L'incertezza nel mercato del lavoro, la propensione della Generazione Z per uno stile di vita slow e le opportunità globali indipendenti dalla posizione geografica hanno alimentato la gig economy. Le persone cercano maggiore autonomia e flessibilità, qualcosa che i ruoli tradizionali interni alle aziende non offrono.
Infatti, il 36% degli intervistati nel sondaggio American Opportunity Survey 2022 di McKinsey si è identificato come lavoratore indipendente. Si tratta di circa 58 milioni di americani.
Stabilire processi efficienti per la gestione dei collaboratori esterni è più importante che mai per i manager interni o per i team composti da una sola persona, come spesso accade nelle piccole e medie imprese di dimensioni medie.
In questo post del blog esploreremo come gestire i collaboratori esterni e dove integrarli nei processi del tuo team mantenendo confini sani.
Dopo tutto, la regola fondamentale per una gestione efficace dei collaboratori esterni è riconoscere che NON sono dipendenti a tempo pieno.
Come gestire efficacemente gli appaltatori: 10 consigli
Una buona gestione dei collaboratori esterni va a vantaggio di tutti. Quando si definiscono aspettative chiare e si comunica in modo aperto, i collaboratori esterni svolgono un lavoro migliore e mantengono alto il loro impegno. Per te, questo significa progetti più fluidi e risultati di alta qualità.
Scopriamo insieme come ottimizzare le relazioni con i tuoi appaltatori per ottenere un risultato vantaggioso per entrambe le parti.
1. Valuta e seleziona gli appaltatori giusti
Il primo passaggio è trovare gli appaltatori giusti: persone che siano competenti nel lavoro richiesto, svolgano un lavoro di qualità e siano in linea con la cultura e l'etica lavorativa della tua organizzazione. Purtroppo, è più facile a dirsi che a farsi.
A differenza dei dipendenti a tempo pieno, che possono essere disposti a sottoporsi a numerose interviste e progetti di prova, i collaboratori esterni preferiscono processi di selezione rapidi, in cui vengono assunti sulla base dei lavori precedenti (il loro portfolio).
Ecco alcuni consigli per intervistare e assumere rapidamente collaboratori indipendenti:
- Piano i colloqui in base alla loro esperienza: adatta le tue domande in base al loro livello di esperienza. Per i principianti, concentrati sulle competenze tecniche, mentre per gli esperti, concentrati sul loro stile di lavoro e sul loro approccio ai progetti.
- Inizia con un progetto di prova a pagamento: questo ti consentirà di valutare la qualità del lavoro del collaboratore esterno, le sue capacità comunicative e la sua compatibilità culturale con il tuo team.
- Chiedi referenze ai clienti precedenti: contatta i clienti precedenti per ottenere un feedback diretto sulla qualità del lavoro, l'affidabilità e le capacità comunicative dell'appaltatore.
Ecco alcune domande incentrate sulla cultura aziendale poste dal fondatore di 37 Signals, Jason Fried. Egli pone ai referenti "domande meno ovvie" per valutare l'adeguatezza culturale e lo stile di lavoro di un candidato.
2. Stabilisci contratti e accordi chiari per evitare insidie legali
Una volta assunti i collaboratori giusti, il passaggio successivo fondamentale è formalizzare una relazione di lavoro di successo con contratti chiari e legalmente vincolanti. Questi accordi definiscono l'ambito di lavoro, i termini di pagamento, i diritti di proprietà intellettuale, la riservatezza e altri aspetti della relazione.
Ciò può proteggere i tuoi interessi aziendali, stabilire aspettative chiare e ridurre al minimo il rischio di malintesi o controversie legali.
Se hai una dipendenza dai fornitori per gran parte del tuo lavoro, invierai molti contratti. Un modo per semplificare questo processo è utilizzare software e modelli di gestione dei contratti. Questi strumenti possono aiutarti a standardizzare il processo, ridurre gli errori e garantire la conformità ai requisiti legali e normativi.
ClickUp è un software per la gestione di progetti e contratti, uno strumento completo per la gestione di appaltatori indipendenti.
Infatti, il modello di contratto per appaltatori ClickUp è indipendente dal settore e può essere personalizzato per diversi progetti e posizioni.
Questo modello di contratto copre tutte le sezioni chiave, tra cui:
- Obblighi del client: descrivete le vostre responsabilità, quali la fornitura degli strumenti necessari, il processo di approvazione e simili.
- Ambito del progetto: definisci i confini specifici del progetto, inclusi i risultati attesi, la Sequenza e le aspettative.
- Termini di pagamento: specifica il calendario dei pagamenti, le modalità/modalità di pagamento e le eventuali penali per ritardi nei pagamenti.
- Clausola di riservatezza: proteggi le informazioni sensibili di natura confidenziale che vengono condivise tra le parti
- Condizioni di separabilità: definisci i termini del contratto, che saranno validi anche se il contratto viene ritenuto non valido in caso di controversie.
- Legge applicabile: fare una menzione della giurisdizione legale che regolerà il contratto in caso di controversie.
3. Imposta un processo di inserimento (e uscita) dei collaboratori esterni
Proprio come per i dipendenti a tempo pieno, assicurati di disporre di un flusso di lavoro per l'inserimento dei collaboratori esterni. Inoltre, sebbene sia possibile riprendere alcuni elementi dal processo di inserimento dei dipendenti a tempo pieno, questi sono in genere più brevi e rapidi.
Ecco una procedura in tre passaggi per l'inserimento dei lavoratori a contratto:
- Il documento di onboarding: crea un documento per delineare l'ambito del progetto, le scadenze, le attività cardine e il modo in cui il team interno fornirà supporto. Puoi anche utilizzare questa fase per dare loro accesso a qualsiasi strumento e aggiungerli ai tuoi canali di comunicazione.
- L'incontro: organizza una chiamata con il libero professionista e gli altri membri del team interno coinvolti nel progetto. Questo è un buon momento per ribadire la tua cultura e i tuoi processi lavorativi e per fornire ai liberi professionisti maggiori informazioni sui tuoi prodotti e servizi.
- L'attività cardine: è qui che lavori con il libero professionista al primo progetto, aiutandolo a superare gli ostacoli iniziali e a creare slancio.
Allo stesso modo, assicurati un buon processo di offboarding per semplificare il passaggio di consegne dei progetti e risolvere eventuali questioni legali in sospeso. Ecco alcune cose che puoi includere nel tuo processo di offboarding:
- Verifica che tutti i pagamenti finali siano elaborati in modo accurato e puntuale.
- Pianifica un passaggio di consegne senza intoppi dei lavori non completati per garantire la continuità.
- Ottieni feedback tramite un colloquio di fine rapporto per identificare le aree di miglioramento.
4. Stabilisci le tue aspettative in anticipo
La maggior parte degli appaltatori ha vissuto almeno una volta un'esperienza terribile in cui un progetto è iniziato in un modo e si è concluso in modo completamente diverso. Non essere quel tipo di client.
Per evitare lo slittamento degli obiettivi del progetto e garantire un esito positivo, stabilisci fin dall'inizio obiettivi e attività cardine chiari con un documento che descriva il lavoro da svolgere . Ciò contribuirà a evitare che il progetto devii dal percorso prestabilito e garantirà che tu e l'appaltatore siate sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda gli obiettivi.
Ecco due modi da fare:
- Definisci l'ambito e gli obiettivi del tuo progetto durante la stesura del contratto. Fallo esaminare da tutte le parti interessate interne per assicurarti che nessuno proponga modifiche a metà del progetto.
- Imposta un sistema di monitoraggio degli obiettivi nella tua piattaforma di project management per verificare lo stato di avanzamento del progetto nelle attività cardine e assicurarti di essere sulla strada giusta.
Tieni traccia delle attività cardine del progetto con ClickUp Obiettivi.
Aggiungi i dettagli del tuo progetto e i risultati chiave a ClickUp Obiettivi. Ogni obiettivo generale può essere suddiviso in attività e sottoattività, delineando chiaramente ciò che esso comporta. Questo ti aiuta a monitorare il completamento di ogni attività cardine e garantisce la responsabilità.
Puoi utilizzare gli obiettivi per condurre valutazioni delle prestazioni e misurare i livelli di produttività dei tuoi appaltatori.
Leggi anche: Outsourcing del project management: i vantaggi dell'outsourcing per gestire la tua attività aziendale
5. Definisci i tuoi canali di comunicazione
Gli appaltatori spesso si sentono distanti dai membri del team interno. Dopotutto, non sono membri ufficiali del team e potrebbero non avere accesso alle conversazioni IRL o virtuali, che sono una parte importante della costruzione delle connessioni all'interno del team.
Devi fare il primo passaggio e farli sentire coinvolti. Puoi farlo delineando chiaramente le tue preferenze di comunicazione, come i canali, la frequenza delle riunioni e un referente principale.
Ecco alcuni consigli per definire canali di comunicazione chiari e coerenti:
Scegli il tuo canale di comunicazione
Scegli la tua piattaforma di comunicazione principale in base alle preferenze del tuo team e ai requisiti del progetto (ad esempio, email, software di project management, messaggistica istantanea). Quindi, vai oltre e includi canali di backup in modo da essere sempre raggiungibile.
Puoi anche valutare la possibilità di offrire strumenti asincroni e sincroni preferiti per una maggiore flessibilità. Ad esempio, supponiamo che tu stia revisionando un documento o modificando un database. In tal caso, puoi utilizzare le funzionalità/funzioni di rilevamento della collaborazione di ClickUp, come commenti, tag e modifica in tempo reale, per mantenere le conversazioni all'interno del documento.
Quando esamini lo stato di avanzamento di un progetto, cerca di concentrare tutte le conversazioni in un unico luogo per evitare la frammentazione delle informazioni. Ad esempio, puoi creare un gruppo in ClickUp Chat e stabilire che gli aggiornamenti vengano effettuati solo in quel canale. In questo modo, tutti saranno sempre informati.
Pianifica controlli regolari
Organizza riunioni periodiche per discutere lo stato del progetto, affrontare eventuali problemi e fornire feedback. Puoi determinare la frequenza delle riunioni in base alla complessità e alla tempistica del progetto.
Condividi la tua politica di comunicazione
Se la tua azienda dispone di una politica di comunicazione aziendale, effettua la condivisione con i tuoi liberi professionisti. In questo modo, sapranno come comunicare con te (in modo formale, informale, ecc.) e se la tua azienda preferisce aggiornamenti di stato asincroni o in tempo reale.
💡Suggerimento professionale: crea un modello di documento intitolato "Come lavorare con me" e chiedi ai tuoi collaboratori di compilarlo. Questo ti aiuterà a delineare le tue preferenze e aspettative e a comprendere lo stile di lavoro reciproco. Può includere informazioni quali i canali di comunicazione preferiti e i tempi di risposta.
Puoi anche effettuare la condivisione del modello ClickUp Working With Me [Individual Collaboratore] e chiedere loro di utilizzarlo come riferimento durante la creazione dei loro documenti.
6. Crea un ciclo di feedback
Un feedback regolare può aiutarti a identificare le aree di miglioramento e a rafforzare la relazione tra appaltatore e cliente. Ma ricorda, il feedback è un processo bidirezionale: devi impostare un flusso di lavoro che ti consenta di fornire feedback agli appaltatori e permettere loro di condividere il proprio feedback.
Ecco come puoi fare:
- Fornisci un feedback costruttivo: fornisci un feedback specifico e concreto che si concentri sul miglioramento delle prestazioni piuttosto che sulla critica.
- Chiedi un feedback: chiedi attivamente al collaboratore un feedback sulle tue prestazioni come client o project manager durante i check-in.
- Utilizza uno strumento di feedback: valuta la possibilità di utilizzare un modulo o un sondaggio per raccogliere feedback anonimi dai fornitori.
Ad esempio, puoi utilizzare i moduli ClickUp per effettuare controlli mensili o trimestrali con i tuoi appaltatori. Il generatore di moduli dispone di vari tipi di campi e domande condizionali per aiutarti a personalizzare l'esperienza del sondaggio.
Puoi anche organizzare le risposte in un database. Quest'ultimo può essere particolarmente utile per individuare modelli ricorrenti nelle risposte di un appaltatore nel tempo o esaminare come tutti gli appaltatori (collettivamente) visualizzano i tuoi processi.
Questo può aiutarti a creare una relazione collaborativa e di alta produttività con i tuoi appaltatori.
7. Standardizza la tua politica e il tuo processo di pagamento
Una politica e un processo di pagamento standardizzati possono semplificare le operazioni, ridurre gli errori e migliorare le relazioni con i collaboratori esterni. Una volta spiegato loro come funziona, non dovrai più sollecitarli per le fatture e loro non dovranno più rincorrerti per i pagamenti.
Ecco alcuni aspetti da includere nella tua politica di pagamento:
- Frequenza dei pagamenti: stabilisci il calendario dei pagamenti (ad esempio, settimanale, bisettimanale, mensile).
- Metodo/modalità di pagamento: scegli la modalità di pagamento preferita (ad es. bonifico bancario, assegno, PayPal)
- Modello di fattura: crea un modello di fattura standardizzato con tutte le informazioni necessarie per la condivisione con gli appaltatori.
- Invio delle fatture: menzione di quando gli appaltatori devono inviare le fatture.
- Approvazione delle fatture: implementa un processo di approvazione chiaro per garantire l'accuratezza e la puntualità dei pagamenti.
Redigi la tua politica con ClickUp Documenti
Utilizza uno strumento come ClickUp Docs per delineare le tue politiche e procedure di pagamento e effettuare la condivisione con i tuoi team interni e i tuoi appaltatori indipendenti. Ciò garantirà la massima trasparenza e fornirà agli appaltatori chiarezza sulle tue procedure di pagamento.
Ma c'è di più: ClickUp include strumenti di scrittura basati sull'IA come ClickUp Brain. Puoi effettuare la modifica e la localizzazione della tua politica in diverse lingue, il che è particolarmente utile se assumi appaltatori a livello globale.
💡Consiglio dell'esperto: stabilisci delle tariffe per i diversi tipi di lavoro a contratto e mantienile aggiornate per evitare lunghe trattative con gli appaltatori e garantire che il tuo budget sia in linea con i costi previsti.
8. Promuovi una relazione a lungo termine
I feedback sono solo uno dei modi per garantire un rapporto sostenibile tra appaltatore e cliente. Dopo tutto, i contratti di freelance si basano sulle relazioni e sul rispetto reciproco.
Ecco alcuni modi per dimostrare ai liberi professionisti il tuo rispetto e gettare le basi per una relazione sana e duratura:
- Offri una retribuzione equa: garantisci pagamenti equi e puntuali, rispettando i termini e le condizioni concordati.
- Evita il micro-management: concedi ai collaboratori esterni l'autonomia necessaria per completare le loro attività in modo efficace.
- Sii flessibile: adattati al loro stile di lavoro, compresi orari flessibili o programmazione delle riunioni. Ad esempio, alcuni appaltatori non seguono l'orario di lavoro dalle 9 alle 17, mentre altri potrebbero preferire un preavviso di almeno 2 giorni per le riunioni.
- Invia qualche omaggio: mostra il tuo apprezzamento ai collaboratori di lunga data inviando loro omaggi personalizzati come segno di riconoscimento per il loro contributo.
9. Mantieni un database dei fornitori
Un database dei collaboratori esterni è un repository centralizzato di informazioni sul tuo team di freelance, trasversale ai vari reparti, che consente ai team amministrativi, come quello finanziario o delle risorse umane, di effettuare il monitoraggio dei dettagli relativi ai collaboratori esterni e garantire la conformità alle leggi e alle normative sul lavoro.
Ti consigliamo di utilizzare uno strumento come ClickUp invece dei tradizionali fogli di calcolo o strumenti per la gestione dei documenti. È dotato di funzionalità di gestione del database estremamente utili, come filtri e tag, che aiutano a classificare gli appaltatori.
Ad esempio, puoi utilizzare la vista Tabella di ClickUp per creare il tuo database centralizzato e senza codice dei collaboratori esterni. Grazie alle funzioni avanzate di ordinamento, filtraggio e campi personalizzati, puoi facilmente segmentare i collaboratori esterni per reparto, raccogliere dettagli specifici e personalizzare il layout del database in base alle tue esigenze specifiche.
Ecco alcuni campi da includere nel tuo database dei collaboratori esterni:
- Informazioni sui fornitori: nome, recapiti, numero di codice fiscale e dettagli di pagamento.
- Specifiche contrattuali: durata del contratto, ambito di lavoro, termini di pagamento e link al contratto, accordo di riservatezza e altri documenti legali collegati.
- Dettagli sulla conformità: moduli relativi alle imposte e alla classificazione dei dipendenti, registri di fatturazione e altri documenti governativi.
Facoltativamente, puoi aggiungere un campo Note nel database per documentare le loro competenze specialistiche, i dettagli di contatto e i link al portfolio. Ciò è particolarmente utile quando hai un piano per riassumere un vecchio appaltatore.
Inoltre, ClickUp si integra con la maggior parte dei sistemi HR e di gestione delle buste paga. Ciò significa che puoi automatizzare attività come l'aggiornamento delle informazioni sui collaboratori esterni o la marcatura delle fatture come pagate all'interno di ClickUp una volta elaborate nel tuo sistema di gestione delle buste paga.
Nota: poiché il database contiene dati sensibili, implementa controlli di accesso adeguati per proteggere le informazioni e garantire la privacy dei dati.
10. Rimanete aggiornati sulla conformità legale
La conformità legale è un aspetto importante dell'assunzione di appaltatori e varia a seconda della regione. Negli Stati Uniti, l'IRS ha criteri specifici per determinare se un lavoratore è un appaltatore indipendente o un dipendente.
Dovrai inoltre emettere il modulo 1099-NEC per segnalare i pagamenti effettuati agli appaltatori indipendenti. Uno strumento di gestione degli appaltatori può aiutarti ad automatizzare e affrontare queste complicazioni e garantire la conformità alle leggi locali in materia di lavoro e fiscalità.
🌈 Lo sapevi? Alcuni stati degli Stati Uniti hanno leggi che stabiliscono un nesso fiscale sulle vendite quando si assumono appaltatori indipendenti. Ciò significa che potresti essere tenuto a riscuotere e versare l'imposta sulle vendite sui tuoi acquisti, anche se non hai un ufficio fisico in quel luogo.
Sfrutta la tecnologia
Un altro aspetto in cui la tecnologia può essere d'aiuto è l'automazione delle attività più impegnative, che si tratti del project management freelance o di processi sistemici come la firma dei contratti. Un'opzione è l'automazione per approvare le fatture, avviare i check-in con gli appaltatori e gestire altre attività amministrative.
I team legali possono prendere in considerazione la possibilità di centralizzare il processo di richiesta dei contratti e migliorare l'efficienza con il modello di gestione dei contratti ClickUp.
Ecco come funziona:
- Invia una richiesta tramite modulo: compila il modulo di richiesta di contratto, specificando lo scopo e il tipo di contratto, insieme alla scadenza desiderata.
- Revisione legale: il team legale esamina i dettagli della richiesta, assicurandosi che siano state fornite tutte le informazioni necessarie.
- Redazione e approvazione: il team legale redige il contratto, incorporando i requisiti specificati e garantendo la conformità alle leggi e ai regolamenti pertinenti.
Ancora meglio: il modello è dotato di una vista Bacheca che consente al team legale di monitorare lo stato dei singoli contratti, assicurandosi che vengano tutti chiusi in tempo.
Semplifica la gestione degli appaltatori con ClickUp
Come dice il proverbio, "Il successo si basa sui sistemi". Con ClickUp, puoi creare un framework affidabile per la gestione degli appaltatori: un sistema centralizzato, organizzato e scalabile che può essere personalizzato per soddisfare le esigenze dei diversi team.
Dalla stesura dei contratti e la gestione dei progetti alla promozione di feedback e alla centralizzazione delle informazioni sui fornitori, ClickUp può aiutarti a gestire tutti i tuoi processi da un unico posto. In questo modo, potrai impostare un sistema che funziona sia il primo giorno che il decimo anno.
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