Immaginate di essere entrati in una nuova azienda come ingegneri del software e che il responsabile del team vi chieda di eseguire il debug di una vecchia base di codice. Il problema? Non conoscete le dipendenze, i casi di test o il contesto in cui si trova perché non c'è un documento scritto che vi aiuti. 😓
🎯 Verifica dei fatti: Secondo una ricerca Panopto, il 60% dei dipendenti riferisce di avere difficoltà a ottenere informazioni sul lavoro dai colleghi. La situazione peggiora nell'ingegneria del software, dove il divario di conoscenze può rappresentare una sfida significativa.
Pertanto, rendere obbligatoria la documentazione dell'ingegneria del software a tutti i livelli è uno dei modi migliori per colmare queste lacune, arricchire le basi di conoscenza e migliorare le collaborazioni.
Vediamo quindi come scrivere documenti di ingegneria del software e alcune best practice. ✍️
Comprendere la documentazione del software
La documentazione dell'ingegneria del software è il processo di organizzazione e archiviazione delle informazioni tecniche per riferimenti futuri e collaborazione. Dalle relazioni sullo stato di avanzamento e dai documenti di ricerca alle procedure operative standard, alle API, ai manuali d'uso e ai walkthrough del codice, questo insieme completo di documentazione interna e per l'utente finale assicura che tutte le parti interessate, dagli sviluppatori ai client, abbiano facile accesso alle informazioni essenziali sul software in questione.
Inoltre, un'accurata documentazione tecnica supporta una comunicazione efficiente e allinea i team durante il processo di sviluppo del software. 🤝
L'importanza e lo scopo della documentazione software
Con l'aumento della complessità degli stack tecnologici, la documentazione tecnica diventa essenziale per un lavoro di squadra fluido e un processo decisionale intelligente. Molti sviluppatori considerano la documentazione software importante per facilitare il processo di onboarding dei nuovi membri del team, assicurando loro la possibilità di accedere alle informazioni del progetto in modo indipendente e di prendere confidenza più rapidamente.
📌 Immaginate, ad esempio, un'azienda di software di medie dimensioni alle prese con l'inserimento dei nuovi assunti a causa di una documentazione limitata. Creando una base di conoscenze completa, l'azienda potrebbe ridurre i tempi di onboarding, consentendo ai nuovi sviluppatori di accedere alle informazioni essenziali sul progetto in modo indipendente e di accelerare il processo.
Ecco perché i team trovano la documentazione software importante per semplificare la comunicazione e la collaborazione. Garantisce l'efficienza del flusso di lavoro e aumenta la produttività. Una documentazione di processo cancellata aiuta i team a gestire progetti complessi senza inutili confusioni.
Per gli ingegneri, contribuire alla documentazione dell'ingegneria del software è diventata una parte essenziale delle loro responsabilità. Le aziende si affidano a questa documentazione per:
- Creazione di una base di conoscenza: funge da repository centrale di tutti i dati e i processi all'interno di un'azienda, che agisce come un'unica fonte di verità per le parti interessate. Una base di conoscenza ben mantenuta consente di risparmiare tempo e risorse
- Miglioramento della collaborazione: Consente la condivisione gratuita di idee e discussioni, favorendo un ambiente collaborativo che prospera senza silos o frammentazione
- Onboarding più rapido: Accelera il processo di onboarding, consentendo ai nuovi dipendenti di essere più veloci e di contribuire efficacemente in tempi più brevi
- Decisioni informate: Fornisce una documentazione di processo sui cicli di sviluppo del software, sulle risorse e sui colli di bottiglia, in modo che sia più facile fare scelte informate sull'estensione o sull'implementazione di un nuovo sistema
- Migliori standard di conformità: Semplifica gli audit e garantisce la conformità a vari standard e normative di settore grazie al mantenimento rigoroso della documentazione tecnica
Naturalmente, la creazione e il mantenimento di questa documentazione è una delle considerazioni più importanti per qualsiasi azienda di software. E gli strumenti, come ad esempio ClickUp da fare. Se volete scrivere la documentazione in modo efficiente, l'uso degli strumenti giusti può fare una grande differenza in termini di qualità e velocità. 🛠️
ClickUp, una piattaforma per la produttività, offre impressionanti funzionalità/funzione di documentazione per l'ingegneria del software e un vasto archivio di modelli per rendere la documentazione e il project management dell'ingegneria del software un gioco da ragazzi.
Tipi ed esempi di documentazione software
Come probabilmente sapete, la documentazione tecnica si presenta in molti moduli. È possibile classificare i tipi di documentazione di ingegneria del software in base ai livelli di accesso, alle conoscenze tecniche dei lettori e agli obiettivi.
Ecco alcuni tipi popolari di documentazione documentazione tecnica gli ingegneri del software devono creare e monitorare:
1. Documentazione sullo sviluppo del software
Gli ingegneri del software devono documentare tutti i dettagli tecnici di un progetto. I gestori del team utilizzano questi dati per modificare e creare le pipeline, consentendo a tutti i team di essere sulla stessa pagina. Mentre la maggior parte degli ingegneri sceglie di essere il più dettagliato possibile, alcuni possono scegliere metodologie di sviluppo del software diverse, come la documentazione agile per creare fascicoli concisi.
Questa categoria comprende la documentazione dell'architettura, i casi di test, i piani di test, le note delle riunioni, i documenti di istruzioni e i piani di risposta agli incidenti.
2. Documentazione del codice sorgente
La documentazione del codice sorgente è uno dei tipi di documentazione software più diffusi e destinati ai colleghi e ai nuovi sviluppatori di software che potrebbero subentrare nel progetto. Documentazione del codice sorgente spiega lo scopo e le relazioni dei codici, i loro comportamenti ideali e i modelli di progettazione che si possono trovare all'interno dei moduli del codice.
È possibile estendere la spiegazione del codice sorgente con dei walkthrough per descrivere come dovrebbe funzionare la revisione del codice.
3. Standard e documentazione dei requisiti
L'implementazione di uno standard di sviluppo coerente consente di rispettare le scadenze e di evitare perdite di produttività. Con le specifiche funzionali, come gli standard e i documenti dei requisiti, gli ingegneri del software possono definire in anticipo i piani per mantenere l'integrità del sistema nel corso del progetto. Il documenti sui requisiti tecnici dovrebbero spiegare l'ambito e le dipendenze del progetto fin dalle prime fasi, evitando così sprint separati.
Poiché questi documenti fungono da modello per l'intero processo di sviluppo del software, si potrebbe provare a modelli di specifiche funzionali per risparmiare tempo nel formattare.
Ad esempio, il modello Modello dei requisiti di sistema di ClickUp aiuta a notare tutti i requisiti di sistema per il buon funzionamento del progetto. È compatto, facile da usare e aiuta i team a mantenere la sincronizzazione.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-280.png Modello dei requisiti di sistema di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-4269840&department=engineering-product Scarica questo modello /$$$cta/
Con questo modello, è possibile
- Aggiungere una pagina "Inizia qui" per aggiornare i lettori
- Modificare gli elementi, gli stati e le note relativi al progetto per evitare la dispersione dell'ambito di applicazione
- Aggiungere tabelle per includere nuovi requisiti e allegare file
- Creare un brief dei requisiti nella parte superiore per collegare tutto al ciclo di vita dello sviluppo del software
4. Documentazione API
A differenza dei precedenti tipi di documentazione software, che sono destinati al team di sviluppo del software, questa è destinata a soggetti esterni, come venditori e clienti. Documentazione dell'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API) offre informazioni su come utilizzare le API con i propri sistemi. Ne fanno parte le guide di riferimento delle API che elencano metodi, parametri, richieste di campioni e guide all'autenticazione.
5. Documentazione di rilascio
Infine, i documenti di rilascio monitorano le funzionalità/funzione e le correzioni dei bug nel corso del tempo. Quando gli ingegneri del software scrivono note di rilascio dettagliate aiutano i clienti a comprendere le modifiche apportate nel corso del tempo e li aiutano a impostare le nuove versioni.
Come scrivere una documentazione efficace per l'ingegneria del software
La documentazione dei processi tecnici può sembrare scoraggiante, ma la suddivisione in passaggi gestibili rende più facile scrivere una documentazione completa e facile da seguire. Una documentazione efficace dei processi aiuta a mantenere tutti in carreggiata e allineati con gli obiettivi del progetto, assicurando che il processo di documentazione del software supporti l'esito positivo a lungo termine.
1. Ricerca e piano
Prima della stesura, Da fare una ricerca preliminare. Questa è l'occasione per raccogliere informazioni rilevanti e delineare la documentazione di ingegneria del software.
Iniziate controllando le risorse esistenti relative al vostro progetto: rivedete i documenti precedenti, analizzate i dati disponibili e pianificate come volete procedere. Ecco una lista di controllo per aiutarvi:
- Deliverables e scadenze: Conoscete i tipi di documentazione software a cui mirate e la data di invio, e stimate una sequenza di scrittura realistica
- Materiali: Prendete nota delle risorse che già possedete. Questo passaggio vi aiuterà a identificare i materiali di riferimento e a evidenziare le aree in cui avete bisogno di ulteriori informazioni
- Obiettivi: Definite i vostri obiettivi. Da fare: cosa volete ottenere con questo documento? Chi è il vostro lettore? In che modo questa documentazione li aiuterà? Chiarite queste domande per rendere il contenuto utile agli utenti finali
- Strumenti: Identificate tutti gli strumenti di documentazione software di cui potreste avere bisogno. Potrebbe trattarsi di risorse utili trovate online, di un modello da seguire o di un file diStrumento di scrittura per l'IA che si desidera utilizzare. Fate un elenco di questi strumenti in modo da potervi accedere rapidamente in seguito
2. Definire la struttura
Il passaggio successivo consiste nel creare la struttura e il layout del documento. Adattate il vostro approccio in base al settore e al traguardo e rivedete tutti gli standard organizzativi pertinenti che possono influenzare il formato da adottare. L'usabilità deve essere la chiave di volta: assicuratevi che il documento tecnico sia facile da navigare per gli altri ingegneri.
Pensate bene a come i lettori si muoveranno all'interno del contenuto e alla gerarchia logica delle informazioni. Organizzate le sezioni in modo da guidarli senza problemi da un punto all'altro, mantenendo la coerenza delle idee.
3. Scrivere il contenuto
Una volta definita la struttura, è il momento di scrivere il contenuto. Per facilitare l'uso, scegliete un editor di documenti basato su cloud invece di carta e penna o di semplici app per prendere appunti. ClickUp Documenti può essere un'ottima soluzione in questo caso. Forse conoscete ClickUp come piattaforma per la gestione di progetti di ingegneria, ma è anche un potente strumento per la creazione di documentazione software, la modifica di documenti e il mantenimento di una base di conoscenza.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-281-1400x741.png ClickUp Documenti: documentazione per l'ingegneria del software /$$$img/
Crea, collabora e monitora i documenti in un unico posto con ClickUp Docs
Che si tratti di una roadmap di prodotto, di un wiki, di un rapporto di ricerca o di una descrizione tecnica, ecco una breve panoramica su come sfruttare ClickUp Docs per creare una documentazione di alto livello:
- Incorporare segnalibri, collegare pagine nidificate e aggiungere tabelle al documento per renderlo completo
- Personalizzate il formato dei vostri documenti: utilizzate le opzioni di formattazione del testo per creare intestazioni, punti elenco e blocchi di codice
- Collegate la documentazione alle attività pertinenti del flusso di lavoro
- Cercate, ordinate e filtrate le risorse su Hub documenti e trovate rapidamente la risorsa che state cercando
Migliorare la scrittura con ClickUp Brain
Se volete accelerare il processo, prendete in considerazione usare l'IA per la documentazione . Ed ecco dove ClickUp Brain viene in vostro soccorso. Con lo strumento di IA di ClickUp potete modificare un documento esistente, generare una tabella dei contenuti, spiegare un gergo tecnico complesso con parole semplici o redigere una documentazione basata sui vostri prompt.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-282.png ClickUp Brain: documentazione per l'ingegneria del software /$$$img/
Accelerate la creazione di contenuti e trovate rapidamente i dati con ClickUp Brain
La cosa migliore di ClickUp Brain è che non si tratta di uno strumento separato da aggiungere ai flussi di lavoro. Esiste già all'interno dell'ecosistema ClickUp ed è in grado di sfogliare documenti, attività, media, progetti e modelli per presentare le informazioni più rilevanti.
ClickUp Brain diventa il vostro assistente di scrittura, senza dover scrivere ogni singola parola. 📝
Con ClickUp Brain è possibile
- Creare schemi e strutture per documenti complessi
- Modificare, espandere, riepilogare/riassumere sezioni rapidamente
- Ottenere informazioni sullo stato del progetto, sulla posizione dei file e sulle scadenze con una semplice domanda
- Accelerare attività complesse come la creazione di cluster di parole chiave, la generazione di snippet di codice e l'individuazione di fallacie logiche e lacune nei documenti
💡Pro Tip: Volete stabilire uno stile o un formato standardizzato per i vostri documenti di ingegneria? Sfogliate modelli di documentazione tecnica e scegliere quelli rilevanti per il progetto.
Ad esempio, il modello Modello di documento ClickUp Product Brief aiuta a delineare gli oggetti del progetto e a organizzare le specifiche e i feedback in modo coerente.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-283.png Modello di documento ClickUp Product Brief https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-15001&department=engineering-product Scarica questo modello /$$$cta/
Con questo modello è possibile
- Compilare i dettagli del prodotto secondo la lista di controllo precostituita
- Passare da una pagina all'altra: 2-pager, piano di rilascio, specifiche funzionali e appendici per mantenere le cose concise
- Aggiungere nuove pagine e utilizzare gli strumenti di formattazione per personalizzarlo
4. Esaminare il documento
Una volta completata la bozza, condividete la documentazione con i colleghi ingegneri per raccogliere feedback e identificare le aree da migliorare. Se possibile, fate rivedere il documento a un esperto in materia (SME) per assicurarvi che i dettagli tecnici siano corretti.
Se si utilizza ClickUp Teams, è possibile collaborare con i membri del team o con le PMI sullo stesso documento in tempo reale. I collaboratori possono condividere i loro input attraverso commenti sul documento o menzioni dirette per attirare la vostra attenzione su qualcosa di specifico.
6. Mantenere e aggiornare
Infine, ricordate che il vostro documento di ingegneria deve essere spesso un documento vivo. Man mano che la tecnologia e i processi si evolvono, è necessario aggiornare proattivamente la documentazione per riflettere tali cambiamenti.
Ad esempio, supponiamo che stiate mantenendo un manuale tecnico per un'app e che una nuova funzionalità/funzione consenta agli utenti di automatizzare la reportistica. Ora dovete aggiungere una sezione su come utilizzare questa funzionalità, includendo istruzioni passo passo, screenshot e suggerimenti per la risoluzione dei problemi.
Stabilite valutazioni regolari (ad esempio, trimestrali o semestrali) per aggiornare occasionalmente la documentazione.
Sicurezza della documentazione software
Quando si fa tanto lavoro richiesto per creare la documentazione, è essenziale proteggere i dati dalle minacce. Ecco alcuni modi per garantire la sicurezza durante la creazione della documentazione software:
1. Controllo degli accessi
Implementare un controllo degli accessi basato sui ruoli per consentire l'accesso ai dati solo agli utenti autorevoli. È possibile modificare chi può visualizzare o modificare i dati in base al ruolo e all'esperienza. Ad esempio, gli sviluppatori di software possono accedere all'analisi del codice sorgente, mentre il reparto commerciale può controllare solo le note di rilascio e le istruzioni di distribuzione. Per i documenti sensibili, si consiglia di utilizzare l'autenticazione a più fattori.
2. Controllo della versione
Uno dei modi migliori per monitorare le modifiche è utilizzare sistemi di controllo delle versioni. Questi sistemi impediscono la cancellazione o la modifica accidentale dei dati e consentono di registrare le attività. Grazie alle funzionalità di visualizzazione della cronologia delle pagine e delle attività, è facilissimo controllare e registrare gli accessi in ClickUp Documenti.
3. Strumento di collaborazione sicuro
Quando si utilizza uno strumento di collaborazione sicura strumento di documentazione del software si riduce la superficie di attacco e la probabilità di fughe di dati. Piattaforme come ClickUp sono costruite per aiutarvi a lavorare in modo più intelligente, proteggendo i dati proprietari dalle minacce. È inoltre necessario rivedere di periodo in periodo chi ha accesso ai database e aggiornare i controlli di accesso.
4. Formazione dei dipendenti
I dipendenti sono l'ultima linea di difesa di un'azienda e, con una formazione adeguata, possono agire come fossati contro i criminali informatici. I membri del team devono essere istruiti sulle best practice di sicurezza per proteggere i documenti e segnalare le attività sospette. Queste includono:
- Utilizzare password forti e complesse e non condividere le credenziali di accesso con nessuno
- Utilizzare VPN e software antivirus per anonimizzare il traffico
- Individuare tempestivamente il phishing e altri attacchi di ingegneria sociale
- Rimanere aggiornati sui nuovi metodi di criminalità informatica per evitare di essere colti alla sprovvista
5. Piani di backup e recupero dati
Quando si lavora con dati sensibili o si costruisce la base di conoscenza di un'azienda, non basta creare e archiviare i documenti: bisogna prepararsi al peggio. È possibile mantenere l'integrità dei dati e la disponibilità dei documenti eseguendo regolarmente il backup dei documenti, archiviandoli in sicurezza e implementando un piano di ripristino d'emergenza.
Best practice e suggerimenti per un'implementazione positiva della documentazione
Sapete come creare documenti software utili e come mantenerli in sicurezza. Ma non basta. Consultate i consigli e i trucchi di scrittura tecnica per migliorare i documenti e renderli più accessibili al team di sviluppo del software.
1. Usare una formattazione coerente
Mantenete un formato standardizzato in tutta la documentazione per garantire un aspetto e una struttura uniformi. Questo è un modo per rafforzare l'identità aziendale.
Scegliete un font e una dimensione coerenti per i titoli e il testo. Definite con chiarezza sezioni come Introduzione, Metodologia, Risultati e Conclusioni. Per quanto riguarda i sottotitoli, usate numeri o alfabeti in modo coerente per rendere la navigazione più agevole per i lettori.
Esempio: Immaginate che un team di progetto lavori con due serie di documenti che seguono stili di formattazione diversi. Una usa intestazioni in grassetto e sezioni numerate, mentre l'altra usa il corsivo e i punti elenco. Questa incoerenza può confondere i membri del team e rallentare la loro capacità di trovare le informazioni. Standardizzare il formato rende più facile per tutti seguirlo e comprenderlo.
2. Utilizzare supporti visivi
Le immagini rendono il documento di ingegneria facilmente leggibile. Oltre al testo, incorporate diagrammi, diagrammi di flusso e grafici dove possibile. Questi strumenti semplificano idee complesse e illustrano efficacemente relazioni e tendenze dei dati.
Etichettate sempre le immagini e includete le legende, se necessario, per fornire un contesto. È anche possibile organizzare i dati in tabelle per presentare i confronti in modo succinto.
Esempio: Considerate un team che sta documentando l'architettura di un nuovo sistema. Senza un diagramma di flusso, gli sviluppatori dovrebbero leggere paragrafi di testo per capire il flusso di lavoro. Aggiungendo un diagramma di flusso chiaro, i membri del team possono comprendere l'intero layout del sistema con un solo sguardo, riducendo significativamente i tempi di revisione.
3. Semplificare il linguaggio
La documentazione deve essere accessibile a tutti i membri del team, dai principianti agli esperti.
Quando si crea la documentazione del software, bisogna sempre aiutare i lettori ad assorbire le informazioni con poco attrito. Evitate il gergo, a meno che non sia necessario, e definite i termini tecnici che includete. Mantenete un linguaggio semplice e frasi brevi per migliorare la leggibilità. Utilizzate una voce attiva per rendere la scrittura più coinvolgente.
Esempio: Immaginate che un ingegnere senior scriva un documento tecnico pieno di gergo industriale o addirittura personale. I nuovi assunti faticano a seguirlo, con conseguenti domande e confusione. La semplificazione del linguaggio rende il documento più chiaro per tutti, riducendo la necessità di chiarimenti e accelerando il processo di inserimento.
4. Stabilire un processo di revisione
Con i documenti tecnici non ci si può permettere errori o problemi di qualità, quindi è essenziale un processo di revisione approfondito.
Coinvolgete i colleghi in revisioni paritetiche per raccogliere un prezioso feedback sul contenuto della documentazione tecnica e correggere eventuali imprecisioni o aree problematiche. Utilizzate una lista di controllo per verificare che tutti i dati critici, le immagini e la formattazione coerente siano a posto prima di finalizzare il documento.
Esempio: Immaginate che un team di sviluppo software abbia lanciato una nuova funzionalità con un manuale tecnico incompleto. Una revisione tra pari avrebbe potuto individuare le sezioni mancanti e le incongruenze, evitando la confusione durante il lancio. L'implementazione di un processo di revisione garantisce l'identificazione e la correzione di queste lacune prima che il documento venga finalizzato.
5. Creare un repository centrale
È necessario un repository centrale per i documenti, in modo che i membri del team possano accedervi in qualsiasi momento e ovunque.
Esempio: Immaginate un team di ingegneri con documentazione sparsa su diverse piattaforme. Quando gli sviluppatori hanno bisogno di un documento specifico, perdono tempo a cercare in più fonti. Il team può accedere rapidamente alle risorse di cui ha bisogno creando un repository centrale, aumentando l'efficienza e riducendo i ritardi.
ClickUp Documenti può essere utile in questo caso. È possibile creare wiki all'interno di un documento che fungono da base di conoscenza per il team. Dalla documentazione esistente alle linee guida per la creazione di una nuova documentazione, è possibile archiviare tutte le informazioni rilevanti in una posizione unificata.
È inoltre necessario implementare i controlli di accesso per proteggere le informazioni sensibili, garantendo che solo il personale autore possa modificare i documenti. Se utilizzate ClickUp, potete mantenere i vostri wiki privati o impostare autorizzazioni granulari, a seconda delle vostre preferenze.
Costruite la documentazione per l'ingegneria del software con ClickUp
Le organizzazioni oggi riconoscono la necessità di avere documenti consultabili, accessibili e dettagliati che migliorino la produttività sul posto di lavoro e semplifichino il processo decisionale. 📄✨
Tuttavia, come ingegnere del software, lavorare sui codici e documentare contemporaneamente ogni passaggio è difficile. ClickUp è stato concepito come una piattaforma di lavoro all-in-one per supportare un lavoro ad alta intensità. È possibile creare documenti, sottoporli a peer-review e monitorare le modifiche e le attività, il tutto senza lasciare l'ecosistema. La creazione di documentazione software diventa molto più semplice con ClickUp Brain all'interno dell'area di lavoro di ClickUp, pronto a fornire risposte pertinenti.
Siete pronti a creare una documentazione software e una base di conoscenze per la vostra azienda? Iscrivetevi a ClickUp oggi stesso! 🚀