Gli ambienti di lavoro globali possono essere caotici da gestire. Proprio quando il vostro ufficio di New York inizia la mattinata, il team di Londra è già passato alle riunioni di metà giornata, mentre quello di Singapore ha già terminato il lavoro.
La messaggistica asincrona potrebbe essere la soluzione a questo problema.
Cerca di sostituire l'idea che "Tutti devono essere online adesso!" con qualcosa di più pratico: un metodo di comunicazione che si adatta ai ritmi naturali del team, rispetta il tempo e la privacy dei dipendenti e mantiene una collaborazione fluida senza oltrepassare i confini personali.
Vediamo come!
Cos'è la messaggistica asincrona?
La messaggistica asincrona è una comunicazione che non deve avvenire in tempo reale. I partecipanti possono iniziare, mettere in pausa e riprendere le conversazioni a loro piacimento. Questo permette ai team ibridi e remoti di collaborare senza essere legati agli orari degli altri.
In sostanza, ognuno lavora e comunica al proprio ritmo.
Il leggendario scrittore di fantascienza Isaac Asimov potrebbe aver previsto l'avvento della comunicazione asincrona nel suo racconto " Mio figlio, il fisico ."
Nella storia, un gruppo di fisici cerca di trovare il modo più rapido per comunicare con una spedizione inviata su Plutone. Purtroppo, come dice uno di loro, _"Le onde radio, che viaggiano alla velocità della luce, impiegano sei ore per arrivare da qui a lì. Se diciamo qualcosa, dobbiamo aspettare dodici ore per avere una risposta"
I geniali fisici sono sconcertati. Finché una delle loro mamme non risolve il problema per loro:
mentre aspettate una risposta", disse la signora Cremorna, con tono serio, "continuate a trasmettere e dite loro di fare lo stesso. Voi parlate sempre e loro parlano sempre. Voi avete sempre qualcuno che vi ascolta e anche loro lo fanno. Se uno di voi due dice qualcosa che necessita di una risposta, potete inserirne una da parte vostra, ma è probabile che otterrete tutto quello che vi serve senza chiedere"
Entrambi gli uomini la fissarono.
Cremorna mormorò: "Certo..." "Conversazione continua..." "Solo dodici ore di sfasamento, tutto qui"
Ecco la bellezza della messaggistica asincrona.
In definitiva, la messaggistica asincrona trasforma la tradizionale email vs. chattare il dibattito sulla chat ha preso il sopravvento. Combina il meglio di entrambi i mondi e mantiene il team in connessione senza sacrificare le ore di lavoro o il tempo personale.
💡Pro Tip: "Messaggistica asincrona" non significa semplicemente sparare email nel vuoto. L'idea alla base della messaggistica asincrona è quella di scambiare messaggi attenti e dettagliati che evitano la necessità di domande di follow-up e interminabili scambi avanti e indietro. Con la pratica, il messaggio "Attenzione immediata!" diventa l'eccezione, non la regola.
Vediamo alcuni esempi di messaggistica asincrona per capire meglio cosa intendiamo.
Esempi di messaggistica asincrona
Una comunicazione chiara e organizzata è alla base della messaggistica asincrona. Ecco alcuni esempi chiave di comunicazione asincrona efficace:
- Aggiornamenti sul progetto che si leggono come storie ben fatte, non come chattare frettolosamente
- Video che spiegano nel dettaglio idee complesse
- Feedback ricco di documenti che stimola miglioramenti significativi
- Documentazione viva che cresce con le conoscenze del team
- Aggiornamenti sullo stato dei lavori che informano senza interrompere
- Spazi collaborativi in cui le idee si sviluppano nel tempo
Da fare quindi un confronto con il modo più tradizionale di comunicare, alias la messaggistica sincrona?
Messaggistica asincrona e sincrona
La messaggistica sincrona e asincrona hanno scopi diversi. Mentre i metodi di comunicazione sincrona (come le videochiamate che tutti conosciamo bene) richiedono collaborazione in tempo reale la comunicazione asincrona dà al team il respiro necessario per:
- Risolvere problemi complessi senza che un "ping" richieda una risposta immediata
- Elaborare risposte che facciano progredire i progetti
- Registrare in modo chiaro le decisioni e le discussioni più importanti
- Lavorare in modo efficace tra diversi gruppi demografici
- Sfuggire al ciclo infinito delle riunioni
- Impostare confini sani tra vita e lavoro
L'implementazione della messaggistica asincrona sul lavoro trasforma la mentalità "sempre attiva" in una mentalità "sempre in movimento" a un ritmo che va bene per tutti.
Con una chiara comprensione di ciò che comporta la messaggistica asincrona, vediamo come può rimodellare il modo in cui i team collaborano e ottengono di più insieme.
Come la messaggistica asincrona migliora la collaborazione del team
Le aziende intelligenti non si limitano ad adottare la comunicazione asincrona. Ci prosperano sopra. Dal completamento più rapido dei progetti ai team più felici, i risultati parlano chiaro.
Ecco come il lavoro asincrono modifica la collaborazione per i team moderni:
Maggiore concentrazione e produttività
Supponiamo che i vostri sviluppatori stiano codificando da ore senza interruzioni. I vostri scrittori sono nel loro flusso e creano contenuti. I vostri strateghi sono impegnati a risolvere problemi complessi senza i continui messaggi dei loro manager che chiedono aggiornamenti.
Questo è il vantaggio della messaggistica asincrona: Quando il vostro team controlla il proprio tempo di risposta, controlla la propria produttività.
Migliore processo decisionale
Con la comunicazione asincrona, il team può pensare prima di rispondere. Può fare ricerche sulle tendenze del mercato, riesaminare i numeri o consultare le parti chiave. Questo porta a decisioni che resistono alla prova del tempo.
Collaborazione globale inclusiva
Lo standup mattutino di Tokyo e la sincronizzazione pomeridiana di Berlino? La messaggistica asincrona fa sparire il problema della programmazione.
Il designer dell'interfaccia utente a Tokyo può condividere mockup dettagliati dell'interfaccia con commenti alle 16:00, consentendo allo sviluppatore a Berlino di rivedere e implementare le modifiche durante le ore mattutine di produttività.
Ogni membro del team contribuisce durante le ore di punta, mantenendo uno stato di avanzamento continuo del progetto.
Traccia di documentazione cancellata
Poiché le discussioni avvengono per iscritto, ogni requisito del prodotto, preferenza del client e decisione del progetto viene catturata automaticamente.
Quando un nuovo membro del team chiede il perché di una funzionalità/funzione, può tracciare l'intera storia della discussione, eliminando la necessità di ripetere le spiegazioni.
Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
Non è più un senso di colpa disconnettersi quando gli altri sono online. Async consente al team di allineare il lavoro con la vita. In questo modo, i mattinieri possono prendere lo slancio mattutino e i nottambuli possono trovare il loro flusso serale.
Riduzione dei costi di riunione
Ricordate quando le riunioni erano per le decisioni, non per gli aggiornamenti? La chat asincrona riporta questo concetto.
Spostate i reportistici e i messaggi sui canali di messaggistica asincrona. Conservate i preziosi momenti sincroni per le conversazioni che ne hanno veramente bisogno: brainstorming, costruzione di relazioni e risoluzione di problemi complessi.
Quando date al vostro team la libertà di comunicare alle loro condizioni, cambiate il modo in cui lavorano.
Conoscere i vantaggi della collaborazione asincrona è solo teoria: diventa efficace solo con gli strumenti di implementazione adeguati. Inoltre, la scelta dello strumento giusto non riguarda solo le funzionalità/funzione. Lo strumento giusto si adatta al flusso di lavoro del team, non il contrario.
Strumenti di messaggistica asincrona più diffusi
Il giusto strumenti di comunicazione asincrona non aggiungono solo un'altra notifica alla vostra giornata. Si integrano perfettamente nel modo in cui il team lavora, rendendo la comunicazione più chiara e la collaborazione più fluida.
ClickUp ClickUp è l'app per il lavoro che trasforma gli aggiornamenti dei progetti in conversazioni naturali. A differenza degli strumenti tradizionali che seppelliscono i commenti all'interno delle attività di ClickUp, integra perfettamente il project management con sofisticate funzionalità di comunicazione, liberando il team da continue interruzioni.
Il primo strumento del suo arsenale? ClickUp Chattare .
Conservare le grandi idee trasformando le attività di ClickUp Chat in attività strutturate
ClickUp Chat è la soluzione unica per una comunicazione asincrona significativa. È stata progettata per risolvere tutti gli irritanti problemi dei collaboratori remoti: attivare/disattivare le tasse, copiare/incollare manualmente e creare attività, perdere il contesto e perdere le idee.
Ecco come:
- Trasformate le conversazioni casuali di ClickUp Chat in attività di ClickUp, perfette per quei momenti "Grande idea, Da fare più tardi!" che di solito si perdono nelle piattaforme di messaggistica
- Lasciate cheClickUp Braincatturi il contesto dal vostro thread e lo impacchetti in modo ordinato, pronto per il vostro lavoro
- Conservare il contesto di tutti i lavori in tutte le conversazioni. Mantenere i thread sincronizzati tra chat e attività
- Creare contenuti sincronizzati come aggiornamenti e annunci
- Visualizzare le impostazioni di tutti direttamente in chat e impostare le riunioni di conseguenza
ClickUp Chattare consente la messaggistica asincrona con... beh, con un pulsante.
ClickUp può essere utile anche in altri modi per la comunicazione asincrona:
- Assegnare commenti direttamente sul fileAttività di ClickUpdocumenti o progetti. Il team legge e risponde quando è pronto, mantenendo il contesto al suo posto
Lasciare commenti dettagliati sulle attività di ClickUp per mantenere chiaro il contesto
- Saltate la riunione e condividete rapidi aggiornamenti video registrati usandoClickUp Clip che i compagni di squadra possono guardare durante il mio lavoro
Condivisione di aggiornamenti video rapidi con ClickUp Clip e salto delle riunioni
- Invita i tuoi compagni di squadra @menzionandoli sulla tua pagina webClickUp Documenti a partecipare alla conversazione: si impegneranno quando saranno in grado di farlo
menzione dei membri del team in ClickUp Documenti per collaborare insieme alle idee
- Impostazione di programmi di notifiche personalizzati che rispettano il tempo di concentrazione
- Lasciare che ogni compagno di squadra scelga la visualizzazione (Vista Elenco,Vista Bacheca, oppureVisualizzazione della Sequenza) che più gli si addice, rendendo gli aggiornamenti asincroni facili da elaborare a modo loro
E il punto forte? La perfetta integrazione di ClickUp con gli strumenti di comunicazione esistenti.
È possibile integrare ClickUp con Slack per la messaggistica istantanea, utilizzare Teams di Microsoft per una collaborazione più ampia e lanciare le riunioni di Zoom direttamente dalle proprie attività.
Questo ecosistema di integrazione assicura che il team possa mantenere i propri metodi di comunicazione preferiti, mantenendo tutte le informazioni relative al progetto centralizzate e organizzate.
ClickUp ha reso l'allineamento asincrono molto più semplice ed efficace . Costruendo un quadro in cui delineare e strutturare gli oggetti e i risultati, i team remoti sono in grado di comprendere le aspettative e fornire aggiornamenti sullo stato in modo fluido. Il brainstorming con le lavagne online è facile, la riorganizzazione delle priorità è semplice e l'aggiunta di immagini di riferimento, ecc. è molto fluida
Bazza Gilbert, Product Manager presso AccuWeather
Slack
Slack è uno strumento di messaggistica dedicato a canali in cui il team può organizzare le conversazioni per progetti, argomenti o reparti.
via Slack Sebbene le sue funzionalità di chattare dal vivo siano ben note, il vero valore di Slack risiede nelle sue funzionalità asincrone che aiutano a ridurre il sovraccarico di comunicazione.
La piattaforma consente di:
- Impostare messaggi di stato che vadano oltre il semplice "via", per far sapere ai compagni di squadra che si è in modalità di lavoro intenso, che si è in scadenza o che si è disponibili per una domanda veloce
- Creare thread di discussione mirati per organizzare le conversazioni
- Elementi fissati per i messaggi essenziali per una facile consultazione
- Schedulare i messaggi per rispettare i diversi fusi orari
- Integrazione con gli strumenti di project management per migliorare i flussi di lavoro
Consiglio professionale: Create convenzioni di denominazione dei canali che abbiano un senso, stabilite chiare aspettative sui tempi di risposta e incoraggiate thread per discussioni dettagliate.
Microsoft Teams
Lavorare da un fuso orario all'altro richiede una certa flessibilità come i team comunicano sul luogo di lavoro . Microsoft Teams offre tutto questo attraverso una piattaforma unificata in cui chat, video e condivisione di file si intrecciano senza problemi.
via Microsoft I team organizzano le conversazioni in canali, ma acquisiscono una forza unica grazie all'integrazione con Microsoft. Accedete ai documenti di SharePoint, collaborate ai file di OneDrive e utilizzate gli strumenti di piano integrati senza dover cambiare piattaforma.
Il vero valore per i team in distribuzione risiede nelle capacità asincrone di Teams. I membri del team possono:
- guardare le riunioni registrate in base al loro orario di lavoro
- contribuire alle discussioni attraverso sondaggi piuttosto che partecipare alle sessioni dal vivo
- seguire le conversazioni del progetto in canali dedicati
- Accedere a file condivisi e a strumenti di collaborazione quando necessario
Questa flessibilità garantisce che tutti siano in connessione e contribuiscano in modo significativo.
Zoom
I lavoratori remoti hanno bisogno di opzioni che vadano oltre le videochiamate programmate. Zoom ora aiuta i team distribuiti a condividere le informazioni e a collaborare in modo efficace per supportare comunicazione video asincrona .
via Zoom Teams Chattare di Zoom offre una comunicazione strutturata attraverso canali e gruppi, ma Zoom Clip si distingue per il lavoro asincrono. Registrate brevi messaggi video per spiegare processi complessi o fornire feedback dettagliati, consentendo ai membri del team di assorbire le informazioni durante le ore di lavoro.
Ogni conversazione importante rimane accessibile attraverso:
- Registrazioni di riunioni ricercabili
- Trascrizioni automatizzate
- Cronologia delle chat archiviata
Il team può fare riferimento a discussioni e decisioni critiche senza dover programmare un'altra riunione, mantenendo il flusso del lavoro in diversi fusi orari.
Vediamo ora le sfide che comporta la messaggistica asincrona.
Sfide della messaggistica asincrona
Il passaggio alla messaggistica asincrona non è sempre facile. Comprendere gli ostacoli più comuni può aiutare il team ad adattarsi più rapidamente e a comunicare meglio.
Potenziali ritardi
A volte il feedback è necessario ora, non quando tutti sono online.
Ad istanza, gli agenti del servizio clienti potrebbero aver bisogno di un'approvazione urgente per emettere un rimborso o per l'escalation di un caso. Se il manager responsabile della decisione è offline, la richiesta potrebbe rimanere in sospeso, ritardando la risoluzione.
Ricordate: le persone che contattano il servizio clienti spesso lo fanno dopo il normale orario di lavoro, e un ritardo rischia di frustrare ulteriormente questi clienti.
**Soluzione: la responsabilità delle approvazioni urgenti per i problemi dei clienti deve essere delegata. Ad esempio, dare fiducia agli agenti del servizio clienti, almeno a quelli più anziani, risolve il problema di cui sopra e aumenta la soddisfazione dei clienti.
Lacune nella comunicazione
Le parole scritte possono essere complicate. Senza i sottili cenni e gli "hmm" delle chattare di persona, i vostri messaggi asincroni possono essere interpretati male, causando malintesi.
Soluzione: Migliori capacità di comunicazione! Tutta la vostra forza lavoro deve imparare a inviare messaggi chiari, completi e ricchi di informazioni. Le sessioni di formazione possono aiutare.
➡️ Leggi anche: Sfruttare il galateo del team chattare al lavoro per una collaborazione ottimale
Sovraccarico di comunicazioni scritte
Con l'async, non ci sono più solo le email. Si tratta di commenti, documenti, thread di chattare e aggiornamenti di progetti che richiedono attenzione.
Dovrete passare troppo tempo a leggere le conversazioni e gli aggiornamenti. A volte, i messaggi importanti potrebbero essere trascurati. Questa sfida si intensifica quando si lavora su più piattaforme, ognuna delle quali genera un proprio flusso di notifiche e messaggi.
Comprendere le sfide della messaggistica asincrona è il primo passaggio. Ora esploriamo le best practice per aiutarvi a superarle.
Soluzione: Come sopra! La comunicazione è un'abilità che si può imparare; anche se alcuni dipendenti sbagliano all'inizio, si può e si deve insegnare loro a migliorare.
Quindi, impariamo.
Best Practices per una messaggistica asincrona efficace
L'esito positivo dell'asincrono non si basa su strumenti sofisticati o regole rigide. Si tratta di creare abitudini di comunicazione che funzionino per il vostro team. Ecco come fare.
Impostare protocolli di comunicazione e aspettative
Il team ha bisogno di linee guida chiare su quando e come utilizzare i diversi mezzi di comunicazione canali di comunicazione . Stabilire i tempi di risposta in base alla priorità del messaggio. Creare linee guida semplici come:
- Bandiera rossa = necessita di attenzione oggi
- Bandiera gialla = da rivedere entro 48 ore
- Bandiera verde = per favore, leggete quando potete
Messaggistica asincrona e Gitlab
Prendiamo, ad esempio, Gitlab, un'azienda completamente remota che ha perfezionato i suoi protocolli di comunicazione per garantire una collaborazione asincrona e senza intoppi attraverso i fusi orari. Hanno adottato un sistema di risposta a livelli che dà priorità all'urgenza e alla chiarezza.
- Le questioni urgenti vengono comunicate tramite Slack con margini di flessibilità ben precisi, per garantire che si verifichino solo interruzioni critiche
- Gli elementi a media priorità sono registrati nel loro strumento di project management con date di scadenza e assegnatari
- Gli aggiornamenti a bassa priorità, come gli annunci aziendali, vengono condivisi in una newsletter mensile per essere esaminati da tutto il team in un momento opportuno
Questo approccio strutturato elimina le interruzioni inutili e mantiene tutti sulla stessa pagina.
Utilizzare strumenti asincroni che si integrano nel flusso di lavoro
L'esito positivo della comunicazione asincrona dipende in larga misura dalla scelta degli strumenti giusti. Cercate soluzioni che integrino la comunicazione direttamente nel vostro flusso di lavoro.
Ad esempio, ClickUp integra messaggi, attività e documenti in un unico posto, eliminando la necessità di passare da una piattaforma all'altra.
Inoltre, la sua integrazione con altri strumenti, come Slack, Zoom e Teams, assicura che le discussioni importanti rimangano in connessione con i progetti e le attività pertinenti, rendendo le informazioni facilmente recuperabili quando necessario.
Mantenere la documentazione
Creare una documentazione completa attraverso lavoro asincrono aiuta il team a rimanere allineato senza la necessità di continue riunioni. Sviluppate una base di conoscenza centralizzata che include:
- Requisiti e decisioni del progetto
- Linee guida e best practice dei processi
- Riepiloghi/riassunti delle riunioni e elementi d'azione
- Protocolli e standard di comunicazione del team
Questa documentazione funge da unica fonte di verità, riducendo le domande ripetitive e consentendo ai nuovi membri del team di prendere rapidamente confidenza.
Messaggistica asincrona e Basecamp
Un'azienda che ha adottato questo approccio è Basecamp. La cultura asincrona della società si basa su una documentazione centralizzata .
Un manuale completo, note di riunione condivise e guide pre-scritte garantiscono chiarezza, accelerano l'inserimento e favoriscono l'indipendenza del team. Per Basecamp, la documentazione è una strategia, non solo uno strumento.
L'aggiornamento dei documenti è parte del vostro flusso di lavoro regolare, non un extra. La migliore documentazione cresce naturalmente con i progetti.
Pronti a liberarvi dalla cultura dell'always-on?
Il lavoro migliore del team non si svolge durante riunioni o chattare in continuazione. Succede quando le persone hanno lo spazio per pensare, creare e collaborare alle loro condizioni.
Volete vedere come appare la comunicazione asincrona in azione? Scoprite come portare le conversazioni, le attività e i documenti del vostro team in un'area di lavoro intelligente può trasformare le "riunioni sulle riunioni" in uno stato reale. Provate ClickUp .