Sapevi che il 70% di tutti gli stimoli sensoriali proviene dai nostri occhi? Sì, siamo programmati per imparare in modo visivo!
Immagina di gestire il flusso di lavoro di un progetto senza una visualizzazione chiara della Sequenza: sarebbe caotico, vero?
Infatti, la maggior parte dei team si sente più sicura dell'esito positivo di un progetto quando i passaggi sono chiaramente delineati e organizzati, in particolare attraverso una Sequenza di progetto.
Notion è un ottimo strumento per creare elenchi di cose da fare. Tuttavia, puoi anche utilizzarlo per visualizzare le tempistiche dei progetti per i project manager. Che tu abbia bisogno di visualizzare il programma del tuo progetto in una tabella, in una vista Calendario, in una vista cronologica o in una semplice bacheca in stile Kanban, Notion ha ciò che fa per te.
In questo blog imparerai come creare una Sequenza nel tuo account Notion dall'inizio alla fine.
Mettiamo in forma quelle sequenze!
TL;DR: Come creare una Sequenza in Notion
Come creare una sequenza in Notion
Creiamo una sequenza in Notion che garantisca il corretto svolgimento dei tuoi progetti.
Passaggio 1: apri una pagina vuota o una tabella esistente
Per iniziare il tuo percorso con le Sequenze, vai al tuo spazio di lavoro Notion.
Puoi iniziare da zero con una nuova pagina cliccando sul menu con i tre puntini in basso oppure, se sei un esperto di comandi slash, digita /timeline per inserire direttamente una visualizzazione della Sequenza.
Notion offre diverse visualizzazioni del database, tra cui elenco, bacheca, galleria, calendario, Sequenza e tabella. Se hai già impostato un'altra visualizzazione del database, passa semplicemente alla visualizzazione Sequenza.
Passaggio 2: aggiungi la visualizzazione della Sequenza
Una volta entrato, clicca sull'opzione Sequenza. Se ti senti creativo, clicca su Nuova Sequenza per creare un nuovo database o collegarlo a uno esistente.
È qui che avviene la magia dell'organizzazione delle attività e delle fasi del progetto e dell'aggiunta di una proprietà data adeguata.
Passaggio 3: personalizza le tue schede della Sequenza
Ora hai una sequenza di base!
Ogni attività o evento è rappresentato da una scheda, ed è qui che inizia il divertimento: clicca su una scheda qualsiasi per effettuare la modifica dei dettagli come i nomi delle attività, le date di fine e lo stato del progetto.
Vuoi effettuare il monitoraggio delle attività cardine o dei potenziali colli di bottiglia? Aggiungi le informazioni rilevanti e modifica le proprietà della data per rispettare la tabella di marcia.
Passaggio 4: modifica le date con il drag and drop
È ora di divertirsi! Notion ti consente di trascinare le schede nella sezione Calendario per modificare le date di scadenza delle attività.
Se la Sequenza cambia, basta trascinare i bordi di qualsiasi scheda per regolare la lunghezza o il periodo di tempo. Facile.
Passaggio 5: Ridimensiona e perfeziona
Ma non fermarti qui! Puoi modificare la visualizzazione della tua Sequenza per adattarla perfettamente al flusso di lavoro del tuo progetto.
Ridimensiona, riorganizza e utilizza la tua area di lavoro per sperimentare la personalizzazione con layout in stile diagramma Gantt o una vista calendario.
Leggi anche: Come creare un Calendario in Notion
Limiti della creazione di una sequenza di progetto in Notion
Da funzionalità mancanti ad alcune difficoltà di utilizzo, Notion presenta alcuni difetti nonostante sia una buona piattaforma di project management.
Discutiamo alcune delle sfide che potresti dover affrontare e che potrebbero rappresentare un limite per il tuo flusso di lavoro.
1. Nessuna gestione delle risorse: sei solo
Sebbene la Sequenza di Notion ti consenta di assegnare attività ai membri del team, può rivelarsi insufficiente quando si tratta di allocare altre risorse fondamentali come attrezzature e materiali.
Purtroppo, dovrai continuare a effettuare il monitoraggio delle attività e dello stato dei progetti, ma per l'allocazione delle risorse avrai bisogno dell'aiuto di un altro strumento.
Quindi, se desideri monitorare l'utilizzo delle risorse e la gestione del tempo, dovrai gestirlo al di fuori della tua area di lavoro Notion.
2. Monitoraggio dei costi? Non oggi!
Notion può dirti se un'attività è completata al 50%, ma se ti stai chiedendo quanto ti è costato quel 50%, beh, buona fortuna!
Lo strumento non dispone di funzionalità/funzioni di gestione dei costi, il che significa che non è possibile effettuare il monitoraggio delle spese relative a persone, attrezzature o materiali.
Anche se puoi vedere lo stato di avanzamento del progetto, non avrai un quadro completo del suo impatto sul tuo budget.
3. Il dilemma della dipendenza dal database
Per creare una sequenza in Notion, devi prima creare dei database, il che può sembrare più simile alla creazione di uno strumento di visualizzazione dei dati che di uno strumento completo di project management.
Certo, ti permette di terminare il lavoro, ma le funzionalità limitate potrebbero farti desiderare qualcosa di più efficiente, come una soluzione all-in-one per gestire l'intero ambito del tuo progetto.
Leggi anche: Le 15 migliori alternative e concorrenti di Notion
4. Il percorso critico è MIA (missing in action, disperso in azione)
Il percorso critico è la sequenza di attività che, se ritardate, causeranno un ritardo dell'intero progetto.
Per chi ha familiarità con il metodo del percorso critico (CPM), le sequenze di Notion potrebbero sembrare un po' essenziali.
Senza l'analisi CPM, è più difficile determinare quali attività devono essere prioritarie per mantenere il progetto in linea con gli obiettivi.
Quindi, se sei il tipo di persona che ama avere una visione d'insieme ed evitare ritardi nei progetti, dovrai cercare altrove quella rappresentazione visiva chiave.
5. Sovraccarico di dati e caos nell'interfaccia utente
Se ti piace attivare/disattivare le proprietà, prendi un avviso: le sequenze di Notion possono sembrare a volte un'interfaccia utente disordinata con troppe proprietà.
Non è molto piacevole alla vista, soprattutto quando gli eventi sono concentrati in un solo giorno (ciao, puntini minuscoli). Un'opzione "avvolgi celle" sarebbe un sogno che diventa realtà.
Leggi anche: Come utilizzare Notion per il project management
Crea (migliori) sequenze con ClickUp
Sebbene Notion sia ottimo per prendere appunti e per la creazione di documenti, non è proprio il massimo quando si tratta di project management. I limiti di questo strumento diventano più evidenti se si confronta Notion con una piattaforma più robusta come ClickUp.
Che tu stia gestendo scadenze, risorse o progetti, la visualizzazione Sequenza di ClickUp rende tutto più semplice. Ecco perché può fare la differenza per te.
Facile e veloce
Per aggiungere una vista Sequenza in ClickUp, clicca sul pulsante "Nuova vista" in qualsiasi elenco, cartella o spazio e seleziona "Sequenza" dall'elenco a discesa.
Puoi personalizzarlo fin dall'inizio, rendendolo una vista privata o aggiungendolo agli elementi fissi per un facile accesso.
Questo è già un passo avanti rispetto a Notion, dove sei limitato a poche Sequenze a meno che non passi a un piano superiore. Nel piano Free Forever di ClickUp hai a disposizione 60 utilizzi della vista Sequenza, mentre nel piano Unlimited ne hai 100: più che sufficienti per tenere sotto controllo i tuoi progetti senza sentirti limitato.
Leggi anche: Perché i team scelgono ClickUp invece di Notion
Niente più problemi con la gestione delle risorse
A differenza di Notion, che ignora completamente la necessità di allocare le risorse, la vista Sequenza di ClickUp ti consente di aggiungere attività trascinandole nella tua Sequenza e assegnandole ai membri del team.
Puoi anche raggruppare le attività in base all'assegnatario, alla priorità o ai campi personalizzati.
In questo modo la gestione delle risorse diventa un gioco da ragazzi: saprai sempre chi sta svolgendo il lavoro e nessuna attività verrà trascurata.
Guarda il quadro generale
Una delle funzionalità/funzioni più importanti che manca in Notion è il metodo del percorso critico. Ma non temere: la vista Sequenza di ClickUp ti consente di ingrandire singoli giorni o settimane o mesi.
Ciò significa che puoi visualizzare tutte le fasi del tuo progetto in un unico posto e dare priorità alle attività che potrebbero avere un impatto maggiore sulla sua portata.
Personalizza secondo i tuoi desideri
Nella barra laterale destra di ClickUp troverai le attività non pianificate e scadute, tutte organizzate e pronte per essere riprogrammate.
Basta trascinarli nella vista della Sequenza e voilà! Crisi scongiurata. Niente più interfacce utente disordinate o problemi di sovraccarico di dati: solo una Sequenza chiara e organizzata per aiutarti a rimanere in carreggiata.
Lavora in modo più efficiente
Immagina di essere il project manager di una nuova campagna di marketing. Devi effettuare il monitoraggio delle scadenze per la creazione dei contenuti, la programmazione dei social media e il lancio delle campagne a pagamento.
Con ClickUp, puoi aggiungere tutte queste attività alla vista Sequenza, assegnarle a diversi membri del team e visualizzare tutto a colpo d'occhio.
Hai attività che si sovrappongono? Nessun problema: basta spostarle!
Puoi anche raggruppare le attività in base agli assegnatari per assicurarti che nessuno sia sovraccarico: la vista Carico di lavoro è stata progettata appositamente per questo.
Inoltre, con la modalità Me di ClickUp, puoi concentrarti solo sulle attività che ti sono state assegnate. Addio alle distrazioni causate dall'intero progetto.
Diagrammi Gantt per una facile gestione delle risorse
Se stai gestendo un progetto complesso e hai bisogno di qualcosa di più di una semplice visualizzazione statica delle attività, il diagramma di Gantt di ClickUp risolve molti dei problemi che potresti incontrare con Notion. Ecco come.
| Funzionalità | Notion Sequenza | Grafico di Gantt ClickUp |
| Gestione delle risorse | Mancanza di funzionalità di gestione delle risorse | Offre un supporto completo per l'allocazione e il monitoraggio delle risorse |
| Dipendenza dal database | Richiede la creazione preliminare di un database | Visualizza automaticamente le attività senza ulteriori passaggi di configurazione |
| Dipendenza delle attività | Supporto minimo per le dipendenze delle attività | Basta trascinare e rilasciare per creare e gestire le dipendenze. |
| Percorso critico | Non disponibile | Supporto al CPM per evidenziare la sequenza di attività più lunga |
| Personalizzazione | Personalizzazione limitata, grafici statici | Altamente personalizzabile con opzioni di ordinamento per priorità, assegnatario, ecc. |
| Interazione | Modifica di base delle attività | Interattivo con azioni drag-and-drop per attività, date e dipendenze |
| Opzioni per visualizzare la Sequenza | Visualizzazione fissa della sequenza | Zoom in/out per giorni, settimane, mesi o anni |
La semplice sequenza Gantt di ClickUp
Se non hai familiarità con i diagrammi Gantt o hai semplicemente bisogno di un modo semplice e veloce per gestire i tuoi progetti, il modello Simple Gantt Template di ClickUp è la soluzione che fa per te.
La parte migliore è che è completamente personalizzabile e pronto all'uso, consentendoti di iniziare a organizzare i tuoi progetti in pochi secondi.
Puoi creare attività con barre di sequenza che si adattano automaticamente mentre lavori e organizzare le attività in diversi progetti, modificando facilmente le tempistiche quando necessario.
Inoltre, effettua il monitoraggio dei tuoi progressi attraverso questo modello con immagini chiare e stati delle attività codificati a colori, che rendono facile vedere a che punto sei.
Integrazione di ClickUp con Notion
Se ami la flessibilità di Notion ma desideri gli strumenti avanzati di project management di ClickUp, perché non integrare i due?
Sì, puoi avere la botte piena e la moglie ubriaca. Ecco la ricetta:
- Clicca su "Impostazioni e membri" situato sul lato sinistro della tua area di lavoro Notion.
- Dalle impostazioni, effettua la selezione di "Le mie connessioni".
- Clicca su "Vedi tutto" per sfogliare le integrazioni disponibili.
- Trova l'opzione ClickUp e clicca su "Connetti".
- Scegli un'area di lavoro a cui collegarti e clicca su "Connessione area di lavoro".
E proprio così, hai integrato Notion con ClickUp, consentendoti di gestire le attività, effettuare il monitoraggio delle tempistiche dei progetti e collaborare senza soluzione di continuità su entrambe le piattaforme. 🎉
ClickUp: il concetto di ottima gestione dei progetti di project management
Integrando Notion e ClickUp, potrai beneficiare delle funzionalità/funzioni offerte da entrambe le piattaforme.
Ma siamo onesti: destreggiarsi tra diverse piattaforme non sempre ha senso.
Notion può esserti utile se cerchi uno strumento per gestire le tue note quotidiane, la documentazione e la collaborazione in team.
Ma cosa succede se hai bisogno di uno strumento che sia anche orientato alla produttività e al project management? Uno strumento che include oltre 1000 modelli, numerose funzionalità/funzioni come i diagrammi di Gantt e un assistente IA, oltre a una solida gestione delle risorse!
È qui che ClickUp può fare la differenza per te. Non devi crederci sulla parola: provalo tu stesso!