I membri del team sono entusiasti di utilizzare un nuovo software che promette di aumentare la produttività. Ma invece di iniziare a lavorare, sono confusi perché non c'è una guida chiara all'uso. Il risultato è che lo strumento viene sottoutilizzato e le prestazioni del team subiscono un calo.
Le istruzioni passo passo possono trasformare questo caos in un processo snello ed efficiente.
Con istruzioni dettagliate e facili da seguire, il team può navigare con fiducia tra nuovi strumenti e attività, riducendo al minimo i tempi di inattività e massimizzando la produttività. Inoltre, riducono la curva di apprendimento, prevengono gli errori e mantengono tutti sulla stessa pagina, rendendo più fluide ed efficaci le transizioni a nuovi strumenti o processi.
Questa guida spiega come creare istruzioni di passaggio che chiariscano i processi, migliorino la condivisione delle conoscenze e aumentino l'efficienza.
Che cos'è un'istruzione passo dopo passo?
Un'istruzione passo dopo passo è una guida chiara e dettagliata che suddivide un processo in azioni semplici e sequenziali. Ogni passaggio è diretto e fattibile e vi porta dall'inizio alla fine senza perdere dettagli cruciali.
È come avere una guida personale che si adatta al vostro ritmo, assicurando che anche i principianti possano seguire con sicurezza ed efficienza.
Importanza delle istruzioni passo-passo
Le istruzioni per i passaggi non sono solo piacevoli da avere, ma sono essenziali. Ecco perché:
- Clarità: Forniscono una chiara tabella di marcia, riducendo la confusione e gli errori
- Efficienza: Seguendo un approccio strutturato, è possibile completare le attività in modo più rapido e accurato
- Apprendimento: Aiutano gli utenti a comprendere e trattenere meglio le informazioni suddividendole in parti gestibili
- Consistenza: Assicurano che tutti seguano lo stesso processo, portando a risultati uniformi
- Risparmio di tempo: Istruzioni ben organizzate fanno risparmiare tempo, evitando che gli utenti debbano capire da soli il processo o tornare indietro a causa di incomprensioni
- Aumento della produttività: istruzioni cancellate snelliscono i processi, consentendo agli utenti di concentrarsi sul completamento delle attività in modo efficiente piuttosto che sulle incertezze
Elementi chiave delle istruzioni di passaggio
Per ottenere istruzioni passo-passo è necessario disporre degli elementi giusti. Vediamo quali sono:
- Linguaggio chiaro e conciso: Saltate il gergo e mantenete le cose semplici. Assicuratevi che le istruzioni siano chiare e facili da seguire per tutti
- Passi sequenziali: Ogni passaggio deve avere un flusso logico per mantenere gli utenti sulla strada giusta ed evitare confusione
- Visuali: Aggiungete diagrammi, screenshot, immagini o video che completino il testo e rendano le istruzioni più chiare e coinvolgenti
- Esempi: Utilizzare esempi di vita reale per mostrare il funzionamento di ogni passaggio, rendendo il processo più relazionabile e meno astratto
- Avvertenze e precauzioni: Evidenziare le potenziali insidie o i problemi di sicurezza per aiutare gli utenti a evitare errori o pericoli comuni
- Risorse aggiuntive: Aggiungere collegamenti a FAQ, pagine di assistenza o guide correlate per ottenere ulteriori informazioni e assistenza
- Standardizzazione: Utilizzaremodelli di documentazione tecnica per mantenere l'uniformità di tono, stile e struttura tra i vari dipartimenti
**Per saperne di più 10 suggerimenti per la scrittura tecnica che vi aiuteranno a scomporre qualsiasi argomento complesso per il vostro pubblico
Quando usare le istruzioni passo-passo?
Parliamo ora degli scenari chiave in cui le guide passo-passo hanno davvero un grande impatto.
1. Inserimento dei dipendenti
Quando i nuovi assunti salgono a bordo, hanno bisogno di istruzioni dettagliate per familiarizzare con le politiche aziendali e con il loro nuovo ruolo. Questo approccio garantisce che comprendano il processo di onboarding e che imparino tutto ciò di cui hanno bisogno in modo efficiente.
Inoltre, una tabella di marcia chiara con tutti i dettagli riduce le congetture, gli errori e gli attriti di integrazione, rendendo i membri del team più felici e impegnati.
Il Modello per l'inserimento dei dipendenti di ClickUp semplifica l'onboarding dal primo giorno ai primi 90 giorni. Fornisce istruzioni chiare e con passaggi graduali per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere facilmente i loro ruoli e le politiche aziendali.
Modello per l'onboarding dei dipendenti di ClickUp
Se state facendo l'onboarding di un nuovo responsabile marketing, potete utilizzare questo modello nei seguenti modi:
- Impostare le attività di onboarding su "In corso" quando il manager inizia la formazione sugli strumenti e i processi aziendali. Una volta terminata la formazione, aggiornare lo stato a "Pronto per la revisione" Infine, contrassegnare tutto come "Completato" una volta completati tutti i passaggi richiesti
- Utilizzate il campo personalizzato per le settimane di onboarding per programmare e monitorare le attività cardine importanti. Per istanza, la settimana 1 potrebbe includere l'impostazione dell'email e la presentazione al team, mentre la settimana 2 potrebbe comportare il completamento della formazione sui prodotti e la partecipazione a una riunione sulla strategia di marketing
In questo modo si assicura che ogni passaggio sia completato nei tempi previsti, rendendo la transizione fluida e ben organizzata.
2. Inserimento del cliente
L'onboarding del cliente consiste nel guidare gli utenti attraverso il prodotto utilizzando procedure e politiche . Sebbene alcune funzionalità/funzioni siano intuitive, le procedure operative standard sono fondamentali per l'impostazione, la navigazione e l'utilizzo ottimale del prodotto.
Il Modello per l'avvio dei clienti di ClickUp fornisce un quadro chiaro, con passaggi graduali, per snellire il processo di onboarding, rendendo semplice e veloce l'avvio dei nuovi clienti.
Modello di onboarding per i clienti di ClickUp
Con questo modello è possibile:
- Monitorare il percorso di ogni cliente con stati come Nuovo cliente, Chiamata di onboarding e Completata
- Impostare email e promemoria automatizzati per mantenere i clienti informati e impegnati durante il processo di onboarding
- Utilizzare dashboard per monitorare le metriche chiave e tenere traccia dello stato dei clienti, dei tassi di ritenzione e dei livelli di soddisfazione
- Invitate i membri del team a collaborare alle attività di onboarding e assicuratevi che tutti siano allineati e informati
3. Istruzioni di lavoro
Trasformate attività complesse in passaggi chiari e attuabili con istruzioni di lavoro dettagliate. Delineano ciò che bisogna fare, i materiali e gli strumenti necessari, le informazioni sulla sicurezza e i passaggi da seguire per ogni attività. In questo modo il team può eseguire le attività organizzative in modo efficiente e sicuro, padroneggiando rapidamente ogni lavoro.
Il Modello di procedura ClickUp è una soluzione che cambia le carte in tavola per snellire i flussi di lavoro e mantenere la coerenza. Con pochi clic, consente di documentare ogni passaggio, di monitorare le attività senza sforzo e di risparmiare ore riducendo gli errori.
Modello di procedura di ClickUp
Questo modello è ricco di molteplici funzionalità/funzione, tra cui:
- Campi personalizzati: Aggiungete dettagli essenziali come gli strumenti necessari, le informazioni sulla sicurezza e le scadenze per tenere a portata di mano tutti i dati rilevanti
- Viste versatili: Passare dalle viste Elenco, Gantt e Calendario per gestire le scadenze e monitorare gli stati di avanzamento da ogni punto di vista
- Funzionalità/funzione documento: Delinea ogni passaggio, includi avvisi e aggiungi informazioni supplementari in un formato chiaro e organizzato
- Attività ricorrenti: Facile revisione e aggiornamento periodico delle procedure per mantenerle accurate e aggiornate
💡Pro Suggerimento: Usare modelli di istruzioni di lavoro per standardizzare la documentazione del processo per l'esecuzione di un'attività organizzativa specifica
4. Condivisione della conoscenza organizzativa
Incoraggiate la condivisione delle conoscenze all'interno dell'organizzazione attraverso istruzioni dettagliate, passaggio per passaggio. In questo modo, ogni dipendente può seguire facilmente i processi e le attività. Ciò consente di sfruttare al meglio le competenze del team e di evitare di perdere conoscenze preziose quando le persone passano ad altro incarico.
Il Modello di base di conoscenze HR di ClickUp è un esempio eccellente per ottimizzare i processi HR.
Modello di Knowledge Base HR di ClickUp
Permette di:
- Archiviare tutti i documenti, le politiche e le procedure HR in un'unica posizione centralizzata e trovare ciò che vi serve in pochi secondi
- Creare, aggiornare e condividere le politiche senza preoccuparsi di versioni obsolete
- Assegnare attività, stabilire priorità e monitorare lo stato di avanzamento per mantenere ogni progetto in linea, dall'aggiornamento del manuale per i dipendenti all'introduzione di nuove politiche
- Impostazione di attività ricorrenti per revisioni periodiche per mantenere aggiornata la base di conoscenze sulle risorse umane
Creare efficaci istruzioni passo-passo
Siete pronti a ottimizzare i vostri processi? Ecco come creare guide efficaci con passaggi che producono risultati.
1. Pianificate le istruzioni
Le istruzioni cancellate e concise non si ottengono per caso, ma risultano da un piano accurato. Ecco come fare:
- Definire il processo che si sta documentando: Identificare il processo di cui si sta trattando: l'inserimento di nuovi membri del team, la formazione degli utenti per il vostro sistema di gestione delle risorse umaneProcedura operativa standardo la descrizione dei passaggi per la risoluzione dei problemi. In questo modo le istruzioni sono chiare, personalizzate e facili da seguire e applicare per il pubblico
- Conoscere il proprio traguardo: Questo aiuta a evidenziare i punti critici e a concentrarsi sul miglioramento dei flussi di lavoro. Inoltre, è possibile adattare il documento di processo al livello di competenza del pubblico. Se state creando una guida all'uso di uno strumento di project management per project manager esperti di tecnologia, saltate le basi e immergetevi nelle funzionalità/funzioni avanzate e nelle integrazioni. Ma per i team che si avvicinano per la prima volta allo strumento, iniziate dalle basi: spiegate cos'è, perché è utile e fornite passaggi facili da seguire
- Raccogliere i materiali necessari: Raccogliere tutti i documenti essenziali da utilizzare come riferimento, come i manuali utente,Procedure operative standard (SOP)e guide tecniche. Verificate che il vostro traguardo abbia accesso agli strumenti che state trattando e alle autorizzazioni necessarie per utilizzarli
- Scegliere un software: che si tratti di un elaboratore di testi, di uno strumento di project management o di un'app specifica per la documentazione, trovare qualcosa che permetta di aggiungere immagini, video ed elementi interattivi e che sia dotato di funzionalità/funzione di modifica, formattazione e collaborazione
Sia che stiate mappando un processo complesso o che abbiate solo bisogno di una guida rapida, ClickUp è il vostro strumento di project management ideale per inchiodare le istruzioni passo dopo passo.
Permette di aggiungere facilmente screenshot, video e altri media e di collaborare con il team in tempo reale. Le funzionalità di trascinamento semplificano l'organizzazione delle guide, mentre i modelli consentono di risparmiare tempo nella formattazione. Inoltre, la modifica del testo, il monitoraggio delle attività e le opzioni di condivisione semplificano la creazione, il perfezionamento e la distribuzione delle guide di passaggio, tutto in un unico luogo.
**Per saperne di più 10 modelli di procedure operative standard gratis e come scrivere una SOP per il vostro team
2. Scrivere le istruzioni
Avete il vostro argomento. Ora inizia il vero lavoro: trasformare le vostre idee grezze in contenuti raffinati e d'impatto. Ecco come far accadere la magia:
- **Prima di scrivere, suddividete l'attività in passaggi di dimensioni ridotte e con obiettivi chiari. Ad esempio, se state documentando un nuovo software, iniziate dalle funzionalità/funzione principali e suddividetele in azioni specifiche per l'utente. Quindi, redigere una sequenza approssimativa di questi passaggi e verificare con gli esperti di materia (PMI) che non manchi nulla di cruciale o sia fuori posto. Quindi, stabilite le priorità e disponete i passaggi in modo logico per ottenere un flusso naturale e omogeneo
- Scrivete con un linguaggio chiaro e semplice: Usate il vostro schema come una tabella di marcia e mettete le vostre idee su carta. Mantenete un linguaggio semplice e privo di gergo. Una volta che la bozza è pronta, perfezionatela tagliando i fronzoli e stringendo le frasi. Inoltre, aggiungete consigli o avvisi per aiutare i lettori a evitare le insidie più comuni
- **Diagrammi, screenshot e immagini possono semplificare le parti più complesse, mentre i video sono perfetti per mostrare le azioni da compiere passaggio dopo passaggio. Qualunque sia la scelta, assicuratevi che tutte le immagini siano etichettate e collegate direttamente al testo per maggiore chiarezza. Ad esempio, se state guidando gli utenti attraverso un nuovo software, aggiungete screenshot annotati di ogni schermata e un video tutorial per dimostrare il processo completato
Semplificate la gestione del lavoro con il Project Management di ClickUp
Utilizzare Documenti ClickUp per creare un unico documento in cui voi, il vostro team e gli esperti di materia possono redigere, modificare e collaborare in tempo reale sui contenuti.
Inoltre, è possibile sfruttare ClickUp Brain per redigere le bozze e i contenuti delle vostre guide. Estrae anche chiavi di lettura dalle guide esistenti documentazione di processo risparmiando tempo e aumentando l'efficienza.
L'assistente di scrittura IA controlla l'ortografia e la grammatica dei contenuti, riformula il testo e riepiloga lunghi paragrafi per ottenere contenuti chiari e precisi. Inoltre, l'AI Project Manager migliora la collaborazione del team generando automaticamente StandUp, riepilogando/riassumendo i commenti e mantenendo tutto efficiente e snello.
Perfezionare le istruzioni per i passaggi con ClickUp Brain: scrivere e correggere per ottenere tono, stile e precisione perfetti
3. Formattate per la massima leggibilità
Senza una corretta formattazione, anche il miglior contenuto può diventare un pasticcio confuso. Ecco come strutturare la scrittura per ottenere la massima chiarezza:
- Organizzare con i titoli: dovrebbero essere in grassetto o con un font più grande per catturare l'attenzione. Ad esempio, se state creando una guida su 'Come creare un brief di progetto' per il lancio di un nuovo software, utilizzate titoli come "Definizione degli oggetti del progetto" e "Impostazione della sequenza di sviluppo"
- Utilizzare elenchi numerati e puntati: sono perfetti per delineare i processi in modo chiaro e sequenziale e per mantenere le informazioni organizzate senza sopraffare i lettori
- Evidenziate le informazioni critiche: usate il testo in grassetto o il colore per far risaltare le cose importanti. Ad esempio, se c'è un avviso, si può scrivere: Importante: evitare di violare i marchi o la proprietà intellettuale dei concorrenti
- **Se includete immagini o diagrammi, aggiungete sempre una didascalia chiara. Questo aiuta i lettori a capire cosa stanno guardando. Ad esempio: "Didascalia immagine: Capire il viaggio del cliente: Una ripartizione dell'imbuto di marketing dalla consapevolezza alla conversazione""
- Iniziare ogni passaggio con un verbo d'azione: Questo rende ogni passaggio chiaro e perseguibile, assicurando che i lettori sappiano esattamente Da fare. Invece di dire "Dovete rivedere il piano del progetto", dite semplicemente "Rivedete il piano del progetto"
- Includere una tabella dei contenuti: questa tabella aiuta i lettori a raggiungere le sezioni di loro interesse senza perdersi. Ad esempio, in un manuale per l'utente di un'applicazione software, la tabella dei contenuti potrebbe includere "Guida all'installazione", "Panoramica delle funzionalità", "Risoluzione dei problemi" e "Domande frequenti"
In ClickUp Docs è possibile aggiungere titoli, elenchi puntati, elenchi numerati ed elementi visivi per rendere la guida più facile da usare. Le estese opzioni di formattare permettono di utilizzare diversi stili di intestazione per organizzare le sezioni, di schizzare i colori per evidenziare i punti chiave e di scegliere i font più adatti alle vostre esigenze.
ClickUp Docs offre una ricca formattazione per semplificare la creazione della vostra guida passo-passo
4. Testate le vostre istruzioni
È il momento della verità.
- **Chiedete a qualcuno che non ha familiarità con l'attività di seguire la vostra guida: la sua prospettiva fresca può evidenziare eventuali parti confuse o dettagli mancanti
- Raccogliete un feedback sulla facilità di seguire le istruzioni e sui punti in cui gli utenti inciampano: se trovano qualche passaggio poco chiaro o hanno tralasciato dettagli importanti, modificate la guida per assicurarvi che sia il più chiara e diretta possibile
- Rivedere e aggiornare regolarmente le istruzioni: in questo modo il manuale di istruzioni è sempre accurato e pertinente e garantisce che sia pronto a fornire assistenza ogni volta che è necessario
Quando una serie di istruzioni scritte è insufficiente, ClickUp Clip possono essere un'ottima alternativa. Per istanza, è possibile sostituire parti della guida con passaggi dettagliati video di formazione. Catturate il processo di passaggio direttamente dallo schermo e condividete immediatamente demo, aggiornamenti e feedback, il tutto con un solo clic.
La parte migliore? ClickUp Brain trascrive automaticamente le Clip, consentendovi di scansionare i punti salienti, saltare a specifiche date e copiare frammenti per un accesso rapido e una facile consultazione.
Utilizzate Clip di ClickUp per registrare video tutorial interattivi e semplificare il vostro flusso di lavoro
**Per saperne di più Come scrivere la documentazione tecnica: 6 modi per impressionare i Teams
Come creare istruzioni passo-passo in ClickUp?
Ora che sapete che ClickUp è un potente strumento per la creazione di guide passo-passo, vediamo come crearne una da soli:
Passaggio 1: Creare un nuovo documento ClickUp
- Accedete al vostro account ClickUp e navigate nella vostra area di lavoro
- Andare alla sezione Docs dalla barra laterale sinistra e fare clic su Create New Doc. In alternativa, è possibile fare clic sul pulsante Crea un documento situato nell'angolo in alto a destra
Accedi a ClickUp Docs nella tua area di lavoro
- Assegnate al documento un titolo pertinente e descrittivo che rifletta il contenuto, ad esempio "Come scrivere un post di un blog su WordPress"
Inserite il titolo della vostra guida passo-passo
Passaggio 2: strutturare e scrivere le istruzioni
- Utilizzate il titolo H2 per ogni passaggio. Ad esempio, "Passaggio 1: accedere al dashboard di WordPress"
- Sotto ogni titolo, utilizzate un elenco numerato o puntato per dettagliare le fasi successive
Delineare e scrivere le istruzioni per il passaggio nel documento ClickUp
Passaggio 3: Aggiungere elementi visivi
- Per rendere le istruzioni più coinvolgenti, inserite degli screenshot facendo clic sul pulsante (+) nel documento ClickUp e selezionando Allegato
Chiarire passaggi complessi aggiungendo supporti visivi come immagini, video o GIF
- Dopo l'inserimento, è possibile aggiungere didascalie per descrivere lo screenshot, come ad esempio:
Spiega l'immagine con una didascalia descrittiva
- Se è necessario confrontare le opzioni, elencare le risorse o fornire ulteriori informazioni strutturate, inserire una tabella. Fare clic sul pulsante (+) nel documento ClickUp e scegliere l'opzione Tabella
Enfatizzare dettagli aggiuntivi o importanti aggiungendo una tabella a ClickUp Docs
- È anche possibile scegliere l'opzione Tabella dei contenuti per generare automaticamente un elenco di tutti i titoli del documento
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Aggiungere una Tabella dei contenuti all'interno di ClickUp Docs per rendere la guida più facile e accessibile per gli utenti
Passaggio 4: revisione e condivisione
- Verificate la chiarezza e la struttura del documento. Per consentire l'accesso ad altri, fare clic sul pulsante Condividi
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Perfezionare le istruzioni passo-passo con ClickUp
In un'azienda in rapida crescita, mantenere la produttività del team può sembrare opprimente. È qui che entrano in gioco le istruzioni passo-passo. Esse agiscono come un progetto che consente ai dipendenti di apprendere nuovi processi e strumenti senza perdere un colpo.
ClickUp vi fornisce tutto il necessario per semplificare il processo di documentazione delle vostre guide passo-passo. I documenti semplificano la creazione e l'organizzazione dei contenuti, rendendoli facili da aggiornare e gestire. Brain supporta il brainstorming e la connessione di idee, generando automaticamente istruzioni e modelli di correzione, semplificando lo sviluppo dei contenuti. Infine, Clip consente di creare video registrati sullo schermo (con o senza voce fuori campo), per condividere in modo efficace le informazioni essenziali.
Insieme, queste funzionalità/funzione assicurano che le istruzioni siano complete, allineate e sempre aggiornate. Iniziare a lavorare con ClickUp gratis oggi stesso.