Come implementare il Lean Project Management

In qualità di project manager, probabilmente conoscete già la difficoltà di alcuni problemi, come la gestione delle attività in ritardo senza sentirsi sopraffatti e senza esercitare una pressione eccessiva sul team.

Da fare centinaia di cose contemporaneamente per garantire una consegna puntuale, avete bisogno di strategie pratiche per gestire il carico di lavoro.

Il Lean project management consiste nel lavorare in modo più intelligente anziché più difficile. Si concentra sull'efficienza e sulla riduzione degli sprechi. A differenza del project management tradizionale, che prevede fasi fisse, questo approccio enfatizza la flessibilità e l'adattamento, offrendo un maggiore controllo sui risultati del progetto.

Oltre ad Agile, Lean è una delle metodologie di project management più diffuse oggi. In cosa si differenziano? Una è probabilmente migliore dell'altra?

Esploriamo rapidamente le differenze tra Lean e Agile project management prima di approfondire la prima e la sua implementazione.

Lean vs. Agile project management

Entrambi Lean e Agile project management si applicano principalmente allo sviluppo di software, alla produzione, alla produttività e all'IT.

Il project management snello richiede di ottenere il massimo da ciò che si ha a disposizione. Esamina costantemente il modo in cui vengono terminate le cose per trovare e eliminare i passaggi non necessari, assicurandosi che il prodotto finale sia di valore per il cliente.

Agile, tuttavia, comprende che i piani del progetto non sono incastonati nella pietra. I project manager agili sanno che i piani possono deragliare e sono abili nel gestire le mutevoli richieste del progetto. Consegnano i progetti in piccoli pezzi iterativi, testando e modificando costantemente il loro approccio in base al feedback dei clienti per rendere il progetto un esito positivo.

Comprendere il Lean Project Management

Il project management snello non si limita a risparmiare denaro e risorse. Utilizza la perfetta quantità di strumenti e manodopera per fornire esattamente ciò di cui il cliente ha bisogno nel momento in cui ne ha bisogno. Si tratta di utilizzare il numero giusto di persone e di strumenti da fare per terminare il lavoro.

Eliminando gli sprechi nei processi (come i periodi di attesa o le funzionalità/funzioni non necessarie), il Lean vi aiuta:

• ridurre i costi e la Sequenza dei progetti
• Aumentare la soddisfazione dei clienti attraverso un servizio migliore
• Sfruttare il potenziale del team con aumento della produttività e dell'efficienza
• Ottenere una visibilità cristallina del progetto a livello di team
• Fornire lavori di qualità superiore con maggiore valore per il cliente
• Padroneggiare l'arte di prioritizzare le attività in modo efficace

Vediamo ora i principi fondamentali che rendono il project management Lean così efficace.

Pilastri del Lean

Indipendentemente dal luogo in cui si utilizza il Lean, il principio fondamentale rimane lo stesso: fornire il massimo valore eliminando i processi che comportano sprechi.

Ma cosa sono gli sprechi?

Il Lean utilizza tre termini chiave giapponesi, Muda, Mura e Muri, sviluppati dal Toyota Production System, per identificare gli sprechi. Vediamo di analizzarli.

• i Muda [無駄] sono tutte le attività che assorbono risorse senza aggiungere nulla al cliente. Trattenere un lavoro incompiuto, produrre troppo o creare difetti sono esempi lampanti. Immaginate di preparare un panino per un amico. Tagliare tutte le verdure e usarne solo la metà sarebbe Muda
• Mura [むら] si riferisce a disomogeneità nel flusso di lavoro, come carichi di lavoro sbilanciati. Pensate alla fila al negozio: un minuto prima è veloce, quello dopo è lenta. Mura crea ritardi e frustrazione per tutti i soggetti coinvolti
• il Muri [無理] è sovraccaricare il team o le attrezzature per raggiungere traguardi irrealistici. È come spingere una macchina oltre la sua capacità. Muri può risultare in burnout ed errori

Supponiamo che il team abbia sette programmatori che lavorano su funzionalità/funzione, ma solo tre tester che controllano il loro lavoro. Questo crea un collo di bottiglia in cui le funzionalità/funzione si accumulano in attesa di essere testate, sovraccaricando i tester. Affrontando tutte e tre le M, è possibile semplificare il flusso di lavoro e raggiungere la massima efficienza.

Come il Project Management Institute [PMI] incoraggia l'adozione del Lean per flussi di lavoro efficienti

Il Project Management Institute [PMI] è l'associazione professionale leader a livello mondiale per il project management. Fondato nel 1969 serve oltre 3 milioni di professionisti in quasi tutti i Paesi.

Il PMI riconosce che il Lean è uno strumento efficace per aumentare l'efficienza dei progetti e fornire valore. Ecco come il PMI promuove la cultura Lean:

• **Il PMI ha incorporato i principi chiave del Lean, come l'eliminazione degli sprechi e la massimizzazione dell'apprendimento, nei suoi framework e best practice per il project management. Considerateli come efficienza preinstallata per i vostri progetti
• **Il PMI sostiene l'applicazione del pensiero snello in tutti i progetti. Costruire un grattacielo? Sviluppare un'app all'avanguardia? Il Lean può aiutarvi a fornire il massimo valore, indipendentemente dal progetto
• Risorse Lean del PMI: Il PMI offre risorse di apprendimento, webinar e programmi di formazione specifici sull'implementazione dei principi Lean nel project management. Questo fornirà a voi e al vostro team le conoscenze e le competenze necessarie per adottare una mentalità Lean e ottimizzare realmente i vostri processi
• Certificazione Lean: Il PMI offre certificazioni specializzate, come il PMI Agile Certified Practitioner [PMI-ACP], che riconoscono la competenza nelle metodologie Agile e Lean per la gestione dei progetti

Il PMI ritiene che gli strumenti di project management Lean siano un elemento chiave per incrementare le prestazioni dei progetti e fornire il massimo valore ai clienti. I loro programmi di formazione e certificazione forniscono ai professionisti del progetto gli strumenti necessari per utilizzare le metodologie Lean principi del project management e ottenere risultati positivi per il progetto.

La metodologia Lean e il metodo Toyota

Sapete già che la metodologia Lean non è stata formulata come teoria in laboratorio. È stata una soluzione pratica alle esigenze e ai problemi del mondo reale affrontati dalle aziende Sistema di produttività Toyota *[TPS] .

Dopo la Seconda Guerra Mondiale, le risorse del Giappone erano limitate. La Toyota doveva essere efficiente con materiali e forza lavoro al limite. Iniziarono a ripensare i processi produttivi tradizionali. Taiichi Ohno, ingegnere industriale della Toyota , ha sviluppato i principi fondamentali del Lean. La sua attenzione era rivolta principalmente a fornire valore al cliente e a eliminare tutto ciò che non contribuiva, cioè gli sprechi.

Ma non tutti gli sprechi sono uguali. Esistono diversi modi per classificare i Muda nel project management snello.

• i Muda di tipo 1 sono attività ancora necessarie per completare il progetto. Ne sono un esempio le ispezioni di sicurezza o le procedure di conformità alle normative. Anche se non aggiungono direttamente valore al prodotto, non possono essere cancellate del tutto
• i Muda di tipo 2 sono attività che dovrebbero essere cancellate perché non aggiungono alcun valore. Esempi sono le riunioni inutili, le comunicazioni poco chiare che portano a rilavorazioni o le attese dovute a un piano scadente

Un altro principio fondamentale che integra questo approccio è il Kaizen, la filosofia giapponese del miglioramento continuo. Si tratta di analizzare costantemente i processi, identificare le aree di riduzione degli sprechi e cercare sempre di essere più efficienti.

Nel 1990, James Womack ha pubblicato il suo libro ' La macchina che ha cambiato il mondo ' ha reso popolare il termine e ha contribuito a diffondere i principi Lean e Kaizen di Toyota al di là dell'industria automobilistica.

I cinque principi chiave e le fasi del Lean Project Management

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-368.png I cinque principi chiave /$$$img/

via PMI Il project management snello non è una soluzione rapida; è un viaggio che si svolge in cinque fasi, note anche come le cinque fondamentali della metodologia Lean .

1. Definire il valore

Prima di costruire qualcosa, è necessario capire cosa significa "valore" per il vostro cliente.

Supponiamo di essere un team di sviluppo software che sta costruendo una nuova app per il fitness. Il "valore" è quello di un fantasioso tracker di calorie o quello di un'app semplice e user-friendly che aiuti le persone a rimanere motivate? Parlate con i potenziali utenti, raccogliete feedback e definite quali funzionalità/funzione sono veramente importanti per i loro obiettivi di fitness.

2. Mappare il flusso di valore

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-369.png Mappa del flusso di valore /$$$img/

via PMIMappatura del flusso di valori : Analizzare ogni passaggio coinvolto nella fornitura di quel valore. Identificare e eliminare ogni spreco muda*.

Supponiamo che il processo di sviluppo del vostro progetto app comporti molteplici revisioni del design e lunghe revisioni del codice. Questo può portare a colli di bottiglia e ritardi. Mappate l'intero processo, identificate i passaggi che non contribuiscono direttamente al miglioramento dell'app (come le troppe revisioni del progetto) e semplificate il flusso di lavoro.

3. Creare il flusso

Pensate al vostro progetto come a una catena di montaggio. Organizzate le attività che aggiungono valore in un flusso continuo e regolare.

Per istanza, scomponete lo sviluppo dell'app in attività più piccole e gestibili. Utilizzate quadri Kanban per visualizzare il flusso di lavoro, dare priorità alle attività e identificare eventuali ostacoli che potrebbero rallentare lo stato.

4. Stabilire il pull

Rispondere alla domanda effettiva dei clienti, non alle tendenze o alle previsioni. Produrre solo ciò che è necessario quando è necessario.

**Ad esempio, fate le cose un passaggio alla volta. Invece di cercare di fare tutto in una volta, rilasciate prima un prodotto minimo vitale (minimum viable product) e raccogliete i feedback. Utilizzate il feedback per capire su quale funzionalità/funzione dell'app dovete lavorare successivamente. In questo modo, vi assicurerete di costruire funzionalità/funzione che le persone desiderano davvero ed eviterete di perdere tempo con campanelli e fischietti.

5. Cercare la perfezione

Il miglioramento continuo è il cuore del lean e l'efficienza è il suo cervello. Cercate sempre di semplificare i processi del progetto.

Ad esempio,, discutete regolarmente con il team per determinare cosa funziona bene nell'app e cosa deve essere migliorato. Incoraggiate i membri del team a proporre nuove idee per migliorare l'app, non importa quanto piccole. Continuate a modificare il flusso di lavoro per migliorare la velocità, l'efficienza e l'accuratezza per il futuro.

Lean vs. Agile vs. Scaled Agile vs. Lean Six Sigma

Lean, Agile e Scaled Agile si concentrano sul miglioramento, ma differiscono nei loro traguardi. Lean affronta gli sprechi in tutti i processi; Agile si basa sull'adattamento alle mutevoli esigenze dei progetti; Scaled Agile coordina le pratiche Agile per i grandi progetti. Lean Six Sigma fonde l'attenzione alla minimizzazione degli sprechi di Lean con l'analisi statistica di Six Sigma per ottimizzare i processi esistenti.

Diamo un'occhiata più da vicino a queste differenze.

Analizziamo ciascuno di questi modelli e impariamo ad applicarli.

1. Lean project management

**La gestione snella si concentra sull'evitare gli sprechi e sulla massimizzazione del valore personalizzato per il cliente

• Esempio: Un ospedale implementa il lean per semplificare i processi di accettazione dei pazienti, riducendo i tempi di attesa e migliorando la soddisfazione dei pazienti
• Perché scegliere il Lean: È ottimo per progetti con una chiara proposta di valore e modifiche minime dei requisiti. Il Lean è in grado di migliorare i flussi di lavoro e di ottenere il massimo da progetti ben definiti

2. Agile project management

L'agilità riguarda l'adattabilità e la risposta alle mutevoli esigenze dei clienti **attraverso cicli di sviluppo brevi e flessibili

• Esempio: Un team di sviluppo software utilizza Agile per sviluppare una nuova app per dispositivi mobili. Raccolgono i feedback degli utenti dopo ogni sprint e adattano le funzionalità/funzione in base a tali feedback
• Perché scegliere Agile: Eccellente per progetti con requisiti in evoluzione o risultati incerti. L'Agile consente di modificare la rotta in base a nuove informazioni, rendendolo perfetto per progetti in ambienti mutevoli

3. Scaled agile project management

Assicurarsi che i grandi team e progetti di un'azienda lavorino insieme, attenendosi ai principi Agile

• Esempio: Una grande banca implementa un framework agile scalato [come SAFe] per gestire lo sviluppo di una nuova piattaforma bancaria online tra più team
• Perché scegliere lo scaled agile: Quando si hanno grandi progetti con molti team e parti in movimento, è necessario un modo per gestire il tutto. I metodi Agile tradizionali potrebbero non bastare, quindi è necessario adattarsi e scalare per far sì che tutto funzioni senza intoppi

4. Lean Six Sigma

Un approccio basato sui dati che combina i principi Lean di riduzione degli sprechi con l'attenzione di Six Sigma alla riduzione dei difetti e al miglioramento dei processi. Utilizza il ciclo DMAIC [Define-Measure-Analyze-Improve-Control] per il miglioramento continuo.

• Esempio: Un'azienda manifatturiera utilizza il Lean Six Sigma per identificare ed eliminare i difetti nella linea di produzione, riducendo gli sprechi e migliorando la qualità dei prodotti
• Perché scegliere Lean Six Sigma: È ideale per i processi esistenti che devono essere ottimizzati per migliorare la qualità. L'approccio basato sui dati facilita l'individuazione dei problemi e il monitoraggio dello stato

Quale scegliere?

Avete bisogno di un modello di project management che soddisfi le vostre esigenze. Ecco come definire le vostre esigenze:

• Ambito e requisiti del progetto: Per progetti ben definiti con cambiamenti minimi, Lean potrebbe essere la soluzione migliore. Per progetti con requisiti mutevoli, Agile è più adatto
• Dimensioni e complessità del progetto: Per progetti complessi e di grandi dimensioni con più team, Scaled Agile fornisce un quadro di coordinamento
• **Se gli obiettivi principali sono la riduzione degli errori e il miglioramento dell'efficienza, Lean Six Sigma è la scelta migliore

A volte, un approccio ibrido che combina elementi di diversi processi di project management può essere la strategia più efficace per il vostro piano di project management.

Implementare il Lean nel mondo reale

La semplice scelta di un metodo di project management non garantisce l'esito positivo, sia esso Agile o Lean. Per gestire efficacemente i progetti che utilizzano questi approcci, è necessario un approccio project management un software che offra funzioni specifiche:

• Task e project management: Dovete essere in grado di suddividere progetti complessi in passaggi gestibili, ben definiti, misurabili e tracciabili. Il software deve gestire la creazione, l'assegnazione e il monitoraggio delle attività per i progetti
• Automazione del flusso di lavoro: Automazione delle attività ripetitive per semplificare il flusso di lavoro e liberare il tempo del team
• Collaborazione a distanza: Promozione della comunicazione e della collaborazione senza sforzo all'interno del team, anche se non ci si trova nella stessa posizione
• Flessibilità di integrazione: Integrazione con altri strumenti utilizzati dal team per evitare silos di informazioni e mantenere tutto centralizzato Metodologie di project management non hanno una dimensione unica. I team possono utilizzare Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma o anche un approccio ibrido, a seconda del progetto.

Esploriamo alcuni strumenti e metodologie Lean:

• Kanban: Un sistema visivo di gestione del flusso di lavoro che utilizza schede e tabelloni per rappresentare lo stato attuale delle attività; questo permette ai team di vedere chiaramente il proprio flusso di lavoro, identificare le aree in cui le attività si bloccano e migliorare l'efficienza complessiva
• PDCA [Plan-Do-Check-Act]: Approccio ricorrente utilizzato per la risoluzione dei problemi e il miglioramento continuo, il PDCA prevede quattro passaggi: pianificare [definire il problema e sviluppare una strategia di miglioramento], fare [implementare la strategia], controllare [valutare i risultati della strategia] e agire [prendere provvedimenti in base alla valutazione]]
• Mappatura del flusso di valori: Tecnica utilizzata per documentare, analizzare e migliorare il flusso di materiali e informazioni all'interno di un processo: il VSM aiuta a identificare le aree di spreco e le opportunità di miglioramento
• Ottimizzazione del flusso di lavoro: Il processo di identificazione e cura dei colli di bottiglia in un flusso di lavoro per migliorare la produttività. Strumenti come le bacheche Kanban, i cicli PDCA e la mappatura del flusso di valore possono essere utilizzati per l'ottimizzazione del flusso di lavoro

In che modo queste metodologie sono utili nello specifico per lo sviluppo del software? L'approccio Lean può essere applicato allo sviluppo del software in vari modi:

• Sviluppo software agile: Un approccio flessibile allo sviluppo del software che si concentra sul lavoro di squadra, sull'adattabilità e sul miglioramento continuo
• DevOps: Un insieme di pratiche che unisce lo sviluppo del software (Dev) e le operazioni IT (Ops) per migliorare la velocità e la qualità della consegna del software
• Scrum: Un framework agile che utilizza brevi sprint [cicli di sviluppo] e revisioni regolari per consegnare il software in modo flessibile

Il Lean supporta i lavori di miglioramento continuo aumentando l'efficienza e la produttività, riducendo gli sprechi e i costi, migliorando la soddisfazione dei clienti e coinvolgendo i dipendenti in modo produttivo.

Nel 2009 i ricercatori hanno studiato un piccolo team di sviluppo di software alla BBC Worldwide di Londra per verificare l'efficacia dei metodi Lean. Hanno esaminato il lavoro del team, le attività e le riunioni, intervistando i membri del team e snocciolando numeri

Dopo un anno di implementazione del Lean, le cose andavano molto meglio: I rilasci di software erano più veloci del 37% e più coerenti [47% di miglioramento], e i clienti trovavano il 24% di bug in meno.

Rilasci più rapidi, concentrati su ciò che i clienti apprezzavano di più, significavano anche meno rischi legati ai cambiamenti tecnologici o ai mutamenti del mercato.

Sebbene questo studio sia stato terminato anni fa, dimostra che il Lean è un modello di project management che vale la pena di provare, soprattutto in considerazione dell'enorme risparmio di tempo e di costi che può usufruire.

Da fare per iniziare con il Lean? Esistono diverse piattaforme o combinazioni di strumenti che si possono utilizzare.

Ma qual è il migliore?

Sebbene non esista una risposta univoca, perché ogni team ha una serie di flussi di lavoro e requisiti unici, la adattabilità è la chiave. Fortunatamente, avete a disposizione ClickUp , una piattaforma di project management che può aiutare a cambiare metodologia in base alle esigenze del progetto e del team. In questo modo il team può concentrarsi su ciò che conta: realizzare progetti dall'esito positivo.

Ecco come ClickUp può semplificare il project management Lean per voi:

1. Utilizzo di strumenti di visualizzazione

ClickUp vi fornisce strumenti potenti per integrare perfettamente i principi Lean e Agile nel flusso di lavoro del project management.

Kanban

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUps-Kanban-Bacheca-View-gif.gif Vista Bacheca Kanban di ClickUp /$$$img/

Visualizzate una panoramica delle fasi del progetto nella vista Bacheca di ClickUp

Creare immagini ClickUp Kanban Boards con le Bacheche che rappresentano le fasi del progetto [come 'Da fare', 'In corso', 'In revisione', 'Terminato' ]. Spezzare le attività più grandi in attività secondarie più piccole e gestibili all'interno di ogni sezione. In questo modo il flusso di lavoro è organizzato e tutti i membri del team capiscono i loro ruoli e le loro responsabilità.

Trascinate le attività tra le Bacheche per visualizzare lo stato del flusso di lavoro e stabilire le priorità. Usate i codici colore per evidenziare le attività urgenti o quelle che richiedono impostazioni specifiche.

Impostazione dei limiti di lavoro in corso (WIP) per ogni fase per evitare colli di bottiglia e garantire un flusso regolare. Il WIP limita il numero di attività che possono essere fatte in una determinata fase in un dato momento. Questo aiuta a prevenire che i team assumano troppo lavoro in una sola volta, assicurando che le attività vengano terminate attraverso il flusso di lavoro senza rimanere bloccate.

PDCA ´[Plan-Do-Check-Act´]

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-370.png Attività di ClickUp /%img/

Impostare i punti dello sprint all'interno di ClickUp Tasks e assegnarli ai rispettivi membri del team

Utilizzare Attività di ClickUp e Campi personalizzati di ClickUp per unire il PDCA al flusso di lavoro del project management Lean. Ecco come fare:

• Piano: Definite gli obiettivi del vostro progetto e suddivideteli in attività attuabili all'interno di ClickUp Tasks. Assegnate le attività a specifici membri del team, fissate le date di scadenza e stabilite chiare aspettative aggiungendo chiare dipendenze
• Da fare: Assegnate le attività ai membri del team, fissate scadenze realistiche e monitorate lo stato in tempo reale grazie all'interfaccia intuitiva di ClickUp. Utilizzate funzionalità/funzione comedipendenza delle attività per assicurarsi che le attività siano completate nell'ordine corretto ed evitare blocchi
• Durante questa fase, le capacità di raccolta dati di ClickUp diventano fondamentali. Creare campi personalizzati specifici per il progetto per raccogliere dati preziosi sulle prestazioni. Questi dati possono includere la durata ciclo, la percentuale di difetti o le metriche di soddisfazione dei clienti
• I dati sono utili solo se vengono analizzati e agiti. ClickUp facilita la collaborazione e la condivisione delle conoscenze. UtilizzoClickUp Assegnazione di commenti oDocumenti di ClickUp per registrare i risultati chiave, individuare le aree di miglioramento e fare brainstorming sulle soluzioni come team. La documentazione dell'apprendimento garantisce un miglioramento continuo all'interno del vostro teamdel ciclo di vita del project management #### Mappatura del flusso di valore

La Mappa del flusso di valore (VSM) è uno strumento utile per identificare gli sprechi e ottimizzare i processi. Tuttavia, la creazione di un VSM chiaro e attuabile può essere una sfida.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-371.png ClickUp Mappe mentali /$$$img/

Creare mappe mentali in ClickUp per visualizzare il flusso di valore del progetto e adottare passaggi per ridurre gli sprechi

Creare un brainstorming e mappare visivamente l'intero flusso di valore del progetto, identificando tutti i passaggi coinvolti nella fornitura di valore al cliente. Mappe mentali di ClickUp sono perfette per catturare tutte le idee e i passaggi coinvolti nel flusso di valore. Iniziate creando un nodo centrale che rappresenti il valore finale consegnato al cliente.

Quindi, ramo per mappare tutti i processi, i sottoprocessi e le attività a monte che contribuiscono a fornire quel valore.

Utilizzate i nodi secondari per rappresentare le decisioni, le approvazioni, i passaggi o qualsiasi altro passaggio che contribuisca al flusso di lavoro complessivo. Il codice colore può aiutare a differenziare i diversi tipi di attività o i reparti coinvolti.

Creare un'area dedicata Lavagna online ClickUp per mappare in modo collaborativo lo stato attuale e lo stato futuro desiderato del vostro flusso di valore. Abbiamo un ottimo modello per questo, così non dovrete partire da zero.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-372.png Create il flusso di valore più ottimizzato per il vostro prodotto o servizio con il modello di lavagna online per la mappa del flusso di valore automatizzata di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-211250269&department=other Scarica questo modello /$$$cta/ Modello di lavagna online della Mappa del flusso di valore automatizzata di ClickUp è l'unico strumento per semplificare l'analisi del flusso di valore:

• Stati personalizzabili: Monitoraggio dello stato di ogni passaggio del flusso di valore con stati personalizzati. Ciò consente di avere un quadro chiaro della situazione e di individuare eventuali colli di bottiglia
• Ricco di dati con i campi personalizzati: Andate oltre i VSM di base. Utilizzate nove campi personalizzati progettati specificamente per la mappatura dei flussi di valore. Acquisite informazioni vitali come durata ciclo, tempi di lavorazione e tempo di valore aggiunto per ogni passaggio. Questi dati diventano blocchi per un approccio al miglioramento dei processi basato sui dati
• La vista Lavagna online fornisce una tela visiva per mappare l'intero flusso di valore, consentendo di visualizzare il quadro generale e di identificare potenziali aree di miglioramento. Passate alla visualizzazione Processi per una ripartizione dettagliata di ogni passaggio, completata da campi personalizzati per acquisire dati granulari
• Potere del project management: Usate le reazioni ai commenti per fornire feedback, incoraggiate la modifica collaborativa per gli aggiornamenti in tempo reale e implementate le automazioni per facilitare le attività legate all'analisi del VSM
• Miglioramenti basati sull'IA: Sfrutta i vantaggi diClickUp Brainfunzioni /IA che aiutano l'analisi dei dati all'interno del VSM, semplificando ulteriormente il flusso di lavoro e fornendo informazioni ancora più approfondite

Ottimizzazione del flusso di lavoro

Combinare Automazioni di ClickUp con ClickUp dashboard per automatizzare le attività e generare report approfonditi su qualsiasi attività, milestone o obiettivo da raggiungere, ottimizzando così il flusso di lavoro.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-45.gif Automazioni di ClickUp /$$$img/

Creare automatismi personalizzati con ClickUp Automazioni

Le Automazioni di ClickUp consentono di impostare regole personalizzate per automatizzare attività ripetitive nei progetti. Ecco alcuni esempi:

• **Quando un'attività viene completata in un Elenco, viene automaticamente spostata nell'Elenco successivo sulla lavagna Kanban. In questo modo il flusso di lavoro scorre senza intoppi e tutti i membri del team sanno quali sono le attività da svolgere successivamente
• Assegnare revisori: Assegnare automaticamente le attività da revisionare a membri specifici del team o a gruppi una volta che un'attività raggiunge una fase designata del flusso di lavoro. Questo semplifica il processo di revisione ed evita i colli di bottiglia
• Impostazione di date di scadenza basate sulle dipendenze: Impostazione automatica di date di scadenza per attività dipendenti basate sulla data di completamento di un'attività principale. In questo modo si garantisce una sequenza realistica del progetto e si evitano ritardi
• Assegnazione automatica in base alle competenze: Quando viene creata una nuova attività con requisiti specifici di competenze, assegnatela automaticamente al membro del team con le competenze più rilevanti
• Creazione di attività ricorrenti: Automazione della creazione di attività ricorrenti, come riunioni settimanali del team o reportistica mensile.
• ClickUp offre una libreria di oltre 100 automazioni precostituite che affrontano gli scenari più comuni del flusso di lavoro. Questi modelli possono essere facilmente personalizzati o utilizzati come ispirazione per creare le proprie automazioni

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-46.gif Dashboard di ClickUp /$$$img/

Creare dashboard personalizzati per misurare KPI specifici dei membri del team all'interno di ClickUp Dashboard

I ClickUp Dashboard fungono da centri di comando personalizzabili per visualizzare in tempo reale i vostri dati project management . Grazie alla funzione drag-and-drop, è possibile costruire dashboard specifici per le proprie esigenze, visualizzando metriche chiave e approfondimenti per aiutare a identificare le aree di miglioramento.

È possibile creare dashboard per i seguenti scopi:

• Analisi del pannello Kanban: Monitoraggio del numero di attività in ciascuna fase del pannello Kanban nel tempo. Identificare i colli di bottiglia visualizzando dove le attività si bloccano e richiedono più tempo del previsto
• Gestione del carico di lavoro: Monitorare il carico di lavoro dei membri del team visualizzando il numero di attività assegnate a ciascun individuo. Questo aiuta a garantire un'equa distribuzione del lavoro e a prevenire il burnout
• Valutazione dei tassi di completamento delle attività: Analizzare la percentuale di attività completate in tempo o in ritardo. Questo aiuta a identificare le aree in cui le scadenze vengono costantemente mancate e consente di modificare le sequenze dei progetti o l'allocazione delle risorse
• Monitoraggio del tempo di ciclo: Misurare la durata media del passaggio delle attività da una fase all'altra del flusso di lavoro. Questo aiuta a identificare le inefficienze e le opportunità di snellimento dei processi
• Grafici di burn down: Visualizza il carico di lavoro rimanente per un progetto nel tempo. Tracciano lo stato di avanzamento degli obiettivi del progetto e identificano i potenziali blocchi che potrebbero impedire il completamento nei tempi previsti

2. Utilizzo di soluzioni di project management Lean per lo sviluppo di software

Le numerose soluzioni di project management di ClickUp consentono di stabilire metodi flessibili per la gestione dello sviluppo del software nella vostra organizzazione.

Sviluppo software agile

Vediamo prima di tutto ClickUp Agile Project Management Software , appositamente creato per i team Agile che desiderano utilizzare strumenti Agile-first insieme ad altri.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-373.png ClickUp Agile Project Management Software /$$$img/

Creare flussi di lavoro personalizzabili in ClickUp Agile Project Management Software

Ecco come utilizzare ClickUp per le metodologie agili:

• Usare gli strumenti di IA di ClickUp Brain: Creare documentazione tecnica nei documenti e lasciare che l'IA la scriva, la riformuli, la modifichi, la riepiloghi/riassuma e la corregga. Generare modelli da fare per qualsiasi attività e impostare automazioni al loro interno in modo che il lavoro venga assegnato senza soluzione di continuità
• Gestire e valutare gli arretrati: Utilizzare campi personalizzati e formule per misurare l'impatto e i compromessi di problemi, idee di prodotto e nuove funzionalità, in modo da poter stabilire priorità più intelligenti
• Visualizzare i flussi di lavoro: Usare visualizzazioni flessibili comeVista Gantt di ClickUp,Vista Bacheca, oppureSequenza visualizzata e assegna date di scadenza, imposta livelli di priorità, traccia con stati personalizzati
• Automazione della reportistica: Impostazione diObiettivi di ClickUp e KPI per tracciare lo stato di avanzamento dei progetti

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-374.png Obiettivi di ClickUp /$$$img/

Raggiungi le tue attività con il monitoraggio automatico dello stato di avanzamento con ClickUp Obiettivi

La reportistica automatica consente ai team di software di tenere aggiornati gli stakeholder senza alcun intervento manuale. Monitorate il vostro stato utilizzando traguardi numerici, finanziari, binari e basati sulle attività. Combinate le attività di vari team per creare obiettivi, come traguardi di sprint o obiettivi commerciali settimanali

• Utilizzare modelli: Utilizzate oltre 1000 modelli precostituiti per Agile, Lean, DevOps, Scrum, Sprints, sviluppo del prodotto o qualsiasi altro caso d'uso che vi venga in mente

Per istanza, il modello Modello per il project management agile di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a implementare efficacemente le pratiche Agile.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUp-Agile-Project-Management-Template.png Implementate efficacemente le metodologie Agile con ClickUp Agile Project Management Modello https://app.clickup.com/signup?template=t-38584401&department=pmo Scarica questo modello /$$cta/

Utilizzate questo modello per:

• Streamlineare le richieste in arrivo utilizzando unModulo ClickUp. Catturate tutti i dettagli rilevanti e incanalateli nel vostro backlog
• Scegliete tra una Bacheca Kanban o Sprints per gestire ed eseguire il lavoro. Visualizzate lo stato di avanzamento e mantenete le attività in corso
• Condurre riunioni Agile regolari per rivedere le prestazioni degli sprint e migliorare continuamente i processi

DevOps Integrazioni ClickUp connette tutti i vostri strumenti esterni in un unico posto per creare il perfetto hub di project management agile.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-375.png Integrazioni ClickUp /$$$img/

Integrare ClickUp e GitHub per monitorare le richieste di pull, i bug, i rami e i commit con le integrazioni ClickUp

Per istanza, il file Integrazione ClickUp-GitHub vi aiuta a:

• Vedere tutte le attività di GitHub relative a qualsiasi attività direttamente all'interno di ClickUp
• Collegare richieste pull, commit e rami alle attività GitHub
• Aggiornare lo stato delle attività in GitHub; nel frattempo, ClickUp aggiorna lo stesso sul vostro flusso di lavoro

Scrum

È inoltre possibile impostare Sprints di ClickUp in Vista Bacheca e applicare la metodologia scrum per qualsiasi progetto lo richieda.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUp-Sprints.gif ClickUp Sprints /$$$img/

Automazione degli sprint di ClickUp e aggiunta alla vista Bacheca di Scrum

Ecco come implementare efficacemente gli Sprint di ClickUp all'interno del vostro flusso di lavoro di Scrum in ClickUp:

• Creare un nuovo elenco per il backlog dello sprint: questo elenco conterrà tutte le potenziali storie utente e le attività per lo sprint imminente
• Utilizzare più elenchi per le fasi dello sprint: Creare elenchi separati all'interno della vista Bacheca per rappresentare le diverse fasi del flusso di lavoro, come "Da fare", "In corso", "In revisione" e "Terminato"
• Spostare le attività all'interno degli elenchi: man mano che il team lavora in corso (WIP) sulle storie dell'utente, trascinare le attività tra gli elenchi per riflettere il loro stato attraverso le fasi del flusso di lavoro. Suddividete le storie dell'utente in attività più piccole e realizzabili all'interno di ogni Elenco. Assegnate le attività ai membri del team, fissate le date di scadenza e utilizzate commenti e allegati per la collaborazione
• Usate la vista Bacheca per visualizzare lo stato di avanzamento. Individuare eventuali ostacoli al completamento delle attività
• Adattamento e regolazione: ClickUp consente di effettuare regolazioni in tempo reale durante lo Sprint. Se necessario, le attività possono essere ridefinite nelle priorità o spostate tra gli Elenchi per riflettere i cambiamenti nel panorama del progetto

Il Modello di piano Business Lean di ClickUp semplifica l'incorporazione di questa metodologia all'interno della vostra organizzazione.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-376.png Gestire tutte le attività aziendali con risorse limitate con il modello di piano Business Lean di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-200476485&department=operations Scarica questo modello /$$$cta/

Questo modello completo vi fornisce gli strumenti per trasformare le vostre idee aziendali in realtà, in modo efficiente e conveniente:

• ClickUp stati personalizzati Monitorate lo stato di ogni passaggio del vostro piano aziendale con stati personalizzati come Necessita di ricerca, In corso e Pronto per l'implementazione. In questo modo si mantiene l'organizzazione e ci si assicura che i progressi siano costanti
• Campi personalizzati ClickUp Per approfondimenti: Andate oltre il piano di base con i campi personalizzati di ClickUp. Create campi per cogliere dettagli specifici rilevanti per il vostro modello aziendale, come i dati demografici del mercato di riferimento, l'analisi dei concorrenti o i progetti finanziari chiave. Questi dettagli arricchiscono il piano e forniscono un quadro più chiaro del potenziale della vostra azienda
• Visualizzazioni ClickUp ClickUp offre diverse visualizzazioni per personalizzare la vostra esperienza di piano. È possibile navigare tra i nomi dei progetti, i riepiloghi/riassunti e una visualizzazione dedicata del modello Lean Canvas. Questa flessibilità vi consente di affrontare il piano aziendale nel modo più adatto a voi

Studio di caso

Esaminiamo come ClickUp abbia aiutato Lids , un'azienda di abbigliamento sportivo che opera in Nord America, Europa e Australia.

Lids, un rivenditore con oltre 1.200 punti vendita, aveva difficoltà a gestire la rapida espansione a causa della disorganizzazione dei flussi di lavoro. Si affidava a vari strumenti sparsi, come fogli di calcolo ed email, con conseguenti lacune nella comunicazione e inefficienze.

Hanno scelto ClickUp per centralizzare la comunicazione e le attività. Ora i diversi reparti collaborano senza problemi all'interno di ClickUp, il che ha ridotto il traffico di email e accorciato le riunioni del 66%, liberando tempo prezioso.

ClickUp ha anche migliorato la gestione dell'inventario di Lids. In precedenza, i costi di inventario venivano monitorati manualmente, rendendo difficile la stesura del budget. ClickUp consente di monitorare i costi unitari e di costruire budget più accurati per i nuovi negozi. Nel complesso, ClickUp ha aumentato la produttività e ha fatto risparmiare a Lids oltre 100 ore di lavoro nei vari team.

Con ClickUp, i nostri team sono più collaborativi ed efficienti e siamo tutti più attenti al nostro lavoro. Ha migliorato notevolmente il nostro modo di lavorare

Molly Quella, Project Manager di Lids

Il ruolo e le responsabilità dei project manager Lean

In qualità di project manager Lean, dovete dare la priorità alla fornitura del massimo valore al cliente, eliminando al contempo gli sprechi nell'intero progetto.

Responsabilità e aspettative chiave

• Approccio incentrato sul cliente: Identificare e soddisfare i requisiti del cliente in modo efficiente, evitando sprechi di tempo, risorse e lavoro richiesto
• Eliminazione degli sprechi: Identificare e rimuovere continuamente le attività che non aggiungono valore, come i trasporti inutili, l'accumulo di scorte, il movimento eccessivo, i periodi di attesa, la lavorazione eccessiva e la sovrapproduzione
• Ottimizzazione del flusso di lavoro: Assicurarsi che le attività fluiscano senza intoppi da una fase all'altra eliminando gli ostacoli e i colli di bottiglia. Implementare sistemi di pull guidati dalla domanda del cliente invece di spingere il lavoro attraverso la pipeline
• Impostazione realistica degli obiettivi: Definire obiettivi impegnativi ma raggiungibili e gestire le aspettative degli stakeholder attraverso strumenti Lean come il controllo statistico dei processi. Ciò consente di identificare tempestivamente i problemi e di risolverli rapidamente, riducendo al minimo le rilavorazioni
• Prospettiva d'insieme: Guidare il team a costruire soluzioni che si allineino con la più ampia strategia aziendale, assicurando che il progetto contribuisca agli obiettivi generali

Il team nel quadro del Lean Project Management e la sua importanza

I team di progetto Lean sono strutturati in modo specifico per ottenere la massima efficienza e la consegna del valore. Ecco una ripartizione dei ruoli chiave e di come contribuiscono all'esito positivo complessivo:

• Teams lead: È il quarterback dell'operazione, che guida il team verso gli obiettivi del progetto. Possiede una forte esperienza nel campo del lean per gestire la Sequenza e le risorse del progetto e garantire un esito positivo
• Sponsor del progetto: Lo sponsor è un campione all'interno della leadership che sostiene l'esito positivo del progetto. Rimuove gli ostacoli, assicura le risorse e ha una solida conoscenza dei principi lean per supportare i lavori richiesti dal team
• Membri del team: Formano la spina dorsale del team, partecipando attivamente alle iniziative di miglioramento. Sono dotati di consapevolezza del lean e applicano attivamente gli strumenti e i processi lean nella loro area di competenza
• Titolare del processo: È un leader che supervisiona il processo specifico oggetto del progetto. È responsabile dell'implementazione e del mantenimento del processo migliorato dopo l'esito positivo del progetto
• **Un PMI è un professionista qualificato che apporta competenze e conoscenze specialistiche alla tabella. I PMI possono provenire da varie funzioni come IT, HR, Finanza, ecc., in dipendenza dell'obiettivo del progetto, assicurando una prospettiva a tutto tondo
• **Teams fornisce competenze finanziarie, analizzando il ritorno sull'investimento del progetto e verificando i potenziali risparmi sulle soluzioni proposte dal team

Abbinando lo strumento giusto alla filosofia Lean, i team possono incrementare i risultati dei progetti e le prestazioni aziendali complessive.

Creare un team Lean con ClickUp

Aziende come Amazon, Nike e Caterpillar Inc. hanno integrato con successo i principi Lean nelle loro pratiche di project management, e potete farlo anche voi!

Tuttavia, l'implementazione del Lean richiede un cambiamento di mentalità e di cultura aziendale, che può essere impegnativo. Quando si ha a che fare con progetti grandi e complessi, l'attenzione del Lean alla semplicità può essere meno applicabile. Ma con lo strumento giusto, questa transizione diventa più facile.

Su cosa non bisogna scendere a compromessi? Un sondaggio statunitense ha rilevato che il 36% dei software per il project management ritiene che la funzione sia il fattore più importante nella scelta del software.

La flessibilità di ClickUp fornisce la forza necessaria per affrontare tutti i compiti più impegnativi di progetti complessi. Privilegiate le attività in base a ciò che conta di più, visualizzate i flussi di lavoro per ottenere la massima efficienza, collaborate senza problemi grazie agli strumenti di comunicazione integrati e tracciate lo stato di avanzamento con la massima precisione. Con ClickUp la strada verso l'esito positivo dei progetti è chiara: siete pronti a prendere il volante? Iscriviti a ClickUp oggi stesso!

Domande Frequenti [FAQs]

1. Quali sono le cinque regole del Lean management?

Le cinque regole del Lean management sono:

• Definire il valore: Identificare ciò che è veramente importante per il cliente
• **Mappare il flusso del valore: visualizzare tutti i passaggi del processo
• **Creare il flusso: eliminare i colli di bottiglia e far sì che il lavoro si svolga senza intoppi
• **Stabilire l'attrazione: produrre in base alla domanda effettiva dei clienti, non alle previsioni
• Perseguire la perfezione: Cercare continuamente di migliorare ed eliminare gli sprechi

2. Il Lean fa parte di SAFe?

Sì, il Lean è uno dei pilastri fondamentali di SAFe [scaled agile framework] insieme al pensiero agile e sistemico. SAFe integra questi principi per aiutare le grandi organizzazioni a scalare le pratiche Agile.

3. Che cos'è la metodologia Lean 5?

Il termine "Lean 5" si riferisce probabilmente alla metodologia 5S, un fondamento fondamentale delle pratiche lean. Si concentra sulla creazione di un ambiente di lavoro pulito, organizzato ed efficiente attraverso cinque passaggi: Ordinare, Mettere in ordine, Far brillare, Standardizzare e Sostenere.