_Non c'è tempo per dire "Ciao, arrivederci". Sono in ritardo, sono in ritardo, sono in ritardo!
Il Coniglio Bianco, da Alice nel Paese delle Meraviglie di Lewis Carroll
Chi non si è mai sentito così, una volta o l'altra?
Diciamo che fate parte di un team di marketing che lavora al lancio di un prodotto in tempi stretti. Tutto sembra andare bene finché non si perde una scadenza. Una scadenza mancata porta a un'altra, e improvvisamente l'intera campagna è a rischio. Strumenti efficaci per il monitoraggio del tempo possono aiutarvi ad apportare modifiche consapevoli e a garantire che i vostri progetti rimangano in linea con i tempi. Potete identificare quali lavori richiesti hanno un impatto maggiore e quali fattori potrebbero far deragliare il vostro stato.
Siete pronti a imparare come monitorare il tempo dedicato alle attività e ai progetti in modo efficace? Andiamo subito al sodo.
Perché il monitoraggio del tempo è importante
Il monitoraggio del tempo fa molto di più che aumentare la produttività. Evidenzia quali sono le attività che portano all'esito positivo e quali sono semplicemente lavori che possono essere eliminati o automatizzati. Ecco alcuni dei vantaggi del monitoraggio del tempo:
Monitoraggio della produttività
Il monitoraggio del tempo speso per le singole attività aiuta a vedere esattamente dove vengono utilizzate le risorse. Fa emergere le inefficienze, in modo che possiate concentrarvi sulle attività ad alta priorità che portano a uno stato di avanzamento.
Capire esattamente quanto tempo viene impiegato per ogni attività aiuta anche i membri del team a gestire meglio il proprio carico di lavoro. Quando i membri del team capiscono come viene allocato il loro tempo, possono gestire le loro attività in modo più efficace e ridurre il burnout, migliorando in ultima analisi la soddisfazione sul lavoro.
Una buona software per il monitoraggio del tempo può aiutarvi a iniziare questo percorso.
Assegnazione delle risorse
Un monitoraggio del tempo accurato fornisce i dati necessari per pianificare progetti futuri .
Supponiamo che siate un project manager che supervisiona un team di sviluppo di un prodotto. Con un software di monitoraggio del tempo, notate che la fase di test richiede costantemente più tempo di quanto pianificato. In questo caso, saprete di dover allocare più risorse la volta successiva.
Un'allocazione efficace delle risorse aiuta a mantenere i progetti in carreggiata senza sovraccaricare il team.
Account
Il monitoraggio del tempo favorisce la responsabilità mostrando chi ha lavorato su cosa e per quanto tempo. Questa trasparenza aiuta a riconoscere i migliori risultati del team, ad affrontare eventuali problemi e a garantire che tutti contribuiscano in modo equo.
Ad esempio, se un membro del team registra costantemente un numero maggiore di ore, potrebbe indicare che è sovraccarico di lavoro. Ridistribuendo le attività o modificando le scadenze, si può garantire una distribuzione più equa del carico di lavoro, favorendo un ambiente di lavoro più sano per tutti.
Metodi per il monitoraggio del tempo
Il monitoraggio del tempo nel project management può essere manuale, automatizzato o una combinazione di entrambi.
La scelta del giusto metodo di monitoraggio del tempo dipende dal flusso di lavoro del team, dalla natura del progetto e dalla precisione richiesta. Ogni metodo ha i suoi pro e i suoi contro. Esploriamoli insieme.
1. Monitoraggio manuale del tempo
Il monitoraggio manuale del tempo prevede che i dipendenti registrino il tempo dedicato alle singole attività compilando schede orarie o fogli di calcolo.
Questo modulo di monitoraggio del tempo è semplice, economico e personalizzabile.
Tuttavia, presenta molti svantaggi. Si basa completamente sull'auto-relazione ed è quindi soggetta a errori umani; richiede molto tempo, soprattutto per i team di grandi dimensioni, e il tempo dedicato alle attività più piccole e ripetitive potrebbe non essere monitorato con precisione.
2. Monitoraggio del tempo automatizzato
È possibile utilizzare strumenti software con funzionalità/funzione di timer integrati per monitorare l'attività lavorativa e registrare automaticamente il tempo dedicato alle varie attività. In questo modo si elimina la fatica del monitoraggio del tempo e si ottiene una reportistica accurata. Il monitoraggio automatico del tempo può essere utilizzato per identificare le attività che fanno perdere tempo e quelle ripetitive.
Il monitoraggio automatico del tempo comporta però una curva di apprendimento ripida. Se non viene implementato in modo trasparente, alcuni dipendenti possono percepirlo come invadente.
3. Monitoraggio ibrido del tempo
L'approccio ibrido al monitoraggio del tempo combina le migliori funzionalità del monitoraggio automatizzato e di quello manuale: una reportistica accurata unita a una maggiore flessibilità di controllo. È ideale per progetti complessi o su larga scala che richiedono l'inserimento manuale di alcune attività e la registrazione automatica di quelle ripetitive
È anche l'approccio perfetto per determinare quali attività possono essere eliminate o automatizzate e richiedono il maggior intervento umano.
Tuttavia, se la reportistica manuale non è accurata e non viene fornita la formazione necessaria per garantirne l'uso corretto, c'è il rischio di una reportistica incoerente.
Come monitorare il tempo speso per attività e progetti
Come abbiamo visto finora, il monitoraggio del tempo dedicato a specifiche attività e progetti è essenziale per capire come ottimizzare i flussi di lavoro. Anche l'utilizzo di un buon strumento di gestione del tempo è fondamentale. ClickUp è uno dei migliori strumenti da fare, perché può essere integrato senza problemi in tutti i flussi di lavoro. Grazie a funzionalità/funzione come la facilità di assegnazione delle attività, la documentazione e la collaborazione, è possibile monitorare facilmente lo stato di avanzamento del team in un unico luogo.
Ecco i passaggi da utilizzare ClickUp per aiutarvi nella gestione del tempo .
Passaggio #1: creare progetti e attività
Iniziate a creare le attività direttamente dal vostro ClickUp dashboard . Quindi, è possibile assegnarli ai team o ai membri del team interessati.
Monitoraggio del tempo trascorso su attività e progetti con l'aiuto di ClickUp
È inoltre possibile impostare flussi di lavoro personalizzati e organizzare le attività in varie viste (Elenco, Bacheca, Gantt, ecc.). Per rendere più facile l'avvio, è possibile anche scegliere una modello di monitoraggio del tempo per il project management .
Passaggio #2: registrare le ore lavorate per le attività
Una volta che le attività sono state create e assegnate alle persone giuste, queste possono iniziare a monitorare del tempo che dedicano a un'attività. Attraverso ClickUp monitoraggio del tempo da fare, tutto quello che devono fare è cliccare su un pulsante prima di iniziare a lavorare alle loro attività e poi cliccarlo di nuovo quando hanno finito.
Avviare e interrompere il monitoraggio del tempo dedicato a ciascuna attività con un semplice pulsante con lo strumento di monitoraggio del tempo di ClickUp
La cosa migliore è che chiunque può monitorare del tempo da qualsiasi dispositivo. Lo strumento di gestione del tempo offre anche diverse opzioni che aiutano a mantenere i dati in modo più efficiente. Ecco alcune opzioni da non perdere.
Note
L'aggiunta di note alle voci fornisce un account dettagliato dei risultati ottenuti in ciascun periodo monitorato.
Catturate i dettagli di come avete trascorso il tempo su un'attività per aiutarvi a pianificare meglio i progetti futuri con il monitoraggio del tempo di ClickUp
L'aggiunta di dettagli sulle attività favorisce una migliore comunicazione tra i membri del team e aiuta a chiarire eventuali dubbi sull'assegnazione del tempo durante le discussioni sulla Sequenza.
Etichette
La creazione e l'applicazione di etichette alle attività rende facile l'organizzazione e il filtraggio delle voci. Classificando le attività in base al client, alla fase del progetto o al membro del team, è possibile accedere facilmente alle informazioni pertinenti quando necessario.
Etichettate tutte le vostre attività per trovare e analizzare rapidamente gli schemi nei vostri record di monitoraggio del tempo in ClickUp
Questo semplifica l'analisi del tempo speso in diverse aree, consentendo di individuare le tendenze e di ottimizzare l'allocazione delle risorse.
Tempo fatturabile
Contrassegnare il tempo come fatturabile è essenziale per il monitoraggio del tempo che può essere fatturato ai client. In questo modo è possibile assicurarsi di fatturare ogni ora di lavoro fatturabile, ma anche evitare di fatturare ore non fatturabili.
Visualizzare in modo chiaro le attività fatturabili e non fatturabili all'interno di ClickUp per aumentare la redditività
Questo semplifica il processo di fatturazione, aiutandovi a ridefinire le priorità delle attività e, in ultima analisi, ad aumentare la vostra redditività.
Ordinamento
L'ordinamento delle attività in base al tempo impiegato rivela le prestazioni del team ed evidenzia le potenziali aree di miglioramento.
Utilizzate la funzionalità di ordinamento di ClickUp per classificare le attività e trovare e gestire facilmente i colli di bottiglia
L'identificazione delle attività che richiedono più tempo del previsto consente ai project management di affrontare i colli di bottiglia in modo proattivo, assicurando che i progetti rimangano in linea.
Eseguire il rollup
Questa funzionalità/funzione consente di valutare l'utilizzo complessivo delle risorse e lo stato dei progetti, facilitando la definizione di strategie per l'allocazione futura delle risorse e la pianificazione dei piani.
Usate la funzionalità Rollup di ClickUp per vedere il tempo cumulativo trascorso su un progetto e analizzare gli schemi
La visualizzazione del tempo totale impiegato per le attività e le sottoattività secondarie offre una visione olistica del progetto. Vi aiuta ad apportare le modifiche necessarie per migliorare la produttività e i risultati del progetto.
Modificare il tempo
La possibilità di regolare manualmente il tempo monitorato è fondamentale per mantenere registrazioni accurate.
Modificate facilmente il tempo monitorato per generare dati precisi sul tempo con ClickUp
Sia che si tratti di modificare una svista o di riassegnare le ore, la flessibilità di modifica assicura che il monitoraggio del tempo rimanga preciso.
Leggi anche: Come creare un budget di tempo per fare più cose terminate
Passaggio #3: utilizzare i report di monitoraggio del tempo
ClickUp offre dettagliate funzionalità di reportistica che consentono di visualizzare e analizzare il tempo dedicato alle attività.
Generate report dettagliati sul monitoraggio del tempo con ClickUp per capire esattamente dove vanno a finire il vostro tempo e le vostre risorse e regolare efficacemente le vostre priorità
Come abbiamo visto, è possibile utilizzare le varie opzioni disponibili all'interno del Time Tracker di ClickUp per ordinare le voci, visualizzare il tempo cumulativo tracciato e persino distinguere tra ore fatturabili e non fatturabili. Questo vi aiuta a valutare la produttività del vostro team e a identificare le aree di miglioramento o di automazione.
Funzionalità/funzione chiave di ClickUp per il monitoraggio del tempo
Vediamo nel dettaglio alcune funzionalità/funzione chiave di ClickUp.
Monitoraggio del tempo delle attività ClickUp Monitoraggio del tempo dei progetti consente di monitorare efficacemente il tempo dedicato alle singole attività.
Usate ClickUp Task View per creare voci di timesheet e registrare rapidamente tutti i dettagli di un'attività
È possibile creare voci di orario direttamente dalle visualizzazioni delle attività. Inoltre, è possibile specificare la quantità di tempo lavorato, selezionare un intervallo di date e orari ed etichettare le voci come fatturabili o non fatturabili.
Inoltre, è possibile analizzare il modo in cui viene impiegato il tempo con la funzione Modello di analisi dei tempi di ClickUp che aiuta a identificare gli schemi e a migliorare l'efficienza.
Inoltre, è possibile utilizzare il Modello di box ClickUp Time per una gestione del tempo più strutturata. Vi aiuta a concentrarvi sulle attività da svolgere e vi dà un maggiore controllo sull'allocazione del vostro tempo e delle vostre risorse.
Stime della durata stimata e pianificazione del tempo
Nell'attività di ClickUp è possibile impostare delle stime di durata per le attività, che aiutano a pianificare e ad allocare le risorse. Questa funzionalità/funzione consente di valutare la durata delle attività e aiuta a gestire efficacemente le scadenze.
Impostazione di durate stimate per le attività di ClickUp e confronto con le ore effettivamente registrate in ClickUp
È possibile valutare le prestazioni del team combinando le stime con il tempo effettivo monitorato e regolando i flussi di lavoro di conseguenza. Per un migliore piano del progetto, il Modello di allocazione del tempo di ClickUp può aiutare a distribuire il tempo in modo efficace tra le varie attività.
Monitoraggio del tempo delle attività secondarie
ClickUp consente di registrare il tempo dedicato alle attività principali e alle loro attività secondarie. In questo modo si ottiene una panoramica completa dell'allocazione del tempo nell'arco di un progetto, consentendo una gestione più precisa del budget e del carico di lavoro.
Integrazioni per il monitoraggio del tempo
ClickUp supporta diverse integrazioni con altri strumenti di produttività, consentendo di sincronizzare i flussi di lavoro senza soluzione di continuità.
Ad esempio, se si utilizza un'app esterna per il monitoraggio del tempo come Toggl, è possibile integrarla con ClickUp per consolidare i lavori richiesti. Questa funzionalità/funzione offre una maggiore flessibilità. Potete continuare a usare i vostri strumenti esistenti e allo stesso tempo beneficiare delle funzionalità di project management di ClickUp.
Utilizziamo l'integrazione con Toggl per il monitoraggio del tempo. Utilizziamo anche l'integrazione con Sharepoint per la condivisione dei file. Le integrazioni disponibili sono numerose e ci permettono di gestire tutta la produttività attraverso un'unica interfaccia"
Gemma Kuenzi, Direttore artistico, Kredo Inc.
Suggerimenti e trucchi per il monitoraggio avanzato del tempo
Ottimizzate la vostra esperienza di monitoraggio del tempo con questi suggerimenti.
Suggerimento 1: Usare l'automazione per il monitoraggio del tempo
Automazioni e strumenti per la rilevazione del tempo Strumenti di IA per la gestione del tempo possono catturare con precisione il tempo dedicato alle attività e prevenire gli errori umani. È possibile avviare e interrompere automaticamente il monitoraggio dei timer in base ai cambiamenti di stato delle attività.
Ad esempio, utilizzando le funzionalità di automazione di ClickUp, è possibile configurarlo in modo che il monitoraggio del tempo avvenga automaticamente quando un'attività passa a "In corso" e si interrompa quando passa a "Completata"
Leggi anche: 10 modelli di blocco del tempo (settimanale, giornaliero e mensile)
Suggerimento 2: Integrare il monitoraggio del tempo con altri strumenti
Per semplificare il flusso di lavoro, prendete in considerazione l'integrazione del software di monitoraggio del tempo con altri strumenti che già utilizzate. Ad esempio, strumenti come ClickUp consentono la connessione con applicazioni di calendario, software di account e sistemi di project management.
Questa integrazione garantisce che i dati del monitoraggio del tempo fluiscano senza problemi tra le varie piattaforme, rendendo più facile l'analisi della produttività e la gestione di altre funzioni, come la fatturazione. Utilizzo di tabelle orarie automatizzate è un altro modo efficace Da fare.
Suggerimento 3: Impostazione di stime realistiche della durata stimata
Utilizzate i dati del monitoraggio del tempo passato per stabilire stime realistiche per le attività future, migliorando il vostro piano e impostando le giuste aspettative. Si può anche mettere in pratica il Tecnica del Pomodoro per gestire il proprio tempo.
Suggerimento 4: utilizzare i dati del monitoraggio del tempo per l'analisi della produttività
Generare dati dettagliati reportistica sul monitoraggio del tempo e analizzate i dati raccolti per identificare i modelli di produttività. Cercate le attività che richiedono costantemente più tempo del previsto e valutate se hanno bisogno di più risorse o se vengono eseguite in modo efficiente.
Questa analisi basata sui dati può fornire spunti per migliorare continuamente la produttività del team.
Suggerimento 5: Dare priorità alle attività in modo efficace
Utilizzate i dati del monitoraggio del tempo per concentrarvi su attività ad alto impatto e modificare le priorità delle attività in base alle necessità. Questo vi aiuterà a concentrare le risorse sulle attività che hanno il maggiore impatto sulla vostra redditività. Inoltre, vi aiuterà a a gestire il vostro tempo in modo efficace e migliorare la produttività del team.
Suggerimento 6: monitorare e regolare il tempo impiegato
Il monitoraggio del tempo impiegato aiuta a garantire che i progetti vengano rispettati. Esaminate regolarmente il tempo dedicato a tutte le attività per identificare e risolvere i colli di bottiglia prima che facciano deragliare lo stato.
Superare le sfide comuni del monitoraggio del tempo
Anche con ottimi strumenti, il monitoraggio del tempo può presentare delle difficoltà. Coinvolgere il team e mantenere la precisione sono ostacoli comuni, ma affrontarli rende il monitoraggio del tempo molto più efficace.
1. Affrontare la resistenza degli utenti al monitoraggio del tempo
Mettere tutti a proprio agio con il monitoraggio del tempo può essere difficile.
Alcuni membri del team possono pensare che sia solo un lavoro in più o temere che venga usato per controllarli.
Per superare questo problema, aiutateli a capire come il monitoraggio del tempo sia vantaggioso per tutti, come una migliore visibilità del progetto, una distribuzione più equa del carico di lavoro e meno stress per le scadenze. Fate in modo che sia un processo collaborativo e mostrate loro gli aspetti positivi.
2. Garantire voci accurate
La coerenza è la chiave per un monitoraggio accurato del tempo.
Impostate delle promemorie per registrare regolarmente il tempo in modo che diventi parte della routine. Non dimenticate di utilizzare buone app per il monitoraggio del tempo, come ClickUp, che lo rendono semplice.
3. Bilanciare il monitoraggio dettagliato con l'efficienza del lavoro
Un monitoraggio dettagliato del tempo è utile, ma può diventare opprimente se si esagera.
Concentratevi sul monitoraggio dettagliato delle attività critiche e mantenete semplici quelle di routine. Si può anche usare modelli gratuiti di gestione del tempo per rendere il lavoro più semplice. In questo modo, otterrete le informazioni necessarie senza rendere il processo troppo complicato o dispendioso in termini di tempo per il vostro team.
Pronti a gestire meglio i vostri progetti?
Un monitoraggio efficace del tempo è la chiave di volta di un project management positivo. Semplici passaggi, come l'impostazione di obiettivi chiari, l'utilizzo di strumenti di gestione del progetto con funzionalità/funzione di monitoraggio del tempo e la verifica regolare dello stato, gettano le basi per una migliore gestione del tempo.
Con ClickUp il monitoraggio del tempo è facilissimo. Offre una comoda gestione delle attività e si integra perfettamente con il flusso di lavoro. La sua versatilità consente ai team di monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale, di fissare le scadenze e di allocare le risorse in modo efficace.
Nell'implementare queste strategie, ricordate che un monitoraggio del tempo coerente può trasformare il modo in cui gestite i progetti, fornendo informazioni utili per migliorare.
Fate il salto di qualità iniziate a usare gratis ClickUp oggi stesso e migliorate le vostre pratiche di project management.