Damien Conway, autore e informatico di grande fama, ha detto una volta: "La documentazione è una lettera d'amore che si scrive a se stessi"
Sebbene l'affermazione di Conway si riferisse ai principi di codifica, una documentazione pulita e chiara è una parte sottovalutata e spesso trascurata della gestione aziendale, che offre numerosi vantaggi.
Un'azienda in attività dispone di vari documenti critici che contribuiscono al buon funzionamento delle operazioni. Si lavora sodo per creare documenti cruciali, come ad esempio contratti legali , file dei dipendenti , Procedure operative standard , piani di emergenza e altro ancora.
Ma cosa succede quando qualcuno ha bisogno di accedervi o di verificarli? La digitalizzazione è il primo passaggio.
Tuttavia, quando si cerca di digitalizzare i documenti cartacei, Da fare per evitare che vadano persi o corrotti in sistemi di gestione dei documenti non regolamentati?
Da fare per garantire che i dipendenti possano trovare e utilizzare i documenti di cui hanno bisogno? E Da fare per rispettare le leggi e le normative in continua evoluzione che regolano la conservazione dei documenti?
Se siete alle prese con questi problemi o volete migliorare il vostro attuale sistema di gestione dei documenti, questo articolo fa per voi. Abbiamo stilato un elenco dei 10 migliori software e sistemi di gestione dei documenti nel 2024.
Questi strumenti vi aiuteranno a organizzare, gestire e proteggere i vostri documenti e renderli disponibili alle persone giuste al momento giusto. Continuate a leggere per saperne di più! 🚀
Che cos'è il software di gestione dei record?
Il software di gestione dei documenti è una soluzione che le aziende utilizzano per monitorare, archiviare, accedere, condividere e organizzare la documentazione o i documenti aziendali. Il software di gestione dei record gestisce tutti i documenti dalla loro creazione fino al loro smaltimento. Il software di gestione dei record è essenziale per garantire la condivisione delle conoscenze, la riunione dei requisiti di conformità alle normative e la gestione dei rischi.
Che cosa si deve cercare in un software di gestione dei record?
La gestione dei documenti digitali è essenziale per qualsiasi azienda che voglia archiviare, accedere e gestire i propri documenti in modo efficace. È necessario trovare un software che si adatti alle vostre esigenze e ai vostri obiettivi specifici.
Ecco alcune funzionalità/funzione chiave da ricercare nella scelta di un software di gestione dei documenti:
- Capacità di importazione e scansione: È necessario un software che importi facilmente i documenti da varie fonti, come email, spazio di archiviazione cloud o altre applicazioni. In questo modo è possibile consolidare i documenti e condividerli con il team. Se si dispone ancora di documenti cartacei, è necessario un software in grado di scansionarli e convertirli in file digitali
- Controllo degli accessi e sicurezza: Cercate un software che protegga i dati sensibili da accessi non autorizzati o da violazioni. Dovreste essere in grado di impostare autorizzazioni e ruoli per utenti, gruppi o reparti diversi. Assicuratevi che il software di gestione dei documenti scelto cripti i vostri dati e sia conforme alle leggi e alle normative vigenti
- Automazioni e flussi di lavoro: Scegliete un software che semplifichi i vostri processi aziendali e che sia in grado di gestire i dati in modo efficienterisparmiare tempo e lavoro richiesto. Dovreste essere in grado di creare flussi di lavoro e di automatizzare attività come approvazioni, notifiche, promemoria o reportistica. Dovreste anche cercare un software che si integri con altri strumenti, come il CRM, l'ERP o il software di account
- Personalizzazione e scalabilità: L'ideale è un software che si adatti alle vostre mutevoli esigenze e preferenze, consentendovi di personalizzare i campi personalizzati, le etichette, le categorie o le visualizzazioni. Scegliete un prodotto software che possa scalare o adattarsi alla crescita o ai cambiamenti della vostra azienda
- **Infine, è necessario un software di gestione dei registri su cui si possa fare affidamento e di cui ci si possa fidare. Cercate un software con una buona reputazione, recensioni positive e clienti soddisfatti. Cercate anche un software che offra assistenza, aggiornamenti e backup
Tenendo conto di queste funzionalità/funzione, preparatevi a scegliere dal nostro elenco curato dei 10 migliori software e sistemi per la gestione dei documenti nel 2024.
I 10 migliori software di gestione dei documenti da utilizzare nel 2024
1. ClickUp
Organizzate rapidamente i vostri documenti e progetti con gli strumenti facilmente personalizzabili offerti da ClickUp Il potente e versatile software di gestione dei documenti di ClickUp consente di organizzare, gestire e condividere i dati in tutta l'azienda. È possibile creare spazi e cartelle per diversi reparti o progetti e impostare autorizzazioni e ruoli per ciascuno di essi.
È inoltre possibile creare nuovi documenti utilizzando Documenti di ClickUp che possono essere condivisi e consultati da altri membri dell'area di lavoro. Con ClickUp è possibile impostare attività come la revisione, il controllo o l'aggiornamento dei documenti durante e dopo la creazione, in modo che nulla vada perso.
Creare documenti in un luogo digitale centralizzato con ClickUp Docs e condividerli con facilità
È inoltre possibile utilizzare altre funzionalità che semplificano l'organizzazione e la visualizzazione dei dati, come ad esempio I campi personalizzati di ClickUp , Visualizzazioni personalizzate di ClickUp e Click sui dashboard .
La dettagliata struttura gerarchica di ClickUp vi permette di visualizzare i vostri progetti La gerarchia dei progetti di ClickUp consente di creare aree di lavoro su vari sottotemi per i diversi progetti a cui il team sta lavorando. Ad esempio, all'interno dell'area di lavoro "Team creativo" è possibile aggiungere sottocategorie per diversi team e progetti.
Inoltre, è possibile utilizzare Il Book of Record Business di ClickUp è un modello che consente di maintainer i documenti essenziali dell'organizzazione. Consente di rispettare le norme sulla tenuta dei registri e di raccogliere tutti i documenti importanti in un unico luogo.
Queste funzionalità/funzione consentono di personalizzare la struttura, la visualizzazione e l'analisi dei dati, rendendo ClickUp ideale per la gestione e la collaborazione dei dati.
Tieni traccia dei tuoi progetti e dello stato del tuo team su ClickUp Dashboard
Le migliori funzionalità/funzione di ClickUp:
- Utilizzate i documenti di ClickUp perdocumento collaborativo creazione e modifica di documenti
- Sfruttate i campi personalizzati per memorizzare e visualizzare informazioni come il tipo di documento, lo stato, la priorità o il titolare
- Utilizzare visualizzazioni personalizzate per monitorare le metriche e gli indicatori chiave
- Impostazione delle autorizzazioni e controllo dell'accesso a spazi, cartelle e altro ancora
Limiti di ClickUp:
- Alcuni utenti segnalano una curva di apprendimento più ripida per le funzionalità avanzate
Prezzi di ClickUp:
- Free Forever: Gratuito: Gratuito: Gratuito: Gratuito
- Unlimitato: $7/mese per utente
- Aziendale: $12/mese per utente
- Azienda: Contattare per i prezzi
- ClickUp Brain: Disponibile su tutti i piani a pagamento per $5/Area di lavoro di ClickUp/Mese
Valutazioni e recensioni di ClickUp:
- G2: 4,7/5 (9.000+ recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (4.000+ recensioni)
2. Conservazione dei file
via FileHold FileHold è un potente sistema di gestione dei documenti progettato per semplificare la gestione dei documenti.
Offre uno spazio di archiviazione sicuro per tutti i tipi di documenti e un'interfaccia utente per una navigazione senza interruzioni.
Se il vostro obiettivo è la sicurezza dei dati, FileHold potrebbe fare al caso vostro. FileHold aiuta gli utenti a organizzare e mettere in sicurezza i propri documenti in modo semplice, garantendo al contempo la conformità agli standard normativi.
Le migliori funzionalità/funzione di FileHold:
- Sfruttare una gestione dei documenti e dei record di livello enterprise
- Utilizzare funzionalità avanzate di scansione e imaging dei documenti
- Automazioni dei flussi di lavoro per snellire i processi
- Impostazione del controllo degli accessi in base al ruolo per una maggiore sicurezza
Limiti di FileHold:
- Limitate integrazioni di terze parti rispetto ad altre alternative
- Il design dell'interfaccia potrebbe non essere moderno o intuitivo come quello di altre soluzioni
Prezzi di FileHold:
- Azienda: $10/mese per utente
- Cloud/Server interno: $15/mese per utente
- Express: $15/mese per cinque utenti
- Cloud (Microsoft Azure): $30/mese per utente
- Piano personalizzato: Contattare per i prezzi
Valutazioni e recensioni su FileHold:
- G2: 4.6/5 (30+ recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (45+ recensioni)
3. DocSavy
via DocSavy DocSavy è un software di gestione dei documenti basato su cloud che consente di archiviare, organizzare e accedere ai documenti in modo efficiente. Consente di definire cosa sono i documenti e dove devono essere collocati utilizzando tag, metadati e associazioni.
La ricerca full-text e i filtri estremamente efficaci rendono facile e veloce la ricerca dei documenti necessari. Allo stesso tempo, le sue avanzate funzionalità/funzione di sicurezza proteggono le informazioni sensibili. Le funzionalità senza fronzoli ma di facile utilizzo fanno di DocSavy uno strumento di gestione dei documenti davvero efficace.
Le migliori funzionalità/funzione di DocSavy:
- Caricare, scansionare o inviare via email i documenti e archiviarli nel cloud
- Assegnazione di tag ai documenti, come ad esempio il tipo di documento, la categoria, lo stato o il titolare
- Cercare i documenti usando parole chiave, frasi o operatori
- Condividere i documenti con i membri del team, i client o i partner, utilizzando email, collegamenti o integrazioni
Limiti di DocSavy:
- Mancanza di funzionalità/funzione di automazione avanzate rispetto a soluzioni più robuste.
- Limitata scalabilità per le aziende di grandi dimensioni con un sistema complessogestione dei documenti esigenze.
Prezzi di DocSavy:
- Piano iniziale: $0,99/mese per utente
- Piano 20: $9,99/mese per tre utenti
- Piano 50: $49,00/mese per sette utenti
- Piano 100: $99/mese
- 200 Piano: $149,99/mese
- Piano 300: $199,99/mese
- Piano personalizzato
Valutazioni e recensioni di DocSavy:
- G2: Non abbastanza recensioni
- Capterra: Non abbastanza recensioni
4. Veeva Vault
via Veeva Vault Veeva Vault è una piattaforma cloud progettata specificamente per i settori altamente regolamentati, come quello delle scienze della vita e della sanità. È una soluzione completa e altamente sicura che consente di gestire contenuti e dati su un'unica piattaforma.
È possibile utilizzare Veeva Vault per creare, archiviare, accedere e condividere documenti, quali versioni di prove cliniche, invii normativi, documenti di qualità e altro ancora.
Veeva Vault garantisce l'assoluta integrità dei dati e la conformità alle normative. Le sue solide misure di sicurezza riuniscono i più elevati standard di qualità, scalabilità e prestazioni.
Le migliori funzionalità/funzione di Veeva:
- Gestire l'intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione all'approvazione, alla distribuzione e all'archiviazione
- Garantire la conformità dei documenti alle leggi e alle normative vigenti, come FDA, EMA o ISO
- Utilizzare le firme elettroniche per autorizzare i documenti in modo sicuro ed efficiente
Limiti di Veeva:
- Gli utenti riferiscono che la versione Enterprise ha un prezzo relativamente alto rispetto ad altri strumenti
- Le opzioni di personalizzazione possono essere limitate per alcuni requisiti specifici del settore
Prezzi di Veeva:
- Free Forever
- Aziende: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Veeva:
- G2: 4.1/5 (40+ recensioni)
- Capterra: 4.5/5 (20+ recensioni)
5. SharePoint
via SharePoint SharePoint è una piattaforma di gestione dei documenti e di collaborazione sviluppata da Microsoft. Ampiamente diffusa tra le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori, SharePoint consente di monitorare e creare reportistica sulla gestione dei documenti in base a politiche e processi definiti.
SharePoint è ideale per la gestione dei record se si utilizza la suite Microsoft, poiché si integra perfettamente con le app di Office 365, come Word, Excel, PowerPoint e OneDrive.
Lo strumento consente di archiviare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza, migliorando la collaborazione e la produttività.
Le migliori funzionalità/funzione di SharePoint:
- Creare librerie di documenti per archiviare e gestire i documenti in una posizione centralizzata
- Monitoraggio e ripristino delle modifiche apportate ai documenti grazie alla cronologia delle versioni
- Accesso e modifica dei documenti tramite le app di Office 365
Limiti di SharePoint:
- Limiti di spazio per la libreria documenti
- Le opzioni di personalizzazione richiedono competenze tecniche
Prezzi di SharePoint:
- SharePoint (piano 1): $5,00/mese per utente
- Microsoft 365 Business Standard: $12,50/mese per utente
Valutazioni e recensioni su SharePoint:
- G2: 4/5 (8.000+ recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (5.000+ recensioni)
6. Fluix
via Fluix Fluix è una soluzione software senza codice che aiuta le aziende a digitalizzare i documenti e ad automatizzare le attività di routine, tutto in un'unica soluzione. È stato progettato per aiutare i team a snellire i processi documentali, migliorare l'efficienza e garantire la conformità, anche in movimento.
Fluix è ideale per i team mobili, in quanto consente di firmare e gestire facilmente i documenti sui propri dispositivi mobili. È possibile lavorare anche offline e sincronizzare i dati quando si è online.
Le migliori funzionalità/funzione di Fluix:
- Accesso ai documenti in qualsiasi momento e ovunque, utilizzando dispositivi iOS o Android
- Annotare e modificare i documenti utilizzando evidenziazioni, note, timbri o disegni
- Automazioni dei flussi di lavoro e dei processi documentali, come approvazioni, notifiche o promemoria
Limiti di Fluix:
- Integrazioni limitate con applicazioni di terze parti rispetto ad altre piattaforme
Prezzi di Fluix:
- Fluix core: $30/mese per utente
- Aziende: Contattare il settore commerciale per i prezzi
Valutazioni e recensioni di Fluix:
- G2: Non ci sono abbastanza recensioni
- Capterra: 4.8/5 (40+ recensioni)
7. Piattaforma Alfresco
via Piattaforma Alfresco Alfresco è un'interfaccia web sicura e open-source che aiuta le aziende a gestire e mettere in sicurezza i documenti cartacei e digitali in un'unica posizione.
Con Alfresco si ottiene una soluzione end-to-end per la gestione del ciclo di vita e la governance di tutti i documenti. L'utilizzo di Alfresco garantisce inoltre la conformità alle leggi e alle normative.
Alfresco merita di essere preso in considerazione se siete alla ricerca di una soluzione flessibile e scalabile, in grado di adattarsi alle esigenze e alle preferenze di organizzazioni di tutte le dimensioni.
Le migliori funzionalità/funzione della piattaforma Alfresco:
- Organizzare e archiviare i record in un repository centralizzato utilizzando metadati, categorie e tag
- Semplificare i processi e i flussi di lavoro, come le approvazioni, le revisioni o gli audit
- Comunicare e collaborare con i membri del team tramite chat, video o social media
Limiti della piattaforma Alfresco:
- Richiede assistenza per la configurazione e il personalizzazione, il che può essere difficile per le organizzazioni più piccole
- L'interfaccia utente potrebbe non essere intuitiva come quella di altre soluzioni
Prezzi della piattaforma Alfresco:
- Alfresco Community: Free
- Basic team: $2/mese per utente
- Azienda: $22/mese per utente
Valutazioni e recensioni sulla piattaforma Alfresco:
- G2: 3.6/5 (40+ recensioni)
- Capterra: 4.1/5 (20+ recensioni)
8. OpenText
via Testo aperto OpenText è una soluzione software di gestione dei documenti completa, altamente scalabile e di livello enterprise che aiuta le aziende a migliorare l'efficienza e la conformità.
La piattaforma unica e sicura di OpenText consente di organizzare e condividere contenuti elettronici e fisici in tutta l'azienda.
È la soluzione ideale per chi vuole sfruttare la potenza dell'IA trasformativa con il software di gestione documentale.
Le migliori funzionalità/funzione di OpenText:
- Digitalizzazione dei documenti cartacei tramite scanner, dispositivi mobili o email
- Archiviare i documenti per la conservazione a lungo termine e la conformità utilizzando spazi di archiviazione sicuri e convenienti
- Garantire la conformità dei documenti alle leggi e alle normative vigenti, come GDPR, HIPAA o SOX
- Utilizzare OpenText Magellan, una piattaforma flessibile di IA e analisi, per automatizzare i flussi di lavoro
Limiti di OpenText:
- Prezzo più elevato rispetto a molti altri concorrenti, soprattutto per le piccole e medie imprese
- Le funzionalità/funzione complesse possono richiedere una formazione aggiuntiva
Prezzi di OpenText:
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di OpenText:
- G2: 4.3/5 (20+ recensioni)
- Capterra: Non ci sono abbastanza recensioni
9. Ademero
via Ademero Ademero è uno strumento di gestione documentale progettato per semplificare l'organizzazione e il recupero dei documenti. Aiuta le organizzazioni a snellire i processi legati ai documenti e a migliorare l'efficienza generale nella conservazione dei documenti.
Se utilizzate Quickbooks per gestire l'account della vostra azienda, Ademero è la scelta ideale grazie alla sua stretta integrazione e ai flussi di lavoro automatizzati.
Le migliori funzionalità/funzione di Ademero:
- Scansione di documenti cartacei tramite scanner, dispositivi mobili o email
- Indice dei documenti utilizzando i metadati
- Ricerca dei documenti tramite parole chiave, frasi o operatori
Limiti di Ademero:
- Un numero limitato di funzionalità/funzioni avanzate e un'interfaccia utente meno intuitiva rispetto ad altre soluzioni aziendali
Prezzi di Ademero:
- Hosted Standard: $35/mese per utente
- Premium in hosting: $70/mese per utente
Valutazioni e recensioni di Ademero:
- G2: Non ci sono abbastanza recensioni
- Capterra: 4.3/5 (41+ recensioni)
10. Hyland
via Hyland Hyland è una piattaforma leader nella gestione dei contenuti aziendali che offre gestione dei documenti, gestione dei record e automazione dei processi aziendali.
Hyland aiuta le organizzazioni di ogni settore a integrare perfettamente contenuti, dati e processi per fornire le informazioni giuste alle persone giuste, dove e quando servono.
È una scelta affidabile per le organizzazioni con diverse esigenze di archiviazione.
Le migliori funzionalità/funzione di Hyland:
- Scansione di documenti cartacei tramite scanner, dispositivi mobili o email
- Semplificare i processi e i flussi di lavoro, come approvazioni, revisioni o audit, utilizzando modelli e strumenti drag-and-drop
- Garantire la conformità dei documenti alle leggi e alle normative vigenti, come GDPR, HIPAA o SOX
Limiti di Hyland:
- L'implementazione e la personalizzazione possono richiedere l'assistenza di consulenti Hyland, che hanno un costo aggiuntivo
Prezzi di Hyland:
- Contattare il settore commerciale per conoscere i prezzi
Valutazioni e recensioni su Hyland:
- G2: 4.3/5 (150+ recensioni)
- Capterra: Non ci sono abbastanza recensioni
Scegliere il miglior sistema di gestione dei record per la vostra azienda
I registri mantenuti con diligenza sono la spina dorsale di qualsiasi azienda. Contengono informazioni preziose, come contratti, fatture, reportistica e così via. Un solido sistema di gestione dei record può aiutarvi a migliorare l'efficienza e la collaborazione e a garantire la sicurezza e la conformità dei documenti.
Ogni software di questo elenco offre funzionalità/funzione uniche. Qualunque sia l'opzione scelta, assicuratevi che sia adatta ai requisiti in evoluzione della vostra azienda e che sia in grado di garantire la sicurezza dei revisori.
In questo caso, la versatile piattaforma di project management ClickUp si distingue dagli altri. Le sue funzionalità/funzioni avanzate, il design incentrato sull'utente e la capacità di offrire opzioni personalizzabili per una gestione efficiente dei documenti ne fanno una soluzione all-in-one per l'ambiente di lavoro a cui affidare i propri documenti e la propria azienda. Registrate oggi stesso il vostro account gratuito di ClickUp!