Come creare un flusso di lavoro in Excel

Immaginate di essere a capo del lancio di un prodotto e di destreggiarvi tra una dozzina di attività con più membri del team. Le attività vengono saltate, le scadenze vengono superate e la comunicazione del team è diventata approssimativa. Questo caos può essere evitato grazie a un flusso di lavoro consolidato nell'organizzazione.

Costruire un flusso di lavoro è come tracciare una chiara tabella di marcia per il progetto mappare in dettaglio i passaggi necessari, assegnare le responsabilità e aiutare tutti a rimanere sulla stessa pagina.

Un flusso di lavoro ben definito è essenziale per mantenere i progetti in carreggiata.

Alla fine, porta a un aumento della produttività, a una riduzione degli errori, a un miglioramento della comunicazione e a una collaborazione più fluida. Lo strumento più comune per creare flussi di lavoro è Microsoft Excel.

In questo articolo esploreremo il processo di creazione di flussi di lavoro efficaci all'interno di Excel, passo dopo passo. Questo include la definizione degli obiettivi, il piano dei passaggi, l'impostazione del foglio di calcolo e la verifica del flusso di lavoro.

Comprendere i flussi di lavoro nei fogli di calcolo: Un esempio di Excel

Pensate a un flusso di lavoro in Excel come a uno schema di come i dati si muovono in un foglio di calcolo. **Una serie di passaggi, formule e funzioni trasformano i dati grezzi in informazioni significative

Un semplice flusso di lavoro potrebbe prevedere l'importazione di dati da un file CSV, la loro pulizia, la creazione di una tabella pivot per l'analisi e la generazione di un grafico per visualizzare i risultati.

via Microsoft Excel Prendiamo l'esempio di un team commerciale che vuole seguire le trattative dal contatto iniziale alla chiusura. Il team commerciale può rappresentare l'intero flusso di lavoro in un foglio Excel utilizzando strumenti di flowcharting, automatizzando i calcoli, generando reportistica e inviando notifiche in fasi specifiche della trattativa. In questo modo, il flusso di lavoro semplifica l'intero processo.

Casi d'uso di Excel

Excel è una piattaforma potente con funzionalità/funzione quali vari strumenti di analisi dei dati, tabelle pivot e funzionalità grafiche che forniscono le basi per la creazione di processi dinamici e interattivi.

Ad esempio, un team di marketing può utilizzare le tabelle pivot per confrontare le campagne, identificare i canali più performanti, monitorare le metriche chiave e prendere decisioni basate sui dati.

Le funzionalità di analisi integrate in Excel possono essere utilizzate anche per analizzare i dati, individuare le tendenze, identificare i modelli e prendere decisioni basate sui dati.

Oltre ai vari tipi di analisi dei dati, Excel è in grado di gestire diverse attività, dal monitoraggio alla gestione dell'inventario, fino alla gestione delle risorse umane

project management

creazione di budget e previsioni commerciali.

Esistono anche Strumenti di IA che si integrano facilmente con Microsoft Excel e forniscono analisi predittive e funzionalità di automazione avanzate.

via Formula Bot Ad esempio, Formula Excel Bot è un generatore di formule IA con solidi strumenti di IA in grado di generare formule di Excel, analizzare dati e conversare in modo naturale con i dati del foglio di calcolo.

Visual Basic for Applications [VBAs] e il suo ruolo nei flussi di lavoro di Excel

Sebbene Excel sia potente, può essere potenziato con le VBA [Visual Basic for Applications]. **Il VBA consente di creare funzioni personalizzate, automatizzare attività ripetitive o complesse e costruire interfacce utente interattive

I VBA funzionano anche come assistenti personali per vari flussi di lavoro di Excel. Questo software può automatizzare attività come la formattazione delle celle o attività avanzate come la generazione di reportistica complessa.

Inoltre, aggiornare manualmente un centinaio di celle con una formula specifica ogni volta che arriva un nuovo set di dati può richiedere molto tempo. Con VBA è possibile scrivere uno script Da fare automaticamente. Inoltre, è possibile scrivere uno script VBA che generi automaticamente report commerciali ogni mese senza alcun intervento manuale.

Passaggi per creare un flusso di lavoro in Excel

Prima di creare un flusso di lavoro in Excel, è fondamentale comprenderne i vantaggi. Che si tratti di monitoraggio delle vendite o di analisi delle finanze, questa guida in passaggi vi mostrerà come creare flussi di lavoro e sfruttare la potenza di Excel per migliorare il processo decisionale.

Per questo esempio di flusso di lavoro, ci concentriamo sull'analisi delle tendenze e sulle previsioni.

Utilizzeremo le funzionalità/funzione integrate di Excel per identificare le tendenze commerciali nel tempo e proiettare le vendite future utilizzando la previsione lineare. Questo approccio è particolarmente utile per il piano strategico e il processo decisionale

Passaggio 1: caricare ed esaminare i dati commerciali

• Aprire la cartella di lavoro Excel: Iniziare aprendo la cartella di lavoro Excel contenente i dati commerciali
• Rivedere i dati: Assicurarsi che i dati siano organizzati e che i campi delle date siano formattati correttamente. Ad esempio, verificare che i dati della colonna "Data ordine" siano nel formato "m/d/yyyy hh:m". Per controllare, fare clic con il tasto destro del mouse su un campo della colonna "Data ordine" e, nel pop-up che appare, fare clic sull'opzione "Formatta celle" per controllare la formattazione

via Microsoft Excel

Passaggio 2: convertire i dati in una tabella

• Selezionare i dati: Evidenziare l'intero intervallo dei dati commerciali. È possibile utilizzare lo scorciatoia da tastiera Ctrl+A o Cmd+A per selezionare tutti i dati
• Inserire la tabella:
  
  • Andare alla scheda Inserisci della barra multifunzione di Excel
  • Fare clic su Tabella. Assicurarsi che sia selezionata l'opzione "La mia tabella ha intestazioni"

Passaggio 3: Creare una tabella pivot per analizzare le vendite nel tempo

• Selezionare la tabella: Fare clic su un punto qualsiasi della tabella
• Inserisci tabella pivot
  • Andare alla scheda Inserisci
  • Fare clic su Tabella pivot
  • Scegliere NuovoFoglio per collocare la tabella pivot in un nuovo foglio
• Fare clic su OK per convertire i dati in formato tabella
• Il foglio di lavoro ha ora il seguente aspetto:

• Fare clic su OK
• Configurare la tabella pivot:
  
  • Trascinare OrderDate nell'area Righe. Excel lo raggrupperà automaticamente per anno, trimestre o mese, a seconda dei dati
  • Trascinare 'Commerciale' nell'area Valori, in modo che i campi della tabella pivot abbiano questo aspetto:

• Il foglio di lavoro visualizzerà ora i valori
• Questa configurazione consente di analizzare l'andamento delle vendite commerciali nel tempo

Passaggio 4: inserire un grafico a linee per visualizzare le tendenze

• Fare clic su un punto qualsiasi della tabella pivot
• Inserisci un grafico a linee:
  
  • Andare alla scheda Inserisci
  • Scegliere Cartogramma a linee nel gruppo Grafici
  • Il grafico visualizzerà l'andamento delle vendite nel tempo in base alla tabella Pivot, come mostrato di seguito

Passaggio 5: Aggiungere e formattare una linea di tendenza per la previsione

• Fare clic sulla linea che rappresenta l'andamento delle vendite
• Aggiungi linea di tendenza:
  
  • Fare clic con il tasto destro del mouse sulla linea e selezionare Aggiungi linea di tendenza
  • Scegliere ora le opzioni di Formattazione della linea di tendenza, come mostrato di seguito
    1. Scegliere Linear per il tipo di linea di tendenza
    2. Selezionare la casella di controllo Visualizza equazione sul grafico e Visualizza valore R-quadrato sul grafico per mostrare la formula e l'adattamento come mostrato di seguito:

• Ora è possibile vedere la Trendline come illustrata di seguito:

Passaggio 6: previsione delle vendite commerciali future

• Estendere la linea di tendenza:
  
  • Nel riquadro Formattare la linea di tendenza, estendere la linea di tendenza in avanti di '1 periodo', che in questo caso è un anno
• La linea di tendenza proietterà le vendite future sulla base dei dati storici, come mostrato di seguito

• Ora, la previsione delle vendite è data da un'equazione: y=-862746x+5E+06
• Dobbiamo risolvere questa equazione per ottenere il valore delle previsioni commerciali per l'anno 4

Ecco il significato di ciascuna parte dell'equazione:

• Sostituendo le variabili, la formula diventa ora: y=-862746(4)+5.000.000
• Questo ci dà y=1.549.016 [che è la previsione delle vendite per l'anno 4]

Passaggio 7: visualizzazione del valore commerciale previsto sul grafico

Poiché i fogli di calcolo Excel non consentono la visualizzazione diretta dei valori calcolati (come gli importi commerciali) direttamente sulla linea di tendenza sotto forma di valuta, è possibile aggiungere manualmente il valore calcolato come etichetta sul grafico

Per aggiungere l'etichetta, fare clic sulla scheda Inserisci di Excel, quindi selezionare Casella di testo.

Ora fate clic sul grafico per posizionare la casella di testo vicino alla fine della linea di tendenza e digitate il valore calcolato [$$$1.549.016] nella casella di testo, formattato come valuta, come mostrato di seguito.

Passaggio 8: revisione e salvataggio del flusso di lavoro

• Rivedere la previsione: Rivedere i dati commerciali previsti per informare il piano strategico
• Salvare la cartella di lavoro: Salvare il file Excel con un nome che indichi che contiene l'analisi dell'andamento delle vendite e il flusso di previsione

Questo flusso di lavoro vi aiuterà a gestire e analizzare i vostri dati in modo più efficiente e fornirà una solida base per prendere decisioni aziendali informate.

Con l'evolversi dei dati, potrete continuare a perfezionare e adattare il flusso di lavoro, assicurandovi che rimanga uno strumento potente nel vostro arsenale aziendale.

Leggi anche:

10 migliori modelli gratuiti di flusso di lavoro in Excel e ClickUp

Limiti di Excel per la creazione di flussi di lavoro

Pur essendo uno strumento versatile, Excel presenta dei limiti nella gestione di flussi di lavoro complessi.

• La gestione di intricate logiche di condizione può essere impegnativa, soprattutto quando si ha a che fare con variabili ed esiti multipli
• La scalabilità di Excel diventa un problema con la crescita del flusso di lavoro, con conseguente rallentamento delle prestazioni e potenziali errori
• Automazione dei flussi di lavoro **L'integrazione con sistemi esterni o il trigger di azioni al di fuori di Excel sono limitati. Questo può ostacolare l'efficienza e creare colli di bottiglia nei processi
• L'integrità dei dati e la sicurezza sono un problema quando si usa Excel per i flussi di lavoro. Errori umani, cancellazioni accidentali o accessi non autorizzati possono compromettere l'accuratezza dei dati
• Excel inoltre non dispone di funzionalità/funzione integrate di collaborazione in tempo reale, rendendo difficile per più utenti lavorare contemporaneamente su un flusso di lavoro

Spostare i flussi di lavoro di Excel negli strumenti di project management

Sebbene Excel possa essere utile, i suoi limiti diventano evidenti quando i flussi di lavoro diventano più complessi. Gli aggiornamenti manuali, le formule soggette a errori e la mancanza di visibilità sullo stato generale del progetto possono ostacolare la produttività. È ora di considerare una soluzione più robusta.

Entrare

project management

software come

ClickUp

.

Progettato per la gestione di progetti e flussi di lavoro, offre funzionalità/funzione quali dipendenza dalle attività, collaborazione in tempo reale, campi personalizzati, automazione, integrazioni e reportistica avanzata.

Passando da Excel a ClickUp, i team possono migliorare l'efficienza, la comunicazione e i risultati complessivi dei progetti.

Leggi anche: 10 esempi di flussi di lavoro e casi d'uso nel 2024

Creare e gestire i flussi di lavoro in ClickUp

ClickUp consente di creare flussi di lavoro complessi con passaggi multipli di approvazione, di monitorare lo stato e di collaborare con i membri del team in tempo reale Alternativa a Excel per aziende di tutte le dimensioni.

A differenza della struttura rigida dei flussi di lavoro di Excel, **ClickUp offre un approccio più intuitivo e flessibile

Continuiamo con l'esempio precedente di una pipeline commerciale per illustrare come lo stesso flusso di lavoro possa essere migliorato sulla piattaforma ClickUp.

Passaggio 1: Creazione di un'area di lavoro Creazione di un'area di lavoro chiamato 'Pipeline commerciale' per ospitare tutte le attività e i flussi di lavoro correlati.

Passaggio 2: Definire le fasi del flusso di lavoro

Utilizzare Vista Elenco di ClickUp per creare fasi della pipeline commerciale.

Creare un elenco per ogni fase della pipeline commerciale: Prospect, Lead qualificato, Proposta, Chiuso, Perso.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Elenco-view-gif-1400x795.gif Vista Elenco ClickUp /$$$img/

Creare un elenco per la propria pipeline commerciale nella vista Elenco di ClickUp

Utilizzare Campi personalizzati di ClickUp per catturare informazioni specifiche su ogni affare, come il nome dell'azienda, la persona di contatto, il valore dell'affare e la probabilità.

Passaggio 3: Creare e assegnare attività

Ogni opportunità commerciale diventa un'attività Attività di ClickUp **Aggiungere dettagli come le informazioni sul cliente, i contatti e le entrate previste. A differenza delle righe di Excel, le attività di ClickUp possono contenere più informazioni, tra cui date di scadenza, assegnatari e campi personalizzati [come la fase commerciale].

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Tasks-Dashboard-Image.png Attività di ClickUp /$$$img/

Aggiungete campi personalizzati, collegate attività collegate e definite attività che si adattano al vostro modo di lavorare in ClickUp Tasks

Assegnate attività ai rappresentanti commerciali e fissate date di scadenza per ogni fase. In questo modo si ottiene una visibilità e una responsabilità migliori rispetto al monitoraggio manuale in Excel.

Passaggio 4: sfruttare le dipendenze e automatizzare i flussi di lavoro

Utilizzate Dipendenze di ClickUp per collegare le attività, assicurando che un'attività debba essere completata prima che un'altra possa iniziare. Questo è più intuitivo della creazione di formule complesse in Excel.

A differenza delle limitate capacità di automazione di Excel, Automazioni di ClickUp consente di impostare regole per spostare le attività da una fase all'altra in base a criteri specifici.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-1400x865.gif Automazioni di ClickUp /$$$img/

Automatizzate i vostri flussi di lavoro in modo semplice con ClickUp Automazioni

Impostate regole per modificare automaticamente lo stato di un lead in base a criteri specifici.

Ad esempio, spostate un lead in 'Lead qualificato' quando viene compilato un determinato campo personalizzato, oppure inviate una notifica quando viene chiuso un affare.

Passaggio 5: visualizzare la pipeline

Utilizzare Vista Bacheca di ClickUp per visualizzare il flusso di lavoro, fornendo una panoramica chiara delle trattative nelle diverse fasi. Questa rappresentazione visiva del flusso di lavoro è più dinamica e informativa di un grafico statico di Excel.

Visualizzate una vista Elenco della pipeline commerciale, con colonne che rappresentano ogni fase di vendita. Trascinate e rilasciate i lead durante il loro stato.

Passaggio 5: Collaborazione e comunicazione

Aggiungete commenti alle attività, assegnatele ai membri del team e impostate notifiche per tenere tutti informati.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-1.gif ClickUp Lavagna online /$$$img/

Colmate il divario tra l'ideazione e l'esecuzione creando attività di ClickUp direttamente dalle vostre lavagne online

Utilizzo Le lavagne online di ClickUp per vedere le attività di tutti e lavorare in team. Brainstorming, aggiunta di note e raccolta delle migliori idee su una tela creativa.

Inoltre, se avete bisogno di una soluzione plug-and-play senza dover partire da zero, modelli di lavagna online sono la strada da percorrere.

Passaggio 6: analisi e reportistica

Le funzionalità di reportistica e di analisi di ClickUp forniscono approfondimenti sulle prestazioni commerciali, aiutandovi a identificare le tendenze e le aree di miglioramento. Questo va ben oltre le funzionalità di reportistica di base di Excel. I dashboard di ClickUp forniscono una panoramica in tempo reale della vostra pipeline commerciale e gli obiettivi vi aiutano a monitorare lo stato di avanzamento dei traguardi.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-2.gif Dashboard di ClickUp /$$$img/

Visualizzate chiaramente lo stato di avanzamento dei progetti, monitorate le scadenze, gestite le attività e vedete chi sta lavorando su cosa in tempo reale sulle dashboard di ClickUp

Vantaggi dell'utilizzo di ClickUp per la gestione dei flussi di lavoro

Come avete visto nell'esempio della pipeline commerciale, seguendo una semplice sequenza, potete creare rapidamente un flusso di lavoro dinamico ed efficiente in ClickUp, ottenere aggiornamenti in tempo reale e collaborare in modo efficiente con i vostri team.

Vediamo altre funzionalità e strumenti che aiutano a semplificare il processo di creazione dei flussi di lavoro in ClickUp.

Integrazioni

Integrazioni di ClickUp con i vostri strumenti preferiti, come email, Slack e Google Drive, eliminando così i silos di dati e semplificando la comunicazione.

Gli aggiornamenti in tempo reale eliminano i problemi di controllo delle versioni. ClickUp si aggiorna automaticamente, assicurando che tutti vedano le ultime modifiche all'istante. Non dovrete più chiedervi se state lavorando sulla versione più recente del vostro flusso di lavoro.

Scalabilità

I flussi di lavoro di Excel possono talvolta rallentare il computer. ClickUp, invece, è costruito per la scalabilità e gestisce con facilità anche i processi più intricati e complessi. Man mano che il vostro team e i vostri progetti crescono, ClickUp si scalerà senza sforzo, mantenendo i vostri flussi di lavoro funzionanti come un orologio.

Sicurezza dei dati

La sicurezza non dovrebbe essere un pensiero secondario. Sicurezza di ClickUp offre solide funzionalità/funzione di sicurezza per mantenere al sicuro i vostri dati importanti, tra cui controlli di accesso granulari e crittografia di livello aziendale.

Assistente IA ClickUp Brain l'assistente IA di ClickUp è come avere un assistente personale per i flussi di lavoro. **Può analizzare i flussi di lavoro esistenti, individuare i colli di bottiglia e suggerire miglioramenti

Per istanza, se si utilizza una pipeline commerciale in ClickUp, Brain può identificare le fasi che richiedono più tempo, suggerire l'automazione delle attività ripetitive o unire alcune fasi per renderle più efficienti. È come avere un coach guidato dai dati per i vostri flussi di lavoro.

Immaginate di assegnare automaticamente le attività in base allo stato di avanzamento o di avvisare gli stakeholder quando sono necessarie le approvazioni: ClickUp Brain rende semplice l'automazione di attività e processi ripetitivi.

Modelli di ClickUp

ClickUp dispone di un'estesa libreria di modelli di flusso di lavoro precostituiti che consentono di avviare qualsiasi progetto.

Modello di piano di lavoro ClickUp per la lavagna online

Utilizzando il modello Modello di lavagna online del piano di lavoro di ClickUp , **si possono definire chiaramente gli obiettivi, i traguardi e le scadenze del progetto e suddividere le attività in componenti gestibili

Questo modello vi aiuta a organizzare e dare priorità alle attività con la facilità del drag-and-drop, ad assegnare facilmente le responsabilità ai membri del team e a visualizzare lo stato di avanzamento con aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle attività.

Ecco come iniziare a usare questo modello:

• Innanzitutto, cliccate su Aggiungi modello per iscrivervi a ClickUp e aggiungere il modello alla vostra area di lavoro. Assicuratevi di specificare a quale spazio o posizione dell'area di lavoro volete che sia applicato questo modello
• Quindi, invitare i membri o gli ospiti rilevanti nell'area di lavoro per iniziare a collaborare
• Creare attività per monitorare ogni passaggio del flusso di lavoro e organizzare le attività in categorie in base alla priorità e alla Sequenza
• Quindi, utilizzare la vista Lavagna online per mappare visivamente le attività e gli stati di avanzamento e collaborare con le parti interessate per fare brainstorming di idee e creare contenuti
• È possibile impostare notifiche per rimanere aggiornati sui progressi, organizzare riunioni periodiche per discutere lo stato di avanzamento ed eventuali problemi e monitorare e analizzare le attività per aumentare la produttività

Modello di flusso del processo ClickUp

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-14.png Visualizzate, documentate e monitorate i passaggi di un processo con il modello di flusso del processo ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6319330&\_gl=1\*11cssvx\*\_gcl\au\*MTk0NjM3NTU4OS4xNzIzMTAyMDA4 Scarica questo modello /$$$cta/ Modello di flusso dei processi di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a visualizzare i processi in modo rapido e semplice. È in grado di organizzare i team attorno ai progetti con elenchi di attività, liste di controllo e commenti, e di monitorare lo stato di avanzamento per assicurarsi che tutto sia completato come da piano

L'utilizzo di un modello di flusso di processo consente di migliorare la chiarezza e la comprensione del processo, di identificare più facilmente i colli di bottiglia e le inefficienze e di migliorare la comunicazione e la collaborazione all'interno del team.

Che si tratti di creare un nuovo processo o di snellirne uno esistente, questo modello di flusso di lavoro è la soluzione ideale!

Leggi anche:

Creare un diagramma del flusso di lavoro: Una guida passo a passo

Andare oltre i fogli di calcolo per ottimizzare il flusso di lavoro con ClickUp

Per decidere con cognizione di causa quali siano i migliori strumenti per il flusso di lavoro del vostro team, è necessario conoscere i fondamenti della creazione di un flusso di lavoro.

Excel può essere utile, ma presenta dei limiti per quanto riguarda i processi complessi, la collaborazione e la scalabilità. Comprendendo i principi fondamentali della progettazione dei flussi di lavoro ed esplorando alternative come ClickUp, potrete aumentare la produttività del vostro team e ottenere risultati migliori.

Con la sua interfaccia intuitiva, le sue funzionalità/funzione, i suoi strumenti potenti e la sua collaborazione senza soluzione di continuità, ClickUp può trasformare il modo in cui gestite i vostri flussi di lavoro.

Scoprite come questa piattaforma innovativa può aiutarvi a semplificare le attività e i processi, ad aumentare l'efficienza e a raggiungere gli obiettivi aziendali.

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