Mentre ci concentriamo sulla creazione dell'email perfetta, spesso trascuriamo un aspetto cruciale: la chiusura.
Il modo in cui concludi il tuo messaggio è importante tanto quanto il contenuto stesso. Una chiusura professionale dell'email può creare l'impostazione giusta, incoraggiare le risposte e lasciare al destinatario un'impressione positiva.
Diamo un'occhiata ad alcuni semplici consigli ed esempi che ti aiuteranno a concludere le tue email come un professionista!
Che cos'è una chiusura di email?
La chiusura di un'email è la frase o la riga finale che conclude l'email, subito prima della firma. Conclude la conversazione, invita a rispondere o fornisce altri moduli di invito all'azione.
A seconda del contesto della tua comunicazione, una chiusura ben scelta trasmette rispetto, cordialità o professionalità.
Ad esempio, in un'email professionale, potresti concludere con "Cordiali saluti", seguito dal tuo nome, in modo da bilanciare formalità e cordialità.
Un cordiale "Ciao" o "A presto" potrebbero essere chiusure più appropriate in email più informali, con un'impostazione rilassata per le interazioni future.
Cosa dovrebbe includere ogni chiusura di email?
La chiusura dell'email dovrebbe includere alcuni elementi per garantire una comunicazione efficace.
Devi includere:
- Frase di chiusura personalizzata per le email: una frase cortese e appropriata che si adatti al tono dell'email. Ad esempio, "Cordiali saluti", "Sinceramente" o "Grazie".
- Il tuo nome: Includi sempre il tuo nome e, in contesti più formali, usa il tuo cognome.
- Posizione e azienda (se applicabile): questo è particolarmente importante nelle email professionali, dove identificare il tuo ruolo aiuta a stabilire la tua autorità.
- Informazioni di contatto: possono includere il tuo numero di telefono, un indirizzo email aggiuntivo o qualsiasi altro metodo di contatto pertinente, in particolare in un contesto aziendale.
- Firma personalizzata: facoltativamente, un modello di firma email personalizzato che include la tua scheda digitale, il logo aziendale o eventuali dichiarazioni di non responsabilità legali, in base alla politica aziendale.
Perché le chiusure delle email sono importanti
Le chiusure delle email forniscono indizi sul contesto e sulla comunicazione. Dimostrano attenzione ai dettagli e danno il tono alla conversazione successiva.
Sebbene il corpo dell'email sia la parte più importante, la chiusura aiuta a legare insieme il tutto e a creare un'impressione. Aiuta a stabilire una percezione di te e del tuo messaggio per il lettore.
Ecco alcuni altri motivi per cui le chiusure delle email sono importanti:
1. Aiuta a creare un'impressione duratura
Il modo in cui concludi la tua email determina l'impostazione delle comunicazioni future. Dovrebbe essere in linea con il contesto generale dell'email e con la tua relazione con il destinatario. Una chiusura corretta dell'email lascia un'impressione positiva e duratura sul destinatario.
Ad esempio, concludere un'email con "Attendo con interesse il tuo parere!" fa sentire il destinatario apprezzato e incoraggia una risposta prompt.
2. Rafforza il tono e l'intento
Le tue chiusure sottolineano l'intento del tuo messaggio e chiariscono i passaggi successivi desiderati.
Ad esempio, concludere con "Si prega di esaminare il file allegato il prima possibile" indica urgenza e l'azione richiesta al destinatario.
3. Impatto sui KPI dell'email marketing
La chiusura della tua email influenza direttamente i KPI essenziali dell'email marketing, come i tassi di apertura, i tassi di clic e i tassi di conversione.
Una chiusura ben scritta rafforza il tuo messaggio e incoraggia i destinatari a compiere le azioni desiderate.
Esempi di chiusure professionali delle email
Scegliere le parole giuste per concludere le tue email professionali è fondamentale, poiché riflette la tua professionalità e influisce sulla percezione del destinatario.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di chiusure appropriate per email professionali da utilizzare in vari contesti aziendali:
1. Chiusure formali (per contatti aziendali o primi contatti)
Quando contatti qualcuno per la prima volta in ambito professionale o invii un'email di lavoro, è importante chiudere la comunicazione nel modo giusto per stabilire una relazione positiva. Questo vale sia che tu stia scrivendo a un client che a un collega più anziano.
Strumenti come ClickUp Brain sono particolarmente utili per creare questi elementi cruciali delle e-mail. Utilizzando l'IA, ClickUp Brain aiuta a generare chiusure di e-mail appropriate al contesto e raffinate che migliorano la professionalità delle tue comunicazioni.
In questo modo la tua email avrà il tono e la formalità appropriati per le interazioni iniziali.
Esempio n. 1: Cordiali saluti
"Cordiali saluti" è comunemente usato come chiusura cortese e professionale delle email inviate a contatti nuovi e familiari. Equilibra cordialità e professionalità senza essere eccessivamente formale.
Ecco come ClickUp Brain ti aiuta a generare un'email con una chiusura simile.
Inoltre, ClickUp Docs ti aiuta a memorizzare e gestire modelli per chiudere le email in modo professionale, ottimizzando il tuo flusso di lavoro e mantenendo la coerenza nella comunicazione. Puoi utilizzare direttamente l'IA per generare email all'interno dei documenti.
Tutto quello che devi fare è:
- Crea un nuovo documento dall'area di lavoro di ClickUp.
- Fai doppio clic sul documento.
- Seleziona l'opzione "scrivi con l'IA"
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- Quindi, scrivi il tuo prompt e definisci chiaramente come desideri concluderlo.
- Una volta che ClickUp Brain ha generato l'email, clicca sul pulsante "Inserisci" e il testo verrà incollato nei tuoi documenti ClickUp senza troppe complicazioni.
Esempio n. 2: Cordiali saluti
"Cordiali saluti" è tradizionalmente utilizzato per concludere comunicazioni formali. È ideale per prime interazioni o corrispondenza aziendale importante, poiché trasmette rispetto e un approccio diretto e sincero.
Esempio n. 3: Cordiali saluti
"Cordiali saluti" offre una chiusura cordiale ma professionale, adatta alle interazioni aziendali iniziali e continuative. Trasmette un tono amichevole pur mantenendo un certo livello di formalità.
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2. Chiusure semi-formali (per colleghi o conversazioni in corso)
Non tutte le email sono formali, anche in un contesto professionale. Un approccio semi-formale funziona bene in una conversazione di email in corso o quando si inviano email a colleghi di tutta l'azienda. Elimina la rigidità nella conversazione, introduce familiarità e mantiene la serietà della situazione.
Esempio n. 1: Grazie
"Grazie" è la parola migliore per esprimere gratitudine in modo conciso. È perfetta per ringraziare un collega per l'aiuto o la risposta forniti all'interno di un thread in corso.
Esempio n. 2: Migliore
"Best" è uno dei modi più versatili e informali per chiudere un'email. È ideale per le email di routine in cui desideri mantenere un tono professionale ma rilassato con colleghi con cui hai familiarità.
Esempio 3: Ti auguro ogni bene
"Take care" aggiunge un tocco personale alla tua corrispondenza. Questa chiusura è ottima per concludere le conversazioni con una nota cordiale, soprattutto quando hai instaurato un rapporto amichevole con il destinatario.
3. Chiusure informali (per colleghi o membri del team con cui hai familiarità)
Quando invii un'email a qualcuno con cui hai una stretta relazione di lavoro, è meglio optare per chiusure informali per rafforzare la fiducia e mantenere un rapporto confortevole.
Esempio 1: Saluti
"Cheers" è una chiusura allegra e amichevole, ideale per le email inviate a colleghi con cui c'è una condivisione di rapporto. Questa chiusura aggiunge un tocco di informalità e cordialità alla conversazione.
Esempio 2: A presto
"A presto" implica una conversazione in corso e l'anticipazione di interazioni future. È perfetto per le email con colleghi con cui interagisci frequentemente, trasmettendo la promessa di un dialogo continuo. Aggiungilo alle email inoltrate automaticamente quando non sei disponibile.
Esempio 3: Ti auguro il meglio
"All the best" è una chiusura sincera e positiva, adatta per concludere le comunicazioni con una nota incoraggiante. Questa chiusura è particolarmente indicata per esprimere supporto o auguri per gli sforzi dei tuoi colleghi.
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Best practice per concludere un'email in modo professionale
Quando concludi un'email, è essenziale scegliere una chiusura efficace che rifletta il tono della tua email e rispetti la tua relazione con il destinatario. Ciò garantisce che la tua email comunichi in modo efficace e lasci un'impressione positiva.
1. Fai della chiarezza la tua migliore alleata
Sii conciso nelle tue frasi di chiusura. La chiusura dell'email dovrebbe rimanere nel corpo principale dell'email. Dovrebbe segnalare la fine della conversazione e contenere solo le informazioni necessarie.
2. Ricorda che il contesto è tutto
Quando effettui la selezione della chiusura della tua email, è importante considerare il contesto del tuo messaggio.
Ad esempio, un'email aziendale formale potrebbe richiedere chiusure più professionali, come "Cordiali saluti" o "Distinti saluti". Mentre una nota interna informale potrebbe consentire qualcosa di più amichevole, come "Grazie" o "A presto".
Adatta sempre la chiusura al tono e alla formalità della situazione. La chiusura giusta rafforza il contesto e la relazione con il destinatario.
Gli strumenti di gestione delle e-mail semplificano questo processo aiutandoti a organizzare e gestire le tue comunicazioni in base al contesto e alla priorità. Garantiscono che ogni email sia personalizzata e inviata al momento opportuno.
Puoi costruire il tuo intero ecosistema di gestione delle email su una piattaforma all-in-one come ClickUp.
Diamo un'occhiata ad alcune funzionalità specifiche offerte da ClickUp:
I. Utilizza ClickUp Brain per chiusure personalizzate delle e-mail
Sebbene esistano numerosi strumenti di scrittura basati sull'IA, sia a pagamento che gratis, in continua evoluzione, la chiave per una scrittura efficace con l'IA è il contesto. ClickUp Brain conosce il contesto della tua azienda, lo stile di scrittura e molto altro ancora.
Con ClickUp Brain:
- Migliora il tuo processo di scrittura delle email suggerendo chiusure appropriate al contesto.
- Mantieni il tono corretto nei diversi tipi di email
- Assicurati che la coerenza del tuo marchio rimanga intatta e che le tue comunicazioni siano coerenti.
💡 Suggerimento professionale: per affinare ulteriormente le tue capacità di scrittura delle e-mail utilizzando l'IA, consulta la nostra guida su Come utilizzare l'IA per scrivere e-mail .
II. Ottimizza i flussi di lavoro con ClickUp Docs
ClickUp Docs semplifica il processo di redazione e personalizzazione delle chiusure delle email per adattarle a vari contesti. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, crea modelli professionali per comunicazioni formali, semi-formali e informali.
In questo modo, le chiusure delle tue email saranno in linea con il tono del messaggio e miglioreranno l'efficacia complessiva della tua comunicazione. In definitiva, ClickUp Docs ti aiuta a mantenere coerenza e professionalità in ogni email che invii.
Con ClickUp Documenti:
- Crea modelli per diversi tipi di email
- Collabora con il tuo team in tempo reale
- Tieni note organizzate su ogni progetto
- Collega i tuoi documenti direttamente alle attività
III. Migliora l'efficienza delle tue email con l'automazione
La funzionalità Email Automations di ClickUp può automatizzare le risposte e-mail di routine o i follow-up in base a trigger specifici, come il completamento di un'attività o il raggiungimento di un'attività cardine del progetto. Ciò migliora l'efficienza della comunicazione e aiuta a mantenere interazioni tempestive senza intervento manuale, rendendola ideale per la gestione di grandi volumi di e-mail in contesti di progetto.
IV. Assicurati che le tue email siano professionali e in linea con il tuo marchio grazie a vari modelli
ClickUp offre una serie di modelli progettati per semplificare e migliorare la comunicazione via e-mail, garantendo coerenza e allineamento al marchio. Diamo un'occhiata ad alcuni modelli specifici per le e-mail:
- Modello di automazione e-mail ClickUp: questo modello ti consente di inviare e-mail automatiche dalla tua area di lavoro di ClickUp per gestire in modo ottimale le campagne e-mail. Imposta le condizioni per l'invio automatico delle e-mail, migliorando l'efficienza e la coerenza nella comunicazione.
- Modello di campagna e-mail ClickUp: progettato per gestire ed eseguire campagne di e-mail marketing, questo modello ti aiuta a organizzare, effettuare il monitoraggio e analizzare in modo efficace le tue strategie di campagna, assicurando che tutti gli elementi della campagna siano allineati e mirati.
ClickUp Email Project Management integra la tua email direttamente nella tua area di lavoro di project management. Ciò ti consente di convertire le email in attività, assegnarle ai membri del team e monitorarne lo stato di avanzamento all'interno di ClickUp.
È un modo efficace per assicurarti che nessuna email venga trascurata e che ogni comunicazione sia presa in considerazione nella sequenza del tuo progetto.
Inoltre, i principali strumenti di comunicazione di ClickUp ti aiutano ad automatizzare e personalizzare le tue e-mail di networking, assicurandoti che le tue chiusure semi-formali e informali siano sempre appropriate.
Per saperne di più: Ottimizza la tua strategia di email marketing dall'ideazione all'esecuzione con consigli e modelli efficaci per la gestione delle campagne di marketing.
Errori comuni da evitare quando si conclude un'email
Oltre alle cose da fare quando si chiude un'email, ci sono anche alcune cose da non fare. Per assicurarti che la tua email si chiuda in modo efficace, è importante tenere presente il contesto ed evitare di saltare o ignorare del tutto la chiusura.
1. Conosci il contesto
Il contesto è tutto in qualsiasi forma di comunicazione, specialmente nelle email. Quando scrivi una frase di chiusura, presta attenzione al livello di formalità dell'email. Per mantenere un tono professionale, evita di usare espressioni informali come "Ciao" o "A presto".
2. Non lasciarli in sospeso
Senza una frase di chiusura, la tua email può sembrare brusca. Questo può accadere se la tua firma non è automaticamente allegata.
Assicurati di ricontrollare per evitare questo errore. Anche nelle email informali, qualcosa di semplice come "Cordiali saluti" o "A presto" conclude bene il messaggio.
Quando utilizzare una call to action nella chiusura della tua email
Se hai bisogno di una risposta dal destinatario, rendilo chiaro con una call to action (CTA). Questo aiuta a guidarlo nei passaggi successivi. Concludi la tua email con una richiesta o un suggerimento cortese per sollecitare una risposta.
Ad esempio:
- Per richieste di feedback: "Attendo con interesse il tuo feedback"
- Per fissare riunioni: "Mi faccia sapere quando è disponibile"
Includere un chiaro invito all'azione nella tua chiusura incoraggia risposte più rapide, poiché il destinatario capirà cosa ci si aspetta da lui, che si tratti di fissare una riunione, rispondere a una domanda o fornire un feedback.
Includi una firma professionale nelle tue email
La firma dell'email è fondamentale in un contesto professionale. Dovrebbe includere il tuo nome, titolo, azienda e informazioni di contatto. Se hai orari di lavoro molto specifici, dovresti includerli.
Esempi di firme professionali:
Jane Doe
Responsabile marketing | Azienda XYZ
jane. doe@xyzcompany. com
(123) 456-7890
John Doe
Analista senior | ABC Company | Orario di disponibilità: dalle 7:00 alle 15:00 (dal lunedì al venerdì)
doe. john@abccompany. com
(283) 756-8840
Questa struttura fornisce al destinatario tutti gli indizi contestuali giusti per impostare le giuste aspettative per la comunicazione.
Se sei uno studente, dovresti anche includere una firma, indicando il tuo ID universitario e il dipartimento, per assicurarti di poterti identificare correttamente al destinatario.
Conclusione (scusate il gioco di parole😊)
Una chiusura di email tempestiva, contestualmente appropriata e generica rifinisce il tuo messaggio e rafforza la tua immagine professionale. Rafforza il tono del tuo discorso per comunicare le tue intenzioni.
Questo elemento fondamentale del galateo delle e-mail è indispensabile per coltivare e mantenere relazioni aziendali, rafforzare la fiducia e promuovere le azioni desiderate.
ClickUp, in quanto piattaforma di produttività all-in-one, ti consente di elevare la comunicazione via email al di là del semplice scambio di informazioni.
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