Lista di controllo della conformità al GDPR: Passaggi e strumenti per conquistare la privacy dei dati

Tutti abbiamo sentito parlare del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Si tratta di una questione di privacy, giusto? In sostanza, sì.

Ma per le aziende significa un cambiamento fondamentale nel modo in cui interagiscono e rimangono in contatto con i loro clienti e il loro pubblico di riferimento.

Per istanza, Meta si è vista comminare una pesante multa di 1.3 miliardi di dollari per non aver aderito ai parametri sulla privacy dei dati definiti dal GDPR. 😲

Quindi, se avete dei clienti nell'Unione Europea, dovete mettere a posto le cose e Da fare al più presto!

Questo blog post vi fornirà una chiara comprensione della conformità al GDPR, una pratica lista di controllo per ottenerla e alcuni strumenti utili per automatizzare e snellire il processo.

Ecco qui. 🎢

GDPR 101: capire le basi

Che cos'è il GDPR? Il GDPR è un regolamento applicato dall'Unione europea per salvaguardare la privacy dei dati delle persone all'interno della regione. Stabilisce come i dati personali dei cittadini dell'Unione europea vengono raccolti, conservati, utilizzati e infine protetti dalle aziende

La legge è stata attuata nel maggio 2018 e ha avuto un impatto significativo sul modo in cui le aziende interagiscono con i clienti. Questa linea guida esaustiva è stata messa in atto per disciplinare tre aspetti generali della protezione dei dati:

• Privacy dei dati: Il GDPR garantisce alle persone un maggiore controllo sui propri dati personali, compresi i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, oggetto del trattamento e informazione sulle attività di trattamento dei dati
• Sicurezza dei dati: richiede alle aziende di implementare adeguate misure tecniche e organizzativemisure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personalida accesso, alterazione, divulgazione o distruzione non autorizzati
• **Le aziende hanno la responsabilità di dimostrare la conformità al GDPR. Ciò include la conduzione di valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per le attività di trattamento ad alto rischio, come quelle bancarie, e la nomina di un responsabile della protezione dei dati (DPO) in determinati casi

🚦Ricorda: Qualsiasi organizzazione che raccoglie o elabora i dati personali dei residenti nell'Unione europea, indipendentemente dalla posizione dell'azienda, deve essere conforme al GDPR. Ciò include piccole aziende, multinazionali e persino organizzazioni no-profit.

**Di quali dati stiamo parlando?

Il GDPR si concentra sulle informazioni di identificazione personale (PII), ovvero tutte le informazioni che possono essere utilizzate per identificare un individuo, direttamente o indirettamente. Gli esempi includono:

• Identificatori diretti: Nome, indirizzo, numero di sicurezza sociale o equivalente, numero di telefono, indirizzo email
• Identificatori indiretti: Sesso, razza, data di nascita, indicatore geografico, occupazione, dati demografici
• PII sensibili: Numero di patente di guida, numero di passaporto, dati biometrici, informazioni finanziarie, cartelle cliniche, informazioni su account elettronici e digitali, dati personali dei dipendenti, informazioni sulle password, numeri di identificazione scolastica

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**Che cosa significa per le aziende?

Dal punto di vista del GDPR, siete un titolare o un responsabile del trattamento dei dati che lavora con i dati dei cittadini dell'Unione europea. A seconda della categoria in cui rientrate, le aspettative per voi come azienda possono variare.

• Responsabile del trattamento: È l'entità che determina lo scopo e i mezzi del trattamento dei dati personali. È responsabile di garantire la conformità al GDPR
• Responsabile del trattamento: È l'entità che tratta i dati personali per conto del responsabile del trattamento. Deve seguire le istruzioni del titolare del trattamento

In un esempio reale, il responsabile del trattamento dei dati potrebbe essere un ospedale e l'incaricato del trattamento dei dati potrebbe essere un provider di archiviazione cloud in cui l'ospedale archivia le cartelle cliniche dei pazienti. In qualità di responsabile del trattamento dei dati, l'ospedale decide quali informazioni memorizzare e come utilizzarle. Il provider di cloud (elaboratore di dati) si limita a memorizzare i dati in sicurezza secondo le istruzioni dell'ospedale.

🚦Ricordate: Il GDPR attribuisce una maggiore responsabilità ai responsabili del trattamento dei dati per creare e implementare la privacy by design in tutti i loro processi aziendali.

**GDPR: Una legge sulla privacy o una legge sulla privacy dell'informazione?

Le leggi sulla privacy e sulla riservatezza delle informazioni sono spesso usate in modo intercambiabile, ma hanno sfumature diverse. Sebbene entrambe si occupino della protezione dei dati delle persone, affrontano il problema da angolazioni leggermente diverse.

La legge sulla privacy, nel suo senso più ampio, riguarda la protezione degli individui dalle intrusioni nella loro vita personale e nel loro spazio fisico, come ad esempio gli appuntamenti indesiderati a casa. La legge sulla privacy, invece, si concentra specificamente sulla protezione dei dati personali, come gli indirizzi IP o le email.

In pratica, un servizio a cui vi siete iscritti potrebbe accedere alla vostra posizione tramite il GPS del vostro telefono e inviarvi aggiornamenti specifici per la vostra località, oppure un servizio di consegna potrebbe spedire elementi al vostro indirizzo di casa. Se una di queste aziende subisce una violazione dei dati, la vostra posizione si trova improvvisamente in giro e potrebbe essere sfruttata.

In questo contesto, il GDPR protegge principalmente i dati personali, ma tocca anche problemi di privacy più ampi.

Il GDPR non riguarda solo la protezione dei dati. Si tratta di diritti fondamentali, tra cui il diritto alla privacy e il diritto all'oblio. Max Schrems , attivista per la privacy

La lista di controllo della conformità al GDPR: La vostra tabella di marcia per la protezione dei dati

Ora che abbiamo decifrato il codice del GDPR (almeno le basi!), analizziamo i passaggi fondamentali da includere in una lista di controllo per la conformità al GDPR.

1. Mappare le origini dei dati

Prima di poterli proteggere, dovete capire quali dati state raccogliendo. Conducete un audit per identificare tutti i dati personali che la vostra azienda accumula, da dove provengono e come vengono utilizzati.

Da fare in modo efficiente, è necessario considerare quanto segue:

• Inventario dei dati: Creare un inventario dettagliato di tutte le categorie di dati personali raccolti, compresi nomi, indirizzi, informazioni di contatto, dati finanziari, dati biometrici e altro ancora
• Fonti dei dati: Identificare le fonti di questi dati, come siti web, moduli, provider di terze parti o interazioni fisiche
• Attività di trattamento dei dati: Determinare le modalità di utilizzo dei dati, compresi lo spazio di archiviazione, l'elaborazione, la trasmissione e la condivisione
• Ritenzione dei dati: Stabilire politiche di conservazione dei dati (per quanto tempo i dati rimangono nel sistema) che siano in linea con i principi del GDPR e riducano al minimo lo spazio di archiviazione dei dati personali
• Flusso di dati: Mappare il flusso di dati all'interno della vostra organizzazione e verso parti esterne. Ad esempio, un servizio di consegna di terze parti che esegue il vostro ordine di spedizione rientrerebbe in questa categoria

💡 Pro Tip: ClickUp CRM può essere la soluzione ideale per mappare e archiviare i dati dei clienti. Dalla cattura degli indirizzi email nei lead commerciali al monitoraggio dei percorsi dei clienti e di tutte le interazioni aggiuntive, vi aiuterà a organizzare tutti i dati in un unico posto.

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2. Coinvolgere un responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il DPO è il punto di contatto unico per la privacy dei dati all'interno dell'organizzazione.

In qualità di esperto di privacy, il responsabile della protezione dei dati assicura che le pratiche dell'organizzazione in materia di dati siano in linea con i requisiti del GDPR. Nel suo ruolo, il DPO gestisce le richieste degli interessati, risponde alle violazioni dei dati, assiste nelle valutazioni dei rischi e funge da collegamento con le autorità di protezione dei dati.

Per essere qualificato come DPO, un candidato deve possedere competenze in materia di legge sulla protezione dei dati ed essere facilmente accessibile ai dipendenti e agli interessati. Nominando un DPO qualificato, potete dimostrare il vostro impegno nei confronti della privacy, ridurre il rischio di non conformità e aumentare la vostra credibilità aziendale presso i clienti.

**Per saperne di più Come usare l'IA per la governance dei dati (Casi d'uso e strumenti)

3. Documentate il vostro processo GDPR end-to-end

Documentate tutto! L'elaborazione di una politica di trattamento dei dati implica la delineazione di ogni singolo processo lungo il percorso, in modo da poter individuare dove saranno archiviati i dati di un cliente o per quanto tempo saranno conservati dopo la cancellazione della sottoscrizione, ad esempio.

Assicuratevi che la generazione dei processi e i dettagli granulari siano chiaramente definiti e accessibili a tutti i team che dovranno aggiornarli o farvi riferimento in un periodo

Sfruttare Documenti ClickUp per mantenere un registro centralizzato e facilmente accessibile delle vostre attività di trattamento dei dati, compresi il tipo di dati, la base legale per la raccolta e il periodo di conservazione.

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la documentazione sulla conformità non deve essere noiosa; prova ClickUp Documenti!

Create documenti separati per i diversi aspetti della conformità, come la mappatura dei dati, le politiche di conservazione dei dati, i piani di risposta alle violazioni dei dati e le valutazioni dei rischi.

Questi documenti possono essere organizzati in una struttura gerarchica utilizzando pagine annidate, per facilitarne la navigazione e la consultazione. È inoltre possibile utilizzare le funzionalità di collaborazione di ClickUp, come le menzioni, per coinvolgere i team e le persone interessate nel processo, assicurando che tutti siano allineati e informati.

4. Rivalutare i processi di raccolta dei dati

Da fare: avete davvero bisogno di tutti quei dati? Il GDPR enfatizza il principio della minimizzazione dei dati, che richiede alle organizzazioni di raccogliere ed elaborare solo i dati personali necessari per scopi specifici.

Per garantire la conformità, valutate regolarmente le vostre pratiche di raccolta dei dati e assicuratevi che siano limitate a quanto necessario e proporzionate ai vostri obiettivi aziendali. Ecco alcuni elementi da considerare:

Limite dello scopo

Assicuratevi che i dati raccolti siano direttamente collegati ai vostri oggetti aziendali e non vengano utilizzati per scopi non previsti. Per elaborare gli ordini, un sito di e-commerce può raccogliere nomi, indirizzi e informazioni di pagamento dei clienti. Questi dati non devono essere utilizzati per pubblicità a traguardo senza il consenso del cliente.

Minimizzazione dei dati

Identificare se alcuni campi di dati possono essere eliminati o resi anonimi senza compromettere lo scopo della raccolta dei dati. Una piattaforma di social media potrebbe inizialmente raccogliere i nomi completi, gli indirizzi email e le date di nascita degli utenti. Tuttavia, se la piattaforma può funzionare adeguatamente solo con nomi utente e indirizzi email, dovrebbe ridurre al minimo la raccolta di dati personali.

Ritenzione dei dati

Stabilire politiche di conservazione dei dati appropriate per garantire che i dati non vengano conservati più a lungo del necessario. Ai fini della conformità normativa, una banca potrebbe conservare le schede delle richieste di carta di credito per un periodo specifico. Dopo il periodo prescritto, questi dati possono essere anonimizzati o eliminati.

Consenso

Se ci si basa sul consenso come base legale per il trattamento, assicurarsi che sia liberamente dato, specifico, informato e non ambiguo. Un'app mobile chiede agli utenti di acconsentire alla raccolta di dati sulla posizione per raccomandazioni personalizzate. Il consenso deve essere libero e specifico (ad esempio, accesso alla posizione solo quando si utilizza l'app).

Interessi legittimi

Se ci si basa su interessi legittimi, valutare attentamente se questi superano gli interessi, i diritti e le libertà dell'individuo. Un'organizzazione giornalistica potrebbe trattare le informazioni di contatto dei giornalisti per facilitare la comunicazione e la collaborazione. Questo può essere considerato un interesse legittimo per le attività giornalistiche.

🌈 **Da fare? SOC 2 è un framework equivalente al GDPR più strettamente associato alle aziende americane. È uno standard volontario utilizzato dalle organizzazioni per dimostrare il loro commit in materia di sicurezza e privacy dei dati.

Mentre il GDPR è un regolamento legale incentrato sulla protezione dei dati personali degli individui all'interno dell'Unione Europea, il SOC 2 può essere visto come uno standard complementare. Da ottenendo la conformità SOC 2 è possibile dimostrare di essere un'entità aziendale responsabile dei dati e di aderire a misure di sicurezza dei dati riconosciute a livello globale.

5. Attenzione alle violazioni dei dati e agire rapidamente

Al momento della segnalazione di una violazione dei dati ai sensi del GDPR, le organizzazioni devono valutare il rischio potenziale per i diritti e le libertà delle persone. Ciò implica considerare il tipo di dati compromessi, la probabilità di accesso non autorizzato e le potenziali conseguenze per le persone interessate.

Il GDPR impone di segnalare le violazioni dei dati entro 72 ore se c'è un alto rischio di impatto negativo sui diritti e le libertà delle persone

In molti casi, le organizzazioni devono anche informare direttamente le persone interessate, fornendo informazioni chiare sulla violazione, sui dati coinvolti e sui passaggi che si stanno compiendo per risolverla.

Inoltre, è necessaria un'indagine approfondita per comprendere la causa della violazione e implementare misure preventive. È essenziale mantenere una reportistica dettagliata dell'intero processo, compresi i passaggi effettuati per segnalare la violazione e mitigarne l'impatto.

**Caso emblematico: la violazione dei dati di British Airways

Nel 2018, British Airways ha subito un'importante violazione dei dati che ha interessato circa 500.000 clienti. Gli hacker sono riusciti a ottenere un accesso non autorizzato al sistema di prenotazione della compagnia aerea, rubando informazioni personali come nomi, indirizzi, dati delle schede di pagamento e itinerari di viaggio.

Questa violazione è stata una palese violazione del GDPR, in quanto ha comportato il trattamento non autorizzato di dati personali su larga scala. British Airways è stata multata per 20 milioni di sterline dall'Information Commissioner's Office (ICO) del Regno Unito per l'incidente.

6. Privilegiare la trasparenza nella raccolta dei dati

I vostri clienti hanno il diritto di sapere esattamente quali dati raccogliete e come li utilizzate. Ecco alcuni passaggi che potete adottare per garantire la trasparenza dei vostri processi di raccolta dei dati:

• Politiche sulla privacy chiare e concise: Fornite politiche sulla privacy facilmente accessibili e comprensibili che delineino chiaramente le vostre pratiche in materia di dati. Queste politiche dovrebbero essere scritte in un linguaggio semplice ed evitare il gergo legale
• Consenso informato: Illustrare le finalità della raccolta dei dati, i tipi di dati raccolti e i diritti dei clienti in merito ai dati durante il processo di raccolta del consenso
• Richieste di accesso ai dati: Rispondere alle richieste di accesso ai dati in modo prompt e completo. Ciò significa fornire alle persone una copia dei loro dati personali e informazioni su come vengono elaborati
• **Se i dati personali vengono condivisi con terze parti, assicuratevi che siano in atto misure di salvaguardia adeguate per proteggere i dati e che anche le terze parti siano conformi al GDPR

7. Garantire il consenso principale per i clienti minorenni

Nella maggior parte dei Paesi dell'Unione europea, il GDPR impone alle aziende di ottenere il consenso dei genitori o dei tutori legali prima di trattare i dati personali dei minori di 16 anni.

Per verificare l'età dei vostri utenti, impiegate metodi affidabili come la richiesta del consenso dei genitori o l'utilizzo di servizi di verifica dell'età. Se si ottiene il consenso dei genitori, questo deve essere dato liberamente, specifico, informato e inequivocabile.

Inoltre, mantenete un registro dettagliato del processo di consenso, che includa la data, il metodo e l'identità della parte che ha dato il consenso. Aggiungere ulteriori passaggi per garantire che non vengano raccolte informazioni sensibili dai bambini e che i loro dati non vengano conservati più a lungo del necessario.

Caso emblematico: TikTok contro la Commissione irlandese per la protezione dei dati TikTok è stato multato per 379 milioni di dollari dalla Commissione irlandese per la protezione dei dati (DPC) per non aver protetto adeguatamente i dati personali dei bambini. La DPC ha riscontrato che TikTok non aveva ottenuto un consenso valido dai bambini di età inferiore ai 13 anni, come richiesto dal GDPR.

Inoltre, il DPC ha criticato TikTok per non aver fatto abbastanza per impedire ai bambini di visualizzare contenuti potenzialmente dannosi. Si tratta di una delle multe più salate inflitte ai sensi del GDPR, che sottolinea l'importanza di proteggere i dati dei bambini online.

8. Impiegare un doppio consenso opt-in

Per facilitare un processo di consenso veramente informato, raccogliete il consenso esplicito dei clienti prima di trattare i loro dati, compresi i loro indirizzi email, per scopi di marketing. Un processo di double opt-in è un metodo solido per garantire che le persone si siano iscritte consapevolmente e volontariamente a un elenco di email.

**Come funziona il double opt-in?

1. Sottoscrizione iniziale: Quando un individuo inserisce il proprio indirizzo email per iscriversi a un elenco di email, riceve un'email di conferma
2. **Conferma: l'utente deve cliccare su un collegato o su un pulsante nell'email di conferma per completare il processo di sottoscrizione

Questo processo di verifica in due passaggi aiuta a prevenire lo spam e garantisce che le persone abbiano acconsentito attivamente a ricevere email. Implementando un processo di double opt-in, è possibile ridurre il rischio di essere segnalati per email marketing non richiesto.

9. Aggiornate di periodo la vostra informativa sulla privacy

Rivedete e aggiornate regolarmente la vostra informativa sulla privacy per riflettere eventuali cambiamenti nelle vostre pratiche di trattamento dei dati o nei requisiti legali. Per mantenere la vostra informativa sulla privacy in forma ottimale, attenetevi ai seguenti suggerimenti:

• Accuratezza: Assicuratevi che le informazioni contenute nell'informativa sulla privacy siano accurate e aggiornate
• Accessibilità: Rendere l'informativa sulla privacy facilmente accessibile sul vostro sito web e fornire un collegato ad essa da altre pagine rilevanti
• Coerenza: Assicuratevi che la vostra informativa sulla privacy sia coerente con le vostre pratiche di trattamento dei dati

💈Bonus: Cercate un po' di ispirazione? Vedere L'informativa sulla privacy di ClickUp. /$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/Screenshot-2024-09-19-at-4.59.04 PM.png

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esempio di informativa sulla privacy di ClickUp

10. Valutare i rischi di terzi

In qualità di entità aziendale responsabile dei dati, avete la responsabilità di controllare due volte se i vostri collaboratori terzi sono conformi al GDPR. Più facile a dirsi che a farsi, lo sappiamo! Ma ecco una panoramica del processo per aiutarvi a costruire una politica per gli audit di terze parti:

• Stabilire un accordo esplicito sul trattamento dei dati che delinei l'ambito di lavoro, i dati condivisi, le misure di sicurezza e le responsabilità di entrambe le parti
• Condurre una due diligence approfondita su queste terze parti, valutando le loro politiche sulla privacy, le certificazioni e le referenze
• Valutare i rischi connessi alla condivisione dei dati con queste parti, considerando fattori quali la sensibilità dei dati, le attività di elaborazione e la loro posizione geografica, sia che si trovino all'interno che all'esterno dell'Unione europea

• Mantenere una supervisione regolare, monitorando la loro conformità e conducendo audit

  **Per saperne di più 10 migliori strumenti di governance, rischio e conformità (GRC) nel 2024

  Conquistare la conformità al GDPR con strumenti automatizzati

È una lista di controllo non indifferente. Per fortuna, non dovete affrontare il viaggio verso la conformità da soli.

Diversi strumenti GRC digitali uno di questi è ClickUp, una piattaforma di project management all-in-one che può facilmente diventare il vostro quartier generale per la conformità al GDPR.

Quando si imposta un processo così scoraggiante come la Lista di controllo della conformità al GDPR è necessario un approccio per passaggi, e noi di ClickUp puntiamo tutto sui passaggi 🪜

Funzionalità/funzione come la Le liste di controllo delle attività di ClickUp sono progettati per suddividere e gestire processi complessi come questi. Creando liste di controllo, potete definire chiaramente le azioni specifiche necessarie per completare un'attività, assegnarle ai membri del team e monitorare il loro stato.

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creare facilmente liste di controllo all'interno di ogni attività utilizzando le liste di controllo delle attività di ClickUp

Per utilizzare le liste di controllo delle attività di ClickUp, è sufficiente creare una nuova attività, fare clic sulla scheda "Lista di controllo" e aggiungere i singoli passaggi. È quindi possibile organizzare la lista di controllo della conformità in attività secondarie più piccole e gestibili, come in questo caso:

creazione di attività secondarie nelle liste di controllo

Una volta che tutti i passaggi sono pronti in elenchi di attività, assegnate ogni attività ai team pertinenti, come quello legale, per far avanzare il processo.

Si può anche usare il metodo Vista Gantt di ClickUp per visualizzare questo processo su una linea temporale, vedere lo stato di avanzamento e sviluppare stime chiare sulla Sequenza per il completamento del progetto.

visualizzate le vostre attività più importanti con i diagrammi di Gantt di ClickUp

E non finisce qui. Una volta che avete un processo, portate con voi ClickUp Automazioni per completare azioni specifiche in base alle regole definite. Ad esempio, è possibile impostare un'automazione personalizzata che notifichi alle persone di aggiungere input, rivedere e aggiornare l'informativa sulla privacy ogni tre mesi.

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creare automazioni personalizzate per far avanzare le attività di conformità lungo il processo_

Infine, la conformità alle politiche GDPR comporta MOLTA documentazione.

Se vi sentite bloccati in un qualsiasi punto del processo, utilizzate ClickUp Brain clickUp AI, l'assistente integrato di ClickUp, vi aiuterà a redigere le politiche in un linguaggio semplice e chiaro, o anche a fare ricerche sulle best practice del settore per il GDPR.

ClickUp Brain, l'IA Writer, può aiutarvi a creare bozze di documentazione più velocemente

Inoltre, ClickUp dispone di modelli personalizzati per semplificare il processo di pianificazione delle liste di controllo.

Modello di piano per il progetto di conformità di ClickUp

Modello di piano di progetto per la conformità di ClickUp la Vista Requisiti di Conformità permette di elencare tutte le normative necessarie, mentre la Vista Stato di Conformità fornisce una panoramica chiara dello stato di avanzamento e identifica le aree non conformi. La Visualizzazione dei requisiti consente di incorporare facilmente le nuove normative che si presentano. Nel complesso, questo modello semplifica il processo di conformità aiutandovi a mantenere l'organizzazione, a monitorare lo stato di avanzamento e a garantire l'aderenza agli standard del GDPR.

Modello di lista di controllo del progetto di ClickUp

Modello di lista di controllo del progetto di ClickUp può aiutarvi a delineare i passaggi essenziali del vostro processo di conformità. Include schemi per le attività secondarie generali che costituiscono la base di qualsiasi progetto. Utilizzate questo modello per:

• Delineare la corretta sequenza delle attività per garantire che ogni passaggio si basi su quello precedente. Questo aiuterà a prevenire errori e omissioni
• Anticipare i potenziali problemi e rischi legati alla conformità al GDPR e affrontarli in modo proattivo
• Includere le scadenze per ogni attività, assicurando che il progetto complessivo sia completato nei tempi previsti

Conformità resa facile con ClickUp

Una lista di controllo ben strutturata per la conformità al GDPR è essenziale per garantire che la vostra organizzazione sia in grado di soddisfare i requisiti di questo importante regolamento.

Le funzionalità di project management di ClickUp forniscono un potente provider per la creazione e la gestione della lista di controllo della conformità al GDPR. Monitorando questo processo apparentemente complesso in attività più piccole e gestibili, è possibile monitorare efficacemente lo stato di avanzamento, identificare potenziali problemi e garantire la conformità.

Dalla delineazione del processo all'assegnazione delle responsabilità, dal monitoraggio dello stato alla collaborazione con il team, ClickUp può aiutarvi a mantenere il vostro progetto di conformità in carreggiata. Registratevi per un account gratuito su ClickUp e avvia il tuo processo GDPR!