Hai mai visto i titoli SDE-1, SDE-2 nelle descrizioni dei lavori? O denominazioni come "manager", "direttore", ecc.? Nel mondo degli affari, questi titoli sono indicativi dell'esperienza, delle aspettative e della posizione di un particolare ruolo nella struttura organizzativa.
Essi indicano una posizione nella gerarchia organizzativa, tipicamente rappresentata da un grafico noto come organigramma. Questa rappresentazione visiva delle strutture organizzative svolge un ruolo cruciale nella progettazione dell'organizzazione, nella produttività, nell'efficienza, nelle prestazioni del team e nella cultura.
In questo post del blog, esploriamo come è possibile creare e ottimizzare organigrammi per ottenere un esito positivo per l'attività aziendale.
Comprendere gli organigrammi
Un organigramma è una rappresentazione visiva della struttura di un'azienda. In genere include quanto segue:
- Ruoli individuali all'interno dell'organizzazione
- Suddivisione dei reparti/team
- Gerarchia all'interno di ogni reparto/team
- Relazioni tra individui, teams e reparti
L'organigramma, chiamato anche organigramma o diagramma organizzativo, può essere semplice e mostrare parti dell'organizzazione, come uffici regionali o dipartimenti, funzioni e come sono collegati tra loro. Può anche essere complesso, con gerarchie dettagliate, dipartimenti e sottounità.
Usi di un grafico organigramma
Fondamentalmente, un organigramma è una rappresentazione visiva delle varie parti dell'azienda. Aiuta tutti i membri dell'azienda a comprendere il quadro generale. Oltre a questo, gli organigrammi sono utili anche per:
Progettazione dell'organigramma: una visione chiara dell'organizzazione aiuta i leader a garantire che ogni reparto disponga di personale adeguato. Ad esempio, se manca un responsabile dell'ingegneria, un blocco vuoto nell'organigramma lo segnalerà durante le riunioni di revisione. Se il tuo responsabile dell'ingegneria ha fatto un trasferimento laterale per diventare CTO, lo vedrai chiaramente anche tu!
Fornire chiarezza: chiariscono le strutture di reportistica all'interno dell'organizzazione, aiutando i dipendenti a identificare chi contattare per problemi o informazioni specifiche.
Delineare le responsabilità: gli organigrammi assicurano che tutte le aree aziendali siano adeguatamente coperte senza sovrapposizioni di responsabilità. Aiutano a bilanciare il carico di lavoro dei dipendenti, in particolare dei dirigenti.
Onboarding: un organigramma è uno strumento semplice e potente che aiuta i nuovi dipendenti a comprendere l'intera organizzazione. Contribuisce a creare familiarità e senso di appartenenza più rapidamente.
Agilità: una rappresentazione visiva dell'organizzazione, con la possibilità di ingrandire e rimpicciolire, consente l'allocazione delle risorse, la delega, la collaborazione e il processo decisionale.
Simulazione e pianificazione: quando si ristruttura un'organizzazione o si attraversa una fusione, potrebbe essere necessario visualizzare varie versioni del nuovo design organizzativo. Gli organigrammi consentono tale simulazione senza influire sulle dinamiche sul campo.
Gli organigrammi sono, in definitiva, strumenti di comunicazione. Aiutano le organizzazioni a comunicare le strutture attuali, i piani futuri, i cambiamenti e altro ancora. Naturalmente, c'è più di un modo per farlo.
Tipi di organigrammi
Fondamentalmente, un organigramma è una rappresentazione grafica con nodi e connettori. In base alla struttura della tua organizzazione, può essere:
Gerarchico
Questo organigramma assomiglia a una piramide, con l'autorità più alta al vertice, seguita dal management intermedio e dai dipendenti.
Matrice
Questo organigramma visualizza una struttura in cui i dipendenti fanno riferimento a più di un manager. È comunemente utilizzato nelle organizzazioni che richiedono flessibilità e collaborazione tra diversi progetti.
Flat
Questo tipo di organigramma è ideale per le organizzazioni con una struttura piatta, che si trovano principalmente nelle startup e nelle piccole imprese.
Ecco le differenze principali tra i vari tipi di organigrammi:
| Aspetto | Gerarchico | Matrice | Piatto |
|---|---|---|---|
| Livelli dei ruoli | Una chiara catena di comando in cui ogni dipendente sa a chi fare riferimento | Linea gerarchica chiara, anche se ci sono più manager per ogni dipendente | Ogni dipendente effettua la reportistica direttamente al proprio responsabile, senza intermediari. |
| Adatto per | Ruoli ben definiti e strutture lineari | Teams che vengono formati e smantellati in base ai progetti | Piccoli team autogestiti |
| Obiettivi che persegue | Chiarezza e stabilità | Flessibilità e modularità | Semplicità e velocità |
| Vantaggi | Specializzazione basata sui reparti, percorso professionale ben definito | Collaborazione interfunzionale, disponibilità di competenze diversificate | Titolarità e affidabilità, visibilità e riconoscimento |
| Svantaggi | La burocrazia e i complessi sistemi di approvazione hanno ritardato il processo decisionale | Ambiguità nelle responsabilità di lavoro, sfera di influenza ingestibile | Burocrazia e sistemi di approvazione complessi; ritardi nel processo decisionale |
A seconda del tipo, della dimensione e della cultura, un'organizzazione può anche avere una combinazione di queste strutture.
Ad esempio, l'intera organizzazione può utilizzare una struttura gerarchica, mentre un team interfunzionale al suo interno può utilizzare un organigramma piatto.
Nella prossima sezione parleremo di come scegliere la struttura organizzativa e progettare un organigramma adatto.
Passaggi per creare un organigramma
Supponiamo che tu sia una startup con cinque dipendenti. Prendi carta e penna e disegna uno schema che illustri come questi membri del team lavorano insieme. Procedi e incornicia il foglio. È il tuo primo organigramma.
Magari tutte le organizzazioni fossero così semplici. Con l'aumentare del numero di dipendenti, ruoli, reparti, prodotti/servizi, avrai bisogno di un organigramma complesso. Ecco come crearne uno utilizzando uno strumento di lavoro collaborativo come ClickUp.
1. Comprendi la tua struttura organizzativa
Le strutture determinano il modo in cui le persone interagiscono e i loro ruoli all'interno di un'organizzazione. Una progettazione inadeguata può creare confusione con gerarchie contraddittorie, confusione dei ruoli, mancanza di coordinamento, incapacità di effettuare la condivisione di idee e rallentamento del processo decisionale.
Inizia quindi la tua attività di organigramma comprendendo la tua funzione attuale. Identifica quanto segue:
- Tutti i ruoli e i livelli dei dipendenti che hai (sviluppatore, designer, tester, ecc.)
- Tutti i ruoli e i livelli manageriali (project manager, gestore del team, capo reparto, ecc. )
- Relazioni gerarchiche per ogni singolo individuo
- Connessioni laterali, se presenti
Il modo migliore da fare è parlare con i vari soggetti interessati, compresi i responsabili delle risorse umane e i capi reparto. Potresti anche trovare alcune informazioni nei modelli di statuto del tuo team. Assicurati di documentare adeguatamente le informazioni.
Puoi utilizzare ClickUp Forms per creare sondaggi oppure puoi organizzare riunioni individuali e prendere note su ClickUp Docs. Una volta documentato, condividilo in modo sicuro con le parti interessate per eventuali commenti. Collabora in tempo reale e converti facilmente le note in attività.
2. Definisci lo scopo e l'ambito
Per chi e perché stai creando il tuo organigramma? È per scopi interni, per visualizzare la struttura del team, o come documento per gli investitori?
Se è per scopi interni, potresti aggiungere codici di ruolo specifici (come SDE-1, manager, ecc.), compreso l'intervallo salariale o, se necessario, anche i nomi delle singole persone.
Se è destinato agli investitori, potresti concentrarti sulla leadership e sulle competenze. Chiarire l'ambito ti aiuterà a decidere quali informazioni includere nel grafico.
3. Scegli il layout del tuo organigramma
In base alla struttura e allo scopo attuali della tua organizzazione, scegli uno stile di organigramma, che sia gerarchico, a matrice o piatto. Scegli quello che meglio riflette la tua organizzazione. Se necessario, sentiti libero di utilizzare più layout all'interno dello stesso grafico.
Prendete in considerazione questi esempi di struttura organizzativa a matrice per comprendere meglio come viene utilizzata dalle aziende di diversi settori.
4. Scegli lo strumento giusto per progettare l'organigramma
Una volta scelta una struttura, è il momento di disegnarla. Da fare, puoi usare un quaderno, una parete di vetro o anche un foglio di calcolo. Tuttavia, questi strumenti non offrono la flessibilità e l'adattabilità di cui potresti aver bisogno.
Il miglior software per organigrammi, in particolare per i team ibridi, è uno spazio di lavoro collaborativo come ClickUp Whiteboards. Con ClickUp puoi disegnare i tuoi grafici, aggiungere nodi e connettori, includere immagini/note adesive, incorporare documenti, taggare persone e molto altro ancora!
Le caselle e gli angoli non fanno al caso tuo? Dai un'occhiata alle mappe mentali di ClickUp per il tuo software di organigrammi. Aggiungi elenchi, attività e liste di controllo e prova le varie funzionalità/funzioni fino a quando non riesci a creare il grafico.
5. Progetta il tuo organigramma
Inizia a lavorare dall'alto: stabilisci una gerarchia chiara partendo dal livello dirigenziale, poi dal senior management (vicepresidenti, direttori). Quindi, procedi verso il basso passando per ogni reparto, team e singolo membro del team.
Aggiungi dettagli: includi il nome del dipendente, il titolo della posizione, le responsabilità, gli account sui social media, i siti web, le foto e altre curiosità. In base al caso d'uso, decidi quali informazioni saranno rilevanti. Puoi trovare i profili e i dati dei dipendenti dal tuo software di analisi della forza lavoro o dal database dei dipendenti.
Formato e presentazione: mantieni la coerenza nel design del tuo organigramma. Limita la forma, il colore, la formattazione, la dimensione dei caratteri, ecc. a un linguaggio di design comune; se riesci ad allinearlo al linguaggio del tuo marchio, ancora meglio.
Se questo è il tuo primo organigramma, non rimanere bloccato su una tabula rasa. Prova il modello di organigramma di ClickUp per iniziare. Questo modello di livello intermedio ti aiuta a visualizzare la tua azienda, aggiungere/rimuovere ruoli, mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e scalare in modo efficace.
6. Rendilo dinamico
Gli organigrammi sono documenti dinamici che evolvono insieme alla tua azienda. Quando crei un organigramma, prevedi uno spazio per aggiornarlo regolarmente.
- Configura la tela per aggiungere in seguito reparti, team e dipendenti.
- Imposta dei promemoria sul Calendario e rivedi periodicamente il tuo organigramma per assicurarti che rifletta accuratamente la natura, le esigenze e i cambiamenti dell'azienda.
- Documenta le modifiche e i motivi corrispondenti a fini di audit.
- Informate gli stakeholder dei cambiamenti, fornite il contesto e aggiornate le informazioni in tutti i materiali di formazione.
Le automazioni di ClickUp possono semplificare il processo di aggiornamento con trigger e azioni che puoi modificare prima di pubblicare. Se utilizzi ClickUp mappe mentali, questo può rimanere aggiornato automaticamente quando aggiorni le risorse ad esso collegate.
7. Rivedi e convalida
Prima di finalizzare l'organigramma, rivedilo nuovamente con le parti interessate per assicurarti che sia accurato e completo. Questo ti aiuterà a identificare eventuali informazioni mancanti o imprecisioni nella struttura delle relazioni.
Ora che sai come creare un organigramma, vediamo come utilizzarlo.
Organigrammi e coinvolgimento della forza lavoro
Un buon grafico può aiutare la pianificazione della forza lavoro e il coinvolgimento in vari modi. Ecco alcuni degli usi più comuni.
Onboarding: gli organigrammi facilitano l'inserimento dei dipendenti, aiutando i nuovi assunti a comprendere rapidamente i ruoli e le linee di reportistica.
Supporto ai dipendenti: ogni dipendente può utilizzare un organigramma per sapere a chi rivolgersi per le proprie esigenze. Chi è il responsabile del comitato per la prevenzione delle molestie sessuali? Chi è responsabile della prenotazione dei viaggi? Chi è l'esperto del linguaggio di programmazione Scala? Gli organigrammi possono rispondere a tutte queste domande e molto altro ancora.
Collaborazione: anche all'interno di strutture apparentemente confuse, gli organigrammi possono portare chiarezza.
Ad esempio, in una struttura a matrice, un organigramma può fornire chiarezza sulle intersezioni dei vari team interfunzionali.
Trasparenza: un organigramma mostra chi è responsabile nei confronti di chi, fungendo anche da matrice di escalation. Ciò crea trasparenza e apertura.
Pianificazione della successione: gli organigrammi sono fondamentali per identificare i potenziali leader e i ruoli critici all'interno dell'organizzazione. Aiutano i team delle risorse umane a visualizzare l'attuale panorama dei talenti, identificare le lacune nelle competenze e prepararsi alle transizioni future.
Organizza, mappa e naviga nella struttura della tua azienda con ClickUp
Probabilmente avrai sentito dire che le persone sono la risorsa più importante di un'organizzazione. Questo è vero solo in parte. In realtà, la vera risorsa di un'organizzazione è più della somma delle sue parti. Comprende le connessioni, le collaborazioni e i punti di forza collettivi di ogni individuo.
Un organigramma è simile a una mappa del tesoro che ti aiuta a scoprire risorse nascoste. Sia che si tratti di appiattire un modello gerarchico tradizionale o di ampliare la portata della struttura a matrice, gli organigrammi rendono più facile comprendere il quadro generale e i dettagli.
Con uno strumento di project management come ClickUp, puoi fare tutto questo e molto altro ancora. Puoi riunire i dati relativi a progetti, attività e persone per creare grafici dinamici.
Iscriviti gratis oggi stesso per iniziare!