Come condurre un'autopsia di progetto di successo [passaggi, vantaggi e errori da evitare]

Completare un progetto è una bella sensazione! Voi e il vostro team avete lavorato sodo e avete portato a termine il progetto.

Ora è il momento di tirare un sospiro di sollievo. 😮‍💨 Ma aspettate, c'è ancora un lavoro da fare: il post-mortem del progetto.

Senza un post-mortem, si perde l'opportunità di capire cosa è andato storto e anche cosa è andato bene. Il team ha subito ritardi nelle attività? Ci sono stati sforamenti di budget o carenze di risorse?

Se non si scavano i problemi di fondo ora, è probabile che si ripresentino con il prossimo progetto.

Da fare, quindi, per condurre un'efficace autopsia? Non preoccupatevi, lo abbiamo spiegato in questo articolo. Prima di passare ai passaggi, parliamo di cos'è un post-mortem e dei suoi vantaggi.

⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi

• L'autopsia è una retrospettiva del progetto che consente di rivedere i processi, gli esiti positivi e gli insuccessi del progetto, in modo da poter migliorare in futuro
• Aiuta a identificare le aree di miglioramento e ad aumentare l'efficienza del team
• Tutte le parti interessate chiave, compresi i project manager, gli sviluppatori e il personale addetto al controllo qualità, dovrebbero partecipare ai post-mortem del progetto
• Iniziate raccogliendo feedback onesti dal team tramite sondaggi o interviste e analizzando i dati per identificare gli schemi
• Successivamente, documentare i risultati dell'autopsia del progetto in un report completo, condividere il report con gli stakeholder e implementare elementi d'azione per i progetti futuri

Comprendere l'autopsia del progetto

Per molte aziende, il ciclo di vita del project management si conclude con il raggiungimento delle attività cardine e la consegna dei risultati.

Ma il problema è che molti team saltano un passaggio importante: la valutazione delle sfide e dei successi del progetto. Una revisione post-mortem aiuta a identificare le aree di miglioramento per alzare la barra del prossimo progetto.

### Che cos'è un'autopsia del progetto?

Pensate a un post-mortem del progetto come a un debrief del team dopo un grande evento in cui riunite le chiavi per riflettere sul percorso del progetto.

Proprio come quando ci si siede con il proprio diario a dicembre per riflettere sugli alti e bassi dell'intero anno, un riunione post-mortem consente di celebrare i risultati del progetto e di imparare dagli errori.

Offre l'opportunità di fare un brainstorming di idee e di documentare le best practice che possono essere utili per i prossimi progetti e per migliorare i risultati futuri.

Vantaggi della conduzione di un'autopsia del progetto

A studio sul progetto IT rivela che "l'analisi post-mortem non è una pratica generale nel processo di project management IT"

Potreste pensare che il post-mortem sia solo un'altra attività nel vostro elenco di cose da fare, soprattutto quando avete nuovi progetti in programma.

Ma la loro realizzazione è molto utile. Ecco alcuni vantaggi:

1. Individuare gli errori e imparare da essi

Ogni progetto, a prescindere dall'esito positivo, ha i suoi ostacoli lungo il percorso. L'autopsia è un momento dedicato alla riflessione su cosa è andato storto e perché. Quando ci si prende il tempo di rivedere gli errori, che si tratti di scadenze non rispettate, interruzioni della comunicazione o blocchi imprevisti, si traggono lezioni preziose.

I post-mortem consentono a project manager, team e organizzazioni di valutare e imparare dalle esperienze passate.

Susanne Madsen, autrice di Il potere della leadership di progetto.

La chiave è porre le domande giuste:

• Cosa avremmo potuto fare di diverso?
• Quali sistemi o processi ci hanno deluso?
• Quali strategie, strumenti o processi hanno lavorato in modo efficace?

💡Pro Tip: Usate strumenti come modelli di lezioni imparate per analizzare e documentare i risultati e gli insuccessi del progetto. Questo tipo di introspezione può trasformare gli errori in opportunità per rafforzare il team e i processi, rendendo i progetti futuri più fluidi e di esito positivo.

2. Migliorare l'efficienza del team

Un team di progetto può lavorare in modo più rapido ed efficiente perché ha analizzato dove e come ridurre i tempi per evitare ritardi nella consegna del progetto. È possibile identificare i colli di bottiglia, le inefficienze e i processi che hanno rallentato il team

Supponiamo che un progetto abbia richiesto più tempo del previsto a causa di ritardi nell'approvazione. Nell'autopsia, si può analizzare il motivo per cui le approvazioni hanno richiesto così tanto tempo: forse il processo era troppo complicato, oppure i membri del team di progetto non avevano ben chiaro cosa fosse necessario. Da qui si può semplificare il processo di approvazione per i progetti futuri, risparmiando tempo ed evitando ritardi simili.

🧠 Lo sapevate? Un team guidato dal Prof. Colin Eden della Strathclyde ha condotto autopsie su un intervallo di progetti complessi (tra cui ferrovie, aerospazio e ingegneria civile) per oltre 9 anni. Questo li ha aiutati a stabilire la storia della causalità in un progetto, a comprendere gli effetti del comportamento dinamico di più parti interessate e a impostare sistemi e cicli di feedback per evitare ritardi e interruzioni.

3. Aumentare il morale del team

Le autopsie non si limitano a identificare gli errori e ad analizzarne le cause. Riconoscete e celebrate i lavori richiesti dal team e aiutate i membri a riconoscere i loro difetti in un ambiente di supporto e non giudicante.

In questo modo la riunione viene percepita meno come un "gioco delle colpe" e più come una preziosa esperienza di apprendimento.

Ad esempio, se il team è riuscito a rispettare le scadenze nonostante la portata di un progetto impegnativo, prendetevi il tempo per riconoscere questo esito positivo. Evidenziare i piccoli successi, come la risoluzione creativa dei problemi o il raggiungimento di un'attività cardine, rafforza la cultura dell'apprezzamento.

Quando i membri del team si sentono riconosciuti, è più probabile che rimangano impegnati e motivati, garantendo una migliore collaborazione nei progetti futuri.

Leggi di più: 5 esempi reali di project management per il vostro team

4. Promuovere il miglioramento continuo

L'autopsia del progetto è una revisione sistematica dei risultati del progetto per identificare i punti deboli e le aree in cui i processi possono essere perfezionati per ottenere risultati migliori in futuro.

Supponiamo di aver individuato che le frequenti interruzioni della comunicazione hanno portato a ritardi nella realizzazione del progetto esecuzione del progetto e scadenze non rispettate. Discutete di queste sfide nella riunione post-mortem per stabilire canali di comunicazione e linee guida.

🧠 **Da fare? Raymond Sheen , presidente della Product and Process Innovation Inc., mette in evidenza un incidente che coinvolge Chris, un risolutore di problemi reattivo, e Pat, un pianificatore proattivo.

Pat ha lanciato il progetto in tempo prevenendo i problemi, mentre Chris lo ha ritardato reagendo ai problemi. Senza un'analisi post-mortem, l'azienda ha trascurato l'approccio proattivo di Pat e l'ha lasciata andare durante il ridimensionamento. Ciò evidenzia l'importanza dell'analisi post-mortem per riconoscere la soluzione proattiva dei problemi.

Ora che avete compreso i vantaggi dell'analisi post-mortem dei progetti, diamo una rapida occhiata ai partecipanti a queste riunioni.

Chi dovrebbe partecipare all'autopsia di un progetto?

Il post-mortem di un progetto coinvolge in genere tutte le parti interessate chiave, compresi i project manager, i membri del team, i fornitori, i client, gli esperti di materia e i responsabili tecnici. Ecco perché sono necessari:

• I responsabili o i manager del progetto per organizzare la riunione, discutere le sequenze e gli obiettivi e condurre la discussionela valutazione del progetto per identificare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato
• Sviluppatori per condividere le intuizioni tecniche e i colli di bottiglia affrontati durante il progetto
• I responsabili della produttività per discutere le prospettive sui requisiti degli utenti, le tendenze del mercato e le esigenze dei personalizzati
• Personale addetto all'assicurazione della qualità (QA) per evidenziare i problemi legati ai test e al controllo della qualità
• I client per offrire un prezioso feedback sui risultati del progetto
• Team del supporto per raccogliere il feedback degli utenti e identificare i problemi di supporto

Inoltre, è possibile coinvolgere nella riunione i membri del personale indiretto per raccogliere prospettive diverse e condividere preziose intuizioni sui processi standard del progetto.

Come condurre un Post-Mortem del progetto con esito positivo?

I post-mortem di maggior impatto sono ben strutturati e si concentrano sui risultati perseguibili.

Cancellare un chiaro processo di post-mortem non deve essere travolgente: si tratta di impostare una fase di discussione onesta e di miglioramento dei processi.

Prima di tutto, impostate il processo di post-mortem programma della riunione .

Potrebbe essere "Confronto tra gli oggetti del progetto e i risultati effettivi" o "Valutazione dei colli di bottiglia del flusso di lavoro e proposta di strategie di ottimizzazione" Il programma della riunione post-mortem può anche essere la revisione completa del progetto, dal piano all'esecuzione. Quindi, seguite questi passaggi:

Passaggio 1: programmare la riunione e invitare le principali parti interessate

Siete pronti con il programma della riunione e l'elenco dei partecipanti?

Perfetto! Ora, selezionate un momento per la riunione post-mortem subito dopo il completamento del progetto, in modo che i dettagli siano freschi.

Programmate la riunione e condividete il calendario pubblicamente, in modo che tutti siano allineati con gli aggiornamenti della riunione in tempo reale. Creare riunioni post-mortem ricorrenti e impostare promemoria per non perderne nessuna.

Con Calendario ClickUp , è possibile **condividere pubblicamente il proprio calendario o visualizzare i calendari dei membri del team per trovare uno spazio adatto alle riunioni. Consente inoltre di creare promemoria per gli eventi, in modo da non perdere le riunioni successive.

/ Utilizzate ClickUp Calendario per programmare le riunioni post-mortem del progetto

programmate riunioni post-mortem, condividete in modo sicuro con i partecipanti, impostate promemoria e altro ancora con ClickUp Calendar_

Una volta programmata la riunione, inviate gli inviti a tutti i partecipanti insieme al Programma della riunione. Riunioni ClickUp può aiutarvi a gestire programmi di riunioni, impostare voci della lista di controllo e altro ancora. Invece di nominare un assistente umano per le riunioni, potete facilmente prendere appunti, documentare i dettagli, modificare e organizzare le note della riunione utilizzando l'IA.

💡Pro Tip: Avete riunioni post-mortem che si susseguono? Monitorate ognuna di esse in dettaglio con l'applicazione Modello di tracciamento delle riunioni di ClickUp -Preparare la riunione, monitorare gli elementi d'azione e tenere tutti sulla stessa pagina.

Passaggio 2: Preparare la Sequenza del progetto e le metriche chiave

Dopo aver programmato la riunione, è il momento di prepararsi per l'autopsia.

Create una Sequenza dettagliata del progetto ed elencate le metriche di performance essenziali da monitorare. Questo fornirà un contesto per la discussione della riunione, in quanto i provider potranno accedere rapidamente a dettagli cruciali come le attività cardine del progetto, le scadenze e le consegne.

Definite le metriche che volete valutare. Ecco alcune metriche del progetto che potete monitorare:

• Raggiungimento degli obiettivi: Sono stati raggiunti tutti gli oggetti del progetto?
• Tempestività: Sono state raggiunte le attività cardine e le scadenze?
• **Utilizzo delle risorse: le risorse sono state allocate in modo efficace?
• Aderenza al budget: Il progetto ha rispettato il budget?

Per semplificare le cose, utilizzate modelli post-mortem del progetto . Questi modelli possono farvi risparmiare tempo aiutandovi a impostare i sondaggi post-mortem, a condurre l'analisi delle cause principali, a rivedere gli sprint, a raccogliere feedback e a gestire l'intero post-mortem del progetto.

Per istanza, il modello Modello post mortem del progetto ClickUp consente di raccogliere il feedback di tutte le parti interessate in modo semplice. Vi aiuta a imparare dai vostri errori, a individuare le aree di miglioramento e a pianificare il vostro prossimo progetto in modo più efficace.

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Scarica questo modello

Modello di post-mortem del progetto ClickUp

Utilizzando questo modello, è possibile:

• Analizzare i successi, i fallimenti e le tendenze dei progetti
• Catturare gli insegnamenti chiave
• Documentare i problemi e le intuizioni in un formato strutturato
• Monitorare lo stato di avanzamento e migliorare continuamente

Ad esempio, la Visualizzazione modulo di ingresso del modello aiuta a raccogliere il feedback degli stakeholder. La Visualizzazione attività in sospeso consente di monitorare le attività in corso e con la Visualizzazione stato è possibile monitorare lo stato del progetto. Il modello offre anche stati personalizzati come Indagine, Nuova voce, Risolto e Non risolto per aiutarvi a monitorare lo stato di ogni attività.

Passaggio 3: raccogliere il feedback del team tramite sondaggi o interviste

Il passaggio successivo è l'invio di sondaggi a tutti i partecipanti e la realizzazione di interviste per raccogliere feedback sul progetto e sui processi.

🌟 Ponete domande del tipo "sì o no" per determinare se i piani del progetto sono stati seguiti. Ad esempio:

• Il team ha rispettato il budget?
• Il team ha rispettato le date di scadenza?
• Il team ha raggiunto le metriche di esito positivo predefinite?

🌟 Aggiungete domande aperte al sondaggio o ponetele durante il colloquio per raccogliere opinioni diverse dai membri del team. Ad esempio:

• Il team ha avuto abbastanza tempo per completare il progetto?
• Quali sono state le principali sfide affrontate durante il progetto e come hanno influito sul lavoro?
• Quali aspetti del progetto sono andati bene e quali no?
• Quali attività hanno subito maggiori ritardi e perché?
• La comunicazione e la collaborazione tra i team sono state efficaci?
• Quali rischi sono emersi durante il progetto e come sono stati gestiti?

inoltre, è possibile includere domande soggettive per raccogliere risposte sulle esperienze dei membri del team. Ad esempio:

• Com'è stata la sua esperienza di lavoro con i membri del team e con il client?
• Da cosa è stato più apprezzato il progetto?
• Qual è stato l'aspetto più impegnativo del progetto?

Questi sondaggi vi aiuteranno a identificare i modelli comuni e gli ostacoli che devono essere affrontati durante la riunione.

Creare sondaggi dettagliati usando Moduli ClickUp e acquisire i dati necessari. Sono disponibili multipli tipi di campo che consentono di registrare dati quantitativi e qualitativi, da testi lunghi a contatti e valutazioni.

Utilizzate i moduli ClickUp per condurre approfondimenti per il post-mortem del progetto

creare sondaggi dettagliati in pochi minuti con ClickUp Forms

Passaggio 4: facilitare una discussione aperta e onesta

Una volta ricevute le impostazioni del sondaggio, siete pronti per la riunione.

Il giorno della riunione, incoraggiate conversazioni oneste senza deviare dal Programma della riunione. Assicuratevi che i partecipanti condividano i loro pensieri senza alcuna esitazione.

Da fare:

🙌 Creare un ambiente sicuro, libero da critiche, per promuovere la fiducia tra le parti interessate e incoraggiarle a condividere le prospettive senza esitazioni

🙌 Iniziare con ciò che è andato bene per impostare un tono positivo e far sì che i partecipanti si sentano a proprio agio nel condividere in seguito un feedback costruttivo

🙌 Impiegare l'ascolto attivo, rispondere con attenzione e rispettare le opinioni altrui

🙌 Concentratevi sui processi invece che sulle persone. Ad istanza, dire: "Dobbiamo migliorare le nostre strategie di Sequenza" invece di "X e Z hanno causato i ritardi"

🙌 Promemoria per i partecipanti: l'obiettivo è imparare e migliorare, non criticare o puntare il dito

🙌 Trattare pochi argomenti importanti in una sola riunione per evitare di sovraccaricare i partecipanti

🙌 Lasciare un tempo sufficiente per ogni argomento di discussione, in modo che i partecipanti possano contribuire

È possibile utilizzare Documenti ClickUp per documentare le intuizioni delle riunioni post-mortem dei progetti o per scrivere le regole delle riunioni post-mortem. Modificate facilmente il documento con i membri del team in tempo reale e condividetelo con altri.

È anche possibile Assegnazione di commenti e gli elementi di azione, garantendo al contempo il controllo degli accessi.

Prova i documenti di ClickUp

ClickUp Documenti: come esportare Jira in excel

ClickUp Chattare può facilitare le discussioni post-mortem del progetto centralizzando tutte le comunicazioni relative al progetto. È possibile rivedere in dettaglio i risultati e le sfide del progetto e sincronizzare le attività e i documenti del progetto.

La parte migliore? Potete agire immediatamente sul feedback convertendo i messaggi importanti in attività.

Vi permette anche di creare canali separati per ogni progetto per evitare confusione e condurre il post-mortem del progetto in modo efficiente. Ciò significa che non dovrete cambiare scheda per rivedere i successi o gli insuccessi del progetto.

ClickUp Chattare

comunica, collega le conversazioni alle attività di ClickUp e ai documenti e ottieni thread riepilogati/riassumere con ClickUp Chat_

Passaggio 5: analizzare i dati per identificare modelli e lezioni apprese

Supponiamo che abbiate sondato il vostro team e intervistato client e fornitori per conoscere la loro esperienza di progetto. Il passaggio successivo consiste nell'analizzare tutte le risposte e le discussioni delle riunioni per identificare i problemi ricorrenti e gli esiti positivi. Per iniziare, compilate i dati pertinenti per fornire un quadro chiaro del progetto.

Analizzate sistematicamente i dati per identificare le aree che richiedono attenzione. Tra queste potrebbero esserci:

• 📊 Metriche: Rispetto del budget, Sequenza, utilizzo delle risorse e qualità della consegna
• 📝 Feedback: Sondaggi o moduli di feedback da parte di stakeholder, membri del team e client
• 🎯 Rassegna delle attività cardine: Una panoramica dei risultati chiave e delle aree in cui gli oggetti non sono stati raggiunti

Ad esempio, se più membri del team, client e fornitori discutono di ritardi nel ricevere gli ultimi aggiornamenti sul progetto, questo potrebbe segnalare la necessità di un piano più solido che dettagli la frequenza e i canali di comunicazione. Questo aiuterà a evitare interruzioni della comunicazione e ritardi nei prossimi progetti.

Usare un piano personalizzabile ClickUp Dashboard per visualizzare i dati utilizzando grafici a torta e a barre, grafici, barre di stato e altro ancora, di facile comprensione.

Prova le dashboard di ClickUp

ClickUp dashboard: Come usare Smartsheet per il project management

Con ClickUp Dashboard è possibile:

• Analizzare i budget dei progetti in tempo reale
• Valutare le prestazioni del team
• Identificare le cause principali dei colli di bottiglia del progetto
• Ottenere informazioni utili per prendere decisioni informate

$$$a 6: documentare i risultati in un report completo

Raccogliere tutti i risultati dell'analisi e iniziare a costruire una relazione completa che includa:

⚠️ Sfide: Problemi specifici affrontati, loro cause e impatto

🏆 Vincite: Strategie ad esito positivo che vale la pena replicare

🚧 Rischi: Potenziali ostacoli per progetti futuri

📝 Conseguenze chiave: Lezioni apprese e spunti di riflessione

🚀 Miglioramenti: Raccomandazioni pratiche e cancellate per i prossimi passaggi

Per risparmiare tempo e lavoro richiesto, usare dashboard per la reportistica per presentare i risultati in modo facilmente comprensibile. Si può facilmente:

• Visualizzare i dati con grafici, diagrammi e sequenze temporali
• Personalizzare le visualizzazioni con i colori e i layout del marchio per garantire la massima professionalità
• Tracciare ed esportare i tempi registrati per una migliore pianificazione delle risorse

Inoltre, è possibile utilizzare modelli di reportistica post-azione per condurre facilmente l'analisi post-mortem del progetto e documentare i risultati della riunione.

Il fatto divertente: Il Google Glass il progetto è stato testato nel 2012 e ha lanciato una campagna di riferimento per raggiungere un pubblico più ampio nel 2013. Tuttavia, le vendite si sono fermate nel 2015 perché Google si è concentrata sulle funzionalità/funzione di alto livello del prodotto, ma ha trascurato di comunicarne i vantaggi al pubblico.

L'autopsia del progetto ha aiutato il team a comprendere l'importanza di presentare chiaramente i vantaggi del prodotto al pubblico di riferimento e di ascoltare le esigenze e i feedback degli utenti.

Passaggio 7: Condivisione della reportistica e implementazione di raccomandazioni attuabili

Infine, condividete la relazione post-mortem con tutti gli stakeholder del progetto. Una volta pianificati i miglioramenti, delegate le attività per implementare le modifiche al processo del progetto e seguitene la Sequenza Il modello di Sequenza Gantt di ClickUp .

Inoltre, a partire dal prossimo progetto, è possibile utilizzare reportistica sullo stato del progetto per fornire alle chiavi una panoramica dello stato attuale del progetto. Questo vi aiuterà a tenere tutti informati sullo stato di avanzamento e a identificare e affrontare potenziali problemi in modo proattivo.

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Trasformate gli insegnamenti del post-mortem del progetto in attività e sottoattività con ClickUp Brain

Errori post-mortem del progetto da evitare

Seguire i passaggi sopra descritti non è sufficiente per condurre una riunione post-mortem di progetto di successo. Dovete evitare di commettere questi errori per un post-mortem di successo

Non condurre immediatamente la riunione

Il tempismo è tutto nelle riunioni post-mortem dei progetti. Se non organizzate la riunione appena terminato il progetto, i partecipanti potrebbero dimenticare i dettagli, perdere interesse o essere impegnati in un altro progetto.

Soluzione: Includete la riunione post-mortem nel piano del progetto. Concedete al team una breve pausa dopo la scadenza, ma non lasciate che passino settimane. Tenete la riunione entro pochi giorni dalla conclusione del progetto, mentre l'esperienza è ancora fresca nella mente degli stakeholder.

Tralasciare gli stakeholder esterni

Escludere il feedback degli stakeholder esterni, come client, provider e utenti, non fornirà un quadro completo degli esiti positivi e degli insuccessi del progetto. Ad esempio, è importante sapere se un'app soddisfa i requisiti degli utenti dopo la consegna del software.

Soluzione: Conducete un'autopsia a 360 gradi includendo gli stakeholder esterni. In questo modo si potrà visualizzare una visione più ampia degli aspetti positivi e negativi del progetto.

💡Pro Tip: Modello di piano d'azione per il feedback di ClickUp può aiutarvi a raccogliere i feedback dei clienti, a dare priorità alle aree di miglioramento, a creare un piano d'azione e ad agire prontamente in base ai feedback.

$$$a Non impostare un programma chiaro per la riunione

Senza un programma chiaro, i post-mortem potrebbero andare fuori strada. Inoltre, se i partecipanti non sanno cosa aspettarsi, potrebbero scoraggiarsi dal partecipare alla riunione.

Soluzione: Impostare e condividere un programma per garantire che l'obiettivo della riunione sia chiaro. Elencate i punti di discussione per evitare di andare fuori strada e stabilite le regole di base per evitare conversazioni negative e scaricabarile.

Evitare la preparazione della riunione

Se non si è preparati alla riunione con i documenti giusti, è probabile che la riunione vada a rotoli. I partecipanti non avranno chiari i dettagli del progetto, il che porterà a più conflitti che risoluzioni.

**Preparate i documenti giusti prima della riunione: l'agenda post-mortem, il questionario e altri documenti di supporto come budget del progetto, sequenze, piani delle risorse e feedback del cliente. Averli pronti renderà la riunione più fruttuosa.

Garantire le vittorie future con i post-mortem dei progetti

I post-mortem sono dei riassunti del progetto che vi aiutano a reimmaginare i processi, tenendo conto del feedback degli stakeholder del progetto. Il risultato? Un approccio più efficiente ai progetti futuri.

La chiave è avere il software giusto che vi aiuti a condurre una riunione post-mortem di esito positivo.

La soluzione di project management di ClickUp offre una matrice di funzionalità per aiutarvi a organizzare con successo una riunione post-mortem. È possibile utilizzare la vista Documento per condurre sondaggi, i dashboard per la reportistica, i documenti per documentare i risultati, la chat integrata per una comunicazione chiara e tonnellate di modelli per monitorare e gestire tutto, dai KPI e dai feedback a qualsiasi aspetto della riunione.

Quindi, perché aspettare?

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