Come gestire efficacemente gli appaltatori

L'incertezza del mercato del lavoro, la tendenza a vivere lentamente della generazione Z e le opportunità globali hanno alimentato la gig economy. Gli individui cercano maggiore autonomia e flessibilità, cosa che i ruoli tradizionali in azienda non offrono.

Infatti, il 36% dei Sondaggio McKinsey sulle opportunità americane nel 2022 gli intervistati si sono identificati come lavoratori indipendenti. Si tratta di circa 58 milioni di americani.

Stabilire processi efficienti per la gestione dei collaboratori indipendenti è più importante che mai per i manager interni o per i team composti da una sola persona, come probabilmente accade nella maggior parte delle piccole e medie imprese.

In questo post esploreremo come gestire gli appaltatori indipendenti, integrandoli nei processi del team e mantenendo al tempo stesso dei limiti salutari.

Dopo tutto, la regola fondamentale per una gestione positiva degli appaltatori è riconoscere che non sono dipendenti a tempo pieno.

Come gestire efficacemente gli appaltatori: 10 consigli

Una buona gestione degli appaltatori è vantaggiosa per tutti. Quando si fissano aspettative chiare e si comunica apertamente, gli appaltatori consegnano lavori migliori e restano impegnati. Per voi, questo significa progetti più fluidi e risultati di alta qualità.

Scopriamo come massimizzare le relazioni con gli appaltatori per ottenere un risultato vantaggioso per tutti.

1. Valutare e trovare gli appaltatori giusti

Il primo passaggio consiste nel trovare gli appaltatori giusti: persone che sappiano svolgere bene le specifiche del lavoro, Da fare e che siano in linea con la cultura e l'etica lavorativa della vostra organizzazione. Purtroppo è più facile a dirsi che a farsi.

A differenza dei full-timers, che sono felici di sostenere numerosi colloqui e progetti di prova, gli appaltatori preferiscono colloqui rapidi, in cui vengono assunti in base ai lavori precedenti (il loro portfolio).

Ecco alcuni consigli per fare colloqui e assumere rapidamente i collaboratori indipendenti:

• Pianificate i colloqui in base alla loro esperienza: Regolate le domande in base al loro livello di esperienza. Per i principianti, sottolineate le competenze tecniche, mentre per gli esperti concentratevi sul loro stile di lavoro e sul loro approccio ai progetti
• Iniziare con una versione di prova a pagamento: Questo vi permette di valutare la qualità del lavoro dell'appaltatore, le sue capacità comunicative e il suo adattamento culturale al vostro team
• Chiedere referenze ai clienti precedenti: Rivolgetevi ai clienti precedenti per ottenere un feedback di prima mano sulla qualità del lavoro, l'affidabilità e le capacità di comunicazione dell'appaltatore

Ecco alcune domande incentrate sulla cultura da parte del fondatore di 37 Signals, Jason Fried . Fa riferimento a "domande meno ovvie" per valutare la cultura e lo stile di lavoro di un candidato.

2. Stabilite contratti e accordi chiari per evitare insidie legali

Una volta assunti gli appaltatori giusti, il passaggio successivo è la formalizzazione di una relazione di lavoro positiva con contratti chiari e legalmente vincolanti. Questi accordi delineano l'ambito di lavoro, i termini di pagamento, i diritti di proprietà intellettuale, la non divulgazione e altri aspetti della collaborazione.

In questo modo è possibile proteggere i vostri interessi aziendali, stabilire aspettative chiare e ridurre al minimo il rischio di incomprensioni o controversie legali.

Se dipendete da appaltatori per gran parte del vostro lavoro, invierete molti contratti. Un modo per snellire questo processo è quello di un software di gestione dei contratti e modelli. Questi strumenti possono aiutarvi a standardizzare il processo, ridurre gli errori e garantire la conformità ai requisiti legali e normativi. ClickUp è un software per il project management e la gestione dei contratti, uno strumento completo per la gestione degli appaltatori indipendenti. Il Modello di contratto con il contraente di ClickUp è indipendente dal settore e può essere personalizzato per progetti e posizioni diverse.

Scarica questo modello

Standardizzate gli accordi contrattuali in tutta l'organizzazione con il modello di accordo contrattuale di ClickUp

Questo modello di contratto copre tutte le sezioni chiave, tra cui:

• Obblighi del cliente: Delineare le responsabilità del cliente, come la fornitura degli strumenti necessari, il processo di approvazione e così via
• Ambito del progetto: Definire i confini specifici del progetto, compresi i risultati, le sequenze e le aspettative
• Termini di pagamento: Specificare il calendario dei pagamenti, i metodi/modalità di pagamento ed eventuali penali per ritardi
• Clausola di riservatezza: proteggere le informazioni sensibili condivise tra le parti
• Condizioni di validità: Stabilire i termini del contratto che saranno validi anche se il contratto viene considerato non valido durante le controversie
• Legge applicabile: Menzione della giurisdizione legale che regolerà il contratto in caso di controversie

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3. Impostazione di un processo di inserimento (e disinserimento) degli appaltatori

Proprio come per i dipendenti a tempo pieno, assicuratevi di avere un flusso di lavoro per l'inserimento dei collaboratori. Inoltre, anche se è possibile prendere alcuni componenti dal processo di onboarding dei dipendenti a tempo pieno, questi sono in genere più brevi e più rapidi.

Ecco un processo in 3 passaggi per l'inserimento dei lavoratori a contratto:

• Il documento di onboarding: Si crea un documento per delineare l'ambito del progetto, le scadenze, le attività cardine e il modo in cui il team interno li supporterà. In questa fase potete anche dare loro accesso a qualsiasi strumento e aggiungerli ai vostri canali di comunicazione
• L'incontro: Organizzate una telefonata con il freelance e gli altri collaboratori interni coinvolti nel progetto. Questo è un buon momento per ribadire la cultura e i processi di lavoro e per illustrare ai freelance i vostri prodotti e servizi
• La prima attività cardine: Qui si lavora con il freelance sul primo progetto, aiutandolo a superare gli ostacoli iniziali e a prendere slancio

Allo stesso modo, assicurate un buon processo di offboarding per snellire il passaggio di consegne dei progetti e risolvere le questioni legali in sospeso. Ecco alcuni elementi che potete includere nel vostro processo di offboarding:

• Controllare che tutti i pagamenti finali siano elaborati in modo accurato e puntuale
• Pianificare un passaggio di consegne senza problemi dei lavori non conclusi per garantire la continuità
• Ottenere un feedback attraverso un colloquio di uscita per identificare le aree di miglioramento

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4. Impostazione delle aspettative in anticipo

La maggior parte degli appaltatori ha vissuto almeno una storia dell'orrore in cui un progetto iniziato come qualcosa e finito come qualcosa di completamente diverso. Non siate quel cliente.

Per evitare la dispersione dell'ambito del progetto e garantire un esito positivo, stabilite obiettivi e attività cardine chiari con un **documento di lavoro fin dall'inizio. In questo modo si evita che il progetto vada fuori rotta e si garantisce che voi e l'appaltatore siate sulla stessa pagina per quanto riguarda gli oggetti.

Da fare in due modi:

• Finalizzare l'ambito e gli oggetti del progetto durante la stesura dell'accordo. Fatelo rivedere a tutti gli stakeholder interni per assicurarvi che nessuno proponga modifiche quando il progetto è già a metà strada
• Impostate un tracker degli obiettivi nel vostropiattaforma di project management per rivedere lo stato di avanzamento del progetto in corrispondenza delle attività cardine per assicurarsi di essere in regola con i tempi

Tracciare le attività cardine del progetto con ClickUp Obiettivi

Aggiungete i dettagli del progetto e le chiavi di consegna a Obiettivi di ClickUp . Ogni obiettivo generale può essere suddiviso in attività e sotto-obiettivi, che ne delineano chiaramente il contenuto. Questo aiuta a monitorare il completamento di ogni attività cardine e garantisce la responsabilità.

Impostazione degli obiettivi del progetto, verifica dello stato di avanzamento e identificazione dei colli di bottiglia con ClickUp Obiettivi

Gli obiettivi possono essere utilizzati per effettuare revisioni delle prestazioni e valutare i livelli di produttività dei vostri appaltatori.

Leggi anche: Outsourcing del project management: Vantaggi dell'outsourcing per la gestione della vostra azienda

5. Definire i canali di comunicazione

Gli appaltatori spesso si sentono distanti dai membri del team interno. Dopotutto, non sono membri ufficiali del team e non hanno accesso a luoghi di lavoro reali o virtuali alle conversazioni al fresco che costituiscono una parte importante della creazione di connessioni nel team.

Dovete fare il primo passaggio e farli sentire inclusi. Da fare, indicando chiaramente le vostre preferenze di comunicazione, come i canali, la frequenza delle riunioni e un punto di contatto primario.

Ecco alcuni suggerimenti per definire canali di comunicazione chiari e coerenti:

Scegliete il vostro canale di comunicazione

Selezionate la piattaforma di comunicazione principale in base alle preferenze del team e ai requisiti del progetto (ad esempio, email, software di project management, messaggistica istantanea). Poi, andate oltre e includete canali di backup per essere sempre raggiungibili.

Potete anche considerare di offrire strumenti asincroni e sincroni per una maggiore flessibilità. Ad esempio, supponiamo che stiate rivedendo un documento o modificando un database. In questo caso, è possibile utilizzare Rilevamento della collaborazione ClickUp funzionalità/funzione come commenti, tag e modifica in tempo reale per mantenere le conversazioni all'interno del documento.

Utilizzate le funzionalità di collaborazione di ClickUp per fornire un feedback istantaneo e contestuale

Quando si esamina lo stato di avanzamento di un progetto, cercate di avere tutte le conversazioni in un unico luogo per evitare i silos di informazioni. Ad esempio, è possibile creare un gruppo in ClickUp Chattare e richiedere che solo gli aggiornamenti vengano effettuati in quel canale. In questo modo, tutti vengono tenuti al corrente.

Centralizza le conversazioni sui progetti con le conversazioni di gruppo in ClickUp Chat

Programmare check-in regolari

Pianificate riunioni di controllo periodiche per discutere lo stato di avanzamento, affrontare eventuali problemi e fornire feedback. Potete stabilire la frequenza dei check-in in base alla complessità e alla Sequenza del progetto.

Condividete la vostra politica di comunicazione

Se avete una politica di comunicazione a livello aziendale, condividetela con i vostri freelance. In questo modo, sapranno come rivolgersi a voi - in modo formale, informale e così via - e se la vostra azienda preferisce aggiornamenti di stato asincroni o in tempo reale.

Un consiglio da professionisti: Create un modello di documento "Come lavorare con me" e chiedete ai vostri collaboratori di compilarlo. Questo vi aiuterà a delineare le vostre preferenze e aspettative e a capire il vostro stile di lavoro. Può includere informazioni come i canali di comunicazione preferiti e i tempi di risposta.

È anche possibile condividere il documento [Modello ClickUp Lavorare con me Collaboratore individuale e chiedete loro di usarlo come riferimento per la creazione del loro documento.

6. Creare un ciclo di feedback

Un feedback regolare può aiutarvi a identificare le aree di miglioramento e a rafforzare la relazione tra appaltatore e client. Ma ricordate che il feedback è un processo bidirezionale: dovete impostare un flusso di lavoro che vi consenta di dare ai contraenti un feedback e di consentire loro di condividere il loro feedback.

Da fare in questo modo:

• Fornire un feedback costruttivo: Fornite un feedback specifico e fattibile che si concentri sul miglioramento delle prestazioni piuttosto che sulla critica
• Cercare feedback: Cercate attivamente il feedback dell'appaltatore sulle vostre prestazioni come client o project management durante i check-in
• Utilizzare uno strumento di feedback: Considerate l'utilizzo di un modulo o di un sondaggio per raccogliere feedback anonimi dagli appaltatori

Ad esempio, potete usare Moduli ClickUp per controlli mensili o trimestrali con i vostri appaltatori. Il costruttore di moduli dispone di vari tipi di campo e di domande a condizione per personalizzare l'esperienza del sondaggio.

Personalizzate i vostri sondaggi su scala con le funzionalità di logica condizionale di ClickUp Modulo

È anche possibile organizzare le risposte in un database. Quest'ultimo può essere particolarmente utile per trovare schemi nelle risposte di un contraente nel tempo o esaminare come tutti i contraenti (collettivamente) visualizzano i vostri processi.

Questo può aiutarvi a creare una relazione collaborativa e produttiva con i vostri appaltatori.

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7. Standardizzare le politiche e i processi di pagamento

Una politica e un processo di pagamento standardizzati possono snellire le operazioni, ridurre gli errori e migliorare le relazioni con gli appaltatori indipendenti. Quando si stabilisce come funziona, non si è costretti a chiedere loro le fatture e loro non devono rincorrere voi per i pagamenti.

Ecco alcuni elementi da includere nella vostra politica di pagamento:

• Frequenza di pagamento: Determinare il calendario dei pagamenti (ad esempio, settimanale, bisettimanale, mensile)
• Metodo/modalità di pagamento: Scegliere il metodo di pagamento preferito (ad esempio, deposito diretto, assegno, PayPal)
• Modello di fattura: Creare un modello di fattura standardizzato con tutte le informazioni necessarie da condividere con gli appaltatori
• Invio delle fatture: Menzione del momento in cui gli appaltatori devono inviare le fatture
• Approvazione delle fatture: Implementare un processo di approvazione chiaro per garantire l'accuratezza e la puntualità dei pagamenti

Redigete la vostra polizza con ClickUp Documenti

Utilizzate uno strumento come Documenti ClickUp per delineare le vostre politiche e processi di pagamento e condividerle con i vostri team interni e con i contraenti indipendenti. In questo modo si garantirà la massima trasparenza e si fornirà ai contraenti chiarezza sulle procedure di pagamento.

Redigete la vostra politica di pagamento e condividetela con gli appaltatori utilizzando ClickUp Docs

Ancora meglio: ClickUp è dotato di strumenti di scrittura basati su IA come ClickUp Brain . È possibile modificare e localizzare la politica in diverse lingue, il che è particolarmente utile se si assumono collaboratori globali.

Generate contenuti e traducete i vostri documenti in più di 10 lingue con ClickUp Brain

Suggerimento: Stabilite delle tariffe per i diversi tipi di lavoro a contratto e tenetele aggiornate per evitare le trattative con gli appaltatori e assicurarvi che il vostro budget sia in linea con i costi previsti.

8. Promuovere relazioni a lungo termine

I cicli di feedback sono solo un modo per garantire una relazione duratura tra appaltatore e client. Dopo tutto, i contratti freelance si basano su relazioni e rispetto reciproco.

Ecco alcuni modi per dimostrare ai freelance il vostro rispetto e porre le basi per una relazione sana e a lungo termine:

• **Assicurare un pagamento equo e tempestivo, rispettando le condizioni concordate
• **Evitare la microgestione: dare ai collaboratori l'autonomia di cui hanno bisogno per completare le loro attività in modo efficace
• Essere flessibili: Accogliere il loro stile di lavoro, anche con orari flessibili o programmazione delle riunioni. Ad esempio, alcuni appaltatori non seguono un orario di lavoro da 9 a 5, mentre altri potrebbero preferire un preavviso di riunione di almeno due giorni
• Inviare un po' di gadget: Mostrate il vostro apprezzamento per gli appaltatori a lungo termine inviando loro dei gadget personalizzati come riconoscimento del loro contributo

9. Mantenere un database degli appaltatori

Un database dei contraenti è un repository centralizzato di informazioni sul vostro team di freelance, trasversale a tutti i reparti, in modo che i team amministrativi come quello finanziario o delle risorse umane possano tenere traccia dei dettagli dei contraenti e garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti sul lavoro.

Consigliamo di utilizzare uno strumento come ClickUp invece dei tradizionali fogli di calcolo o strumenti documentali. È dotato di utilissime funzionalità di gestione del database, come filtri e tag, che aiutano a classificare i collaboratori.

Ad esempio, è possibile utilizzare il filtro Visualizzazione ClickUp Tabella per creare il vostro database centralizzato e senza codice degli appaltatori. Grazie all'ordinamento avanzato, ai filtri e ai campi personalizzati, è possibile segmentare facilmente gli appaltatori per reparto, raccogliere dettagli specifici e personalizzare il layout del database in base alle proprie esigenze

Organizzare i dettagli del contraente con la vista Tabella di ClickUp

Ecco alcuni campi da includere nel database dei contraenti:

• Informazioni sull'appaltatore: Nome, dati di contatto, numero di identificazione fiscale e dati di pagamento
• Specifiche del contratto: Durata del contratto, scopo del lavoro, termini di pagamento e collegamenti all'accordo contrattuale, all'NDA e ad altri documenti legali
• Dettagli sulla conformità: Moduli relativi alle imposte e alla classificazione dei dipendenti, registri di fatturazione e altri documenti governativi

Opzionalmente, è possibile aggiungere un campo Note nel database per documentare le competenze specialistiche, i dettagli di contatto e i collegamenti al portfolio. Questo è particolarmente utile quando si ha in programma di riassumere un vecchio contraente.

Inoltre, ClickUp si integra con la maggior parte dei sistemi HR e payroll. Ciò significa che potete automatizzare attività come l'aggiornamento delle informazioni sul contraente o la marcatura delle fatture come pagate all'interno di ClickUp quando vengono elaborate nel vostro sistema di paghe.

Nota: Poiché il database include dettagli sensibili, è necessario implementare controlli di accesso appropriati per proteggere le informazioni e garantire la privacy dei dati.

10. Sfruttare la tecnologia

La conformità legale è un aspetto importante dell'assunzione di appaltatori e varia a seconda della regione. Negli Stati Uniti, l'IRS ha criteri specifici per determinare se un lavoratore è un appaltatore indipendente o un dipendente.

Uno strumento di gestione dei contraenti può aiutarvi ad automatizzare e ad affrontare queste complicazioni e a garantire la conformità con le leggi locali sul lavoro e sulla fiscalità.

🌈 Lo sapevate? Alcuni Stati degli Stati Uniti hanno leggi che stabiliscono un nexus di imposta commerciale quando si assumono appaltatori indipendenti? Ciò significa che potreste essere tenuti a raccogliere e versare l'imposta commerciale sui vostri acquisti, anche se non avete un ufficio fisico in loco.

Un altro aspetto in cui la tecnologia può essere d'aiuto è l'automazione dei lavori più impegnativi, che si tratti di il project management dei freelance o processi sistemici come la firma dei contratti. Un'opzione è l'automazione per approvare le fatture, avviare i check-in con gli appaltatori e gestire altre attività amministrative.

I team legali possono prendere in considerazione la possibilità di centralizzare il processo di richiesta dei contratti e di migliorare l'efficienza con il sistema di gestione dei contratti Modello di gestione dei contratti ClickUp .

Scarica questo modello

Consentite al vostro team legale di ricevere le richieste di contratto e di monitorare lo stato del contratto con il modulo di richiesta di contratto ClickUp

Ecco come funziona:

1. Inviare una richiesta di modulo: Basta compilare il Modulo di richiesta di contratto, specificando lo scopo e il tipo di contratto, insieme alla scadenza desiderata
2. **Il team legale esamina i dettagli della richiesta, assicurandosi che siano state fornite tutte le informazioni necessarie
3. Redazione e approvazione: Il team legale redige il contratto, incorporando i requisiti specificati e assicurando la conformità alle leggi e ai regolamenti pertinenti

Ancora meglio: il modello è dotato di una Vista Bacheca che consente al team legale di monitorare lo stato dei singoli contratti, assicurandosi che siano tutti chiusi in tempo.

Semplificare la gestione degli appaltatori con ClickUp

Come dice il proverbio, "l'esito positivo si costruisce sui sistemi" Con ClickUp, potete creare un quadro affidabile per la gestione degli appaltatori: un sistema centralizzato, organizzato e scalabile, che può essere personalizzato per soddisfare le esigenze dei diversi team.

Dalla stesura dei contratti alla gestione dei progetti, dalla promozione dei cicli di feedback alla centralizzazione delle informazioni sugli appaltatori, ClickUp vi aiuta a gestire tutti i processi da un'unica postazione. In questo modo, potrete impostare un sistema che lavori per voi sia il primo giorno che il decimo anno. Iscrivetevi gratis a ClickUp e vedrete come porta a una gestione efficace degli appaltatori.