![Come condurre un'autopsia di progetto di successo [passaggi, vantaggi e errori da evitare]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Project-Management-gif.gif)
Il completamento di un progetto è una grande soddisfazione! Tu e il tuo team avete lavorato sodo e avete ottenuto ottimi risultati.
Ora è il momento di tirare un sospiro di sollievo. 😮💨 Ma aspetta, c'è ancora un compito da svolgere: l'analisi post mortem del progetto.
Senza un'analisi post mortem, si perde l'opportunità di capire cosa è andato storto e anche cosa è andato bene. Il team ha subito ritardi nell'esecuzione delle attività? Ci sono stati superamenti del budget o carenze di risorse?
Se non approfondisci ora i problemi di fondo, probabilmente li ritroverai nel tuo prossimo progetto.
Come si conduce un'analisi post mortem efficace? Non preoccuparti, lo spiegheremo in questo articolo. Prima di passare ai passaggi, vediamo cos'è un'analisi post mortem e quali sono i suoi vantaggi.
⏰ Riassunto in 60 secondi
- Un'analisi post mortem è una retrospettiva del progetto che consente di rivedere i processi, gli esiti positivi e i fallimenti del progetto in modo da poter migliorare in futuro.
- Questo aiuta a identificare le aree di miglioramento e ad aumentare l'efficienza del team.
- Tutti i principali stakeholder, inclusi i project manager, gli sviluppatori e il personale addetto al controllo qualità, dovrebbero partecipare alle analisi post mortem del progetto.
- Inizia raccogliendo feedback sinceri dal team tramite sondaggi o interviste e analizzando i dati per identificare eventuali modelli ricorrenti.
- Successivamente, documenta i risultati dell'analisi post mortem del progetto in un rapporto completo, effettua la condivisione del rapporto con le parti interessate e implementa gli elementi da intraprendere per i progetti futuri.
Comprendere l'analisi post mortem di un progetto
Per molte aziende, il ciclo di vita del project management termina con il raggiungimento delle attività cardine e la consegna dei risultati.
Ma il punto è questo: molti team saltano un passaggio importante, ovvero valutare le sfide e i successi del progetto. Un'analisi post mortem ti aiuta a identificare le aree di miglioramento per alzare il livello del tuo prossimo progetto.
Che cos'è un'analisi post mortem di un progetto?
Considera un'analisi post mortem di un progetto come un debriefing di squadra dopo un grande evento, in cui riunisci le principali parti interessate per riflettere sul percorso del progetto.
Proprio come a dicembre ti siedi con il tuo diario per riflettere sugli alti e bassi dell'intero anno, una riunione post mortem ti consente di celebrare i risultati del progetto e imparare dai tuoi errori.
Questo ti darà l'opportunità di raccogliere idee e documentare le best practice che potranno aiutarti nei tuoi prossimi progetti e migliorare i risultati futuri.
Vantaggi dell'analisi post mortem di un progetto
Uno studio sulle analisi post mortem dei progetti IT rivela che "l'analisi post mortem non è una pratica comune nel processo di project management dei progetti IT".
Potreste pensare che le analisi post mortem siano solo un'altra attività da aggiungere al vostro elenco già pieno di cose da fare, soprattutto quando avete nuovi progetti in programma.
Ma condurle ripaga bene. Ecco alcuni vantaggi:
1. Individua gli errori e impara da essi
Ogni progetto, indipendentemente dal suo esito positivo, presenta delle difficoltà lungo il percorso. Le analisi post mortem ti offrono un momento dedicato per riflettere su ciò che è andato storto e perché. Quando ti prendi il tempo per rivedere gli errori, che si tratti di scadenze non rispettate, interruzioni della comunicazione o ostacoli imprevisti, impari lezioni preziose.
Le analisi post mortem consentono ai project manager, ai team e alle organizzazioni di valutare e imparare dalle esperienze passate.
Le analisi post mortem consentono ai project manager, ai team e alle organizzazioni di valutare e imparare dalle esperienze passate.
La chiave è porre le domande giuste:
- Cosa avremmo potuto fare diversamente?
- Quali sistemi o processi ci hanno deluso?
- Quali strategie, strumenti o processi hanno funzionato in modo efficace?
💡Suggerimento professionale: utilizza strumenti come i modelli di lezioni apprese per analizzare e documentare i risultati e gli insuccessi del progetto. Questo tipo di introspezione può trasformare gli errori in opportunità per rafforzare il tuo team e i tuoi processi, rendendo i tuoi progetti futuri più fluidi e di esito positivo.
2. Migliorare l'efficienza del team
Un team di progetto può lavorare in modo più rapido ed efficiente perché ha analizzato dove e come ridurre i tempi per evitare ritardi nella consegna del progetto. È possibile identificare i colli di bottiglia, le inefficienze e i processi che hanno rallentato il team.
Supponiamo che un progetto abbia richiesto più tempo del previsto a causa di ritardi nelle approvazioni. Nell'analisi post mortem, potreste analizzare i motivi per cui le approvazioni hanno richiesto così tanto tempo: forse il processo era troppo complicato o i membri del team di progetto non avevano chiaro ciò che era necessario. Da lì, potete semplificare il processo di approvazione per i progetti futuri, risparmiando tempo ed evitando ritardi simili.
🧠 Lo sapevate? Un team guidato dal Prof. Colin Eden dello Strathclyde ha condotto analisi post mortem su un intervallo di progetti complessi (tra cui ferrovie, aerospaziale e ingegneria civile) per oltre 9 anni. Ciò ha aiutato il team a stabilire la causalità in un progetto, a comprendere gli effetti del comportamento dinamico di più parti interessate e a creare sistemi e circuiti di feedback per evitare ritardi e interruzioni.
3. Migliora il morale del team
Le analisi post mortem non si limitano a identificare gli errori e analizzarne le cause alla radice. Riconosci e celebri il lavoro richiesto dal team e aiuti i membri del team a riconoscere i propri difetti in un ambiente solidale e non giudicante.
In questo modo la riunione sembrerà meno un "gioco dello scaricabarile" e più una preziosa esperienza di apprendimento.
Ad esempio, se il tuo team è riuscito a rispettare le scadenze nonostante la complessità del progetto, prenditi il tempo necessario per riconoscere questo esito positivo. Evidenziare i piccoli successi, come la risoluzione creativa di un problema o il raggiungimento di un'attività cardine, rafforza una cultura dell'apprezzamento.
Quando i membri del team si sentono apprezzati, sono più propensi a rimanere coinvolti e motivati, garantendo una migliore collaborazione nei progetti futuri.
📖 Per saperne di più: 5 esempi reali di project management per il tuo team
4. Promuovi il miglioramento continuo
Le analisi post mortem di un progetto sono una revisione sistematica dei risultati del progetto per identificare i punti deboli e le aree in cui i processi possono essere ottimizzati per ottenere risultati migliori in futuro.
Supponiamo che abbiate individuato che frequenti interruzioni della comunicazione hanno causato ritardi nell'esecuzione del progetto e il mancato rispetto delle scadenze. Discutete queste sfide nella riunione post mortem per stabilire canali di comunicazione e linee guida.
🧠 Lo sapevate? Raymond Sheen, Presidente di Product and Process Innovation Inc. , mette in evidenza un incidente che coinvolge Chris, un problem solver reattivo, e Pat, un pianificatore proattivo.
Pat ha avviato il progetto in tempo prevenendo i problemi, mentre Chris lo ha ritardato reagendo ai problemi. Senza un'analisi post mortem, l'azienda ha trascurato l'approccio proattivo di Pat e l'ha licenziata durante la riduzione del personale. Ciò evidenzia l'importanza dell'analisi post mortem nel riconoscere la risoluzione proattiva dei problemi.
Ora che hai compreso i vantaggi dell'analisi post mortem di un progetto, diamo un'occhiata ai partecipanti a tali riunioni.
Chi dovrebbe partecipare a un'analisi post mortem di un progetto?
Le analisi post mortem di un progetto coinvolgono in genere tutti i principali stakeholder, inclusi project manager, membri del team, fornitori, clienti, esperti in materia e responsabili tecnici. Ecco perché sono necessarie:
- I responsabili o i manager di progetto devono organizzare la riunione, discutere le tempistiche e gli obiettivi e condurre una valutazione del progetto per identificare cosa ha funzionato e cosa no.
- Sviluppatori per la condivisione di approfondimenti tecnici e ostacoli incontrati durante il progetto
- I product manager discuteranno le prospettive relative ai requisiti degli utenti, alle tendenze di mercato e alle esigenze dei clienti.
- Personale addetto al controllo qualità (QA) per evidenziare i problemi relativi ai test e al controllo qualità
- I clienti possono offrire un feedback prezioso sui risultati del progetto.
- Team del supporto per raccogliere i feedback degli utenti e identificare i problemi di assistenza.
Inoltre, puoi coinvolgere i membri dello staff indiretti nella riunione per raccogliere diversi punti di vista e effettuare la condivisione di preziose intuizioni sui processi standard del progetto.
Come condurre un'analisi post mortem di successo per un progetto?
Le analisi post mortem più efficaci sono ben strutturate e incentrate su risultati concreti.
Stabilire un processo di analisi post mortem chiaro non deve essere necessariamente un compito arduo: si tratta piuttosto di impostare la fase per discussioni sincere e miglioramenti dei processi.
Prima di tutto, stabilisci il programma della riunione.
Potrebbe trattarsi di "Confrontare gli obiettivi del progetto con i risultati effettivi" o "Valutare i colli di bottiglia del flusso di lavoro e proporre strategie di ottimizzazione". L'ordine del giorno della riunione post mortem può anche essere la revisione completa del progetto, dal piano all'esecuzione. Quindi, segui questi passaggi:
Passaggio 1: pianifica la riunione e invita le principali parti interessate
Hai preparato il programma della riunione e l'elenco dei partecipanti?
Ottimo! Ora, effettua la selezione della data per la riunione post mortem subito dopo che il progetto è completato, in modo che i dettagli siano ancora freschi.
Pianifica la riunione e effettua la condivisione pubblica del tuo calendario in modo che tutti siano allineati con gli aggiornamenti in tempo reale sulla riunione. Crea riunioni post mortem ricorrenti e effettua l'impostazione di promemoria per non perderne nessuna.
Con ClickUp Calendar, puoi condividere pubblicamente il tuo calendario o visualizzare quelli dei membri del tuo team per trovare una fascia oraria adatta per le riunioni. Ti consente anche di creare promemoria per gli eventi, così non perderai le riunioni post mortem.
Una volta fissata la riunione, invia gli inviti a tutti i partecipanti insieme al programma. ClickUp Meetings può aiutarti a gestire i programmi delle riunioni, impostare azioni da intraprendere, creare liste di controllo e altro ancora. Invece di nominare un assistente umano per la riunione, puoi facilmente prendere appunti, documentare i dettagli, modificare e organizzare gli appunti della riunione utilizzando l'IA.
💡Suggerimento professionale: hai riunioni post mortem consecutive? Tieni traccia di ciascuna di esse in dettaglio con il modello ClickUp Meeting Tracker: preparati per la riunione imminente, tieni traccia degli elementi da intraprendere e mantieni tutti allineati.
Passaggio 2: preparare una sequenza del progetto e metriche chiave
Dopo aver fissato la riunione, è il momento di prepararsi per l'analisi post mortem.
Crea una sequenza dettagliata del progetto ed elenca le metriche di rendimento essenziali per il monitoraggio. Ciò fornirà il contesto per la discussione durante la riunione, poiché i partecipanti potranno accedere rapidamente a dettagli cruciali come le attività cardine del progetto, le scadenze e i risultati attesi.
Definisci le metriche che desideri valutare. Ecco alcune metriche di progetto che puoi monitorare:
- Raggiungimento degli obiettivi: tutti gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti?
- Tempestività: sono state raggiunte le attività cardine e le scadenze?
- Utilizzo delle risorse: le risorse sono state allocate in modo efficace?
- Rispetto del budget: il progetto è rimasto entro i limiti del budget?
Per semplificare le cose, utilizza i modelli di analisi post mortem del progetto. Questi modelli ti consentono di risparmiare tempo aiutandoti a impostare sondaggi post mortem, condurre analisi delle cause alla radice, rivedere i Sprints, raccogliere feedback e gestire l'intera analisi post mortem del progetto.
Ad esempio, il modello di analisi post mortem del progetto ClickUp semplifica la raccolta di feedback da tutte le parti interessate. Ti aiuta a imparare dai tuoi errori, individuare le aree di miglioramento e pianificare il tuo prossimo progetto in modo più efficace.
Utilizzando questo modello, potrai:
- Analizza i successi, i fallimenti e le tendenze del progetto
- Cattura gli insegnamenti chiave
- Documenta i problemi e le intuizioni in un formato strutturato.
- Monitorate lo stato e migliorate continuamente
Ad esempio, la Visualizzazione modulo di input del modello aiuta a raccogliere i feedback delle parti interessate. La Visualizzazione attività in sospeso consente di tenere traccia delle attività in sospeso, mentre con la Visualizzazione stato è possibile monitorare lo stato di avanzamento del progetto. Offre anche stati personalizzati come Indagine, Nuova voce, Risolto e Non risolto per aiutarti a tenere traccia dello stato di ciascuna attività.
Passaggio 3: Raccogli feedback dal team tramite sondaggi o interviste
Il passaggio successivo consiste nell'inviare sondaggi a tutti i partecipanti e intervistarli per raccogliere feedback sul progetto e sui processi.
🌟 Ponete domande a cui si può rispondere con sì o no per determinare se i piani del progetto sono stati seguiti. Ad esempio:
- Il team è rimasto entro il budget?
- Il team ha rispettato le date di scadenza?
- Il team ha raggiunto le metriche di esito positivo prefissate?
🌟 Aggiungi domande aperte al sondaggio o ponile durante l'intervista per raccogliere opinioni diverse dai membri del team. Ad esempio:
- Il team ha avuto tempo sufficiente per completare il progetto?
- Quali sono state le principali sfide affrontate durante il progetto e in che modo hanno influito sul lavoro?
- Quali aspetti del progetto hanno funzionato bene e quali no?
- Quali attività hanno subito i maggiori ritardi e perché?
- La comunicazione e la collaborazione tra i teams sono state efficaci?
- Quali rischi sono emersi durante il progetto e come sono stati gestiti?
🌟 Inoltre, puoi includere domande soggettive per raccogliere risposte sulle esperienze dei membri del team. Ad esempio:
- Come è stata la tua esperienza di collaborazione con i membri del team e il client?
- Cosa ti è piaciuto di più del progetto?
- Qual è stato l'aspetto più impegnativo del progetto?
Tali sondaggi ti aiuteranno a identificare modelli comuni e ostacoli che devono essere affrontati durante la riunione.
Crea sondaggi dettagliati utilizzando i moduli ClickUp e acquisisci i dati di cui hai bisogno. Sono disponibili diversi tipi di campi che consentono di registrare dati sia quantitativi che qualitativi, dai testi lunghi ai contatti e alle valutazioni.
Passaggio 4: Facilitare una discussione aperta e onesta
Una volta ricevute le risposte al sondaggio, sei pronto per la riunione.
Il giorno della riunione, incoraggiate conversazioni sincere senza deviare dal programma. Assicuratevi che i partecipanti condividano le loro opinioni senza alcuna esitazione.
Da fare:
🙌 Crea un ambiente sicuro, libero da critiche, per promuovere la fiducia tra le parti interessate e incoraggiarle alla condivisione delle loro opinioni senza esitazioni.
🙌 Inizia con ciò che è andato bene per creare un'atmosfera positiva e mettere i partecipanti a proprio agio, in modo che possano effettuare la condivisione di feedback costruttivi in seguito.
🙌 Ascolta attivamente, rispondi con attenzione e rispetta le opinioni degli altri.
🙌 Concentratevi sui processi anziché sulle persone. Ad esempio, dite "Dobbiamo migliorare le nostre strategie relative alla Sequenza" anziché "X e Z hanno causato i ritardi".
🙌 Invia un promemoria ai partecipanti che l'obiettivo è imparare e migliorare, non criticare o puntare il dito.
🙌 Tratta alcuni argomenti importanti in una sola riunione per evitare di sovraccaricare i partecipanti.
🙌 Dedica tempo sufficiente a ciascun argomento di discussione, in modo che i partecipanti possano contribuire.
Puoi utilizzare ClickUp Docs per documentare le intuizioni emerse dalle riunioni post mortem del progetto o per scrivere le regole delle riunioni post mortem. Modifica facilmente il documento con i membri del tuo team in tempo reale e effettua la condivisione con altri.
Puoi anche assegnare commenti e elementi da intraprendere garantendo il controllo degli accessi.
ClickUp Chat può facilitare le discussioni post mortem relative al progetto centralizzando tutte le comunicazioni relative al progetto. È possibile esaminare in dettaglio i risultati e le sfide del progetto e effettuare la sincronizzazione delle attività e dei documenti del progetto.
La parte migliore? Potrai agire immediatamente sui feedback convertendo i messaggi importanti in attività.
Ti consente anche di creare canali separati per ogni progetto per evitare confusione e condurre un'analisi post mortem del progetto in modo efficiente. Ciò significa che non è necessario passare da una scheda all'altra per esaminare i successi o gli insuccessi del progetto.
Passaggio 5: Analizza i dati per identificare modelli e lezioni apprese
Supponiamo che abbiate condotto un sondaggio tra i membri del vostro team e intervistato clienti e fornitori per conoscere la loro esperienza con il progetto. Il passaggio successivo consiste nell'analizzare tutte le risposte e le discussioni delle riunioni per identificare i problemi ricorrenti e gli esiti positivi. Per iniziare, raccogliete i dati rilevanti per fornire un quadro chiaro del progetto.
Analizza sistematicamente i dati per identificare le aree che richiedono la tua attenzione. Queste potrebbero includere:
- 📊 Metriche: rispetto del budget, sequenza, utilizzo delle risorse e qualità della consegna
- 📝 Feedback: sondaggi o moduli di feedback da parte di stakeholder, membri del team e clienti
- 🎯 Revisione delle attività cardine: una panoramica dei risultati chiave e delle aree in cui gli obiettivi non sono stati raggiunti.
Ad esempio, se più membri del team, clienti e fornitori hanno segnalato ritardi nella ricezione degli ultimi aggiornamenti sul progetto, ciò potrebbe indicare la necessità di un piano più solido che specifichi la frequenza e i canali di comunicazione. Ciò contribuirà a evitare interruzioni della comunicazione e ritardi nei progetti futuri.
Utilizza i dashboard personalizzabili di ClickUp per visualizzare i dati utilizzando grafici a torta e a barre di facile comprensione, grafici, barre di avanzamento e altro ancora.
Con i dashboard di ClickUp puoi:
- Analizza i budget dei progetti in tempo reale
- Valuta le prestazioni del team
- Identifica le cause principali dei colli di bottiglia del progetto
- Ottieni informazioni utili per prendere decisioni informate.
Passaggio 6: documenta i risultati in un rapporto completo
Raccogli tutti i risultati dell'analisi e inizia a redigere un rapporto completo che includa:
⚠️ Sfide: problemi specifici affrontati, loro cause e impatto
🏆 Vittorie: strategie con esito positivo che vale la pena replicare
🚧 Rischi: Potenziali ostacoli per progetti futuri
📝 Punti chiave: lezioni apprese e approfondimenti pratici
🚀 Miglioramenti: raccomandazioni chiare e pratiche per i passaggi successivi
Per risparmiare tempo e lavoro richiesto, utilizza i dashboard di reportistica per presentare i risultati in modo facile da comprendere. Puoi facilmente:
- Visualizza i dati con tabelle, grafici e Sequenze
- Personalizza le visualizzazioni con i colori e i layout del marchio per un risultato professionale.
- Traccia ed esporta i registri delle ore lavorate per una migliore pianificazione delle risorse.
Inoltre, puoi utilizzare modelli di report post-azione per condurre facilmente analisi post mortem del progetto e documentare i risultati della riunione.
✨Curiosità: il progetto Google Glass è stato testato nel 2012 e nel 2013 è stata lanciata una campagna di referral per raggiungere un pubblico più ampio. Tuttavia, le attività commerciali sono cessate nel 2015 perché Google si è concentrata sulle funzionalità di alto livello del prodotto, trascurando di comunicarne i vantaggi al pubblico.
L'analisi post mortem del progetto ha aiutato il team a comprendere l'importanza di presentare chiaramente i vantaggi del prodotto al pubblico di destinazione e di ascoltare le esigenze e i feedback degli utenti.
Passaggio 7: effettua la condivisione del rapporto e implementa raccomandazioni attuabili
Infine, condividi il rapporto post mortem con tutte le parti interessate al progetto. Organizza una breve riunione per discutere i risultati del progetto, ricavarne informazioni utili e suggerire miglioramenti. Una volta pianificati i miglioramenti, assegna le attività per implementare le modifiche al processo del progetto e effettua il monitoraggio delle tempistiche utilizzando il modello di timeline Gantt di ClickUp.
Inoltre, a partire dal prossimo progetto, potrai utilizzare i report sullo stato del progetto per fornire alle parti interessate una panoramica dello stato attuale del progetto. Ciò ti aiuterà a tenere tutti informati sui progressi e a identificare e affrontare in modo proattivo potenziali problemi.
Errori da evitare nell'analisi post mortem di un progetto
Seguire i passaggi sopra indicati non è sufficiente per condurre una riunione post mortem di esito positivo. Per ottenere un'analisi post mortem di esito positivo, è necessario evitare questi errori 👇
Non svolgere immediatamente la riunione
Il tempismo è tutto nelle analisi post mortem dei progetti. Se non organizzi la riunione subito dopo la conclusione del progetto, i partecipanti potrebbero dimenticare i dettagli, perdere interesse o essere occupati con un altro progetto.
✅ Soluzione: includi la riunione post mortem nel tuo piano di progetto. Concedi al tuo team una breve pausa dopo la scadenza, ma non lasciare che passino settimane. Organizza la riunione entro pochi giorni dalla fine del progetto, mentre l'esperienza è ancora fresca nella mente delle parti interessate.
Escludere gli stakeholder esterni
Escludere il feedback di stakeholder esterni come clienti, fornitori e utenti non fornirà un quadro completo dei successi e dei fallimenti del progetto. Ad esempio, è importante sapere se un'app soddisfa i requisiti degli utenti dopo la consegna del software.
✅ Soluzione: effettua un'analisi post mortem a 360 gradi coinvolgendo anche gli stakeholder esterni. Questo ti consentirà di avere una visione più ampia degli aspetti positivi e negativi del progetto.
💡Suggerimento professionale: il modello di piano d'azione per il feedback di ClickUp può aiutarti a raccogliere il feedback dei clienti, dare priorità alle aree di miglioramento, creare un piano d'azione e agire tempestivamente in base al feedback.
Non impostare un ordine del giorno chiaro per la riunione
Senza un programma chiaro, le analisi post mortem potrebbero andare fuori strada. Inoltre, se i partecipanti non sono consapevoli di cosa aspettarsi, potrebbero essere scoraggiati dal partecipare alla riunione.
✅ Soluzione: stabilisci e condividi un programma della riunione per garantire che l'obiettivo della riunione sia chiaro. Elenca i punti da discutere per evitare di andare fuori tema e stabilisci delle regole di base per evitare conversazioni negative e accuse reciproche.
Evitare la preparazione delle riunioni
Se non siete preparati per la riunione con i documenti giusti, la probabilità che vada male è molto alta. I partecipanti non avranno chiarezza sui dettagli del progetto, il che porterà a più conflitti che risoluzioni.
✅ Soluzione: prepara i documenti giusti prima della riunione: un programma dell'analisi post mortem, un questionario e altri documenti di supporto come budget di progetto, tempistiche, piani delle risorse e feedback dei clienti. Avere tutto questo pronto renderà la riunione più proficua.
Garantite successi futuri con le analisi post mortem dei progetti
Le analisi post mortem sono riepiloghi dei progetti che ti aiutano a ripensare i processi, tenendo conto del feedback degli stakeholder del progetto. Il risultato? Un approccio più efficiente ai progetti futuri.
La chiave è disporre del software giusto che ti aiuti a condurre una riunione post mortem con esito positivo.
La soluzione di project management di ClickUp offre un'ampia gamma di funzionalità/funzioni per aiutarti a organizzare con successo un'analisi post mortem. Puoi utilizzare la vista Modulo per condurre sondaggi, i Dashboard per la reportistica, i Documenti per documentare i risultati, la Chat integrata per una comunicazione chiara e tantissimi modelli per monitorare e gestire tutto, dai KPI e dai feedback a qualsiasi aspetto della riunione.
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