Siete alle prese con riunioni a ripetizione e un elenco di cose da fare sempre più lungo. I tempi sono stretti e la programmazione deve essere semplificata.
Per questo vi rivolgete a un software di pianificazione intelligente.
Le ricerche indicano che il 40% dei manager trascorre più di 15 ore settimanali in riunioni. Pertanto, l'ottimizzazione del processo di pianificazione è essenziale per garantire che le riunioni siano efficienti e che il tempo venga utilizzato in modo efficace.
Inutile dire che il software di pianificazione degli appuntamenti è essenziale per i professionisti che desiderano ottimizzare la gestione del calendario.
In questo articolo, confronteremo due popolari app per il calendario : Microsoft Bookings vs. Calendly. Presenteremo anche uno strumento alternativo per pianificare gli appuntamenti con facilità.
Cos'è Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings è uno strumento di programmazione degli appuntamenti di facile utilizzo integrato nell'ecosistema Microsoft 365. Semplifica la prenotazione di appuntamenti e riunioni, rendendo più facile per le aziende e i team gestire i calendari dei progetti in modo efficiente.
Funzionalità/funzione di Microsoft Bookings
Se utilizzate già strumenti di Microsoft Office come Outlook, Teams e OneDrive, Bookings si integra perfettamente con queste app per migliorare la vostra esperienza di pianificazione. Vediamo le principali funzionalità/funzione di questa applicazione calendario online offerte:
Funzionalità/funzione #1: promemoria e follower automatici via email
Microsoft Bookings semplifica la gestione degli appuntamenti con promemoria email personalizzabili. È possibile programmare l'invio di tali messaggi da 15 minuti a due settimane prima di un appuntamento, garantendo una comunicazione personalizzata con i clienti.
Una volta configurato, Bookings invia automaticamente le promemoria, aiutando i clienti a rimanere informati sulle loro prenotazioni imminenti.
Microsoft Bookings offre anche follower automatizzati via email. È possibile progettare queste email per richiedere un feedback dopo un appuntamento o per ricordare ai clienti di programmare la sessione successiva.
Funzionalità/funzione #2: Prenotazioni condivise
La funzionalità di prenotazione condivisa di Microsoft Bookings consente a più membri del team di gestire gli appuntamenti in un sistema unificato. Questa funzionalità/funzione è ideale per le organizzazioni in cui i ruoli rivolti ai clienti richiedono flessibilità nella pianificazione.
I team possono coordinare facilmente la disponibilità attraverso calendari condivisi, garantendo ai clienti un servizio puntuale senza sovrapposizioni di orari.
Il sistema supporta il monitoraggio della disponibilità in tempo reale, evitando così doppie prenotazioni e migliorando l'esperienza del cliente.
Funzionalità/funzione #3: impostazione del tempo di buffer
Alcuni appuntamenti possono richiedere tempo extra per la preparazione, la pulizia o il viaggio tra le riunioni con i clienti. Per questo, Microsoft Bookings offre una funzionalità/funzione che consente di mettere da parte del tempo prima, dopo o entrambi gli appuntamenti.
In questo modo si garantisce una transizione perfetta tra le riunioni e si evitano inutili ritardi per i clienti. I tempi cuscinetto possono essere configurati nella pagina dei dettagli del servizio di Bookings.
Prezzi delle prenotazioni Microsoft
- Microsoft 365 Business Basic: $7,20/utente al mese
- Microsoft 365 Apps for Business: $9,90/utente al mese
- Microsoft 365 Business Standard: $15/utente al mese
- Microsoft 365 Business Premium: $26,40/utente al mese
$$$a Disclaimer: si noti che Microsoft Bookings è disponibile solo come parte della suite Microsoft 365 e non come strumento indipendente. Pertanto, i prezzi si riferiscono alla suite
Cos'è Calendly?
Calendly è un popolare strumento di pianificazione noto per le sue funzionalità/funzione flessibili. Lo strumento permette di decidere quante riunioni programmare ogni giorno e di personalizzare i tipi di riunione offerti.
Che siate un libero professionista o un titolare di una piccola azienda che pianifica consulenze, un selezionatore che organizza colloqui o un team leader che organizza eventi di gruppo, Calendly semplifica il processo.
È particolarmente utile per coordinare un calendario condiviso da più partecipanti.
Il processo di pianificazione delle riunioni è intuitivo. Calendly vi aiuta a impostare una pagina di prenotazione personalizzata, sincronizzandola con il vostro calendario e rilevando automaticamente il vostro fuso orario. Una volta configurata, è sufficiente aggiungere le fasce orarie disponibili e si è pronti a condividere il link via email o testo.
via Calendly Gli invitati possono selezionare l'orario migliore per loro, mentre Calendly conferma automaticamente la riunione e la aggiunge al calendario di tutti.
Funzionalità/funzione di Calendly
Ecco alcune delle funzionalità/funzione più popolari di Calendly:
Funzionalità/funzione #1: Tipi di eventi personalizzabili
Calendly permette di creare diversi tipi di eventi in base alle proprie esigenze. Il piano Free supporta le riunioni individuali, mentre i piani a pagamento permettono di usufruire di funzionalità aggiuntive come quelle di gruppo, collettive o di gruppo riunioni round-robin .
È inoltre possibile gestire il numero di riunioni prenotate giornalmente e impostare degli intervalli tra le sessioni per evitare che si torni indietro.
Funzionalità/funzione #2: notifiche automatiche
Calendly invia una pagina di conferma a voi e al vostro invitato quando programmate una riunione. Invia anche promemoria automatici via email o testo prima della riunione, contribuendo a ridurre le mancate presentazioni.
È possibile personalizzare i promemoria e inviare messaggi di follow-up dopo la riunione per un'esperienza personalizzata.
Funzionalità/funzione #3: moduli di instradamento per risparmiare tempo
Calendly offre moduli di instradamento personalizzati che, in base alle risposte dei clienti, li indirizzano al giusto tipo di riunione o alla persona appropriata, riducendo al minimo la necessità di interventi manuali.
Funzionalità/funzione n. 4: robuste funzioni di sicurezza
Calendly protegge i vostri dati con una sicurezza di livello aziendale, che comprende hosting su cloud, firewall e crittografia. È conforme a diverse normative sulla privacy, per garantire la sicurezza delle informazioni.
Prezzi di Calendly
- **Gratuito
- Standard: $12/postazione al mese
- Teams: $20/postazione al mese
- Azienda: A partire da $15.000/anno
Leggi anche: 10 Migliori alternative e concorrenti di Calendly
Microsoft Bookings vs Calendly: Funzionalità/funzione a confronto
Vediamo un confronto dettagliato tra Calendly e Microsoft Bookings, concentrandoci sulle funzionalità/funzioni chiave e sui prezzi:
Funzionalità/funzione | Microsoft Bookings | Calendly | | ---------------------- | ---------------------------------- | ------------------------------------------ | | Tipi di pianificazione | Appuntamenti online, basati su servizi | Unlimited 1-1 (Free), tipi multipli | | Integrazione | App di Microsoft 365 | Più di 100 integrazioni (Zoom, Stripe, ecc.) | | Gestione degli utenti | Fino a 300 utenti | Funzionalità/funzione da base a avanzate | | Accesso mobile | App mobile | App mobile ed estensione per il browser | | Funzioni avanzate | Sicurezza avanzata, Teams | Reportistica, automazione (Teams/Enterprise) | Gestione utenti | Fino a 300 utenti | Da base a avanzata | Accesso mobile | App mobile ed estensione per browser | | Funzioni avanzate | Sicurezza avanzata, Teams | Reportistica, automazione (Teams/Enterprise) | Gestione utenti | Fino a 300 utenti | Da base a avanzata | Da base a avanzata | Gestione utenti | Fino a 300 utenti | Da base a avanzata | Da base a avanzata | Da base a avanzata | Da base a avanzata | Da base a avanzata | Disponibilità di prova | Prova gratuita di un mese | Piano Free Basic, versione di prova per Premium |
Ora che sappiamo come si posizionano i due strumenti, quale scegliere per le vostre esigenze? Dipende da ciò che vi interessa di più.
Funzionalità/funzione #1: facilità d'uso
Microsoft Bookings si integra perfettamente con le produttività di Microsoft 365, offrendo un'esperienza senza soluzione di continuità agli utenti che si affidano ad Outlook per la gestione di email e calendario.
Tuttavia, la configurazione può risultare confusa e poco intuitiva per chi non fa parte dell'ecosistema Microsoft. Anche la navigazione nella piattaforma può essere complicata a causa della forte dipendenza dai processi specifici di Microsoft.
Calendly, invece, è noto per la sua interfaccia pulita e moderna e per il processo di configurazione facile da seguire. Il suo design intuitivo e le impostazioni personalizzabili garantiscono un'esperienza utente senza problemi, anche per chi non è profondamente inserito in un ecosistema specifico.
La connessione di più calendari su piattaforme diverse, come Google, Microsoft e Apple, dà a Calendly un vantaggio in termini di flessibilità.
🏆 Vincitore: Calendly eccelle grazie a un'interfaccia più user-friendly e a un'interfaccia più semplice da utilizzare integrazione del calendario multipiattaforma , mentre Microsoft Bookings è più adatto a chi utilizza già Microsoft 365.
Funzionalità/funzione #2: capacità di integrazione
Microsoft Bookings si integra perfettamente con la suite di strumenti Microsoft, tra cui Teams, Outlook e OneDrive, ed è l'ideale per le aziende che già utilizzano Microsoft 365.
Tuttavia, l'integrazione con app di terze parti è più limitata rispetto ad altri strumenti.
Calendly, invece, offre oltre 100 integrazioni con altri strumenti strumenti per le riunioni online come Zoom, Google Calendar e altri ancora, rendendolo una scelta versatile per le aziende che utilizzano strumenti diversi da Microsoft 365.
🏆 Vincitore: Nonostante l'ovvio maggior numero di integrazioni di Calendly, questo dipende dalle vostre esigenze specifiche. Se avete già investito in Microsoft 365, Bookings offre un'esperienza semplificata. Tuttavia, le estese integrazioni di Calendly potrebbero essere più adatte alle aziende che utilizzano un intervallo più ampio di strumenti.
Funzionalità/funzione #3: economicità
Per quanto riguarda i prezzi, Microsoft Bookings si distingue chiaramente per la sua convenienza. A partire da soli $$$a per utente al mese per l'ecosistema Microsoft 365, offre un valore eccellente, in quanto si ottiene anche l'accesso alla suite di app come Teams, OneDrive, Outlook, Word, Excel e PowerPoint.
Calendly parte da 12 dollari al mese per i piani standard e da 20 dollari al mese per i piani team. Sebbene possa essere un investimento maggiore per i team più grandi, offre grande flessibilità e facilità d'uso.
🏆 Vincitore: Ancora una volta, questo dipende interamente dalle vostre esigenze specifiche.
Microsoft Bookings offre un'opzione più economica per le aziende che già utilizzano i prodotti Microsoft. Tuttavia, Calendly potrebbe essere più adatto alle piccole aziende o alle startup che privilegiano la facilità d'uso rispetto all'integrazione con l'ecosistema.
Microsoft Bookings vs Calendly su Reddit
Ci siamo rivolti a Reddit per vedere cosa ne pensassero le persone dei due prodotti e delle loro offerte, e le opinioni erano piuttosto radicate in entrambi i campi.
Per istanza, un utente di Reddit ha scritto diffusamente sulla sua esperienza positiva con Calendly:
In tutta onestà, penso che Calendly sia uno dei prodotti migliori, se non il migliore, attualmente sul mercato. La mia organizzazione ha utenti a pagamento e anche per 10-15 dollari al mese ne vale la pena grazie alle Automazioni del flusso di lavoro che si possono aggiungere prima e dopo la riunione (o meno)
Tuttavia, altri utenti di Reddit si sono schierati a favore di Microsoft Bookings, con un altro utente su come la piattaforma li abbia aiutati immensamente:
Abbiamo implementato con esito positivo Microsoft Bookings per la pianificazione dei colloqui di lavoro, snellendo il processo in tutta la nostra organizzazione. Questo strumento allinea la disponibilità di tutti i partecipanti ai colloqui senza sforzo. Creiamo nuove istanze per ogni ciclo di assunzione. Il risultato? Una significativa riduzione delle spese amministrative, che aumenta l'efficienza e semplifica il coordinamento dei nostri programmi di colloquio. 👍🏼_
Sebbene entrambi gli strumenti abbiano i loro sostenitori, tutti concordano sul fatto che programmare troppe riunioni, a prescindere dallo strumento utilizzato, è sempre terribile.
Ma per quei giorni in cui non potete assolutamente evitare di programmare una riunione dopo l'altra, né Microsoft Bookings né Calendly potrebbero essere adatti ai vostri scopi. Ma non preoccupatevi: c'è una soluzione anche per questo!
Meet ClickUp - La migliore alternativa a Microsoft Bookings e Calendly
Quando si tratta di pianificare appuntamenti, Microsoft Bookings e Calendly sono scelte popolari.
Tuttavia, se siete alla ricerca di uno strumento di pianificazione che faccia molto di più della semplice gestione degli appuntamenti, ClickUp potrebbe essere l'opzione migliore.
ClickUp è uno strumento per il project management che può essere utilizzato anche come software di pianificazione delle attività . Consente ai team di gestire attività, scadenze e appuntamenti in un unico luogo.
Che si tratti di gestire riunioni con i client, coordinarsi con il team o organizzare le attività personali, ClickUp offre una soluzione completa, migliore di Microsoft Bookings e Calendly.
Rimanete al corrente degli aggiornamenti dei progetti, ottimizzate i flussi di lavoro e collaborate senza sforzo con il vostro team, tutto all'interno di ClickUp
Ecco alcuni bonus extra che fanno risaltare ClickUp rispetto alla concorrenza:
ClickUp's One Up #1: Visualizzazione Calendario Visualizzazione del calendario di ClickUp consente una perfetta integrazione con strumenti come Google Calendar o Microsoft Outlook. È perfetto per chi cerca una soluzione versatile per gestire attività, scadenze e appuntamenti in un unico posto.
Rimanete organizzati e non perdete mai una scadenza con ClickUp Calendar View, grazie a promemoria integrati che vi terranno in carreggiata
ClickUp Calendario visualizza un intervallo di funzionalità/funzione, tra cui:
- Visualizzazioni personalizzabili: Possibilità di passare da visualizzazioni giornaliere, settimanali, mensili o personalizzate
- Sequenza di attività: Gestisci e regola facilmente le fasi del progetto con le sequenze temporali delle attività
- Semplicità di pianificazione: Pianificazione drag-and-drop delle attività direttamente nel Calendario
- Condivisione pubblica: Condivisione pubblica del calendario per garantire trasparenza e comunicazione
- Sincronizzazione con i calendari esterni: Integrazione con Google Calendar, Outlook e altri calendari
- Promemoria eventi: Impostazione di avvisi personalizzabili per non perdere mai scadenze o riunioni importanti
La funzionalità Vista Team di ClickUp offre una soluzione all-in-one per i gestori del team che desiderano integrare il flusso di lavoro con le agende. Ciò significa che ClickUp offre un'esperienza ottimizzata che combina la gestione delle attività e la pianificazione del calendario in un modo che né Microsoft Bookings né Calendly fanno.
ClickUp's One Up #2: ClickUp Riunioni
Con Riunioni ClickUp è possibile integrare le riunioni direttamente nel flusso di lavoro con una soluzione flessibile e multipiattaforma che si integra con vari strumenti, tra cui Google Calendar, Outlook e persino Microsoft Teams.
Rimanete creativi e organizzati con le ricchissime funzionalità di modifica di ClickUp, perfette per prendere note dettagliate e strutturate durante le riunioni
Con ClickUp Meetings è possibile:
- Prendere note per le riunioni con una ricca modifica dei testi
- Gestire i programmi usando liste di controllo per l'organizzazione
- Impostare riunioni ricorrenti con impostazione automatizzata
- Assegnare elementi e attività ai membri del team
- Uso di comandi slash per la creazione rapida di attività
- Assegnazione di commenti ai membri del team per il follower
La funzionalità/funzione di ClickUp per le riunioni converte automaticamente le discussioni in attività. Dopo una riunione, ClickUp crea attività collegate, facilitando il monitoraggio dello stato e la gestione delle responsabilità senza dover cambiare piattaforma.
ClickUp's One Up #3: Gestione del tempo La gestione del tempo di ClickUp aiutano a monitorare, gestire e ottimizzare il tempo in modo efficace. È possibile impostare una durata stimata, monitorare lo stato di avanzamento e ricevere promemoria per le attività da svolgere.
Iniziate a gestire il vostro tempo in modo più efficiente con le funzionalità di gestione del tempo di ClickUp
I team possono beneficiare di previsioni sul carico di lavoro e di avvisi personalizzabili per gestire le scadenze e le priorità in modo efficiente.
La funzionalità di gestione del tempo di ClickUp è una grande attrattiva per i singoli o i team che vogliono essere più produttivi. A differenza di Microsoft Bookings o Calendly, ClickUp integra la gestione del tempo direttamente con i programmi dei progetti e gli incarichi dei team, aiutandovi a rispettare le scadenze e a completare le attività in tempo.
Suggerimento speciale: Volete risparmiare ancora più tempo? Utilizzate gestione del tempo e modelli di agenda giornaliera per iniziare.
Modello di calendario ClickUp
Inoltre, il Modello di calendario di ClickUp è perfetto per chiunque voglia pianificare facilmente la propria giornata. È completamente personalizzabile, sia che si vogliano programmare riunioni, fissare scadenze o pianificare eventi.
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Con il modello è possibile:
- Tracciare lo stato di avanzamento, visualizzare le attività e impostare facilmente il calendario con diverse impostazioni
- Organizzare gli eventi in modo efficace grazie all'impostazione di stati personalizzati per tenere informati gli stakeholder
- Tracciare le attività e i dettagli essenziali con i campi personalizzati per la massima produttività
- Sfruttare strumenti come il monitoraggio del tempo, i tag e gli avvisi di dipendenza per affinare ulteriormente il monitoraggio degli eventi
La possibilità di creare un planner personalizzato è un vantaggio significativo. Questa funzionalità/funzione consente di creare flussi di lavoro unici e specifici per i progetti. A differenza di Microsoft Bookings o Calendly, con questo modello ClickUp offre un livello di personalizzazione molto più profondo, che lo rende ideale per i team che cercano soluzioni su misura.
ClickUp's One Up #4: Programmazione con ClickUp + integrazione con Calendly
Pianificate, monitorate e organizzate facilmente le vostre riunioni e i vostri impegni di lavoro con l'integrazione di Calendly di ClickUp
Con l'integrazione Integrazione Calendly + ClickUp è possibile mappare i dati di Calendly nelle attività di ClickUp, aggiungendo automaticamente gli assegnatari alle riunioni. Questa integrazione garantisce la creazione e l'aggiornamento delle attività di ClickUp ogni volta che vengono programmate nuove riunioni in Calendly, riducendo il lavoro manuale.
Collegando le funzionalità/funzione di Calendly con la potente attività di ClickUp, le aziende possono creare un flusso di lavoro continuo in cui riunioni, attività e responsabilità del team sono sincronizzate.
Questa integrazione è un grande vantaggio per i team che cercano efficienza senza dover passare da uno strumento all'altro.
Semplificare le riunioni con ClickUp App di pianificazione sono diventate oggi più cruciali che mai. Il numero sempre crescente di riunioni che reclamano la nostra attenzione rende essenziali strumenti come Microsoft Bookings e Calendly.
Ogni piattaforma presenta vantaggi e svantaggi. Microsoft Bookings è ideale per i team che hanno investito molto in Microsoft 365, offrendo una perfetta integrazione con Outlook, Teams e altri strumenti Microsoft.
Calendly si distingue per le sue ampie opzioni di integrazione e la sua facilità d'uso, che lo rendono ideale per i team che utilizzano strumenti diversi.
Tuttavia, se volete qualcosa di più di un software per la pianificazione degli appuntamenti, ClickUp è all'altezza della sfida. Combina potenti funzionalità di project management, monitoraggio delle attività e collaborazione tra team con flussi di lavoro automatizzati e gestione del team basata sull'IA.
ClickUp può essere il software di riferimento per la pianificazione degli appuntamenti app per l'agenda giornaliera che consente di gestire il calendario, le riunioni e l'intera pipeline di progetti in un'unica piattaforma. Iniziare a lavorare con ClickUp e trasformate il vostro modo di gestire riunioni, progetti e team!