La comunicazione tra i dipartimenti è come una gemma dalle mille sfaccettature.
Ogni sfaccettatura riflette la luce in modo diverso, ma fa comunque parte della stessa gemma. Allo stesso modo, ogni reparto di un'organizzazione utilizza un quadro di comunicazione collaborativa unico, guidato da obiettivi, ruoli e finalità diversi.
La comunicazione interaziendale può essere definita come il flusso di informazioni, dati e messaggi tra vari reparti, unità o team, che facilita il coordinamento delle attività, dei progetti e degli obiettivi organizzativi.
La comunicazione interdipartimentale comprende cinque elementi fondamentali:
- Scambio di informazioni
- Collaborazione
- Allineamento agli obiettivi
- Feedback
- Ottimizzazione delle risorse
La comunicazione tra i reparti è fondamentale per garantire il corretto funzionamento di un'organizzazione. Questo perché:
- Aiuta ad allocare in modo ottimale le risorse umane, finanziarie e materiali tra i diversi reparti
- Incoraggia lo scambio di idee che stimolano il pensiero creativo e l'innovazione
- Aiuta a evitare la duplicazione del lavoro richiesto, garantendo che le attività siano completate in modo più efficiente
- Il risultato è una decisione aziendale informata e completa, poiché vengono prese in considerazione diverse prospettive e competenze
- Riduce il rischio di perdita di conoscenze e promuove l'apprendimento organizzativo, accelerando l'identificazione e la risoluzione di problemi complessi
Detto questo, quanto spesso avete l'opportunità di riflettere sullo stato reale delle vostre comunicazioni interdipartimentali? I vostri team collaborano davvero o operano in silos, ostacolati da comunicazioni errate, fughe di informazioni e incomprensioni?
E se desideri imparare come migliorare la comunicazione tra i reparti e avviare una comunicazione centralizzata, cosa dovresti fare?
Non preoccuparti: questo post del blog esplora dieci consigli pratici per migliorare la comunicazione tra i reparti e garantire che i vari reparti comunichino tra loro e non l'uno con l'altro.
Non preoccuparti: questo post del blog esplora dieci consigli pratici per garantire che i vari reparti lavorino bene insieme. Discuteremo anche di come uno strumento di project management come ClickUp possa aiutare a comunicare in modo efficace tra i reparti.
Iniziamo.
Strategie per migliorare la comunicazione tra i reparti
1. Valutare le attuali pratiche di comunicazione
Come per la maggior parte delle iniziative organizzative, migliorare la comunicazione interna tra più reparti significa innanzitutto capire dove si trovano le lacune e perché la comunicazione tra i reparti è importante.
Ecco a cosa prestare attenzione:
- Da fare
- Desideri migliorare la collaborazione tra diversi reparti a lungo termine o per un progetto specifico?
- Quali sono le aspettative dei dipartimenti in merito alla frequenza delle comunicazioni e agli strumenti/piattaforme da utilizzare?
- Quali sono le lamentele più comuni relative alle difficoltà di comunicazione sul posto di lavoro?
La chiave per una migliore comunicazione tra i reparti è parlare con ogni reparto coinvolto.
Considerate l'utilizzo di sondaggi anonimi e moduli di feedback per raccogliere opinioni sincere da tutti. Monitorate i modelli di comunicazione, come la frequenza e i tempi di risposta delle email o dei messaggi scambiati e persino i punti di discussione durante le riunioni interdipartimentali.
Questo ti aiuterà a comprendere le percezioni dei dipendenti e a evidenziare i punti critici specifici nella comunicazione tra i reparti.
Una volta individuati tutti i punti chiave, organizza una riunione congiunta per discutere i modelli e sviluppare una struttura per la comunicazione futura. È fondamentale raccogliere i contributi di tutti i reparti e lavorare in modo collaborativo per raggiungere questo obiettivo.
L'utilizzo del modello di comunicazione per dipendenti ClickUp garantisce che i tuoi messaggi vengano comunicati in modo accurato e che i tuoi dipendenti rimangano informati. Il modello include:
- Un layout visivo intuitivo per una facile navigazione
- Uno spazio centralizzato per archiviare tutti i documenti e i messaggi
- Funzionalità integrate di collaborazione e monitoraggio delle attività
2. Definire obiettivi condivisi tra i reparti
Molto spesso, una comunicazione interaziendale insufficiente è il risultato della mancanza di obiettivi comuni. Ad esempio, il reparto marketing potrebbe concentrarsi sulla generazione di lead, mentre il reparto commerciale potrebbe dare priorità alla conversione e al fatturato. Tuttavia, se adottassero un approccio collaborativo alla definizione degli obiettivi, sarebbe nell'interesse di entrambi i reparti rimanere in contatto e aiutarsi a vicenda.
Ad esempio, i team DevOps e del servizio clienti potrebbero normalmente lavorare in modo indipendente. Ma se si impostasse un obiettivo comune, come risolvere un numero specifico di ticket dei clienti relativi alle prestazioni dell'app, potrebbero aiutarsi a vicenda in modo più efficace.
Il team del servizio clienti può fornire aggiornamenti tempestivi ai clienti, mentre il team DevOps può dare priorità alla risoluzione dei ticket. È possibile utilizzare il modello di piano di comunicazione di ClickUp per pianificare gli obiettivi condivisi e organizzare le informazioni in un unico documento centralizzato.
Il modello è predefinito con numerose opzioni che consentono di:
- Creare messaggi in linea con gli obiettivi definiti
- Classificare le attività e assegnarle ai membri del team
- Imposta notifiche e avvisi per promuovere la comunicazione tra i reparti e la collaborazione ai progetti
Inoltre, è consigliabile utilizzare una funzionalità pratica come gli stati personalizzati delle attività di ClickUp per ridurre la necessità di controlli costanti e tenere informati tutti i membri dei diversi reparti. Ciò consente a più reparti di comprendere lo stato di avanzamento delle attività e le dipendenze senza dover contattare persone di altri reparti.
Nell'esempio sopra riportato, il team DevOps può aggiungere diverse fasi alle attività, come "in corso" o "in attesa", oppure utilizzare semplici liste di controllo per indicare quando le attività sono "terminate" o "non terminate". In questo modo, i rappresentanti del servizio clienti possono fornire aggiornamenti corretti e in tempo reale ai clienti.
3. Coinvolgere la leadership nel processo
Quando si coordina la comunicazione tra i reparti, è importante prestare attenzione alle situazioni che portano a una competizione malsana o a conflitti tra team interfunzionali, piuttosto che a una collaborazione attiva. È necessario ottenere il consenso di tutti i responsabili dei reparti affinché la comunicazione tra i reparti sia fluida ed efficace.
Dovrebbero lavorare insieme per supportare attivamente gli obiettivi condivisi e mantenere relazioni sane con gli altri reparti, sostenendo al contempo le esigenze del proprio reparto.
Per una comunicazione interdipartimentale più snella, prova a organizzare riunioni mensili o tavole rotonde tra il team commerciale, il team di prodotto e il team dedicato al successo dei clienti, in cui i responsabili di reparto presentano i risultati, le sfide e i progetti futuri dei propri team.
Incoraggiate tutti a partecipare alle attività di team building e alle chat formali e siate aperti ai feedback o alle richieste di assistenza. Questo può aiutare a stabilire un collegamento neutrale tra i reparti per colmare le lacune nella comunicazione orizzontale o mediare eventuali argomenti. ClickUp semplifica notevolmente questo processo.
La nostra comunicazione con gli altri team è molto più forte. La gestione dei progetti e delle attività è incredibile su questa piattaforma. Tutti i reparti dell'azienda sono grati che abbiamo insistito per adottarla, compresi i freelance e gli appaltatori che ora hanno piena visibilità sulle loro aspettative e possono aggiornarsi facilmente.
La nostra comunicazione con gli altri team è molto più forte. La gestione dei progetti e delle attività è incredibile su questa piattaforma. Tutti i reparti dell'azienda sono grati che abbiamo insistito per adottarla, compresi i freelance e gli appaltatori che ora hanno piena visibilità sulle loro aspettative e possono aggiornarsi facilmente.
4. Promuovere il team building tra i reparti
Migliore è la conoscenza reciproca tra i reparti, maggiore è la probabilità che collaborino per raggiungere obiettivi comuni. Investire in attività che incoraggiano lo spirito di squadra e il cameratismo è sempre utile.
Potresti organizzare una serata di bowling per i reparti o un evento aziendale fuori sede con attività di team building che prevedono il lavoro e la definizione di strategie comuni.
Ad esempio, organizzate un hackathon di 24 ore in cui team misti sviluppano soluzioni per un problema aziendale, al fine di promuovere la collaborazione e incoraggiare la comunicazione tra i reparti.
Anche se siete un team remoto, potete organizzare eventi virtuali come lezioni di yoga o serate di giochi. Potete aggiungere un tocco in più con una scheda regalo, così tutti possono ordinare la cena a spese dell'azienda e godersela come parte del ritiro virtuale.
Inoltre, organizzate almeno una riunione settimanale tra i vostri reparti in modo che sviluppino un ritmo di collaborazione.
Consenti loro di mappare visivamente i processi, aggiungere note e catturare la loro creatività collettiva utilizzando le lavagne online ClickUp.
Grazie alla visibilità in tempo reale di chi sta visualizzando e contribuendo alla lavagna online, i singoli reparti possono collaborare senza intoppi, evitando sovrapposizioni e confusione. Che si tratti di pianificare uno sprint, sviluppare strategie di marketing o ottimizzare il lavoro di squadra, ClickUp è davvero uno dei migliori strumenti di comunicazione sul posto di lavoro per migliorare la comunicazione tra i reparti.
💡Suggerimento: Le mappe mentali di ClickUp sono una funzione efficace per organizzare sessioni di brainstorming in modo chiaro e strutturato, migliorando la collaborazione tra i reparti. I reparti possono creare mappe mentali in formato libero in modalità Blank e convertirle in attività. Possono visualizzare e riorganizzare la struttura delle attività per un determinato elenco in modalità Attività.
5. Garantire pari accesso agli aggiornamenti aziendali
Una comunicazione interaziendale insufficiente è talvolta il risultato di una percezione da parte di un reparto che l'altro riceve gli ultimi aggiornamenti prima di lui. Ciò può portare a risentimenti e a un ulteriore deterioramento della comunicazione interaziendale.
Questo problema può essere facilmente risolto pubblicando gli aggiornamenti aziendali su un portale aziendale comune o su una bacheca digitale condivisa, in modo che tutti i dipendenti possano accedervi contemporaneamente (anziché tramite thread di email, dove è più facile che alcuni nomi vengano tralasciati) e siano sempre sulla stessa pagina.
Ad esempio, è possibile utilizzare ClickUp Docs per creare un repository centrale per le conoscenze aziendali, i piani di progetto, le note delle riunioni, ecc.
Grazie alle funzionalità/funzioni di modifica e commento in tempo reale, i dipendenti possono anche collaborare sui documenti per aggiornarli sullo stato di avanzamento dei progetti, sulle modifiche alle politiche e sui prossimi eventi.
Utilizza ClickUp Assegna commenti all'interno dei documenti per consentire feedback e discussioni asincroni. Puoi risolvere o riassegnare facilmente i commenti direttamente nella sezione commenti.
Il modello di comunicazione interna di ClickUp è un modo fantastico per annunciare eventi o aggiornamenti interni. Che si tratti di una riunione con tutto il personale o di chat individuali, puoi utilizzare il modello per:
- Monitora lo stato di avanzamento con stati quali Approvato, Da revisionare, Pubblicato, Pianificato e Da fare
- Accedi a diverse viste, come Elenco comunicazioni, Bacheca stati, Calendario comunicazioni, Tipo di evento e Azioni, per organizzare le informazioni
- Migliora il monitoraggio con funzionalità/funzioni quali monitoraggio del tempo, tag, avvisi di dipendenza ed email
💡Suggerimento: Ogni volta che si tengono riunioni interdipartimentali, utilizza ClickUp Brain per creare report e note di riunione. ClickUp Brain può riepilogare/riassumere la discussione e definire i passaggi successivi stimati. Se è necessario condividere aggiornamenti specifici su un progetto comune, assicurati che entrambi i reparti abbiano accesso agli stessi dettagli e allo stesso contesto contemporaneamente.
6. Implementare una tecnologia di comunicazione interdipartimentale efficace
La tecnologia non può certo sostituire le relazioni umane, ma è un ottimo strumento. Utilizzatela per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e facilitare una comunicazione più fluida tra i reparti.
Supera i tradizionali thread di email per la collaborazione tra reparti e investi in piattaforme di comunicazione in tempo reale per condividere aggiornamenti sul lavoro, conversazioni divertenti, feedback individuali dai superiori e molto altro. Sfrutta i vantaggi della collaborazione interfunzionale con strumenti come ClickUp.
Ad esempio, con ClickUp Clips, i team di prodotto possono creare e condividere registrazioni dello schermo per dimostrare i processi, dare suggerimenti o condividere aggiornamenti con il team commerciale e altri reparti. Questo strumento di comunicazione visiva aiuta a garantire che tutti i dipendenti comprendano i messaggi in modo chiaro e semplice.
Le visualizzazioni della chat di ClickUp, invece, migliorano la comunicazione e il coinvolgimento dei dipendenti a 360 gradi. E poiché si trova sulla stessa piattaforma, puoi gestire i progetti e chattare con i colleghi tutto in un unico posto.
Questa funzionalità/funzione offre uno spazio centralizzato per le conversazioni tra diversi reparti, riducendo la necessità di email e messaggi sparsi. Mantiene tutte le comunicazioni nel contesto delle attività e mantiene i reparti interconnessi.
💡 Suggerimento: Rivedi e aggiorna regolarmente il tuo stack tecnologico per assicurarti che soddisfi le esigenze in continua evoluzione della tua organizzazione. Organizza sessioni di formazione per aiutare i dipendenti a sfruttare al meglio gli strumenti disponibili.
7. Semplificare i meccanismi di feedback
Una comunicazione diagonale fluida è essenziale per allineare i team interfunzionali.
Tuttavia, migliorare la comunicazione tra i reparti non sarà facile. È utile offrire una piattaforma libera da giudizi, in modo che i dipendenti possano condividere le loro opinioni e i loro problemi, sia che riguardino situazioni specifiche o il team nel suo complesso.
Per risolvere questo problema, implementa questi modelli di piano di comunicazione e definisci la frequenza, i metodi e i canali per il feedback. In questo modo avrai la certezza che tutti sappiano quando e come riceveranno e forniranno feedback.
È inoltre possibile creare moduli di feedback online che i colleghi possono compilare in forma anonima.
Organizza periodicamente riunioni di revisione con i responsabili dei reparti per discutere i punti critici ricevuti attraverso vari canali e sviluppare soluzioni in un'impostazione moderata. Con il tempo, inizierai a notare che i reparti si sentono riconosciuti e ascoltati.
8. Affrontare i conflitti in modo rapido ed equo
I conflitti tra reparti possono verificarsi per diversi motivi: qualunque essi siano, è necessario intervenire e risolverli il più rapidamente possibile. Il primo passaggio consiste nel ridurre al minimo il rischio di conflitti chiarendo in modo estremamente preciso le aspettative individuali.
Se sorgono conflitti, concedi a ciascuna parte lo spazio necessario per condividere il proprio punto di vista e facilitare il raggiungimento di un accordo. Stabilisci sequenze temporali chiare per ciascuna fase del processo.
L'obiettivo della risoluzione dei conflitti non dovrebbe essere solo quello di appianare le cose. Se è possibile apportare miglioramenti concreti, come ad esempio riassegnare qualcuno a un'area di competenza che preferisce o riadattare i risultati attesi per renderli più "equi", non esitate a suggerirli. Naturalmente, l'ultima parola spetterà al manager e al responsabile del reparto del dipendente interessato.
Allo stesso tempo, fornite ai responsabili dei reparti le risorse e la formazione necessarie per riconoscere le aree di potenziale conflitto e risolverle in modo indipendente. Ad esempio, potete offrire workshop sull'ascolto attivo, la mediazione e le tecniche di negoziazione.
💡Suggerimento professionale: Stabilisci protocolli chiari per l'escalation dei conflitti, come ad esempio la mediazione di controversie da parte di una terza parte neutrale o l'istituzione di una procedura formale di reclamo. Rivedi e aggiorna questi protocolli ogni anno per garantire che rimangano pratici e pertinenti ed evitare una cultura lavorativa tossica .
9. Celebrare i risultati ottenuti grazie alla collaborazione
Uno dei modi migliori per creare cameratismo è celebrare un risultato condiviso. E quando è il risultato di un'ottima comunicazione tra i reparti, è ancora più lodevole.
Che si tratti di un obiettivo di progetto raggiunto con successo o di strategie di comunicazione adottate senza intoppi, disponete di un sistema che apprezza il lavoro di ciascun reparto per l'organizzazione e l'uno per l'altro.
Alcuni consigli per celebrare i risultati dei dipendenti:
- Crea una "Bacheca dei successi" (fisica o virtuale) sulla tua intranet o sul canale aziendale dove i dipendenti possono condividere complimenti e risultati. Questo serve come promemoria costante dell'impatto positivo della collaborazione tra i reparti e aiuta a costruire un senso di comunità e uno scopo condiviso
- Offri incentivi come cene di gruppo, schede premio o ferie extra. Celebrare i risultati raggiunti aumenta la motivazione e la produttività. È anche un'opportunità per i reparti di socializzare
10. Coltivare una cultura basata sull'empatia
Alla fine della giornata, i dipendenti comunicano meglio quando si sentono sicuri che la loro voce viene ascoltata e che gli errori sono un trampolino di lancio per migliorare. Incoraggiare una comunicazione efficace tra i reparti è un'opportunità per creare una cultura aziendale basata sull'empatia.
È possibile iniziare dando l'esempio, con un team dirigenziale che si dimostra sincero nella condivisione dei feedback e nel lavoro sugli errori. Promuovete sessioni di storytelling in cui i dirigenti senior condividono le loro esperienze personali di collaborazione basata sull'empatia.
Più i dipendenti vedono esempi di diversi reparti che lavorano insieme in situazioni complesse, più saranno propensi a imitare quel comportamento. Questo può anche contribuire a creare un ambiente di lavoro più solidale e comprensivo.
Guarda la tua organizzazione avere successo grazie a una comunicazione efficace tra i reparti
È nella natura umana cercare di tutelare i propri interessi e quelli del proprio team, motivo per cui può essere difficile ottimizzare la comunicazione tra i reparti.
Con un lavoro richiesto consapevole, tuttavia, è possibile aiutare i reparti a vedere ciò che hanno in comune e motivarli a lavorare in modo collaborativo. Iniziare impostando obiettivi e consentendo conversazioni attraverso riunioni regolari per migliorare le comunicazioni tra i reparti.
All'inizio i risultati potrebbero essere modesti, ma con un lavoro sincero e costante continueranno ad arrivare. Col tempo potrete beneficiare di reparti che si fidano l'uno dell'altro e amplificano la crescita reciproca nel perseguimento di un esito positivo condiviso.
Infine, la comunicazione tra i reparti dovrebbe essere integrata con gli strumenti giusti e opportunità di feedback. ClickUp può semplificare le operazioni ed eliminare le barriere comunicative.
Essendo una piattaforma di project management all-in-one, centralizza i dati di lavoro, i progetti, le discussioni, i feedback e lo stato di avanzamento, garantendo trasparenza e riducendo al minimo le incomprensioni a tutti i livelli.
Con ClickUp non lavorerai più in silos.
Iscriviti gratis a ClickUp e preparati a sperimentare la differenza che una comunicazione efficace può fare nella tua organizzazione.