Immagina questo scenario: fai parte di un team di sviluppo software e fai capo a due manager.
Uno si occupa degli aspetti specifici (marketing, commerciale o architettura dei dati), mentre l'altro si concentra sulle scadenze e sugli obiettivi del progetto.
Sebbene i loro ruoli siano diversi, è evidente che senza entrambi tutto sarebbe compromesso.
Nel corso della tua carriera, probabilmente lavorerai sia con manager funzionali che con project manager.
Ciascuno di essi apporta competenze fondamentali, ma cosa li distingue esattamente? Come gestiscono le valutazioni delle prestazioni, l'allocazione delle risorse e le attività cardine? 📊
In questo articolo esamineremo le differenze tra un manager funzionale e un project manager. Esploreremo anche le loro competenze e riveleremo come le loro mansioni quotidiane si sincronizzano per garantire il corretto funzionamento di Tutto. 🔄
Ruoli del manager funzionale e del project manager
Che cos'è un manager funzionale?
Immagina di essere il capitano di una nave, ma invece di guidare l'intera imbarcazione, sei responsabile di un'area chiave, come la sala macchine o il ponte di navigazione.
Questo è ciò che fa un manager funzionale!
Si concentrano su una funzione specifica all'interno di un'azienda, come il marketing o le risorse umane.
Il compito principale di un manager funzionale è garantire che il proprio reparto funzioni in modo fluido ed efficiente. Gestisce il personale, si occupa delle operazioni quotidiane e lavora su obiettivi a lungo termine.
I manager funzionali sono responsabili dell'assunzione di nuovi membri del team, della conduzione delle valutazioni delle prestazioni e della verifica che tutti abbiano le competenze adeguate per una gestione efficace delle attività.
La loro influenza è fondamentale per allineare il lavoro richiesto dal proprio reparto alla strategia complessiva dell'organizzazione.
Che cos'è un project manager?
Un project manager, invece, è come un capitano temporaneo per diversi obiettivi. Che si tratti di supervisionare il lancio di un software o di pianificare un evento aziendale, il suo compito è quello di completare un progetto dall'ideazione alla realizzazione.
Dallo sviluppo di un nuovo prodotto alla supervisione dell'implementazione di un aggiornamento di sistema, i project manager sono le persone che portano a termine il lavoro!
Sono responsabili della supervisione di progetti specifici dall'inizio alla fine.
I project manager coordinano i diversi team, gestiscono le risorse e rispettano le scadenze dei progetti.
Ma non è tutto.
I project manager hanno anche il compito di gestire i rischi, allocare le risorse e garantire che tutti comprendano chiaramente i propri compiti e le proprie attività.
Per avere un esito positivo in questo ruolo, i project manager devono possedere competenze tecniche e trasversali, come la capacità di risolvere i problemi e comunicare. Queste abilità sono essenziali per guidare i propri team verso il successo e affrontare le complessità di ogni progetto.
Differenze fondamentali tra manager funzionali e project manager
Se vuoi sapere in che modo i responsabili funzionali differiscono dai project manager, immagina due manager in un ufficio affollato in fase di ristrutturazione.
Il primo (responsabile/manager funzionale) è un direttore finanziario che gestisce i bilanci e le finanze. L'altro (project manager) guida la ristrutturazione dell'ufficio e garantisce il buon funzionamento.
Entrambi sono fondamentali, ma affrontano le loro attività in modo diverso.
Esploriamo come la loro autorità, il loro focus, l'allocazione delle risorse e le strategie di gestione del team li distinguono.
Autorità e processo decisionale
Quando si tratta di autorità e processo decisionale, i manager funzionali e i project manager hanno una visione leggermente diversa delle cose.
I manager funzionali hanno in genere maggiore autorità sulle risorse e sulle decisioni all'interno dei loro reparti in una struttura organizzativa operativa. Si occupano delle operazioni quotidiane e garantiscono che il loro reparto sia in linea con gli obiettivi a lungo termine dell'azienda.
I project manager, d'altra parte, hanno spesso più autorità nelle strutture orientate ai progetti. Ciò è particolarmente vero nelle organizzazioni a matrice forte, dove gestiscono le risorse dei progetti e prendono decisioni critiche per mantenerli in linea con gli obiettivi.
Ad esempio, in un'azienda di software, un manager funzionale può avere l'autorità di assumere sviluppatori e approvare i budget per la formazione. Al contrario, il project manager potrebbe riassegnare quegli sviluppatori a un progetto ad alta priorità.
In strutture matriciali equilibrate, entrambi i manager condividono l'autorità, il che richiede collaborazione per allocare le risorse in modo efficace.
Obiettivi e focus
I manager funzionali e i project manager hanno obiettivi e priorità diversi.
I manager funzionali si concentrano sul miglioramento delle loro aree, come il marketing o le risorse umane. Lavorano per migliorare i loro reparti e aiutare l'azienda a raggiungere i suoi obiettivi nel tempo.
Al contrario, i project manager si concentrano su progetti specifici con date di inizio e di fine definite.
I loro obiettivi principali sono il raggiungimento degli obiettivi di progetto, la gestione delle tempistiche e la garanzia del completamento con esito positivo.
Tuttavia, i manager funzionali e di progetto utilizzano spesso software e modelli predefiniti per semplificare il lavoro e effettuare il monitoraggio dello stato.
💡 Suggerimento professionale: programma controlli regolari. Organizza riunioni di coordinamento bisettimanali tra manager funzionali e project manager. Utilizza queste sessioni per esaminare lo stato dei progetti, affrontare potenziali conflitti di risorse e adeguare le tempistiche, se necessario. Ciò promuoverà la trasparenza e manterrà tutti informati.
Allocazione delle risorse
I manager funzionali sono responsabili della gestione delle risorse all'interno dei propri reparti.
Si assicurano che tutti i membri del loro team abbiano le competenze adeguate e possano contribuire in modo efficace alle attività di routine e al lavoro di progetto.
Inoltre, è normale che i manager funzionali diano una mano ai membri del team che lavorano ai progetti.
I project manager, invece, si concentrano sull'allocazione delle risorse nel project management. Sono responsabili della supervisione del team di progetto e devono determinare se dispongono delle risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto.
💡 Archivio modelli: l'utilizzo di modelli di pianificazione delle risorse nei tuoi team può aiutarti a ottimizzare l'uso delle risorse e a gestire i budget dei progetti in modo più efficiente. Ecco 10 modelli gratis di pianificazione delle risorse in ClickUp ed Excel per iniziare.
Strategie di gestione del team
I manager funzionali di solito elaborano piani a lungo termine per la gestione dei loro team.
Ad esempio, se il reparto marketing di un'azienda sta passando al marketing digitale, il manager potrebbe organizzare workshop di SEO o di pubblicità sui social media per il suo team.
Questi manager lavorano anche con software di gestione delle competenze e sistemi di valutazione delle prestazioni per migliorare le prestazioni del team.
In confronto, i project manager mettono a punto piani di gestione del team che si adattano alle esigenze del progetto.
Considera questo scenario: un project manager che guida lo sviluppo di una nuova piattaforma di e-commerce mette insieme un team di designer, sviluppatori e tester.
Con una scadenza ravvicinata, il suo piano pone l'accento sulla rapida creazione di coesione nel team, sulla chiarificazione dei ruoli e sulla garanzia di una comunicazione fluida. Organizzano standup quotidiani e revisioni periodiche dei rischi per rimanere in linea con gli obiettivi e affrontare tempestivamente eventuali problemi.
Questo aiuta i project manager a mantenere i loro team concentrati sugli obiettivi e garantisce la consegna puntuale e di esito positivo dei progetti.
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Quando utilizzare un manager funzionale rispetto a un project manager
Scegliere il manager giusto può fare la differenza, sia che si miri a miglioramenti dipartimentali a lungo termine, sia che si gestisca un progetto complesso e sensibile al fattore tempo.
Alcuni scenari ideali evidenziano i punti di forza di ciascun manager in base alle loro competenze e ai loro punti di forza specifici.
I momenti migliori per rivolgersi ai manager delle funzioni
Se hai bisogno di competenze in un'area funzionale specifica, la soluzione migliore è rivolgersi a un manager funzionale. I manager funzionali sono i responsabili dei singoli reparti e guidano i loro team nelle attività quotidiane e negli obiettivi a lungo termine.
Ecco alcune situazioni in cui i manager funzionali danno il meglio di sé:
- Iniziativa di miglioramento continuo: i manager funzionali sono la soluzione migliore per migliorare i processi all'interno di una particolare funzione, ad esempio marketing, commerciale o sviluppo. Dispongono delle conoscenze approfondite necessarie per implementare cambiamenti duraturi.
- Sviluppo delle competenze: i manager funzionali sono bravissimi a identificare e coltivare il talento del team. Conducono valutazioni delle prestazioni e aiutano i membri del team a sviluppare competenze nelle loro specifiche aree funzionali.
- Assegnazione delle risorse per le attività in corso: i manager funzionali hanno la capacità di effettuare una distribuzione efficace dei carichi di lavoro tra i loro reparti, gestendo al contempo le risorse per le operazioni quotidiane.
- Pianificazione strategica a lungo termine: i manager funzionali sono fondamentali per definire e raggiungere obiettivi a lungo termine nell'ambito della loro specifica funzione.
I momenti migliori per contattare i project manager
Project managers excel in situations that require coordination of diverse skills and sectors and have defined start and end.
Ecco quando ti servirà un project manager al timone:
- Progetti interfunzionali: i project manager sono essenziali quando si lavora su iniziative che coinvolgono vari reparti, come lo sviluppo di software o il lancio di un nuovo prodotto. Coordinano il lavoro tra i team per raggiungere gli obiettivi del progetto.
- Iniziativa con scadenze ravvicinate: i project manager eccellono nella gestione delle tempistiche dei progetti e nel garantire il rispetto delle scadenze. Utilizzano software e modelli di project management che consentono loro di mantenere tutto sotto controllo.
- Assegnazione delle risorse per progetti specifici: devono bilanciare le risorse tra le diverse attività del progetto, i project manager utilizzano le loro competenze di assegnazione delle risorse per garantire un funzionamento regolare.
- Gestione dei rischi: i project manager sono formati per identificare, valutare e gestire i rischi durante l'intero ciclo di vita di un progetto. Utilizzano le loro competenze trasversali per affrontare le sfide e mantenere il team di progetto concentrato sull'esito positivo del progetto.
La dinamica tra manager funzionale e project manager è fondamentale in qualsiasi organizzazione. La loro collaborazione può migliorare l'efficienza, le soluzioni innovative e l'esito positivo dei progetti.
Come ClickUp fornisce supporto a entrambi i ruoli
Gestire i team e fornire costantemente un lavoro di qualità può essere complicato, lo capiamo bene.
Che tu sia un manager funzionale che supervisiona un reparto specifico o un project manager che lavora su più progetti, hai bisogno di uno strumento affidabile per completare le tue attività.
Qualcosa che è stato creato per la collaborazione e la gestione delle attività.
Qualcosa come ClickUp!
Con ClickUp, puoi accedere a oltre 100 modelli, strumenti di project management, funzionalità utili, analisi e molto altro ancora!
Scopriamo insieme come ClickUp può aiutarti a eccellere nel tuo lavoro.
Gestione dei progetti e delle attività
ClickUp offre varie funzionalità che supportano i manager funzionali e di progetto nelle loro responsabilità quotidiane. Ecco come può aiutarti:
- Visualizzazioni personalizzabili di ClickUp : scegli tra le visualizzazioni Elenco, Bacheca, Calendario o Vista Gantt di ClickUp per visualizzare le tue attività e i tuoi progetti in modo adeguato al tuo stile di gestione.
- Dipendenze delle attività di ClickUp : imposta le relazioni tra le attività di ClickUp per garantire un flusso di lavoro fluido e una corretta allocazione delle risorse nei tuoi progetti.
- Monitoraggio del tempo con ClickUp : controlla quanto tempo richiedono le attività utilizzando la funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp: ti aiuterà a migliorare le stime e a gestire le risorse in modo più efficace.
- Modelli ClickUp : Accedi agli oltre 100 modelli gratuiti di project management di ClickUp per avviare i tuoi progetti o semplificare le attività ricorrenti.
Reportistica e analisi
ClickUp offre potenti strumenti di reportistica e analisi che aiutano i manager funzionali e di progetto a monitorare lo stato dei progetti e a prendere decisioni informate. Ecco come funzionano:
- Dashboard ClickUp : crea dashboard personalizzate in ClickUp per effettuare il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI) del tuo reparto o progetto.
- Vista Carico di lavoro in ClickUp : visualizza la capacità del team in ClickUp per garantire una corretta allocazione delle risorse ed evitare il burnout.
- Durata stimata di ClickUp rispetto ai dati effettivi: confronta la durata stimata con la durata effettiva impiegata per le attività in ClickUp per migliorare la pianificazione futura.
- Obiettivi ClickUp : utilizza la funzionalità Obiettivi di ClickUp per impostare e monitorare i progressi verso obiettivi specifici (sia a livello di reparto che di progetto).
💡 Suggerimento professionale: i manager funzionali e di progetto possono utilizzare ClickUp Goals per monitorare efficacemente le attività cardine del proprio reparto o progetto. È possibile impostare scadenze, gestire gli sprint su una sequenza temporale, monitorare regolarmente lo stato delle attività e condividere i propri traguardi su ClickUp Goals con il proprio team e le parti interessate.
Collaborazione e comunicazione
ClickUp aiuta i manager a collaborare con i propri team in tempo reale e favorisce la comunicazione durante tutto il progetto. Ecco alcune funzionalità/funzioni che aiutano a raggiungere questo obiettivo:
- Commenti ClickUp (e @menzioni): Comunica facilmente con i membri del team all'interno delle attività di ClickUp, conservando tutte le informazioni rilevanti in un unico posto.
- Integrazioni ClickUp : collega ClickUp ad altri strumenti utilizzati dal tuo team, come Slack o Google Drive, per ottimizzare i flussi di lavoro.
- Spazi condivisi ClickUp : crea spazi in ClickUp dove team interfunzionali possono collaborare su progetti, colmando il divario tra i diversi reparti.
- Strategia di gestione del team ClickUp: implementa vari approcci di gestione del team utilizzando la struttura flessibile e le impostazioni di autorizzazione di ClickUp.
Se hai trovato utili queste informazioni, aspetta: c'è dell'altro!
Il modello di project management ClickUp
Vi presentiamo lo strumento definitivo che può far risparmiare tempo e lavoro richiesto ai manager funzionali e di progetto: il modello di project management ClickUp.
Questo modello facilmente personalizzabile ti aiuta a gestire progetti complessi che sembrano una corsa contro il tempo, con i lacci delle scarpe allacciati insieme!
Non sei convinto? Vediamo come questo modello può semplificare la vita a entrambi i tipi di manager:
Per i manager funzionali:
- I campi personalizzati del modello, come "Reparto" e "Teams di consegna richiesti", possono aiutare al monitoraggio di come le funzioni specifiche si inseriscono nel quadro più ampio del progetto.
- L'utilizzo del campo "OKR aziendali" consente di allineare il lavoro dei reparti agli obiettivi generali dell'organizzazione.
- La vista "Rapporto sullo stato" consente di aggiornare rapidamente i superiori sui progressi del proprio team senza perdersi nei dettagli.
Per i project manager:
- La varietà di visualizzazioni (Documento, Modulo, Elenco) aiuta a visualizzare e gestire il progetto in modi adatti alle diverse fasi o alle diverse parti interessate.
- Stati dettagliati come "AGGIORNAMENTO NECESSARIO" e "A RISCHIO" consentono di segnalare rapidamente i problemi e mantenere il progetto in linea con gli obiettivi.
- Campi personalizzati come "Fase del progetto" e "Metriche di successo" aiutano a monitorare i progressi e a dimostrare il valore agli stakeholder.
Entrambi i ruoli possono trarre vantaggio da:
- I campi "Sponsor esecutivi" e "Stakeholder chiave" per mantenere la comunicazione chiara e mirata.
- Il campo "Tipo di elemento PMO" viene utilizzato per classificare i diversi aspetti del progetto in modo da facilitarne l'ordinamento e la reportistica.
Gestisci meglio i tuoi progetti e le tue funzioni con ClickUp
Ora che sai come lavorano i project manager rispetto ai manager funzionali, è il momento di chiederti: "Come puoi lavorare meglio sui tuoi progetti?"
Il tuo stile di lavoro è più simile a quello dei manager funzionali, che si concentrano intensamente su un'area o una funzione? Oppure tendi a destreggiarti tra diversi team, scadenze e obiettivi come un project manager?
Qualunque sia il tuo stile di lavoro, ClickUp ha ciò che fa per te.
Che tu abbia bisogno di monitorare le prestazioni individuali o di rispettare le scadenze, le potenti funzionalità/funzioni di ClickUp, come le dipendenze delle attività, il monitoraggio del tempo e i modelli, ti consentono di gestire senza problemi le attività quotidiane e gli obiettivi generali.
Inoltre, i potenti strumenti di reportistica e analisi di ClickUp ti forniscono le informazioni necessarie per prendere decisioni informate, mentre le funzionalità di collaborazione come gli spazi condivisi e le @menzioni assicurano che tutti siano sempre aggiornati.
Sei pronto a provarlo? Registrati su ClickUp e raggiungi i tuoi obiettivi di produttività. 🌟