Abbandonare carta e penna: Come usare l'IA per le note delle riunioni

Da fare: vi sentite mai bloccati a prendere nota delle riunioni mentre le idee brillanti volano? Beh, non siete i soli!

In media, le persone parlano 110-150 parole al minuto. Al contrario, riescono a registrare solo 20-45 parole al minuto come velocità di scrittura a mano!

A meno che non siate esperti di stenografia, sarete bloccati in un gioco perpetuo di recupero. Durante questa lotta, vi perdete anche le nuove idee che vengono scambiate e vi sentite esclusi, confusi e sopraffatti.

E se ci fosse un modo per acquisire note accurate per le riunioni senza tutto questo fastidio?

Da fare: abbiamo la vostra attenzione? Allora salutate il IA meeting assistant, uno strumento che automatizza in modo intelligente la presa di note mentre partecipate alle riunioni.

Ecco tutto quello che c'è da sapere su come usare l'IA per le note delle riunioni.

Comprendere l'IA per la presa di note

I metodi di presa di nota manuali richiedono tempo e risorse. In questo contesto, l'intelligenza artificiale (IA) trasforma la presa di note da un'attività banale a un vantaggio strategico.

Ecco una rapida occhiata alla magia dell'IA note per le riunioni :

Riconoscimento vocale automatico (ASR): Il fondamento delle note generate dall'IA per le riunioni

Il cuore di qualsiasi strumento di IA per prendere appunti è il riconoscimento automatico del parlato (ASR), noto anche come Speech-to-Text (STT).

Questa tecnologia sfrutta l'intelligenza artificiale (IA) o l'apprendimento automatico (ML) per convertire le parole pronunciate in testi precisi e leggibili. Ha la capacità di tenere il passo anche con le conversazioni vocali più veloci. La trascrizione in tempo reale e scalabile garantisce la possibilità di catturare ogni minimo dettaglio della conversazione mentre si svolge.

**Da fare?

L'ASR è tre volte più veloce della digitazione! Il tempo risparmiato può essere impiegato per concentrarsi su attività di alto valore o complesse o, se preferite, per scorrere video di gatti su Internet!

Trascrizione, riepilogare/riassumere e altro ancora

Sebbene l'obiettivo principale degli strumenti di annotazione delle riunioni sia quello di trascrivere le riunioni in tempo reale, gli strumenti di IA aggiungono ulteriore valore a questo lavoro. Ecco come:

• Distinguere facilmente i vari partecipanti alla riunione, poiché riconosce i diversi oratori; sapere chi ha detto cosa facilita l'attribuzione chiara delle idee ed elimina la confusione
• Misura l'efficienza della riunione analizzando le lacune di conoscenza, scoprendo aree di miglioramento, riducendo l'eccessivo numero di discorsi o ripetizioni e altro ancora
• Ricerca delle trascrizioni per parole chiave e nomi degli oratori, per una ricerca rapida e semplice delle informazioni
• Catturate l'essenza di una riunione in pochi clic. Gli strumenti di IA consentono di risparmiare tempo e lavoro richiesto generando automaticamente riepiloghi/riassunti delle riunioni e delle decisioni più importanti
• Identificate gli elementi d'azione in modo da non perdere mai più un follower. Le note delle riunioni generate dall'IA catturano ed evidenziano decisioni, attività e azioni cruciali
• Migliorate l'accessibilità e la condivisione delle conoscenze tra team multilingue grazie aStrumenti di IA per la scrittura che generano note per le riunioni in molte lingue

utilizzare ClickUp Brain per convertire le note delle riunioni in diverse lingue

Benefici dell'uso dell'IA per le note delle riunioni

Ora che avete capito il ruolo di Strumenti di IA nella presa di note passiamo rapidamente in rassegna i vantaggi delle note di riunione IA:

• Aumento della produttività: Il software per prendere appunti IA vi libera dall'onere di prendere appunti manualmente. Il risultato è che potete fare brainstorming liberamente, condividere intuizioni e partecipare attivamente alle discussioni mentre l'IA prende nota di ogni dettaglio. Questo si traduce in un aumento della produttività complessiva durante le riunioni
• Accuratezza e completezza completate: La trascrizione con l'IA converte meticolosamente ogni singolo suono delle app di videoconferenza nella sua controparte scritta. Grazie alla fedele documentazione di ogni cosa, dalle discussioni rapide al gergo tecnico, diventa più facile fare affidamento sull'accuratezza e sulla completezza delle note generate dall'IA
• Miglioramento della collaborazione: Poiché tutti i partecipanti alla riunione hanno accesso alle stesse informazioni, queste note li portano sulla stessa pagina. Questa condivisione apre la strada a un lavoro collaborativo con obiettivi chiari, trasparenti e inequivocabili

collabora alle note delle riunioni e ai piani d'azione con ClickUp Docs_

• Risultati azionabili: Gli strumenti di IA insoftware per i verbali delle riunioni rilevano ed evidenziano automaticamente le cose da fare e le decisioni cruciali all'interno delle note. Mettendo in primo piano questi elementi d'azione, si facilita l'assegnazione delle attività in modo rapido ed efficiente. Inoltre, la chiarezza delle aspettative, della Sequenza e così via, rende più facile garantire risultati positivi
• Miglioramento del processo decisionale: L'assistente IA per le riunioni è in grado di estrarre informazioni chiave dalla riunione, di generare riepiloghi/riassunti e di tracciare una tabella di marcia per le azioni future. Questo supporta il processo decisionale e funge anche da punto di riferimento per l'identificazione di temi o aree di interesse ricorrenti
• Gestione della conoscenza: Le note delle riunioni sono un registro di tutte le vostre riunioni. Con gli strumenti di IA, è possibile documentare, archiviare e organizzare questa base di conoscenze per un facile accesso e riferimento futuro. Inoltre, rende queste riserve di dati ricercabili, in modo da poter individuare rapidamente le informazioni delle riunioni passate
• Crescita continua: Con la crescente popolarità degli strumenti di IA per la presa di nota delle riunioni, si può anche essere certi di un miglioramento continuo. Poiché la tecnologia è di tipo iterativo, ogni versione dell'agenda per le riunioni è più raffinata e soddisfa sempre meglio le vostre esigenze. Il risultato è un valore crescente dell'assistente IA durante le riunioni
• Un passaggio verso l'inclusività: Dare potere a team diversi abbattendo le barriere con le note dell'IA per le riunioni. Che si tratti di tradurre i programmi delle riunioni da una lingua all'altra o di fornire sottotitoli chiusi in tempo reale per consentire alle persone con problemi di udito, un assistente IA per le riunioni vi avvicina all'obiettivo di un luogo di lavoro inclusivo e accessibile

ClickUp Pro Tip: L'accessibilità non è più una funzionalità/funzione piacevole, ma è fondamentale per l'esito positivo dell'organizzazione. Dal guidare l'innovazione e aumentare la portata del mercato al mantenere la conformità, ha un grande impatto.

Leggi anche: Il commitment di ClickUp per l'accessibilità

Casi d'uso pratici e applicazioni degli assistenti IA per le riunioni per prendere appunti

I numerosi vantaggi dell'utilizzo di Strumenti di IA per le note delle riunioni vi hanno probabilmente lasciato la probabilità di provarli. Se è così, ecco alcuni modi in cui è possibile utilizzare un'IA per prendere appunti:

Generazione di materiale per le riunioni preliminari

Esempio di prompt:

• Sulla base delle note delle riunioni passate su <argomento/progetto>, identificare i punti chiave della discussione, le domande in sospeso e i potenziali elementi del programma
• Generare una bozza di programma della riunione basata sui temi ricorrenti relativi a <argomento/progetto>
• Sto lavorando a una presentazione commerciale di <prodotto/servizio> per un . Cosa dovrebbe contenere il documento commerciale?

generazione di programmi per le riunioni con ClickUp Brain

Avete una riunione programmata con poco preavviso? Lavorate in modo intelligente e sfruttate gli assistenti IA per generare materiali pre-riunione come programmi, punti di discussione, slide decks, ecc.

Gli strumenti di IA analizzano le note delle riunioni passate e identificano le aree di interesse, i temi ricorrenti, le domande in sospeso e ogni dettaglio che ha portato alla riunione. Dotati di questi dati, daranno il via alla preparazione della riunione generando e condividendo i materiali rilevanti prima della riunione. In questo modo tutti i partecipanti alla riunione arrivano informati e pronti ad affrontare gli argomenti principali. Questa strategia fa risparmiare tempo e promuove discussioni mirate, rendendo le riunioni altamente efficienti e produttive.

Ho riunioni bisettimanali con il mio supervisore e usiamo ClickUp per il nostro programma. Mi sento più al passo con i tempi perché tutte le mie richieste di eventi e presentazioni sono qui, insieme a un indicatore dello stato aggiornato che lei può controllare.

-Michel Turner, Direttore associato (Comunità di carriera), Università di Miami

Leggi anche:_

**Come utilizzare ClickUp Brain per generare note di riunione_

Trascrizione in diretta e presa di note

Esempio di prompt:

• Abilita la trascrizione in tempo reale di questa riunione
• Tradurre questa conversazione
• Identificare e differenziare gli oratori nella trascrizione

tradurre il testo in un'altra lingua in pochi secondi con ClickUp Brain

La trascrizione in tempo reale e la presa di nota sono i valori principali di un assistente per riunioni IA. Gli strumenti di annotazione catturano tutte le discussioni e i punti di discussione di una riunione in modo dettagliato, indipendentemente dal numero di partecipanti. Questa qualità è particolarmente importante nelle riunioni veloci, nelle discussioni su larga scala e nelle teleconferenze, in quanto è possibile avere chiarezza su chi ha detto cosa e quando. Inoltre, aiuta i partecipanti a superare le difficoltà legate alla lingua e all'accento, che altrimenti li porterebbero a non cogliere i dettagli o a interpretare male le informazioni.

Il software di trascrizione IA riconosce la voce di ogni oratore, attribuisce le sue idee nelle note, traduce in tempo reale e genera documentazione della riunione chiara e accurata. Abbiamo già discusso il suo impatto sull'inclusività e l'accessibilità, quindi questo è un frutto facile da ottenere se si vuole sfruttare il potenziale dell'intelligenza artificiale Strumenti di IA per le riunioni .

Recap dei verbali della riunione o dei punti chiave

Esempio di prompt:

• Riassumere i punti chiave discussi durante la riunione
• Identificare tutti gli elementi d'azione ed elencarli con le relative scadenze
• Generare un verbale conciso della conversazione di questa riunione

riassumere le note di una riunione in pochi secondi con ClickUp Brain

Non perdete tempo a estrarre i punti chiave da lunghe discussioni. Utilizzate invece gli strumenti di IA per generare riassunti delle riunioni che catturino il nocciolo dell'intera conversazione!

Gli strumenti di IA per prendere appunti sulle riunioni estraggono le chiavi di lettura per sviluppare una panoramica concisa dei punti salienti della riunione. In questo modo tutti i partecipanti sono sulla stessa lunghezza d'onda, senza dover leggere lunghe pagine di trascrizione. Inoltre, condividono la data e l'ora di queste chiavi di lettura, in modo che possiate sempre tornare alle registrazioni delle riunioni o ai file audio e riflettere sulla conversazione.

Questi verbali fungono da record credibile, offrendo una panoramica di ogni riunione mai condotta.

Stimolare il brainstorming creativo

Esempio di prompt:

• Abbiamo discusso il processo di passaggio di <progetto/argomento>. Trasformatelo in un diagramma di flusso
• Quali sono le sfide e gli ostacoli evidenziati durante la riunione? Quali sono i possibili rimedi?

Convertire le note in mappe mentali ClickUp visive

Troverete piattaforme di riunione che sfruttano la tecnologia IA per potenziare il pensiero visivo. Esse convertono le parole o i file audio in diagrammi concettuali e mappe mentali. Questa visualizzazione permette di usufruire di esplorazioni creative e sessioni di collaborative brainstorming tra più prospettive e competenze.

Utilizzando questi strumenti, i team distribuiti possono collegare visivamente le idee, identificare le relazioni e stimolare l'innovazione mentre lavorano insieme ai problemi. Oltre a illustrare questi concetti, la piattaforma per le riunioni li documenterà e li archivierà in una posizione centralizzata per un accesso facile e veloce a tutti i partecipanti.

Infine, la funzionalità/funzione della lavagna online? Sono ossessionato. Questo strumento veniva spesso utilizzato durante le riunioni del team per fare brainstorming di idee o approfondire alcune iniziative.

-Brittney Curtner, Program Manager, Utah Valley University

Revisione e modifica dei reportistica post riunione

Esempio di prompt:

• Generare un resoconto dettagliato della riunione con l'identificazione dei relatori
• Verificare l'accuratezza delle idee discusse in questa riunione

Generate, riepilogate, correggete, migliorate e traducete le vostre relazioni, email e chat con ClickUp Brain AI Writer for Work

Oltre ai riepiloghi/riassunti generati dall'IA e ai verbali delle riunioni, alcune app per prendere appunti sono in grado di generare report completi dopo la riunione. Questi catturano l'essenza della riunione, completata da punti di discussione, durata della riunione, orari, profili dei partecipanti e così via, che possono essere rivisti anche dopo la conclusione della riunione.

Inoltre, ci sono diversi modi per sfruttare le informazioni o implementare le intuizioni da ogni revisione. Ad esempio, è possibile identificare le persone specifiche che hanno sostenuto o appoggiato un'idea tra più relatori, chiedere loro chiarimenti, dare loro credito e assegnare la titolarità delle attività associate.

Valutare l'efficienza delle riunioni

Esempio di prompt:

• Rivedere il flusso della conversazione e identificare le sezioni con frequenti ripetizioni
• Come avremmo potuto ridurre la durata di questa riunione?
• Creare un programma per la prossima riunione e condividere le idee su come condurla in modo più efficiente

Gli strumenti di IA addestrati all'analisi delle conversazioni possono catturare preziose intuizioni al di là del parlato. Vantano funzionalità/funzione avanzate per analizzare le conversazioni vocali ed evidenziare le dinamiche delle riunioni. Acquisendo metriche come la distribuzione del tempo di parola, le sezioni di punti ripetitivi, le aree di disimpegno e l'eccesso di conversazione, è possibile identificare aree di miglioramento nella struttura della riunione esistente.

Di conseguenza, è possibile pianificare interventi, come il miglioramento della programmazione del programma della riunione, il bilanciamento della partecipazione, ecc.

Personalizzare il piano d'azione delle riunioni

Esempio di prompt:

• Quali sono le attività che mi sono state assegnate durante questa riunione? Aggiungeteli al mio elenco di attività
• Preparare un piano d'azione con attività prioritarie e scadenze basate sugli elementi di azione di questa riunione
• Sincronizzare il mio Google Calendar con le attività identificate in queste note di riunione

Le soluzioni di IA per prendere appunti durante le riunioni possono anche convertire gli elenchi di cose da fare o i punti di azione in tabelle di marcia personalizzate. A tal fine, possono analizzare le note storiche delle riunioni, i profili individuali, i calendari personali, i calendari e così via, per individuare i temi ricorrenti, il ruolo dell'utente in queste riunioni, le scadenze imminenti e così via.

Quindi, sulla base di queste informazioni, generano piani personalizzati che danno priorità alle attività, assegnano ruoli e responsabilità e definiscono le scadenze. Una transizione così fluida dalla piattaforma per le riunioni alle note e alla gestione delle attività rende il follow-up più facile e più conveniente. Questo aiuta i partecipanti alle riunioni a concentrarsi sulle attività più importanti e a contribuire in modo significativo all'esito positivo del team.

Come incorporare gli strumenti di IA per le note delle riunioni

Esistono diversi modi per generare note utilizzando un assistente di riunione IA. Ecco alcune opzioni da considerare:

Utilizzare l'ASR per trascrizioni IA in diretta

Con ASR, è possibile impostare la trascrizione in tempo reale e automatizzare la presa di note. Funzionalità intelligenti basate sull'IA, come ad esempio ClickUp Brain da fare più che generare note. È possibile utilizzarlo per trascrivere automaticamente le registrazioni delle riunioni acquisite tramite Clip (per maggiori informazioni, vedere più avanti). È quindi possibile utilizzare la trascrizione dell'IA per analizzare i punti salienti, scorrere i video utilizzando i timestamp e copiare frammenti

Utilizzare gli strumenti di IA per prendere appunti e rivedere le registrazioni

Mentre gli strumenti ASR generano trascrizioni delle riunioni in tempo reale, gli strumenti di IA con capacità di prendere appunti lavorano con registrazioni audio.

utilizzate ClickUp Clip per registrare le schermate e condividere i video con i partecipanti alle riunioni ClickUp Clip è un modo intelligente per trasformare le note manuali basate sul testo in contenuti multimediali. Ecco come utilizzarli nelle riunioni:

• Catturare una registrazione dell'attività dello schermo, delle finestre delle applicazioni o del desktop durante le presentazioni, i video walkthrough, le demo, ecc.
• Inserire automaticamente trascrizioni, annotazioni e timestamp dalle registrazioni per evidenziare i punti chiave di una discussione
• Condivisione di clip video per la partecipazione asincrona dei membri del team che non hanno potuto partecipare alla riunione dal vivo

Questi strumenti di IA analizzeranno questi file audio o video per generare note dettagliate. È inoltre possibile armeggiare con le funzioni avanzate dell'IA, come l'identificazione dei relatori, la ricerca basata su parole chiave, la generazione di timestamp e l'evidenziazione dei momenti chiave.

Utilizzare gli strumenti di riepilogazione/riassumere le riunioni

In alcuni casi, potreste avere registrazioni di riunioni che vorreste convertire in note e generare riepiloghi/riassunti da tali risultati. In altri casi, potreste già avere le trascrizioni delle riunioni e desiderare solo di riepilogare/riassumere. Con ClickUp Brain è possibile:

• Analizzare le conversazioni ed evidenziare automaticamente gli elementi di azione. Quindi, convertire questi punti d'azione in attività e assegnarle alle parti interessate per promuovere la responsabilità fin dall'inizio
• Generare riepiloghi concisi di lunghe discussioni o thread di conversazione. Teams elimina il rumore per presentare le decisioni principali della riunione e i passaggi successivi per facilitare l'allineamento del team

riassumere le note di una riunione con granularità con ClickUp Brain

• Utilizzate la funzionalità/funzione di riepilogazione per generare una panoramica delle decisioni chiave, degli elementi d'azione e dei risultati ottenuti in pochi clic

Connessione con gli strumenti di project management

Ci sono due modi per farlo. In primo luogo, si può selezionare uno strumento per prendere appunti ASR o IA che si integri con le piattaforme di project management. In secondo luogo, si può scegliere uno strumento di gestione dei progetti come ClickUp con funzionalità IA integrate per la presa di note e la gestione dei documenti.

Ecco alcune funzionalità/funzione che fanno di ClickUp la migliore soluzione software alimentata dall'IA per le note delle riunioni:

1. Documenti

documentare le note di una riunione e lasciare commenti su ClickUp Docs ClickUp Documenti è un hub centralizzato per tutti i documenti relativi al progetto. Serve come spazio collaborativo dove voi e il vostro team potete:

• Documentate le note delle riunioni per una facile consultazione e un'organizzazione chiara. È possibile modificare le note delle riunioni per renderle più leggibili utilizzando varie opzioni di formattazione come titoli, punti elenco e tabelle (PS. È anche possibile utilizzare ClickUp Brain in Documenti)
• Rivedere e contribuire alle note delle riunioni. Poiché i documenti sono collaborativi e condivisibili, i partecipanti possono lasciare commenti per aggiungere ulteriore contesto e sfondo a ciò che è stato discusso e per correggere eventuali errori o interpretazioni errate
• Costruire un repository centralizzato di tutte le note delle riunioni. Condivisione delle note tra le parti interessate per garantire la trasparenza, la responsabilità e l'accesso alle informazioni, mantenendo al contempo l'intero team allineato

2. Lavagne online Lavagna online ClickUp è uno dei tanti strumenti di collaborazione presenti in ClickUp, che aiuta il brainstorming visivo e l'ideazione durante le riunioni nei seguenti modi:

• Tradurre idee e concetti in formati visivi come mappe mentali, diagrammi di flusso e diagrammi che promuovono l'esplorazione creativa e la collaborazione
• Visualizzare le relazioni e le interdipendenze tra le attività o le idee per mantenere la focalizzazione sul quadro generale mentre si lavora sui dettagli più minuti
• Incorporare le lavagne online nei contenuti delle riunioni su Documenti per un'esperienza integrata di brainstorming e sviluppo di progetti

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/04/Release-2.176\_Whiteboard-Doc-Edit\_V1.gif Incorporazione delle schede dei documenti nelle lavagne online di ClickUp /$$$img/

costruire un ecosistema integrato sulle Lavagne ClickUp

3. Modelli

ClickUp offre anche una ricca libreria di modelli gratis, personalizzabili al 100% in base alle esigenze del progetto o del flusso di lavoro.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-11.png Documentate l'intera discussione della riunione con il modello di verbale di riunione di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6108324&department=hr-recruiting Scaricate questo modello /$$$cta/

Per istanza, il modello Modello di verbale di riunione ClickUp offre una struttura ben definita per la registrazione dei verbali delle riunioni come documento in ClickUp. Da un programma dettagliato alle modifiche ai verbali delle riunioni precedenti fino agli annunci, questo modello copre tutto.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-10.png Date una direzione alle discussioni del team con il modello ClickUp per le note delle riunioni https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6108324&department=hr-recruiting Scaricare questo modello /$$$cta/

Allo stesso modo, il modello personalizzabile per documenti di Note per le riunioni ClickUp offre una direzione. Stabilendo delle linee guida e una struttura per le vostre riunioni, potrete far sì che ogni riunione sia importante, sia che si svolga quotidianamente che annualmente.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/ClickUp-One-on-One-Meeting-Notes-Style-Template.png Tieni traccia di tutte le tue riunioni con il modello ClickUp Meeting Note Style https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6108324&department=hr-recruiting Scaricate questo modello /$$$cta/

Poiché dovrete mantenere un registro di tutte le note delle vostre riunioni, abbiamo anche questo modello su Stile delle note delle riunioni ClickUp . Il modello di riunione cattura brevi riepiloghi di ogni riunione in un formato semplice e crea un repository centrale e ricercabile. Facilita l'organizzazione delle note e consente di aggiornare tempestivamente lo stato dei team e delle parti interessate.

4. Integrazioni

sincronizzare i calendari di Google Calendar con ClickUp per una gestione efficace della disponibilità per le riunioni

Come se le funzionalità/funzione di ClickUp non fossero sufficienti, avete anche la possibilità di integrare ClickUp con gli strumenti, le piattaforme e i sistemi esistenti. Ad esempio,

ClickUp si integra con Google Meet e Microsoft Teams per le riunioni video. Allo stesso modo, è possibile la connessione con Fireflies e MeetGeek per le trascrizioni in diretta. Queste integrazioni consentono di aggiungere potenti funzionalità di project management ad altri strumenti e di renderli scalabili.

Rispetto delle aspettative e oltre con l'IA per la presa di nota delle riunioni

Sia che si sfrutti Strumenti di IA per le presentazioni e agende o per generare didascalie chiuse in tempo reale - l'IA sta guadagnando terreno nel settore dell'annotazione delle riunioni. Ma soprattutto, il futuro è positivo e promettente.

Con la maturazione della tecnologia, gli assistenti IA per le riunioni saranno sempre più intuitivi, orientati al valore e all'azione. Funzionalità avanzate come l'analisi del sentiment vi informeranno sul morale del team, mentre la traduzione in tempo reale collegherà le diverse aree geografiche. È solo questione di tempo prima di assistere a questo cambiamento.

Quindi, sfruttare questa tecnologia il prima possibile è uno dei modi migliori per essere all'avanguardia rispetto alla curva imminente. Invece di distribuire i vostri investimenti su un assortimento di strumenti, scegliete una soluzione unica per ottenere un maggiore ROI. In altre parole, iniziate con ClickUp e lasciate che l'IA trasformi le vostre operazioni aziendali. Iscrivetevi gratis su ClickUp per sapere come fare!