Gli ambienti di lavoro globali possono essere caotici da gestire. Proprio quando il tuo ufficio di New York inizia la giornata, il tuo team di Londra è già passato alle riunioni di metà giornata, mentre quello di Singapore ha già concluso il lavoro.
La messaggistica asincrona potrebbe essere proprio la soluzione giusta.
L'obiettivo è sostituire l'idea che "Tutti devono essere online adesso!" con qualcosa di più pratico: un metodo di comunicazione che si adatti ai ritmi naturali del tuo team, rispetti il tempo e la privacy dei dipendenti e mantenga una collaborazione fluida senza oltrepassare i confini personali.
Vediamo come!
Che cos'è la messaggistica asincrona?
La messaggistica asincrona è una forma di comunicazione che non richiede la presenza in tempo reale. I partecipanti possono avviare, mettere in pausa e riprendere le conversazioni a loro piacimento. Ciò consente ai team ibridi e remoti di collaborare senza essere vincolati agli impegni reciproci.
In sostanza, ognuno svolge il proprio lavoro e comunica al proprio ritmo.
Il leggendario scrittore di fantascienza Isaac Asimov potrebbe aver previsto l'avvento della comunicazione asincrona nel suo racconto breve " Mio figlio, il fisico . "
Nella storia, un gruppo di fisici sta cercando di trovare il modo più veloce per comunicare con una spedizione che hanno inviato su Plutone. Sfortunatamente, come dice uno di loro, "Ci vogliono sei ore perché le onde radio, che viaggiano alla velocità della luce, arrivino da qui a lì. Se diciamo qualcosa, dobbiamo aspettare dodici ore per avere una risposta. "
I geniali fisici sono perplessi. Finché una delle loro mamme non risolve il problema per loro:
"Mentre aspetti una risposta", disse la signora Cremorna con sincerità, "continua a trasmettere e chiedi loro di fare lo stesso. Tu parli continuamente e loro parlano continuamente. Tu hai qualcuno che ti ascolta continuamente e anche loro hanno qualcuno che li ascolta. Se uno di voi dice qualcosa che richiede una risposta, puoi inserirla dalla tua parte, ma è probabile che otterrai tutto ciò di cui hai bisogno senza chiedere. "
Entrambi gli uomini la fissarono.
Cremorna sussurrò: "Certo. Conversazione continua. Solo dodici ore di sfasamento, tutto qui."
Ecco qua: il bello della messaggistica asincrona.
In definitiva, la messaggistica asincrona ribalta il tradizionale dibattito tra email e chat. Combina il meglio dei due mondi e mantiene il tuo team connesso senza sacrificare le ore di lavoro intenso o il tempo personale.
💡Suggerimento professionale: "Messaggistica asincrona" non significa semplicemente inviare email a caso. L'idea alla base della messaggistica asincrona è quella di scambiare messaggi attenti e dettagliati che anticipino la necessità di domande di follow-up e interminabili scambi di messaggi. Con la pratica, "Attenzione immediata richiesta!" diventa l'eccezione, non la regola.
Vediamo alcuni esempi di come si presenta la messaggistica asincrona per capire meglio cosa intendiamo.
Esempi di messaggistica asincrona
Una comunicazione chiara e organizzata è alla base della messaggistica asincrona. Ecco alcuni esempi chiave di comunicazione asincrona efficace:
- Aggiornamenti sui progetti che sembrano storie ben scritte, non chat affrettate.
- Video tutorial che spiegano in dettaglio concetti complessi.
- Feedback dettagliato sui documenti che stimola miglioramenti significativi
- Documentazione vivente che cresce insieme alle conoscenze del tuo team
- Aggiornamenti dello stato che informano senza interrompere
- Spazi collaborativi dove le idee si sviluppano nel tempo
Ma come si differenzia questo approccio dal modo più tradizionale di comunicare, ovvero la messaggistica sincrona?
Messaggistica asincrona vs. sincrona
La messaggistica sincrona e asincrona hanno scopi diversi. Mentre i metodi di comunicazione sincrona (come le videochiamate che tutti conosciamo bene) richiedono una collaborazione in tempo reale, la comunicazione asincrona offre al tuo team il tempo necessario per:
- Risolvi problemi complessi senza un "ping" che richiede una risposta immediata.
- Crea risposte che fanno avanzare i progetti
- Tieni un registro chiaro delle decisioni e delle discussioni critiche.
- Lavora in modo efficace con diversi gruppi demografici
- Sfuggi al ciclo infinito delle riunioni
- Stabilisci dei confini sani tra lavoro e vita privata
L'implementazione della messaggistica asincrona sul lavoro trasforma la mentalità del "sempre attivo" in una mentalità del "sempre in movimento" a un ritmo che funziona per tutti.
Con una chiara comprensione di cosa comporta la messaggistica asincrona, vediamo come può ridefinire il modo in cui i team collaborano e ottengono risultati migliori insieme.
In che modo la messaggistica asincrona migliora la collaborazione all'interno del team
Le aziende intelligenti non si limitano ad adottare la comunicazione asincrona. Ne traggono grande vantaggio. Dai tempi più rapidi per completare i progetti ai team più soddisfatti, i risultati parlano chiaro.
Ecco come il lavoro asincrono cambia la collaborazione nei team moderni:
Maggiore concentrazione e produttività
Supponiamo che i tuoi sviluppatori stiano programmando da ore senza interruzioni. I tuoi redattori sono nel flusso della creazione di contenuti. I tuoi strateghi sono impegnati a risolvere problemi complessi senza ricevere messaggi costanti dai loro manager che chiedono aggiornamenti.
Questo è il vantaggio della messaggistica asincrona: quando il tuo team controlla i propri tempi di risposta, controlla anche la propria produttività.
Migliori processi decisionali
Grazie alla comunicazione asincrona, il tuo team può riflettere prima di rispondere. Può ricercare le tendenze di mercato, ricalcolare i numeri o consultare gli stakeholder chiave. Ciò porta a decisioni che resistono alla prova del tempo.
Collaborazione globale inclusiva
Il StandUp mattutino a Tokyo contro la sincronizzazione pomeridiana a Berlino? La messaggistica asincrona fa sparire il mal di testa causato dalla pianificazione.
Il tuo UI designer a Tokyo può effettuare la condivisione di mockup dettagliati dell'interfaccia con commenti alle 16:00, consentendo al tuo sviluppatore a Berlino di rivedere e implementare le modifiche durante le sue ore di alta produttività del mattino.
Ogni membro del team contribuisce durante le proprie ore di punta, garantendo lo stato continuo del progetto.
Documentazione chiara
Poiché le discussioni avvengono per iscritto, ogni requisito del prodotto, preferenza del cliente e decisione relativa al progetto viene registrata automaticamente.
Quando un nuovo membro del team chiede informazioni sul ragionamento alla base di una funzionalità/funzione, può risalire all'intera cronologia della discussione, eliminando la necessità di ripetere le spiegazioni.
Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
Metti fine al senso di colpa di doverti disconnettere quando gli altri sono online. Async consente al tuo team di conciliare il lavoro con la vita privata. In questo modo, i mattinieri possono sfruttare lo slancio mattutino e i nottambuli possono trovare il loro flusso serale.
Riduzione dei costi generali delle riunioni
Ricordi quando le riunioni servivano per prendere decisioni, non per aggiornamenti? La chat asincrona riporta tutto questo.
Sposta i rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori e le comunicazioni informative sui tuoi canali di messaggistica asincrona. Riserva quei preziosi momenti sincroni alle conversazioni che ne hanno davvero bisogno: brainstorming, costruzione di relazioni e risoluzione di problemi complessi.
Quando dai al tuo team la libertà di comunicare secondo le proprie modalità, cambi il modo in cui lavora.
Conoscere i vantaggi della collaborazione asincrona è solo teoria: diventa efficace solo con gli strumenti di implementazione adeguati. Inoltre, la scelta dello strumento giusto non riguarda solo le funzionalità/funzioni. Lo strumento giusto si adatta al flusso di lavoro del tuo team, non il contrario.
Strumenti di messaggistica asincrona più diffusi
Gli strumenti di comunicazione asincrona giusti non aggiungono semplicemente un'altra notifica alla tua giornata. Si integrano perfettamente nel modo in cui il tuo team lavora già, rendendo la comunicazione più chiara e la collaborazione più fluida.
ClickUp
ClickUp è l'app completa per il lavoro che trasforma gli aggiornamenti dei progetti in conversazioni naturali. A differenza degli strumenti tradizionali che nascondono i commenti all'interno delle attività, ClickUp integra perfettamente la project management con sofisticate funzionalità di comunicazione, liberando il tuo team da continue interruzioni.
Il primo strumento nel tuo arsenale? ClickUp Chat.
ClickUp Chat è la soluzione completa per una comunicazione asincrona efficace. È progettata per risolvere tutti quei fastidiosi problemi che devono affrontare i collaboratori remoti: impostazioni da attivare/disattivare, copia/incollare/creazione di attività manuali, perdita di contesto e perdita di idee.
Ecco come:
- Trasforma le conversazioni informali su ClickUp Chat in attività concrete: perfetto per quei momenti in cui pensi "Ottima idea, facciamolo più tardi!", che di solito vanno persi nelle piattaforme di messaggistica.
- Lascia che ClickUp Brain catturi il contesto dalla tua thread e lo organizzi in modo ordinato, pronto per essere utilizzato.
- Conserva il contesto di tutto il tuo lavoro all'interno di tutte le tue conversazioni. Mantieni i thread in stato di sincronizzazione tra chat e attività.
- Crea contenuti asincroni come aggiornamenti e annunci.
- Visualizza gli impegni di tutti direttamente nella chat e organizza le riunioni di conseguenza.
ClickUp Chat consente la messaggistica asincrona con... beh, un semplice clic di un pulsante.
Ci sono altri modi in cui ClickUp può aiutarti nella comunicazione asincrona:
- Assegna commenti direttamente alle tue attività di ClickUp, ai tuoi documenti o ai tuoi progetti di ClickUp. Il tuo team li leggerà e risponderà quando sarà pronto, mantenendo il contesto esattamente dove deve essere.
- Salta la riunione e effettua la condivisione rapida di aggiornamenti video registrati dallo schermo utilizzando ClickUp Clips che i colleghi possono guardare durante l'orario di lavoro.
- Invita i tuoi colleghi menzionandoli nei tuoi documenti ClickUp per farli partecipare alla conversazione: interverranno quando saranno disponibili.
- Imposta programmi di notifiche personalizzati che rispettino i tempi di concentrazione.
- Lascia che ogni membro del team scelga la visualizzazione ( vista Elenco, vista Bacheca o vista Sequenza ) più adatta alle proprie esigenze, rendendo gli aggiornamenti asincroni facili da elaborare a modo loro.
E il vantaggio decisivo? L'integrazione perfetta di ClickUp con i tuoi strumenti di comunicazione esistenti.
Puoi integrare ClickUp con Slack per la messaggistica istantanea, utilizzare Microsoft Teams per una collaborazione più ampia e avviare riunioni Zoom direttamente dalle tue attività.
Questo ecosistema di integrazione garantisce che il tuo team possa mantenere i propri metodi di comunicazione preferiti, mantenendo al contempo tutte le informazioni relative al progetto centralizzate e organizzate.
ClickUp ha reso l'allineamento asincrono molto più semplice ed efficace . Creando un quadro di riferimento in cui delineare e strutturare obiettivi e risultati, i team remoti sono in grado di comprendere le aspettative e fornire aggiornamenti sullo stato in modo fluido. Il brainstorming con le lavagne online è facile, riorganizzare le priorità è facile e aggiungere immagini di riferimento, ecc. è tutto molto fluido.
ClickUp ha reso l'allineamento asincrono molto più semplice ed efficace . Creando un framework in cui delineare e strutturare obiettivi e risultati, i team remoti sono in grado di comprendere le aspettative e fornire aggiornamenti sullo stato in modo fluido. Il brainstorming con le lavagne online è facile, riorganizzare le priorità è facile e aggiungere immagini di riferimento, ecc. è tutto molto fluido.
Slack
Slack è uno strumento di messaggistica basato su canali dedicato, in cui il tuo team può organizzare le conversazioni per progetti, argomenti o reparti.
Sebbene le sue funzionalità di chat live siano ben note, il vero valore di Slack risiede nelle sue caratteristiche asincrone che aiutano a ridurre il sovraccarico di comunicazioni.
La piattaforma ti consente di:
- Imposta messaggi di stato che vanno oltre il semplice "assente": fai sapere ai tuoi colleghi che sei concentrato sul lavoro, hai una scadenza da rispettare o sei disponibile per domande veloci.
- Crea thread di discussione mirati per mantenere le conversazioni organizzate.
- Aggiungi i messaggi essenziali agli elementi fissati per poterli consultare facilmente
- Pianifica i messaggi per rispettare i diversi fusi orari.
- Integrazione con strumenti di project management per flussi di lavoro migliori
💡Suggerimento professionale: crea convenzioni di denominazione dei canali che abbiano senso, stabilisci aspettative chiare sui tempi di risposta e incoraggia le discussioni dettagliate nei thread.
Microsoft Teams
Lavorare su fusi orari diversi richiede flessibilità nel modo in cui i team comunicano sul posto di lavoro. Microsoft Teams offre questa flessibilità attraverso una piattaforma unificata in cui chat, video e condivisione di file si integrano perfettamente.
I team organizzano le conversazioni in canali, ma acquisiscono un vantaggio competitivo grazie all'integrazione con Microsoft. Accedi ai documenti SharePoint, collabora sui file OneDrive e utilizza gli strumenti di pianificazione integrati senza cambiare piattaforma.
Il vero valore per i team distribuiti risiede nelle funzionalità asincrone di Teams. I membri del team possono:
- Guarda le riunioni registrate secondo il loro programma
- Contribuisci alle discussioni attraverso sondaggi anziché partecipare alle sessioni live.
- Segui le conversazioni relative al progetto nei canali dedicati
- Accedi ai file di condivisione e agli strumenti collaborativi quando necessario.
Questa flessibilità garantisce che tutti mantengano una connessione e contribuiscano in modo significativo.
Zoom
I lavoratori remoti hanno bisogno di opzioni che vadano oltre le videochiamate programmate. Zoom ora aiuta i team distribuiti a effettuare la condivisione di informazioni e collaborare in modo efficace per supportare la comunicazione video asincrona.
La chat di gruppo di Zoom offre una comunicazione strutturata attraverso canali e gruppi, ma Zoom Clips si distingue per il lavoro asincrono. Registra brevi messaggi video per spiegare processi complessi o fornire feedback dettagliati, consentendo ai membri del team di assorbire le informazioni durante l'orario di lavoro.
Ogni conversazione importante rimane accessibile tramite:
- Registrazioni delle riunioni ricercabili
- Trascrizioni automatizzate
- Cronologia chat archiviata
Il tuo team potrà fare riferimento a discussioni e decisioni critiche senza dover programmare un'altra riunione, mantenendo il flusso di lavoro in diversi fusi orari.
Ora esaminiamo le sfide che comporta la messaggistica asincrona.
Le sfide della messaggistica asincrona
Il passaggio all'asincronia non è sempre facile. Comprendere gli ostacoli più comuni può aiutare il tuo team ad adattarsi più rapidamente e a comunicare meglio.
Potenziali ritardi
A volte, hai bisogno di un feedback immediato, non quando tutti sono online.
Ad esempio, gli addetti al servizio clienti potrebbero aver bisogno di un'approvazione urgente per emettere un rimborso o inoltrare un caso. Se il responsabile della decisione è offline, la richiesta potrebbe rimanere in sospeso, ritardando la risoluzione.
Ricorda: chi contatta il servizio clienti spesso lo fa dopo l'orario di lavoro e un ritardo rischia di frustrare ulteriormente questi clienti.
Soluzione: la responsabilità delle approvazioni urgenti relative ai problemi dei clienti deve essere delegata. Ad esempio, affidarsi agli addetti al servizio clienti, almeno a quelli più esperti, risolve il problema sopra descritto e aumenta la soddisfazione dei clienti.
Lacune nella comunicazione
Le parole scritte possono essere insidiose. Senza quei sottili cenni e quei "hmms" delle conversazioni faccia a faccia, i tuoi messaggi asincroni possono essere fraintesi, causando malintesi.
Soluzione: migliori capacità di comunicazione! Tutta la tua forza lavoro deve imparare a inviare messaggi chiari, completi e ricchi di informazioni. Le sessioni di formazione possono essere d'aiuto.
➡️ Leggi anche: Sfruttare le regole di comportamento nelle chat di gruppo sul lavoro per una collaborazione ottimale
Sovraccarico di comunicazioni scritte
Con l'asincronia, non si tratta più solo di email. Si tratta di commenti, documenti, thread di chat e aggiornamenti sui progetti, tutti elementi che richiedono attenzione.
Dovrai dedicare troppo tempo alla lettura delle conversazioni e degli aggiornamenti. A volte, i messaggi importanti potrebbero essere trascurati durante questo processo. Questa sfida si intensifica quando si lavora su più piattaforme, ognuna delle quali genera il proprio flusso di notifiche e messaggi.
Comprendere le sfide della messaggistica asincrona è il primo passaggio. Ora esploriamo le best practice per aiutarti a superarle.
Soluzione: Come sopra! La comunicazione è un'abilità che si può imparare; anche se alcuni dipendenti all'inizio commettono errori, è possibile e necessario insegnare loro a migliorare.
Allora, cominciamo.
Best practice per una messaggistica asincrona efficace
L'esito positivo dell'asincronia non dipende da strumenti sofisticati o regole rigide. Si tratta piuttosto di creare abitudini di comunicazione che funzionino per il tuo team. Ecco come farlo.
Definisci i protocolli di comunicazione e le aspettative
Il tuo team ha bisogno di linee guida chiare su quando e come utilizzare i diversi canali di comunicazione. Stabilisci le aspettative in termini di tempi di risposta in base alla priorità dei messaggi. Crea linee guida semplici come:
- Bandiera rossa = richiede attenzione oggi stesso
- Bandiera gialla = revisione entro 48 ore
- Bandiera verde = FYI, da leggere quando possibile
Messaggistica asincrona e Gitlab
Prendiamo ad esempio Gitlab, un'azienda che opera interamente da remoto e che ha perfezionato i propri protocolli di comunicazione per garantire una collaborazione asincrona fluida tra diversi fusi orari. Ha adottato un sistema di risposta a più livelli che dà priorità all'urgenza e alla chiarezza.
- Le questioni urgenti vengono comunicate tramite Slack con scadenze chiare, garantendo che si verifichino solo interruzioni critiche.
- Gli elementi di media priorità vengono registrati nel loro strumento di project management con le date di scadenza e gli assegnatari.
- Gli aggiornamenti a bassa priorità, come gli annunci aziendali, vengono condivisi in una newsletter mensile affinché tutto il team possa prenderne visione nel momento più opportuno.
Questo approccio strutturato elimina le interruzioni inutili, ma mantiene tutti allineati.
Utilizza strumenti asincroni che si integrano nel tuo flusso di lavoro.
L'esito positivo della comunicazione asincrona dipende in larga misura dalla scelta degli strumenti giusti. Cerca soluzioni che integrino la comunicazione direttamente nel tuo flusso di lavoro.
Ad esempio, ClickUp integra messaggi, attività e documenti in un unico posto, eliminando la necessità di passare da una piattaforma all'altra.
Inoltre, la sua integrazione con altri strumenti, come Slack, Zoom e Teams, garantisce che le discussioni importanti rimangano collegate ai progetti e alle attività pertinenti, rendendo le informazioni facilmente recuperabili quando necessario.
Conserva la documentazione
La creazione di una documentazione completa attraverso il lavoro asincrono aiuta il tuo team a rimanere allineato senza la necessità di riunioni costanti. Sviluppa una base di conoscenze centralizzata che includa:
- Requisiti e decisioni relative al progetto
- Linee guida e best practice di processo
- Riassunti delle riunioni e elementi da intraprendere
- Protocolli di team e standard di comunicazione
Questa documentazione funge da unica fonte di verità, riducendo le domande ripetitive e consentendo ai nuovi membri del team di mettersi rapidamente al passo.
Messaggistica asincrona e Basecamp
Una delle aziende che ha adottato questo approccio è Basecamp. La cultura async-first dell'azienda prospera grazie alla documentazione centralizzata.
Un manuale completo, note condivise delle riunioni e guide precompilate garantiscono chiarezza, accelerano l'inserimento dei nuovi assunti e favoriscono l'indipendenza del team. Per Basecamp, la documentazione è una strategia, non solo uno strumento.
Rendi l'aggiornamento dei documenti parte integrante del tuo flusso di lavoro regolare, non un'attività extra. La documentazione migliore cresce naturalmente insieme ai tuoi progetti.
Sei pronto a liberarti dalla cultura dell'always-on?
Il lavoro migliore del tuo team non si ottiene con riunioni consecutive o chat continue. Si ottiene quando le persone hanno lo spazio per pensare, creare e collaborare secondo i propri termini.
Vuoi vedere come funziona una comunicazione asincrona ben ponderata? Scopri come riunire le conversazioni, le attività e i documenti del tuo team in un unico spazio di lavoro intelligente può trasformare le "riunioni sulle riunioni" in progressi reali.