Pensate all'ultimo grande progetto a cui avete lavorato, magari il lancio di un nuovo prodotto o l'esecuzione di una campagna massiccia per un client. Probabilmente c'era qualcuno al monitoraggio della nave, che teneva tutto sotto controllo e assicurava il rispetto delle scadenze.
Ma chi era esattamente questa persona e che ruolo aveva?
È facile confondere un program manager con un project manager, soprattutto quando le loro attività si sovrappongono. In realtà si tratta di ruoli diversi con responsabilità distinte.
In questo post analizzeremo la differenza tra un program manager e un project manager. Analizzeremo inoltre il loro contributo all'esito positivo di un'azienda e descriveremo le strategie per eccellere in entrambi i ruoli.
Che cos'è un Program Manager?
Un program manager supervisiona e coordina la realizzazione di più progetti correlati (che costituiscono un programma), assicurandosi che contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi aziendali più ampi.
In altre parole, i program manager vedono il quadro generale e sono responsabili delle azioni e dei miglioramenti a livello di organizzazione.
Si può pensare a un program manager come a un architetto aziendale. Disegnano le planimetrie, creano il progetto e sono responsabili dell'ingegneria di un edificio, ma non posano i mattoni.
Aree di interesse chiave
L'obiettivo chiave di un program manager è allineare più progetti agli obiettivi aziendali. Ecco gli aspetti chiave su cui si concentrano:
- Definizione di una visione strategica: I gestori del team stabiliscono e spingono i loro team verso obiettivi che supportano la visione e gli oggetti dell'organizzazione
- Raggiungere gli obiettivi a lungo termine: Creano una roadmap che delinea come i progetti multipli all'interno del programma contribuiranno collettivamente allo stato degli obiettivi a lungo termine
- **Decidono quali progetti avviare, continuare o mettere in pausa in base al loro valore strategico e all'impatto potenziale sull'azienda
- **Facilitare la comunicazione: i gestori del team fungono da collegamento tra i team di progetto e i dirigenti di alto livello, tenendo tutti informati sullo stato e sugli aggiornamenti
- **Monitoraggio e misurazione delle prestazioni: valutano i risultati dei costi rispetto ai benefici attesi per garantire la continuità del programma; sono costantemente alla ricerca di aree di miglioramento
leggi anche: quadro di governance dei programmi: Modelli, benefici chiave e avvio_
Competenze richieste
I responsabili di programma richiedono diverse competenze di alto livello, tra cui:
- Ladership efficace: La leadership consente ai responsabili di programma di ispirare, motivare, delegare attività, prendere decisioni e costruire relazioni solide con le parti interessate
- Piano strategico: Un buon responsabile di programma deve essere in grado di definire e seguire gli oggetti strategici. Ciò significa elaborare un piano, impostare le priorità, allocare le risorse e monitorare l'esito positivo per garantire che i progetti siano completati nei tempi previsti
- Gestione dei rischi: Un program manager deve essere in grado di identificare, valutare e mitigare prontamente i problemi potenziali che potrebbero avere un impatto sul programma
**Che cos'è un project manager?
Un project management gestisce uno dei tanti progetti che compongono un programma. In genere, un progetto è un'impresa di dimensioni ridotte, con risorse e budget limitati e un inizio e una fine ben definiti.
**Il lavoro di un project manager consiste nel gestire un progetto nel rispetto dei tempi, del budget e delle risorse assegnate al progetto, tenendo conto delle linee guida di un programma più ampio
Continuando con l'analogia di costruzione di cui sopra, un project management è il supervisore o l'appaltatore responsabile della costruzione di una stanza dell'edificio, assicurandosi che tutti i cablaggi, l'impianto idraulico e i ritocchi siano terminati nei tempi e nei costi previsti.
Le loro responsabilità sono limitate a quella stanza. Non devono preoccuparsi se la stanza è in linea con l'estetica generale della casa o se si trova nella posizione giusta.
Aree chiave di interesse
L'attenzione del project manager è molto specifica e riguarda risultati specifici. Si tratta di:
- Esecuzione tattica dei progetti: Il project manager supervisiona le attività tattiche quotidiane relative al progetto, come pianificare, organizzare, coordinare le attività, monitorare lo stato di avanzamento e risolvere i problemi
- Impostazione di obiettivi di progetto a breve termine: La loro attenzione è limitata al completamento del progetto e agli obiettivi di qualità del progetto. A volte, il gestore del team deve modificare i programmi, gestire i ritardi o spostare i membri del team per affrontare nuove sfide
- Definizione dei deliverable e garanzia di qualità: I project manager si concentrano sulla mappatura dell'ambito di un progetto, sull'impostazione degli standard di qualità e sulla definizione dei passaggi per completarlo. Questo li rende la persona di riferimento per qualsiasi domanda relativa al progetto
Competenze richieste
Le competenze fondamentali necessarie per il ruolo di project manager sono:
- Task management: Un project manager deve capire a quali attività dare priorità, a quali spingere di più e a quali monitorare da vicino
- Programmazione e gestione del tempo: I project manager lavorano per stabilire scadenze realistiche per ogni attività e milestone e poi monitorarle fino al completamento. Ciò richiede capacità di adattamento a nuovi requisiti, gestione efficace del tempo e mantenimento della disciplina
- Assegnazione delle risorse: Il project manager deve essere in grado di gestire e allocare con cura tutte le risorse necessarie per il progetto, compresi il personale, il budget e i materiali. Deve anche sapere come ottenere risultati con risorse limitate e gestire le spese
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Program Manager vs. Project Manager: Differenze chiave
È facile confondere program manager e project manager, ma come abbiamo chiarito, i loro ruoli sono molto diversi. Diamo un'occhiata più da vicino a ciò che rende ciascuno di essi unico.
| Aspetto | Program Manager | Project Manager | Progetto |
|---|---|---|---|
| Si concentra sul raggiungimento di obiettivi strategici più ampi e sulla gestione di più progetti interconnessi contemporaneamente. Assicurano inoltre che l'esecuzione del programma complessivo sia in linea con gli obiettivi organizzativi più ampi | Gestisce un progetto specifico e la sua esecuzione nell'ambito di un programma più ampio. L'ambito di lavoro di un project manager ruota intorno alla Sequenza e ai risultati del progetto | ||
| Definisce e gestisce obiettivi a lungo termine e guida più progetti. Gli obiettivi sono focalizzati su obiettivi più ampi a livello di organizzazione | Impostazione di obiettivi tattici a breve termine, specifici del progetto. Gli obiettivi generali sono più ristretti e riguardano un singolo progetto | ||
| Gestione degli stakeholder | Connessione diretta con gli stakeholder di alto livello per allineare il programma ai loro interessi. Sono responsabili del project management delle comunicazioni con gli stakeholder di più progetti. Si concentrano maggiormente sulla comunicazione diretta e sul feedback | ||
| Strategico vs. tattico | Si concentra sull'allineamento strategico e sulla realizzazione dei benefici per concentrarsi sul piano a lungo termine e sull'integrazione del progetto | Opera a livello tattico, concentrandosi principalmente sulle operazioni quotidiane, come le attività immediate e le consegne | |
| Gestione delle risorse | Supervisiona l'utilizzo delle risorse su più progetti contemporaneamente per garantire una distribuzione ottimale e un'esecuzione senza interruzioni | Gestisce le risorse per un singolo progetto per garantire che vengano utilizzate in modo efficiente per completare il progetto |
Similitudini tra Program e Project Manager
Sebbene i program manager e i project manager abbiano ruoli distinti, condividono alcuni punti in comune. Vediamo cosa hanno in comune i program manager e i project manager:
Competenze fondamentali
Entrambi i ruoli richiedono una forte comprensione del project management metodologie, come il ciclo di vita del progetto e le metriche di performance.
Ad esempio, sia i program che i project manager devono conoscere bene approcci come waterfall e agile per adattarsi all'evoluzione dei requisiti e garantire esiti positivi. Inoltre, devono possedere forti capacità di comunicazione con gli stakeholder, di project management e di allocazione delle risorse per portare avanti progetti e programmi.
leggi anche:*_ scrum Master vs. Project Manager: Da cosa si differenziano?*
Leadership
I program e project manager sono in ultima analisi dei leader, indipendentemente dal fatto che siano a capo di uno o più progetti. Di conseguenza, entrambi i ruoli richiedono forti doti di leadership e capacità di gestione delle persone per guidare le prestazioni e l'esito positivo dei progetti.
Pensate a questo: un program manager motiva i team verso obiettivi strategici, mentre un project manager guida gli sprint quotidiani.
Comunicazione
Una comunicazione efficace con le principali parti interessate è essenziale per i ruoli di program manager e project manager. Ciò comporta interazioni all'interno del team e con gli stakeholder esterni.
Per istanza, un program manager fornisce aggiornamenti ai dirigenti e raccoglie reportistica dai project manager, mentre un project manager conduce riunioni del team per discutere lo stato del progetto e affrontare le sfide.
Risoluzione dei problemi
Tutti i manager incontrano problemi. Questi problemi possono andare dall'insufficiente supporto del personale, ai ritardi nell'approvvigionamento dei materiali, ai colli di bottiglia nell'approvazione. Una forte capacità di problem solving è essenziale per i responsabili di programmi e progetti per affrontare le sfide nell'ambito del loro ambito.
Ad esempio, un program manager risolve i conflitti di risorse tra più progetti di sviluppo software, mentre un project manager gestisce i ritardi nella consegna del software modificando le Sequenze e riallocando le risorse.
Strumenti per semplificare il program e project management
Che si tratti di un program manager o di un project manager, la gestione manuale di un'impresa complessa può essere impegnativa. Può anche portare a un numero di risultati evitabili: dettagli mancati, attività cardine superate nello stato di avanzamento del progetto e ostacoli alla comunicazione sono alcuni di questi. Un modo per superare questi rischi è utilizzare ClickUp! ClickUp per il project management è una soluzione all-in-one progettata per gestire senza problemi ogni aspetto dei vostri progetti e programmi. Sia che dobbiate comunicare con i membri del team, delegare attività, monitorare lo stato di avanzamento, stimare la durata o garantire l'allineamento con gli obiettivi della vostra azienda, ClickUp vi copre.
Le sue solide funzionalità di project management consentono di gestire e monitorare diversi progetti contemporaneamente, il che lo rende perfetto per i project e program manager.
Scopriamo le principali funzionalità/funzioni di ClickUp e i suoi modelli per una gestione efficace del programma e project management.
Gestione e assegnazione delle attività
Con Attività di ClickUp i project management possono creare e assegnare attività con descrizioni dettagliate, scadenze e priorità. In questo modo si chiarisce cosa deve essere terminato e quando, assicurando che tutti i membri del team rimangano allineati e concentrati.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Tasks.png Attività di ClickUp /$$$img/
Creare, organizzare e assegnare attività di ClickUp per un'efficace gestione di programmi e progetti
La piattaforma consente di impostare Dipendenze dell'attività di ClickUp e Attività cardine di ClickUp assicurandosi che tutti i membri del team sappiano a quali attività dare la priorità e quando eseguirle.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Task-Dependencies.png Dipendenze delle attività di ClickUp /$$$img/
Semplificate la gestione delle attività con una panoramica chiara delle dipendenze e degli assegnatari di ClickUp, assicurando che nulla vada perso
Visualizzazione delle sequenze temporali dei progetti
Avete bisogno di una panoramica veloce sullo stato del vostro progetto? Grafico Gantt di ClickUp è perfetto per questo. Fornisce un'istantanea visiva di tutto, dalle date di inizio e fine delle attività alle dipendenze e alle scadenze.
In questo modo la pianificazione e l'esecuzione del progetto diventano un gioco da ragazzi.
Per esempio, un project manager può facilmente vedere come la fine di un'attività influisce sull'inizio di un'altra, aiutandovi a pianificare e gestire il tempo in modo più efficace.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Gantt-Charts.png Grafici Gantt di ClickUp /$$$img/
Visualizzate lo stato di avanzamento delle attività, le date di inizio e di fine con i grafici di ClickUp Gantt
Ma non è tutto.
I grafici di Gantt consentono anche di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività, aiutando i project manager e i program manager a verificare se le attività sono in linea con la tabella di marcia o se sono in ritardo. Forniscono inoltre una visione olistica del progetto, aiutando il team interno a coordinarsi in modo più efficace e a gestire eventuali ritardi nell'esecuzione del progetto.
Un'altra funzionalità/funzione dei grafici di Gantt è il modo in cui aiutano a pianificare e ad allocare le risorse. Visualizzando il carico di lavoro e la disponibilità di ciascun membro del team, è possibile garantire che tutti lavorino in modo efficiente e che le risorse vengano dirottate dove sono più necessarie.
Leggi anche:_ 10 vantaggi del software di project management per i team
Gestione delle risorse
Sia i responsabili dei programmi che quelli dei progetti sono sempre in corsa contro il tempo. ClickUp Monitoraggio del tempo del progetto consente di registrare con precisione il tempo dedicato alle singole attività e ai progetti, permettendo di costruire un quadro più ampio della produttività sul posto di lavoro.
Ad esempio, un project manager può esaminare i tempi registrati per valutare se un'attività specifica ha richiesto più tempo del previsto, contribuendo a perfezionare le stime e i piani futuri.
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Traccia il tempo impiegato per le varie attività e imposta le stime per i progetti futuri con ClickUp Project Time Tracking
Se fate pagare i vostri clienti a ore, il monitoraggio del tempo vi permette di registrare in modo dettagliato il tempo impiegato per le attività di ogni cliente.
Stavo cercando una piattaforma di project management e ho trovato la migliore. Da subito ho avuto l'impressione che ClickUp potesse risolvere tutti i nostri problemi e creare soluzioni fuori dagli schemi che ci avrebbero avvantaggiato in modi che non avevo nemmeno immaginato.
Dayana Mileva, Account Director, Pontica Solutions
Impostazione e monitoraggio degli obiettivi
L'aspetto più importante del project e del program management è l'impostazione di obiettivi raggiungibili per tutti i soggetti coinvolti. Obiettivi di ClickUp è una soluzione semplice ma estremamente efficace per impostare, monitorare e raggiungere obiettivi e traguardi senza soluzione di continuità per il vostro team.
Consente di suddividere diversi progetti in obiettivi più piccoli e tracciabili, facilitando il monitoraggio dello stato di avanzamento.
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Impostazione di obiettivi tracciabili e misurabili in tempo reale con ClickUp Obiettivi
È possibile vedere facilmente il contributo di ciascun membro del team al raggiungimento degli obiettivi, aiutandolo a rimanere concentrato, responsabile e motivato. Questa visibilità consente anche di identificare e risolvere eventuali ritardi o colli di bottiglia non appena si presentano.
Inoltre, è possibile monitorare le prestazioni degli obiettivi per tutta la durata del progetto e, una volta terminato, valutare cosa ha funzionato e cosa no, fornendo preziose indicazioni per i progetti futuri.
Supervisione di più progetti simultaneamente
Se siete un program manager che sta lottando per tenere il passo con diversi progetti simultaneamente, Portfolios di ClickUp fa al caso vostro. Permette di creare una visualizzazione centralizzata di tutti i progetti all'interno di un programma, consentendo ai responsabili del programma di rilevare lo stato, l'avanzamento e la salute generale di ciascun progetto con un semplice sguardo.
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Gestite e ottenete una panoramica di più progetti all'interno di un programma utilizzando ClickUp Portfolios
Inoltre, i portfolio consentono di monitorare le metriche chiave dei progetti, come scadenze, budget e utilizzo delle risorse. Sono anche un buon modo per analizzare la disponibilità e l'allocazione delle risorse per i diversi progetti.
Creare dashboard personalizzati per monitorare le prestazioni
Con ClickUp Dashboard clickUp Dashboard è un'applicazione che consente di creare visualizzazioni personalizzate che mettono in evidenza i dati del progetto o del programma più importanti per l'utente. È possibile scegliere tra un intervallo di widget, come grafici, diagrammi e tabelle, per mostrare una rappresentazione visiva delle metriche più critiche.
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Visualizzate le prestazioni del programma e allineatele agli obiettivi strategici con ClickUp Dashboard
I dashboard forniscono anche aggiornamenti in tempo reale sulle prestazioni del programma, consentendo di monitorare le attività in corso e di identificare rapidamente le deviazioni dal piano. È inoltre possibile accedere facilmente ad analisi e reportistica.
Utilizzare al meglio i modelli pre-progettati
Se temete che organizzare e monitorare diversi progetti con le funzionalità di ClickUp possa richiedere molto tempo e lavoro richiesto, abbiamo pensato anche a questo. I modelli di ClickUp vi aiuteranno a iniziare rapidamente e facilmente con il minimo lavoro richiesto.
Ecco alcuni modelli di gestione del programma che possono essere utili:
Modello di gestione del programma ClickUp
Il Modello di gestione del programma ClickUp è stato progettato per aiutarvi a gestire più progetti all'interno di un programma. Offre un quadro strutturato per la gestione delle attività del progetto, il monitoraggio dello stato e l'allineamento con gli obiettivi strategici, il tutto con campi predefiniti da compilare facilmente.
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Il modello di gestione dei programmi di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a gestire programmi complessi con più componenti e parti interessate.
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Scarica questo modello
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Con questo modello è possibile:
- Accedere a una vista dettagliata di tutti i progetti di un programma da un'unica dashboard
- Visualizzare la Sequenza del programma e le dipendenze con la vista Gantt
- Impostazione e monitoraggio degli obiettivi all'interno del programma per rimanere concentrati e raggiungere gli obiettivi
- Automazioni di attività ripetitive, assegnazioni di attività e aggiornamenti di stato per snellire i flussi di lavoro
- Gestire le attività e i progetti con viste personalizzabili, quali elenco, tabellone e calendario
Modello di project management ClickUp Modello di Project Management di ClickUp semplifica il project management dei singoli progetti. Fornisce un approccio strutturato per organizzare le attività, monitorare lo stato di avanzamento e garantire che tutte le attività del progetto siano in linea con gli obiettivi a lungo termine.
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Il modello di project management di ClickUp consente ai project manager, ai program manager e ai portfolio manager di rimuovere facilmente i silos e le barriere e di eseguire in modo efficiente e rapido.
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Utilizzate questo modello per:
- Creare elenchi di attività dettagliate con attività secondarie e monitorare lo stato di ciascun componente
- Gestire e visualizzare i progetti con diverse viste, tra cui l'elenco, la bacheca e il calendario
- Monitorare le metriche chiave e prendere decisioni basate sui dati con gli strumenti di reportistica
- Impostazione delle dipendenze tra flussi di lavoro correlati per gestire le attività del progetto ed evitare ritardi
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Mentre i program manager guardano al quadro generale e mirano a coordinare diversi progetti simultaneamente, un project manager è responsabile di un insieme più specifico di traguardi e attività.
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