Il ruolo principale e più critico di un project manager o di un leader aziendale è quello di eliminare gli ostacoli dal percorso dei propri team e consentire loro di svolgere un buon lavoro.
In sostanza, un buon project manager è un ottimo risolutore di problemi. Da fare, hanno bisogno degli strumenti e delle strutture giuste per analizzare efficacemente un problema, esplorare possibili soluzioni e scegliere quella più appropriata. In questo post del blog, esploriamo uno di questi strumenti, il report A3.
## Che cos'è un report A3? Definizione: un report A3 è un approccio di problem solving e miglioramento continuo che offre un processo semplice e guidato per affrontare sfide aziendali complesse.Se hai visto il termine "report A3" e hai fatto la connessione con la carta di dimensione ISO-A3, sei sulla strada giusta. Lanciato da Toyota e ampiamente adottato nel mondo della produzione snella, la risoluzione dei problemi A3 prescrive un metodo per semplificare le informazioni e prendere decisioni. ## Scopo di un report A3
Fondamentalmente, un report A3 è uno strumento per la risoluzione dei problemi. In questo contesto, il report A3 serve a vari scopi. ✅ Struttura: un report A3 fornisce un approccio strutturato alla risoluzione dei problemi con confini chiari. Aiuta i team a esplorare il problema da ogni possibile angolazione. Allo stesso tempo, aiuta anche a eliminare le informazioni non necessarie e a concentrarsi su ciò che conta.
✅ Limiti: in sostanza, dovresti essere in grado di riepilogare/riassumere il problema in un foglio A3. Questo aiuta a stabilire le priorità delle possibili cause e ad allocare le risorse di conseguenza. ✅ Azione: sebbene sia chiamato "report", l'approccio A3 traccia una chiara linea di vista tra il problema (analisi) e la giusta soluzione (piano d'azione).
✅ Ripetibilità: il report A3 è uno strumento che può essere applicato a un ampio intervallo di problemi. Che si tratti di edilizia, produzione, gestione dei social media o sviluppo software, il report A3 può essere utile! A un livello generale, un report A3 è un foglio di lavoro per la risoluzione dei problemi. A un livello granulare, offre maggiore chiarezza e visibilità. Esaminiamoli.
Comprendere la struttura del report A3 Un buon processo A3 offre una struttura per esplorare il contesto, identificare gli obiettivi, eseguire analisi approfondite e prendere decisioni. Ecco come si presenterebbe nella pratica. 
Foglio di lavoro campione A3 (Fonte: Il modo migliore per iniziare un report A3 è includere le informazioni di base, come: Numero di serie Nome del titolare del report Nomi delle parti interessate Data del report, ecc. Detto questo, ecco gli elementi chiave. #### *1. Contesto/Background Questa sezione include tutte le informazioni essenziali necessarie prima di arrivare al problema stesso.
. #### 3. Obiettivi Ora che hai completato il contesto, è il momento di impostare gli obiettivi. In genere, l'obiettivo riflette il risultato della soluzione ideale. In questo esempio, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di aumentare la redditività del 10% nel prossimo trimestre. Tuttavia, non deve essere così semplice. Puoi anche impostare obiettivi per ridurre i costi di manodopera, automatizzare i processi o aumentare il fatturato.
4. Analisi delle cause alla radice (RCA) Ecco quando finalmente capisci perché si verifica il tuo problema. Ad esempio, perché la redditività di questo impegno con il cliente sta diminuendo? Alcuni | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Tutte le possibili cause | Dati per l'analisi | Restringere la causa principale | Analizzare i dati per convalidare le cause |
, noterai che la maggior parte, se non tutte, hanno un follow-up o una retrospettiva per garantire che la crescita sia incrementale. Il report A3 non è diverso. In questa sezione, elenca le azioni di follow-up per ogni stakeholder. Inoltre, includi la data di scadenza del prossimo report di monitoraggio dello stato di avanzamento. La struttura di cui sopra, suddivisa in modo chiaro in sette sezioni, potrebbe far sembrare un processo clinico. Il più delle volte, non è così semplice.
Il ruolo dello storytelling nei report A3 Un buon report A3 serve anche a presentare a tutte le parti interessate, siano essi membri del team, leader aziendali o clienti, la natura del problema e la solidità delle soluzioni proposte. Per rendere questa presentazione avvincente, lo storytelling è fondamentale. Ecco alcune cose da ricordare quando si racconta una storia nei limiti di un report A3. * Dare priorità alla chiarezza rispetto alla creatività
Evidenzia le connessioni tra contesto e problema, problema e soluzione o soluzione e risultati Collega ogni informazione agli obiettivi che ti sei prefissato Fornisci numeri, se possibile 💡Bonus: Inizia con le basi di undefined
Le molteplici sfaccettature dell'A3 Il report A3 è stato progettato principalmente come un modo per risolvere i problemi. Tuttavia, non è l'unico modo in cui viene utilizzato. ### L'A3 come strumento per l'apprendimento organizzativo I report A3 servono come documento di riferimento per i team del futuro da cui imparare. Nell'esempio del coinvolgimento del cliente di un'agenzia creativa con redditività in calo, il report A3 può servire come base di conoscenza per:
I team futuri potranno basarsi su di esso e aumentare i risultati Altri team client potranno replicarlo per i loro account I nuovi dipendenti potranno comprendere il background e il contesto del client engagement In un certo senso, un buon report A3 non solo risolve il problema attuale, ma anche diversi problemi futuri. Inoltre, l'uso stesso del framework del report A3 è una pratica organizzativa che può aiutare a standardizzare, accelerare e migliorare l'efficacia delle operazioni quotidiane. ### A3 come framework per il miglioramento dei processi
Ogni report A3 include azioni di follow-up progettate per migliorare progressivamente i risultati nel tempo. Queste azioni di follow-up diventano quindi una sorta di ciclo di feedback per l'iterazione successiva. Nell'esempio dell'agenzia, supponiamo che abbiate aumentato la redditività del 10% riducendo i costi del lavoro. Ci sono ancora opportunità per ridurre i costi della tecnologia e aumentare l'efficienza. Un report A3 lo metterà in evidenza e incoraggerà i team a tenere il piede sull'acceleratore a lungo termine.
L'A3 nel contesto del Lean e del Six Sigma Il report A3 ha avuto origine nel mondo della produzione snella in Giappone. In virtù di questo background, i report A3 aiutano a sviluppare il pensiero snello, come l'eliminazione degli sprechi, l'aumento del valore e il miglioramento continuo. Basta con la teoria, vediamo come creare il proprio report A3. ## Creare il proprio report A3
Il bello del report A3 è che non servono software o cancelleria sofisticati. Una semplice pagina bianca è sufficiente. Utilizza uno strumento di project management come ClickUp, sfrutta i dati esistenti e crea il tuo report in un batter d'occhio! ### 1. Imposta il tuo report A3 Apri una pagina bianca (di dimensione A3 se ne hai una a portata di mano, ma non è indispensabile) o apri [Imposta il processo aggiungendo le sette sezioni, una per contesto, situazione attuale, obiettivi, analisi delle cause, contromisure proposte, piano di esecuzione e follow-up. Usa elementi di formattazione come i banner per separare le sezioni e rendere più facile la lettura. Se ti sembra troppo, prova sono un ottimo modo per creare report basati sui dati, visivamente d'impatto e accessibili e personalizzabili dai membri del team.
Risolvere i problemi e massimizzare la produttività con ClickUp Indipendentemente dal settore, dalla geografia, dalla natura del lavoro o dal ruolo specifico, tutti noi dobbiamo essere in grado di risolvere i problemi. A livello individuale, è necessario trovare il modo di automatizzare e ottimizzare il più possibile per liberare tempo per altre attività umane. A livello organizzativo, è necessario ridurre al minimo gli sprechi, aumentare l'efficienza e creare un valore più elevato.
Per quanto possa sembrare nobile, risolvere i problemi non è un miracolo che si realizza in un colpo solo. È un insieme di piccoli passaggi compiuti in un lungo periodo di tempo. Compiere questi piccoli passaggi in modo strategico e sistematico, utilizzando uno strumento chiamato report A3, è ciò che differenzia un'azienda di esito positivo dalle altre.
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