Il tuo team è in fermento. I progetti sono in pieno svolgimento, i team collaborano tra i vari reparti e le scadenze si avvicinano rapidamente.
Senza un piano chiaro, gestire queste attività sembrerebbe impossibile. È qui che entrano in gioco i flussi di lavoro, fornendo una tabella di marcia strutturata per guidare ogni attività verso il completamento.
Come funzionano e come si crea un flusso di lavoro digitale per aumentare la produttività? Scopriamolo insieme!
Che cos'è un flusso di lavoro?
Potresti pensare che un flusso di lavoro sia solo una lista di controllo o un manuale di istruzioni, ma la realtà è ben diversa.
I flussi di lavoro sono insiemi strutturati di attività fisse che devono essere eseguite per portare a termine un determinato processo aziendale. Di solito sono regolati da una serie di regole predefinite.
Analizziamolo con un esempio.
Considera il processo di pagamento di una bolletta dell'elettricità per la tua azienda. Questo flusso di lavoro aziendale potrebbe includere passaggi come:
- Ricezione della fattura
- Revisione delle spese
- Approvazione del pagamento
- E infine, l'erogazione dei fondi
Per le aziende, la creazione di flussi di lavoro come quello descritto sopra (anche se in genere con maggiori dettagli) può migliorare notevolmente l'efficienza (ovvero evitare more per il mancato pagamento puntuale della bolletta dell'elettricità) e fornire informazioni utili per l'ambito aziendale (ovvero identificare dove è possibile risparmiare energia).
🌈 Lo sapevi? Il termine "flusso di lavoro" risale al 1921, quando fu effettuato il primo riferimento in una rivista di ingegneria ferroviaria.
Il ruolo dei flussi di lavoro nel project management
Mentre l'esempio precedente si concentrava su un processo aziendale generale, il concetto di flusso di lavoro è ampiamente utilizzato nel project management.
Dopo tutto, un'azienda media spreca l'11,4% delle proprie risorse totali a causa di un cattivo project management, e questa inefficienza contribuisce al fatto che più della metà delle aziende supera regolarmente i budget dei propri progetti.
Avere un ordine ben definito delle attività all'interno di un flusso di lavoro di project management può essere un grande vantaggio per un'azienda. Delineando chiaramente ogni passaggio del flusso di lavoro, puoi:
- Risparmia tempo
- Migliora i risultati
- Migliora la collaborazione tra i membri del team
Ecco perché il 71% di coloro che utilizzano software di project management lo raccomanda. La loro motivazione? Gli strumenti di project management aiutano i team a effettuare il monitoraggio dello stato esatto dei progetti all'interno dei loro flussi di lavoro e a ottenere risultati migliori.
Seguiamo una guida passo passo alla progettazione di un flusso di lavoro efficiente per il project management nella tua organizzazione.
Come creare un flusso di lavoro in 9 semplici passaggi
Creare un flusso di lavoro efficiente ed efficace in grado di coprire la maggior parte dei tuoi processi aziendali è semplicissimo! Ecco come procedere.
1. Identifica i tuoi obiettivi e le tue attività
Un buon flusso di lavoro non può dirsi completo senza una visione a 360 gradi di tutte le attività che devono essere svolte.
Prima di creare dei flussi di lavoro, devi avere un obiettivo preciso con attività chiaramente definite dall'inizio alla fine. Durante questa fase, presta attenzione alle attività che devono essere completate in sequenza o in parallelo, con alcune attività che sono condizionate prima di passare al passaggio successivo.
Ecco un semplice caso d'uso.
In un flusso di lavoro di approvazione dei rimborsi spese di viaggio, i dati relativi alle spese vengono prima raccolti dal dipendente o dal fornitore che ha presentato la fattura. Successivamente, il responsabile li esamina e, se approvati, il team finanziario li elabora.
Senza comprendere queste strutture di attività, il tuo flusso di lavoro creerà più problemi di quanti ne risolva.
2. Definisci gli obiettivi del flusso di lavoro
Anche se abbiamo identificato le attività, c'è ancora un passaggio da compiere: definire gli obiettivi e gli scopi del tuo progetto.
Avere un obiettivo chiaro ti motiva a selezionare le attività giuste e ti assicura di rimanere sulla strada giusta durante tutto il processo. L'approccio migliore è quello di fissare degli obiettivi e poi suddividerli in obiettivi più piccoli e realizzabili che possono essere assegnati ai membri del team.
Ad esempio, se l'obiettivo del tuo team commerciale è aumentare il valore medio delle transazioni, potresti fissare traguardi misurabili come:
- Conclusione di contratti superiori a un importo specifico (ad esempio, superiore a 50.000 dollari per cliente all'anno)
- Raggruppare più prodotti o servizi in contratti annuali
In questa fase, l'utilizzo di strumenti come ClickUp Obiettivi ti aiuterà a suddividere gli obiettivi più grandi in traguardi più piccoli. Man mano che i membri del team compiono progressi, possono aggiornare i propri traguardi in ClickUp. In questo modo, il resto del team rimane informato e allineato con gli obiettivi del progetto.
La parte migliore? Il software di project management e dei flussi di lavoro di ClickUp è in grado di calcolare automaticamente lo stato di avanzamento del tuo progetto in tempo reale. Ciò consente al tuo team di avere una chiara comprensione dei progressi compiuti e aiuta a gestire le tempistiche.
3. Visualizza il processo
Una volta gettate le basi, è il momento di creare un diagramma del flusso di lavoro per visualizzare l'intero processo.
Ecco perché i diagrammi sono utili: offrono una rappresentazione chiara del flusso di lavoro, rendendo più facile identificare i colli di bottiglia anche nei flussi di lavoro più complessi.
Durante questo passaggio, dovresti sempre optare per uno strumento di gestione dei flussi di lavoro che consenta la creazione facile di diagrammi di flusso tramite drag-and-drop. ClickUp eccelle in questo campo, grazie ai suoi strumenti e modelli altamente personalizzabili.
I project manager di tutto il mondo utilizzano le lavagne online ClickUp per massimizzare le loro sessioni di brainstorming. Le lavagne online forniscono diagrammi degni di una presentazione e aiutano i project manager a supervisionare lo stato dei progetti dall'inizio alla fine, accelerare la consegna dei progetti e soddisfare gli stakeholder.
ClickUp ha reso l'allineamento asincrono molto più semplice ed efficace. Creando un framework in cui delineare e strutturare obiettivi e risultati, i team remoti sono in grado di comprendere le aspettative e fornire aggiornamenti sullo stato in modo fluido. Il brainstorming con le lavagne online è facile, riorganizzare le priorità è facile e aggiungere immagini di riferimento, ecc. è tutto molto fluido.
ClickUp ha reso l'allineamento asincrono molto più semplice ed efficace. Creando un framework in cui delineare e strutturare obiettivi e risultati, i team remoti sono in grado di comprendere le aspettative e fornire aggiornamenti sullo stato in modo fluido. Il brainstorming con le lavagne online è facile, riorganizzare le priorità è facile e aggiungere immagini di riferimento, ecc. è tutto molto fluido.
Ma c'è dell'altro che spiega perché i project manager apprezzano le lavagne online di ClickUp.
Ma c'è dell'altro che spiega perché i project manager valorizzano le lavagne online di ClickUp.
La possibilità di tracciare connessioni, collegare oggetti e creare roadmap o flussi di lavoro direttamente sulle lavagne online garantisce che tutti i membri del tuo team siano sulla stessa lunghezza d'onda (nel vero senso della parola).
Inoltre, questa funzionalità/funzione offre una collaborazione in tempo reale, consentendoti di vedere chi sta visualizzando e contribuendo alla tua bacheca, riducendo al minimo sovrapposizioni e confusione.
Quando è il momento di ottenere le approvazioni dai clienti o dagli stakeholder esterni, è sufficiente inviare un link pubblico per concedere l'accesso per visualizzare. Semplice ed efficace, vero?
4. Identifica i colli di bottiglia
Prima di passare all'assegnazione delle responsabilità all'interno dei flussi di lavoro, fai un passo indietro e identifica i potenziali colli di bottiglia del processo. Ecco alcuni indicatori chiave che segnalano l'inefficienza del processo.
- Aumento dei tempi di attesa: se noti che i tempi di attesa nel tuo flusso di lavoro iniziano a superare l'intervallo previsto, spesso si tratta di un chiaro indicatore di un collo di bottiglia. I lunghi tempi di attesa influiscono sulla soddisfazione dei clienti e causano ritardi nel completamento dei progetti.
- Throughput sbilanciato: valuta il throughput in ogni fase del tuo flusso di lavoro, ovvero la quantità di lavoro che ogni fase è in grado di elaborare rispetto al volume effettivamente ricevuto. Quando una fase riceve costantemente più lavoro di quanto sia in grado di gestire, è segno di un collo di bottiglia che potrebbe rallentare l'intero processo.
- Accumulo di lavoro arretrato: un accumulo di lavoro arretrato è un chiaro segno di inefficienza. Quando il lavoro si accumula in una fase particolare, significa che quella fase sta ricevendo più attività di quanti ne possa elaborare, il che rallenta la produttività.
Il monitoraggio di queste metriche può aiutarti a risolvere tempestivamente eventuali colli di bottiglia e a creare un flusso di lavoro più efficace.
5. Assegna le attività alle persone giuste
Successivamente, è il momento di determinare chi è responsabile di ogni passaggio di un flusso di lavoro e assegnare i titolari dei processi.
Come discusso nei nostri precedenti esempi di flusso di lavoro, alcune attività possono avere uno stato automatico, mentre altre possono richiedere un'approvazione o una revisione.
Ad esempio, in un flusso di lavoro per la gestione delle ferie, il dipendente avvia una richiesta di ferie, il manager la approva o la rifiuta e i team delle risorse umane o della contabilità potrebbero dover solo visualizzare lo stato.
È qui che i modelli automatizzati possono aiutarti a semplificare il tuo percorso.
Modello di piano di gestione del team ClickUp
Il modello di piano di gestione del team ClickUp è perfetto per i principianti ed è completamente personalizzabile, consentendoti di iniziare in pochi secondi. Aiuta i team a organizzare e gestire i progetti in modo efficace fornendo stati, campi e visualizzazioni personalizzati.
Cosa puoi ottenere con questo modello:
- Pianifica e gestisci le attività
- Comunica chiaramente i ruoli
- Assicurati che tutti rimangano allineati agli obiettivi del progetto
Modello di pianificazione RACI di ClickUp
Il modello di pianificazione RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) di ClickUp è ideale per i teams che hanno bisogno di chiarire ruoli e responsabilità. Si tratta di un documento personalizzabile e facile da usare per i principianti che aiuta a evitare malintesi assegnando chiaramente le attività.
Il modello di pianificazione RACI garantisce che tutti comprendano il proprio ruolo nel progetto. Ciò migliora la collaborazione e la responsabilità e semplifica la gestione di progetti complessi.
6. Stabilisci fasi e attività cardine
Hai mai avuto difficoltà a mantenere il tuo team del progetto allineato e motivato? Le attività cardine possono essere la soluzione.
Le attività cardine dei progetti aiutano a mantenerli in linea con gli obiettivi e ad allinearli con i membri del team e le parti interessate. Migliaia di team di project management celebrano le loro piccole vittorie con i diagrammi di Gantt di ClickUp. Diamo un'occhiata a come li stanno utilizzando:
La vista Gantt di ClickUp consente ai project manager di pianificare e monitorare visivamente le attività, come il lancio di campagne di marketing o gli aggiornamenti dello sviluppo software.
Questa rappresentazione visiva aiuta a garantire che tutte le attività vengano completate in tempo. La vista Diagramma di Gantt fornisce anche un percorso chiaro verso la data di avvio e consente di apportare le modifiche necessarie per mantenere il progetto in linea con gli obiettivi.
Allo stesso modo, per i progetti di sviluppo software, la vista Gantt di ClickUp aiuta al monitoraggio dei progressi verso attività cardine, come il rilascio della versione beta.
Ciò facilita anche la pianificazione e il monitoraggio delle attività necessarie per implementare il feedback durante la fase beta.
7. Implementa e testa il flusso di lavoro
Non importa quanto un flusso di lavoro possa sembrare ben progettato, la sua efficacia può essere verificata solo attraverso test rigorosi (ciò che non ti distrugge ti rende più forte!).
Quindi, prima di implementare il nuovo flusso di lavoro, coinvolgi le persone che lo utilizzeranno in questa fase di test. Ricorda che stai cercando feedback per individuare eventuali problemi all'interno del tuo flusso di lavoro.
Il loro feedback è fondamentale per identificare eventuali difetti e perfezionare il flusso di lavoro, garantendone il corretto funzionamento.
Una volta perfezionato il tuo flusso di lavoro, utilizza ClickUp Automations per eseguire questi flussi di lavoro in modo automatico. Puoi creare regole personalizzate o scegliere da una libreria di modelli di flusso di lavoro per automatizzare le attività ripetitive.
Allo stesso modo, puoi impostare l'automazione per aggiornare le priorità delle attività in base a criteri predefiniti o inviare notifiche al completamento delle attività. Queste automazioni basate su trigger ti tengono aggiornato su tutte le attività.
8. Forma il tuo team
Anche il flusso di lavoro più efficiente non avrà un esito positivo se il tuo team non è coinvolto.
Ecco perché la formazione è essenziale. Assicurerà che tutti comprendano e si sentano a proprio agio nell'utilizzare il nuovo flusso di lavoro. Un ottimo modo per farlo è utilizzare ClickUp Docs.
ClickUp Docs è progettato per adattarsi a qualsiasi tipo di documentazione, inclusi roadmap, wiki e knowledge base. Puoi creare pagine nidificate, lavorare con un'ampia gamma di modelli utili e personalizzare i tuoi documenti esattamente come ti servono.
Ad esempio, quando si implementa un nuovo processo aziendale, è possibile creare un documento di formazione che includa un diagramma del flusso di lavoro, i passaggi per la creazione del flusso di lavoro e una chiara descrizione delle attività coinvolte.
All'interno di ClickUp Docs, puoi collaborare con il tuo team in tempo reale. Tagga i membri del team con commenti, assegna azioni da intraprendere e converti il testo in attività tracciabili, assicurandoti che tutti siano sempre aggiornati sul processo.
💡 Suggerimento professionale: organizza sessioni di formazione che spieghino il processo di creazione dei flussi di lavoro e effettua la condivisione dei diagrammi dei flussi di lavoro con il tuo team. Il tuo team potrà quindi consultare i diagrammi per eventuali query future.
9. Monitorare, rivedere e ottimizzare
Dopo aver ottenuto un esito positivo nei test e nella formazione, è il momento di implementare il tuo flusso di lavoro.
Inizia distribuendolo a un piccolo team per monitorarne le prestazioni in tempo reale. In base ai risultati, potrai decidere se implementarlo in tutta l'organizzazione o apportare le modifiche necessarie.
Ricorda: i flussi di lavoro sono dinamici e puoi sempre crearne di nuovi o aggiornare quelli esistenti in base all'evoluzione delle tue esigenze.
Per apportare questi aggiornamenti, hai bisogno di informazioni aziendali più fruibili in tempo reale. È qui che ClickUp Dashboards può aiutarti.
Questa funzionalità ti aiuta a monitorare le prestazioni del tuo flusso di lavoro in tempo reale. Puoi accedere rapidamente ai dati, comprendere le metriche chiave e individuare i colli di bottiglia nel tuo flusso di lavoro.
Inoltre, man mano che i tuoi processi aziendali si evolvono, aggiorna e automatizza i tuoi dashboard per adattarli ai KPI in evoluzione e alle esigenze del team.
Best practice per la creazione di flussi di lavoro
Ti è mai capitato di scorrere Netflix e chiederti come mai l'app sembra sapere esattamente cosa consigliarti? Sorpresa, sorpresa: il segreto sta nei loro flussi di lavoro.
Ad esempio, Netflix utilizza un orchestratore di flussi di lavoro per organizzare ed eseguire un numero enorme di pipeline di dati e machine learning. Ciò garantisce consigli personalizzati per ogni utente.
Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, la creazione di flussi di lavoro è fondamentale se dai importanza all'efficienza. Per configurarli in modo ottimale, segui queste best practice:
1. Dai priorità a una comunicazione chiara
Uno studio della Harvard Business School ha rilevato che le organizzazioni con strategie di comunicazione efficaci registrano un maggiore coinvolgimento dei dipendenti e un aumento della produttività.
Per padroneggiare gli elementi fondamentali di una comunicazione efficace, prendi in considerazione i seguenti aspetti chiave.
| Componente | Descrizione |
| Ascolto attivo | Prestare attenzione e partecipare alle conversazioni |
| Chiarezza | Esprimere idee in modo chiaro e fornire informazioni concise |
| Segnali non verbali | Usare il linguaggio del corpo e le espressioni facciali per comunicare |
| Feedback | Offrire critiche costruttive e chiedere chiarimenti |
| Intelligenza emotiva | Riconoscere e gestire le emozioni per una comunicazione migliore |
2. Mantieni trasparenza e responsabilità
Una parte importante del project management consiste nel gestire le aspettative. Ciò risulterà semplice se tutti sono allineati sulle priorità.
Sii trasparente durante la condivisione di informazioni su obiettivi, stato dei progressi, sfide e requisiti. Questo è il catalizzatore più significativo per la fiducia tra i membri del team.
3. Pianifica controlli e aggiornamenti regolari
Resta in contatto regolarmente con i tuoi colleghi di progetto per garantire un processo di gestione dei flussi di lavoro efficace. Controlli regolari aiutano a identificare eventuali difficoltà o ostacoli che i membri del team potrebbero incontrare.
Ciò garantirà il risultato immediato della risoluzione di eventuali problemi e l'esito positivo dell'intero flusso di lavoro.
4. Utilizza gli strumenti giusti per visualizzare e gestire i flussi di lavoro
Ricordi come ClickUp Docs può supportare la collaborazione in tempo reale? Puoi anche utilizzare ClickUp Whiteboards o ClickUp mappe mentali per collaborare meglio con il tuo team!
Se stai cercando un modo semplice per creare un diagramma di flusso di lavoro, questi due strumenti ti offrono tutto il necessario per creare e collaborare sui flussi di lavoro in tempo reale.
Una volta effettuata la registrazione, vai su + Visualizza e seleziona Lavagna online per iniziare a progettare il tuo diagramma da zero.
Puoi quindi invitare i membri del team a collaborare, consentendo a tutti di contribuire mentre crei forme, colleghi attività e crei etichette per ogni passaggio.
Mentre sei impegnato a creare diagrammi di flusso, i membri del tuo team o i tuoi superiori saranno aggiornati sullo stato del progetto, migliorando così in modo efficace la comunicazione e le prestazioni.
Esempi e modelli di flusso di lavoro
Per evitare di dover partire da zero, ClickUp offre un vasto repository di modelli di flussi di lavoro per il project management che possono essere personalizzati per progettare i tuoi flussi di lavoro.
Ecco alcuni esempi di flussi di lavoro che possono esserti utili.
Flusso di lavoro 1: completare un progetto di sviluppo software
- Avvio del progetto: definisci gli obiettivi, l'ambito e la tempistica del progetto
- Pianificazione: crea un piano di progetto dettagliato, che includa attività, risorse e dipendenze.
- Esecuzione: assegna le attività ai membri del team, effettua il monitoraggio dello stato delle attività e risolvi eventuali problemi.
- Monitoraggio e controllo: monitorare regolarmente le prestazioni del progetto rispetto al piano e apportare le modifiche necessarie.
- Chiusura: completa il progetto, valuta i risultati e documenta le lezioni apprese.
Flusso di lavoro 2: risoluzione di un reclamo da parte di un cliente
- Ricezione dei reclami: ricevi e registra i reclami dei clienti
- Indagine: raccogli informazioni sul problema e valuta la sua validità.
- Risoluzione: determinare la linea di condotta appropriata per gestire il reclamo, ad esempio fornendo un rimborso, una sostituzione o delle scuse.
- Comunicazione: informare il cliente della risoluzione e fornire qualsiasi follow-up necessario.
- Documentazione: registra il reclamo e la risoluzione per riferimento futuro.
Indipendentemente dalla natura dei tuoi flussi di lavoro, ClickUp ha un modello che fa al caso tuo.
Modello semplice di mappa mentale del flusso di lavoro
Il modello di flusso di lavoro Simple Mind Map di ClickUp è perfetto per i principianti che desiderano esplorare idee e attività relative a un obiettivo centrale attraverso mappe mentali visive.
Questo modello è dotato di due modalità: la modalità Attività per la gestione delle attività e la modalità Vuoto per l'esplorazione creativa, che ti aiutano a migliorare:
- Gestione delle attività: converti i nodi delle mappe mentali in attività concrete, assegnandole ai membri del team e fissando delle scadenze.
- Collaborazione: lavora con altri per sviluppare e perfezionare le tue mappe mentali
- Personalizzazione: personalizza l'aspetto delle tue mappe mentali con diversi colori, forme e stili.
Modello di flusso di lavoro per la progettazione grafica
Il modello di flusso di lavoro per la progettazione grafica di ClickUp è ideale per gestire progetti di progettazione grafica in più passaggi.
Questo modello è dotato di 25 stati personalizzati, cinque campi personalizzati e visualizzazioni del flusso di lavoro per rispettare le scadenze in modo efficiente.
- Vista Elenco: crea un elenco personalizzabile di attività per organizzare e dare priorità al tuo flusso di lavoro di progettazione.
- Visualizzazione incorporata: integra perfettamente il tuo lavoro di progettazione da vari strumenti e piattaforme online in ClickUp.
- Vista Gantt: visualizza la tempistica del tuo progetto con un diagramma di Gantt dinamico, che semplifica il monitoraggio dei progressi e la gestione delle scadenze.
⚡️Archivio modelli: Puoi trovare altri modelli simili, come il modello di gestione dei contenuti di ClickUp e il modello di flusso di lavoro degli ordini commerciali di ClickUp, nella libreria dei modelli di ClickUp.
Vantaggi della creazione di flussi di lavoro
Prima di concludere, ecco un breve riassunto di come i flussi di lavoro possono migliorare le prestazioni del tuo team:
- Maggiore comprensione delle operazioni: la mappatura dei flussi di lavoro fornisce una chiara panoramica dei processi aziendali, consentendo un processo decisionale più efficace.
- Identificazione degli errori: le informazioni fornite dai flussi di lavoro aiutano a identificare ed eliminare le attività ridondanti, consentendo ai dipendenti di concentrare il proprio tempo su attività più importanti.
- Riduci il micro-management: flussi di lavoro chiari definiscono attività, scadenze e responsabilità. Ciò favorisce un ambiente di lavoro più autonomo, aumentando la soddisfazione sul lavoro e migliorando le relazioni tra management e dipendenti.
- Migliore comunicazione: i flussi di lavoro trasparenti migliorano la comunicazione, riducono le incomprensioni, minimizzano i conflitti e facilitano le operazioni quotidiane. Si tratta di un vantaggio per tutti i membri del team.
Aggiungi il flusso giusto al tuo lavoro con ClickUp
I flussi di lavoro offrono vantaggi significativi alle organizzazioni di tutte le dimensioni. Attraverso l'automazione delle attività ripetitive, la semplificazione dei processi e il miglioramento della collaborazione, i flussi di lavoro possono aumentare l'efficienza, ridurre gli errori e migliorare la produttività complessiva.
Fortunatamente, con ClickUp puoi fare tutto questo e molto altro ancora. Oltre alle sue funzionalità di project management, la piattaforma offre anche eccellenti funzioni di monitoraggio per studiare approfondimenti e dati su dashboard centralizzate. Ti offre un vantaggio competitivo sui flussi di lavoro con modelli predefiniti per vari settori.
Non sei ancora convinto? Crea oggi stesso un account gratis su ClickUp e prova tu stesso la magia.