I dipendenti apprezzano molto la possibilità di scegliere autonomamente dove e quando lavorare. Un modello di lavoro ibrido rende possibile tutto questo.
Secondo un sondaggio Gallup, il 53% dei lavori negli Stati Uniti è ibrido. Sebbene questo modello sia apprezzato per il miglioramento dell'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata, presenta alcune sfide uniche per i team leader.
Ad esempio, potresti chiederti come garantire un coordinamento perfetto tra i dipendenti in sede e quelli remoti, valutare le loro prestazioni o stabilire linee di comunicazione chiare.
In questo articolo affronteremo alcune delle principali sfide nella gestione di team ibridi e come affrontarle. Condivideremo anche consigli pratici su come mantenere i tuoi dipendenti motivati e soddisfatti in un ambiente ibrido.
Il modello di leadership ibrida
La leadership ibrida è la capacità di gestire efficacemente team e reparti che lavorano insieme in ambienti di lavoro diversi. Combina competenze remote e in presenza. Le strategie di leadership interfunzionali nei modelli di lavoro ibridi adottano un approccio flessibile per evitare ambiguità e disimpegno in tali ambienti di lavoro.
Sebbene i team ibridi esistano già da tempo, dopo la pandemia si è assistito a un notevole boom in questo spazio. Ciò significa che molti leader ora guidano team ibridi e remoti senza avere alcuna esperienza precedente. Naturalmente, è inevitabile che sorgano dei problemi.
Secondo McKinsey, i leader ibridi "devono affrontare un clima di ambiguità", principalmente perché hanno "una visibilità limitata sui carichi di lavoro e sui processi" dei propri dipendenti. Ciò richiede ai leader di fare tutto il possibile per rassicurare i dipendenti che:
- Vengono ascoltati
- Fanno parte di un team
- I loro risultati contano più dei processi personali che hanno messo in atto per terminare il lavoro.
Ciò richiede anche che i leader pongano maggiore enfasi su:
- Cultura: mantenere una cultura chiara e trasparente, in linea con gli obiettivi aziendali e che promuova visibilità, supporto ed empatia.
- Persone: l'inclusività e la flessibilità sono i pilastri del lavoro ibrido. Ciò richiede di concentrarsi sulle esigenze specifiche dei dipendenti e di adottare misure proattive per risolvere i problemi. È inoltre essenziale far sentire i lavoratori ibridi e quelli in ufficio uguali sotto tutti gli aspetti.
- Tecnologia: gli strumenti giusti possono fare la differenza. I tuoi dipendenti hanno bisogno di comunicare, collaborare, effettuare la condivisione di idee e far sentire la loro presenza. Investi in software che facilitino una collaborazione efficace e significativa.
- Processi: ripensa i tuoi processi offline aprendo la mente a idee nuove e innovative. Mantieni i processi flessibili concentrandoti sui risultati; in ogni caso, non sottovalutare mai la trasparenza, la titolarità e la disciplina.
- Apprendimento continuo: adottare modalità di lavoro ibride significa adattarsi continuamente in base a ciò che funziona e ciò che non funziona.
Le sfide della leadership nel lavoro ibrido: le 5 C
Il lavoro ibrido non è una soluzione pronta all'uso. Le sfide che un'azienda deve affrontare potrebbero non essere le stesse della tua.
Martine Haas, direttrice del Lauder Institute, propone le 5C come ottimo metodo per valutare, comprendere e superare la maggior parte delle sfide che impediscono di creare un ambiente di lavoro ibrido fiorente. Vediamo quali sono queste 5 sfide:
Comunicazione
I problemi di comunicazione possono sorgere a causa di strutture gerarchiche, orari di lavoro diversi, lingua o differenze culturali. Quando questi problemi vengono trasferiti in un ambiente di lavoro ibrido, tendono a moltiplicarsi.
Secondo un sondaggio condotto da Gallup su oltre 8.000 dipendenti rappresentativi, il 23% dei dipendenti ha identificato la ridotta comunicazione interfunzionale come una delle principali sfide del lavoro ibrido. Inoltre, il 21% dei dipendenti trova più difficile coordinare orari di lavoro, attività e scadenze.
Le sfide tecnologiche, unite alla mancanza di esperienza dei dipendenti con le tecnologie di comunicazione a distanza e al loro livello di comfort nel parlare attraverso uno schermo rispetto al faccia a faccia, possono ostacolare il flusso di lavoro se non vengono controllate.
Coordinamento
Un ambiente di lavoro ibrido presenta sfide di coordinamento significativamente maggiori rispetto a un ambiente d'ufficio. Il rischio in questo caso è chiamato "faultlines", ovvero crepe che possono formarsi rapidamente tra chi lavora in ufficio e chi lavora da remoto.
Pensateci in questo modo: il lavoro richiesto per includere i colleghi che lavorano da remoto significa che spesso questi ultimi perdono le brevi chiacchierate improvvisate e le decisioni minori prese dal personale in ufficio. Col tempo, questo diventa un'abitudine e, improvvisamente, i lavoratori remoti possono ritrovarsi esclusi dalle conversazioni più importanti e dalle decisioni più rilevanti.
È come perdersi la consueta riunione giornaliera prima della condivisione degli aggiornamenti sui progetti.
Connessione
Quando si lavora da remoto, può essere difficile stabilire una connessione con i colleghi. Alcuni lavoratori potrebbero intervenire raramente durante le riunioni virtuali, mentre i nuovi assunti potrebbero avere difficoltà a rompere il ghiaccio.
I luoghi di lavoro ibridi rischiano anche di creare un " VIP Club " di coloro che si sentono centrali e impegnati nella tua organizzazione e un "gruppo di outsider" che si sente scollegato dal lavoro e dalla vita sociale.
La mancanza di connessione può portare a una minore produttività e a un aumento del tasso di abbandono. Ciò è supportato dal fatto che il 24% dei dipendenti ha identificato le relazioni di lavoro compromesse con i colleghi come una delle principali sfide del lavoro ibrido.
Creatività
Il lavoro da remoto può mettere a rischio la creatività a due livelli: la creatività collettiva e quella individuale. La parte relativa alla creatività collettiva è piuttosto ovvia.
Le riunioni su Zoom, almeno inizialmente, potrebbero non essere in grado di sostituire le conversazioni fluide, le barre laterali e il libero flusso di idee che si verificano quando i dipendenti interagiscono di persona.
Lavorare da soli per settimane potrebbe anche frenare la creatività dei singoli individui a causa della mancanza di chiacchierate spontanee con i colleghi, su argomenti banali come le stravaganti decorazioni sulla scrivania o seri come una nuova idea rivoluzionaria. Molti lavoratori potrebbero persino sentire la mancanza del tragitto quotidiano casa-lavoro e dell'aria fresca.
La maggior parte di noi ha bisogno di un mix di tempo da trascorrere da soli e di socializzazione per mantenere in flusso la propria creatività. Quando viene meno l'aspetto sociale di un luogo di lavoro fisico, può essere difficile liberare il proprio lato creativo.
Cultura
Il 32% dei dipendenti si sente meno in connessione con la cultura della propria organizzazione quando lavora in modalità ibrida. Questo perché lavorare da casa può essere isolante, soprattutto per i nuovi assunti.
- Potrebbero semplicemente non sapere cosa funziona meglio per la tua organizzazione e per la "cultura" e i valori generali della tua azienda.
- Potrebbero sentirsi persi e privi di un senso di direzione, soprattutto se paragonati ai colleghi che lavorano in ufficio.
Senza inculcare adeguatamente queste norme culturali, anche la comunicazione può risultare difficile, figuriamoci instaurare connessioni con colleghi di altri reparti, team e sedi geografiche.
Oltre a questi, i team remoti devono affrontare molte altre sfide. C'è molto meno spazio per i dipendenti per formare solide relazioni interpersonali e ci sono alte probabilità di fraintendimenti e ambiguità.
I lavoratori remoti possono anche sentirsi trascurati, provare sentimenti di insoddisfazione e non sentirsi valorizzati o "informati" quanto i colleghi che lavorano in ufficio.
Gestire in modo efficace team virtuali in un modello ibrido
Tra le sfide associate ai modelli di lavoro ibridi, diventa essenziale ripensare le strategie di leadership volte a costruire la fiducia. Ecco alcune strategie di leadership che puoi sfruttare come leader di un team ibrido.
Dai priorità ai risultati piuttosto che alle ore lavorative
Quando si guida una forza lavoro ibrida, l'ideale è adottare una mentalità orientata ai risultati invece di concentrarsi su orari di lavoro rigidi e inflessibili.
Potrebbe non essere necessario disporre di un sistema di registrazione che misuri il tempo trascorso dai dipendenti in ufficio. L'attenzione dovrebbe invece concentrarsi sui risultati, ovvero sul raggiungimento degli obiettivi e delle attività da parte dei team entro le scadenze previste.
Ciò richiede di dare priorità al coordinamento, alla comunicazione e alla trasparenza anziché a orari di lavoro rigidi. L'idea è quella di fissare obiettivi chiari e inequivocabili per i tuoi team ibridi e adottare misure proattive per il loro raggiungimento.
ClickUp, il popolare software di project management, include ClickUp Goals e attività di ClickUp per aiutarti a definire e monitorare gli obiettivi dei dipendenti ibridi. Con queste funzionalità, puoi impostare obiettivi realizzabili, misurarne i progressi e tenere sotto controllo chi sta facendo cosa e quando.
Con ClickUp Obiettivi, i team possono delineare gli obiettivi con descrizioni dettagliate, date di scadenza e traguardi misurabili, rendendo più facile mantenere la responsabilità di un team ibrido. Puoi anche suddividere gli obiettivi più grandi in attività gestibili e fissare traguardi specifici per renderli più facili da raggiungere.
Aggiungi più assegnatari e osservatori a un'attività per garantire un flusso di lavoro chiaro e lineare che promuova la completa trasparenza e titolarità.
Crea una cultura lavorativa ibrida positiva
In qualità di leader in un ambiente di lavoro ibrido, devi adottare misure volte a creare una cultura ibrida positiva, caratterizzata da apertura alle idee, collaborazione, comunicazione e rispetto dell'individualità e del processo mentale di ogni persona.
Utilizza software di collaborazione come ClickUp Docs per consentire ai membri di scrivere e registrare le loro idee, collaborare alla documentazione dei progetti e prendere note, il tutto all'interno della potente piattaforma di gestione delle attività di ClickUp.
Puoi anche utilizzare le lavagne online ClickUp per abbozzare insieme diversi schemi di progetto e idee e avviare attività direttamente dalle tue sessioni di brainstorming. È possibile accedere alle lavagne da qualsiasi luogo, in modo che i membri del tuo team remoto e in ufficio possano collaborare in modo sincronizzato quando necessario.
Inoltre, implementa le seguenti strategie per facilitare il processo:
- Utilizza gli strumenti di comunicazione giusti: scegli gli strumenti di comunicazione adeguati per mantenere tutti in connessione ed eliminare i silos comunicativi. Implementa piani ben definiti per gli eventi e le riunioni in modo che tutti i membri possano trovare il tempo per partecipare e dare il proprio contributo.
- Promuovere lo spirito di squadra e la collaborazione: solo lavoro e niente svago allontana i tuoi dipendenti. Incoraggia lo spirito di squadra attraverso iniziative come sessioni virtuali davanti alla macchinetta del caffè, giochi divertenti o anche quiz a premi utilizzando i dati del posto di lavoro. Ad esempio, quanti contratti abbiamo concluso il mese scorso? O qual era il nostro obiettivo nell'ultimo trimestre?
- Promuovere l'inclusività e l'equità: assicurati che tutto ciò che accade in ufficio venga comunicato simultaneamente ai dipendenti che lavorano da remoto. A tal fine, devi garantire che il tuo team crei e archivi documentazione o registrazioni chiare e complete (riunioni, piani di progetto, obiettivi annuali e trimestrali o qualsiasi informazione pertinente) in un formato facilmente accessibile. ClickUp è lo strumento ideale per questo scopo.
Mantieni autonomia e responsabilità
Consenti al tuo team di diventare più efficiente nel processo decisionale. Sii generoso con le responsabilità e l'autorità nell'ambiente di lavoro ibrido. Ciò contribuirà a promuovere un senso di titolarità, migliorando automaticamente la produttività.
Accogli le nuove idee e ricordati di dare la titolarità e il credito a chi lo merita. Quando dai ai membri del team la libertà di sperimentare e prendere le proprie decisioni, stimoli la collaborazione e la risoluzione creativa dei problemi.
Il modello di piano di gestione del team di ClickUp è un ottimo modo per definire ruoli e responsabilità chiari e mantenere la responsabilità di ogni azione.
La vista Agenda nel modello ti consente di pianificare e strutturare in modo efficiente le riunioni del team. Per concentrarti sui reparti, utilizza la vista Agenda per reparto per ottimizzare il tempo di tutti. Infine, tieni sotto controllo i progressi e le attività di ciascun reparto con la vista completa Stato per reparto.
Questo modello ti consente anche di:
- Pianifica e supervisiona i progetti con chiarezza
- Comunica chiaramente attività e responsabilità ai membri del team
- Garantite l'allineamento del team sulle priorità chiave per l'esito positivo collettivo.
Utilizza modelli come il DAC
La gestione di team remoti o ibridi richiede un approccio leggermente diverso per prendere decisioni efficaci. Il modello DAC, ad esempio, prevede direzione, allineamento e impegno. Analizziamolo nel dettaglio:
- Indicazioni: assicurati che i membri del tuo team siano d'accordo e consapevoli degli obiettivi e delle strategie generali del team.
- Allineamento: assicurati che i reparti, i team e i membri con compiti e ruoli diversi ma interconnessi si coordinino attivamente tra loro sulle attività importanti. Utilizza strumenti come la Chat View di ClickUp per comunicare con i membri del team e i reparti direttamente dall’area di lavoro.
- Impegno: i membri del tuo team sono fortemente impegnati e si sentono responsabili del successo dell'azienda? Oppure sono più concentrati sulla crescita personale? Nel primo caso, devi lavorare per coinvolgere e ispirare le persone, costruire la fiducia e creare un senso di titolarità e responsabilità.
Impegnati in attività che superano i confini
In qualità di leader di un team ibrido, devi essere in grado di collaborare oltre i confini. Dovresti sentirti a tuo agio nel contattare diversi reparti e livelli gerarchici, stakeholder esterni e altri gruppi rilevanti e coordinarti con loro a distanza o in fusi orari diversi per terminare il lavoro.
Ciò significa stabilire e garantire una connessione 24 ore su 24 per i team fuori sede e in sede, una comunicazione fluida tra te e gli altri membri del team e un sistema efficace che abbatta i silos e mantenga tutti sulla stessa lunghezza d'onda.
Sebbene ciò non sia sempre possibile, è possibile ottenere una connessione quasi perfetta con un lavoro richiesto e seguendo i numerosi consigli discussi in questo articolo.
- Comprendi come avviene il flusso delle conoscenze all'interno della tua organizzazione e identifica le lacune e le opportunità sia in impostazioni virtuali che faccia a faccia.
- Incoraggia i dipendenti a impegnarsi in comportamenti collaborativi e trasversali attraverso formazione, incentivi e promozioni, assicurandoti che non vengano percepiti come un ulteriore stress.
- Crea reti interfunzionali all'interno dell'organizzazione per assicurarti di comprendere il quadro generale e le connessioni tra i gruppi.
Prova le sessioni "lunch and learn"
Le sessioni virtuali o di persona "lunch and learn" offrono un ambiente rilassato e informale in cui i dipendenti di diversi reparti possono interagire e stringere connessioni personali. Partecipando a discussioni informative o divertenti, i colleghi possono abbattere le barriere tra i reparti, promuovere il rispetto reciproco e costruire relazioni di lavoro più solide. Queste sessioni incoraggiano lo scambio di idee, portando a una maggiore collaborazione e innovazione in tutta l'organizzazione.
Promuovi una mentalità orientata all'apprendimento continuo
In definitiva, la leadership ibrida consiste nel sperimentare ed essere aperti all'innovazione. È necessario testare costantemente quali approcci funzionano meglio per il tuo team e quali sono chiaramente da evitare. È anche importante essere aperti al feedback e accettare il fatto che si possono commettere errori.
Considera ogni "esperimento" fallito come un'opportunità di apprendimento. Ogni trimestre, prova nuovi approcci al project management o alla collaborazione. Quindi, raccogli i feedback dei dipendenti su ciò che ne pensano. Continua con i modelli che danno risultati e abbandona quelli che non funzionano.
Valutare le prestazioni in un modello di lavoro ibrido
Un modello di lavoro ibrido è molto più dinamico di uno tradizionale. Ad esempio, in qualità di team leader, avrai una visibilità relativamente minore sulle attività quotidiane dei tuoi dipendenti. Potresti cadere nella trappola di favorire involontariamente un dipendente che viene in ufficio più spesso. Anche se il pregiudizio può essere involontario, può avere un forte effetto negativo sulla cultura del posto di lavoro e sull'esperienza dei dipendenti.
Per evitare pregiudizi inconsci, è necessario un sistema completo che ti mantenga consapevole e vigile. È qui che entra in gioco il modello di valutazione delle prestazioni di ClickUp. Ti fornisce una breve descrizione delle prestazioni di un dipendente al termine di un progetto, in modo da potergli fornire un feedback in tempo reale, obiettivo e costruttivo.
Inoltre, puoi monitorare le prestazioni quotidiane del tuo team esaminando il sistema di monitoraggio visualizzato fornito con ClickUp Obiettivi e ClickUp Attività.
In generale, devi essere consapevole di ciò che sta accadendo, ma anche evitare di microgestire il tuo team. Abbi fiducia nei tuoi collaboratori, concedi loro autonomia e monitora le loro prestazioni durante tutto il progetto. È così che si valuta la performance in un modello ibrido.
Ottimizza i tuoi modelli di lavoro ibrido con ClickUp
Poiché il modello di lavoro ibrido sta diventando sempre più popolare sia tra i dipendenti che tra le aziende, è necessario essere pronti ad affrontarlo.
Il cambiamento più importante avviene nella tua mentalità. Passa da una prospettiva orientata alle ore di lavoro a una orientata agli obiettivi. Comprendi come puoi sfruttare spazi di lavoro flessibili e orari di lavoro flessibili per attrarre i migliori talenti e mantenere il tuo team al massimo della produttività.
Da fare, prova le funzionalità di definizione degli obiettivi e monitoraggio delle attività, gli strumenti di comunicazione e collaborazione e i modelli di ClickUp. Questi elementi creano l'ecosistema perfetto per guidare con intenzionalità in un ambiente di lavoro ibrido. Iscriviti a ClickUp e colma il divario comunicativo all'interno dei team ibridi.