Vi è mai capitato di trovarvi in una situazione difficile sul posto di lavoro e di dover affrontare una conversazione? Questo è ciò che chiamiamo conversazione difficile: una chat che è complicata, imbarazzante e a volte decisamente scomoda. Può trattarsi di valutazioni delle prestazioni, risoluzione di conflitti, licenziamenti, discriminazione sul posto di lavoro o dilemmi etici.
Il nostro primo istinto è quello di evitare queste conversazioni difficili sul posto di lavoro. Tuttavia, evitare queste conversazioni non le farà scomparire e potrebbe peggiorare la situazione.
Queste conversazioni difficili aiutano a garantire che il lavoro sia in regola, promuovono la comprensione e il lavoro di squadra, risolvono i problemi e condividono il feedback.
La maggior parte dei dipendenti evita le conversazioni difficili perché non sa come affrontarle. Per questo motivo abbiamo redatto una guida completa su come affrontare le conversazioni difficili sul lavoro.
**Come identificare il momento giusto per avere conversazioni difficili sul lavoro?
Individuare il momento giusto per le conversazioni difficili è essenziale per una comunicazione e una risoluzione efficaci. Ecco alcuni suggerimenti che vi aiuteranno a capire quando avviare queste discussioni:
- Notate gli schemi: Tenete d'occhio i problemi o i comportamenti ricorrenti che hanno un impatto sulla produttività, sul morale o sul lavoro di squadra
- Valutare l'impatto: Valutare la gravità della situazione e le sue potenziali conseguenze per i singoli o per l'organizzazione nel suo complesso
- **Considerare le emozioni: prestare attenzione a segnali quali frustrazione, tensione o evitamento. Questi possono indicare problemi sottostanti che devono essere affrontati
- Determinare la disponibilità: Determinare se tutte le parti coinvolte hanno la mentalità adatta per impegnarsi in una conversazione costruttiva
- Selezionare il momento giusto: Scegliere un momento in cui tutte le persone coinvolte possano concentrarsi senza distrazioni e in cui le emozioni siano relativamente stabili
- Privilegiare la privacy: Scegliere un'impostazione privata per garantire la riservatezza e incoraggiare una comunicazione aperta senza timore di giudizi o imbarazzi
- **Controllare il carico di lavoro: evitare di discutere di argomenti delicati nei periodi di maggior carico di lavoro o nei momenti di maggiore stress
- Esaminare le politiche: Familiarizzare con le politiche aziendali relative alla risoluzione dei conflitti e ai protocolli di comunicazione per garantirne la conformità
- **Se non riuscite a determinare il momento o il modo in cui gestire una conversazione difficile, consultate le risorse umane o un supervisore per ottenere supporto
Ricordate tutti questi punti e non aspettate troppo a fare conversazione. Evitare o aspettare a lungo una conversazione difficile può peggiorare il problema. Pertanto, preparatevi e immergetevi nella conversazione.
Problemi comuni di conversazione sul posto di lavoro
Comunicazione e collaborazione sul posto di lavoro ha la sua buona dose di sfide. Discutiamone alcune:
Ascolto passivo
L'ascolto passivo è una delle sfide più comuni nelle conversazioni sul posto di lavoro. Significa ascoltare ciò che qualcuno dice senza capirlo.
Una conversazione è incompleta senza che tutte le parti coinvolte cerchino di capire e di immedesimarsi, il che può portare a malintesi e attriti.
Pertanto, ricordate il vostro obiettivo della comunicazione e praticare l'ascolto attivo prestando la massima attenzione all'interlocutore prima di iniziare una conversazione difficile.
Differenze culturali
La forza lavoro di oggi è sempre più diversificata, con dipendenti, dirigenti e client sparsi in tutto il mondo. Questa diversità culturale può portare a barriere comunicative, incomprensioni e conflitti derivanti da norme, valori e stili di comunicazione diversi.
È possibile gestire queste differenze promuovendo un dialogo aperto e favorendo la sensibilità culturale. Raggruppare persone di diversa provenienza può aiutarle a collaborare e a conoscersi.
Dinamiche di potere
Gli squilibri di potere tra supervisori, manager e dipendenti possono ostacolare la comunicazione aperta e la trasparenza. Possono anche creare la paura di parlare o di esprimere visualizzazioni dissenzienti.
Per gestire le dinamiche di potere, è fondamentale aiutare i dipendenti a sentirsi autorizzati a esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni. Incoraggiate le politiche delle porte aperte, le sessioni di feedback regolari e la trasparenza della leadership.
Mancare il momento giusto
Molte aziende spesso non trovano il momento giusto per fare conversazioni difficili, con il risultato di grandi incomprensioni. Affrontare i problemi e condividere le informazioni al momento giusto e nel modo corretto è uno dei fattori più importanti per la salute dei dipendenti strategie di comunicazione efficaci .
In questo modo si garantisce che i dipendenti siano sempre aggiornati sugli avvenimenti aziendali e che abbiano la possibilità di risolvere rapidamente i conflitti.
Mancato interesse
È impossibile portare avanti la discussione se una persona non è interessata alla discussione, ad affrontare o a risolvere i conflitti. È anche più probabile che l'altra persona ignori il vostro messaggio.
Alcune ragioni possono essere il distacco dall'argomento, la percezione di irrilevanza o la scarsa motivazione. È possibile chiarire lo scopo della conversazione e utilizzare strumenti di comunicazione sul posto di lavoro per combattere questo disinteresse.
10 Consigli su come affrontare conversazioni difficili sul lavoro
Ecco 10 consigli per affrontare con esito positivo le conversazioni difficili sul lavoro.
1. Non procrastinare
Lo abbiamo già detto e lo ripeto ancora: non evitate le conversazioni difficili. Più le evitate, più aumentano le possibilità di creare risentimento e ansia. Pertanto, affrontate la situazione a viso aperto, che si tratti di un conflitto o di una prestazione scadente.
Trovate il momento giusto per la conversazione. Verificate gli orari, i carichi di lavoro e la disponibilità delle persone coinvolte. Scegliete un momento in cui pensate che i partecipanti possano gestire le loro emozioni.
Cercate di programmare la sessione il prima possibile. In questo modo si eviterà che i problemi si aggravino e si migliorerà rapidamente la situazione.
2. Prepararsi in anticipo
Le parole che usate durante una conversazione difficile sono molto importanti. Per questo motivo, Da fare non su due piedi. Prendetevi del tempo per prepararvi prima di immergervi nella conversazione.
Cominciate a definire gli obiettivi che volete raggiungere e lo scopo della conversazione. Scrivete gli obiettivi, preparate documenti o prove di supporto e documentate il conflitto per iscritto. Appuntate i punti di discussione su un blocco note di facile accesso per potervi fare riferimento durante la conversazione.
annotare punti di discussione, creare liste di controllo e accedere alle note da qualsiasi dispositivo con ClickUp Notepad_
Considerate anche tutti i possibili esiti della conversazione. È possibile identificare le emozioni connesse e il modo migliore per affrontarle. Questo vi aiuterà a prepararvi per gli esiti migliori e peggiori e a gestirli con compostezza quando si verificheranno.
3. Siate specifici e concentratevi sui fatti
Quando ci si prepara a una conversazione difficile, è meglio essere specifici e concentrarsi sui fatti. Cercate di separare le vostre emozioni dalla situazione per eliminare ipotesi e progetti.
Questo vi aiuterà a elencare i fatti della situazione. Assumetevi la responsabilità del vostro ruolo, identificate l'impatto del conflitto, sviluppate la vostra strategia e raccogliete le prove.
Rendere specifico e chiaro l'obiettivo della conversazione. Siate diretti ma educati. Tuttavia, ricordate che se voi potete lasciare le vostre emozioni fuori dalla conversazione, l'altra persona potrebbe non fare altrettanto. Per questo motivo è necessario prepararsi in anticipo per gestire eventuali reazioni emotive.
4. Sviluppare la fiducia
La fiducia e il rispetto reciproco migliorano la comunicazione collaborativa e lavoro di squadra. Le conversazioni impegnative sono inevitabili. Pertanto, le basi per sostenerne una devono essere costruite fin dall'inizio.
Organizzate regolarmente scambi di feedback e sessioni individuali con i dipendenti per incoraggiare una comunicazione aperta e onesta. In questo modo sarà più facile per loro rivolgersi a voi per risolvere i conflitti e saranno più aperti a ricevere feedback.
Un altro aspetto essenziale da considerare durante le conversazioni difficili (o qualsiasi altra conversazione, se è per questo) e lo sviluppo della fiducia è l'ambiente fisico. Non scegliete un luogo pubblico per le discussioni. Potete invece utilizzare il vostro ufficio, una posizione neutrale o una riunione virtuale.
5. Puntate alla comprensione e all'empatia
Quando avete una conversazione difficile, cercate di essere onesti ma anche gentili. Se state lavorando alla risoluzione dei conflitti, ricordate che di solito i conflitti risultano da incomprensioni e da non vedute.
Pertanto, è fondamentale essere comprensivi e dare spazio al membro del team per condividere la sua prospettiva. Rassicurateli sul fatto che intendete risolvere la situazione.
Se state per dare un feedback negativo ai vostri dipendenti, cercate di essere empatici e compassionevoli. Immaginate come si sente quel dipendente e gestite la conversazione di conseguenza.
Se si commuovono, cercate di rassicurarli. Fate delle pause appropriate per dare loro il tempo di raccogliere i pensieri. L'idea è di essere attenti all'altra persona.
6. Usare le affermazioni "io "
L'uso di frasi "io" aiuta a condividere le proprie preoccupazioni ed esperienze senza sembrare sulla difensiva o incolpare gli altri. Prendiamo ad esempio questa frase:
_Non stai rispettando le scadenze
Sono preoccupato per le scadenze non rispettate e per l'impatto che hanno sullo stato del nostro team
La prima affermazione si concentra sulla colpa, mentre la seconda esprime sentimenti personali e discute l'impatto. La prima è un feedback critico, mentre la seconda è un feedback costruttivo.
Pertanto, comunicate le vostre visualizzazioni in modo positivo utilizzando un linguaggio in prima persona. Questo vi aiuterà a trasmettere i vostri punti di vista in modo chiaro senza accusare l'altra persona.
7. Ascoltare attivamente
Una parte fondamentale della comprensione del punto di vista di un'altra persona è l'ascolto attivo quando questa parla. Ciò significa concentrarsi completamente su ciò che viene detto, comprendere il messaggio e rispondere in modo ponderato.
Cercate di capire cosa sta dicendo, invece di concentrarvi solo sulla risposta immediata. Fate domande in caso di confusione. Potete anche parafrasare quello che hanno detto con parole vostre per capire meglio.
L'ascolto aiuta a costruire la fiducia, a risolvere i conflitti, a capire le dinamiche del team e sviluppare relazioni migliori. È possibile praticare l'ascolto attivo prestando un'attenzione totale, ascoltando senza interrompere, riflettendo, convalidando le emozioni e ponendo domande chiarificatrici.
8. Cercare soluzioni
Il segno distintivo di una conversazione con esito positivo è la capacità di decidere il percorso da seguire. Cercate di concludere tutte le conversazioni difficili sul posto di lavoro raggiungendo una soluzione produttiva.
Che si tratti di un conflitto tra membri del team dovuto a differenze stili di lavoro o le scarse prestazioni di un dipendente, dovete sviluppare un piano d'azione per migliorare la situazione. Prendetevi il tempo necessario per fare un brainstorming di soluzioni e trovare un terreno comune.
idee e collaborazione senza sforzo grazie alla lavagna ClickUp
Se il vostro membro del team sta attraversando un momento difficile, offrite aiuto e supporto ogni volta che potete. Potete anche coinvolgere altri membri del team (a condizione che tutte le parti siano d'accordo) per discutere le soluzioni.
Preparate un piano scritto e create una Sequenza per monitorare lo stato. È fondamentale fissare obiettivi misurabili con indicazioni specifiche.
9. Follow up
Immaginate di concludere una conversazione con la migliore nota possibile. Avete evidenziato i problemi e lavorato alle soluzioni, e tutto è andato alla grande. Finché, un giorno, non lo è più. Molte persone tendono a riavvolgere le conversazioni per elaborarle meglio. Questo può causare reazioni ritardate e sentimenti di frustrazione o imbarazzo.
Per questo motivo, ricordate di creare un piano di follow-up per verificare regolarmente con loro. Potete programmare riunioni informali, come i caffè virtuali, per aggiornarvi sul lavoro e valutare la loro reazione. Potete anche partecipare a riunioni formali per verificare il loro stato.
10. Sapere quando coinvolgere l'ufficio risorse umane
Gestire conversazioni impegnative in un ambiente di lavoro è un'abilità indispensabile, sia che siate un leader o un dipendente. Tuttavia, anche sapere quando coinvolgere il dipartimento HR o il proprio manager è essenziale.
È meglio coinvolgere il team delle risorse umane se la conversazione riguarda violazioni delle politiche o questioni critiche. È possibile coinvolgere il team delle risorse umane anche se il conflitto sta degenerando, se ci sono accuse di cattiva condotta o di violazioni legali o se si tratta di discussioni delicate.
Condividete in anticipo la situazione esatta con il team delle risorse umane e chiarite il vostro ruolo nella conversazione. Un rappresentante delle risorse umane agirà come mediatore imparziale durante la conversazione, mantenendo la riservatezza e proteggendo gli interessi di tutte le parti.
Impostate il vostro team per l'esito positivo
Le conversazioni e i problemi difficili sono inevitabili sul posto di lavoro. Sebbene non si possa impedire che si verifichino, è possibile ridurle. Ecco alcuni consigli per evitare problemi sul lavoro:
Favorire una comunicazione aperta
Incoraggiare una comunicazione trasparente e onesta tra membri del team, supervisori e leadership può aiutare a evitare i conflitti. Motivate il vostro team a parlare e ad affrontare i problemi con franchezza.
portate la comunicazione del team sotto un unico tetto grazie a ClickUp Chat
Create canali per condividere feedback, suggerimenti e preoccupazioni in modo aperto e costruttivo. Utilizzate uno strumento semplificato per tenere le conversazioni in modo che tutti siano aggiornati sugli ultimi avvenimenti.
Fornite opportunità di feedback e discussioni regolari. Potete organizzare riunioni del team per discutere delle visualizzazioni o per aggiornarvi. Potete anche impostare moduli di feedback automatici, in modo che tutti possano condividere rapidamente le proprie opinioni.
Fissare chiare aspettative
Un altro modo utile per evitare problemi è quello di stabilire aspettative e limiti chiari. Comunicate a tutti i dipendenti ruoli, responsabilità e aspettative di performance. Inoltre, è necessario stabilire delle linee guida per il comportamento e la comunicazione.
Assicuratevi che tutti comprendano i loro compiti e i loro oggetti per ridurre al minimo la confusione e i malintesi. Inoltre, è necessario essere trasparenti e diretti nell'impostazione delle aspettative. In questo modo si eviteranno ambiguità e conflitti.
Utilizzare modelli
Utilizzare modelli di piano di comunicazione per delineare le strategie e gli oggetti di tutta la comunicazione organizzativa. Questi modelli specificano i tipi di messaggi, i modi e le frequenze di comunicazione e i destinatari.
Creare un piano di comunicazione completo in modo semplice e tempestivo
ClickUp Modello di piano di comunicazione contiene tutto ciò che serve per ottimizzare il processo di comunicazione. Fornisce al team un piano chiaro per una comunicazione interna ed esterna coerente.
È possibile organizzare gli oggetti, le sequenze e gli stakeholder della comunicazione, elencare i canali più efficaci, monitorare e misurare l'esito positivo e organizzare la strategia.
Fornire formazione
Investite nella formazione continua e nelle opportunità di sviluppo delle competenze dei dipendenti per migliorare le loro conoscenze, capacità e abilità interpersonali. Offrite formazione sulla risoluzione dei conflitti, sulla comunicazione efficace e sulla consapevolezza della diversità, per aiutarli ad affrontare con esito positivo le sfide sul posto di lavoro.
Potete anche incoraggiare la collaborazione interfunzionale, le attività di team building e l'impostazione di obiettivi condivisi per promuovere il cameratismo e il rispetto reciproco tra i dipendenti.
Gestire gli strumenti di collaborazione
Utilizzate gli strumenti di collaborazione per migliorare la comunicazione e promuovere un ambiente di lavoro trasparente. ClickUp è un potente strumento di collaborazione progettato per ottimizzare la gestione dei progetti organizzativi, la comunicazione e il lavoro di squadra.
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Le sue funzionalità/funzione complete e l'interfaccia intuitiva la rendono una piattaforma efficace per prevenire i conflitti di lavoro e promuovere trasparenza e responsabilità. ClickUp per le risorse umane semplifica la gestione del personale e crea un hub centrale di informazioni.
Ecco come sfruttare ClickUp:
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Le conversazioni difficili non sono barriere, ma porte d'accesso a una comprensione più profonda e a relazioni più forti. Padroneggiare l'arte delle conversazioni difficili è un'abilità necessaria che aiuta a costruire relazioni sane, a promuovere la crescita e a guidare l'esito positivo dell'organizzazione.
Grazie a questi consigli, potrete affrontare con esito positivo le complessità della comunicazione sul posto di lavoro, dall'impostazione della fase con oggetti chiari alla pratica dell'ascolto attivo e dell'empatia.
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