"Siamo profondamente dispiaciuti" è stato tutto ciò che CrowdStrike ha potuto dire dopo che un aggiornamento software difettoso ha causato la famosa schermata blu della morte (BSD) a milioni di utenti in tutto il mondo. Oltre al calo del 10% del prezzo delle azioni in un giorno, CrowdStrike ha dovuto rispondere ai clienti arrabbiati e nientemeno che al Congresso degli Stati Uniti.
Sebbene possa sembrare un caso estremo, gli errori involontari sono piuttosto comuni nel mondo aziendale. Con più team in diverse aree geografiche che lavorano su problemi complessi, qualsiasi cosa potrebbe andare storta.
Uno dei modi più comuni ed efficaci per prevenire tali disastri è l'audit interno. Con un processo solido e un software di governance, rischio e conformità (GRC), le organizzazioni possono identificare in modo proattivo i potenziali problemi e affrontarli in anticipo.
In questo post del blog ti guideremo nella creazione di una strategia di audit e nella sua implementazione con una potente lista di controllo di audit interno.
Che cos'è un audit?
Un audit è un processo di esame e valutazione sistematica dei processi. Questi processi possono essere di natura finanziaria, operativa o relativi alla conformità.
Ad esempio, i revisori interni esaminano regolarmente gli estratti conto bancari aziendali per valutare la presenza di errori o transazioni fraudolente.
Un'organizzazione di servizi, come un ristorante o una spa, potrebbe condurre audit su come il personale completa la consegna. Anche le aziende tecnologiche utilizzano spesso il dogfooding come metodo per condurre audit interni.
Perché è necessario un audit interno?
In parole povere, un audit interno è progettato per individuare eventuali problemi prima che qualsiasi lavoro venga pubblicato all'esterno. Ciò garantisce quanto segue:
- Accuratezza: gli audit offrono ai team un'ulteriore opportunità per garantire che il lavoro sia accurato, completo e privo di errori.
- Gestione dei rischi: l'audit interno identifica i potenziali rischi, che possono essere mitigati in anticipo per evitare perdite e sanzioni.
- Qualità: gli audit aiutano anche a garantire la qualità dei risultati, verificando che soddisfino i requisiti e gli standard del settore.
- Prestazioni: gli audit interni a volte valutano le prestazioni per simulare una situazione reale.
- Conformità: essendo il motivo più comune, gli audit interni aiutano a rispettare le leggi, i regolamenti e gli standard applicabili.
- Garanzia per gli stakeholder: nelle aziende in cui sono presenti investitori o azionisti, gli audit interni rafforzano la fiducia nelle operazioni e nella reportistica dell'organizzazione.
Quali sono i tipi di audit?
A seconda della natura della tua attività, degli obiettivi, delle esigenze e degli stakeholder, puoi eseguire una serie di audit diversi. La maggior parte di essi rientrerà nelle seguenti tre categorie.
Audit interno
Un audit interno viene condotto dall'organizzazione per le proprie esigenze. Gli auditor sono dipendenti attivi della tua organizzazione o esperti in materia all'interno del reparto che lo esegue.
Ad esempio, ogni anno, il team di gestione dei talenti potrebbe condurre un audit interno delle strutture retributive per ciascun dipendente. Ciò servirebbe a identificare eventuali pregiudizi inconsci o iniquità.
Audit esterno
Un audit esterno prevede il coinvolgimento di esperti indipendenti per valutare i processi o i risultati di un'organizzazione. Oltre al team di audit interno, gli auditor esterni forniscono un intervallo più ampio di conoscenze ed esperienze. Ciò conferisce credibilità e rafforza la fiducia nell'organizzazione.
Gli organismi di settore e le organizzazioni di standardizzazione conducono regolarmente audit esterni per le aziende. Le certificazioni ISO sono le più ricercate in tutti i settori.
Altri esempi includono il Forest Stewardship Council per la gestione sostenibile delle foreste, LEED per la progettazione e la gestione degli edifici e Leaping Bunny per i prodotti al 100% privi di test sugli animali.
Audit di conformità
Gli audit di conformità valutano se un'organizzazione rispetta leggi, regolamenti o politiche interne specifiche. Questi audit si concentrano esclusivamente sulla conformità agli standard di settore, agli obblighi contrattuali o alle normative governative per evitare sanzioni e mantenere pratiche etiche.
Nel settore tecnologico, gli audit regolari per la conformità al GDPR o all'HIPAA sono una pratica standard. Ogni settore ha i propri requisiti di conformità, per i quali le organizzazioni devono condurre audit regolari.
Che tu lo faccia internamente o con un aiuto esterno, gli audit sono una necessità se gestisci un'azienda. Garantiscono a tutti gli stakeholder (clienti, investitori, azionisti, dipendenti, fornitori, partner, ecc.) che l'organizzazione soddisfa i loro standard.
Per garantire ciò, è necessaria una strategia di audit completa e orientata agli obiettivi. Ecco come puoi crearla.
Preparazione all'audit
Prima di iniziare qualsiasi audit, preparati accuratamente. Questo ti consentirà di gettare solide basi per il processo di audit nel tempo.
1. Definisci gli obiettivi dell'audit
Definisci chiaramente lo scopo del tuo audit. Traccia la cronologia del problema e comprendi il contesto mentre lo fai.
Ad esempio, un responsabile tecnico potrebbe richiedere un audit DevOps perché il numero di rollback di produzione negli ultimi sei mesi è stato elevato. In tal caso, non impostare l'obiettivo come "condurre un audit DevOps". Piuttosto, fissa come obiettivo "identificare i motivi del rollback di produzione".
2. Determina l'ambito dell'audit
Questa sezione determina come condurre l'audit. Un buon modo per affrontare la questione è quello delle 4W.
- Chi: Le persone e i reparti responsabili dell'audit e della sua esecuzione
- Cosa: i processi o i sistemi sottoposti a verifica
- Quando: la Sequenza entro la quale deve essere completato l'audit.
- Dove: i confini fisici del luogo in cui deve essere eseguito l'audit, se presente.
Ad esempio, durante l'esecuzione di un audit DevOps, l'ambito potrebbe essere il seguente.
Chi: Il responsabile tecnico è incaricato della supervisione dell'audit. Il team di audit, composto da due sviluppatori, due analisti della qualità e tre ingegneri DevOps, si occuperà dell'esecuzione.
Cosa: Verrà sottoposta a audit la pipeline CI/CD, compresi tutti i processi di automazione e manuali. È incluso anche il software di conformità SOC 2.
Quando: l'audit sarà effettuato durante le otto settimane a partire dal 1° luglio 2025.
Dove: l'audit di processo sarà condotto negli ambienti di gestione temporanea e produzione.
3. Suddividi le aree di audit
Una volta definito l'ambito di lavoro, suddividilo in sottoprogetti, attività e sottoattività più piccoli e gestibili. Raggruppa le attività correlate e organizzale in modo sistematico.
4. Crea attività e domande specifiche
Questo è il passaggio in cui si creano effettivamente le liste di controllo di audit interno. Qui si fa un elenco di tutte le attività attuabili e misurabili per ciascuna area dell'audit.
Ad esempio, una lista di controllo di audit DevOps potrebbe includere domande quali:
- Il codice è privo di bug prima del lancio in produzione?
- Qual è la percentuale di bug noti che vengono inviati alla produzione?
- È prevista una revisione del codice da parte dello sviluppatore senior prima della produzione?
- Viene eseguito un audit di conformità IT prima della produzione?
- Chi ha accesso per avviare la produzione?
Ecco alcuni suggerimenti per la creazione della tua lista di controllo di audit interno:
Semplifica: usa un linguaggio chiaro e conciso che eviti inutili complessità. Concentrati su attività concrete che tutti possano facilmente comprendere e seguire.
Rendilo pertinente: allinea la tua lista di controllo agli obiettivi, all'ambito e agli standard applicabili dell'audit. Includi solo gli elementi che riguardano direttamente le aree oggetto dell'audit.
Ad esempio, se stai creando una lista di controllo di conformità al GDPR, evita di aggiungere altri requisiti legali allo stesso audit.
Mantieni la coerenza: utilizza formati, terminologia e criteri di valutazione standardizzati in tutte le attività.
5. Preparare la documentazione necessaria
Determina i registri, i rapporti o i dati specifici che verificheranno la conformità o l'efficacia operativa per ciascuna voce della lista di controllo. Ad esempio, in un audit finanziario, potrebbero essere necessari bilanci, fatture e dichiarazioni fiscali.
Per l'audit DevOps, potrebbero essere necessarie procedure operative standard (SOP), una matrice dei ruoli e delle responsabilità, processi di rilascio della produzione, ecc.
6. Finalizza e standardizza
Conduci un meta-audit su piccola scala per verificare la presenza di ridondanze, lacune o elementi poco chiari nella tua lista di controllo di audit. Utilizza i risultati per perfezionare la lista di controllo e migliorarne l'usabilità e l'efficacia.
Formattala in modo chiaro, con sezioni organizzate e spazio per note o risultati. Standardizzala per gli audit futuri per garantire coerenza e facilità d'uso in tutta l'organizzazione.
Esempio di lista di controllo di audit interno
Una volta completata la preparazione, avrai una lista di controllo di audit interno simile a quella riportata di seguito.
Obiettivi e ambito dell'audit
Questa breve sezione delinea gli obiettivi e gli scopi del processo di audit. Include anche la matrice RACI e i processi di escalation.
Lista di controllo per l'audit
Ciò include tutto il lavoro da fare nell'ambito del processo di audit. Alcuni elementi comunemente utilizzati sono:
Preparazione
- Raccogli tutte le informazioni rilevanti e accedi
- Pianifica il lavoro da completare ogni giorno
- Ottieni le approvazioni necessarie dai principali stakeholder.
Implementazione dell'audit
- Misura l'efficienza di ogni processo
- Identifica i colli di bottiglia
- Esamina gli indicatori chiave di prestazione e le metriche corrispondenti.
- Valuta la conformità con la politica
- Esegui la lista di controllo di conformità SOX della legge Sarbanes-Oxley.
Azioni di follow-up
- Documenta i risultati
- Fornisci raccomandazioni per azioni correttive e preventive.
- Assegna responsabilità e scadenze per la risoluzione dei problemi.
- Aggiorna la lista di controllo di conformità
- Pianifica audit di follow-up per monitorare lo stato
Risultati dell'audit
Il risultato tipico di un audit interno sarebbe una relazione indirizzata agli stakeholder interessati che descrive i risultati e le raccomandazioni.
Ad esempio, se l'audit DevOps ha rivelato che i rollback sono causati dall'invio di codice errato o difettoso alla produzione, il rapporto di audit ne farà una menzione. Inoltre, potrebbe anche suggerire un processo formale di revisione del codice per prevenire rollback in futuro.
Hai pianificato tutto e sei pronto; vediamo come puoi condurre correttamente il tuo audit.
Conduzione di un audit: processo di passaggio in passaggio
Giusto per ribadire il concetto, la preparazione dell'audit è senza dubbio il passaggio più critico del processo. Determina cosa, come, quando e dove viene sottoposto a verifica. Quindi, prima di iniziare a valutare qualsiasi cosa, completa le attività e il piano pre-audit.
Crea una lista di controllo di audit completa, quindi inizia i tuoi controlli.
1. Raccogli i dati
Raccogli tutti i dati attualmente disponibili. Ad esempio, se stai conducendo un audit DevOps, i tuoi dati potrebbero includere:
- Rapporti esistenti relativi a precedenti aumenti e riduzioni della produzione
- Registri di audit automatizzati
- Retrospettive esistenti sul motivo per cui si è verificato
- Progetti architettonici e altre mappe di processo
- Feedback dei team leader e dei membri del team sul processo
In alcuni casi, potresti anche voler vedere i dati dal software GRC.
2. Da fare i tuoi controlli
Potrebbe sembrare semplice, ma non lo è affatto. Il compito del comitato di audit è valutare ogni singolo passaggio di ogni processo. Assicurati di essere attento e meticoloso.
- Esamina tutti i dati in modo dettagliato e approfondito.
- Verifica tutti i processi nell'ambito dell'audit utilizzando la tua lista di controllo di audit interno.
- Se qualcosa non va, poni le domande appropriate al membro del team competente.
- Fai una nota chiara delle tue osservazioni in ogni passaggio.
3. Raccogli le prove di audit
La differenza tra un audit e un'opinione casuale è la prova. Un audit interno approfondito fornirà prove concrete di inefficienze, anomalie, errori, frodi o altre deviazioni dal processo. Concentrati sulla raccolta di prove sufficienti, pertinenti e affidabili per costruire una base solida per le tue conclusioni.
4. Analizza le prove di audit
Analizza attentamente le prove per capire cosa sta succedendo e perché. Utilizza tecniche di analisi dei dati, benchmarking e valutazione dei rischi per identificare modelli, anomalie o aree di preoccupazione.
5. Segnalare i risultati dell'audit
Ora, raccogli i risultati del tuo audit in un documento. Questo dovrebbe includere:
- Obiettivi: una breve introduzione su ciò che ti sei prefissato di raggiungere.
- Risultati: osservazioni e conclusioni basate sull'audit.
- Raccomandazioni: suggerimenti di miglioramento per eventuali inefficienze o non conformità riscontrate.
- Prossimi passaggi: piani futuri per il prossimo audit o modifiche necessarie.
Sebbene gli audit siano una pratica normale per qualsiasi organizzazione, c’è un numero di cose che potrebbero andare storte. Ecco alcune best practice per evitarlo.
Best practice per l'utilizzo di una lista di controllo di audit
Una lista di controllo di audit è la tua mappa del tesoro. Ti mostra il percorso che devi seguire per completare la tua missione di audit. Una mappa del tesoro chiara, pertinente e utilizzabile è fondamentale per il tuo esito positivo. Tieni conto di questi suggerimenti mentre crei la tua.
Verifica la tua lista di controllo di audit: sì, hai letto bene. Per garantire che la tua lista di controllo rimanga pertinente ed efficace, rivedila regolarmente. Aggiorna la lista di controllo in modo che rifletta i processi organizzativi, gli stakeholder responsabili, le modifiche al sistema, ecc.
Guarda dall'esterno: non isolarti dal mondo esterno mentre crei la tua lista di controllo di audit interna. Prendi periodicamente in considerazione gli standard del settore e i progressi normativi. Questo ti aiuterà a mantenere la lista di controllo di audit adeguata al momento e al luogo.
Ottieni feedback: gli auditor devono mantenere un certo distacco e autorevolezza per essere presi sul serio. Tuttavia, ciò non dovrebbe impedire di raccogliere feedback significativi dagli stakeholder interni, molti dei quali potrebbero essere coinvolti nel processo oggetto di audit. Imposta un processo di revisione della documentazione per raccogliere feedback.
Adatta le liste di controllo standardizzate: gli organismi di settore e le organizzazioni di certificazione dispongono sicuramente già di solide liste di controllo di audit. Cerca quelle disponibili con licenza Creative Commons e adattale ai tuoi processi.
Passa al digitale: utilizza una lista di controllo digitale per massimizzare l'accessibilità e l'efficienza. Potresti anche trovare valore negli strumenti di gestione della conformità che forniscono avvisi in tempo reale, automazioni e funzionalità di collaborazione. Vediamo come funzionerebbe.
Strumenti e risorse per la creazione di liste di controllo per gli audit
Gli audit sono processi lunghi che richiedono molto tempo e lavoro richiesto. Uno strumento di project management affidabile come ClickUp può aiutarti a semplificare il tutto. Ecco come.
Pianificazione strutturata con modelli
Non sentirti obbligato a creare il tuo modello di audit partendo da una pagina bianca. Adatta alle tue esigenze una delle liste di controllo disponibili pubblicamente.
Puoi anche utilizzare il modello di piano di audit di ClickUp, completamente personalizzabile e adatto ai principianti, per strutturare il tuo lavoro. Con l'aiuto di questo modello di documento, puoi identificare le aree chiave per le esigenze di conformità, raccogliere dati, organizzare le conoscenze e pianificare e eseguire l'audit senza alcuna difficoltà.
Lista di controllo efficace e riutilizzabile
Una buona lista di controllo è alla base del tuo audit. Quindi, crea un modello di lista di controllo che puoi riutilizzare più volte. Se non sai da dove iniziare, dai un'occhiata al modello di lista di controllo per audit interno di ClickUp. Puoi utilizzare questo modello intuitivo e pronto all'uso per:
- Identifica gli elementi di audit
- Crea liste di controllo riutilizzabili con i relativi punteggi di audit, i livelli di lavoro richiesto e altri campi personalizzati.
- Duplica e utilizza ogni volta che è necessario.
- Collabora con gli stakeholder e mantieni la tua agilità
Gestione delle attività per gli audit
Che cos'è un audit, se non una serie di attività specifiche? Gestisci i tuoi audit in modo efficiente con le attività di ClickUp. Suddividi l'audit in attività e sottoattività. Se necessario, crea liste di controllo più piccole all'interno delle attività. Collabora con le persone interessate menzionandole nei commenti con @. Puoi anche assegnare azioni da intraprendere alle persone, se necessario.
Automazioni di audit
Gli audit sono un insieme di piccole attività ripetitive, molte delle quali possono essere automatizzate in modo efficace. ClickUp Automations include modelli predefiniti e trigger per fornire supporto per un'ampia gamma di scenari.
- Hai bisogno di aggiornare gli elementi su più liste di controllo? Automatizza in base ai trigger in uno degli elenchi.
- Hai bisogno di avvisare uno stakeholder per elementi altamente non conformi? Automatizza il tagging e le @menzioni.
- Hai bisogno di creare nuove attività in base al punteggio dell'audit? Automatizza la creazione delle attività in base al cambiamento di stato.
Approfondimenti collaborativi
Organizza i tuoi risultati su ClickUp Docs. Condividili in modo sicuro con altre persone per ricevere commenti e suggerimenti. Se necessario, puoi anche creare direttamente delle attività dai documenti.
Per problemi più complessi, utilizza l'intelligenza artificiale. ClickUp Brain ti aiuta a generare idee, riassumere note e ottenere aggiornamenti sui progressi in tempo reale. Puoi anche ottenere risposte alle tue domande su come viene gestito il progetto di audit.
A questo punto, l'audit è terminato e il rapporto è pronto. Qual è il passo successivo?
Azioni e miglioramenti post-audit
L'audit non è il passaggio finale. Infatti, è solo un'attività cardine nel ciclo di miglioramento continuo. Ciò significa che è necessario svolgere molto lavoro dopo l'audit.
Attua azioni correttive: metti in pratica le raccomandazioni dell'audit per risolvere le non conformità, colmare le lacune di controllo e correggere le inefficienze.
Ad esempio, se la raccomandazione dell'audit DevOps è quella di aggiungere un passaggio di revisione fondamentale, implementalo come parte del tuo progetto di project management.
Assegna le responsabilità: integra le raccomandazioni dell'audit nei tuoi processi. Assegna le responsabilità, fissa le scadenze e monitora lo stato dei progressi.
Predisponi misure preventive: una volta risolto il problema, predisponi misure per evitare che si ripeta.
Ad esempio, potresti implementare una revisione automatizzata del codice come parte della tua pipeline DevOps. Puoi anche impostare un processo di approvazione che garantisca che uno sviluppatore senior autorizzi il codice per il passaggio alla produzione.
Aggiorna le politiche: sulla base delle raccomandazioni dell'audit, aggiorna i controlli interni, le politiche, le procedure operative standard, la formazione, ecc. Imposta un processo per monitorare regolarmente le modifiche al quadro giuridico e adattarti di conseguenza. Rendi questo aspetto parte integrante delle conoscenze della tua organizzazione.
Tieni traccia dei progressi: non aspettare il prossimo audit per sapere se ha funzionato! Tieni traccia e misura i tuoi progressi in ogni passaggio del percorso. Utilizza i dashboard di ClickUp per il monitoraggio in tempo reale e la reportistica sulle prestazioni.
Ad esempio, puoi creare widget sulle dashboard di ClickUp per attività con revisione del codice e rollback. Utilizzali per monitorare la correlazione tra i due e assicurarti che i tuoi consigli di audit siano utili per risolvere i problemi sottostanti.
Non perdere mai un audit con ClickUp
Ammettiamolo: gli errori capitano continuamente, soprattutto quando sono coinvolti esseri umani. Sebbene non sia possibile evitarli del tutto, è possibile ridurli al minimo con processi adeguati.
Una buona revisione interna mantiene l'accuratezza, l'efficacia, l'efficienza e l'integrità dei processi organizzativi. Aiuta inoltre a mantenere gli standard dei sistemi di gestione della sicurezza, normativi, regolamentari e di qualità. Frequenti revisioni interne ed esterne affrontano i rischi e li mitigano.
D'altra parte, gli audit frequenti possono anche richiedere molto tempo, risorse e budget. L'unico modo per condurre audit in modo coerente e migliorare continuamente i processi è renderli operativi.
Lo strumento di project management ClickUp è un'opzione potente per questo scopo. Con la sua efficiente gestione delle attività, i flussi di lavoro semplificati, il monitoraggio in tempo reale e la collaborazione senza sforzo, ClickUp supporta la gestione degli audit su larga scala. Imposta i tuoi audit personalizzati su ClickUp. Prova ClickUp oggi gratis!