Quando si gestiscono più attività contemporaneamente, affidarsi a un elenco mentale di cose da fare o annotarle in un taccuino oscuro può essere una ricetta per il disastro.
Prima di accorgersene, le scadenze sono già passate e le attività rimangono lì, dimenticate, finché non diventano un ostacolo per progetti critici.
Una soluzione più efficace? Il diagramma di flusso del Getting Things Terminato (GTD). Si tratta di un grafico visivo per pianificare e monitorare le attività da completare.
Facile da implementare, il diagramma di flusso GTD è sempre più utilizzato negli ambienti di lavoro dagli appassionati di produttività, dai professionisti e dai singoli individui per aumentare l'efficienza.
Vi illustriamo le basi del metodo GTD e vi mostriamo come crearne uno con ClickUp.
Che cos'è il metodo Getting Things Terminato (GTD)?
Il metodo Getting Things Terminato (GTD) è stato ideato da David Allen per aiutare a gestire in modo più efficace attività, progetti e commit. I suoi principi fondamentali includono la cattura di tutte le attività e le idee in un sistema esterno, l'organizzazione in passaggi attuabili e il lavoro sistematico per ridurre lo stress e migliorare la concentrazione.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-11.jpeg La copertina del libro Da fare terminato di David Allen /$$$img/
via Google Libri Vediamo i principi chiave del metodo GTD che aiutano a diventare una superstar della produttività.
Principi chiave del diagramma di flusso GTD
Cattura
Raccogliere tutte le attività, le idee e i commit in un sistema esterno (ad esempio, un taccuino, un'app) piuttosto che cercare di tenerli a mente.
Esempio: Immaginate di essere in riunione e di ricordare improvvisamente che dovete fissare un appuntamento dal dentista. Invece di cercare di ricordarlo in un secondo momento, lo annotate velocemente su un app per l'agenda giornaliera .
Chiarire
Decidere il significato di ogni elemento catturato e le azioni da intraprendere per portare a termine l'attività.
📚Esempio: Per un'attività, "finire la reportistica del progetto", dovete chiarire i passaggi successivi, come "ricercare dati" o "scrivere la bozza". Utilizzare modelli di gestione delle attività per standardizzare i passaggi di ogni processo del metodo GTD.
Organizzare
Mettete gli elementi al loro posto. È possibile aggiungere le attività al calendario, all'elenco delle attività o i file di riferimento all'elenco dei progetti.
📚Esempio: "Fare la spesa" va nell'elenco delle commissioni e "Scrivere un progetto" nell'elenco dei progetti di lavoro. Utilizzate il modelli GTD gratis per automatizzare la raccolta, l'organizzazione e la definizione delle priorità delle attività, monitorando lo stato di avanzamento di ogni passaggio.
Riflettere
Rivedete e aggiornate regolarmente i vostri elenchi per rispettare le scadenze.
📚Esempio: Alla fine di ogni settimana, utilizzando un'app GTD -Rivedete l'elenco delle cose da fare, modificate le scadenze e spuntate le attività completate. In questo modo si evita di ingombrare il diagramma di flusso GTD.
Impegnarsi
Utilizzate il vostro sistema organizzato per agire e completare le attività.
📚Esempio: Ora che avete catturato e organizzato le vostre attività, costruite un sistema GTD efficiente per terminare le cose. Seguite i "passaggi successivi" dell'elenco per rimanere in carreggiata.
Vantaggi dell'implementazione del diagramma di flusso GTD
Definizione delle priorità delle attività
L'elaborazione GTD aiuta a suddividere le attività in passaggi successivi gestibili. In questo modo si ottiene una panoramica chiara dei progetti e si può dare priorità alle attività in base all'urgenza e all'importanza.
Migliore gestione del tempo
Le attività possono essere organizzate in categorie operative come da fare, da completare e da portare a termine. Il metodo GTD vi aiuta a a portare a termine ogni attività più velocemente poiché i passaggi successivi sono già stati definiti.
Miglioramento dell'impostazione degli obiettivi
Classificate le attività in base al loro contributo agli oggetti più grandi, invece di concentrarvi sui singoli compiti in modo isolato.
Per istanza, una semplice attività come "scrivere un'email ai clienti" può far parte di un obiettivo più ampio, come "aumentare la fidelizzazione dei clienti del 10% in questo trimestre"
Un passaggio importante per la creazione di Obiettivi professionali SMART è visualizzare il modo in cui ogni azione si collega a un obiettivo più ampio.
Miglioramento del processo decisionale
Quando le attività vengono catturate e organizzate tramite il processo GTD, è possibile prendere decisioni migliori su cosa concentrarsi successivamente.
Con meno distrazioni e un sistema ben strutturato, le vostre scelte si baseranno su priorità, scadenze e obiettivi piuttosto che su sensazioni istintive, portando a risultati più efficaci.
Migliore senso di controllo
Uno dei maggiori vantaggi del processo GTD è che vi dà un maggiore senso di controllo sul carico di lavoro.
Comprensione della metodologia Da fare (GTD)
Componenti principali di GTD
Finestra In arrivo: Dove tutte le attività vengono inizialmente registrate Ricerca sull'effetto Zeigarnik mostra che le attività non completate creano tensione mentale e occupano i nostri pensieri. Catturando queste attività all'esterno, possiamo ridurre questo carico cognitivo.
La finestra In arrivo è il punto di raccolta iniziale di tutti gli input della vita. Questo concetto si basa sul principio di "cattura" di David Allen, secondo il quale la mente serve per avere idee, non per trattenerle.
La finestra In arrivo è progettata per raccogliere tutto: attività, idee, commit o qualsiasi cosa abbia la vostra attenzione. Può essere fisica (come una barra di accesso rapido sulla scrivania o un quaderno) o digitale (come un'app o una cartella di email). L'obiettivo è rendere l'acquisizione il più possibile priva di attriti. Più è facile aggiungere elementi alla finestra In arrivo, più è probabile che la si usi con costanza.
Azioni successive: Elementi pronti per un'azione immediata
Identificate quindi le "Azioni successive" per portare avanti un progetto.
Scrivere i "prossimi passaggi" chiarisce ciò che Da fare e aiuta a ridurre la procrastinazione e la paralisi decisionale.
💡Pro Tip: Invece di to-dos vaghi come "Lavorare alla relazione", dovreste aggiungere azioni specifiche come "Redigere il paragrafo introduttivo per la relazione trimestrale"
In attesa di: Attività in attesa di azioni da parte di altri
L'elenco "In attesa di" del sistema GTD aiuta a gestire le dipendenze, soprattutto quando si delega il lavoro.
L'elenco comprende:
- L'attività
- La persona responsabile
- La data della delega
Progetti: Attività a più fasi che richiedono un piano
Nel sistema GTD, per "progetto" si intende qualsiasi risultato che richieda più di un passaggio. Si può spaziare dal piano delle attività personali settimanali al lancio di un nuovo prodotto sul lavoro.
È come avere una mappa che mostra tutti i luoghi in cui si deve andare, invece di concentrarsi solo sulla prossima svolta.
Ogni progetto del vostro elenco dovrebbe avere almeno un passaggio successivo cancellato. In questo modo, collegate i vostri obiettivi più grandi alle piccole azioni che potete intraprendere ora.
Il sistema GTD suggerisce un trucco pratico chiamato "pianificazione naturale" per i progetti. È piuttosto semplice:
- Decidete la vostra prossima mossa
- Capire il motivo per cui si sta facendo il progetto
- Immaginare l'esito positivo
- Lanciare alcune idee
- Organizzarsi per tutte le attività
Come lavora il diagramma di flusso GTD?
Cattura
Catturate le vostre attività e scrivete tutto ciò che vi passa per la testa. Lavori, commissioni personali, idee casuali: tutto viene inserito. Potete utilizzare qualsiasi strumento di lavoro: quaderno, app, memo vocali.
Pensate che sia come svuotare le tasche alla fine della giornata. Tirate fuori tutto!
Chiarire
Fare chiarezza è come fare una cernita. Prendete una per una le attività rilevanti e chiedetevi: "È fattibile?"
Per ogni elemento non perseguibile:
- Cestinatela se non vi serve
- Archiviatelo per riferimento se potrebbe servirvi in seguito
- Inserirlo in un elenco "un giorno/ forse" se è una possibilità futura
Per gli elementi che possono essere messi in pratica:
- Da fare subito se ci vogliono meno di 2 minuti
- Delegare le attività imminenti se è qualcun altro a doverle fare
- Rimandare i compiti se è necessario farli in un secondo momento
Organizzare
Ora è il momento di mettere le cose al loro posto. Ogni attività va nel box giusto, ad esempio:
- Azioni successive: L'elenco delle attività da fare in un unico passaggio
- Piani di progetto: Tutto ciò che richiede più di un passaggio
- In attesa: Le cose che state aspettando da fare da altri
- Programmato: Cose che devono accadere in una data o in un'ora specifica
Impegnarsi
Trova le attività pertinenti in base a quanto segue:
- Contesto (dove ci si trova, quali strumenti si hanno a disposizione)
- Tempo disponibile
- Livello di energia
- Priorità
💡Pro Tip: Per progetti complessi, creare un diagramma del flusso di lavoro per visualizzare le attività e identificare le priorità a colpo d'occhio.
Guida passo passo alla costruzione del diagramma di flusso GTD
Anche se un semplice taccuino o un'app per prendere appunti possono aiutarvi a iniziare, vi consigliamo di scegliere un sistema più robusto (e di dipendenza) per costruire il vostro diagramma di flusso GTD.
Dopo tutto, l'obiettivo non è forse quello di essere più organizzati e produttivi?
Uno strumento per il project management come ClickUp ha
- funzionalità/funzione di impostazione degli obiettivi e di gestione delle attività per catturare e chiarire le cose da fare
- visualizzazioni multiple e modelli per organizzare meglio le attività e
- l'assistenza avanzata dell'IA per impegnarsi nei progetti e ottenere risultati migliori
Ecco una guida di passaggio per creare un diagramma di flusso GTD in ClickUp.
1. Fare un brainstorming delle attività: Utilizzare Documenti di ClickUp per elencare tutte le attività per la finestra In arrivo e impostare obiettivi
Per prima cosa, è necessario uno spazio per scaricare tutte le idee e i materiali di riferimento. Si può iniziare creando un nuovo documento ClickUp dal titolo "Finestra In arrivo" Qui si aggiungono tutte le attività, i progetti e le idee. Non preoccupatevi ancora di organizzare il tutto, basta che lo mettiate lì fuori. È anche possibile aggiungere materiale di riferimento che potrebbe essere necessario per completare le attività: i documenti supportano la formattazione del testo, i link ipertestuali, i contenuti multimediali e altro ancora.
Una volta elencate le attività, iniziate a classificarle in obiettivi generali. Obiettivi di ClickUp consente di definire gli obiettivi generali di ogni attività, chiarendo come questa si inserisce nel quadro generale.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Obiettivi-gif-1.gif Utilizzate gli Obiettivi di ClickUp per allegare un obiettivo a ogni attività per il vostro diagramma di flusso Da fare /$$$img/
Utilizzate l'attività di ClickUp Obiettivi per allegare un obiettivo a ogni attività del vostro diagramma di flusso GTD
2. Organizzare visivamente: Utilizzate le mappe mentali per classificare e dare priorità alle attività Le mappe mentali di ClickUp è uno strumento eccellente per raggruppare visivamente attività correlate e impostare le priorità.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-29.gif Mappate il vostro diagramma di flusso per fare le cose terminate utilizzando le mappe mentali di ClickUp /$$$img/
Mappare il flusso di lavoro GTD utilizzando le mappe mentali di ClickUp
Create una nuova Mappa Mentale e iniziate a ramificare le attività dalle vostre categorie principali (ad esempio, lavoro, personale, progetti). Sotto ogni categoria, è possibile trascinare le attività dalla finestra In arrivo per rappresentare visivamente la loro connessione.
Ad esempio, sotto la voce lavoro, si può aggiungere "invia email a Josh" o "crea un mazzo per la prossima riunione"
Mentre mappate le vostre attività, identificate quali sono urgenti e quali possono essere rimandate.
3. Codificare le attività in base ai colori: Applicare campi personalizzati per indicatori visivi di stato
Con ClickUp, potete creare un diagramma di flusso GTD visivo per monitorare lo stato del vostro flusso di lavoro. I campi personalizzati di ClickUp permettono di aggiungere dettagli specifici come lo stato, la priorità o il livello di lavoro richiesto per ogni attività. Consentono di utilizzare codici colore per tenere tutto organizzato.
Nella visualizzazione delle attività, creare campi personalizzati per registrare i dettagli delle attività, come "Stato" (ad esempio, da fare, in corso, completato) o "Priorità" (ad esempio, alta, media, bassa). Quindi, assegnare a ogni attività uno stato utilizzando colori distintivi.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/custom-statuses-in-clickup-1400x874.gif stati personalizzati in ClickUp /$$$img/
Creazione di stati personalizzati in ClickUp
In questo modo, si vedrà in verde ogni volta che un'attività ad alta priorità è stata completata e in rosso per un'attività che richiede attenzione. Questo aggiunge un ulteriore livello di chiarezza al vostro grafico GTD.
4. Disporre il diagramma di flusso: Utilizzate la Vista Bacheca per rappresentare le attività in fasi diverse Vista Bacheca di ClickUp è un potente strumento in stile Kanban per organizzare visivamente le attività nel loro stato di avanzamento in diverse fasi.
Per iniziare, create colonne che corrispondano alle fasi chiave di GTD, come "Finestra In arrivo" (dove le attività arrivano inizialmente), "Azioni successive" (le attività che intendete affrontare dopo), "In attesa di" (le attività in sospeso) e "Completate" (le attività completate).
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/image10.gif Raggruppamento di attività nella vista Bacheca in ClickUp /$$$img/
Visualizzazione degli stati delle attività con la Vista Bacheca di ClickUp
Mentre elaborate ogni attività, trascinatela da una colonna all'altra, creando un diagramma di flusso GTD dinamico che rispecchia il vostro stato. In questo modo si ha visibilità in tempo reale di ciò che è in stato di avanzamento, di ciò che è in attesa e di ciò che è terminato.
💡Pro Tip: È possibile personalizzare la Vista Bacheca aggiungendo fasi aggiuntive come "Rivedi" (per le attività che necessitano di ulteriore considerazione) o "Un giorno" (per le idee o i progetti a cui si vuole tornare in un secondo momento). Non dimenticate di aggiungere una colonna "Terminato" per darvi un senso di realizzazione quando le attività vengono completate.
5. Connessione ai progetti: Collegate le attività a progetti specifici per facilitarne il monitoraggio
ClickUp consente di collegare le singole attività a progetti specifici, in modo da mantenere tutto collegato e garantire un facile accesso ai dettagli rilevanti.
Per ogni attività, selezionate l'opzione per associarla a un progetto specifico nella vostra agenda Area di lavoro di ClickUp . In questo modo, tutte le attività correlate sono visibili in un unico punto quando si visualizza un progetto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Task-types-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Tipi di attività semplificate /$$$img/
Visualizzazione di tutte le attività nell'area di lavoro di ClickUp
La connessione delle attività ai progetti consente di vedere il loro contesto più ampio, di monitorare lo stato generale del progetto e di evitare ridondanze o confusione.
6. Impostazione di automazioni: Creare promemoria e scadenze
Il processo GTD sottolinea l'importanza delle date di scadenza e dei promemoria. Le automazioni di ClickUp consente di impostare automaticamente le scadenze, inviare promemoria e triggerare altre azioni utili in base a condizioni specifiche, all'interno della vostra mappa del flusso di lavoro GTD.
Impostare promemoria per la revisione settimanale. Potete creare regole come "Quando un'attività passa a 'Azioni successive', impostate una promemoria per due giorni dopo" o "Quando un'attività è in ritardo, avvisatemi"
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image4.gif Automazioni personalizzate in ClickUp /$$$img/
Rimanere in carreggiata senza interventi manuali grazie alle Automazioni di ClickUp
Queste automazioni vi permetteranno di rimanere in carreggiata senza bisogno di interventi manuali. È inoltre possibile creare automazioni che stabiliscono le dipendenze tra le attività, assicurando che non sia possibile avviare l'attività B finché l'attività A non è completata.
7. Pianificare le revisioni: Utilizzate le attività ricorrenti per controlli e aggiustamenti regolari.
Il metodo GTD prevede revisioni regolari per rimanere organizzati e mantenere lo slancio. Utilizzare Attività ricorrenti in ClickUp per programmare controlli regolari e modificare il sistema secondo le necessità.
Impostate un'attività ricorrente con l'etichetta "Revisione settimanale" o "Piano mensile" Questo vi spingerà a rivedere il vostro stato, a ridefinire le priorità delle attività e ad assicurarvi che tutto sia aggiornato.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/11/image17-1.gif Attività ricorrenti per snellire le attività ripetitive in ClickUp /$$$img/
Impostazione di una promemoria per la revisione utilizzando l'automazione delle attività ricorrenti in ClickUp
Durante queste revisioni, assicuratevi che le attività siano in linea con gli obiettivi e apportate le modifiche necessarie, ad esempio riassegnando le attività, spostando le scadenze o aggiornando le priorità.
8. Scaricate il lavoro pesante con i modelli GTD precostruiti Modello di ClickUp per Da fare (Elenco semplice) aiuta a gestire progetti più grandi suddividendoli in attività associate più piccole.
Grazie a viste predefinite come Elenchi, Calendari e Bacheche, è possibile monitorare lo stato di avanzamento visualizzando le attività in diverse fasi di completamento.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUps-Getting-Things-Done-Template.png Modello di Da fare terminato di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-102451791&department=other Scarica questo modello /$$$cta/
Personalizzate le categorie di attività, impostate i livelli di priorità e aggiungete le date di scadenza per adattare più facilmente il modello al vostro flusso di lavoro GTD.
Come indicato da David Allen, organizzate ogni attività in categorie appropriate e date loro un contesto. Ordinate ogni campo di attività in elementi ed elenchi azionabili e non azionabili, come ad esempio:
- Programmato: IncludeVisualizzazione del calendario di ClickUp per le attività con blocco temporale
- Elenco progetti: Aiuta a suddividere e dare priorità alle attività
- Materiale di riferimento: Per attività future
Sfide e soluzioni comuni con l'uso di GTD
Alcune sfide comuni che i professionisti possono risolvere utilizzando la mappa del flusso di lavoro GTD:
Caso di sfida 1: L'imprenditore multitasking
Sfida: La fondatrice di una startup indossa più cappelli: sviluppo del prodotto, marketing, raccolta fondi e gestione del team. È sommersa dalle attività e fatica a rimanere concentrata e a fare progressi su tutti i fronti.
Superare la sfida utilizzando il diagramma di flusso GTD
- Implementare una finestra In arrivo digitale come Documenti di ClickUp per catturare tutte le idee e le attività
- Creare elenchi di azioni successive per diversi contesti: @computer, @telefono, @riunione
- Utilizzare l'elenco Progetti per tenere traccia delle varie iniziative (funzionalità/funzione del prodotto, campagne di marketing, proposte agli investitori)
- Delegare attività ai membri del team e impostare automazioni per promemoria e scadenze
- Programmare revisioni per allineare le attività alle priorità aziendali attuali nel diagramma di flusso GTD
- UtilizzareIl modello di ClickUp per il Da fare terminato per definire le priorità, monitorare ed eseguire le attività in una posizione centrale
Caso di sfida 2: Il freelance creativo
Sfida: Un graphic designer si destreggia tra molteplici attività, come la conclusione dei progetti dei client, la fatturazione, lo sviluppo delle competenze e la ricerca di nuovi clienti. Lotta contro la procrastinazione e la riunione delle scadenze.
Superare la sfida utilizzando il diagramma di flusso GTD
- Per prima cosa, cattura tutte le idee ed elenca il materiale di riferimento in ClickUp Documenti
- Quindi, dividere le idee in attività associate e organizzarle utilizzando campi personalizzati precostituiti
- Utilizzare il fileModello di struttura Da fare terminato da ClickUp per dare priorità alle attività in base al contesto, alle date di scadenza e al livello di lavoro richiesto
- Utilizzare gli stati per creare categorie di attività, come "aperto", "in corso", "revisione" e "chiuso"
Implementare il diagramma di flusso GTD con ClickUp
Ora è il momento di prendere il controllo di ciò che possiamo, con le persone giuste e al momento giusto
David Allen
Il diagramma di flusso GTD è un'ottima soluzione per suddividere progetti complessi in attività più piccole e rilevanti che i membri del team possono affrontare individualmente.
Gli appassionati di produttività usano il diagramma di flusso GTD per eliminare attività inutili o duplicate e recuperare tempo per il pensiero e la creatività.
ClickUp rende la creazione del diagramma di flusso GTD più facile e accessibile. Iniziate a prendere il controllo del vostro tempo iscrivendovi gratuitamente a ClickUp .