questo articolo ha lo scopo di fornire una lista di controllo della conformità al SOX e dei provider che possono essere utili. Non intende sostituire una consulenza legale o finanziaria professionale
Il SOX, abbreviazione di Sarbanes-Oxley Act, è un elemento essenziale della regolamentazione finanziaria delle aziende. Si tratta di un insieme di regole progettate per mantenere la trasparenza delle finanze aziendali e proteggere gli investitori.
Si tratta di un check-up finanziario per le aziende. Come si va dal medico per un check-up di routine, le aziende si sottopongono agli audit SOX per assicurarsi di essere in forma ottimale.
Questi audit sono i punti di riferimento attraverso i quali le aziende dimostrano la loro trasparenza, responsabilità e onestà nei confronti degli investitori.
In questo articolo analizzeremo in dettaglio la conformità SOX e la responsabilità aziendale, discuteremo i suoi componenti chiave, le sfide comuni che le aziende devono affrontare in materia di conformità e gli strumenti per agevolarla.
Cos'è la conformità SOX?
La SOX, acronimo di Sarbanes-Oxley Act, è una sorta di regolamento che impone alle aziende pubbliche di seguire pratiche finanziarie etiche che garantiscano la governance aziendale. La legge federale statunitense impone alle organizzazioni di aderire a specifici requisiti di reportistica finanziaria, sicurezza delle informazioni e revisione contabile per prevenire la possibilità di frodi aziendali.
Il SOX Act è stato creato nel 2002 dopo che alcune grandi società quotate in borsa, come Enron, Tyco e WorldCom, sono state scoperte a falsificare i loro documenti finanziari. Gli scandali, che si sono susseguiti, hanno poi portato alla famigerata crisi finanziaria del 2002.
Ciò ha spinto alla creazione di un atto legale per garantire che tutte le società pubbliche siano oneste e trasparenti, in modo che le parti interessate come gli investitori (banchieri, azionisti, pubblico in generale, ecc.) possano fidarsi di ciò che le società dicono sui loro dati finanziari.
Con l'introduzione del SOX, le aziende hanno ora l'obbligo legale di essere più caute nella gestione e nella reportistica finanziaria, proprio come la conformità al GDPR richiede una maggiore attenzione nel trattamento dei dati personali.
Chi deve rispettare la SOX?
La SOX si rivolge principalmente ai grandi attori del mondo aziendale, in particolare a quelli che trattano grandi quantità di dati dei clienti.
Ecco alcuni esempi:
- Società di account che effettuano la revisione contabile di queste società
- Società pubbliche negli Stati Uniti (quelle di cui si possono acquistare le azioni)
- Società straniere elencate nelle borse statunitensi
Ma anche se non rientrate in questo elenco (ad esempio, le aziende private), seguire i principi del SOX è saggio perché aiuta a prevenire le frodi, a migliorare la governance aziendale e a prevenire le violazioni della sicurezza.
Leggi anche: 5 precauzioni per la sicurezza dei dati che ogni team di professionisti dovrebbe adottare
Requisiti chiave per la conformità SOX
Mettiamo da parte il gergo legale per un secondo e rendiamo questo aspetto davvero facile da capire.
Pensate ai requisiti di conformità SOX come agli ingredienti principali della vostra ricetta "per mantenere l'azienda onesta".
Ecco un rapido riepilogo dei requisiti chiave della conformità SOX:
1. Controlli interni
In termini di SOX, i controlli interni sono come le serrature e i sistemi di allarme che mantengono le informazioni finanziarie di un'azienda sicure e accurate.
Le aziende devono impostare e mantenere questi controlli per salvaguardare i dati personali. In questo modo si garantisce che nessuno possa falsificare i libri contabili o smarrire "accidentalmente" qualche milione di dollari.
Un esempio di processo di controllo interno è la separazione dei compiti (SOD), in cui più persone non sono coinvolte in attività critiche come l'approvazione dei pagamenti. In questo modo si garantisce anche l'assenza di conflitti di interesse tra soggetti potenti all'interno dell'organizzazione. L'obiettivo è prevenire la possibile manipolazione di informazioni finanziarie sensibili.
2. Reportistica finanziaria
La reportistica finanziaria consiste nell'essere onesti e chiari quando si parla al mondo della situazione finanziaria dell'azienda.
Le aziende devono assicurarsi che la reportistica finanziaria sia accurata, completa e completata nei tempi previsti. Quel costoso yacht aziendale non può essere nascosto nella categoria "forniture per ufficio"!
Una reportistica corretta aiuta anche a rispettare gli obblighi di legge (come la conformità al GDPR), attraverso una gestione trasparente dei dati personali.
3. Sicurezza dei dati
La sicurezza dei dati è una questione importante per le aziende, soprattutto con la crescente dipendenza dall'archiviazione cloud e l'aumento delle violazioni della sicurezza. Le aziende devono salvaguardare i propri dati finanziari da hacker, concorrenti ficcanaso o chiunque altro non dovrebbe sbirciare i loro numeri.
Ciò significa impostare password forti (e "password123" non è sufficiente), utilizzare la crittografia e garantire che solo le persone giuste possano accedere alle informazioni sensibili.
Come la lista di controllo del GDPR, queste pratiche aiutano i responsabili del trattamento dei dati a mantenere i controlli di sicurezza e la privacy dei dati.
Leggi anche: Come creare una lista di controllo della conformità
4. Protezione degli informatori
Il SOX richiede che le aziende dispongano di un sistema che consenta ai dipendenti di segnalare attività sospette senza timore di essere licenziati o retrocessi.
Ad esempio, se notate che qualcuno dell'account falsifica i numeri o nasconde le spese, potete segnalarlo in forma anonima. L'azienda è tenuta per legge a proteggere il dipendente da eventuali ritorsioni.
Analogamente a una persona interessata che può presentare un reclamo all'autorità di vigilanza ai sensi del GDPR, questo argomento consente ai dipendenti di parlare. Da fare senza preoccuparsi della sicurezza del posto di lavoro.
5. Traccia di controllo
Le aziende devono tenere registri dettagliati di tutte le loro attività finanziarie, dalle transazioni commerciali alle note spese, fino alle buste paga. Si tratta di un diario finanziario che monitora ogni centesimo in entrata e in uscita.
Questa traccia di controllo aiuta a dimostrare che l'azienda segue le regole e rende più facile individuare eventuali irregolarità. Contribuisce inoltre a risolvere le controversie mostrando una prova evidente delle attività di elaborazione dei dati e garantendo la responsabilità grazie al monitoraggio di chi ha approvato o avviato ogni transazione.
Proprio come il GDPR impone di registrare le operazioni di elaborazione dei dati, il SOX conferma la trasparenza in tutte le operazioni finanziarie.
punto da ricordare: I requisiti di conformità SOX non sono solo regole noiose. Esistono per proteggere gli investitori, i dipendenti e il pubblico dalle frodi finanziarie. Il raggiungimento della conformità SOX aiuta a mantenere l'onestà nel mondo aziendale. Fornisce una protezione aggiuntiva simile a quella del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) per la sicurezza dei dati dei clienti.
Lista di controllo della conformità SOX
La lista di controllo che segue fornisce una panoramica dei passaggi chiave per raggiungere e mantenere la conformità SOX.
I. Stabilire un quadro di controllo
Iniziare con la creazione di un'adeguata struttura di controllo interno Questo è il fondamento del piano di conformità. Assicuratevi di implementare una reportistica finanziaria affidabile e accurata. Assegnate ruoli chiari a tutti coloro che partecipano al mantenimento dei controlli.
È fondamentale sviluppare procedure efficaci e utilizzarle in modo coerente in tutta l'organizzazione. Pensate a come un responsabile della protezione dei dati gestisce l'elaborazione dei dati personali nelle aziende che seguono le regole del GDPR.
II. Audit e valutazioni regolari
Impostare un sistema di monitoraggio costante e verifiche regolari. In questo modo è possibile individuare e risolvere tempestivamente i problemi. Programmate un audit SOX regolare e controlli frequenti dei bilanci, delle pratiche e del sistema di gestione degli incidenti.
È come sottoporsi a un check-up finanziario ogni anno e mantenere in forma le questioni fiscali dell'organizzazione. Queste revisioni sono simili al modo in cui le aziende controllano regolarmente la loro conformità con gli autori della protezione dei dati.
III. Documentazione e reportistica
Prendete nota di tutti i processi finanziari, delle decisioni e delle modifiche. In questo modo si crea una chiara traccia cartacea per riferimenti futuri
Una buona reportistica facilita la presentazione di relazioni alle autorità di regolamentazione, dimostrando che siete seriamente intenzionati a rispettare le regole. È paragonabile al modo in cui una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati riflette la trasparenza nella gestione dei dati personali ai sensi del GDPR.
Avete difficoltà a tenere sotto controllo i vostri dati finanziari e operativi? Date un'occhiata al nostro elenco curato di 10 migliori software e sistemi di gestione dei record nel 2024
IV. Formazione e sensibilizzazione dei dipendenti
Creare programmi di formazione approfonditi per tutto il personale. Assicuratevi che tutti comprendano i requisiti della lista di controllo della conformità SOX e il loro ruolo. Organizzate sessioni di formazione regolari per mantenere tutti aggiornati sugli standard di conformità e sulle best practice.
Questo argomento è simile alle liste di controllo per la conformità al GDPR, che garantiscono che il personale sia consapevole dei diritti degli interessati e di come gestire in modo appropriato i dati sensibili.
V. Valutazione e gestione del rischio
Valutare regolarmente i potenziali rischi finanziari, impostare misure di sicurezza e sviluppare strategie per mitigare e ridurre efficacemente i rischi. **Ciò include la gestione delle minacce alla sicurezza informatica, dei cambiamenti del mercato e delle debolezze nei controlli interni per ridurre al minimo gli incidenti di sicurezza
Essere proattivi nella gestione del rischio è fondamentale. È come eseguire valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati per il trattamento dei dati ad alto rischio ai sensi del GDPR.
VI. Tecnologia e gestione dei dati
Utilizzate soluzioni tecnologiche a prova di bomba per gestire e proteggere i vostri dati finanziari. Ciò include l'installazione di database sicuri e metodi di crittografia. Assicuratevi che le vostre pratiche di gestione dei dati soddisfino i requisiti SOX, soprattutto per quanto riguarda l'integrità dei dati e la sicurezza.
Come il GDPR, che regola il trattamento dei dati personali, il SOX si concentra sulla protezione delle informazioni finanziarie da accessi non autorizzati o usi impropri.
**Da leggere assolutamente i 7 migliori strumenti software per la conformità SOC 2 nel 2024
Sfide comuni per la conformità SOX
Il monitoraggio della conformità SOX può essere complicato, con diverse sfide che le organizzazioni devono affrontare per rimanere in linea con le normative.
Problemi di gestione dei dati
Gestire in sicurezza grandi volumi di dati è una grande sfida. Le organizzazioni raccolgono costantemente dati e devono gestirli mantenendoli al sicuro da accessi non autorizzati.
I responsabili del trattamento dei dati devono condurre valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati per proteggere i dati personali durante il trattamento. Ciò è particolarmente importante per i dati sensibili, come quelli biometrici, che necessitano di forti misure di sicurezza.
Normative in evoluzione
Un altro ostacolo è quello di mantenere il passo con l'evoluzione dei requisiti di conformità. Le normative SOX, come quelle del GDPR, possono cambiare ed evolversi e le organizzazioni devono adattarsi rapidamente.
Le aziende devono comunicare le nuove misure di conformità utilizzando un linguaggio chiaro e semplice, in modo che tutti lo capiscano. Sessioni di formazione regolari aiutano a mantenere tutti informati e conformi.
Disallineamento della titolarità del controllo
A volte c'è un disallineamento tra chi possiede i controlli e le operazioni quotidiane. I titolari dei controlli potrebbero non integrare pienamente le responsabilità di conformità nelle loro routine, causando lacune.
Ad esempio, se un responsabile della protezione dei dati non si occupa regolarmente delle attività di elaborazione dei dati, può risultare una non conformità ai requisiti di protezione dei dati
Documentazione complessa
La presenza di troppa documentazione può rendere più difficili i lavori richiesti per la conformità.
Sebbene siano necessari documenti dettagliati, una documentazione troppo complessa può nascondere importanti risultati di conformità. Per una gestione efficace della conformità, è fondamentale creare moduli concisi e facilmente accessibili.
Sfide della gestione dei fornitori
La gestione dei fornitori terzi aggiunge complessità alla conformità SOX. Le organizzazioni devono assicurarsi che i fornitori seguano gli stessi standard di conformità, in particolare per quanto riguarda governance dei dati e le attività di trattamento.
Ciò richiede un monitoraggio regolare e sistematico della conformità dei fornitori, per garantire il rispetto degli obblighi legali e la protezione dei dati personali.
Strumenti per facilitare la conformità SOX
Per rendere la conformità SOX più facile da gestire, è possibile utilizzare diversi strumenti strumenti e software di gestione della conformità soluzioni per ottimizzare i vari aspetti del processo.
Eccone alcuni:
- Si possono utilizzare piattaforme di gestione della conformità eSoftware GRC per utilizzare quadri completi specifici per SOX, GDPR e altre normative. Aiutano le organizzazioni a elaborare i dati in modo efficiente, rispettando al contempo gli standard di conformità
- È inoltre possibile utilizzare Software di gestione degli audit per centralizzare e automatizzare i processi di audit. Questi strumenti semplificano la gestione dei sistemi interni, rendendo gli audit più facili da tracciare e completare
- gli strumenti di valutazione del rischio consentono di identificare e gestire efficacemente i rischi potenziali. Questi strumenti assicurano che il trattamento dei dati su larga scala sia gestito con la giusta attenzione agli interessi legittimi e alle potenziali vulnerabilità
- Infine, l'analisi dei dati esoftware di governance supportano un'analisi completa dei dati elaborati, generando reportistica approfondita per le verifiche di conformità. Questi strumenti aiutano a monitorare e ad analizzare la raccolta dei dati
Leggi anche: Come utilizzare l'IA per la governance dei dati
La conformità SOX è migliore con ClickUp
Gestione delle attività per la conformità
Finora abbiamo trattato il significato di conformità SOX, alcuni dei suoi requisiti chiave e alcune delle sue sfide quotidiane.
Tuttavia, una cosa è certa: ci sono molti passaggi e procedure che i team devono seguire per garantire la conformità. Questo diventa difficile per le grandi aziende, dove i diversi team hanno bisogno di una piattaforma comune per delegare, approvare e rivedere le attività.
Fortunatamente, abbiamo lo strumento giusto per voi.. ClickUp una piattaforma all-in-one per le vostre esigenze di conformità. Esploriamo insieme le sue funzionalità/funzione. Attività di ClickUp aiuta a semplificare i complessi processi della lista di controllo della conformità SOX suddividendoli in passaggi più piccoli e gestibili.
semplificare e personalizzare gli audit di conformità con ClickUp Tasks
È possibile creare attività individuali per ogni sezione della normativa SOX, assegnarle ai membri del team e impostare le date di scadenza per garantire il completamento nei tempi previsti. Questo approccio strutturato aiuta a mantenere il processo di audit organizzato e in monitoraggio.
Inoltre, ClickUp consente di monitorare lo stato di ogni attività, di impostare promemoria e di collaborare con il team in tempo reale. Ciò contribuisce a completare in modo programmato i processi di conformità, aiutando i team a concentrarsi sui propri oggetti.
clickUp Tasks è dotato di tag personalizzati che consentono di distinguere tra più attività_
Le attività possono anche essere personalizzate con campi personalizzati, come il livello di rischio, il tipo di controllo o la sezione SOX pertinente. Questi campi personalizzabili organizzano tutti i dettagli necessari e facilitano l'identificazione delle aree che richiedono particolare attenzione.
Documentazione e audit trail
gestite e monitorate in modo sicuro i documenti di conformità con i Docs centralizzati di ClickUp Documenti di ClickUp offre uno spazio centralizzato per l'archiviazione di tutta la documentazione relativa alla conformità, comprese le politiche, le procedure, i record di elaborazione dei dati e le prove di conformità.
Assicura che tutti i documenti necessari siano facilmente accessibili e ben organizzati in un unico luogo, facilitando una migliore gestione e un rapido recupero quando necessario. La funzionalità di cronologia delle versioni è fondamentale per la creazione di audit trail, grazie al monitoraggio del tempo delle modifiche apportate ai documenti.
con ClickUp Docs è sempre possibile modificare le autorizzazioni di accesso ai documenti in qualsiasi momento_
È inoltre particolarmente utile per gestire le richieste di accesso ai soggetti interessati o per fornire reportistica alle autorità per la protezione dei dati, in quanto offre un registro affidabile delle modifiche apportate a qualsiasi documento relativo alla conformità.
Per una maggiore sicurezza, ClickUp include anche impostazioni di autorizzazione che consentono di controllare chi può accedere ai documenti sensibili di conformità. Inoltre, il sistema è conforme agli standard GDPR e SOX, garantendo che la documentazione rimanga sicura e conforme alle principali normative in materia di protezione dei dati e responsabilità.
Migliore elaborazione della conformità e valutazione del rischio
Le funzionalità/funzione di ClickUp semplificano la gestione dei processi di conformità e la valutazione dei rischi. Ecco come possono aiutare a mantenere la conformità SOX.
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monitorate lo stato di conformità in un colpo d'occhio con la Dashboard personalizzabile di ClickUp ClickUp Dashboard fornisce un'istantanea visiva del vostro stato di conformità, consentendovi di individuare rapidamente problemi o potenziali criticità.
È possibile personalizzare le visualizzazioni per monitorare vari aspetti della conformità, come l'efficacia dei controlli o i risultati delle verifiche. In questo modo, il team rimane informato e può concentrarsi sulle aree ad alta priorità.
2. Categorizzazione del rischio e definizione delle priorità
Con Vista Bacheca di ClickUp è possibile dare priorità ai rischi in base al loro impatto potenziale e alla loro probabilità.
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Questa funzionalità aiuta a identificare le aree che richiedono attenzione, garantendo un approccio proattivo alla gestione dei rischi. Come per la valutazione del trattamento dei dati su larga scala ai sensi del GDPR, ClickUp vi aiuta ad affrontare e ridurre efficacemente i rischi.
3. Campi personalizzati per i punteggi di rischio
Utilizzo di Campi personalizzati di ClickUp è possibile assegnare punteggi di rischio e strategie di mitigazione a ogni attività o controllo di conformità.
quantificate e affrontate i rischi di conformità con i campi personalizzati di ClickUp per una gestione più intelligente
ClickUp può aiutarvi offrendo un approccio completo e guidato dai dati alla gestione del rischio. Quantificando i rischi, il team può concentrarsi sulla riduzione dei problemi più urgenti, garantendo migliori risultati in termini di conformità.
4. Automazioni per le attività di conformità
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Modello di piano per la conformità di ClickUp
Il Modello di piano per il progetto di conformità di ClickUp è uno strumento completo per elevare i lavori richiesti dalla compliance. Offre un approccio strutturato alla gestione dei complessi requisiti di conformità, suddividendo i diversi processi in passaggi gestibili.
Le funzionalità/funzioni chiave di questo modello includono:
- **Tracciamento degli stati di conformità con stati come Conforme, In corso, Non conforme, Parzialmente conforme e Da fare. Questo aiuta a visualizzare rapidamente la posizione di ogni attività nel processo di conformità
- Campi personalizzati: Il modello include 11 attributi come 1° grado di conformità, 2° data di revisione e categoria di minaccia per la conformità. Questi campi consentono di categorizzare e gestire efficacemente le attività, offrendo una panoramica chiara dello stato del progetto
- Visualizzazioni personalizzate: Accesso a quattro diverse visualizzazioni, tra cui Requisiti di conformità, Stato di conformità, Aggiungi requisiti e Guida introduttiva. Queste visualizzazioni aiutano a organizzare il lavoro e ad assicurarsi di coprire tutti gli aspetti della conformità
- Funzionalità di project management: Utilizzate tag, attività secondarie annidate, assegnatari multipli ed etichette di priorità per migliorare il vostro lavorola conformità del progetto monitoraggio e gestione del progetto
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