Il vostro team è in piena attività. I progetti sono in pieno svolgimento, i team collaborano tra i vari reparti e le scadenze si avvicinano rapidamente.
Senza un piano chiaro, la gestione di queste attività sembra impossibile. È qui che entrano in gioco i flussi di lavoro, che forniscono una tabella di marcia strutturata per guidare ogni attività verso il completamento.
Ma come funziona e come si costruisce un flusso di lavoro digitale per aumentare la produttività? Scopriamolo!
Cos'è un flusso di lavoro?
Si potrebbe pensare che un flusso di lavoro sia solo una gloriosa lista di controllo, ma la realtà è ben diversa.
I flussi di lavoro sono raccolte strutturate di attività fisse che devono essere eseguite per portare a termine uno specifico processo aziendale. Di solito sono regolati da un insieme di regole predefinite.
Vediamo un esempio.
Consideriamo il processo di pagamento di una bolletta elettrica all'interno di un'azienda. Questo flusso di lavoro aziendale potrebbe includere passaggi come:
- Ricevere la bolletta
- Esame degli addebiti
- Approvazione del pagamento
- Infine, l'erogazione dei fondi
Per le aziende, la creazione di flussi di lavoro come quello descritto sopra può migliorare notevolmente l'efficienza (leggi: evitare spese elettriche extra) e ottenere informazioni aziendali attuabili (leggi: identificare dove è possibile risparmiare energia).
🌈 Da sapere: Il termine "flusso di lavoro" risale al 1921, quando fu menzionato per la prima volta in una rivista di ingegneria ferroviaria.
Il ruolo dei flussi di lavoro nel project management
Mentre l'esempio precedente si concentrava su un processo aziendale generale, il concetto di flusso di lavoro si applica ugualmente alla gestione dei progetti project management .
Dopo tutto, l'azienda media spreca 11.il 4% delle sue risorse totali a causa di un project management inadeguato, e questa inefficienza contribuisce al motivo per cui più della metà delle aziende supera regolarmente i propri budget per i progetti.
Un ordine ben definito delle attività all'interno di un flusso di lavoro di project management può essere il superpotere di un'azienda. Delineando chiaramente ogni passaggio del flusso di lavoro, è possibile:
- Risparmiare tempo
- Migliorare i risultati
- Migliorare la collaborazione tra i membri del team
Ecco perché il 71% di coloro che utilizzano un software di project management lo raccomanda. Il loro verdetto? Gli strumenti di project management aiutano i team a monitorare lo stato esatto dei progetti all'interno dei loro flussi di lavoro e a ottenere risultati migliori.
Vediamo una guida di passaggio per progettare un sistema di flusso di lavoro efficiente per il project management per la vostra organizzazione.
Come creare un flusso di lavoro in 9 semplici passaggi
Creare un flusso di lavoro efficiente e flusso di lavoro efficiente ed efficace che può coprire la maggior parte dei processi aziendali è facilissimo! Ecco come procedere.
1. Identificare obiettivi e attività
Un buon flusso di lavoro è incompleto senza un quadro a 360 gradi di tutte le attività che devono essere portate a termine.
Prima di creare i flussi di lavoro, è necessario avere un obiettivo mirato con attività chiaramente definite dall'inizio alla fine. Durante questa fase, servitevi delle attività che devono essere completate in sequenza o in parallelo, con alcune condizioni prima di passare al passaggio successivo
Ecco un semplice caso d'uso.
In un flusso di lavoro per l'approvazione dei rimborsi di viaggio, i dati sulle spese vengono prima raccolti dal dipendente o dal fornitore che ha presentato la fattura. Poi il manager la esamina e, se approvata, il team finanziario la elabora.
Senza comprendere queste strutture di attività, il flusso di lavoro creerà più problemi di quanti ne risolva.
2. Definire gli oggetti del flusso di lavoro
Anche se abbiamo identificato le attività, segue un passaggio: definire gli obiettivi del progetto.
Avere un obiettivo chiaro motiva a selezionare le attività giuste e garantisce di rimanere in carreggiata durante tutto il processo. L'approccio migliore consiste nel definire gli obiettivi e poi suddividerli in obiettivi più piccoli e realizzabili da assegnare ai membri del team.
Ad esempio, se l'obiettivo del team commerciale è aumentare la dimensione media degli accordi, si possono fissare traguardi misurabili come:
- Chiudere le trattative per un importo specifico (ad esempio, oltre 50.000 dollari per cliente all'anno)
- Accorpare un maggior numero di prodotti o servizi in contratti annuali
In questo stato, utilizzando strumenti come Obiettivi di ClickUp vi aiuterà a suddividere gli obiettivi più grandi in traguardi più piccoli. Man mano che i membri del team fanno progressi, possono aggiornare i loro traguardi in ClickUp, in modo da tenere il resto del team informato e allineato con i traguardi del progetto.
clickUp Obiettivi vi aiuta a raggiungere i vostri obiettivi con Sequenze chiare, traguardi misurabili e tracciamento automatico degli stati_
La parte migliore? Il software di project management e flusso di lavoro di ClickUp può calcolare automaticamente lo stato di avanzamento del progetto in tempo reale. In questo modo il team ha una visione chiara dello stato di avanzamento e aiuta a gestire le sequenze temporali.
3. Visualizzare il processo
Dopo aver posto le basi, è ora di creare un diagramma del flusso di lavoro per visualizzare l'intero processo.
Ecco perché i diagrammi sono utili: Offrono una chiara rappresentazione del flusso di lavoro, facilitando l'identificazione dei colli di bottiglia anche nei flussi di lavoro più complessi.
In questo passaggio, dovreste sempre optare per uno strumento di gestione dei flussi di lavoro che permetta di semplificare la gestione dei processi la creazione di diagrammi di flusso di lavoro con il drag-and-drop . ClickUp brilla in quest'area, con i suoi strumenti e modelli altamente personalizzabili.
I project management di tutto il mondo utilizzano Lavagne online di ClickUp per massimizzare le sessioni di brainstorming. Le lavagne online forniscono diagrammi degni di una presentazione e aiutano i project manager a vedere lo stato di avanzamento dall'inizio alla fine, ad accelerare la consegna del progetto e a soddisfare gli stakeholder.
ClickUp ha reso l'allineamento asincrono molto più semplice ed efficace.
Creando un quadro in cui delineare e strutturare gli oggetti e i risultati, i team remoti sono in grado di comprendere le aspettative e fornire aggiornamenti sullo stato in modo fluido.
Il brainstorming con le lavagne online è facile, la riorganizzazione delle priorità è semplice e l'aggiunta di immagini di riferimento, ecc. è molto fluida.
Bazza Gilbert, Product Manager, Accuweather
Ma c'è di più sul perché i project manager valorizzano le lavagne online di ClickUp.
collaborate con il vostro team su ClickUp Whiteboards per mappare visivamente roadmap e flussi di lavoro_
La possibilità di disegnare connessioni, collegare oggetti e creare roadmap o flussi di lavoro direttamente sulle lavagne online assicura che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina (letteralmente).
Inoltre, questa funzionalità/funzione offre una collaborazione in tempo reale, consentendo di vedere chi sta visualizzando e contribuendo alla lavagna, riducendo al minimo le sovrapposizioni e la confusione.
Quando è il momento di ottenere l'approvazione da parte di client o stakeholder esterni, è sufficiente inviare un link pubblico per concedere l'accesso alla visualizzazione. Semplice ed efficace, non è vero?
4. Identificare i colli di bottiglia
Prima di passare all'assegnazione delle responsabilità all'interno dei flussi di lavoro, fate un passo indietro e identificate i potenziali colli di bottiglia del processo. Ecco alcuni indicatori chiave che segnalano l'inefficienza del processo.
- Aumento dei tempi di attesa: Se notate che i tempi di attesa nel vostro flusso di lavoro iniziano a superare l'intervallo previsto, spesso è un chiaro indicatore di un collo di bottiglia. I tempi di attesa lunghi incidono sulla soddisfazione dei clienti e causano ritardi nel completamento del progetto
- Flusso di lavoro sbilanciato: Valutare il flusso di lavoro in ogni fase del flusso di lavoro, ovvero la quantità di lavoro che ogni fase può elaborare rispetto al volume che effettivamente riceve. Quando una fase riceve costantemente più lavoro di quello che può gestire, è segno di un collo di bottiglia che potrebbe rallentare l'intero processo
- Arretrati in crescita: Un arretrato crescente è un segno rivelatore di inefficienza. Quando il lavoro si accumula in una particolare fase, significa che la fase riceve più attività di quante ne possa elaborare, con conseguente ristagno della produttività
Il monitoraggio di queste metriche può aiutarvi a eliminare i colli di bottiglia sul nascere e a costruire un flusso di lavoro più efficace.
5. Assegnare le attività alle persone giuste
È ora di stabilire chi è responsabile di ogni passaggio del flusso di lavoro e di assegnare i titolari del processo.
Come già discusso nei precedenti esempi di flusso di lavoro, alcune attività possono essere svolte automaticamente, mentre altre possono richiedere l'approvazione o la revisione.
Ad esempio, in un flusso di lavoro per la gestione delle ferie, il dipendente avvia una richiesta di ferie, il gestore del team la approva o la rifiuta e i team delle risorse umane o della finanza potrebbero dover visualizzare solo lo stato.
È qui che i modelli automatizzati possono aiutarvi a semplificare il vostro percorso.
Modello di piano di gestione del team di ClickUp
Il Modello per il piano di gestione del team ClickUp è perfetto per i principianti ed è completamente personalizzabile, consentendo di iniziare in pochi secondi. Aiuta i team a organizzare e gestire i progetti in modo efficace, fornendo stati, campi personalizzati e viste.
Cosa si può ottenere con questo modello:
- Pianificare e gestire le attività
- Comunicare i ruoli in modo chiaro
- Assicurarsi che tutti siano allineati con gli obiettivi del progetto
Modello di piano ClickUp RACI
Il Modello di piano ClickUp Consultant (Responsabili, Responsabili, Consultati e Informati) è ideale per i team che devono chiarire ruoli e responsabilità. È un modello facile da usare per i principianti, personalizzabile che aiuta a evitare errori di comunicazione assegnando chiaramente le attività.
Il modello di piano RACI assicura che tutti comprendano il proprio ruolo nel progetto. Questo migliora la collaborazione e l'account e facilita la gestione di progetti complessi.
6. Stabilire fasi e attività cardine
Avete mai lottato per mantenere il team del progetto allineato e motivato? Le attività cardine possono essere la soluzione.
Le attività cardine del progetto aiutano a mantenere i progetti in carreggiata e allineati con i membri del team e gli stakeholder. Migliaia di team di project management celebrano le loro piccole vittorie con i Gantt Chart di ClickUp. Diamo un'occhiata a come li utilizzano: La vista Gantt di ClickUp consente ai project manager di pianificare e monitorare visivamente attività come il lancio di campagne di marketing o l'aggiornamento di software.
Visualizzate lo stato delle vostre attività più importanti con i grafici Gantt di ClickUp
Questa rappresentazione visiva aiuta a garantire che tutte le attività siano completate in tempo. La vista Gantt fornisce anche **un percorso chiaro verso la data di avvio e consente di apportare le modifiche necessarie per mantenere il progetto in linea con le previsioni
Analogamente, per i progetti di sviluppo software, la vista Gantt di ClickUp aiuta a tenere traccia dello stato di avanzamento verso attività cardine significative, come il rilascio della beta.
Questo facilita anche la pianificazione e il monitoraggio delle attività necessarie per implementare il feedback durante la fase beta.
7. Implementare e testare il flusso di lavoro
Per quanto un flusso di lavoro possa sembrare ben progettato, la sua efficacia può essere rilevata solo attraverso test rigorosi (ciò che non ti spezza ti rende più forte!).
Pertanto, prima di distribuire il nuovo flusso di lavoro, coinvolgete le persone che lo utilizzeranno in questa fase di test. Ricordate che state cercando un feedback per individuare i problemi del vostro flusso di lavoro.
Il loro feedback è la chiave per identificare eventuali difetti e perfezionare il flusso di lavoro per garantire che funzioni senza problemi.
Una volta perfezionato il flusso di lavoro, utilizzare Automazioni di ClickUp per eseguire questi flussi di lavoro con il pilota automatico. È possibile creare regole personalizzate o scegliere da una libreria di modelli di flusso di lavoro per automatizzare attività ripetitive.
automatizzare in modo efficiente attività e flussi di lavoro con ClickUp Automations
Allo stesso modo, è possibile impostare un'automazione per aggiornare le priorità delle attività in base a criteri predefiniti o inviare notifiche al completamento delle stesse. Queste automazioni basate su trigger vi tengono aggiornati su tutte le attività.
8. Formare il team
Anche il flusso di lavoro più efficiente non avrà esito positivo se il team non è d'accordo.
Per questo la formazione è essenziale. Da fare per garantire che tutti capiscano e si sentano a proprio agio nell'utilizzo del nuovo flusso di lavoro. Un ottimo modo per farlo è l'utilizzo di Documenti ClickUp .
ClickUp Docs è progettato per adattarsi a qualsiasi tipo di documentazione, comprese roadmap, wiki e basi di conoscenza. È possibile creare pagine annidate, lavorare con un ampio intervallo di modelli utili e personalizzare i documenti esattamente come si desidera.
teams vi permette di assegnare commenti ai membri del team per semplificare la collaborazione_
Ad esempio, quando si avvia un nuovo processo aziendale, è possibile creare un documento di formazione che includa il diagramma del flusso di lavoro, i passaggi per la creazione del flusso di lavoro e una chiara descrizione delle attività coinvolte.
All'interno di ClickUp Teams è possibile collaborare in tempo reale alle idee del team. È possibile taggare i membri del team con commenti, assegnare elementi d'azione e persino convertire i testi in attività tracciabili, assicurando che tutti siano al corrente del processo.
💡 Pro Tip: Fornite sessioni di lavoro che spieghino il processo di creazione del flusso di lavoro e condividete i diagrammi del flusso di lavoro con il vostro team. Il team può quindi rivedere i diagrammi per qualsiasi query futura.
9. Monitorare, rivedere e ottimizzare
Dopo l'esito positivo dei test e della formazione, è il momento di distribuire il flusso di lavoro.
Iniziate rilasciandolo a un piccolo team per monitorarne le prestazioni in tempo reale. In base ai risultati, è possibile distribuirlo a tutta l'organizzazione o apportare le modifiche necessarie.
Ricordate: i flussi di lavoro sono dinamici e potete sempre creare o aggiornare i flussi di lavoro esistenti in base all'evoluzione delle vostre esigenze.
Per effettuare questi aggiornamenti, è necessario disporre di informazioni aziendali più efficaci in tempo reale. È qui che ClickUp Dashboard può essere d'aiuto.
privilegiate le attività, monitorate lo stato di avanzamento e prendete il controllo dei vostri flussi di lavoro con le Dashboard di ClickUp
Questa funzionalità vi aiuta a monitorare le prestazioni del vostro flusso di lavoro in tempo reale. È possibile accedere rapidamente ai dati, comprendere le metriche chiave e individuare i colli di bottiglia nel flusso di lavoro.
Inoltre, man mano che i processi aziendali si evolvono, è possibile aggiornare e automatizzare i vostri dashboard per adattarli ai KPI in evoluzione e alle esigenze del team.
Best practice per la creazione di flussi di lavoro
Avete mai sfogliato Netflix e vi siete chiesti come fa l'app a sapere esattamente cosa consigliare? Sorpresa, sorpresa: il segreto sta nei flussi di lavoro.
Per istanza, Netflix fa uso di un orchestratore di flussi di lavoro per organizzare ed eseguire un vasto numero di dati e pipeline di apprendimento automatico. Questo garantisce raccomandazioni personalizzate per ogni utente.
Indipendentemente dalle dimensioni della vostra azienda, la creazione di flussi di lavoro è un must se avete valore per l'efficienza. Per impostarli alla perfezione, seguite queste best practice:
1. Privilegiare una comunicazione cancellata A Studio della Business School di Harvard
ha rilevato che le organizzazioni con strategie di comunicazione efficaci registrano un maggiore coinvolgimento dei dipendenti e un aumento della produttività.
Per padroneggiare i componenti di una comunicazione di esito positivo, considerate i seguenti elementi chiave.
| Componente | Descrizione |
|---|---|
| Ascolto attivo | Prestare attenzione e partecipare alle conversazioni |
| Cancellare le idee, esprimere le idee in modo chiaro e fornire informazioni concise | |
| Spunti non verbali | Utilizzare il linguaggio del corpo e le espressioni facciali per comunicare |
| Feedback | Offrire critiche costruttive e chiedere chiarimenti |
| Intelligenza emotiva | Riconoscere e gestire le emozioni per una comunicazione migliore |
2. Mantenere trasparenza e responsabilità
Una parte importante del project management è la gestione delle aspettative. Questo sarà facile se tutti sono sulla stessa pagina per quanto riguarda le priorità.
Quindi, siate trasparenti nella condivisione di informazioni su obiettivi, stati di avanzamento, sfide e requisiti. Questo è il catalizzatore più importante per la fiducia tra i membri del team.
3. Programmate controlli e aggiornamenti regolari
Connettetevi regolarmente con i vostri compagni di progetto per assicurare una un efficace processo di gestione del flusso di lavoro . I check-in regolari aiutano a identificare i punti in cui i membri del team potrebbero essere bloccati o in difficoltà.
Il risultato sarà la risoluzione immediata di qualsiasi problema e l'esito positivo dell'intero flusso di lavoro.
4. Utilizzate gli strumenti giusti per visualizzare e gestire i flussi di lavoro
Ricordate che ClickUp Documenti supporta la collaborazione in tempo reale? È possibile utilizzare anche le lavagne online di ClickUp o i file di ClickUp Mappe mentali per collaborare meglio con il vostro team!
fare un brainstorming collaborativo con il team nella fase di avvio del progetto _utilizzando le Mind Maps
Se state cercando un modo semplice per creare un diagramma di flusso di lavoro, questi due strumenti forniscono tutti i mezzi per creare e collaborare sui flussi di lavoro in tempo reale.
Una volta registrati, andate su + Visualizza e selezionate Lavagna online per iniziare a progettare il vostro diagramma da zero.
semplificate il passaggio dall'ideazione all'esecuzione con le lavagne ClickUp Whiteboard
È possibile invitare i membri del team a collaborare, consentendo a tutti di contribuire alla creazione di forme, alla connessione di attività e all'etichettatura di ogni passaggio.
Mentre siete impegnati a creare diagrammi di flusso, i membri del team o i superiori saranno aggiornati sullo stato del progetto, migliorando così efficacemente la comunicazione e le prestazioni.
Esempi e modelli di flusso di lavoro
Per evitare di dover partire da zero, ClickUp offre un enorme repository di esempi di project management modelli di flusso di lavoro che possono essere personalizzati per progettare i propri flussi di lavoro.
Ecco alcuni esempi di flussi di lavoro che possono aiutarvi.
Flusso di lavoro 1: Completare un progetto di sviluppo software
- Iniziazione del progetto: Definizione degli obiettivi, della portata e della Sequenza del progetto
- Pianificazione: Creare un piano di progetto dettagliato, che includa attività, risorse e dipendenze
- Esecuzione: Assegnare le attività ai membri del team, monitorare lo stato e affrontare eventuali problemi
- Monitoraggio e controllo: Monitorare regolarmente le prestazioni del progetto rispetto al piano e apportare le modifiche necessarie
- **Completare il progetto, valutare i risultati e documentare le lezioni apprese
Flusso di lavoro 2: Risoluzione di un reclamo del cliente
- Ricezione del reclamo: Ricezione e registrazione del reclamo del cliente
- Indagine: Raccogliere informazioni sul problema e valutarne la validità
- Risoluzione: Determinare la linea d'azione appropriata per affrontare il reclamo, come ad esempio fornire un rimborso, una sostituzione o delle scuse
- Comunicazione: Informare il cliente della risoluzione del problema e fornire il necessario follower
- Documentazione: Registrare il reclamo e la risoluzione per riferimenti futuri
Indipendentemente dai vostri flussi di lavoro, ClickUp ha un modello per aiutarvi.
Modello di flusso di lavoro a mappa mentale semplice
Scaricare questo modello
Semplice modello di flusso di lavoro per mappe mentali di ClickUp
è perfetto per i principianti che vogliono esplorare idee e attività legate a un obiettivo centrale attraverso mappe mentali visive.
Questo modello è dotato di due modalità: la modalità Task per la gestione delle attività e la modalità Blank per l'esplorazione creativa, che vi aiuta a migliorare:
- Gestione dei compiti: Convertire i nodi della mappa mentale in attività realizzabili, assegnarle ai membri del team e impostare le scadenze
- Collaborazione: Lavorare con gli altri per sviluppare e perfezionare le mappe mentali
- Personalizzazione: Personalizzare l'aspetto delle mappe mentali con colori, forme e stili diversi
Modello di flusso di lavoro per la progettazione grafica
Scarica questo modello
Modello di flusso di lavoro per la progettazione grafica di ClickUp
è ideale per gestire progetti di design grafico in più fasi.
Questo modello è dotato di 25 stati personalizzati, cinque campi personalizzati e visualizzazioni del flusso di lavoro per rispettare le scadenze in modo efficiente.
- Vista Elenco: Crea un elenco personalizzabile di attività per organizzare e dare priorità al tuo flusso di lavoro di progettazione
- Visualizzazione dell'embed: Integrazione perfetta dei lavori di progettazione da vari strumenti e piattaforme online in ClickUp
- Vista Gantt: Visualizza la timeline del progetto con un grafico dinamico di Gantt, che consente di tenere traccia degli stati di avanzamento e di gestire le scadenze
⚡️Template Archivio: È possibile trovare anche altri modelli, come quello di Modello di gestione dei contenuti di ClickUp e Modello di flusso di lavoro per ordini commerciali ClickUp nella libreria dei modelli di ClickUp.
Vantaggi della creazione di flussi di lavoro
Prima di concludere, ecco un breve riepilogo di come i flussi di lavoro possono migliorare le prestazioni del team:
- Maggiore conoscenza delle operazioni: La mappatura dei flussi di lavoro fornisce una panoramica chiara dei processi aziendali, consentendo un migliore processo decisionale
- Identificazione degli errori: Gli approfondimenti sui flussi di lavoro aiutano a identificare ed eliminare le attività ridondanti, consentendo ai dipendenti di concentrare il loro tempo su attività più importanti
- Riduzione del micromanagement: Flussi di lavoro cancellati delineano attività, scadenze e responsabilità. Questo incoraggia un ambiente di lavoro più autonomo, aumentando la soddisfazione sul lavoro e migliorando le relazioni tra management e dipendenti
- Migliore comunicazione: Flussi di lavoro trasparenti migliorano la comunicazione, riducono le incomprensioni, minimizzano i conflitti e facilitano le operazioni quotidiane. Questo è un vantaggio per tutti i membri del team
Aggiungere il giusto flusso al mio lavoro con ClickUp
I flussi di lavoro offrono vantaggi significativi alle organizzazioni di tutte le dimensioni. Automatizzando le attività ripetitive, snellendo i processi e migliorando la collaborazione, i flussi di lavoro possono aumentare l'efficienza, ridurre gli errori e migliorare la produttività complessiva.
Da fare con ClickUp per ottenere tutto questo e molto di più. Oltre alle sue capacità di project management, la piattaforma offre anche eccellenti funzionalità/funzione di monitoraggio per studiare approfondimenti e dati su dashboard centralizzati. Inoltre, vi offre un vantaggio sui flussi di lavoro grazie a modelli precostituiti per vari settori.
Non siete ancora convinti? Creare un account gratuito su ClickUp e sperimentate voi stessi la magia.