Mentre ci concentriamo sulla creazione dell'email perfetta, spesso trascuriamo un aspetto cruciale: il sign-off.
Il modo in cui si conclude il messaggio è importante quanto il contenuto stesso. Una chiusura professionale dell'email può dare il giusto tono, incoraggiare le impostazioni e lasciare al destinatario un'impressione positiva.
Vediamo alcuni semplici tips ed esempi per aiutarvi a concludere le vostre email come un professionista!
Che cos'è una chiusura di email?
Un email sign-off è la riga o la frase di chiusura che conclude un'email appena prima della firma. Termina la conversazione, invita a rispondere o fornisce altri moduli di invito all'azione.
A seconda del contesto della comunicazione, una firma ben scelta trasmette rispetto, calore o professionalità.
Ad esempio, in un'email professionale, si potrebbe concludere con "Cordiali saluti", seguito dal proprio nome, in modo da bilanciare la formalità e l'accessibilità.
Un amichevole "Alla salute" o "Ci sentiamo presto" potrebbero essere più appropriati in email più informali, con l'impostazione di un tono rilassato per le future impostazioni.
Cosa dovrebbe includere la chiusura di ogni email?
La chiusura dell'email dovrebbe includere alcuni elementi per garantire una comunicazione efficace.
È necessario includere:
- Frase di chiusura dell'email personalizzata: Una frase cortese e appropriata che si adatti al tono dell'email. Ad esempio, "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o "Grazie"
- Il vostro nome: Includete sempre il vostro nome e, in contesti più formali, usate il vostro cognome
- Posizione e azienda (se applicabile): Questo è particolarmente importante nelle email professionali, dove l'identificazione del proprio ruolo aiuta a stabilire la propria autorità
- Informazioni di contatto: Può includere il numero di telefono, un indirizzo email aggiuntivo o qualsiasi altro metodo di contatto pertinente, in particolare in un'impostazione aziendale
- Firma personalizzata: Facoltativamente, un modello personalizzato di firma dell'email che includa la vostra scheda di contatto digitale, il logo aziendale o eventuali esclusioni di responsabilità legali, come previsto dalla vostra politica aziendale
Perché le email chiuse sono importanti
Le firme delle email forniscono indizi di contesto e comunicazione. Dimostrano attenzione ai dettagli e impostano il tono per ulteriori conversazioni.
Mentre il corpo principale dell'email è la parte più importante, la chiusura aiuta a legare il tutto e a creare un'impressione. Aiuta a stabilire una percezione di voi e del vostro messaggio per il lettore.
Ecco altri motivi per cui la chiusura delle email è importante:
1. Aiuta a creare impressioni durature
Il modo in cui si conclude l'email imposta la comunicazione futura. Deve essere in linea con il contesto dell'email e con la relazione con il destinatario. La giusta conclusione dell'email lascia un'impressione positiva e duratura sul destinatario.
Per esempio, concludere un'email con "Attendo con ansia le tue riflessioni!" fa sentire il destinatario in valore e incoraggia una risposta pronta.
2. Rafforza il tono e l'intento
Le vostre firme sottolineano l'intento del messaggio e chiariscono i passaggi successivi desiderati.
Per istanza, la conclusione con "Si prega di esaminare il file allegato al più presto"_ indica l'urgenza e l'azione richiesta al destinatario.
3. Impatto sui KPI dell'email marketing
La firma dell'email influenza direttamente i KPI essenziali kPI dell'email marketing come il tasso di apertura, il tasso di clic e il tasso di conversione.
Una chiusura di email ben fatta rinforza il messaggio e incoraggia i destinatari a compiere le azioni desiderate.
Esempi di chiusure di email professionali
La scelta delle parole giuste per concludere le email professionali è fondamentale, perché riflette la professionalità e impatta la percezione del destinatario.
Qui di seguito sono riportati alcuni esempi di chiusura di email professionali da utilizzare in vari contesti aziendali:
1. Chiusure formali (per contatti aziendali o per la prima volta)
Quando si contatta qualcuno per la prima volta a livello professionale o si invia un'email professionale, è necessario che la firma di chiusura sia corretta per stabilire la propria relazione con lui. Questo vale sia che stiate inviando un'email a un client che a un collega senior.
Strumenti come ClickUp Brain sono particolarmente utili per la creazione di questi elementi cruciali delle email. Utilizzando l'IA, ClickUp Brain aiuta a generare chiusure di email adeguate al contesto e raffinate che migliorano la professionalità delle vostre comunicazioni.
Inoltre, garantisce che le email riflettano il tono e la formalità appropriati per le prime interazioni.
Esempio #1: Cordiali saluti
'Distinti saluti' è comunemente usato come chiusura educata e professionale di un'email a contatti nuovi e familiari. Bilancia calore e professionalità senza essere eccessivamente formale.
Ecco come ClickUp Brain vi aiuta a generare un'email con un finale simile.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss72-1400x683.png Cordiali saluti Come terminare un'email /$$$img/
Inoltre, Documenti ClickUp aiuta ad archiviare e gestire modelli per la firma professionale delle email, rafforzando il flusso di lavoro e mantenendo la coerenza della comunicazione. È possibile utilizzare l'IA per generare le email all'interno dei documenti.
Tutto quello che dovete fare è:
- Creare un nuovo documento nell'area di lavoro di ClickUp
- Fare doppio clic sul documento
- Selezionare l'opzione "Scrivi con IA"
Suggerimento: Volete ottenere di più dalla vostra campagna email automatizzata? Impostazione di una campagna a goccia con il top 12 modelli di campagne a goccia !
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss73-1400x813.png Screenshot Come terminare un'email /$$$img/
- Quindi, scrivete il vostro prompt e definite chiaramente come volete concluderlo
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss74-1400x713.png Screenshot Come concludere un'email /$$$img/
- Una volta che ClickUp Brain ha generato l'email, fare clic sul pulsante di inserimento e il testo verrà incollato senza problemi nei documenti ClickUp
Esempio #2: Cordiali saluti
la frase "Cordiali saluti" è tradizionalmente utilizzata per concludere comunicazioni formali. È ideale per le prime interazioni o per la corrispondenza aziendale più importante, in quanto segnala rispetto e un approccio diretto e sincero.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss75-1400x841.png Screenshot Come concludere un'email /$$$img/
Esempio #3: Cordiali saluti
'Cordiali saluti' offre una chiusura calda ma professionale adatta alle interazioni aziendali iniziali e continuative. Trasmette un tono amichevole pur mantenendo un livello di formalità.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss76-1400x655.png Screenshot Come concludere un'email /$$$img/
Ulteriori informazioni: Scopri come ClickUp rivoluziona il tuo gestione delle campagne di marketing attraverso strumenti e strategie complete.
2. Chiusure semi-formali (per i colleghi o per le conversazioni in corso)
Non tutte le email sono formali, anche in un'impostazione professionale. Un approccio semi-formale funziona benissimo in un thread di e-mail in corso o quando si inviano e-mail a colleghi di tutta l'azienda. Elimina la rigidità della conversazione, introduce la familiarità e mantiene la gravità della situazione.
Esempio n. 1: grazie
'Grazie' è l'espressione migliore per esprimere gratitudine in modo conciso. È perfetto per riconoscere l'assistenza o la risposta di un collega all'interno di un thread in corso.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss77-1400x494.png Grazie Come concludere un'email /$$$img/
Esempio #2: il migliore
'Best' è uno dei modi più versatili e disinvolti per concludere un'email. È ideale per le email di routine in cui si desidera mantenere un tono professionale ma rilassato con colleghi familiari.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss78-1400x527.png best Come concludere un'email /$$$img/
Esempio 3: Abbi cura di te
'Mi raccomando' aggiunge un tocco personale alla vostra corrispondenza. È un'espressione ideale per concludere le conversazioni con una nota calorosa, soprattutto quando si è instaurato un rapporto amichevole con il destinatario.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss79-1400x557.png Take care Come concludere un'email /$$$img/
3. Chiusure casuali (per colleghi o membri del team che si conoscono)
Quando si inviano email a persone con cui si ha una stretta relazione di lavoro, è meglio optare per chiusure casuali per rafforzare la fiducia e mantenere un rapporto confortevole.
Esempio 1: Salute
'Cin cin' è una chiusura allegra e amichevole, ideale per le email a colleghi con cui si condivide un rapporto confortevole. Questo finale aggiunge un tocco di informalità e calore alla conversazione.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss80-1400x507.png Cin cin Come concludere un'email /$$$img/
Esempio 2: Ci sentiamo presto
l'espressione "parleremo presto" implica una conversazione in corso e l'anticipazione di interazioni future. È perfetto per le email con i colleghi con cui si ha un rapporto di frequenza, per trasmettere una promessa di dialogo continuo. Aggiungetelo alle email inoltrate automaticamente mentre non si è disponibili.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss81-1400x489.png parlare presto Come terminare un'email /$$$img/
Esempio 3: "All the best"
'All the best' è una chiusura sincera e positiva, adatta a concludere le comunicazioni con una nota incoraggiante. Questo finale di email è particolarmente adatto per esprimere supporto o augurio per gli sforzi di un compagno di squadra.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss82-1400x525.png Tutti i migliori auguri Come concludere un'email /$$$img/
Suggerimento: Organizzate la vostra finestra In arrivo gestendo le email ad alto volume con un'unica soluzione 10 strategie efficaci per la gestione delle email per aumentare la produttività.
Best Practices per chiudere un'email in modo professionale
Quando si conclude un'email, è essenziale scegliere un'ottima firma che rifletta il tono dell'email e che rispetti la relazione con il destinatario. Questo assicura che l'email comunichi in modo efficace e lasci un'impressione positiva.
1. La chiarezza è la vostra migliore amica
Siate brevi nelle dichiarazioni di chiusura. La chiusura dell'email deve rimanere nel corpo principale dell'email. Deve segnalare la fine della conversazione e contenere solo le informazioni necessarie.
2. Il contesto è tutto
Quando si seleziona la chiusura dell'email, è importante considerare il contesto del messaggio.
Per istanza, un'email aziendale formale può richiedere una chiusura più professionale, come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" Mentre una nota interna informale può richiedere qualcosa di più amichevole, come "Grazie" o "Abbi cura di te"
Adeguate sempre la chiusura al tono e alla formalità della situazione. La giusta chiusura rafforza il contesto e la relazione con il destinatario. Strumenti di gestione delle email semplificano questo processo aiutandovi a organizzare e gestire le comunicazioni in base al contesto e alle priorità. Garantiscono che ogni email sia adeguatamente personalizzata e temporizzata.
È possibile costruire l'intero ecosistema di gestione delle email su una piattaforma unica come ClickUp .
Vediamo alcune funzionalità/funzione specifiche offerte da ClickUp:
I. Utilizza ClickUp Brain per chiudere le email su misura
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss84.gif ClickUp Brain Come chiudere un'email /$$$img/
creare firme specifiche per il contesto che migliorino la leggibilità e la professionalità di ogni email con ClickUp Brain_
Mentre più Strumenti di scrittura dell'IA sia a pagamento che gratis, si evolvono di giorno in giorno, ma la chiave per la scrittura dell'IA è il contesto. ClickUp Brain ha il contesto della vostra azienda, lo stile di scrittura e altro ancora.
Con ClickUp Brain:
- Migliorare il processo di scrittura delle email suggerendo chiusure adeguate al contesto
- Mantenere il tono corretto in diversi tipi di email
- Assicuratevi che la coerenza del vostro marchio rimanga intatta e che le vostre comunicazioni siano coese
Pro Tip: Per affinare ulteriormente le vostre capacità di creazione di email utilizzando l'IA, consultate la nostra guida su Come usare l'IA per scrivere email .
II. Ottimizzare i flussi di lavoro con ClickUp Docs
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss85-1400x788.gif Documenti di ClickUp Come terminare un'email /$$$img/
redigere e personalizzare rapidamente i modelli di email con ClickUp Docs per una comunicazione coerente_ ClickUp Documenti semplifica il processo di redazione e personalizzazione delle chiusure delle email per adattarle ai vari contesti. Con la sua interfaccia intuitiva, crea modelli professionali per comunicazioni formali, semi-formali e casuali.
In questo modo si garantisce che le chiusure delle email siano in linea con il tono del messaggio e migliorino l'efficacia complessiva della comunicazione. In definitiva, ClickUp Documenti vi aiuta a mantenere coerenza e professionalità in ogni email che inviate.
Con ClickUp Docs:
- Creare modelli per diversi tipi di email
- Collaborare con il vostro team in tempo reale
- Tenere note organizzate su ogni progetto
- Collegare i documenti direttamente alle attività collegate
III. Migliorare l'efficienza delle email con l'automazione
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss86-1400x942.png efficienza delle email con l'automazione Come terminare un'email /$$$img/
gestite automaticamente le risposte alle email di routine e liberate il vostro tempo per attività più strategiche con le Automazioni Email di ClickUp_ Automazioni email di ClickUp è in grado di automatizzare le risposte alle email di routine o i follow-up in base a trigger specifici, come il completamento di attività o attività cardine del progetto. Questo migliora l'efficienza della comunicazione e aiuta a mantenere le interazioni tempestive senza interventi manuali, rendendola ideale per la gestione di grandi volumi di email in impostazioni di progetto.
IV. Assicuratevi che le vostre email siano professionali e in linea con il brand grazie a diversi modelli
ClickUp offre un intervallo di modelli progettati per semplificare e migliorare la comunicazione via email, garantendo coerenza e allineamento al marchio. Vediamo alcuni dei modelli specifici per le email:
- Modello di automazione delle email di ClickUp : Questo modello consente di inviare email automatiche dall'area di lavoro di ClickUp senza soluzione di continuitàgestire le campagne email. Impostazione di condizioni per l'invio automatico di email, migliorando l'efficienza e la coerenza della comunicazione
- Modello di campagna email ClickUp : Progettato per la gestione e l'esecuzione di campagne di email marketing, questo modello aiuta a organizzare, monitorare e analizzare le strategie della campagna in modo efficace, garantendo che tutti gli elementi della campagna siano allineati e in linea con i traguardi.
/$$$img/ : Progettato per la gestione di campagne di email marketing https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss83.gif gestione delle email con ClickUp /$$$img/
fate di più con le vostre email grazie alla creazione automatizzata di attività di ClickUp Email Project Management_ ClickUp Email Project Management integra le email direttamente nell'area di lavoro del project management. Ciò consente di convertire le email in attività, assegnarle ai membri del team e monitorare il loro stato all'interno di ClickUp.
Si tratta di un modo efficace per garantire che nessuna email vada persa e che ogni comunicazione sia tenuta in conto nella Sequenza del progetto.
Inoltre, ClickUp è il leader del settore strumenti di sensibilizzazione vi aiutano a automatizzare e personalizzare le vostre email di networking, assicurandovi che le firme delle vostre email semi-formali e casuali siano sempre della nota giusta.
Per saperne di più: Ottimizzate la vostra strategia di email marketing dalla concezione all'esecuzione con strumenti efficaci gestione delle campagne di marketing suggerimenti e modelli.
Errori comuni da evitare quando si conclude un'email
Oltre ai "Dos", ci sono anche alcuni "Don't". Per assicurarsi che l'email si chiuda in modo efficace, è importante tenere a mente il contesto ed evitare di saltare o ignorare del tutto il sign-off.
1. Conoscere il contesto
Il contesto è tutto in qualsiasi forma di comunicazione, soprattutto nelle email. Quando scrivete una frase di chiusura, fate attenzione al livello di formalità dell'email. Per mantenere un tono professionale, evitate di usare frasi informali come "Salute" o "Ci sentiamo presto"
2. Non lasciateli in sospeso
Senza una frase di chiusura, l'email può sembrare brusca. Questo può accadere se la firma non viene allegata automaticamente.
Per evitare che ciò accada, controllate due volte. Anche nelle email più informali, qualcosa di semplice come "A presto" o "Ci sentiamo" chiude bene il messaggio.
Quando usare un invito all'azione nella chiusura dell'email
Se avete bisogno di una risposta da parte del vostro destinatario, rendetela chiara con una call to action (CTA). Questo aiuta a guidare il destinatario verso i prossimi passaggi. Concludete la vostra email con una richiesta o un suggerimento educato per prompt una risposta.
Ad esempio:
- Per le richieste di feedback: 'Aspetto con ansia il tuo feedback'
- Per programmare riunioni: 'Per favore fatemi sapere la vostra disponibilità'
Includere una CTA chiara nella firma incoraggia risposte più rapide, in quanto il destinatario capirà cosa si aspetta, sia che si tratti di impostare una riunione, rispondere a una domanda o fornire un feedback.
Includere una firma email professionale
La firma di un'email è d'obbligo in un'impostazione professionale. Deve includere il vostro nome, il titolo, la società e le informazioni di contatto. Se gli orari di lavoro sono molto specifici, è bene includerli.
Esempi di firme professionali:
Da fare
Responsabile marketing | XYZ Company
jane.doe@xyzcompany.com
(123) 456-7890
Da fare
Analista senior | Società ABC | Orario di reperibilità: dalle 7.00 alle 15.00 (Monday to Friday)
doe.john@abccompany.com
(283) 756-8840
Questa struttura fornisce al destinatario tutti gli indizi contestuali giusti per impostare le giuste aspettative sulla comunicazione.
Se siete studenti, dovreste anche includere una firma, che includa il vostro ID universitario e il dipartimento, per assicurarvi di potervi identificare correttamente con il destinatario.
Il risultato (scusate il gioco di parole😊)
Una firma generale, appropriata al contesto e ben formulata per l'email, migliora il messaggio e sottolinea l'immagine professionale dell'utente e rafforza il tono del discorso per comunicare il proprio intento.
Questo elemento cardine della galateo dell'email è indispensabile per alimentare e sostenere le relazioni aziendali, rafforzare la fiducia e guidare le azioni desiderate.
ClickUp, come piattaforma di produttività all-in-one, vi permette di elevare la comunicazione via email oltre il semplice scambio di informazioni.
Siete pronti a trasformare il vostro modo di gestire attività, email e progetti? Iscrivetevi oggi stesso a ClickUp e ridefinisci la produttività, un'email alla volta.