I project manager monitorano diverse metriche: prestazioni del progetto, proiezioni di budget, allocazione delle risorse... L'elenco è infinito. Potreste anche essere incaricati di presentare questi dati agli stakeholder per mostrare loro lo stato di avanzamento di un progetto e prevedere i risultati futuri.
Il problema è che le metriche che monitorate sono solo punti di dati. Senza una narrazione chiara, forniscono poche informazioni sullo stato di un progetto o sul suo impatto sugli obiettivi aziendali generali.
Ecco perché è importante costruire una solida struttura di performance reportistica.
Da fare nel modo giusto, la reportistica sulle prestazioni può essere uno strumento potente per valutare lo stato del progetto, identificare le sfide, mostrare i risultati futuri delle prestazioni ed evidenziare le intuizioni attuabili in un format di facile comprensione.
In questo blog approfondiamo la reportistica sulle prestazioni e i suoi vantaggi. Troverete anche un piano di passaggio per creare un sistema di reportistica efficace per la vostra azienda.
Che cos'è la reportistica sulle prestazioni?
La reportistica sulle prestazioni è un approccio sistematico per valutare il rendimento di un progetto o di un prodotto rispetto a specifici parametri predefiniti. Si tratta di raccogliere, analizzare e condividere tutte le metriche del progetto per valutare le prestazioni e identificare i margini di miglioramento.
Le metriche chiave della reportistica sulle prestazioni comprendono l'adozione e l'utilizzo del prodotto, il punteggio di soddisfazione del cliente, le entrate, il valore guadagnato e il tasso di abbandono
Perché la reportistica sulle prestazioni è importante?
Oltre a offrire una panoramica di alto livello sullo stato del progetto, la reportistica sulle prestazioni offre diversi altri vantaggi tangibili. Vediamone alcuni:
- Migliore account: Incoraggia le parti interessate ad assumersi la titolarità delle proprie attività e dei propri compiti, poiché suddivide gli obiettivi individuali in metriche misurabili Miglioramento del processo decisionale: Offre spunti di riflessione derivanti da dati oggettivi, che guidano le iniziative e le decisioni strategiche Aggiustamenti informati: Consente alle parti interessate di identificare le aree che possono essere ottimizzate in modo che il progetto rimanga in linea Migliore gestione del rischio: Aiuta a prevedere i rischi futuri evidenziando le anomalie nelle prestazioni del progetto e i potenziali ostacoli Miglioramento della comunicazione: Migliora la comunicazione in modo che le parti interessate, compresi i client e gli investitori, siano al corrente di tutto ciò che accade nel progetto
Per saperne di più Analisi del project management: Una guida dettagliata per trasformare i dati in informazioni preziose
Componenti chiave di una reportistica efficace sulle prestazioni
La reportistica sulle prestazioni deve essere chiara, concisa e ben strutturata per essere utilizzabile e utile.
Ecco alcuni componenti da includere nella vostra reportistica sulle prestazioni per poterla utilizzare in modo efficace.
- Oggetti cancellati: La relazione sulle prestazioni deve fornire una panoramica rapida e precisa degli obiettivi
- KPI: Includere metriche realistiche e misurabili che siano in linea con gli obiettivi del progetto
- **Dati affidabili: utilizzare i dati più recenti e accurati per prendere decisioni informate
- Tendenze: Segnare i cambiamenti dei dati nel tempo per identificare modelli comuni o cambiamenti ricorrenti
- Immagini: Utilizzare diagrammi a torta, grafici o grafici per presentare i dati in modo visivamente accattivante
- Approfondimenti: aggiungere inferenze e raccomandazioni per affrontare qualsiasi problema: Aggiungere deduzioni e raccomandazioni per colmare eventuali lacune e ottimizzare il progetto
- 🏷️ Filtri ed etichette: Includere filtri, etichette e tag facili da usare per consentire un'analisi approfondita dei dati
- Formato: Utilizzare una struttura logica con titoli concisi, uno stile appropriato e sezioni ben definite, in modo da essere facilmente comprensibili
Da fare: utilizzare una struttura logica con titoli concisi, uno stile adeguato e sezioni ben definite in modo da essere facilmente comprensibili: Anche se entrambi metriche e KPI aiutano a misurare le prestazioni aziendali, ma hanno scopi diversi. Mentre le metriche offrono un'ampia visualizzazione dei vari aspetti di un progetto, i KPI si concentrano sui risultati chiave che si allineano agli obiettivi aziendali.
Tipi di reportistica sulle prestazioni
A seconda del caso d'uso, è possibile scegliere tra diversi tipi di reportistica sulle prestazioni. Ogni tipo è adatto a un pubblico, a un oggetto o a un contesto specifico. Ecco alcuni dei tipi più comuni di reportistica sulle prestazioni utilizzati dai team:
1. Reportistica sulle prestazioni operative
Con approfondimenti sulle attività quotidiane di un'organizzazione, queste reportistiche aiutano a monitorare l'efficienza dei diversi processi e a garantirne il corretto svolgimento.
Esempi: Rapporti sulla produttività giornaliera, rapporti sulla risposta agli incidenti, rapporti sullo stato di efficienza delle apparecchiature, ecc.
2. Reportistica sulle prestazioni finanziarie
Vengono utilizzati per monitorare la salute finanziaria di un'organizzazione. Includono metriche relative a entrate, spese, redditività e liquidità, per fornire una visualizzazione completa di tutte le attività finanziarie in un periodo specifico.
Esempi: Conti economici, fogli di reddito, rendiconti dei flussi di cassa, reportistica delle spese, reportistica sull'impatto aziendale ecc.
3. Reportistica sulle prestazioni di marketing
Un report sulle prestazioni di marketing fornisce informazioni sui risultati delle diverse attività di marketing lanciate in un determinato periodo. Vi dice quanto efficacemente una campagna, un canale o una strategia hanno raggiunto uno specifico obiettivo di marketing.
Esempi: Reportistica sulle performance delle campagne, analisi dei social media, performance SEO, dashboard dei contenuti, metriche del tasso di conversione ecc.
4. Reportistica sulle prestazioni del progetto
I report sulle prestazioni del progetto possono fornire una panoramica dello stato attuale, delle attività cardine, delle scadenze critiche e dello stato di avanzamento di un progetto. Evidenziano le sfide del project management e aiutare i membri del team e gli stakeholder a rimanere allineati con gli obiettivi del progetto.
Esempi: Completamento di attività cardine, reportistica sullo stato di avanzamento, monitoraggio del progetto , riepiloghi di allocazione delle risorse, reportistica di bilancio, ecc.
💡Pro Tip: Utilizzare OKR e KPI per implementare le giuste metriche di performance. Tenete presente che gli OKR sono più ambiziosi e si concentrano sull'impostazione degli obiettivi, mentre i KPI sono metriche legate ai risultati.
5. Reportistica sulle prestazioni dei dipendenti
Come suggerisce il nome, questi report monitorano le prestazioni dei singoli dipendenti o dei team di un'organizzazione. Valutano la capacità dei dipendenti di completare le attività, identificano le aree di miglioramento e misurano la produttività individuale.
Esempi: Rapporti di valutazione delle prestazioni, dashboard di produttività, reportistica per il monitoraggio del tempo ecc.
**Per saperne di più Come scrivere una relazione per ottenere il massimo della chiarezza e dell'impatto
Come creare reportistica efficace sulle prestazioni
Se vi state chiedendo come mettere insieme una reportistica efficace sulle prestazioni, non preoccupatevi. Ci pensiamo noi.
Qui di seguito abbiamo descritto in dettaglio i vari passaggi e aggiunto alcuni suggerimenti su come creare un sistema di reportistica delle prestazioni perfetto ClickUp .
ClickUp è un'app per tutto il lavoro. È possibile gestire tutti i tipi di lavoro su un'unica piattaforma, tra cui la documentazione, l'assegnazione delle attività, il monitoraggio dello stato, la reportistica, la comunicazione, la collaborazione e molto altro ancora!
Siete pronti a dire addio ai sistemi disgiunti e alle informazioni isolate? Andiamo!
ClickUp ci permette di passare rapidamente i progetti gli uni agli altri, di controllare facilmente lo stato dei progetti e di dare al nostro supervisore una finestra sul nostro carico di lavoro in qualsiasi momento senza che debba interromperci. Con ClickUp abbiamo sicuramente risparmiato un giorno alla settimana, se non di più. Il numero di email è significativamente ridotto.
Deanna Connolly, Associata ai servizi di intermediazione
Passaggio #1: Determinare il traguardo per la vostra reportistica
È fondamentale stabilire chi consumerà il report e come ne trarrà beneficio. Considerate gli stakeholder principali e poi quelli secondari.
Per istanza, un marketer può esaminare conversioni, clic e spese pubblicitarie, mentre un titolare d'azienda esamina i margini di profitto o il valore della vita del cliente.
Da fare per definire il proprio traguardo?
🔍 Identificate chi si occupa di determinati reparti o possiede le metriche chiave tra i dirigenti, i project manager, i membri del team e i client
📞 Comunicare con le parti interessate per capire cosa vogliono ottenere dalla reportistica
📶 Valutare le competenze tecniche degli stakeholder per determinare la profondità e la complessità delle informazioni da includere nella relazione
Semplificate la comunicazione in tempo reale con ClickUp Chattare
È sempre una buona idea comunicare con gli stakeholder e ottenere i loro suggerimenti su ciò che vogliono vedere nel rapporto di stato. Da fare senza dover ricorrere a interminabili catene di email e riunioni. ClickUp Chattare è qui per aiutarvi. Con la chat è possibile discutere in tempo reale con le parti interessate e i team, per condividere gli aggiornamenti e terminare rapidamente il lavoro. La parte migliore è che ClickUp Chattare è potenziato con capacità di IA, per usufruire di un livello di produttività completamente nuovo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-464-1400x933.png ClickUp Chattare: reportistica sulle prestazioni /$$$img/
Utilizzate ClickUp Chat per collaborare senza problemi con gli stakeholder e i membri del team
Con ClickUp Chattare è possibile:
- Avviare un thread di conversazione con qualsiasi membro del team utilizzando le @menzioni
- Gestire i commenti e trasformarli in attività direttamente dalla chat
- Collegare ogni conversazione alle attività collegate, ai documenti o ai progetti, in modo che tutti abbiano un contesto completo di ciò che viene discusso
- Ottenere risposte istantanee daClickUp Brainil vostro assistente personale IA, ogni volta che un collega vi pone una domanda relativa al lavoro
- Riepilogare lunghe conversazioni in modo da ottenere una panoramica di alto livello dei punti chiave (ottimo per rimettersi al passo dopo una vacanza 🏖️)
Passaggio #2: Identificare gli obiettivi e gli indicatori di performance chiave
Successivamente, dovrete decidere quali obiettivi e KPI includere nella reportistica, in modo che le informazioni siano chiare e ben definite.
Gli obiettivi garantiscono l'allineamento del report con gli oggetti degli stakeholder, mentre i KPI sono indicatori tattici e quantificabili del vostro esito positivo e delle vostre prestazioni.
**Da fare per identificare obiettivi e KPI per la vostra relazione sulle prestazioni?
individuare il "perché". Perché è importante? A cosa servirà il report, in ultima analisi?
🎯 Impostare obiettivi realistici e misurabili che siano in linea con gli oggetti dell'organizzazione
📌 Scegliere KPI azionabili e pertinenti che abbiano un impatto diretto sugli obiettivi generali
✅ Decidete il vostro KPI reportistica (reportistica settimanale, mensile o specifica per oggetto) in modo che gli stakeholder ottengano le informazioni giuste al momento giusto
Impostazione e monitoraggio degli obiettivi SMART con ClickUp Obiettivi
Una volta delineata la linea di base delle prestazioni del progetto e identificati gli obiettivi, ClickUp può aiutarvi a realizzarli. Utilizzare Obiettivi di ClickUp per monitorare e gestire tutti i vostri oggetti chiave in un unico luogo. Cancellate le sequenze temporali e i traguardi (monetari, numerici o di attività) per garantire che il vostro team sia sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi prefissati.
È possibile impostare più obiettivi correlati e raggrupparli in cartelle.
Utilizzate gli Obiettivi di ClickUp per monitorare lo stato di avanzamento verso il raggiungimento di oggetti critici
Visualizzate lo stato di avanzamento di ciascun obiettivo in termini di percentuali, in modo da essere sempre in anticipo rispetto a scadenze e programmi.
Pro Tip: Usate il roll-up dello stato di ClickUp Obiettivi per creare un calendario di obiettivi stato del progetto che evidenzia lo stato attuale e le attività cardine completate. È un ottimo strumento per il monitoraggio delle prestazioni e la responsabilità.
Passaggio #3: Raccogliere i dati per la valutazione delle prestazioni
Una chiave del processo di reportistica sulle prestazioni è la raccolta di dati accurati e imparziali per prendere decisioni informate. I dati eliminano la soggettività, consentono il benchmarking e identificano modelli ricorrenti. Dati errati portano a reportistica erratica, vaga e inaffidabile.
**Come si può ottimizzare la raccolta dei dati?
📝 Utilizzare più fonti (standardizzate) per una raccolta dati imparziale: sondaggi, strumenti analitici, dashboard e KPI
🔍 Verificate regolarmente gli strumenti e i metodi di raccolta dei dati per evitare discrepanze
🤖 Utilizzate l'automazione per ridurre al minimo gli errori
Utilizzare le integrazioni ClickUp per migliorare la raccolta dei dati Integrazioni ClickUp con strumenti come Hotjar, Google Analytics, Userpilot, Databox, ecc. consentono di raccogliere dati completi sulle prestazioni dai vari strumenti integrati nei flussi di lavoro aziendali.
Prendiamo ad esempio l'integrazione Userpilot+ClickUp. Supponiamo che un utente abbia saltato un passaggio essenziale del flusso di lavoro di onboarding, innescando una notifica di Userpilot. Questi dati vengono inviati a ClickUp, che avvia automaticamente la creazione di un'attività, "Follow up con il cliente A sull'onboarding". L'attività viene quindi assegnata a un membro del team interno per ulteriori azioni.
Un'altra funzionalità/funzione è il Visualizzazione del modulo ClickUp . Create sondaggi, moduli di feedback o valutazioni per raccogliere dati standardizzati. I moduli sono facilmente personalizzabili, in modo da poterli adattare ai dati che si desidera raccogliere.
Creare moduli e catturare dati importanti con ClickUp Modulo View
Le risposte vengono organizzate automaticamente, rendendo più facile agire sui dati. Possono anche essere convertite in attività tracciabili e aggiunte al flusso di lavoro del team per intraprendere azioni di follow-up al momento giusto.
💡 Suggerimento: Usare il modulo di ClickUp modelli di analisi per eliminare l'attività ripetitiva di organizzazione dei dati e renderli facilmente accessibili a tutti i membri del team.
Passaggio #4: Creare e condividere il report sulle prestazioni
Una volta ottenuti i parametri per valutare le prestazioni del progetto, il passaggio successivo consiste nel documentare i dati.
Utilizzate una struttura reportistica logica, facile da capire e che si concentri solo sui risultati più importanti. Condividete la reportistica con i principali stakeholder per ottenere le loro opinioni e raccomandazioni e rendetela il più completa possibile.
**Come creare una reportistica ben strutturata?
anziché limitarsi a presentare i dati, spiegatene il significato in termini di risultati, ad esempio come potrebbero influire sullo stato di un progetto o sulla performance aziendale nel suo complesso
📈 Utilizzare un report sulle tendenze per spiegare i temi ricorrenti e le anomalie nelle prestazioni e come potrebbero avere un impatto sugli obiettivi finali
📊 Cercate di utilizzare visualizzazioni come grafici e diagrammi, quando possibile, per rendere i dati più facili da capire
Creare reportistici dettagliati con il team utilizzando ClickUp Docs
Riunite tutte le informazioni rilevanti che avete raccolto e create un documento dedicato per mantenere questi dati in un unico posto utilizzando Documenti di ClickUp .
Utilizzate pagine annidate per suddividere la vostra reportistica in più sezioni più piccole. In questo modo, gli utenti possono arrivare direttamente alle informazioni che interessano loro senza dover passare attraverso altre pagine.
Creazione di procedure operative standard complete per il monitoraggio delle prestazioni con ClickUp Documenti
Le opzioni di stile e formattazione integrate in ClickUp Docs vi aiutano a strutturare logicamente la vostra relazione con sezioni, punti elenco, grafici e tabelle.
Potete anche invitare gli stakeholder a lavorare in modo collaborativo sui vostri report utilizzando commenti e tag. Convertite qualsiasi testo in attività tracciabili e assegnatele a un altro membro del team per il dovuto follower.
Modello di rapporto sulle prestazioni di ClickUp
Il modo migliore per iniziare a redigere la reportistica sulle prestazioni è quello di utilizzare il modello Modello di rapporto sulle prestazioni di ClickUp . Si tratta di un documento pronto all'uso e personalizzabile che può essere utilizzato per monitorare le prestazioni di qualsiasi progetto.
Inoltre, aiuta a tenere sotto controllo i KPI e le metriche critiche senza il lavoro aggiuntivo di creare un report da zero.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-68.png Modello di reportistica sulle prestazioni di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6105868&department=pmo Scaricare questo modello /$$$cta/
Con questo modello è possibile:
- Utilizzare strumenti di visualizzazione intuitivi per presentare meglio i vostri dati e analizzare tendenze e modelli
- Ottenere una panoramica delle metriche delle attività del progetto, dei KPI e di altro ancora in tempo reale
- Misurare le prestazioni del team rispetto agli obiettivi e ai traguardi del progetto predefiniti
- Automazioni nella reportistica in modo da essere sempre al corrente degli ultimi aggiornamenti di qualsiasi progetto
Passaggio #5: Rivedere e migliorare il processo di reportistica delle prestazioni
Questa è la parte in cui si controlla sistematicamente l'accuratezza del sistema di reportistica delle prestazioni e si valuta il modo in cui viene utilizzato e utilizzato.
**Come potete migliorare il vostro processo di reportistica?
🗓️ Rivedere periodicamente le fonti e gli strumenti di raccolta dei dati per convalidarli e assicurarsi che non ci siano errori o lacune
🔡 Utilizzate formati e terminologie standardizzate per i dati, in modo che la reportistica sia sempre coerente tra i diversi reparti e funzioni aziendali
📊 Utilizzate dashboard interattivi, in modo da facilitare il monitoraggio e l'analisi dei dati in tempo reale
Condivisione di reportistica e approfondimenti con ClickUp Dashboard
Potete migliorare il processo di reportistica e monitorare le metriche di completamento del progetto utilizzando ClickUp dashboard .
I dashboard sono completamente personalizzabili e consentono di visualizzare i dati più importanti in un unico spazio centralizzato. In questo modo è possibile monitorare rapidamente lo stato di avanzamento, individuare i colli di bottiglia del flusso di lavoro e monitorare facilmente le metriche delle prestazioni.
Ottenere una panoramica di alto livello delle prestazioni del progetto con ClickUp Dashboard
Grazie agli approfondimenti in tempo reale sui parametri tecnici e qualitativi, sulle prestazioni del budget, sullo stato del team e altro ancora, è più facile accedere alle informazioni più recenti e migliorare il processo decisionale strategico.
💡 Suggerimento: Costruite un'area dedicata al progetto OKR dashboard con ClickUp Dashboard per monitorare lo stato degli obiettivi. Strumenti di visualizzazione come heatmap, grafici a barre e grafici a torta aiutano a riepilogare dati complessi in modo che siano facilmente comprensibili.
Best Practices per la reportistica sulle prestazioni
Creare una reportistica efficace sulle prestazioni può essere difficile. Tuttavia, seguendo alcune best practice è possibile semplificare il processo di reportistica.
Ecco una lista di controllo delle cose da tenere a mente quando si prepara una reportistica sulle prestazioni:
📌 La reportistica ha un oggetto chiaramente definito?
📌 Chi è il vostro traguardo?
📌 Avete strutturato il vostro report in modo logico, con sezioni chiare, punti salienti e spunti di riflessione?
📌 Potete semplificare i dati con l'aiuto di tecniche di visualizzazione?
📌 La vostra relazione include una narrazione che evidenzia il contesto, il conflitto e la risoluzione dei dati presentati?
📌 La presentazione appare curata, accurata e pertinente?
Sfide comuni con la reportistica sulle prestazioni
Ecco alcune delle sfide più comuni per un'efficace reportistica delle prestazioni e come affrontarle.
1. Sovraccarico di dati
La reportistica sulle prestazioni può diventare rapidamente molto complicata, soprattutto quando si ha a che fare con dati provenienti da più origini. Può essere opprimente e difficile estrarre informazioni significative.
**Per evitare questo problema
elencate gli obiettivi generali del progetto e stabilite i KPI e i dati necessari per raggiungerli
✅ Usare filtri della dashboard e riepiloghi/riassunti per consentire agli stakeholder di visualizzare le cose a colpo d'occhio; includere collegamenti a report dettagliati per coloro che cercano dettagli granulari
✅ Optate per una cadenza settimanale o mensile della reportistica, piuttosto che Da fare ogni giorno, se non è necessario
2. Difficoltà di interpretazione dei dati
Alcuni stakeholder potrebbero aver bisogno di aiuto per interpretare accuratamente i dati e capire come influiscono sugli obiettivi del progetto.
**Per evitare questo problema
sfruttare le tecniche di visualizzazione dei dati per rappresentare i dati complessi in modo da renderli più comprensibili
✅ Formare i team su come analizzare i dati e interpretarli in modo efficace
✅ Includere riepiloghi/riassunti contestuali per aiutare gli stakeholder a capire il cosa, il perché e il come del report senza entrare troppo nei dettagli
3. Qualità dei dati incoerente
Se i dati raccolti sono ambigui o imprecisi, la reportistica non è corretta e può causare deviazioni nei risultati chiave.
**Per evitare questo problema
stabilire un quadro di riferimento per standardizzare la raccolta e la reportistica dei dati tra le diverse origini dati, i team e le funzioni
condurre controlli regolari per convalidare i dati e assicurarsi che non ci siano errori
limitare la voce manuale dei dati e ricorrere all'automazione, ove possibile
4. Mancanza di risultati concreti
Un problema comune delle reportistiche sulle prestazioni è che presentano i dati senza fornire spunti reali e perseguibili. Questo vanifica lo scopo della reportistica.
**Per evitare questo problema
cercate di raccontare una storia con i dati che presentate: create un contesto, usate esempi riferibili e collegate i punti
✅ Aggiungete raccomandazioni su cosa si può ottenere con i dati. Utilizzate casi di studio ed esempi pratici di colleghi che hanno utilizzato strategie simili per dimostrare cosa si può ottenere
usate il giusto tipo di dati per sostenere la vostra narrazione, in modo da renderla più comprensibile per il vostro pubblico
Trasformare i dati in informazioni attuabili con la reportistica sulle prestazioni
Una relazione sulle prestazioni misura lo stato di avanzamento previsto di un progetto rispetto a quello effettivo. Modulo che costituisce la base per un processo decisionale basato sui dati e per iniziative di grande impatto.
Proprio per questo motivo è necessario concentrarsi sulla creazione di reportistica efficace che possa evolvere in base alle crescenti esigenze aziendali.
L'utilizzo di una piattaforma come ClickUp può aiutarvi a creare reportistica d'impatto. Funzionalità/funzioni integrate come dashboard, chattare e integrazioni di terze parti consentono di creare report visivamente accattivanti che spingono all'azione. Iscrivetevi a ClickUp gratis e scopri come sfruttare le sue numerose funzionalità/funzione per presentare i dati in modo efficace!