"Siamo profondamente dispiaciuti" è tutto ciò che CrowdStrike ha potuto dire dopo che un aggiornamento software difettoso ha causato la famosa Blue Screen of Death (BSD) per milioni di utenti in tutto il mondo. Oltre alla calo del 10% del prezzo delle azioni in un giorno, CrowdStrike ha dovuto rispondere a clienti arrabbiati e al Congresso degli Stati Uniti.
Sebbene questo possa sembrare un caso estremo, gli errori involontari sono piuttosto comuni in ambito aziendale. Con più team sparsi in diverse aree geografiche che lavorano su problemi complessi, possono succedere un numero qualsiasi di cose che vanno storte.
Uno dei modi più comuni ed efficaci per prevenire tali disastri è l'audit interno. Con un processo solido e un'organizzazione che Software di governance, rischio e conformità (GRC) le organizzazioni possono identificare in modo proattivo i potenziali problemi e affrontarli in anticipo.
In questo post del blog, vi spiegheremo come creare una strategia di audit e implementarla con una potente lista di controllo per gli audit interni.
**Che cos'è un audit?
Un audit è un processo di esame e valutazione sistematica dei processi. Questi processi possono essere finanziari, operativi o legati alla conformità.
Ad esempio, gli auditor interni esaminano regolarmente gli estratti conto bancari della loro azienda per valutarli alla ricerca di errori o transazioni fraudolente.
Un'organizzazione di servizi, come un ristorante o un centro benessere, potrebbe condurre audit su come il personale completa le consegne. Le aziende tecnologiche spesso utilizzano dogfooding come metodo per condurre anche audit interni.
Perché è necessario un audit interno?
In poche parole, un audit interno è progettato per individuare i problemi prima che il lavoro venga pubblicato all'esterno. Ciò garantisce quanto segue:
- Accuratezza: Gli audit offrono ai team un'ulteriore possibilità di garantire che il lavoro sia accurato, completo e privo di errori
- Gestione del rischio: L'audit interno identifica i rischi potenziali, che possono essere mitigati in anticipo per evitare perdite e sanzioni
- Qualità: Gli audit aiutano anche a garantire la qualità dei risultati, verificando se sono conformi ai requisiti e agli standard del settore
- Performance: Gli audit interni talvolta valutano le prestazioni per simulare una situazione reale
- Conformità: Essendo la ragione più comune, gli audit interni aiutano a rispettare le leggi, i regolamenti e gli standard applicabili
- **Nelle aziende in cui ci sono investitori o azionisti, gli audit interni creano fiducia nelle operazioni e nella reportistica dell'organizzazione
Quali sono i tipi di audit?
In dipendenza della natura della vostra azienda, degli obiettivi, delle esigenze e degli stakeholder, potete eseguire un numero di audit diversi. La maggior parte di essi rientra nelle tre categorie seguenti.
Audit interno
Un audit interno è condotto dall'organizzazione per le proprie esigenze. Gli auditor sono dipendenti attivi dell'organizzazione o esperti di argomenti all'interno del dipartimento che lo esegue.
Ad esempio, ogni anno il team di gestione dei talenti potrebbe condurre un audit interno delle strutture retributive di ciascun dipendente. Questo serve a identificare eventuali pregiudizi o disuguaglianze inconsapevoli.
Verifica esterna
Un audit esterno prevede l'intervento di esperti indipendenti per valutare i processi o i risultati di un'organizzazione. Oltre al team di audit interno, i revisori esterni forniscono un intervallo più ampio di conoscenze ed esperienze. Ciò conferisce credibilità e crea fiducia nell'organizzazione.
Gli enti industriali e le organizzazioni di standardizzazione conducono regolarmente audit esterni per le aziende. Certificazioni ISO sono le più richieste in tutti i settori.
Altri esempi sono il Forest Stewardship Council per la gestione sostenibile delle foreste, il LEED per la progettazione e la gestione degli edifici e il Leaping Bunny per i prodotti 100% liberi da test sugli animali.
Verifica di conformità
Gli audit di conformità valutano se un'organizzazione aderisce a leggi, regolamenti o politiche interne specifiche. Questi audit si concentrano esclusivamente sulla conformità agli standard di settore, agli obblighi contrattuali o alle normative governative per evitare sanzioni e mantenere pratiche etiche.
Nello spazio tecnologico, gli audit regolari per la conformità al GDPR o all'HIPAA sono una pratica standard. Ogni settore ha i propri requisiti di conformità, per i quali le organizzazioni devono condurre audit regolari.
Sia che lo facciate internamente o che vi facciate aiutare da esterni, gli audit sono una necessità se gestite un'azienda. **Assicura a tutte le parti interessate - clienti, investitori, azionisti, dipendenti, fornitori, partner, ecc
Per garantire ciò, è necessaria una strategia di audit completa e orientata agli obiettivi. Ecco come crearla.
Preparazione per un audit
Prima di iniziare qualsiasi audit, preparatevi a fondo. In questo modo si getterà una solida base per il processo di audit nel tempo.
1. Impostazione degli oggetti dell'audit
Definite con chiarezza lo scopo dell'audit. Da fare: tracciare la storia del problema e comprendere il contesto.
Ad esempio, un responsabile dell'ingegneria potrebbe richiedere un audit DevOps perché il numero di rollback di produzione negli ultimi sei mesi è stato elevato. In questo caso, non impostate l'oggetto come "condurre un audit DevOps" L'obiettivo è invece "identificare le ragioni del rollback della produttività".
2. Determinare l'ambito dell'audit
Questa sezione determina il modo in cui condurre l'audit. Un buon metodo di approccio è quello delle 4W.
- Chi: Le persone e i reparti responsabili dell'audit e che lo eseguono
- **Cosa: I processi o i sistemi oggetto dell'audit
- Quando: Sequenza entro la quale l'audit deve essere completato
- Dove: I confini fisici del luogo in cui deve essere eseguito l'audit, se presenti
Ad esempio, durante l'esecuzione di un audit DevOps, l'ambito potrebbe essere il seguente.
Chi: Il responsabile dell'ingegneria è responsabile della supervisione dell'audit. Il team di audit, composto da due sviluppatori, due analisti della qualità e tre ingegneri DevOps, eseguirà.
**Che cosa? Verrà verificata la pipeline CI/CD, compresi tutti i processi automatizzati e manuali.
è anche incluso.
Quando: L'audit sarà effettuato nelle otto settimane a partire dal 1° luglio 2025.
Dove: L'audit del processo sarà condotto negli ambienti di gestione temporanea e di produzione.
3. Suddivisione delle aree di audit
Una volta pronto l'ambito di lavoro, suddividerlo in sottoprogetti, attività e sottoattività più piccole e gestibili. Raggruppate le attività correlate e organizzatele in modo sistematico.
4. Creazione di attività e domande specifiche
Questo è il passaggio in cui si creano le liste di controllo dell'audit interno. Qui si elencano tutte le attività attuabili e misurabili per ogni area dell'audit.
Ad esempio, una lista di controllo DevOps potrebbe includere domande come:
- Il codice è libero da bug prima della messa in produzione?
- Quale percentuale di bug noti viene inviata alla produttività?
- Viene effettuata una revisione del codice da parte dello sviluppatore senior prima della produttività?
- C'è unControllo di conformità IT prima della produttività?
- Chi ha accesso alla spinta della produttività?
Alcuni suggerimenti per la creazione della lista di controllo degli audit interni sono:
Mantenere la semplicità: Usate un linguaggio chiaro e conciso che eviti inutili complessità. Concentratevi su attività che possano essere facilmente comprese e seguite da tutti.
Rendila pertinente: Allineate la lista di controllo agli oggetti, all'ambito e agli standard applicabili dell'audit. Includere solo gli elementi che riguardano direttamente le aree oggetto dell'audit.
Per istanza, se state creando una lista di controllo Lista di controllo della conformità al GDPR evitare di aggiungere altri requisiti legali allo stesso audit.
Mantenere la coerenza: Utilizzare formati, terminologia e criteri di valutazione standardizzati per tutte le attività.
5. Preparare la documentazione necessaria
Determinate i documenti, le reportistiche o i dati specifici per verificare la conformità o l'efficacia operativa di ciascuna voce della lista di controllo. Ad esempio, in un audit finanziario, potrebbero essere necessari bilanci, fatture e documenti fiscali.
Per l'audit DevOps, potrebbero essere necessarie procedure operative standard (SOP), matrice dei ruoli e delle responsabilità, processi di rilascio della produzione, ecc.
6. Finalizzare e standardizzare
Conducete un meta audit su piccola scala per verificare la presenza di ridondanze, lacune o elementi poco chiari nella lista di controllo. Utilizzate i risultati per perfezionare la lista di controllo e migliorarne l'usabilità e l'efficacia.
Formattatela in modo che sia chiara, con sezioni organizzate e spazi per le note o i rilievi. Standardizzatela per gli audit futuri, per garantire coerenza e facilità d'uso all'interno dell'organizzazione.
Esempio di lista di controllo per audit interni
Una volta completata la preparazione, avrete una lista di controllo per l'audit interno simile a quella che segue.
Oggetti e ambito dell'audit
Si tratta di una breve sezione che delinea gli obiettivi e gli scopi del processo di audit. Include anche la matrice RACI e i processi di escalation.
Lista di controllo dell'audit
Include tutti i lavori da fare nell'ambito del processo di audit. Alcuni elementi comunemente utilizzati sono:
Preparazione
- Raccolta di tutte le informazioni rilevanti e accesso
- Pianificare il lavoro da completare ogni giorno
- Ottenere le necessarie approvazioni da parte delle principali parti interessate
Attuazione dell'audit
- Misurare l'efficienza di ogni processo
- Identificare i colli di bottiglia
- Esaminare gli indicatori di prestazione chiave e le metriche corrispondenti
- Valutare la conformità alla politica
Eseguire ilLista di controllo della conformità al Sarbanes-Oxley Act SOX Azioni di follower
- Documentare i risultati
- Provider di raccomandazioni per azioni correttive e preventive
- Assegnare responsabilità e scadenze per la risoluzione dei problemi
- Aggiornare il filelista di controllo della conformità
- Programmare audit di follow-up per monitorare lo stato di avanzamento
Risultati dell'audit
Il tipico risultato di un audit interno è una reportistica destinata alle parti interessate che descrive i risultati e le raccomandazioni.
Ad esempio, se l'audit DevOps ha rivelato che i rollback sono causati dall'invio di codice errato o difettoso alla produttività, la relazione di audit ne farà menzione. Inoltre, potrebbe anche suggerire un processo formale di revisione del codice per prevenire i rollback in futuro.
Il piano è pronto; vediamo come condurre l'audit nel modo giusto.
Condurre un audit: Processo passaggio per passaggio
Per ribadire che la preparazione dell'audit è probabilmente il passaggio più critico del processo. Determina cosa si sta verificando, come, quando e dove. Quindi, prima di iniziare a valutare qualcosa, completate le attività e il piano di pre-audit.
Create una lista di controllo completa e poi iniziate i controlli.
1. Raccogliere i dati
Raccogliete tutti i dati attualmente esistenti. Ad esempio, se state conducendo un audit DevOps, i dati potrebbero includere:
- Reportistica esistente, proveniente da incollaggi e rollback della produttività passata
- Registri delle revisioni automatizzate
- Retrospettive esistenti sui motivi per cui si è verificato il problema
- Progetti architetturali e altre mappe di processo
- Feedback dei team leader e dei membri sul processo
In alcuni casi, potreste anche voler vedere i dati del software GRC.
2. Da fare i controlli
Può sembrare semplice, ma non lo è affatto. Il compito del comitato di revisione è quello di valutare ogni singolo passaggio di ogni processo. Assicuratevi di essere attenti e scrupolosi.
- Esaminare tutti i dati in modo dettagliato
- Verificate tutti i processi che rientrano nell'ambito dell'audit utilizzando la vostra lista di controllo interna
- Se c'è qualcosa che non quadra, fate le dovute domande ai membri del team interessati
- Annotate chiaramente le vostre osservazioni in ogni passaggio
3. Raccogliere le evidenze dell'audit
La differenza tra un audit e un'opinione casuale è data dalle prove. Un audit interno approfondito fornirà prove concrete di inefficienze, anomalie, errori, frodi o altre deviazioni dal processo. Concentratevi sulla raccolta di prove sufficienti, pertinenti e affidabili per costruire una solida base per le vostre conclusioni.
4. Analizzare le prove di audit
Analizzate attentamente le evidenze per capire cosa sta succedendo e perché. Utilizzare tecniche di analisi dei dati, benchmarking e valutazione del rischio per identificare schemi, anomalie o aree problematiche.
5. Segnalare i risultati dell'audit
A questo punto, riunite i risultati dell'audit in un documento. Questo documento dovrebbe includere:
- Obiettivi: Una breve introduzione a ciò che vi siete prefissati di raggiungere
- Risultati: Osservazioni e conclusioni basate sull'audit
- Raccomandazioni: Suggerimenti di miglioramento per eventuali inefficienze o non conformità osservate
- Passi successivi: Piani futuri per il prossimo audit o cambiamenti necessari
Sebbene gli audit siano un'attività normale per qualsiasi organizzazione, ci sono un certo numero di cose che potrebbero andare storte. Ecco alcune best practice per evitarlo.
Best Practices per l'utilizzo di una lista di controllo di audit
Una lista di controllo per gli audit è la vostra mappa del tesoro. Indica il percorso da seguire per completare la missione di audit. Una mappa del tesoro chiara, pertinente e utilizzabile è fondamentale per il vostro esito positivo. Tenete conto di questi suggerimenti mentre create la vostra.
Audite la vostra lista di controllo: Sì, avete letto bene. Per garantire che la vostra lista di controllo rimanga pertinente ed efficace, rivedetela regolarmente. Aggiornatela per riflettere i processi organizzativi, gli stakeholder responsabili, le modifiche al sistema, ecc.
Guardare all'esterno: Non restate isolati dal mondo esterno durante la creazione della vostra lista di controllo interna. Considerate gli standard di settore e i progressi normativi del periodo. Questo aiuta a mantenere la lista di controllo appropriata per il suo tempo e luogo.
Ottenere feedback: Per essere presi sul serio, gli auditor devono mantenere un senso di distanza e di autorevolezza. Tuttavia, questo non deve ostacolare la raccolta di feedback significativi da parte degli stakeholder interni, molti dei quali potrebbero far parte del processo che state verificando. Impostazione di un processo di revisione della documentazione per la raccolta di feedback.
Adattare liste di controllo standardizzate: Gli organismi di settore e le organizzazioni di certificazione dispongono sicuramente di solide liste di controllo per gli audit. Cercate quelle disponibili su licenza Creative Commons e adattatele ai vostri processi.
**Usate una lista di controllo digitale per massimizzare l'accessibilità e l'efficienza. Potreste anche trovare valore nel strumenti di gestione della conformità che forniscono avvisi in tempo reale, automazioni e funzionalità/funzione di collaborazione. Vediamo come funzionerebbe.
Strumenti e risorse per la creazione di liste di controllo di audit
Le verifiche sono processi lunghi che richiedono molto tempo e lavoro richiesto. Uno strumento robusto di project management come ClickUp può aiutarvi a risolvere il problema. Ecco come.
Piano strutturato con modelli
Non sentitevi obbligati a iniziare il modello di audit da una pagina vuota. Adattate alle vostre esigenze una qualsiasi delle liste di controllo disponibili pubblicamente.
Potete anche utilizzare la lista di controllo completamente personalizzabile e facile da usare per i principianti Il modello di piano di audit di ClickUp per strutturare il vostro lavoro. Con l'aiuto di questo modello di documento, è possibile identificare le aree chiave per le esigenze di conformità, raccogliere dati, organizzare le conoscenze, pianificare ed eseguire l'audit senza problemi.
Liste di controllo efficaci e riutilizzabili
Una buona lista di controllo è la base dell'audit. Perciò, create una lista di controllo una lista di controllo modello che potete riutilizzare più volte. Se non sapete da dove cominciare, date un'occhiata a Modello di lista di controllo per l'audit interno di ClickUp . Questo modello, pronto all'uso e facile da usare per i principianti, consente di:
- Identificare gli elementi di audit
- Creare liste di controllo riutilizzabili con i corrispondenti punteggi di audit, livelli di lavoro richiesti e altri campi personalizzati
- Duplicare e utilizzare quando necessario
- Collaborare con le parti interessate e rimanere agili
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-512.png Modello di lista di controllo per gli audit interni di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-110661833&department=operations Scarica questo modello /%cta/
Gestione delle attività per gli audit
Cos'è un audit, se non una serie di attività specifiche? Gestite i vostri audit in modo efficiente con Attività di ClickUp . Suddividere l'audit in attività e sottoattività. Se necessario, create liste di controllo più piccole all'interno delle attività. Collaborate con le persone interessate, menzionandole nei commenti. Potete anche assegnare elementi di azione alle persone, se necessario.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-513-1400x798.png Attività di ClickUp /$$$img/
suddividere il processo di audit in attività di ClickUp per una gestione efficace
Automazioni di audit
Gli audit sono un insieme di piccole attività ripetitive, molte delle quali possono essere automatizzate in modo efficace. Automazioni di ClickUp include modelli e trigger predefiniti per supportare un ampio intervallo di scenari.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-514-1400x841.png Automazioni di ClickUp /$$$img/
lasciate le vostre attività manuali a ClickUp Automations_
- Avete bisogno di aggiornare gli elementi di più liste di controllo? Automazioni basate su trigger in uno degli elenchi
- Avete bisogno di notificare a uno stakeholder gli elementi altamente non conformi? Automazioni su tag e menzioni
- Avete bisogno di creare nuove attività in base al punteggio dell'audit? Automazioni per la creazione di attività in base al cambiamento di stato
Approfondimenti collaborativi
Mantenete le vostre scoperte organizzate su Documenti ClickUp . Condividetelo in modo sicuro con altre persone per ricevere commenti e suggerimenti. Se necessario, è anche possibile creare attività direttamente dai documenti.
Per i problemi più complessi, utilizzare l'IA. ClickUp Brain aiuta a generare idee, a riepilogare/riassumere le note e a ricevere istantaneamente gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento. È inoltre possibile ottenere risposte alle proprie domande su come viene gestito il progetto di revisione.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-515-1400x652.png ClickUp Brain /$$$img/
ottenere di più dall'audit con ClickUp Brain
Da fare: l'audit è terminato e la reportistica è pronta. Che cosa succede ora?
Azioni e miglioramenti post-audit
L'audit non è il passaggio finale. Anzi, è solo un'attività cardine nel ciclo di miglioramento continuo. Ciò significa che è necessario fare molto lavoro dopo l'audit.
Attuare le azioni correttive: Eseguire le raccomandazioni dell'audit per risolvere le non conformità, colmare le lacune di controllo e risolvere le inefficienze.
Ad esempio, se la raccomandazione dell'audit DevOps è di aggiungere un passaggio per la revisione del core, implementatelo come parte del project management.
Assegnare le responsabilità: Integrate le raccomandazioni dell'audit nei vostri processi. Assegnate le responsabilità, fissate le scadenze e monitorate lo stato.
Impostazione di misure preventive: Una volta risolto il problema, impostate le misure per evitare che si ripeta.
Ad esempio, potreste implementare una revisione automatica del codice come parte della vostra pipeline DevOps. Potete anche impostare un processo di approvazione che garantisca che uno sviluppatore senior cancelli il codice per la messa in produzione.
Aggiornare le politiche: Sulla base delle raccomandazioni dell'audit, aggiornate i controlli interni, le politiche, le procedure operative standard, la formazione, ecc. Impostare un processo per monitorare regolarmente le modifiche al quadro normativo e adattarsi di conseguenza. Fate in modo che questo sia parte della vostra conoscenza organizzativa.
Monitorare lo stato di avanzamento: Non aspettate il prossimo audit per sapere se ha funzionato! Monitorate e misurate lo stato di avanzamento a ogni passaggio. Utilizzare ClickUp dashboard per il monitoraggio in tempo reale e la reportistica sulle prestazioni.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-516-1400x842.png ClickUp Dashboard /$$$img/
aggiornamenti in tempo reale sulle revisioni con ClickUp Dashboards
Ad istanza, è possibile creare widget su ClickUp Dashboards per attività di revisione del codice e rollback. In questo modo potrete monitorare la correlazione tra le due attività e assicurarvi che le vostre raccomandazioni di audit siano utili per risolvere i problemi sottostanti.
Non perdere mai un audit con ClickUp
Ammettiamolo. Gli errori si verificano in continuazione, soprattutto quando sono coinvolti degli esseri umani. Anche se non è possibile evitarli del tutto, è possibile ridurli al minimo con processi adeguati.
Un buon audit interno mantiene l'accuratezza, l'efficacia, l'efficienza e l'integrità dei processi organizzativi. Contribuisce inoltre a mantenere gli standard dei sistemi di gestione della sicurezza, delle leggi, delle normative e della qualità. Frequenti audit interni ed esterni affrontano i rischi e li riducono.
D'altra parte, audit frequenti possono richiedere tempo, risorse e budget significativi. L'unico modo per condurre costantemente gli audit e migliorare continuamente i processi è quello di renderli operativi.
Lo strumento di project management di ClickUp è un'opzione potente a questo scopo. Grazie all'efficiente gestione delle attività, ai flussi di lavoro semplificati, al monitoraggio in tempo reale e alla collaborazione senza sforzo, ClickUp supporta la gestione degli audit su scala. Impostate i vostri audit personalizzati su ClickUp. Provate gratis ClickUp oggi stesso!