Immaginatevi di essere in un team di sviluppo software, alle dipendenze di due manager.
Uno si occupa degli aspetti specifici - marketing, commerciale o architettura dei dati - mentre l'altro si concentra sulle scadenze e sugli obiettivi del progetto.
Anche se le loro mansioni sono diverse, sapete che senza entrambi sarebbe il caos.
Nella vostra carriera, è probabile che lavoriate sia con manager funzionali che con project manager.
Ognuno di loro apporta competenze vitali alla tabella, ma cosa li distingue esattamente? Da fare per gestire le revisioni delle prestazioni, l'allocazione delle risorse e le attività cardine? 📊
In questo articolo esamineremo le differenze tra un manager funzionale e un project manager. Esploreremo inoltre le loro competenze e riveleremo come le loro mansioni quotidiane si sincronizzano per far sì che tutto fili liscio. 🔄
Ruoli di un manager funzionale e di un project manager
Cos'è un manager funzionale?
Immaginate di essere il capitano di una nave, ma invece di governare l'intera imbarcazione, siete responsabili di un'area chiave, come la sala macchine o il ponte di navigazione.
Ecco cosa fa un manager funzionale!
Si concentra su una funzione specifica all'interno di un'azienda, come il marketing o le risorse umane.
Il compito principale di un manager funzionale è quello di garantire che il proprio reparto funzioni in modo efficiente e senza intoppi. Gestisce le persone, si occupa delle operazioni quotidiane e lavora su obiettivi a lungo termine.
I manager funzionali sono responsabili dell'assunzione di nuovi membri del team, della valutazione delle prestazioni e della garanzia che tutti abbiano le giuste competenze per una gestione efficace delle attività .
La loro influenza è fondamentale per allineare i lavori richiesti dal loro dipartimento alla strategia generale dell'organizzazione.
Cos'è un project manager?
Un project manager, invece, è come un capitano temporaneo per diversi oggetti. Che si tratti di supervisionare il lancio di un software o di pianificare un evento aziendale, il suo compito è quello di portare un progetto dall'idea al completamento.
Dallo sviluppo di un nuovo prodotto alla supervisione dell'implementazione di un aggiornamento di sistema, i project manager sono le persone che portano a termine le cose!
Sono responsabili della supervisione di progetti specifici dall'inizio alla fine.
I project manager si coordinano con diversi team, gestiscono le risorse e rispettare le sequenze dei progetti.
Ma non è tutto.
I project manager hanno anche il compito di gestire i rischi, allocare le risorse e assicurarsi che tutti comprendano chiaramente i loro compiti e le loro mansioni.
Per poter svolgere al meglio questo ruolo, i project manager devono possedere competenze sia fisiche che pratiche, come la risoluzione dei problemi e la comunicazione. Queste abilità sono essenziali per guidare i loro team verso l'esito positivo e per navigare nelle complessità di ogni progetto.
Leggi anche: Cosa rende un buon project manager? 10 competenze del project manager
Differenze chiave tra manager funzionali e project manager
Se volete sapere in che modo i responsabili funzionali differiscono dai project manager, immaginate due manager in un ufficio affollato in fase di ristrutturazione.
Il primo (responsabile funzionale/manager) è un responsabile finanziario che gestisce budget e finanze. L'altro (project manager) guida la ristrutturazione dell'ufficio e ne garantisce il buon funzionamento.
Entrambi sono fondamentali, ma affrontano le loro attività in modo diverso.
Analizziamo come l'autorevolezza, l'attenzione, l'allocazione delle risorse e l'impegno di ciascuno di loro strategie di gestione del team li distinguono.
Autorevolezza e processo decisionale
Per quanto riguarda l'autorità e il processo decisionale, i manager funzionali e i project manager vedono le cose in modo un po' diverso.
In una struttura organizzativa operativa, i manager di funzione hanno in genere maggiore autorità sulle risorse e sulle decisioni all'interno dei loro reparti. Gestiscono le operazioni quotidiane e si assicurano che il loro reparto sia in linea con gli obiettivi a lungo termine dell'azienda.
I project manager, invece, hanno spesso più autorità nelle strutture orientate ai progetti. Ciò è particolarmente vero nelle organizzazioni a matrice forte, dove gestiscono le risorse del progetto e prendono decisioni critiche per mantenere i progetti in corso.
Ad esempio, in un'azienda di software, un manager funzionale può avere l'autorità di assumere sviluppatori e approvare i budget per la formazione. Al contrario, il project manager potrebbe riassegnare quegli sviluppatori a un progetto ad alta priorità.
Nelle strutture a matrice bilanciata, entrambi i manager condividono l'autorità, il che richiede una collaborazione per allocare le risorse in modo efficace.
Obiettivi e priorità
I manager delle funzioni e i project manager hanno obiettivi e focus diversi.
I manager di funzione si concentrano sul miglioramento delle loro aree, come il marketing o le risorse umane. Lavorano per migliorare i loro reparti e aiutare l'azienda a raggiungere gli obiettivi nel tempo.
I project manager, invece, si concentrano su progetti specifici con date di inizio e fine definite.
I loro obiettivi principali sono la riunione degli oggetti del progetto, la gestione della Sequenza e la garanzia di un esito positivo.
Tuttavia, i manager funzionali e di progetto utilizzano spesso software e modelli già pronti per semplificare il lavoro e monitorare lo stato.
Pro Tip: Programmate dei check-in regolari. Implementate riunioni di allineamento bisettimanali tra i responsabili funzionali e di progetto. Utilizzate queste sessioni per esaminare lo stato del progetto, affrontare potenziali conflitti di risorse e regolare le Sequenze, se necessario. In questo modo si promuove la trasparenza e si tiene tutti informati.
Assegnazione delle risorse
I manager delle funzioni sono responsabili della gestione delle risorse all'interno dei loro dipartimenti.
Si assicurano che tutti i membri del loro team abbiano le competenze adeguate e possano contribuire efficacemente alle attività di routine e ai progetti.
Inoltre, è comune che i manager funzionali diano una mano ai membri del team che lavorano ai progetti.
I project manager, invece, si concentrano sull'allocazione delle risorse in project management . Il team ha il compito di supervisionare il progetto e di determinare se dispone delle risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto.
**L'utilizzo di modelli di pianificazione delle risorse nei team può aiutare a ottimizzare l'uso delle risorse e a gestire il budget del progetto in modo più efficiente. Ecco i modelli 10 modelli gratuiti di pianificazione delle risorse in ClickUp ed Excel per iniziare.
Strategie di gestione del team
I manager di funzione di solito elaborano piani a lungo termine per la gestione del team.
Per esempio, se il reparto marketing di un'azienda si sta orientando verso il marketing digitale, il gestore del team potrebbe organizzare seminari sulla SEO o sulla pubblicità sui social media.
I manager di questo tipo lavorano anche con software di gestione delle competenze e sistemi di valutazione delle prestazioni per migliorare le prestazioni del team.
In confronto, i project manager mettono a punto piani di project management adatti alle esigenze del progetto.
Prendiamo questo scenario: il gestore del team che guida lo sviluppo di una nuova piattaforma di e-commerce mette insieme un team di progettisti, sviluppatori e tester.
Con una scadenza ravvicinata, il suo piano sottolinea la necessità di creare rapidamente la coesione del team, di chiarire i ruoli e di garantire una comunicazione fluida. Si tengono standup quotidiani e revisioni periodiche dei rischi per rimanere in carreggiata e affrontare tempestivamente i problemi.
Questo aiuta i gestori del team a mantenere la concentrazione sugli oggetti e a garantire una consegna tempestiva e positiva del progetto.
Leggi anche: 15 modelli gratuiti per il project management 📝
Quando utilizzare un manager funzionale o un project manager
La scelta del manager giusto può fare la differenza, sia che si punti a miglioramenti a lungo termine del reparto, sia che si gestisca un progetto complesso e sensibile ai tempi.
Alcuni scenari ideali evidenziano i casi in cui ciascun manager eccelle in base ai propri punti di forza e alle proprie competenze.
I momenti migliori per rivolgersi ai manager delle funzioni
Se avete bisogno di competenze in un'area funzionale specifica, la cosa migliore è rivolgersi a un manager funzionale. I manager funzionali sono i capi dei singoli reparti e guidano i loro team nelle attività quotidiane e negli obiettivi a lungo termine.
Ecco alcune situazioni in cui i manager funzionali brillano:
- Iniziative di miglioramento continuo: I manager funzionali sono la scelta migliore per migliorare i processi all'interno di una funzione particolare, ad esempio il marketing, le vendite o lo sviluppo. Hanno la conoscenza approfondita necessaria per implementare cambiamenti duraturi
- **Sviluppo delle competenze: i gestori del team sono bravi a identificare e coltivare i talenti del team. Conducono revisioni delle prestazioni e aiutano i membri del team a sviluppare competenze nelle loro specifiche funzioni
- **I manager funzionali hanno la capacità di distribuire efficacemente i carichi di lavoro nei loro dipartimenti e di gestire le risorse per le attività quotidiane,
- **Pianificazione strategica a lungo termine: i manager funzionali sono fondamentali per l'impostazione e il raggiungimento di obiettivi a lungo termine nell'ambito della loro funzione specifica
I momenti migliori per rivolgersi ai project manager
I project manager brillano nelle situazioni che richiedono un coordinamento tra diverse impostazioni di competenze e verticali e che hanno un inizio e una fine definiti.
Ecco quando è opportuno avere un project manager al timone:
- Progetti interfunzionali: I project manager sono essenziali quando si lavora a iniziative che coinvolgono diversi reparti, come lo sviluppo di software o il lancio di un nuovo prodotto. Essi coordinano i lavori richiesti dai vari team per raggiungere gli oggetti del progetto
- Iniziative sensibili al fattore tempo: i project manager eccellono nel gestire le tempistiche dei progetti e nel garantire il rispetto delle scadenze. Utilizzanosoftware per il project management e modelli, che consentono loro di tenere tutto sotto controllo
- **Allocazione delle risorse per progetti specifici: i project manager devono bilanciare le risorse tra le diverse attività del progetto e utilizzare le loro capacità di allocazione delle risorse per garantire un funzionamento regolare
- Gestione dei rischi: I project manager sono addestrati a identificare, valutare e gestire i rischi durante l'intero ciclo di vita di un progetto. Utilizzano le loro competenze trasversali per affrontare le sfide e mantenere il team del progetto concentrato sull'esito positivo
La dinamica tra manager di funzione e project manager è cruciale in qualsiasi organizzazione. La loro collaborazione può migliorare l'efficienza, le soluzioni innovative e l'esito positivo dei progetti.
Leggi anche: Come ottenere un'esperienza di project management sul lavoro
Come ClickUp supporta entrambi i ruoli
Gestire del team e consegnare costantemente un lavoro di qualità può essere difficile, lo capiamo.
Che siate un manager funzionale che supervisiona un reparto specifico o un project manager che lavora su più progetti, avete bisogno di uno strumento affidabile per completare le vostre attività.
Qualcosa che sia costruito per la collaborazione e la gestione delle attività.
Qualcosa come ClickUp !
Con ClickUp, potete accedere a oltre 100 modelli, strumenti di project management, funzionalità/funzione utili, analisi e molto altro!
Scopriamo come ClickUp può aiutarvi a eccellere nel vostro lavoro.
Project management e attività
gestire progetti e attività in modo semplice con le funzioni di ClickUp per il project management
ClickUp offre diverse funzionalità/funzioni che supportano i manager funzionali e i project management nelle loro responsabilità quotidiane. Ecco come ci aiuta:
- ClickUp Visualizzazioni personalizzabili **Scegliete tra le viste ClickUp a elenco, a tabellone, a calendario o a grafico Gantt per visualizzare le vostre attività e i vostri progetti nel modo più adatto al vostro stile di gestione
- Dipendenze delle attività di ClickUp **Imposta le relazioni tra le attività di ClickUp per garantire un flusso di lavoro fluido e una corretta allocazione delle risorse nei progetti
- Monitoraggio del tempo in ClickUp : Monitorate la durata delle attività di ClickUp utilizzando la funzionalità di monitoraggio del tempo: questo vi aiuta a migliorare le stime e a gestire le risorse in modo più efficace
- Modelli di ClickUp : Accedete agli oltre 100 modelli gratuiti di Project Management di ClickUp per dare il via ai vostri progetti o per semplificare le attività ricorrenti
Reportistica e analisi
prendete decisioni basate sui dati con i dashboard personalizzati e le funzioni di visualizzazione del carico di lavoro di ClickUp
ClickUp offre potenti strumenti di reportistica e analisi che aiutano i manager funzionali e di progetto a monitorare lo stato e a prendere decisioni informate. Ecco come lavorano:
- Dashboard di ClickUp **Creare dashboard personalizzati in ClickUp per monitorare gli indicatori di prestazione chiave (KPI) per il proprio reparto o progetto
- Vista Carico di lavoro in ClickUp : Visualizzare la capacità del team in ClickUp per garantire una corretta allocazione delle risorse e prevenire il burnout
- ClickUp Durata stimata rispetto a quelle effettive: Confronta la durata stimata con quella effettiva delle attività di ClickUp per migliorare il piano futuro
- Obiettivi di ClickUp : Utilizzare la funzionalità/funzione Obiettivi di ClickUp per impostare e monitorare lo stato di avanzamento verso obiettivi specifici (sia a livello di reparto che di progetto)
Pro Tip: I manager di funzione e di progetto possono utilizzare ClickUp Obiettivi per monitorare efficacemente le attività cardine del proprio reparto o progetto. È possibile impostare scadenze, gestire sprint su una Sequenza, monitorare regolarmente lo stato e condividere i traguardi su ClickUp Obiettivi con il team e gli stakeholder.
Collaborazione e comunicazione
aumenta la collaborazione del team con gli strumenti di comunicazione, gli spazi di condivisione e le integrazioni di ClickUp
ClickUp aiuta i gestori del team a collaborare in tempo reale e a promuovere la comunicazione durante tutto il progetto. Ecco alcune funzionalità/funzione che aiutano a raggiungere questo obiettivo:
- Commenti su ClickUp (e @menzioni): Comunica facilmente con i membri del team all'interno delle attività di ClickUp, mantenendo tutte le informazioni rilevanti in un unico posto
- Integrazioni ClickUp : Collegate ClickUp con altri strumenti utilizzati dal vostro team, come Slack o Google Drive, per semplificare i flussi di lavoro
- Spazi di condivisione di ClickUp **Creare in ClickUp spazi in cui i team interfunzionali possono collaborare ai progetti, colmando il divario tra i diversi reparti
- Strategie di gestione del team di ClickUp: Implementare diversi approcci alla gestione del team utilizzando la struttura flessibile e le impostazioni di autorizzazione di ClickUp
Se queste informazioni vi sono sembrate utili, aspettate: c'è dell'altro!
Il modello di project management di ClickUp
Presentiamo l'ultimo strumento in grado di far risparmiare tempo e lavoro richiesto ai responsabili delle funzioni e dei progetti Il modello di project management ClickUp. Questo modello, facilmente personalizzabile, aiuta a gestire progetti complessi che sembrano corse contro il tempo, con i lacci delle scarpe legati insieme!
Non siete convinti? Vediamo come questo modello può rendere la vita più facile a entrambi i tipi di manager:
Per i manager di funzione:
- I campi personalizzati del modello, come "Dipartimento" e "Teams di consegna richiesti", possono aiutare a monitorare come funzioni specifiche si inseriscono nel quadro generale del progetto
- L'uso del campo "OKR aziendali" può allineare il lavoro del reparto agli obiettivi generali dell'organizzazione
- La visualizzazione "Rapporto sullo stato" consente di aggiornare rapidamente i superiori sullo stato del team senza annegare nei dettagli
Per i project manager:
- La varietà di viste (Documento, Modulo, Elenco) aiuta a visualizzare e gestire il progetto in modi che si adattano alle diverse fasi o alle parti interessate
- Stati dettagliati come "AGGIORNAMENTO NECESSARIO" e "A RISCHIO" consentono di monitorare rapidamente i problemi e di mantenere il progetto in carreggiata
- Campi personalizzati come "Fase del progetto" e "Metriche di esito positivo" aiutano a monitorare lo stato di avanzamento e a dimostrare il valore alle parti interessate
Entrambi i ruoli possono trarre vantaggio da:
- I campi "Sponsor esecutivi" e "Stakeholder chiave" per mantenere una comunicazione chiara e mirata
- Il campo "Tipo di elemento PMO" viene utilizzato per categorizzare i diversi aspetti del progetto per facilitare l'ordinamento e la reportistica
Eseguire progetti e funzioni migliori con ClickUp
Ora che sapete come lavorano i project manager e i manager funzionali, è il momento di chiedervi: "Come potete lavorare meglio sui vostri progetti?"
Il vostro stile di lavoro è più simile a quello dei manager funzionali, che si concentrano intensamente su un'unica area o funzione? Oppure tendete a destreggiarvi tra diversi team, sequenze e oggetti come un project manager?
Indipendentemente dal vostro stile di lavoro, ClickUp vi copre.
Sia che abbiate bisogno di monitorare le prestazioni individuali o di rispettare le scadenze, le potenti funzionalità di ClickUp, come la dipendenza dalle attività, il monitoraggio del tempo e i modelli, vi permettono di gestire le attività quotidiane e gli obiettivi di ampio respiro senza soluzione di continuità.
Inoltre, i solidi strumenti di reportistica e di analisi di ClickUp forniscono gli approfondimenti necessari per prendere decisioni informate, mentre le funzionalità di collaborazione, come gli spazi condivisi e le menzioni @, assicurano che tutti rimangano informati.
Pronti a provarlo?
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