Come consolidare i dati di più fogli in Excel

Che si tratti di dati commerciali provenienti da diverse regioni, report finanziari di vari reparti o feedback dei clienti attraverso diversi canali, la sfida rimane: Da fare per consolidare in modo efficiente tutte queste informazioni in un unico set di dati coerente?

Passare da un foglio di calcolo all'altro, incollare e copiare manualmente i dati in file Excel per combinarli e tenere traccia delle modifiche da fare è inefficiente e aumenta il rischio di errori critici.

Fortunatamente, Excel offre strumenti e tecniche potenti per semplificare il consolidamento dei dati. In questo blog vi illustreremo i metodi essenziali per consolidare efficacemente i dati nei fogli Excel.

Imparerete a unire due fogli Excel, a snellire il flusso di lavoro, a migliorare l'accuratezza e a potenziare le capacità di analisi dei dati. Andiamo al sodo.

Che cos'è il consolidamento dei dati nei fogli Excel?

Il consolidamento dei dati in Microsoft Excel consiste nel combinare i dati di più fogli Excel in uno solo. Questo processo aiuta ad analizzare grandi impostazioni di dati sparse in più file Excel.

Il consolidamento è importante per le aziende, poiché i dati contenuti in più fogli di calcolo provenienti da reparti, posizioni o sistemi diversi spesso devono essere combinati in un unico foglio per ottenere una panoramica completa.

Sapere come unire due fogli Excel facilita la trasformazione dei dati e la ricerca di modelli e intuizioni universali.

Vantaggi del consolidamento di più file Excel

Sapere come unire due fogli Excel offre due chiari vantaggi:

• **Il consolidamento di due fogli Excel evita di passare da un'origine dati all'altra. Inoltre, semplifica l'applicazione di formule, la generazione di reportistica e la visualizzazione dei dati. Ad esempio, è possibile unire i dati di vendita di vari negozi da più file Excel in un unico foglio Excel per analizzare facilmente l'andamento complessivo delle vendite e confrontare le prestazioni dei negozi.
• Una volta unito il foglio Excel, i membri del team possono lavorare insieme in modo più efficiente e condividere le informazioni in un unico foglio di lavoro anziché in fogli diversi. Ad esempio, il team di marketing può unire i fogli Excel contenenti dati provenienti da diversi canali (social media, email, analisi del sito web) in un unico file Excel, in modo che i membri del team possano analizzare le performance e apportare modifiche alla strategia in un unico foglio di lavoro.

Come unire due fogli di Excel

1. Preparazione dei dati per consolidare più fogli

Prima di creare un database Excel assicuratevi che le informazioni contenute nei vostri file Excel siano pulite, standardizzate e organizzate

• Pulizia dei dati: Assicurarsi che i dati siano liberi da errori e duplicati prima di combinare i fogli Excel
• Standardizzazione: Utilizzare formati coerenti per date, numeri e testi in tutti i fogli
• Organizzazione: Strutturare i dati in modo da supportare un facile consolidamento

In alternativa, evitate il processo di preparazione manuale usando modelli di database precostituiti . Questi modelli forniscono una struttura organizzativa e aiutano a replicare pagine e processi comuni.

2. Utilizzo della funzionalità/funzione di consolidamento nei file Excel

La funzionalità "Consolida" di Excel aiuta a unire i fogli combinando insiemi di dati simili provenienti da più righe, colonne, fogli di lavoro o cartelle di lavoro.

Esempio #1: Consolidamento di dati da più righe

Supponiamo di avere i dati di acquisto di un negozio di e-commerce con ID ordine, ID SKU e quantità in un file Excel.

Campione di dati di acquisto di un negozio di e-commerce

Si desidera sommare le quantità di SKU simili. Si possono utilizzare i passaggi seguenti:

Processo per passaggi:

1. Cercare "Consolida" nella scheda Dati.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/Finding-the-'Consolidate-function-in-Excel.png come unire due fogli di Excel: Trovare la funzione 'Consolida' in Excel /%img/

Trovare la funzione 'Consolida' in Excel

2. Selezionate la cella in cui volete che appaiano i dati consolidati. Fare clic sulla funzione 'Consolida' e sullo schermo apparirà una finestra di dialogo. Scegliere il pulsante freccia Su e selezionare l'intervallo di riferimento.

Selezione di 'Riferimento' nella finestra 'Consolida'

3. Selezionare l'intervallo di riferimento che si desidera consolidare e premere Invio.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/Selecting-the-dataset-in-the-reference-function.png come unire due fogli di calcolo Excel: Selezione dell'insieme di dati nella funzione "Riferimento" /%img/

Selezione del set di dati nella funzione "Riferimento"

4. Dopo aver selezionato l'intervallo, fare clic sul pulsante 'Aggiungi' per aggiungerlo come riferimento. Selezionare la colonna 'Sinistra' per mantenere gli ID SKU nella tabella consolidata. Fare clic su OK per procedere.

Aggiunta di riferimenti e selezione delle etichette nella finestra 'Consolida'

5. Si otterrà la quantità combinata per SKU nella visualizzazione dei dati di approvvigionamento consolidati.

Visualizzazione sommaria delle quantità utilizzando la funzionalità/funzione 'Consolida' di Excel

Esempio #2 - Consolidamento dei dati da più fogli di lavoro o cartelle di lavoro

Supponiamo di avere due serie di dati diverse in file Excel diversi.

1. Selezionate la cella in cui volete che appaiano i dati consolidati

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/Selecting-the-'Consolidate-function-when-summing-data-from-two-worksheets.png come unire due fogli di lavoro di Excel: Selezione della funzione "Consolida" /%img/

Selezione della funzione 'Consolida' quando si sommano i dati di due fogli di lavoro

2. Accedere alla funzione 'Consolida' e fornire il riferimento di cella passando alla scheda del primo foglio (ad esempio, il foglio 1) e selezionando l'intervallo che si desidera sommare (ad esempio, A1:A10). Passate quindi al foglio successivo (ad esempio, il foglio 2) e selezionate l'intervallo (ad esempio, A1:A10). Ripetere questo passaggio fino a raggiungere il foglio di destinazione. Fare clic su "OK" per procedere.

Selezione di riferimenti da più fogli di lavoro

3. I dati saranno consolidati in modo positivo da più fogli.

Dati consolidati da più fogli di lavoro

Suggerimento:

a. Le celle di riferimento possono anche provenire da cartelle di lavoro diverse. Supponiamo di avere cinque diversi fogli di lavoro Excel con le informazioni sulle vendite mensili. Si può creare una visualizzazione consolidata utilizzando la funzione "Consolida" e facendo riferimento ai cinque fogli di lavoro. Excel estrarrà le informazioni da questi cinque, fornendo così una visualizzazione completa.

_b. Con la funzione "Consolida", oltre alla somma, è possibile trovare anche il conteggio, la media, il minimo o il massimo su righe, fogli di lavoro o cartelle di lavoro diverse. Passare a una qualsiasi di queste funzioni nel menu 'Consolida' per ottenere i risultati desiderati._b

3. Utilizzo delle funzioni di Excel per il consolidamento

Excel dispone di funzioni integrate che aiutano a trovare e consolidare i dati di diversi fogli di lavoro in base a una chiave comune. Vediamo come lavorano.

a. VLOOKUP

Processo di passaggio:

1. Preparare i dati e assicurarsi che la colonna chiave (ad esempio, la colonna A) sia presente in entrambi i file Excel.

Preparazione dei dati da consolidare con la funzione VLOOKUP in Excel

2. Fare clic sulla cella in cui si desidera visualizzare il risultato del VLOOKUP.

3. Immettere la formula VLOOKUP e selezionare la cella contenente il valore di ricerca nel foglio corrente (ad esempio, A2).

Consolidamento dei dati con la formula "VLOOKUP" in Excel

4. Passare al foglio da cui si desidera estrarre i dati (ad esempio, il foglio 2) e selezionare l'intervallo che include la colonna chiave e i dati che si desidera recuperare (ad esempio, A: B). Inserire il numero della colonna nella matrice della tabella per recuperare i dati. Ad esempio, se si desidera ottenere i dati dalla colonna B, immettere 2.

5. Specificare l'intervallo di ricerca digitando FALSE per trovare una corrispondenza esatta e chiudere la formula. Trascinare i dati della colonna verso il basso per visualizzare i valori consolidati.

6. Dopo questa operazione, si vedranno i dati consolidati in Excel.

b. INDEX-MATCH

INDEX-MATCH è un'alternativa più flessibile a VLOOKUP per unire più fogli.

Processo di passaggio:

1. Per unire i dati, aprire la cartella di lavoro di Excel contenente i fogli che si desidera consolidare.

2. Preparare i dati e assicurarsi che la colonna chiave (ad esempio, la colonna A) sia presente in entrambi i file Excel. Assicurarsi che i dati siano ben organizzati e fare clic sulla cella in cui si desidera visualizzare il risultato di INDEX-MATCH.

3. Andare in 'Dati' > 'Convalida dati'. Selezionare "Elenco" nella scheda "Consenti".

4. Ora, selezionate l'intervallo dal primo foglio che volete consolidare.

Consolidamento dei dati con la formula INDEX MATCH in Excel

5. Verrà visualizzato un pulsante a discesa con l'intervallo di celle selezionato nel passaggio precedente.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/Creating-a-list-using-the-Data-Validation-feature.png Creazione di un elenco utilizzando la funzionalità "Convalida dati" /$$$img/

Creazione di un elenco utilizzando la funzionalità "Convalida dati"

6. Iniziare a digitare la parte MATCH della formula per trovare la posizione del valore di ricerca. Quindi, selezionare la cella contenente il valore di ricerca nel foglio corrente (ad esempio, A2). Digitare una virgola.

7. Passate al foglio da cui volete cercare i dati (ad esempio, Foglio2) e selezionate l'intervallo che contiene la colonna chiave (ad esempio, Foglio2!A:A). Digitare una virgola, quindi digitare 0 per una corrispondenza esatta. Chiudete la funzione MATCH con una parentesi.

8. Ora, annidate la funzione MATCH all'interno della funzione INDEX per recuperare il valore corrispondente. Digitare "INDICE(" per iniziare la formula. Passate quindi al foglio in cui si trovano i dati da recuperare (ad esempio, Foglio2) e selezionate l'intervallo contenente i dati (ad esempio, Foglio2!B:B). Digitare una virgola e incollare la funzione MATCH creata in precedenza (ad esempio, MATCH(A2, Sheet2!A:A, 0)). Chiudete la funzione INDEX con una parentesi.

Formula INDEX-MATCH in Excel

Best practice per il consolidamento dei dati

Non basta sapere come unire due fogli di Excel. Il rispetto delle best practice per il consolidamento dei dati in Excel garantisce l'accuratezza e l'affidabilità dei dati.

Ecco alcune pratiche essenziali da seguire:

Mantenere coerenti i formati dei dati

Prima di unire i file Excel e iniziare l'analisi, formattare i dati per mantenere la coerenza tra tutti i fogli Excel. Formati non coerenti possono causare errori e complicazioni durante il processo di unione.

È inoltre possibile utilizzare modelli di Excel precostituiti durante il monitoraggio di un progetto, in modo che il team possa lavorare con lo stesso formato e mantenere la coerenza tra tutti i file Excel.

Ecco alcuni suggerimenti per ottenere la coerenza:

• Formati di data standardizzati: Assicurarsi che tutte le date siano nello stesso formato (ad esempio, MM/GG/AAAA o GG/MM/AAAA)
• Formati di testo uniformi: Usare lo stesso caso (maiuscolo o minuscolo) e la stessa ortografia per le voci di testo
• Formati dei numeri coerenti: Assicurarsi che i numeri, specialmente quelli con decimali, seguano un modello uniforme

Aggiornare regolarmente i dati

Stabilite un programma di routine per l'aggiornamento dei dati sui vostri file Excel, in modo che i membri del team abbiano sempre informazioni aggiornate.

Poiché più membri del team possono aggiornare i dati, visualizzare una Struttura di ripartizione del lavoro in Excel . Una WBS assicura che tutti siano allineati sull'entità del lavoro, sugli obiettivi e sulle aspettative

Ecco alcuni suggerimenti per aggiornare i dati:

• Impostare intervalli regolari: In base alla natura dei dati, decidere aggiornamenti giornalieri, settimanali o mensili
• Automazioni degli aggiornamenti: Usate funzionalità di Excel come Power Query per aggiornare automaticamente i dati importati da origini dati esterne
• Controllare l'accuratezza: Controllare periodicamente i dati per individuare errori o incongruenze che potrebbero verificarsi durante gli aggiornamenti

Eseguire regolarmente il backup dei dati

La perdita di dati può essere catastrofica, soprattutto quando si tratta di grandi insiemi di dati in cartelle di lavoro Excel. Regolari backup assicurano la possibilità di recuperare i dati se qualcuno li cancella accidentalmente o se si corrompono.

Ecco alcuni suggerimenti per eseguire il backup dei dati:

• Automazioni dei backup: Utilizzate le opzioni di backup integrate di Excel o strumenti di terze parti per automatizzare il processo di backup
• Conservare i backup in modo sicuro: Conservare i backup in posizioni sicure, come servizi di archiviazione cloud o dischi rigidi esterni
• Controllo delle versioni: Quando si combinano più file Excel, mantenere diverse versioni di backup dei dati per tenere traccia delle modifiche e tornare alle versioni precedenti, se necessario

Limiti dell'uso di Excel

Anche se Excel aiuta nella maggior parte delle analisi e dei consolidamenti, ha alcuni limiti di cui bisogna essere consapevoli, soprattutto quando si lavora con attività complesse o su larga scala. Ecco alcuni limiti da tenere in considerazione:

• Problemi di prestazioni con insiemi di dati di grandi dimensioni: Excel può avere problemi di prestazioni quando gestisce insiemi di dati molto grandi. Con l'aumento del numero di righe e colonne, le operazioni possono diventare significativamente più lente, con conseguenti ritardi e potenziali arresti anomali.
• Funzioni complesse: Excel offre molte funzioni, ma quando i calcoli diventano più complessi, diventa più difficile gestire e risolvere gli errori. Le formule annidate e le attività avanzate di manipolazione dei dati possono essere difficili da implementare e mantenere, soprattutto se non si dispone di analisti dedicati alla loro manutenzione. Strumenti di IA per Excel possono semplificare queste formule complesse e aiutare a superare alcuni limiti, se non tutti.
• Funzioni di collaborazione in tempo reale limitate: Le funzionalità/funzione di Excel, pur essendo migliorate con l'integrazione di Microsoft 365, devono ancora essere migliorate rispetto aaltri strumenti di collaborazione dedicati sul mercato. Con la modifica in tempo reale si possono verificare conflitti e problemi di sincronizzazione, soprattutto quando più membri del team apportano modifiche contemporaneamente.

Utilizzo di ClickUp per la gestione dei dati dei fogli di calcolo

ClickUp è uno dei programmi di gestione dei fogli di migliori fogli di calcolo sul mercato. Permette di organizzare facilmente le attività e di modificare grandi insiemi di dati. La visualizzazione Tabella in ClickUp offre un'interfaccia simile a un foglio di calcolo per l'analisi dei dati, in modo che gli utenti possano familiarizzare con Excel e usufruire di funzionalità/funzione avanzate di analisi dei dati.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/03/table-view-3.0-1400x918.png Vista Tabella in ClickUp /$$$img/

Disponete tutte le vostre attività su una griglia insieme ai loro dettagli chiave, tra cui lo stato, la data di scadenza, gli assegnatari e altro ancora, con la visualizzazione Tabella di ClickUp

La vista Tabella organizza le attività e i loro dettagli (come assegnatari, stato e date di scadenza) in una griglia strutturata. È particolarmente utile per gestire e visualizzare in modo efficiente grandi quantità di dati.

Con la Vista tabella è possibile:

• Utilizzare potenti opzioni di filtro e raggruppamento per trovare e classificare rapidamente impostazioni specifiche di dati
• Nascondere e fissare le colonne per facilitare l'ordinamento e il monitoraggio delle informazioni
• Trascinare e rilasciare le colonne per un'organizzazione più efficiente dei dati visualizzati in Tabella

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/drag-and-drop-tasks-on-a-clickup-table.gif trascinare e rilasciare le attività di ClickUp su una tabella /$$$img/

Trascinare e rilasciare le attività su una vista Tabella ClickUp per una semplice organizzazione

Ecco un rapido confronto tra ClickUp Tabella View ed Excel:

Confronto tra ClickUp ed Excel

Gestione di fogli di calcolo e database con ClickUp

Visualizzazioni avanzate per la gestione dei dati

Con ClickUp è possibile visualizzare solide visualizzazioni per la gestione dei dati che semplificano l'organizzazione e l'analisi dei dati.

La Vista Tabella consente agli utenti di filtrare, ordinare e personalizzare i dati in modo efficiente, facilitando la gestione di grandi insiemi di dati. La piattaforma supporta anche diverse viste, come Gantt, Bacheca e Calendario, che migliorano la visibilità e l'accessibilità dei dati in diversi formati.

Utilizzare modelli di fogli di calcolo

ClickUp fornisce una serie di modelli di fogli di calcolo precostituiti che possono essere adattati a diversi casi d'uso. Questi modelli aiutano gli utenti a iniziare rapidamente e a mantenere pratiche di gestione dei dati coerenti.

Scarica questo modello

Ad esempio, Modello di foglio di calcolo modificabile di ClickUp è perfetto per il monitoraggio di bilanci e spese. Il modello di elenco è stato progettato per aiutarvi a creare, gestire e archiviare i documenti finanziari in modo organizzato. Vi aiuta a:

• Eliminare la voce manuale con l'importazione automatica dei dati
• Creare formule ed equazioni personalizzate per elaborare rapidamente i numeri
• Tracciare lo stato dei progetti o degli investimenti con immagini intuitive

Scarica questo modello

Allo stesso modo, Modello di foglio di calcolo di ClickUp è ideale per la gestione delle relazioni con i clienti. Consente di raccogliere informazioni importanti sui clienti e di gestire in modo efficiente ciascuno di essi. Per categorizzare i clienti, è disponibile una serie di stati personalizzati, come "Attivo", "Disimpegnato", ecc. e ben sei diverse visualizzazioni dei dati.

Collaborare in tempo reale

Una delle funzionalità/funzione di ClickUp è la capacità di facilitare la collaborazione in tempo reale. I membri del team possono lavorare simultaneamente sulla stessa tabella, assicurando che tutti siano aggiornati con le ultime informazioni.

Questo livello di collaborazione riduce al minimo il rischio di modifiche contrastanti e migliora la produttività del team. ClickUp si integra anche con vari strumenti di comunicazione, come Slack e Microsoft Teams, migliorando ulteriormente i lavori richiesti.

Oltre alle tabelle, è possibile anche collaborare nei documenti di ClickUp dove è possibile modificare insieme al proprio team. È possibile taggare gli altri nei commenti e convertire il testo in attività, il che ci porta al prossimo vantaggio.

Integrazione con le attività

ClickUp integra perfettamente i dati del foglio elettronico con le attività e i progetti, consentendo un approccio unificato al project management. Attività di ClickUp consente di collegare i dati direttamente a specifiche attività, impostare scadenze, assegnare responsabilità e monitorare lo stato di avanzamento, il tutto all'interno della stessa piattaforma.

Collaborate in tempo reale su ClickUp Docs, taggate gli altri con commenti, assegnate loro elementi d'azione e convertite i testi in attività tracciabili per rimanere in cima alle idee

Ad esempio, il vostro team di marketing può creare attività di ClickUp per ogni campagna, come post sui social media, articoli di blog e newsletter via email. Ogni attività è collegata a una riga nella vista Tabella di ClickUp, consentendo ai membri del team di aggiornare gli stati e tracciare i progressi in tempo reale.

Automazioni per la gestione dei dati

ClickUp offre 100+ ricette di automazione per accelerare le attività di routine e gestire i progetti. Automazioni di ClickUp ha una IA integrata che può costruire istantaneamente la vostra automazione con dei trigger. È possibile modificare queste azioni prima della pubblicazione, in modo da avere sempre il controllo.

Inoltre, è possibile accedere a modelli di automazione per attività ricorrenti, come l'assegnazione di compiti, la pubblicazione di commenti e la modifica degli stati, per rendere il progetto operativo in pochi minuti.

Consolidamento rapido dei dati con ClickUp

Ora sapete come unire due fogli di calcolo Excel. Abbiamo visto che i diversi metodi di consolidamento richiedono tutti formule e funzioni. Con ClickUp, invece, è possibile eseguire analisi più rapide, migliori e avanzate. Senza dover ricordare passaggi e formule.

ClickUp Vista Tabella è l'alternativa perfetta a Excel. La sua interfaccia facile da usare e le potenti funzionalità di automazione rendono la gestione dei dati un gioco da ragazzi. È ora di abbandonare le formule complesse e semplificare l'analisi dei dati. Inoltre, ClickUp offre una serie di vantaggi aggiuntivi che non si trovano in Excel: documentazione collaborativa, monitoraggio del tempo, impostazione degli obiettivi, dashboard, comunicazione in tempo reale e molto altro ancora. Iscrivetevi gratis a ClickUp oggi stesso .