Il ruolo principale e più importante di un project manager o di un leader aziendale è quello di eliminare gli ostacoli dal percorso dei propri team e consentire loro di svolgere un buon lavoro.
In sostanza, un buon project manager è un ottimo problem solver. Da fare, ha bisogno degli strumenti e dei framework giusti per analizzare efficacemente un problema, esplorare le possibili soluzioni e scegliere quella più appropriata.
In questo post del blog esploriamo uno di questi strumenti, il report A3.
Che cos'è un report A3?
Definizione: un report A3 è un approccio alla risoluzione dei problemi e al miglioramento continuo che offre un processo semplice e guidato per affrontare sfide aziendali complesse.
Se hai visto il termine "report A3" e hai fatto la connessione con la dimensione ISO-A3, sei sulla strada giusta. Introdotto da Toyota e ampiamente adottato nel mondo della produzione snella, il problem solving A3 prescrive un metodo per semplificare le informazioni e prendere decisioni.
Scopo di un report A3
Fondamentalmente, un report A3 è uno strumento per la risoluzione dei problemi. In questo contesto, il report A3 ha diversi scopi.
✅ Struttura: un report A3 fornisce un approccio strutturato alla risoluzione dei problemi con confini chiari. Aiuta i team a esplorare il problema da ogni possibile angolazione. Allo stesso tempo, aiuta anche a eliminare le informazioni superflue e a concentrarsi su ciò che conta.
✅ Limiti: in sostanza, dovresti essere in grado di riepilogare il problema in un foglio di carta A3. Questo ti aiuta a stabilire le priorità delle possibili cause e ad allocare le risorse di conseguenza.
✅ Attuabilità: sebbene sia chiamato "report", l'approccio A3 traccia una linea chiara tra il problema (analisi) e la soluzione giusta (piano d'azione).
✅ Ripetibilità: il report A3 è uno strumento che può essere applicato a un ampio intervallo di problemi. Che tu lavori nell'edilizia, nella produzione, nella gestione dei social media o nello sviluppo di software, il report A3 può aiutarti!
A livello generale, un report A3 è un foglio di lavoro per la risoluzione dei problemi. A livello più dettagliato, offre maggiore chiarezza e visibilità. Esaminiamoli.
Comprendere la struttura del report A3
Un buon processo A3 offre una struttura per esplorare il contesto, identificare gli obiettivi, eseguire analisi approfondite e prendere decisioni. Ecco come funzionerebbe nella pratica.
Componenti chiave di un report A3
Il modo migliore per iniziare un report A3 è includere le informazioni di base, come ad esempio:
- Numero di serie
- Nome del titolare del report
- Nomi degli stakeholder
- Data del report, ecc.
Detto questo, ecco gli elementi chiave di un report A3:
1. Contesto/antefatti
Questa sezione include tutte le informazioni essenziali di cui hai bisogno prima di affrontare il problema stesso.
Vediamo come funziona con un esempio.
Immagina di essere un'agenzia di marketing che sta esaminando il calo di redditività di un particolare cliente. La sezione relativa al contesto aziendale del report A3 conterrà informazioni quali:
- Andamento storico dei ricavi e della redditività
- Nome e dettagli del client
- Breve storia della relazione
- Qualsiasi contratto passato, accordo sul livello di servizio (SLA) o modello di dichiarazione di intenti
- Persone coinvolte nel coinvolgimento dei clienti
2. Situazione attuale
Qui è dove si analizza il problema. In questa sezione, spiega gli eventi, i cambiamenti e le attività del recente passato che potrebbero aver dato origine al problema.
In questo esempio, la situazione attuale includerebbe informazioni quali:
- Fattori esterni come l'aumento del costo del lavoro, l'inflazione, ecc.
- Eventuali recenti cambiamenti di personale nell'account del client
- Processi seguiti nella fornitura dei servizi
- Il tasso di calo della redditività
💡Suggerimento professionale: se sei alle prime armi, prendi in considerazione l'utilizzo di uno dei nostri modelli di descrizione dei problemi.
3. Obiettivi
Ora che hai il contesto completo, è il momento di fissare gli obiettivi. In genere, l'obiettivo riflette il risultato della soluzione ideale.
In questo esempio, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di aumentare la redditività del 10% nel prossimo trimestre. Tuttavia, non deve essere necessariamente così semplice. Puoi anche fissare obiettivi per ridurre i costi di manodopera, implementare le automazioni o aumentare il fatturato.
4. Analisi delle cause alla radice (RCA)
Ecco quando finalmente capisci perché si verifica il tuo problema. Ad esempio, perché la redditività di questo cliente è in calo?
Alcuni modelli di analisi delle lacune potrebbero fornirti una visione dettagliata, ma all'inizio, ecco i passaggi da eseguire per eseguire una RCA.
- Brainstorming: inizia mettendo insieme in modo collaborativo tutte le possibili cause
- Raccolta di prove: per ciascuna delle cause identificate, raccogli prove che dimostrino la sua relazione con il problema.
- Eliminazione: rimuovi tutte le cause identificate che non hanno un impatto significativo sul problema.
- Dettagli: per le 2-3 cause principali, approfondisci per comprenderne i dettagli.
Per l'esempio sopra riportato, la sezione dedicata all'analisi delle cause alla radice potrebbe apparire come segue.
| Brainstorming | Raccolta di prove | Eliminazione | Dettagli |
|---|---|---|---|
| Tutte le possibili cause | Dati per l'analisi | Individua la causa principale | Analizza i dati per convalidare le cause |
| Aumento del costo del lavoro Aumento del costo della tecnologia Rallentamento nella fornitura dei servizi Complessità dei requisiti Inflazione Concorrenza | Rapporto sulle spese di compensazione Mappe di processo per flussi di lavoro critici Natura del cambiamento dei requisiti Analisi della concorrenza | L'inflazione, la concorrenza e la complessità dei requisiti hanno solo un impatto marginale. Quindi, concentrati su: Costo della manodopera Costo della tecnologia Efficienza delle consegne | Gli stipendi sono aumentati del 30% su base annua, mentre i compensi dei clienti sono cresciuti solo del 5%. Nonostante gli stipendi più elevati, la fornitura dei servizi subisce un ritardo di 2 giorni. |
💡Bonus: Impara come eseguire un'analisi delle cause alla radice.
5. Contromisure proposte
È esattamente quello che dice il nome. Sai qual è il problema, qual è la causa e in che misura influisce sul problema. Ora è il momento di progettare delle soluzioni. La struttura riportata di seguito è utile.
| Causa | Contromisura | Risultati | Responsabilità |
|---|---|---|---|
| Indica chiaramente la causa | Spiega cosa ritieni possa risolvere questa causa. | Elenca gli obiettivi che questo ti aiuterebbe a raggiungere | Indica le persone che si assumeranno la responsabilità delle azioni e dei risultati |
6. Piano di esecuzione
A questa fase, descrivi come intendi attuare le contromisure che hai individuato. Ad esempio, se hai intenzione di ridurre le dimensioni del team per affrontare la causa dei costi di manodopera, il tuo piano di attuazione esplorerà come potrebbe essere.
Risultati attesi: tutto ciò che deve essere fatto per eseguire il piano. Ovvero:
- Ridimensiona il team
- Riassegna i membri del team ad attività aggiuntive
- Aumenta l'utilizzo delle risorse al 100%
Sequenza: pianifica i risultati attesi nel periodo di tempo in cui hai fissato gli obiettivi. Per gestire in modo efficace i risultati attesi che si sovrappongono, utilizza un grafico Gantt.
RACI: assicurati di avere un'idea chiara di chi è responsabile, chi deve rendere conto, chi deve essere consultato e chi deve essere informato (RACI). Se utilizzi uno strumento come ClickUp, assegna esecutori e osservatori per ogni attività. Potresti anche programmare reportistica automatica a intervalli regolari.
Revisioni: pianifica riunioni di revisione periodiche per garantire il completamento delle contromisure. Utilizza i modelli di post-mortem o i modelli di report post-azione per documentare i procedimenti.
7. Follow-up
Se esamini gli esempi di miglioramento continuo, noterai che la maggior parte, se non tutti, prevedono un follow-up o una retrospettiva per garantire che la crescita sia incrementale. Il report A3 non è diverso. In questa sezione, elabora l’elenco delle azioni di follow-up per ciascuna parte interessata. Includi anche la data di scadenza del prossimo report di monitoraggio dei progressi.
La struttura sopra riportata, suddivisa in modo chiaro in sette sezioni, potrebbe farla sembrare un processo clinico. Il più delle volte, però, non è così semplice.
Il ruolo dello storytelling nella reportistica A3
Un buon report A3 serve anche come strumento per presentare a tutte le parti interessate, che si tratti di membri del team, dirigenti aziendali o clienti, la natura del problema e la solidità delle soluzioni proposte.
Per rendere questa presentazione accattivante, lo storytelling è fondamentale. Ecco alcune cose da ricordare quando si racconta una storia entro i limiti di un report A3.
- Dai priorità alla chiarezza piuttosto che alla creatività
- Evidenzia le connessioni tra contesto e problema, problema e soluzione, o soluzione e risultati.
- Collega ogni informazione agli obiettivi che hai fissato.
- Fornisci i numeri ove applicabile
💡Bonus: Inizia con le nozioni di base su come scrivere un report
Le molteplici sfaccettature dell'A3
Il report A3 è stato progettato principalmente come strumento per risolvere i problemi. Tuttavia, non è l'unico modo in cui viene utilizzato.
L'A3 come strumento per l'apprendimento organizzativo
I report A3 fungono da documento di riferimento da cui i team del futuro potranno trarre insegnamenti. Nell'esempio di un'agenzia creativa con un calo di redditività nel coinvolgimento dei clienti, il report A3 può fungere da base di conoscenze per:
- Teams futuri su cui costruire e aumentare i risultati
- Altri team di clienti da replicare per i propri account
- I nuovi dipendenti possono comprendere il contesto e le motivazioni che stanno alla base dell'impegno del client.
In un certo senso, un buon report A3 non solo risolve il problema attuale, ma anche diversi problemi futuri. Inoltre, l'uso del framework del report A3 è di per sé una pratica organizzativa che può aiutare a standardizzare, accelerare e migliorare l'efficacia delle operazioni quotidiane.
A3 come struttura per il miglioramento dei processi
Ogni report A3 include azioni di follow-up progettate per migliorare gradualmente i risultati nel tempo. Queste azioni di follow-up diventano quindi una sorta di ciclo di feedback per la successiva iterazione.
Nell'esempio dell'agenzia, supponiamo che tu abbia aumentato la redditività del 10% riducendo i costi di manodopera. Ciò ti lascia ancora margini per ridurre i costi tecnologici e aumentare l'efficienza. Un report A3 metterà in evidenza questo aspetto e incoraggerà i team a mantenere l'impegno a lungo termine.
A3 nel contesto di Lean e Six Sigma
Il report A3 ha avuto origine nel mondo della produzione snella in Giappone. Grazie a questo background, i report A3 aiutano a sviluppare un approccio snello, come l'eliminazione degli sprechi, l'aumento del valore e il miglioramento continuo.
Basta con la teoria, vediamo come puoi creare il tuo rapporto A3.
Creazione del tuo report A3
Il bello del report A3 è che non hai bisogno di software sofisticati o cancelleria. Basta una semplice pagina bianca. Usa uno strumento di project management come ClickUp, sfrutta i dati esistenti e crea il tuo report in un attimo!
1. Imposta il tuo report A3
Apri una pagina vuota (in dimensione A3 se ne hai una a portata di mano, ma non è indispensabile) oppure apri ClickUp Docs e crea un nuovo documento.
Imposta il processo aggiungendo le sette sezioni, una per ciascuna delle seguenti voci: contesto, situazione attuale, obiettivi, analisi delle cause alla radice, contromisure proposte, piano di esecuzione e follow-up. Utilizza elementi di formattazione come i banner per separare le sezioni e rendere più facile la lettura.
Se ti sembra troppo complicato, prova il modello di piano d'azione giornaliero di ClickUp. Utilizza gli elementi predefiniti di questo modello completamente personalizzabile per impostare rapidamente le sezioni del tuo report A3.
2. Aggiungi le informazioni rilevanti
Inserisci i dati in ciascuna sezione. Tagga le persone all'interno della piattaforma e invitali ad aggiungere i loro contributi per cause, prove, ecc. Puoi anche effettuare la condivisione del documento in modo sicuro con le parti interessate esterne che devono essere consultate.
3. Collega le origini dati corrispondenti
Quando gestisci i progetti con ClickUp, hai già a disposizione un tesoro di dati che puoi utilizzare. Ad esempio, se ritieni che l'utilizzo delle risorse nel tuo progetto sia basso, puoi facilmente verificare questa teoria consultando i report sul carico di lavoro.
Mentre crei il tuo report A3, collega questi dashboard personalizzabili al tuo documento. Aggiungi screenshot, collega altri documenti ClickUp o incorpora file esterni nel tuo report. Consenti alle persone di cliccare e comprendere le tendenze, se lo desiderano.
4. Crea elementi da intraprendere
Una volta che il report A3 è stato inviato, revisionato e approvato, crea delle attività per ogni contromisura direttamente dal tuo report. Assegna le persone, imposta le scadenze, aggiungi liste di controllo e molto altro!
5. Torna indietro con le recensioni
Una volta eseguite le contromisure, riportate tutte le parti interessate a questo documento per la revisione. Annotate i feedback e altri suggerimenti per la prossima iterazione. Potete semplicemente aggiungere sezioni all'interno dello stesso documento o aprire un documento secondario per le retrospettive.
Finora abbiamo visto cosa fare durante la creazione dei report A3. Ora vediamo cosa non fare.
Errori comuni da evitare nella reportistica A3
🚫 Definizioni vaghe: la chiave per risolvere qualsiasi problema è definirlo chiaramente. Tuttavia, spesso i teams documentano i problemi in modo vago e ambiguo, ostacolando la ricerca di una soluzione.
Definisci invece chiaramente il problema. È utile anche quantificare il problema in qualche modo.
🚫 Troppe cause: si è tentati di includere ogni possibile causa nel proprio report. Tuttavia, non tutte hanno lo stesso impatto sul problema. Quindi, non essere in grado di stabilire le priorità o semplificare il pensiero è un grave errore.
Concentrati invece su 2-3 cause principali, non di più. Assicurati che queste abbiano il maggiore impatto sul problema.
🚫 Pianificazione inadeguata: il piano di esecuzione deve essere accurato e ragionevole. Non fissare obiettivi ambiziosi per cambiare tutto dall'oggi al domani. Ciò potrebbe essere destabilizzante e controproducente.
Crea invece piani d'azione che possano integrarsi perfettamente nei carichi di lavoro esistenti e negli sforzi di miglioramento continuo.
🚫 Mancanza di allineamento: per quanto democratico sia questo processo, ci saranno sempre persone che non saranno d'accordo con il tuo report A3. Questo disaccordo porta a un disimpegno, che alla fine compromette le contromisure.
Crea invece una cultura in cui, anche quando le persone non sono d'accordo, si impegnano comunque a committersi.
Implementazione della risoluzione dei problemi A3
Un report A3 è un documento che registra il processo. Tuttavia, la risoluzione dei problemi A3 è una pratica organizzativa che crea un contesto comune e guida le decisioni. L'implementazione della risoluzione dei problemi A3 comporta un certo livello di cambiamento nel processo di pensiero. Ecco alcuni suggerimenti per renderlo possibile.
Semplifica i processi di risoluzione dei problemi
È sempre più facile partire da qualcosa di già esistente piuttosto che ricominciare da zero. Quindi, nell'ambito del project management snello, imposta dei sistemi. Ad esempio, con ClickUp puoi gestire attività, progetti, carichi di lavoro, vendite, finanze e altro ancora. Nel tempo, questo ti fornirà informazioni preziose che possono rendere la risoluzione dei problemi più facile e veloce.
Passaggi per integrare le pratiche di reportistica A3 nella tua organizzazione
Una volta scelto il problem solving A3 come uno dei tuoi modelli, integralo completamente nell'organizzazione.
Diffondi il verbo: assicurati che tutti i membri dell'organizzazione abbiano familiarità con il processo di risoluzione dei problemi A3. Offri corsi di formazione sugli approcci di risoluzione dei problemi A3. Includili nel programma di inserimento dei nuovi assunti. Aggiungili anche alla tua disciplina manageriale per metterli in pratica.
Abilita: crea risorse che tutti possono utilizzare. Scrivi le best practice o le procedure operative standard (SOP) per l'utilizzo dei report A3 e effettua la condivisione. Integralo nei tuoi modelli Six Sigma per un facile accesso.
Incoraggia: spingi i responsabili di reparto o i project manager a condividere le loro conoscenze con i colleghi. Configura un software di risoluzione dei problemi a cui tutti possano accedere e da cui tutti possano imparare. Pubblica report A3 affinché altri team possano accedervi e trarne ispirazione.
Superare le sfide con la reportistica A3
Ammettiamolo, creare un report A3 efficace richiede molto lavoro. Soprattutto in contesti in cui le decisioni dei dirigenti senior o dei membri più influenti del team vengono spesso accettate senza discutere.
📌 Ad esempio, se andassi semplicemente dal tuo amministratore delegato e gli dicessi: "La redditività dei miei clienti sta diminuendo", potrebbe pensare immediatamente alla soluzione di ridurre il personale o aumentare i prezzi.
Tuttavia, il vero problema potrebbe risiedere altrove. Un buon report A3 può impedirti di prendere decisioni sbagliate basate su dati incompleti.
Strategia per convincere gli stakeholder del valore dell'A3
Un report A3 ben scritto è, di per sé, un modo efficace per convincere gli stakeholder del suo valore. In una sola vista, mappa accuratamente il problema e la sua soluzione. Se questo non funziona, ecco alcune strategie aggiuntive.
Rendilo visivo: aggiungi tabelle, diagrammi, evidenziazioni e persino immagini per rendere il documento visivo, in modo che gli stakeholder possano comprenderlo senza troppo lavoro richiesto.
Supportalo: utilizza dati reali e approfondimenti per sostenere le tue argomentazioni. Utilizza dashboard e grafici per renderli più efficaci. Mantienilo nel contesto dei tuoi sistemi di gestione.
Consenti l'accesso: rendi più facile per gli stakeholder la revisione o il contributo. È utile anche poter accedere al documento in mobilità dai dispositivi mobili.
💡Suggerimento professionale: le dashboard di ClickUp sono un ottimo modo per creare report basati sui dati, di grande impatto visivo e accessibili e personalizzabili dai membri del team.
Risolvi i problemi e massimizza la produttività con ClickUp
Indipendentemente dal settore, dall'area geografica, dalla natura del lavoro o dal ruolo specifico, tutti noi dobbiamo essere in grado di risolvere i problemi.
A livello individuale, devi trovare il modo di automatizzare e ottimizzare il più possibile per liberare tempo da dedicare ad altre attività. A livello organizzativo, devi ridurre al minimo gli sprechi, aumentare l'efficienza e creare più valore.
Per quanto possa sembrare ambizioso, risolvere i problemi non è un miracolo che avviene in un colpo solo. Si tratta piuttosto di una serie di piccoli passaggi compiuti in un lungo periodo di tempo. Compiere questi piccoli passaggi in modo strategico e sistematico, utilizzando uno strumento chiamato report A3, è ciò che distingue un'azienda di successo dalle altre.
Integra i modelli e le tecniche di risoluzione dei problemi nei flussi di lavoro della tua organizzazione con ClickUp. Collega i problemi ai dati utilizzando dashboard personalizzabili e progetta le soluzioni giuste. Implementale in modo efficace con la gestione delle attività. Effettua la condivisione in modo sicuro e collabora in modo significativo con ClickUp.