Avete mai visto i titoli SDE-1, SDE-2 nelle descrizioni dei lavori? O denominazioni come "manager", "direttore" e così via? Nel mondo aziendale, questi titoli sono indicativi dell'esperienza, delle aspettative e della posizione di un particolare ruolo nella struttura organizzativa.
Indicano una posizione nella gerarchia organizzativa, tipicamente rappresentata da un grafico noto come organogramma. Questa rappresentazione visiva delle strutture organizzative ha un ruolo cruciale nella progettazione, produttività, efficienza, prestazioni del team e cultura dell'organizzazione.
In questo post esploriamo come creare e ottimizzare gli organogrammi per ottenere risultati aziendali positivi.
Comprendere gli organogrammi
Un organigramma è una rappresentazione visiva della struttura di un'azienda. In genere comprende i seguenti elementi:
- Ruoli individuali all'interno dell'organizzazione
- Suddivisione dei reparti/teams
- Gerarchie all'interno di ogni reparto/team
- Relazioni tra individui, team e dipartimenti
esempio di organigramma semplice (Fonte:) Wikimedia Commons )_
L'organigramma, chiamato anche organigramma o organigramma, può essere semplice e mostrare le parti dell'organizzazione, come gli uffici regionali o i dipartimenti, le funzioni e la loro connessione. Può anche essere complesso, con gerarchie dettagliate, dipartimenti e sottounità.
esempio di organigramma completo (Fonte:) Wikimedia Commons )_
Usi del grafico dell'organigramma
L'organigramma è una rappresentazione visiva delle varie parti dell'azienda. Aiuta tutti i membri dell'azienda a comprendere il quadro generale. Oltre a questo, gli organogrammi sono utili anche per:
Progettazione dell'organizzazione: Una visione pulita dell'organizzazione aiuta i leader a garantire che ogni reparto sia dotato di personale adeguato. Per esempio, se manca un responsabile dell'ingegneria, un blocco vuoto nell'organigramma lo farà notare durante le riunioni di revisione. Se il responsabile dell'ingegneria ha fatto un trasferimento laterale per diventare CTO, lo vedrete chiaramente!
Fanno chiarezza: Chiariscono le strutture reportistiche all'interno dell'organizzazione, aiutando i dipendenti a identificare chi contattare per problemi specifici o informazioni.
Delineano le responsabilità: Gli organogrammi assicurano che tutte le aree aziendali siano adeguatamente coperte senza sovrapposizioni di responsabilità. Aiutano a bilanciare il carico di lavoro dei dipendenti, soprattutto dei leader.
Inserimento: Un organigramma è uno strumento semplice e potente per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere l'intera organizzazione. Aiuta a creare più rapidamente familiarità e appartenenza.
Agilità: Una rappresentazione visiva dell'organizzazione, con la possibilità di ingrandire e rimpicciolire, consente di allocare le risorse, delegare, collaborare e prendere decisioni.
Simulazione e piano: Quando si è ristrutturazione di un'organizzazione o si sta procedendo a una fusione, potrebbe essere necessario visualizzare varie versioni del nuovo progetto organizzativo. Gli organogrammi consentono questa simulazione senza influenzare le dinamiche sul campo.
Gli organogrammi sono, in ultima analisi, strumenti di comunicazione. Aiutano le organizzazioni a comunicare le strutture attuali, i piani futuri, i cambiamenti e altro ancora. Naturalmente, c'è più di un modo per Da fare.
Tipi di organogrammi
L'organigramma è una rappresentazione grafica con nodi e connettori. In base alla struttura dell'organizzazione, può essere:
Gerarchico
Questo organigramma assomiglia a una piramide, con l'autorità più alta in cima, seguita dal middle management e dai dipendenti.
esempio di organogramma gerarchico (Fonte:) Wikimedia Commons )_
Matrice
Questo grafico visualizza una struttura in cui i dipendenti fanno capo a più di un manager. È comunemente utilizzato nelle organizzazioni che richiedono flessibilità e collaborazione tra progetti diversi.
esempio di organigramma a matrice in Allaeddine Djaidani
Flat
Questo tipo di organigramma è ideale per le organizzazioni con una struttura piatta, che si trova principalmente nelle startup e nelle piccole aziende.
struttura organizzativa piatta (Fonte:) Wikimedia Commons )_
Ecco le differenze chiave tra i tipi di organigramma:
| Aspetto | Gerarchico | Matrice | Piano |
|---|---|---|---|
| Livelli di ruoli | Catena di comando chiara, in cui ogni dipendente sa a chi deve riferire | Linea di autorità cancellata, anche se ci sono più manager per ogni dipendente | Ogni dipendente riferisce direttamente al leader, senza middle management |
| Adatto a | Ruoli ben definiti e strutture lineari | Teams che si formano e si smantellano in base a progetti | Piccoli team autogestiti |
| Obiettivi da perseguire | Chiarezza e stabilità | Flessibilità e modularità | Semplicità e velocità |
| Vantaggi | Specializzazione basata sul reparto, percorso di carriera ben definito | Collaborazione interfunzionale, disponibilità di competenze diversificate | Titolarità e responsabilità, visibilità e riconoscimento |
| Svantaggi | Burocrazia e sistemi di approvazione complessi ritardano il processo decisionale | Ambiguità nelle responsabilità di lavoro, sfera di influenza ingestibile | Burocrazia e sistemi di approvazione complessi; processo decisionale ritardato |
Differenze tra strutture organizzative gerarchiche, a matrice e piatte
A seconda del tipo, delle dimensioni e della cultura, un'organizzazione può avere anche una combinazione di queste strutture.
Per istanza, l'intera organizzazione può utilizzare una struttura gerarchica, mentre un team interfunzionale al suo interno può utilizzare un organigramma piatto.
Nella prossima sezione parleremo di come scegliere la struttura organizzativa e progettare un organigramma per essa.
Passi per creare un organigramma
Supponiamo che siate una startup con cinque dipendenti. Prendete carta e penna e disegnate il modo in cui i membri del team lavorano insieme. Incorniciate il foglio. È il vostro primo organigramma.
Vorrei che ogni organizzazione fosse così semplice. Quando il numero di dipendenti, ruoli, reparti, prodotti/servizi aumenta, è necessario un organigramma complesso. Ecco come crearne uno utilizzando uno strumento di area di lavoro collaborativo come ClickUp .
1. Comprendere la struttura organizzativa
Le strutture dettano il modo in cui le persone si connettono e quali sono i loro ruoli in un'organizzazione. Una progettazione inadeguata può creare confusione con gerarchie contraddittorie, confusione di ruoli, mancanza di coordinamento, mancata condivisione di idee e lentezza nel prendere decisioni.
Quindi, iniziate la vostra attività di organigramma comprendendo la vostra funzione attuale. Identificate i seguenti elementi:
- Tutti i ruoli e i livelli dei dipendenti (sviluppatore, progettista, tester, ecc.)
- Tutti i ruoli e i livelli manageriali (project manager, gestore del team, capo reparto, ecc.)
- Relazioni relazionali per ciascun individuo
- Eventuali connessioni laterali
Il modo migliore per fare questo è parlare con le varie parti interessate, compresi i responsabili delle risorse umane e del reparto. Potreste anche trovare alcune informazioni nel vostro modelli di statuto del team . Assicuratevi di documentare adeguatamente le conoscenze.
È possibile utilizzare ClickUp Modulo per creare sondaggi, oppure organizzare riunioni individuali e acquisire note su ClickUp Documenti . Una volta documentato, è possibile condividerlo in sicurezza con le parti interessate per ricevere eventuali commenti. Collaborate in tempo reale e convertite senza sforzo le note in attività.
documentare le lezioni con ClickUp Docs
2. Definire lo scopo e l'ambito
Per chi e perché state creando il vostro organigramma? È per scopi interni, per visualizzare la struttura del team o come record per gli investitori?
Se è per scopi interni, si potrebbero aggiungere codici di ruolo specifici (come SDE-1, manager, ecc.), compreso l'intervallo di stipendio, o anche nomi individuali, se necessario.
Se è per gli investitori, potreste concentrarvi sulla leadership e sulla forza delle competenze. Chiarire l'obiettivo vi aiuterà a decidere quali informazioni includere nel grafico.
3. Scegliere il layout dell'organigramma
In base alla struttura e allo scopo della vostra organizzazione, scegliete lo stile dell'organigramma, che si tratti di layout gerarchico, a matrice o piatto. Scegliete quello che meglio riflette la vostra organizzazione. Se necessario, potete utilizzare più layout all'interno dello stesso grafico.
Considerate questi esempi di struttura organizzativa a matrice per capire meglio come le aziende di diversi settori la utilizzano.
4. Scegliere il giusto strumento di progettazione dell'organigramma
Una volta scelta la struttura, è il momento di disegnare. Da fare, si può usare un quaderno, una vetrata o persino un foglio di calcolo. Tuttavia, questi strumenti non consentono la flessibilità e l'adattabilità di cui potreste aver bisogno.
mappate il vostro grafico con ClickUp Whiteboards_
Il migliore software per grafici soprattutto per i team ibridi, è un'area di lavoro collaborativa, come ad esempio Lavagne online di ClickUp . Con ClickUp, disegnate i vostri grafici, aggiungete nodi e connettori, includete immagini e note, incorporate documenti, taggate le persone e molto altro ancora!
Box e angoli non funzionano? Date un'occhiata a ClickUp Mappe mentali per il vostro software per organigrammi. Aggiungete elenchi, attività e liste di controllo e giocate con le funzionalità/funzione fino a costruire il grafico.
5. Progettare l'organigramma
Iniziate a lavorare dall'alto: Stabilite una gerarchia chiara iniziando dal livello esecutivo, poi dal senior management (vicepresidenti, direttori). Poi, lavorate per ogni reparto, team e singoli membri del team.
pianificare e organizzare progetti, idee o attività esistenti in ClickUp_
Aggiungere dettagli: Includere il nome del dipendente, il titolo del lavoro, le responsabilità, i social media, i siti web, le foto e altri fatti divertenti. In base al caso d'uso, decidete quali informazioni saranno rilevanti. È possibile trovare i profili e i dati dei dipendenti dal proprio sito web analisi della forza lavoro o software per database dei dipendenti .
Formattare e presentare: Mantenete una certa coerenza nel design dell'organigramma. Mantenete la forma, il colore, la formattazione, le dimensioni dei font, ecc. limitati a un linguaggio di design comune; se potete allinearlo al linguaggio del vostro marchio, ancora meglio.
Modello di organigramma
con ClickUp_
Se questo è il vostro primo organigramma, non lasciatevi bloccare da una tabula rasa. Provate a Modello di organigramma di ClickUp per iniziare. Questo modello di livello intermedio vi aiuta a visualizzare la vostra azienda, ad aggiungere/rimuovere ruoli, a mantenere tutti sulla stessa pagina e a scalare in modo efficace.
6. Rendilo dinamico
Gli organogrammi sono documenti vivi che si evolvono insieme alla vostra azienda. Quando create un organigramma, fate spazio per aggiornarlo regolarmente.
- Impostate il canvas per aggiungere reparti, team e dipendenti in un secondo momento
- Impostate dei promemoria e rivedete l'organigramma nel periodo successivo per assicurarvi che rifletta accuratamente la natura, le esigenze e i cambiamenti aziendali
- Documentare le modifiche e le relative ragioni per scopi di revisione
- Informare gli stakeholder delle modifiche, fornire il contesto e aggiornare le informazioni in tutti i materiali di formazione Automazioni ClickUp può semplificare il processo di aggiornamento con trigger e azioni che si possono modificare prima della pubblicazione. Se si utilizzano le mappe mentali di ClickUp, queste possono essere aggiornate automaticamente quando si aggiornano le risorse ad esse connesse.
7. Revisione e convalida
Prima di completare l'organigramma, rivedetelo con gli stakeholder critici per assicurarne l'accuratezza e la completezza. Questo aiuta a identificare eventuali informazioni mancanti o imprecisioni nella struttura delle relazioni.
Ora che sapete come creare un organigramma, vediamo come utilizzarlo.
Organogrammi e coinvolgimento della forza lavoro
Un buon organigramma può aiutare la pianificazione e il coinvolgimento della forza lavoro in vari modi. Ecco alcuni degli usi più comuni.
Inserimento: I grafici facilitano l'inserimento dei dipendenti, aiutando i nuovi dipendenti a capire rapidamente i ruoli e le linee reportistiche.
Assistenza ai dipendenti: Ogni dipendente può utilizzare un grafico per sapere chi contattare in caso di problemi. Chi è il titolo del comitato di prevenzione delle molestie sessuali? Chi è responsabile della prenotazione dei viaggi? Chi è l'esperto del linguaggio di programmazione Scala? Gli organigrammi possono rispondere a tutto questo e ad altro ancora.
Collaborazione: Anche all'interno di strutture apparentemente confuse, gli organogrammi possono portare chiarezza.
Per esempio, in una struttura a matrice, un organogramma può fare chiarezza sulle intersezioni dei vari team interfunzionali.
Trasparenza: Un organigramma mostra chi deve rendere conto a chi, fungendo anche da matrice di escalation. Questo crea trasparenza e apertura.
Piano di successione: Gli organigrammi sono fondamentali per identificare i potenziali leader e i ruoli critici all'interno dell'organizzazione. Aiutano i team delle risorse umane a visualizzare l'attuale panorama dei talenti, a identificare le carenze di competenze e a prepararsi per le transizioni future.
Organizzare, graficare e navigare la struttura aziendale con ClickUp
Forse avete sentito dire che le persone sono la risorsa più importante di un'organizzazione. Questo è vero solo in parte. Infatti, la vera risorsa di un'organizzazione è più della somma delle sue parti. Include le connessioni, le collaborazioni e i punti di forza collettivi di ogni individuo.
Un organigramma è simile a una mappa del tesoro che aiuta a scoprire le risorse nascoste. Che si tratti di appiattire un modello gerarchico tradizionale o di ampliare la portata della struttura a matrice, gli organogrammi facilitano la comprensione del quadro generale e dei dettagli.
Con uno strumento di project management come ClickUp, potete fare tutto questo e molto di più. È possibile riunire i dati relativi a progetti, attività e persone per creare grafici organizzativi dinamici.
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