Abbandonare il caos delle riunioni: Prendere note perfette nei team (+ Esplorare un'alternativa migliore)

È capitato a tutti di partecipare a una riunione, sicuri di ricordare tutto, per poi ritrovarsi con i dettagli che sfuggono. Con le riunioni virtuali che stanno diventando la norma e con le agende piene di telefonate a ripetizione, è facile trascurare informazioni cruciali. 🗓️

È qui che l'arte di prendere note di riunione chiare e attuabili diventa cruciale. Vi aiuta a catturare le chiavi di lettura e a rimanere organizzati e concentrati sui punti essenziali.

Se utilizzate Microsoft Teams, siete già sulla buona strada per organizzare meglio le riunioni. Tuttavia, è essenziale catturare le intuizioni che faranno progredire i progetti.

In questo articolo vi guideremo su come prendere le note delle riunioni in Teams mantenendo chiarezza e coinvolgimento durante le riunioni. Inoltre, introdurremo un modo più intelligente per gestire le note. 📝

Iniziamo!

Come prendere le note delle riunioni nei team?

Con oltre 300 milioni di utenti e non solo, Microsoft Teams è diventata la piattaforma di riferimento per la collaborazione aziendale. Tuttavia, per massimizzare l'efficacia delle riunioni, è essenziale catturare le chiavi di lettura e gli elementi d'azione attraverso un'efficace presa di nota. 📝

Ecco una guida con passaggi per aiutarvi a prendere note migliori per le riunioni in Teams:

Passaggio 1: accedere alla piattaforma per riunioni Teams

via Teams

Accedere a Teams tramite l'app desktop o la versione web. Se siete nuovi alla piattaforma, scaricatela dal sito ufficiale o dall'app store.

Una volta effettuato l'accesso, si accede al dashboard, il centro di comando per partecipare alle riunioni di Teams e per gestire i documenti senza soluzione di continuità con il proprio team.

Passaggio 2: Impostazione della riunione Teams

via Teams La pianificazione della riunione Teams è essenziale per un flusso di lavoro regolare. Permette a tutti di essere allineati sullo scopo, sul programma e sulla Sequenza della riunione. Ecco come impostarlo:

• Passare al "Calendario " per visualizzare il piano o programmare le prossime riunioni
• Fare clic su "Nuova riunione " e inserire i dettagli della riunione: titolo, data, ora e partecipanti. Utilizzare la funzionalità/funzione di ricorrenza per le riunioni regolari per risparmiare tempo sugli inviti ripetuti

via Teams

• Aggiungere un'agenda della riunione nella sezione Dettagli per guidare la discussione, aiutandovi a espandere i dettagli della riunione e a definire una chiara tabella di marcia per i partecipanti

via Teams

• Selezionare 'Invia' per notificare i partecipanti alla riunione. Teams gestirà l'invito alla riunione e invierà promemoria automatici, mantenendo tutti preparati

Volete preparare le fasi per un esito positivo ancora prima di iniziare a prendere le note della riunione? Seguendo alcuni suggerimenti regole di galateo delle riunioni virtuali possono portare a sessioni più mirate, a coinvolgere le parti interessate e a una collaborazione senza soluzione di continuità.

Ecco cosa Da fare: Condividere in anticipo un programma chiaro per mantenere tutti allineati e concentrati ✅ Incoraggiare i partecipanti a mettere il muto quando non parlano per ridurre le distrazioni 🎙️Designate un addetto alle note per mantenere le cose organizzate e in linea con i tempi 📝Promettere a tutti di condividere i propri pensieri per assicurare che tutte le chiavi di lettura siano catturate e favorire la collaborazione

Passaggio 3: accedere alla funzionalità/funzione delle riunioni di Teams

via Teams Teams ha una sezione integrata per prendere e archiviare le note delle riunioni direttamente nell'app, che aiuta a centralizzare tutto.

Ecco come sfruttarla al meglio:

• Avviare o partecipare alla riunione e fare clic sull'opzione 'Note' nella barra delle applicazioni superiore. Se non è visibile, fare clic su 'Altre azioni' (i tre punti)
• Usare il riquadro dedicato alle note per documentare i punti e le decisioni che si verificano
• Concedete ai partecipanti le autorizzazioni necessarie per modificare e contribuire alle note per una collaborazione in tempo reale e una maggiore fluiditàcomunicazione del team ➡️ Per saperne di più: 15 Migliori strumenti di IA per prendere nota 📝

Passaggio 4: organizzare e strutturare le note

Prendere le note delle riunioni è solo l'inizio; organizzarle è il punto in cui avviene la magia.

Seguite questi consigli per renderli più efficaci:

• Dividete le note in sezioni come "Punti chiave" e "Passaggi successivi" per facilitare la consultazione
• Usate i punti elenco per renderli più leggibili
• Assegnate le attività con le menzioni @ per garantire la responsabilità

Evidenziate le scadenze o le informazioni cruciali usando testi in grassetto o tag

Assegnate tag per facilitare l'organizzazione: L'aggiunta di tag come #marketing, #budget o #followup alle note può aiutare a categorizzare le discussioni, rendendo più facile trovare argomenti specifici in seguito. Questo è particolarmente utile se si gestiscono più progetti.

• Esempio: "#marketing Discutere la strategia della campagna. #budget Delineare i progetti di costo.

Passaggio 5: condivisione delle note con i partecipanti alla riunione

Al termine della riunione, assicuratevi che tutti siano sulla stessa pagina. Ricontrollate la chiarezza e rimuovete i dettagli irrilevanti.

• Fare clic su "Condividi note " per inviarle a tutti i partecipanti alla riunione. Il team le collega automaticamente alla riunione nel calendario di Teams per una facile consultazione
• Assegnate azioni di follower per tenere tutti sotto controllo e consapevoli delle proprie responsabilità

Passaggio 6: Modifica delle note della riunione dopo la discussione

La sessione è terminata, ma le vostre responsabilità come organizzatori della riunione non sono finite! Rifinite le note della riunione e aggiungete qualsiasi nuova idea emersa durante la discussione.

Ecco come assicurarsi che nulla vada perso:

• Andate al vostro "Teams Calendar", trovate la riunione passata e selezionatela per espandere i dettagli
• Aggiornare o perfezionare le note in base a eventuali nuovi input o chiarimenti
• Fare clic su "Invia aggiornamento" per notificare ai partecipanti le informazioni più recenti

Dopo aver discusso su come prendere le note di una riunione in Teams, è possibile perfezionare le note della riunione e aggiungere eventuali nuove informazioni emerse durante la discussione.

➡️ Per saperne di più: Quali sono i migliori registratori dello schermo Free senza filigrana?

Limiti di Microsoft Teams per la presa di note

Sebbene Teams sia una solida piattaforma di lavoro app per la messaggistica aziendale per gli ambienti di lavoro da remoto e ibridi, presenta alcuni limiti per quanto riguarda la presa di note. Questi problemi possono rallentare l'attività e ostacolare un efficace lavoro di squadra.

Ecco una panoramica di alcuni ostacoli comuni:

1. Limitata collaborazione in tempo reale

Microsoft Teams consente a diversi utenti (con le dovute autorizzazioni) di modificare le note delle riunioni, ma l'esperienza di collaborazione dal vivo non è sempre fluida. Se troppi partecipanti tentano di apportare modifiche contemporaneamente, la piattaforma può ritardare o non riuscire a catturare gli aggiornamenti in tempo reale.

Non c'è da stupirsi il 59% dei dipendenti riferisce che i loro strumenti di collaborazione, compreso Teams, non sono in linea con i loro flussi di lavoro preferiti. Questa disconnessione rende più difficile tenere il passo con conversazioni in rapida evoluzione, con conseguente frammentazione dei messaggi, perdita di dettagli e confusione. 🤔

2. Strumenti di formattazione e modifica di base

Teams offre solo la formattazione di base del testo (grassetto, corsivo, sottolineatura), rendendo più difficile l'organizzazione di note dettagliate. La mancanza di opzioni di formattazione ricche come tabelle, immagini incorporate o layout personalizzabili limita l'efficacia con cui si possono strutturare le informazioni importanti.

Inoltre, senza strumenti come il controllo ortografico o la modifica approfondita del contenuto, le note delle riunioni spesso non hanno la chiarezza e lo smalto necessari per una documentazione professionale. Quando si tratta di un progetto ad alto rischio, note chiare e professionali non sono solo documentazione: sono il vostro progetto per l'esito positivo.

3. Mancanza di automazione per i follower

A differenza di un software dedicato ai verbali delle riunioni, Teams non offre funzioni incorporate per convertire le note in attività attuabili o assegnare automaticamente le responsabilità. Ciò significa che dovete assegnare i compiti e gestire le scadenze manualmente, il che può rallentare il vostro flusso di lavoro e aumentare la possibilità di errori.

4. Dipendenza dalla piattaforma

Affidarsi esclusivamente alla funzionalità/funzione di Teams porta al blocco della piattaforma. Se l'organizzazione decide di passare a un altro strumento, la migrazione delle note delle riunioni e dei dati storici diventa complicata e richiede tempo.

Questa dipendenza limita la flessibilità, rendendo difficile l'adozione di nuove soluzioni che si adattino meglio ai flussi di lavoro in evoluzione dell'organizzazione.

5. Autorizzazioni rigide e controllo degli accessi

Un altro problema significativo è che i partecipanti esterni o ospiti hanno bisogno di aiuto per accedere alle note durante o prima della riunione. Questo significa che i client o i venditori potrebbero essere esclusi dal giro finché non si condividono le note in seguito.

Inoltre, una volta che qualcuno viene aggiunto a un team, ottiene l'accesso a tutti i file, il che non è ideale per le organizzazioni che gestiscono dati sensibili.

I feedback degli utenti offrono indicazioni preziose sulle prestazioni di Teams in ambienti diversi. Dopo aver esplorato i thread su Reddit, ecco cosa abbiamo scoperto sull'esperienza degli utenti:

Un utente ha sottolineato una significativa problema con le riunioni ricorrenti :

> "Le note delle riunioni non vengono trasferite da una riunione all'altra. Abbiamo conferenze ricorrenti ed è frustrante copiare manualmente le note tra le sessioni. Sembra un passaggio indietro per una piattaforma così avanzata"

Un altro utente ha espresso la propria frustrazione con le sue prestazioni e la sua usabilità: > >> _"Da quando la mia organizzazione è passata a Teams, ho riscontrato lag costanti, crash e disconnessioni inaspettate, che interrompono la collaborazione in tempo reale. L'interfaccia è disordinata e rende difficile la navigazione di attività semplici, mentre l'integrazione con Microsoft 365 è disarticolata

Anche se queste limitazioni non sono un problema per tutti gli utenti, rallentano comunque il flusso di lavoro. 🙅

Quindi, se i vostri progetti hanno bisogno di maggiore flessibilità, automazione o migliore collaborazione, prendete in considerazione l'idea di esplorare Alternative a Microsoft Teams che possono migliorare la produttività.

Prendere note per le riunioni in modo efficace con ClickUp

Quando i vostri progetti richiedono di più, avete bisogno di una soluzione all'avanguardia. Riunione ClickUp -una piattaforma di project management dinamica e completa che semplifica la collaborazione e aumenta la produttività dell'organizzazione.

Ciò che rende ClickUp un punto di svolta per l'annotazione guidata dall'IA è la sua capacità di riepilogare facilmente le riunioni, creare punti d'azione e automatizzare i flussi di lavoro, mantenendo il team organizzato e produttivo.

Ecco una tabella di confronto per capire le differenze a colpo d'occhio:

Microsoft Teams vs. ClickUp

Ecco come ClickUp può trasformare il vostro processo di annotazione:

1. Gestire le note delle riunioni come un professionista Riunioni ClickUp ridefinisce il modo di documentare e gestire le discussioni del team, aumentando la produttività. Il menu dell'editor consente di evidenziare i punti chiave e di garantire che le note siano creative e organizzate.

collabora alle note, ai programmi e ai piani d'azione delle riunioni con ClickUp Docs_

Con Documenti di ClickUp clickUp Docs è un'applicazione che consente di creare documenti dinamici per programmi di riunioni, note o liste di controllo collaborative. Le sue opzioni di formattazione del testo, come titoli, punti elenco, immagini incorporate e tabelle, offrono la chiarezza e la struttura che spesso mancano nelle piattaforme tradizionali.

velocizzate la presa di note con ClickUp Brain e trasformate le idee in contenuti nitidi con un clic_

Tra le funzionalità/funzione di ClickUp vi sono ClickUp Brain -un assistente dotato di IA che migliora la velocità di scrittura e affina il pensiero. È un generatore di note efficiente e analizza i punti critici per creare note complete. In questo modo, vi aiuta a:

• Condensare lunghe discussioni in riepiloghi/riassunti chiari e digeribili
• Evidenziare risultati e attività importanti. Creare automaticamente elenchi di cose da fare in base alla conversazione

Utilizzare il vostro programma della riunione come base per una strategia pratica di annotazione.

Ecco come vi sarà utile:

• Seguendo il Programma, si rimane in carreggiata e si evitano le tangenti 🎯
• Una struttura cancellata aiuta a comprendere le discussioni e le decisioni prese 🔍
• Risparmiare tempo facendo rapidamente riferimento ai punti all'ordine del giorno per un'efficiente acquisizione delle note ⏳
• Incoraggiare i contributi relativi agli elementi dell'agenda favorisce la collaborazione 🤝

2. Utilizzare modelli di riunione predefiniti

Ammettiamolo: iniziare con una pagina bianca non è sempre il modo più efficiente per prendere le note di una riunione. È qui che i modelli di riunione pre-costruiti di ClickUp si rivelano utili. Uno di questi è il modello Modello di note per le riunioni di ClickUp .

Progettato per qualsiasi flusso di lavoro, semplifica il metodo di annotazione, aiutandovi a concentrarvi su ciò che conta: gestire riunioni produttive. Ogni riunione è organizzata ed efficace grazie alle sezioni dedicate ai programmi, alle chiavi di lettura e agli elementi d'azione.

Ecco perché amerete questo modello:

• Personalizzarlo in base alle esigenze del team: aggiungere descrizioni dettagliate dei punti o creare programmi ricorrenti
• Collaborazione in tempo reale con i membri del team
• Trasformare le note delle riunioni in incarichi e assegnare le responsabilità per garantire l'account
• Abilitare i follower e aggiungere elementi d'azione senza lasciare il documento

Avete bisogno di altri modelli così efficaci? Ecco due dei nostri modelli preferiti:

• Modello di verbale di riunione ClickUp **Documenta le conversazioni e le decisioni ufficiali in modo chiaro e formale. Condividete i verbali con i membri del team, gli stakeholder o i client per una trasparenza e una responsabilità complete
• Modello per le riunioni di ClickUp : Con questo modello è possibile organizzare seminari o conferenze ricorrenti. Tenete sotto controllo gli oggetti, i compiti e i follower per garantire che non vadano persi dettagli chiave

➡️ Per saperne di più: 10 migliori strumenti di IA per riunioni e assistenti alle riunioni

3. Mantenere il flusso delle conversazioni e collaborare con facilità

semplificate la comunicazione con ClickUp Chat: aggiungete note alle riunioni, collegate le attività e condividete gli aggiornamenti in un unico posto_

ClickUp eleva la collaborazione tra team unificando la comunicazione e la gestione del team in un'unica piattaforma intuitiva. Con ClickUp Chattare è possibile tenere conversazioni in tempo reale integrando perfettamente il contesto nel flusso di lavoro. 💬

Prima di ClickUp, le riunioni e le comunicazioni via email portavano a un buco nero in cui gli elementi venivano lasciati invisibili e incustoditi. Per questo motivo, le attività non venivano riviste in tempo e nessuno sapeva come procedeva lo sviluppo creativo. Ora tutti i membri del team possono vedere chiaramente quando gli elementi sono in scadenza, chattare e collaborare alle attività Samantha Dengate , Senior Project Manager presso Diggs

Nel complesso, ClickUp incarna la collaborazione mantenendo il team allineato, sia che stiate pianificando le scadenze o facendo brainstorming di idee. Ecco come funziona:

ClickUp Chattare è stato progettato per mantenere il team allineato su progetti, scadenze e idee, tutto in un unico luogo. Ecco come trasforma le conversazioni in azioni produttive:

• Collaborazione in tempo reale con SyncUps: Avviate videochiamate o audio direttamente in ClickUp Chat, dove potete condividere schermate, collegare attività e assegnare commenti all'istante. SyncUps consente di rendere le discussioni fruibili e in connessione con il lavoro.
• Account con FollowUps: Contrassegnate i messaggi critici come FollowUps, assegnateli ai membri del team e monitorate il loro stato direttamente in chat. È un modo semplice per garantire che gli elementi d'azione importanti non vengano trascurati.
• Rimanete informati con IA CatchUp: Recuperate rapidamente le discussioni perse con IA CatchUp, che condensa i thread lunghi in punti chiave. Questa funzionalità/funzione vi aiuta a trovare i passaggi successivi senza dover scorrere i messaggi passati.
• Collegate direttamente le chat alle attività: Mantenete le conversazioni focalizzate e pertinenti collegandole ad attività o progetti specifici, in modo che ogni discussione porti all'azione.
• Assegnate i commenti come attività: Trasformate qualsiasi commento in un'attività conAssegnazione di commentiper aiutare il team a rimanere organizzato e a seguire le attività più importanti.
• Menzione dei compagni di squadra e utilizzo di testi ricchi: Coinvolgete le persone giuste nelle discussioni, aggiungete chiarezza con la formattazione di testi ricchi e mantenete la comunicazione chiara e coinvolgente.
• Collabora senza problemi ai documenti: Permettete a più persone di lavorare sullo stesso documento conRilevazione della collaborazione di ClickUp *Sincronizzazione delle chat con le attività per un facile accesso: Collegando le chat direttamente alle attività di ClickUp, le chat mantengono accessibili tutte le informazioni rilevanti senza dover cambiare strumento.
• Organizzare le chat per una maggiore concentrazione: Impostate i canali di chat per progetto, team o priorità, in modo che la vostra area di lavoro rimanga ordinata e concentrata su ciò che conta di più

4. Dite di sì alla trascrizione automatizzata delle riunioni

registrare, salvare file e condividere catture di schermate o schede del browser all'interno delle attività di ClickUp Clips_

Perché accontentarsi di prendere note quando si può catturare l'intera esperienza di una riunione? Con ClickUp Clip è possibile registrare video di alta qualità, privi di filigrana, mentre ClickUp Brain trascrive accuratamente le conversazioni. In questo modo è possibile accedere facilmente a ogni dettaglio, anche in ambienti rumorosi o con accenti diversi.

Inoltre, ClickUp University Ricerca universale consente di trovare qualsiasi cosa nell'area di lavoro. È come avere un motore di ricerca personale che trova contenuti in oltre 20 app per il cloud, incluso Teams, tutto in un unico posto. Digitando una parola chiave, Ricerca Universale evidenzia ogni menzione, mantenendo l'organizzazione senza dover cambiare piattaforma.

Ricordate: Quando si usa l'IA per prendere le note di una riunione, è necessario considerare alcuni fattori. Per istanza:

Accuratezza: Assicurarsi che lo strumento di IA catturi accuratamente i punti chiave e le decisioni per evitare errori di comunicazione

Contesto: Fornire all'IA un contesto o parole chiave specifiche per migliorarne la comprensione e la pertinenza alla discussione

Rivedere e modificare: Rivedere sempre le note generate dall'IA per individuare eventuali errori o omissioni prima di condividerle con i partecipanti ✏️

Privacy: Tenere presente la riservatezza e la sicurezza dei dati quando si utilizzano strumenti di IA per acquisire informazioni sensibili 🔒

5. Sfruttare le integrazioni di ClickUp

ottimizzate i flussi di lavoro e migliorate la collaborazione grazie alla connessione con oltre 1.000 applicazioni con le integrazioni ClickUp Integrazioni ClickUp aiutano a connettersi con oltre 1.000 app, consentendo ai team di centralizzare i flussi di lavoro in modo efficiente. Gli utenti possono ottimizzare i processi di project management integrando strumenti essenziali come Google Drive, Slack e Zoom. Questa connessione migliora la collaborazione e garantisce che tutte le risorse siano facilmente accessibili all'interno di un'unica piattaforma.

Ad esempio, se si vuole continuare a usare Teams, L'integrazione di ClickUp con Teams è un ponte tra la comunicazione e la gestione delle attività. È possibile ricevere notifiche in tempo reale per gli aggiornamenti, utilizzare un'ampia gamma di attività per contestualizzare la condivisione dei collegamenti e gestire le responsabilità direttamente all'interno dell'app per le attività senza dover cambiare piattaforma.

In questo modo è possibile:

• Migliorare la collaborazione mantenendo discussioni e attività in un unico luogo
• Migliorare la produttività grazie all'accesso rapido alle informazioni sulle attività rilevanti
• Ridurre al minimo le distrazioni, riducendo la necessità di passare da un'applicazione all'altra
• Ottimizzare i flussi di lavoro grazie alla sincronizzazione automatica degli aggiornamenti su entrambe le piattaforme

➡️ Per saperne di più: le 10 migliori integrazioni di Microsoft Teams per la collaborazione

Portate le vostre sessioni di riunione al livello successivo con ClickUp

Sebbene Microsoft Teams sia diventato uno strumento indispensabile per molte organizzazioni, è importante riconoscere che presenta dei limiti, soprattutto per quanto riguarda la gestione del flusso di lavoro e della collaborazione. Dalla comunicazione frammentata alle funzionalità/funzione di base per prendere appunti, fino alle difficoltà di collaborazione in tempo reale e alla flessibilità di integrazione, molti utenti desiderano una soluzione più coesa.

Ecco perché ClickUp offre l'aggiornamento perfetto. Grazie a chattare con IA, note, modelli personalizzabili e coordinamento fluido con Teams, ClickUp trasforma l'intero flusso di lavoro.

Perché accontentarsi di poco? Non lasciate che il caos di strumenti disarticolati vi trattenga. Iscrivetevi su ClickUp e prova tu stesso la differenza! 🚀