1,8 trilioni di dollari all'anno. Sì, trilioni con la "T" maiuscola.
Questo è esattamente il motivo per cui le registrazioni dello schermo sono una benedizione. Per chi registra, evitano di ripetere la stessa demo una dozzina di volte. Per chi guarda, significa poter rivedere il video un milione di volte senza dover chiedere: "Puoi spiegare di nuovo quel passaggio?".
La condivisione delle registrazioni dello schermo è l'unico modo per garantire che servano al loro scopo e arrivino nelle mani giuste senza perdersi nel vuoto digitale. Se il tuo primo pensiero è "Le invierò semplicemente via email", fermati un attimo. I file video di grandi dimensioni non funzionano bene con gli allegati di email.
Fortunatamente, esistono molti modi per effettuare la condivisione efficiente delle registrazioni dello schermo, dagli strumenti basati su browser alle piattaforme di archiviazione cloud.
In questo articolo vedremo i migliori strumenti per questo scopo e alcune best practice da seguire per ottenere le migliori registrazioni dello schermo.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
❓ Perché le registrazioni dello schermo sono importanti: risparmia tempo e riduci le demo ripetitive con soluzioni visive chiare.
💯 Best practice: utilizza il formato MP4 per garantire la compatibilità, ottimizza la qualità, sfoca i dettagli sensibili e mantieni le registrazioni concise.
✅ I migliori strumenti per la condivisione: Dropbox, YouTube, Google Drive, Slack e ClickUp offrono opzioni di condivisione uniche.
🟢 Dropbox: ottimo per la condivisione semplice, ma non offre funzionalità di gestione delle attività.
🟢 YouTube: perfetto per la condivisione pubblica, ma con un limite per la collaborazione.
🟢 Google Drive: flessibile con le autorizzazioni, ma può sembrare dispersivo per i progetti
🟢 Slack: ideale per una condivisione interna rapida, con un limite di clip da 5 minuti.
🟢 Vantaggio di ClickUp: registra, trascrivi e incorpora video nelle attività con una perfetta integrazione dei progetti.
Come creare una registrazione dello schermo
La maggior parte dei dispositivi moderni è dotata di uno strumento di registrazione dello schermo preinstallato (anche se spesso si tratta di strumenti piuttosto basilari). Ma se il tuo dispositivo non ne è dotato, o se stai cercando qualcosa di più efficiente, vediamo insieme le nozioni di base.
Cosa dovrebbe fare un buon strumento di registrazione dello schermo?
- Registra l'intero schermo, una finestra specifica o solo un'area di selezione.
- Consenti la sovrapposizione della webcam per un'esperienza picture-in-picture.
- Cattura simultaneamente l'audio del microfono e del sistema
- Offri opzioni integrate di condivisione video o esportazione rapida
- Sii intuitivo (nessuno ha tempo per menu complicati)
- Offri prezzi accessibili che corrispondono al suo valore
Se stai cercando un prodotto, opzioni popolari come Loom (gratis per un massimo di 25 video di durata inferiore a 5 minuti), Camtasia (noto per l'eccellente modifica) e OBS Studio (perfetto per lo streaming live) fanno al caso tuo. Desideri avere le trascrizioni delle tue registrazioni? Prova Descript, che offre la trascrizione automatica.
Ma cosa succede se desideri tutto questo oltre alla gestione delle attività? È qui che entra in gioco ClickUp.
📌 Esempio: supponiamo che tu stia guidando un progetto con membri del team distribuiti in diversi fusi orari. Tutti hanno bisogno di chiarezza sui processi, ma programmare chiamate in diretta non è pratico. È qui che entra in gioco ClickUp Clips, un registratore dello schermo integrato nella piattaforma di project management ClickUp.
Con ClickUp Clips puoi:
- Registra lo schermo intero o una finestra/scheda specifica con commento vocale
- Allega le registrazioni direttamente alle attività, ai commenti o ai documenti ClickUp per aggiungere contesto.
- Cattura spiegazioni o guide dettagliate mantenendo l'organizzazione all'interno dei progetti.
Ma aspetta, c'è di più. Scopri ClickUp Brain, uno strumento di trascrizione basato sull'IA.
In pochi minuti, le tue registrazioni saranno trascritte, contrassegnate con data e ora e ricercabili. Hai bisogno di annotare o evidenziare i punti chiave? Nessun problema: puoi farlo facilmente con le funzionalità/funzioni IA di ClickUp Brain.
💡 Suggerimento professionale: cerchi registratori dello schermo basati sull'IA? Dai un'occhiata al nostro elenco dei 10 migliori registratori dello schermo basati sull'IA.
Strumenti utili per la condivisione di una registrazione dello schermo
Come abbiamo già concordato, l'email non è l'ideale per la condivisione di file video di grandi dimensioni.
Quindi, come si effettua la condivisione dei video delle registrazioni dello schermo? Fortunatamente, ci sono molte opzioni che non metteranno alla prova la tua pazienza. Ecco alcune scelte popolari ed efficienti:
1. Dropbox: processo e funzionalità/funzioni per la condivisione dello schermo
Dropbox semplifica la condivisione di registrazioni dello schermo e file, anche per chi non è esperto di tecnologia. Con Dropbox Capture integrato, puoi registrare lo schermo, la webcam o solo l'audio e condividerlo facilmente.
📌 Come effettuare la condivisione:
- Apri Dropbox Capture (scaricalo se non lo hai già).
- Registra lo schermo, la webcam o l'audio utilizzando l'interfaccia intuitiva dello strumento.
- Salva la registrazione direttamente nella tua cartella Dropbox.
- Genera un link condivisibile con un solo clic
- Copia e incolla il link dove ti serve: email, app di messaggistica o strumenti di project management.
- Il destinatario potrà visualizzare, commentare o scaricare la registrazione gratis.
✅ Vantaggi di Dropbox
- Facile da usare, anche per gli utenti meno esperti di tecnologia.
- Genera rapidamente link condivisibili per una condivisione dei file senza interruzioni.
- Le solide impostazioni sulla privacy consentono di controllare l'accesso ai file.
⚠️ Svantaggi di Dropbox
- Mancanza di funzionalità di gestione delle attività o di collaborazione contestuale
- La condivisione dei file è limitata alla semplice generazione di link, rendendo difficile l'organizzazione dei progetti.
✨ Ideale per: team che necessitano di un modo semplice per effettuare la condivisione di registrazioni dello schermo, demo di progetti o tutorial senza dover gestire restrizioni relative a file di grandi dimensioni o infinite catene di email.
2. YouTube: caricamento e condivisione di registrazioni dello schermo
YouTube potrebbe sembrare un po' antiquato, ma è un'opzione valida per la condivisione di registrazioni dello schermo, soprattutto quando è necessario controllare le autorizzazioni e condividere in modo semplice con un vasto pubblico.
🧠 Lo sapevate?: I primi screenshot risalgono agli anni '60 sui computer interattivi, mentre lo screencasting ha preso piede negli anni '90 con strumenti come ScreenCam. Negli anni 2000, piattaforme come YouTube hanno aumentato la popolarità della registrazione dello schermo, con Camtasia che ha conquistato la ribalta nel 2004.
📌 Come effettuare la condivisione:
- Apri l'app YouTube o YouTube Studio
- Tocca Crea e effettua la selezione del tuo file video
- Aggiungi un titolo accattivante e scegli le impostazioni di privacy (Pubblico, Non elencato o Privato)
- Se il tuo video è breve e verticale, può essere caricato come YouTube Short.
- Imposta il pubblico (ad esempio, "Realizzato per i bambini" o meno) e premi Carica.
- Copia il link al tuo video e condividilo con il tuo team tramite email, app di messaggistica o strumenti di gestione delle attività.
✅ Vantaggi di YouTube
- Ideale per archiviare e effettuare la condivisione di file video di grandi dimensioni senza limiti di dimensione.
- Offre impostazioni di privacy flessibili per la condivisione pubblica, non elencata o privata.
⚠️ Svantaggi di YouTube
- Le funzionalità di collaborazione sono minime: il feedback del team non riceve un adeguato supporto.
- La gestione dei link video e delle autorizzazioni può richiedere molto tempo per i team di grandi dimensioni.
✨ Ideale per: team o singoli individui che necessitano di una piattaforma gratuita per archiviare e condividere file video di grandi dimensioni con autorizzazioni di visualizzazione flessibili.
💡 Suggerimento professionale: non vuoi scaricare un'altra applicazione per registrare lo schermo? Ti capiamo. Ecco la nostra guida alle 10 migliori estensioni di Chrome per la registrazione dello schermo.
3. Google Drive: funzionalità di condivisione
Un'altra piattaforma molto utile per la condivisione di file, in particolare quelle registrazioni video di grandi dimensioni che non riescono a essere allegate a un'email, è Google Drive.
📌 Come effettuare la condivisione:
- Carica la tua registrazione dello schermo su Google Drive trascinandola nell'interfaccia di Google Drive.
- Individua il tuo file, fai clic con il pulsante destro del mouse e effettua la selezione per la condivisione.
- Inserisci gli indirizzi email dei tuoi collaboratori o genera un link condivisibile.
- Modifica le autorizzazioni: consenti ad altri di visualizzare, commentare o effettuare la modifica del file.
- Clicca su Invia o copia il link e effettua la condivisione tramite email, chat o la piattaforma di comunicazione del tuo team.
- Utilizza opzioni avanzate come le scadenze per l'accesso ai link o limita il numero di download, se necessario.
✅ Vantaggi di Google Drive
- Facile da usare con autorizzazioni di condivisione flessibili per i file
- Offre supporto per la collaborazione in tempo reale su documenti e file condivisi.
⚠️ Svantaggi di Google Drive
- Gli strumenti di collaborazione possono sembrare disorganizzati per la gestione di progetti complessi.
- La gestione delle autorizzazioni diventa complessa per i team di grandi dimensioni
✨ Ideale per: team o singoli individui che cercano un modo semplice per effettuare la condivisione e la collaborazione su file senza il fastidio dei limiti di dimensione.
4. Slack: integrazione delle registrazioni dello schermo nelle comunicazioni
Slack non serve solo per infinite guerre di GIF e messaggi veloci del tipo "Puoi chiamarmi?". È anche un modo semplice per integrare le registrazioni dello schermo direttamente nelle conversazioni del tuo team.
Con Slack Clips, puoi registrare e condividere video, audio o registrazioni dello schermo nei canali e nei messaggi diretti. Ciò significa che aggiornamenti, demo e video possono essere comunicati in modo asincrono, riducendo le riunioni non necessarie e mantenendo tutti in stato di sincronizzazione.
📌 Come effettuare la condivisione:
- Apri un canale o un messaggio diretto su Slack
- Clicca sull'icona della fotocamera nel campo del messaggio per avviare la registrazione.
- Scegli di registrare lo schermo, una finestra specifica o persino te stesso con la videocamera accesa.
- Aggiungi personalizzazioni opzionali come sfocare lo sfondo o cambiare microfono.
- Una volta terminata la registrazione, clicca su "Stop Recording" (Interrompi registrazione) e aggiungi una miniatura o un messaggio di accompagnamento.
- Clicca sull'icona dell'aeroplanino di carta per effettuare la condivisione immediata della tua registrazione.
✅ Vantaggi di Slack
- Ottimo per la comunicazione asincrona con Clip integrate per aggiornamenti rapidi.
- Perfetto per i team che devono destreggiarsi tra fusi orari diversi.
⚠️ Svantaggi di Slack
- Il limite di cinque minuti su Clips potrebbe non essere sufficiente per aggiornamenti o demo più lunghi.
- La condivisione al di fuori di Slack richiede passaggi aggiuntivi, come scaricare e ricaricare.
✨ Ideale per: Teams che devono destreggiarsi tra fusi orari e orari diversi e che necessitano di una comunicazione asincrona con un contesto ricco.
5. Invio di registrazioni dello schermo tramite email con Microsoft Outlook e Gmail
Sì, abbiamo creato qualche problema all'email, ma per clip di piccole dimensioni rimane un'opzione facile e diretta per la condivisione di file.
Inoltre, le email ti consentono di conservare una comoda traccia dei messaggi per il contesto futuro e semplificano l'inoltro di file a più persone senza dover spiegare il contesto.
📌 Come effettuare la condivisione:
- Salva la tua registrazione dello schermo come file video
- Apri Microsoft Outlook o Gmail e componi una nuova email.
- Clicca sull'icona a forma di graffetta per creare un allegato con il tuo file video.
- Seleziona il file dal tuo computer e premi Invia.
✅ Vantaggi dell'invio tramite email delle registrazioni dello schermo:
- Comodo per la condivisione rapida di registrazioni dello schermo di piccole dimensioni
- Conserva una traccia delle email per facilitarne la consultazione e l'inoltro.
- Semplice e familiare per la maggior parte degli utenti
⚠️ Svantaggi dell'invio di registrazioni dello schermo tramite email:
- I limiti di dimensione dei file (20 MB per Outlook, 25 MB per Gmail) limitano la condivisione di video di grandi dimensioni.
- Nessuna funzionalità di collaborazione integrata, che richiede strumenti aggiuntivi per feedback e aggiornamenti
✨ Ideale per: Individui o team che effettuano la condivisione di registrazioni dello schermo di piccole dimensioni (meno di 25 MB) e che necessitano di un metodo rapido e semplice per comunicare i file, mantenendo una traccia chiara delle email per riferimento futuro.
6. ClickUp: condivisione diretta delle registrazioni dello schermo per una facile collaborazione
Pensa a ClickUp come alla combinazione perfetta tra gestione delle attività e registrazione dello schermo. Abbiamo già parlato di ClickUp Clips, quindi sai già che è lo strumento ideale per la condivisione di video. Dimentica le guide dettagliate e complete: basta registrare, condividere e lasciare che il tuo team si aggiorni al proprio ritmo.
🧠 Lo sapevate: secondo un sondaggio condotto su oltre 2.000 aziende, il 74% dei formatori integra l'apprendimento video nella propria offerta formativa, dimostrando la crescente importanza dei contenuti visivi per un'istruzione efficace.
Tuttavia, il vero vantaggio risiede nella capacità di ClickUp di effettuare la condivisione delle registrazioni dello schermo direttamente all'interno delle attività di ClickUp. Ciò consente ai team di disporre del massimo delle informazioni e di collaborare senza sforzo.
In breve, incorporando le registrazioni nelle attività, i team possono accedere a tutto il contesto di cui hanno bisogno senza dover passare da uno strumento all'altro o cercare i link.
💡 Suggerimento professionale: hai bisogno di fornire un feedback? I commenti sui video sono collegati alle Sequenze, garantendo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Con Hub clip, puoi organizzare, cercare e ordinare tutti i tuoi video in un unico posto, eliminando la necessità di infinite catene di email.
La ciliegina sulla torta è ClickUp Chat. Aggiunge un ulteriore livello di flessibilità alla condivisione delle registrazioni dello schermo:
- Usa le chat per la condivisione delle registrazioni dello schermo all'interno di elenchi, cartelle o spazi specifici, mantenendole collegate ai progetti pertinenti.
- Discuti le registrazioni direttamente nella chat insieme alle attività, riducendo la necessità di inviare email di follow-up.
- Passa senza problemi dalle chat alla gestione delle attività, assicurandoti che nulla vada perso nella traduzione.
- Regola le autorizzazioni di condivisione per controllare chi può accedere alle registrazioni dello schermo, mantenendo la sicurezza invece di utilizzare piattaforme diverse.
✅ Vantaggi di ClickUp:
- Combina registrazione dello schermo, condivisione e gestione delle attività in un'unica piattaforma.
- Consente una collaborazione senza interruzioni con funzionalità/funzioni quali commenti con indicazione dell'ora, trascrizioni e incorporamento di video nelle attività.
⚠️ Svantaggi di ClickUp:
- Le numerose funzionalità potrebbero disorientare i nuovi utenti, che avranno bisogno di un po' di tempo per imparare a utilizzare il sistema.
✨ Ideale per: team alla ricerca di una soluzione all-in-one per semplificare la registrazione dello schermo, la gestione delle attività e la collaborazione senza bisogno di più strumenti.
Scegliere lo strumento giusto per la condivisione dello schermo
Abbiamo discusso un numero di strumenti, ma per effettuare la selezione dello strumento di condivisione dello schermo perfetto, passiamo ai fattori fondamentali: facilità d'uso, accessibilità, privacy, funzionalità di collaborazione e integrazione con gli strumenti di project management. Ecco una panoramica di ciascuno di essi:
| Strumento | Facilità d'uso | Accessibilità | Privacy | Collaborazione | Integrazione | Pro ✅ | Contro ❌ |
| Dropbox | Semplice da usare ma con un limite per la collaborazione | Link pubblici per file di grandi dimensioni | Autorizzazioni regolabili | I commenti sono fondamentali | Integrazione di base con altre app | Facile da usare, crea facilmente link condivisibili, solide impostazioni di privacy | Funzionalità di collaborazione limitate, mancanza di integrazione nel project management |
| YouTube | Facile da caricare ma meno intuitivo per la privacy | Opzioni pubbliche e private private | Ideale per l'accesso pubblico o privato | Nessuna chat di gruppo, feedback tramite commenti | Nessuna integrazione nel project management | Ottimo per lo spazio di archiviazione di file di grandi dimensioni, ideale per la condivisione pubblica o privata. | Senza strumenti di collaborazione di squadra, la gestione dei link può essere noiosa, senza flussi di lavoro di progetto |
| Google Drive | Facile da usare per la condivisione di base | Condivisione facile con i link | Controlli dettagliati | Funzionalità di collaborazione di base | Integrazioni di progetto limitate | Autorizzazioni flessibili, facile da usare, offre supporto per la collaborazione su file condivisi. | Senza collegamenti alle attività, la configurazione delle autorizzazioni può risultare disorganizzata e noiosa. |
| Slack | Semplice ma ideale per uso interno | Richiede la presenza del team su Slack. | Opzioni di privacy esterne limitate | Ottimo per le discussioni interne | Mancanza di integrazione con i sistemi di gestione delle attività | Perfetto per la comunicazione interna e gli aggiornamenti asincroni con Clips. | I Clip hanno un limite di durata di 5 minuti e non dispongono di opzioni di condivisione esterna. |
| ClickUp | Intuitivo, combina registrazione e gestione delle attività | Link condivisibili + incorporamento diretto nelle attività | Privacy e autorizzazioni completamente integrate | Feedback continui con attività, commenti e annotazioni con data e ora | Flussi di lavoro centralizzati per attività e progetti | Combina registrazione dello schermo, condivisione e gestione delle attività in modo perfettamente integrato. | Richiede tempo per imparare tutte le funzionalità, ma offre una collaborazione senza pari. |
🏆 È chiaro: ClickUp si distingue. La sua magia sta nella condivisione delle registrazioni dello schermo direttamente all'interno delle attività, mantenendo tutto organizzato e accessibile per il tuo team.
Con funzionalità come l'incorporamento di video, l'aggiunta di commenti con indicazione dell'ora e la trascrizione con ClickUp Brain, la collaborazione diventa semplicissima e i flussi di lavoro rimangono fluidi senza che te ne accorga.
📌 Esempio: immagina di dover inserire un nuovo membro nel team che lavora da remoto in un fuso orario diverso. Invece di programmare più chiamate, registri una presentazione dettagliata del prodotto utilizzando ClickUp Clips.
ClickUp Brain trascrive automaticamente la registrazione e i punti chiave vengono contrassegnati con un timestamp per facilitarne la consultazione. È possibile incorporare il video nell'attività di onboarding, dove il nuovo assunto può porre domande direttamente nei commenti.
Il ciclo di feedback è centralizzato: non ci sono email sparse, messaggi diretti su Slack o confusione. I nuovi membri del team si mettono al passo con i propri ritmi, mentre gli altri si concentrano sulle proprie attività senza interruzioni.
Best practice per la condivisione delle registrazioni dello schermo
La condivisione delle registrazioni dello schermo in modo efficace richiede un po' di pianificazione, soprattutto se vuoi che i tuoi video siano belli, sicuri e comunichino il tuo messaggio senza confusione.
Ecco alcuni suggerimenti per rendere il processo più agevole:
Leggi anche: Project management per la produzione video
1. Garantire la qualità e la compatibilità dei video
Non vorrai certo che il tuo team debba sforzarsi di leggere un testo sfocato o lottare per aprire un file che non funziona sul proprio dispositivo. Per mantenere le tue registrazioni dello schermo nitide e accessibili:
- Usa MP4: è lo standard di riferimento per la compatibilità tra piattaforme.
- Imposta la risoluzione: scegli 1080p per una qualità eccellente o 720p se è importante avere file di dimensioni inferiori.
- Bilanciare bitrate e dimensione del file: se troppo alto, il file sarà enorme; se troppo basso, la qualità sarà imbarazzante.
- Controlla la frequenza dei fotogrammi: 30 fps funzionano nella maggior parte dei casi, a meno che tu non stia registrando qualcosa di molto veloce.
- Ottimizza la compressione: utilizza strumenti che riducono le dimensioni dei file senza far sembrare il tuo video girato nel 1995.
💡 Suggerimento professionale: prova sempre il file su diversi dispositivi e piattaforme prima della condivisione: niente uccide la produttività come un "Non riesco ad aprirlo".
2. Considerazioni sulla privacy e sulla sicurezza
Una registrazione dello schermo di ottima qualità può trasformarsi rapidamente in un problema se espone dati sensibili. Ecco come proteggere te stesso e il tuo team:
- Sfocatura o pixelatura: utilizza gli strumenti di modifica per nascondere informazioni sensibili come password o dettagli personali.
- Chiudi le schede del browser non necessarie: evita di rivelare accidentalmente il tuo carrello pieno di elementi discutibili.
- Mascheramento dello schermo: utilizza le funzionalità/funzioni del software per nascondere in modo selettivo alcune parti dello schermo durante la registrazione.
- Ottieni il consenso: se nella tua registrazione compaiono delle persone, informale e ottieni il loro consenso prima della condivisione.
3. Suggerimenti per una comunicazione efficace
Parte del successo di una buona registrazione dello schermo consiste nel raccontare la storia giusta. Ecco come rendere la tua registrazione efficace:
- Sii conciso e chiaro: nessuno vuole una spiegazione di 20 minuti per qualcosa che potrebbe richiedere 2 minuti.
- Evidenzia i punti chiave: usa annotazioni o indicazioni verbali per attirare l'attenzione su ciò che conta.
- Diversifica la comunicazione: utilizza le registrazioni dello schermo insieme a chat, email e chiamate per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Quando si tratta di comunicazione, ClickUp fa un salto di qualità incorporando le registrazioni dello schermo direttamente nelle attività. Puoi taggare i membri del team per assicurarti che vengano informati degli aggiornamenti o assegnare commenti come attività da svolgere.
Ad esempio, supponiamo che tu abbia registrato una demo di un prodotto per il tuo team commerciale. La carichi in un'attività di ClickUp, aggiungi dei timestamp ai punti chiave per maggiore chiarezza e utilizzi la sezione commenti di ClickUp per raccogliere feedback. Con tutto in un unico posto, la collaborazione sul posto di lavoro migliora.
La condivisione è importante e meno stressante con ClickUp
Come disse una volta Carl Sandburg, "Tutti sono più intelligenti di chiunque altro".
Il trasferimento di conoscenze è l'arma segreta di ogni organizzazione: è solo questione di chi la utilizza meglio. Registrare, documentare e effettuare la condivisione di soluzioni, flussi di lavoro o know-how operativo consente al tuo team di evitare attività ridondanti e concentrarsi sul raggiungimento più rapido dei propri obiettivi.
Ecco la verità: lavorare sodo è impossibile senza lavorare in modo intelligente, e le registrazioni dello schermo sono l'emblema del lavoro intelligente. Forniscono una prova visiva delle soluzioni, semplificano la condivisione delle conoscenze e aumentano la produttività. Ma solo se si dispone dello strumento giusto.
Ecco perché dovresti scegliere ClickUp. Con funzionalità/funzioni come ClickUp Clips, puoi registrare, condividere e incorporare video direttamente nelle attività senza problemi, mentre ClickUp Brain trascrive le tue registrazioni, aggiunge timestamp e le rende ricercabili.
Tutto è centralizzato, così il tuo team può collaborare in modo efficace senza dover cambiare strumento o perdere il contesto.
Come risultato, le informazioni diventano onnipresenti e facilmente accessibili indipendentemente da chi si unisce e chi se ne va.
Crea un account gratuito su ClickUp e scopri perché la condivisione con questo strumento è più intelligente, veloce e meno stressante.