Guida completata su come impostare l'uscita dall'ufficio in Outlook
Software

Guida completata su come impostare l'uscita dall'ufficio in Outlook

Immaginate questo: State facendo i bagagli per una vacanza tanto necessaria e siete pronti a rilassarvi. Ma un flusso di email inonda la vostra finestra In arrivo proprio quando state per attivare la modalità vacanza e spegnere la modalità lavoro. È così frustrante, eh!

O forse siete impegnati a fare networking durante un importante viaggio aziendale, ma la casella di posta elettronica comunicazione del team l'app non smette di fare ping e di interrompere le conversazioni! 😟

Rispondere manualmente a tutte le email non è il modo migliore Da fare. È qui che un messaggio fuori ufficio ben fatto vi salverà dal caos. Mantiene tutti informati sulla vostra indisponibilità, consentendovi di inviare risposte che specificano quando tornerete. ✅

Poiché la maggior parte delle organizzazioni opera in ambiente Microsoft, Outlook è spesso il canale ufficiale di posta elettronica. Vi spieghiamo quindi, passo dopo passo, come impostare una risposta fuori ufficio in Outlook per tenere sotto controllo la vostra finestra In arrivo.

**Che cos'è un messaggio fuori ufficio?

Un messaggio fuori ufficio (OOO) è una risposta automatica (risposta in scatola) inviata a chiunque vi invii email o messaggi quando siete fuori sede. Pensate a questo strumento di gestione della finestra In arrivo è il vostro cartello virtuale di "non disponibile" che fa sapere a client, colleghi e altri contatti quando si aspettano di sentirvi.

Una risposta automatica di questo tipo è utile nelle seguenti situazioni:

  • Tempo libero o ferie: Quando si è in vacanza, in permesso retribuito, in congedo per malattia, in congedo principale, in congedo per lutto, ecc.
  • Viaggi di lavoro o impegni ufficiali: quando si è in viaggio d'affari, si partecipa a conferenze ed eventi, a ritiri aziendali, si partecipa a giurie, ecc.
  • **Quando si vogliono ridurre al minimo le interruzioni mentre si pratica un lavoro concentrato o profondo, si mette da parte del tempo per concentrarsi sui progetti, si è in riunione, ecc.

Per riepilogare/riassumere, le risposte automatiche inviate ai contatti annunciano la vostra assenza e comunicano l'orario di inizio e fine della vostra indisponibilità, consentendovi di mantenere la vostra presenza in un ambiente di lavoro collaborazione nel mio lavoro .

Come impostare il fuori ufficio in Outlook: Guida passo passo

Sia che si acceda a Outlook tramite desktop, web o app mobile, l'impostazione di un messaggio OOO è accessibile in qualsiasi versione di Outlook.

Ecco come impostare l'uscita dall'ufficio in Outlook:

Passaggio 1: aprire Outlook e accedere alle impostazioni

Ecco come raggiungere le impostazioni di Outlook su diverse piattaforme:

  • Outlook sul web: Per aprire Outlook sul web, andare sul sito web e accedere al proprio account. Da fare, cliccare sull'icona delle impostazioni (icona dell'ingranaggio) nell'angolo in alto a destra. Nel riquadro di sinistra, fare clic sulla sezione Account e selezionare Risposte automatiche dal menu del riquadro di destra. Impostare il messaggio e salvarlo per inviare una risposta automatica appropriata

Come impostare l'assenza dall'ufficio in Outlook: Aprire Outlook e navigare nelle impostazioni

via Microsoft Se si sceglie la seconda opzione, le impostazioni di Outlook consentono di bloccare il calendario, rifiutare automaticamente gli inviti a nuovi eventi e annullare le riunioni per questo intervallo di date.

Passaggio 3: creazione del messaggio OOO

Il passo successivo consiste nell'inserire il messaggio fuori ufficio nella casella di risposta automatica.

A seconda del mittente, sono disponibili due box a cui aggiungere un messaggio separato. La prima è per l'invio di risposte all'interno dell'organizzazione, la seconda per l'invio di risposte all'esterno dell'organizzazione.

La prima informa i contatti interni, come i colleghi, i gestori del team, i manager, ecc. Allo stesso tempo, la seconda consente di aggiungere un messaggio separato per i contatti esterni, come clienti, fornitori, ecc.

Come impostare l'assenza dall'ufficio in Outlook: Creare le risposte automatiche

Queste impostazioni offrono la possibilità di inviare risposte automatiche all'interno dell'organizzazione. Tuttavia, il Box per l'invio di risposte all'esterno dell'organizzazione è facoltativo. È necessario selezionarla solo se si desidera rispondere automaticamente a tutti i messaggi in arrivo da contatti o fonti esterne.

**Da fare notare che questa funzionalità/funzione di invio di un messaggio separato a un pubblico interno ed esterno è disponibile principalmente in Outlook sul web e nell'app per Windows/Mac. È possibile ottenere un'unica casella di risposta automatica per l'app mobile di Outlook per inviare risposte a tutti i contatti.

Passaggio 4: messa a punto delle impostazioni aggiuntive

Come evidenziato in precedenza, Outlook consente di configurare ulteriori impostazioni di risposta automatica per:

  • Bloccare il calendario per una durata definita
  • Rifiutare nuovi inviti a eventi che si svolgono nel periodo in questione
  • Rifiutare e annullare riunioni per il periodo in questione
  • Inviare risposte automatiche all'esterno dell'organizzazione
  • Inviare risposte automatiche all'esterno dell'organizzazione per i messaggi in arrivo dai contatti del proprio elenco

Passaggio 5: salvare il messaggio OOO

Dopo aver personalizzato le risposte automatiche ed essere soddisfatti del messaggio (consultate i suggerimenti qui sotto se siete bloccati nel processo), fate clic su Save per salvare le modifiche e attivare il messaggio fuori ufficio. Ora, chiunque vi invii un'email riceverà una risposta automatica.

Come impostare l'esclusione dall'ufficio in Outlook: Salvare le risposte automatiche

➡️ Per saperne di più: i 10 migliori strumenti per la produttività delle email

Tipi e trucchi per creare un messaggio OOO per una risposta automatica

Un messaggio OOO chiaro, conciso e informativo consente di mantenere un sano equilibrio tra vita privata e lavoro e una facciata professionale.

Per garantire il raggiungimento di questi oggetti, ecco alcuni suggerimenti e trucchi su come creare un messaggio OOO convincente:

  • Indicate le date o il periodo esatto in cui non sarete disponibili
  • Evitate di divagare sui motivi dell'assenza dall'ufficio e caricate le informazioni in modo che il lettore capisca subito il motivo della vostra indisponibilità, quando dovrà aspettarsi di sentirvi e come potrà contattarvi in caso di emergenza
  • Utilizzate le opzioni di formattare l'allineamento, il colore e l'enfasi per evidenziare le informazioni critiche, come l'ora della vostra assenza, i dettagli di contatto alternativi, la timeline di risposta provvisoria, ecc.
  • Personalizzare le risposte automatiche per i team interni e per i contatti esterni. Per istanza, il messaggio per i team interni può contenere indicazioni su come gestire i progetti in corso, mentre ai contatti esterni si può rispondere indicando la data di rientro
  • Per i contatti esterni, mantenete il messaggio professionale e pertinente solo alla vostra assenza e fate attenzione alla riservatezza
  • Aggiungete un tocco personale e amichevole includendo frasi come "Grazie per la vostra pazienza" o "Non vedo l'ora di connettermi al mio ritorno"

Limiti dell'uso di Outlook

Sebbene Outlook sul web e l'app desktop offrano funzioni notevoli per l'attivazione delle risposte automatiche, potrebbero dover recuperare terreno in scenari specifici, soprattutto quelli che prevedono comunicazioni complesse.

Per capirlo, considerate i seguenti limiti di Outlook:

1. Supporto di base per l'automazione

Anche se si definisce un periodo di inizio e fine, non è possibile programmare messaggi per diversi fusi orari, al di fuori dell'orario d'ufficio o aggiornamenti sullo stato dell'organizzazione. Questo limita i risultati ottenuti quando si attivano le risposte automatiche in Outlook.

2. Notifiche personalizzate per contatti specifici

Anche se si inviano risposte automatiche ai contatti interni ed esterni, non è possibile dare priorità a determinate email con risposte personalizzate.

Ad istanza, anche se entrambi sono contatti interni, potreste voler condividere dettagli di contatto alternativi nella vostra risposta automatica a un membro del team rispetto a una risposta automatica standard a un altro reparto. Questo ostacola un'efficace gestione del team .

3. Personalizzazioni limitate per le finestre In arrivo condivise

Se voi e il vostro team utilizzate una casella di posta elettronica finestra In arrivo condivisa può essere difficile impostare le risposte automatiche in Outlook. Dopo tutto, è necessaria una maggiore flessibilità per rispondere alle varie richieste o ai messaggi in arrivo.

4. App mobile poco efficiente

L'app mobile di Outlook offre solo il minimo indispensabile per impostare le risposte automatiche. Non è nemmeno possibile differenziare il messaggio da inviare ai diversi mittenti interni ed esterni, né tantomeno bloccare il calendario e rifiutare gli inviti agli eventi.

5. Integrazioni al limite

Le risposte automatiche di Outlook funzionano bene all'interno dell'app stessa. Tuttavia, le integrazioni con funzionalità/funzione complete sono limitate software di gestione delle email .

Ad esempio, le risposte automatiche di Outlook potrebbero non sincronizzarsi con altri strumenti di comunicazione come Slack, risultando in una possibile confusione quando non si invia manualmente un messaggio ai contatti dell'altra app.

➡️ Per saperne di più: Collaborazione in tempo reale e vantaggi rispetto al lavoro asincrono

Programmare fuori ufficio con ClickUp

Con i limiti menzionati in precedenza per l'impostazione di un messaggio fuori ufficio in Outlook, è possibile cercare alternative per rimanere al passo con la gestione della finestra In arrivo.

Fortunatamente, l'aiuto è proprio dietro l'angolo con ClickUp !

ClickUp è una soluzione versatile e potente per gestire le vostre esigenze fuori ufficio, sia per rispondere a comunicazioni interne che esterne!

Mantenete tutte le vostre conversazioni organizzate e accessibili con ClickUp Chat

Con ClickUp Chat clickUp Chat, che consente di avere canali di chat dedicati per team o progetti, per separare i thread e conversare in modo contestuale, anche quando si è lontani.

Questa funzionalità/funzione consente ai membri del team di visualizzare la vostra disponibilità e le vostre priorità e di programmare riunioni direttamente attraverso il sistema. Con la chat non è necessario passare ad altre app per la comunicazione, perché avviene direttamente nell'ecosistema del flusso di lavoro.

Come impostare l'out-of-office in Outlook con la visualizzazione di ClickUp Chattare

ottenere una panoramica completa delle comunicazioni e del flusso di lavoro con ClickUp Chat

A differenza delle risposte fuori ufficio di Outlook, che sono statiche e isolate dall'attività effettiva, il sistema di ClickUp Chat è uno spazio dinamico e interattivo in cui il team continua le conversazioni e gestisce le attività in vostra assenza senza colli di bottiglia.

Integrando i dettagli di OOO nei flussi di lavoro correnti del team, ClickUp Chattare riduce le interruzioni e fornisce un approccio più olistico e trasparente per mantenere i progetti in corso.

Nella chat i membri del team visualizzano la vostra disponibilità e le vostre priorità e possono persino programmare direttamente le riunioni

i membri del team visualizzano la vostra disponibilità e le vostre priorità e possono anche programmare riunioni direttamente tramite ClickUp Chat_

Inoltre, con tutto il lavoro in un unico luogo, ClickUp Chattare assicura che i messaggi fuori ufficio siano collegati direttamente alle attività e ai progetti correlati. Questo permette al team di vedere facilmente qualsiasi contesto relativo alla vostra assenza, come attività collegate o documenti rilevanti, senza dover cercare tra email e messaggi separati.

Inoltre, **se un compagno di squadra menziona un'attività o un documento in vostra assenza, questo viene automaticamente collegato nella chat. Il risultato è che tutte le conversazioni e le attività in corso rimangono visibili e rintracciabili, fornendo una panoramica immediata di ciò che si è perso.

Con ChatAnnunciate la vostra assenza ai vostri team e ai contatti esterni

annunciate la vostra assenza ai vostri team e ai contatti esterni con ClickUp Chat_

Prima di partire, create un post dettagliato di "Aggiornamento" o "Annuncio" che riepiloghi i progetti in corso, le scadenze ed eventuali attività in sospeso. Questi post rimangono accessibili nella chat e fungono da riferimento affidabile per il team durante la vostra assenza, riducendo la necessità di attendere la vostra risposta.

Come impostare l'assenza dall'ufficio in Outlook utilizzando la funzionalità menzioni in ClickUp

con ClickUp @Mentions, il vostro team viene messo al corrente di elementi importanti da gestire durante il periodo della vostra assenza

Infine, ClickUp Chattare dispone anche della funzione menzioni funzionalità/funzione che consente di notificare istantaneamente la propria indisponibilità a specifici membri del team, gruppi o interi team. Indirizzate la loro attenzione su aggiornamenti, discussioni o attività chiave, in modo che tutto sia accessibile anche in vostra assenza.

➡️ Per saperne di più: 15 modelli gratuiti di piano di comunicazione del progetto: Excel, Word e ClickUp

Utilizzare ClickUp Brain per inviare risposte all'esterno e all'interno dell'organizzazione

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/chat.jpg Utilizzate i poteri dell'IA di ClickUp Brain per potenziare i messaggi fuori ufficio da inviare ai vostri contatti /$$$img/

utilizzate i poteri dell'IA di ClickUp Brain per potenziare il vostro messaggio fuori ufficio da inviare ai vostri contatti_

Durante il vostro periodo di assenza, ClickUp Brain , lo strumento di IA integrato, risponde istantaneamente a domande di base su attività, chat precedenti e contesti di progetto a cui altrimenti si dovrebbe rispondere.

Questo elimina la necessità per i provider di affidarsi a voi per ottenere informazioni che l'IA già fornisce.

Inoltre, al vostro ritorno non dovrete più spulciare lunghi thread di email e arretrati. La funzionalità AI CatchUp di ClickUp riepilogherà/riassumerà tutto ciò che è accaduto durante la vostra assenza, fornendovi un rapido riepilogo degli aggiornamenti, delle decisioni e degli elementi importanti da affrontare.

Supponiamo che ci sia un messaggio relativo a un progetto in corso o a un nuovo incarico. In questo caso, ClickUp Brain converte il messaggio in un'attività con tutti i dettagli necessari, facilitando il recupero dei lavori in corso.

Naturalmente, Brain redige anche i messaggi fuori ufficio con il tono e il contesto corretti, risparmiando tempo e lavoro richiesto.

Condivisione di informazioni per il vostro team tramite ClickUp Clip

ClickUp 3.0 Registrazione della condivisione dello schermo dall'attività di ClickUp

registrate dettagli rapidi e condivideteli tramite la chat di ClickUp con ClickUp Clips_

Con ClickUp Clip registra e condivide messaggi video rapidi e informativi a cui il team può accedere durante il tempo libero. Questo è perfetto per la condivisione di walkthrough di prodotti, attività o progetti e aggiornamenti visivi che chiariscono il processo.

Integrazione con Outlook sul web e altri strumenti

ClickUp 3.0 App e integrazioni semplificate

integrazione con oltre 1000 strumenti e piattaforme con le integrazioni di ClickUp

Il Integrazioni ClickUp offre integrazioni native e senza soluzione di continuità con 1000+ strumenti di produttività, app e piattaforme. Importa da altri strumenti di comunicazione e porta tutto sulla stessa pagina per una messaggistica senza problemi su tutte le piattaforme.

Gestite e programmate i messaggi fuori ufficio su Outlook con ClickUp

gestire e programmare i messaggi fuori ufficio in Outlook con ClickUp_

Se preferite rimanere nell'ecosistema di Outlook, esplorate l'opzione Integrazione di ClickUp e Outlook che integra la gestione delle attività nelle comunicazioni via email e consente di inviare risposte automatiche.

Gestione delle email con ClickUp

Organizzate le vostre email e il vostro lavoro in un unico posto con ClickUp Email Project Management

organizzare le email e lavorare in un unico luogo con ClickUp Email Project Management

A proposito di gestione delle email è possibile utilizzare l'opzione ClickUp Email Project Management per consolidare tutte le conversazioni in una posizione centralizzata.

Inviate e monitorate le email all'interno dell'ambiente ClickUp, organizzate le conversazioni in base ad attività specifiche, inviate notifiche personalizzate e promemoria sui problemi e ottimizzate la finestra In arrivo per riprendere il lavoro senza sentirsi sopraffatti.

Pro Tip: ClickUp offre una serie di modelli per comunicare con le parti interessate all'interno e all'esterno dell'organizzazione. Scaricate i modelli Modello di messaggio istantaneo ClickUp per semplificare e standardizzare le interazioni del team con messaggi automatizzati fuori ufficio e condividere aggiornamenti rapidi sul vostro periodo di assenza.

Lontano dall'ufficio ma in contatto con ClickUp

L'invio di risposte automatiche quando si è fuori ufficio è un modo pratico per informare gli stakeholder all'interno e all'esterno dell'organizzazione. Ma perché fermarsi a una risposta automatica su Outlook?

Con ClickUp è possibile condividere aggiornamenti, comunicare la propria indisponibilità su più canali, utilizzare le opzioni di condivisione per evidenziare messaggi e attività e mantenere libera la finestra In arrivo.

Dai promemoria automatizzati alla stesura delle email con l'IA, fino alla gestione delle attività di ClickUp, ClickUp è una soluzione completa per rimanere in connessione senza interrompere il vostro tempo libero. Iscriviti a ClickUp per vedere come trasforma la vostra esperienza fuori ufficio e non solo!