L'esito positivo di un'organizzazione è direttamente proporzionale alla produttività dei suoi dipendenti e all'efficienza dei suoi processi.
Purtroppo, mantenere alta la produttività dei dipendenti è una battaglia costante per la maggior parte dei luoghi di lavoro. Uno dei motivi è che non esiste un manuale per motivare i dipendenti o aumentare la loro efficienza.
Ogni piccolo aspetto gioca un ruolo enorme nella produttività dei dipendenti, dalle pratiche di comunicazione strategica alla scelta della tecnologia giusta e all'integrazione di salute e benessere.
Allo stesso tempo, non è compito di un solo dipartimento, in particolare delle risorse umane, implementare strategie di produttività o coinvolgimento dei dipendenti. Il personale dirigente, i manager, i membri del team e i collaboratori svolgono un ruolo cruciale in questo senso.
Esaminiamo i fattori che influenzano la produttività, come la comunicazione, la leadership, la salute e il benessere, la formazione e lo sviluppo.
Continua a leggere per scoprire come creare un ambiente di lavoro positivo che massimizzi il potenziale dei tuoi dipendenti e alimenti la crescita a lungo termine.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
La produttività non è un caso, è formata da fattori chiave che influenzano il modo in cui i dipendenti lavorano. Ecco cosa fa la differenza:
- Comunicazione e leadership – Chiare aspettative e una guida forte mantengono i team allineati.
- tecnologia*: gli strumenti giusti ottimizzano i flussi di lavoro e riducono gli sprechi di tempo.
- salute e benessere*: un approccio equilibrato alla vita lavorativa previene il burnout.
- Formazione e sviluppo – Le opportunità di crescita mantengono alto il coinvolgimento dei dipendenti.
- Ambiente di lavoro – Una cultura di supporto favorisce la concentrazione e la collaborazione.
- Motivazione e incentivi – Il riconoscimento e i premi migliorano le prestazioni.
- Impostazione degli obiettivi – Obiettivi chiari danno una direzione ai dipendenti.
- Gestione del carico di lavoro e del tempo – Gestire le priorità aiuta a evitare lo stress.
- Struttura retributiva – Una retribuzione equa garantisce la soddisfazione sul lavoro.
ClickUp aiuta i team a mantenere la produttività con potenti strumenti per la gestione delle attività, la collaborazione e l'automazione, tutto in un unico posto.
Il valore del coinvolgimento e della produttività dei dipendenti
Il coinvolgimento dei dipendenti si riferisce alla dedizione e all'entusiasmo di un dipendente per il proprio lavoro. I dipendenti coinvolti sono interessati all'esito positivo della loro azienda e sono più propensi a fare di più di quanto richiesto dalla loro mansione. Il risultato è una maggiore produttività sul posto di lavoro.
I dipendenti disimpegnati, i rinunciatari silenziosi, d'altra parte, non hanno una connessione emotiva con il loro posto di lavoro. Potrebbero non prendere alcuna iniziativa, non essere coinvolti nell'azienda o nella sua crescita e potrebbero persino ritirarsi dalla comunicazione o lamentarsi spesso del lavoro.
Ecco alcuni dati interessanti tratti dal rapporto Gallup sull'impegno dei dipendenti. I business con una percentuale più alta di dipendenti impegnati erano
- 18% in più di produttività
- 10% in più investito nel coinvolgimento del cliente
- 23% in più di redditività
Questo report mostra una correlazione diretta tra il coinvolgimento dei dipendenti e la produttività sul posto di lavoro e come ciò porti a risultati positivi come la redditività e un migliore coinvolgimento dei clienti.
Tuttavia, lo stesso report afferma anche che quasi un dipendente su due negli Stati Uniti era attivamente disimpegnato nel 2023. Alcune ragioni del disimpegno dei dipendenti sul lavoro possono includere:
- Gestione scadente: microgestione, mancanza di aspettative chiare e incapacità di fornire un feedback costruttivo
- Mancanza di riconoscimento: i dipendenti che sentono che il loro duro lavoro passa inosservato sono meno propensi a impegnarsi.
- sovraccarico o sottocarico di lavoro*: sentirsi costantemente sommersi di lavoro o non avere abbastanza attività stimolanti può portare a un disimpegno (e al burnout)
- Mancanza di opportunità di crescita: i dipendenti che si sentono bloccati in un lavoro senza prospettive di avanzamento sono più propensi a disimpegnarsi
Affrontare questi problemi può aiutare le aziende a creare un ambiente di lavoro positivo, che porti a dipendenti impegnati e produttivi.
10 fattori che influenzano la produttività
Diversi fattori influiscono sulla produttività dei dipendenti, sia interni che esterni alla vostra organizzazione. Ecco alcuni degli aspetti organizzativi chiave che influenzano la produttività dei dipendenti.
1. Comunicazione
La cultura della comunicazione nella vostra organizzazione può influenzare in modo significativo i livelli di produttività dei vostri dipendenti. Ad esempio, i team con molte riunioni o che devono rispondere immediatamente ai messaggi potrebbero dedicare molto più tempo alla comunicazione con varie persone che al lavoro.
Allo stesso tempo, non comunicare abbastanza può anche avere un impatto negativo sulla produttività di un team. Potrebbero non avere le informazioni giuste per procedere con il loro lavoro, o potrebbero dover aspettare a lungo le risposte dei membri del team.
Ecco perché è necessario bilanciare la comunicazione in tempo reale e la comunicazione asincrona per aumentare la produttività del team.
Ecco come fare:
Creare un documento su "come lavoriamo"
Il libro sulla cultura aziendale dovrebbe approfondire le linee guida per la comunicazione sul posto di lavoro e includere informazioni quali la cadenza delle riunioni di aggiornamento sui progetti, i giorni senza riunioni, quando prenotare una chiamata e quando comunicare in modo asincrono.
Puoi utilizzare uno strumento come ClickUp Docs per creare e ospitare questi documenti o anche aggiungere questa sezione al tuo wiki di onboarding in modo che i nuovi dipendenti sappiano come comunicare.
Scegli gli strumenti giusti
Scegliere gli strumenti giusti per supportare le diverse esigenze del tuo team è fondamentale quanto creare una strategia di comunicazione.
Utilizza strumenti sincroni e asincroni come software per videoconferenze, chat interna e registrazioni video.
Allo stesso tempo, è fondamentale non sovraccaricare i dipendenti con più strumenti. Suggeriamo di mantenere il proprio stack tecnologico a un massimo di 3-4 strumenti o, meglio ancora, a uno strumento all-in-one.
Un modo per farlo è scegliere uno strumento che offra molteplici metodi di comunicazione.
Con ClickUp, ad esempio, puoi:
- Utilizza la funzionalità/funzione tag e commenti nelle attività di ClickUp per seguire lo stato di un progetto o risolvere eventuali problemi
- Avvia chat dirette e di gruppo con le parti interessate per conversazioni contestuali o approfondite ma asincrone con il Visualizza la chat di ClickUp
- Collaborare ai documenti tramite commenti, modifiche in tempo reale e [@]menzioni
- Registra brevi video utilizzando ClickUp Clips e condividili con i tuoi compagni di squadra per approfondire i tuoi punti di vista
- Usa la lavagna online ClickUp per visualizzare le riunioni e rendere più interattive le riunioni virtuali
2. Leadership
Ricorda il detto: i dipendenti lasciano i cattivi manager, non le aziende.
Uno degli aspetti critici che influiscono sulla produttività dei dipendenti è la relazione tra i team leader, i manager e i loro diretti collaboratori.
Ecco come un leader forte consente ai dipendenti di essere più produttivi:
- Definiscono una visione chiara per il loro team, aiutando tutti a capire cosa dovrebbero fare e come il loro lavoro contribuisce al quadro generale
- Riconoscono i risultati, incoraggiano e promuovono un ambiente di lavoro positivo, garantendo così una cultura di alte prestazioni
- Comunicano in modo efficace, tengono informati i loro team e creano un ambiente in cui i dipendenti si sentono a proprio agio nel fare domande e sollevare dubbi
Un modo per aiutare i tuoi dirigenti a essere leader migliori è investire nella loro formazione e sviluppo. Puoi anche sponsorizzare sessioni di coaching individuali con buoni mentori.
3. Tecnologia
Se da un lato la tecnologia aumenta l'efficienza dei dipendenti, dall'altro può sottrarre loro tempo, causando frustrazione e riducendo i livelli di produttività.
Alcuni modi comuni in cui la tecnologia può prosciugare il tempo del tuo team sono
- Processi di inserimento lunghi e complicati
- Interfaccia utente goffa e difficile da usare
- Bug e malfunzionamenti costanti
Ma non si tratta solo degli strumenti che si utilizzano. Anche il modo in cui si utilizza la tecnologia è importante e può influire sulla produttività sul posto di lavoro.
I tuoi dipendenti sono sommersi da notifiche quotidiane o devono destreggiarsi tra una mezza dozzina di software?
Ecco come puoi mitigare gli effetti negativi della tecnologia:
- *investi in strumenti di facile utilizzo: scegli una tecnologia intuitiva e facile da apprendere per i dipendenti, riducendo al minimo la curva di apprendimento e la frustrazione
- Fornire formazione e supporto: formare i dipendenti in modo che possano utilizzare efficacemente la tecnologia a loro vantaggio
- Optare per strumenti all-in-one: scegliere una piattaforma che offra più soluzioni piuttosto che uno strumento per ogni esigenza, per ridurre il passaggio da una scheda all'altra
4. Salute e benessere
L'assistenza alla salute e al benessere dei dipendenti è un modo semplice ma efficace per coinvolgerli. I dipendenti che si sentono sani fisicamente e mentalmente hanno una migliore attenzione, concentrazione e resistenza. Ciò si traduce in una significativa riduzione delle interruzioni e consente ai dipendenti di rimanere produttivi.
Ecco alcuni modi in cui le aziende possono dare priorità alla salute e al benessere dei dipendenti per aumentare la produttività e creare un ambiente di lavoro frenetico ma fiorente:
- *investire in benefici sanitari completi: offrire piani di assicurazione sanitaria che coprano un ampio intervallo di servizi per la salute fisica e mentale
- Promuovere l'equilibrio tra lavoro e vita privata: incoraggiare i dipendenti a fare delle pause, a staccare dal lavoro al di fuori dell'orario di ufficio e offrire modalità di lavoro flessibili come opzioni di lavoro da remoto o settimane lavorative compresse
- Creare una cultura del benessere: offrire seminari sulla gestione dello stress, pratiche di consapevolezza e abitudini alimentari sane. È inoltre possibile fornire l'accesso a strutture per il fitness o rimborsare i dipendenti per le lezioni di fitness
- pagare la terapia*: fornire accesso ai programmi di assistenza ai dipendenti (EAP) con servizi di consulenza riservati e risorse per la salute mentale
5. Formazione e sviluppo
Un altro modo per dimostrare ai dipendenti che tieni a loro e per migliorare la loro produttività è offrire loro opportunità di aggiornamento professionale.
Ciò può includere
- Impostazione di un budget annuale per lo sviluppo personale in modo che possano iscriversi a corsi professionali
- Collaborare con piattaforme online per offrire corsi professionali a prezzi scontati
- Organizzare regolarmente webinar o workshop sullo sviluppo professionale
- Offrire opportunità di tutoraggio durante le diverse fasi del percorso di un dipendente, ad esempio quando si avvicina a una promozione
Se la tua azienda dispone di un programma di formazione multiforme, il modello del piano di implementazione della formazione ClickUp può aiutarti a organizzare e monitorare i vari programmi.
Questo modello pronto all'uso consente ai reparti delle risorse umane di
- Stabilisci degli obiettivi per ogni programma di formazione e monitora lo stato di avanzamento verso tali obiettivi
- Pianifica il budget e assegna le risorse per ogni fase del programma di formazione
- Creare una struttura coerente per affrontare tutti i futuri programmi di formazione
Dando priorità alla formazione e allo sviluppo, puoi garantire che i tuoi dipendenti siano in grado di affrontare le sfide, non ristagnino nelle loro carriere e raggiungano livelli di produttività più elevati.
6. Ambiente di lavoro
Il tuo ufficio (o l'ufficio a casa per i team remoti ) influenza fortemente la produttività dei dipendenti. Ad esempio, un'area di lavoro scomoda con scarsa illuminazione e mobili di bassa qualità può portare a disagio e diminuire la concentrazione.
Le aziende che hanno sede in un edificio possono investire in un buon arredamento, mobili ergonomici e uffici puliti e ben tenuti. Dovrebbero anche occuparsi di altre strutture, come il controllo della temperatura, sale conferenze adeguate e il controllo del rumore, in modo che i dipendenti rimangano concentrati più a lungo.
D'altro canto, le aziende con lavoratori a distanza possono fornire ai propri dipendenti un budget ricorrente per l'home office per mantenere un'area di lavoro confortevole, indennità di coworking o persino dispositivi come cuffie con cancellazione del rumore.
7. Motivazione e incentivi
I dipendenti motivati sono più propensi ad affrontare le sfide in modo positivo e a cercare soluzioni creative ai problemi. Sono anche più felici e più soddisfatti nel loro ruolo.
Ma come si motivano i dipendenti? Suggeriamo di utilizzare una combinazione di tattiche di motivazione sia estrinseca che intrinseca.
La motivazione estrinseca può includere premi, riconoscimenti o bonus. Ad esempio, una commissione più alta per i rappresentanti commerciali o cerimonie annuali di premiazione aziendale.
La motivazione intrinseca, invece, è leggermente più sfumata. È il desiderio di lavorare perché è piacevole, soddisfacente o appagante.
Creare un ambiente di lavoro che favorisca il senso di scopo, crescita e autonomia. Microgestire i dipendenti e mettere in discussione ogni loro mossa è il modo più rapido per uccidere la loro produttività.
Un altro modo per motivare i dipendenti è dimostrare loro che si ha fiducia in loro e che si dà loro valore. Assegnare loro progetti impegnativi e, allo stesso tempo, fornire loro la formazione e le risorse per portarli a termine con successo.
Creare un ambiente di lavoro che premi i dipendenti e dia loro un senso di scopo può favorire una forza lavoro altamente motivata e produttiva.
8. Impostazione degli obiettivi
Un altro elemento fondamentale per la produttività dei dipendenti è l'impostazione efficace degli obiettivi. Quando i dipendenti hanno obiettivi chiari, capiscono cosa si aspettano i datori di lavoro e possono dare priorità alle loro attività in modo efficiente. Questo porta a una maggiore concentrazione e a una riduzione del lavoro inutile.
Inoltre, l'impostazione degli obiettivi non è sufficiente; è necessario coinvolgere i dipendenti nel processo di definizione degli obiettivi. Questo può creare un senso di titolarità e responsabilità.
Raccomandiamo il quadro degli obiettivi e dei risultati chiave (OKR) come un trucco per la produttività per l'impostazione degli obiettivi. Gli OKR forniscono un quadro chiaro degli obiettivi dell'organizzazione e di come gli obiettivi individuali e di team contribuiscono al quadro più ampio.
Concentrarsi su un numero limitato di obiettivi può aiutare i team a stabilire meglio le priorità del loro lavoro ed evitare distrazioni.
9. Carico di lavoro e gestione del tempo
Un altro fattore critico direttamente correlato alla produttività di un dipendente è la quantità di lavoro che ha da svolgere e quanto bene pianifica la sua giornata lavorativa.
Un sistema efficace di gestione del carico di lavoro garantisce che ai dipendenti venga assegnato un lavoro gestibile e che non siano sopraffatti.
Strumenti come il modello ClickUp per il carico di lavoro dei dipendenti possono aiutarti a visualizzare in modo olistico il carico di lavoro attuale di ogni membro del team, facilitando l'assegnazione dei progetti in base alla loro disponibilità.
Inoltre, ti farai un'idea di chi sta lavorando a cosa per impostare scadenze realistiche e vedere se sono sull'orlo del burnout.
Ecco come funziona il modello:
- Quando aggiungi un'attività a ClickUp, inserisci quanto tempo ci vorrebbe per completarla
- A seconda del tempo necessario, è possibile aggiungere una scadenza
- Fatti un'idea del carico di lavoro del tuo team nella "vista Carico di lavoro del team"
- Assegnare attività ai dipendenti disponibili
Consentire al team di gestire il proprio tempo in modo efficace è fondamentale quanto gestire il carico di lavoro. Incoraggia i membri del team a monitorare la propria produttività in modo da poter ottenere una stima realistica del tempo necessario per svolgere un'attività.
I manager possono anche organizzare riunioni settimanali o bimestrali con i propri collaboratori diretti per valutare come stanno gestendo il loro tempo e determinare se hanno bisogno di supporto.
10. Struttura retributiva
In fin dei conti, il lavoro è una transazione. I dipendenti ti danno il loro tempo e investono le loro competenze in cambio di denaro. Sentirsi adeguatamente ricompensati può aumentare la soddisfazione dei dipendenti, traducendosi potenzialmente in una maggiore motivazione e impegno.
Inoltre, i dipendenti con una sicurezza finanziaria potrebbero essere meno propensi a svolgere un secondo lavoro o a cambiare ruolo. Allo stesso tempo, la possibilità di guadagnare di più può incoraggiare i dipendenti a ottenere risultati migliori e a contribuire in modo più significativo.
Oltre a una retribuzione competitiva, sono fondamentali anche il pagamento puntuale e una gestione efficiente e accurata delle buste paga. Niente demotiva i dipendenti quanto i pagamenti ritardati.
Suggeriamo di utilizzare un tracker online come il modello ClickUp Payroll Report.
Questo modello consente ai team delle risorse umane di
- Creare un report consolidato su salari dei dipendenti, scadenze di pagamento e altro ancora
- Imposta un database centrale con tutti i dettagli dei dipendenti e le informazioni relative ai pagamenti
- Imposta i pagamenti con deposito diretto con l'automazione
Crea un ambiente di lavoro produttivo per i tuoi dipendenti con ClickUp
Le aziende possono creare un ambiente di lavoro che favorisca la felicità, la salute e l'elevata produttività della forza lavoro adottando un approccio olistico. Questo include l'ambiente fisico, la tecnologia, la formazione, il benessere, la motivazione, la gestione del carico di lavoro e le strategie di compensazione.
Se stai cercando una suite completa per la produttività che aiuti i singoli dipendenti e i diversi reparti del tuo team a lavorare meglio insieme, ti suggeriamo di provare ClickUp.
ClickUp è una piattaforma unica nel suo genere che combina il monitoraggio dei progetti, la comunicazione, la gestione dei database e la gestione dei documenti in uno strumento olistico.
Allora perché non provare ClickUp e vedere come può aiutarti a creare un ambiente di lavoro produttivo?