Come usare Slack in modo efficace: La guida definitiva per gli utenti di Slack

Slack è uno degli strumenti di comunicazione e di produttività più diffusi nei luoghi di lavoro di tutto il mondo.

Al momento del lancio, Slack contava solo 16.000 utenti. Dieci anni dopo, nel 2022 ha superato i 30 milioni di utenti attivi e c'è una previsione che raggiungerà i 47 milioni entro il 2025. Persone in tutto il mondo utilizzano Slack per comunicare e collaborare sul lavoro.

Slack è molto più di un semplice strumento di messaggistica aziendale: è un potente strumento di produttività che è diventato la piattaforma preferita dalle organizzazioni di tutto il mondo per semplificare il lavoro quotidiano.

Questo blog ti aiuterà a massimizzare la tua produttività utilizzando Slack come canale di comunicazione per il tuo team. Condividiamo consigli sulle migliori funzionalità di Slack, utili scorciatoie da tastiera e su come utilizzare Slack in modo efficace.

Guida introduttiva a Slack: consigli utili

Inizia creando un account su Slack. Ecco i passaggi da fare.

Passaggio 1: visita il sito web

Vai al sito web di Slack. Puoi accedere a Slack da qualsiasi browser. L'app web di Slack è facilmente scaricabile sia che tu lavori su Windows che su Mac.

Passaggio 2: Registrati

Clicca sul pulsante "Registrazione con indirizzo e-mail" nella parte superiore della pagina web. Puoi utilizzare il tuo account Google esistente per creare un account Slack. Tutto quello che devi fare è cliccare sul pulsante "Registrazione con Google".

Passaggio 3: verifica il tuo account

Slack invierà un codice di verifica al tuo account email una volta inserito nella pagina di registrazione. Inserisci il codice nella pagina di registrazione.

Passaggio 4: Benvenuto su Slack

Una volta verificato il tuo account, voilà! Questo è il primo passaggio per avviare conversazioni di team su Slack. Con il nuovo account Slack, vedrai tutti i dettagli del canale e i messaggi diretti sulla sinistra dello schermo.

Ti consigliamo di scaricare l'app mobile di Slack per ricevere gli aggiornamenti anche quando sei in viaggio.

Passaggio 5: crea un'area di lavoro

Come nuovo utente Slack, devi creare una "Area di lavoro". Clicca sul pulsante "Crea un'area di lavoro" e scegli un nome per la tua area di lavoro.

Passaggio 6: avvia un progetto

Il passaggio successivo è quello di mettersi al lavoro su un nuovo progetto. Non pensarci troppo. Scegli un nome per il progetto e descrivine lo scopo, ad esempio "Brainstorming di idee di prodotto" o "Rompighiaccio con il team".

Passaggio 7: invita il tuo team

Hai un nome e uno scopo per il tuo progetto. Ora ti serve il tuo team.

Aggiungi il nome e l'indirizzo e-mail dei membri del team che desideri invitare alla tua area di lavoro Slack.

Clicca sul pulsante "Salta questo passaggio" per farlo in un secondo momento.

Ecco alcune delle nostre scorciatoie da tastiera preferite per Slack:

📮 Perché alcuni teams stanno riconsiderando Slack

Non è che Slack sia scadente, è solo che la maggior parte dei team non ha adattato i propri flussi di lavoro per gestirne il volume. ClickUp ha effettuato un sondaggio su oltre 4.000 professionisti sull'impatto degli strumenti di messaggistica sul lavoro reale.

Inizia a usare ClickUp Chat

Funzionalità di Slack e come utilizzarle in modo efficiente

Slack offre numerose funzionalità/funzioni che potresti non avere il tempo di esplorare appieno. Abbiamo effettuato un elenco delle funzionalità/funzioni più utili per tua comodità.

Ecco le cinque migliori funzionalità/funzioni che ti aiuteranno a iniziare a utilizzare Slack in modo efficiente:

Menzioni

Le menzioni, note anche come "at-mentions", vengono utilizzate per attirare l'attenzione di un determinato utente, gruppo o canale nei messaggi di Slack. Utilizza questa funzionalità/funzione per rivolgerti a un membro del team o a un canale digitando il simbolo "@".

La funzionalità di menzione diretta avvisa gli utenti quando vengono taggati in una conversazione. Cliccando sulla notifica, vedranno il messaggio evidenziato con il loro nome.

Sebbene le menzioni siano utili per una comunicazione mirata e focalizzata, utilizzale con giudizio. Evita di bombardare i tuoi colleghi con numerose menzioni; fornisci sempre ulteriori informazioni su ciò che desideri che facciano.

Chiamate Slack

Ti è mai capitato? Durante una chiamata privata, ti ricordi improvvisamente di avere un problema di lavoro urgente da risolvere. È urgente e hai bisogno di più tempo per accedere al tuo sistema e contattare il tuo collega.

Con Slack come strumento di project management, non è necessario passare da un dispositivo all'altro o da una finestra all'altra. Fai clic sull'icona di chiamata nell'app Slack per effettuare una chiamata vocale o una videochiamata, effettuare la condivisione dello schermo per comunicare meglio con i tuoi colleghi e collaborare in tempo reale.

Cerca i messaggi

Quando sei di fretta, Slack ti consente di cercare messaggi per trovare conversazioni e file specifici. Utilizza i filtri di ricerca e i modificatori intelligenti per ottenere solo i risultati di ricerca più pertinenti.

Ecco un elenco di modificatori che possono semplificare la tua ricerca su Slack:

Limita le notifiche

Le notifiche possono ostacolare la tua concentrazione durante l'orario di lavoro. Attiva la modalità "Non disturbare" di Slack per mettere in pausa le notifiche con il tuo team Slack quando desideri concentrarti sul lavoro.

Segui questi passaggi:

Limita le notifiche in modo da ricevere avvisi solo quando qualcuno ti invia un messaggio diretto o ti fa una menzione. Puoi anche disattivare le notifiche da un canale specifico cliccando sull'intestazione della conversazione e toccando il pulsante "Silenzia".

Suggerimento bonus per la produttività su Slack: personalizza le notifiche con parole chiave. Quando il tuo team ha bisogno della tua attenzione urgente, può utilizzare parole chiave specifiche per contattarti rapidamente.

Usa le emoji

Le emoji sono un modo divertente per reagire ai messaggi e mantenere le conversazioni allegre sui canali del team Slack. Puoi fare molto di più con loro, come ad esempio condurre sondaggi. Assegna a ciascuna emoji un'opzione e lascia che i membri del team scelgano l'emoji su cui vogliono votare. Slack mostra automaticamente il numero di voti delle emoji, rendendo il tuo lavoro ancora più facile.

Uno dei consigli più diffusi su Slack riguardo all'uso delle emoji è quello di assegnare loro un significato.

Puoi filtrare i messaggi con un'emoji specifica. Usa il modificatore has: 👀 nella ricerca per trovare tutte le attività in fase di revisione e pianificare il prossimo piano d'azione.

Suggerimento bonus per la produttività su Slack: se desideri migliorare la comunicazione del tuo team con qualcosa di più delle semplici emoji su Slack, aggiungi l'integrazione Giphy dalla directory Slack per effettuare la condivisione di GIF.

Come creare e gestire un canale in Slack

I canali Slack sono utili per discutere argomenti specifici. Semplificano la comunicazione, organizzano le idee e ti aiutano ad agire rapidamente.

Creazione di un canale Slack

Questa sezione spiega in dettaglio come creare e gestire in modo efficiente il tuo primo canale Slack:

Dopo aver creato un canale, puoi iniziare a avere conversazioni con il team e private.

Puoi anche mantenere il canale in modalità "sola lettura" se la comunicazione deve essere unidirezionale.

Organizza i canali

Ogni utente Slack ha due canali predefiniti nella barra laterale sinistra: #general e #casuale. Si tratta di canali pubblici in cui il team può discutere di vari argomenti legati al lavoro e non.

Quando crei più canali, organizzali in base al progetto aziendale e al team. Ad esempio, #team-support o #projectwebsiterevamp. Questo è uno dei migliori consigli per migliorare la produttività utilizzando Slack in modo efficace, poiché mantiene la comunicazione focalizzata ed evita sovrapposizioni. È anche più facile tenere traccia delle attività e monitorare le operazioni.

Mantieni i nomi dei canali coerenti

Seguire una convenzione di denominazione per i tuoi canali di comunicazione Slack è il modo più semplice per comunicare lo scopo del canale. La maggior parte delle organizzazioni utilizza prefissi di canale come #team-, #projects- o #client-.

Quando dai un nome ai canali Slack in questo modo, Slack raggruppa automaticamente i canali con nomi simili nella barra laterale sinistra. Dopo aver deciso le linee guida per i nomi dei canali, condividile sui canali pubblici affinché tutti possano consultarle, seguirle e pubblicare messaggi sui canali appropriati.

Crea una descrizione chiara del canale

Sebbene le convenzioni di denominazione comunichino lo scopo di un canale, una descrizione chiara lo rende ancora più evidente. Consente ai tuoi colleghi di pubblicare un messaggio Slack nello spazio giusto.

Quando scrivi la descrizione, spiega perché esiste il canale, quali argomenti dovrebbero essere discussi e cosa non dovrebbe essere oggetto di condivisione nel canale. Ti suggeriamo anche di copiare le descrizioni e aggiungerle come elementi fissati in modo che fungano da promemoria per i membri.

Esegui controlli sui canali

Le verifiche dei canali ti aiutano a identificare quelli inattivi. Archiviare tali canali è la mossa migliore per riordinare l'interfaccia di Slack.

Quando contrassegni un canale come inattivo, tutti i membri del canale ricevono un messaggio da Slackbot. Tuttavia, tutti i file e le informazioni critiche condivise nel canale rimarranno ricercabili da tutti i membri del team.

Crea un canale social

I canali social servono per discutere di argomenti non lavorativi. Possono riunire l'intero team e creare un forte legame tra i membri, favorendo la collaborazione. Valuta la possibilità di utilizzare questi canali per presentare i nuovi membri del team e organizzare una sessione di benvenuto virtuale.

Migliorare la produttività con Slack

Sei più produttivo al lavoro quando consegni i risultati in tempo. Ma è più facile a dirsi che a farsi. La gestione delle attività è fondamentale e Slack può aiutarti a padroneggiarla.

Queste tre funzionalità di Slack ti consentiranno di usufruire della tua produttività e non farti mai perdere una scadenza:

Promemoria Slack

Per iniziare a utilizzare i promemoria, usa il comando "/remind" seguito da ciò che desideri che Slack ti ricordi e quando. La sintassi è flessibile: puoi impostare il promemoria per una data e un'ora specifiche o in un formato di linguaggio naturale. Ad esempio, "/remind per inviare un'email di follow-up a John lunedì alle 14:00".

Usa i promemoria per scrivere note o un elenco di cose da fare per ricordarti scadenze lontane ed eventi come compleanni e anniversari. Se vuoi impostare un promemoria ricorrente, aggiungi la frequenza, come "ogni giovedì" o "ogni settimana".

Quando arriva l'ora impostata, Slackbot ti invia una notifica sotto forma di messaggio diretto. Dopo aver completato l'attività, contrassegnala come completata per interrompere ulteriori notifiche.

Sezioni personalizzate

Troppi canali affollano la barra laterale di Slack, ma creare sezioni personalizzate è il modo migliore per evitarlo. Le sezioni personalizzate ti consentono di raggruppare canali, messaggi diretti e app Slack in base alle tue preferenze o al tuo flusso di lavoro.

Organizza la sezione personalizzata in modo gerarchico per fornire una struttura visiva e facilitare la ricerca e l'accesso a elementi specifici. Ordina i canali Slack all'interno di ciascuna sezione personalizzata per concentrarti sugli elementi con priorità.

Le sezioni personalizzate sono disponibili su tutti i dispositivi, garantendo un'esperienza senza interruzioni indipendentemente dal dispositivo utilizzato.

Integra Slack con ClickUp

L'integrazione di Slack nello strumento di project management ClickUp centralizza la comunicazione, aiutando più team a rimanere in contatto e a utilizzare Slack in modo efficace.

L'integrazione tra Slack e ClickUp ti consente di creare attività direttamente da un canale Slack. Quando desideri creare una nuova attività, digita semplicemente "/ clickup new". L'attività verrà automaticamente aggiunta alla bacheca ClickUp.

Quando un membro del team pubblica un link a un'attività su Slack, questo viene automaticamente inserito in ClickUp con ulteriori informazioni contestuali. Inoltre, è possibile gestire le attività con un menu a tendina per le date di scadenza, le priorità e gli stati. Questa integrazione consente anche di accedere facilmente agli aggiornamenti, avvisandoti quando viene creata una nuova attività o viene aggiunto un commento su ClickUp.

Limiti dell'utilizzo di Slack

Come ogni strumento aziendale, Slack presenta dei limiti, di cui dovresti essere consapevole come utente abituale.

Limiti di ricerca

Il piano Free di Slack consente agli utenti di cercare gli ultimi 10.000 messaggi. Questo è uno svantaggio per i team di grandi dimensioni, che potrebbero non essere in grado di accedere ai messaggi più vecchi.

Curva di apprendimento

L'ampia gamma di funzionalità e opzioni di personalizzazione di Slack può sopraffare i nuovi utenti. I membri più anziani del tuo team potrebbero aver bisogno di più tempo rispetto ai colleghi più giovani per abituarsi a Slack e utilizzarlo in modo ottimale.

Limiti di spazio di archiviazione

Gli utenti del piano Free hanno a disposizione 5 GB di spazio di archiviazione, il che significa che il piano Free coprirà solo alcune delle tue esigenze se il tuo team ha esigenze significative di condivisione di file.

Accesso offline con limite:

Slack offre agli utenti un accesso limitato alle funzionalità offline, il che può rappresentare un problema per gli utenti con una connessione Internet instabile.

Complessità dell'integrazione

L'ampia gamma di integrazioni di Slack aggiunge molto valore all'utilizzo efficiente di Slack. Tuttavia, i team con competenze tecniche limitate potrebbero trovare difficile configurare le integrazioni.

Altri strumenti di collaborazione

Se i limiti di Slack ti preoccupano, è il momento di prendere in considerazione delle alternative.

Una delle migliori alternative a Slack è ClickUp.

Visualizzazione chat ClickUp

La vista Chat di ClickUp offre funzionalità di comunicazione collaborativa e in tempo reale e di project management.

Ecco un breve riepilogo/riassunto di come la visualizzazione chat di ClickUp sia una valida alternativa a Slack:

Comunicazione integrata

La vista Chat di ClickUp aiuta il tuo team a lavorare senza bisogno di uno strumento di comunicazione separato. Collega tutte le discussioni e i messaggi alle attività e ai progetti attivi pertinenti.

Conversazioni contestualizzate

I membri del team comprendono chiaramente ciò che viene discusso poiché sono collegati alle attività in corso o completate. Non devi perdere tempo a passare da uno strumento all'altro durante le riunioni di team per essere sempre aggiornato.

Condivisione di file

La visualizzazione chat consente la condivisione di documenti e file, facilitando la collaborazione. Gli utenti possono assegnare elementi ai membri del team tramite menzioni nei commenti.

Link e incorporamenti

Incorpora pagine web e aggiungi link, fogli di calcolo e video. La visualizzazione chat li raggrupperà in modo pratico per una rapida consultazione.

Non sono necessarie integrazioni esterne

La visualizzazione chat è parte integrante di ClickUp e non ha dipendenza da app esterne per la comunicazione. Ciò semplifica l'esperienza dell'utente e garantisce che tutte le funzionalità di comunicazione siano native della piattaforma.

Collabora e comunica meglio con Slack

Slack si è guadagnato la reputazione di uno dei migliori strumenti di collaborazione aziendale. È un vero e proprio motore di produttività, la cui crescita testimonia il suo successo.

Se vuoi provare Slack, inizia creando un account gratuito su Slack. Avrai a disposizione 5 GB di spazio di archiviazione, che dovrebbero essere sufficienti per gli utenti alle prime armi. Man mano che acquisisci familiarità con le funzionalità e le scorciatoie da tastiera di Slack, crea dei canali e gestiscili seguendo i consigli che abbiamo condiviso in questa guida.

Prova l'integrazione ClickUp-Slack per migliorare la tua produttività. Iscriviti a ClickUp, scopri le sue funzionalità e i suoi vantaggi e confrontali con Slack per determinare quale strumento aziendale soddisfa meglio i tuoi obiettivi e i tuoi flussi di lavoro.

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Domande frequenti

Quali sono le tre funzioni di Slack di maggior successo?

Slack offre un'ampia gamma di funzioni, ma ecco le nostre tre preferite:

Come si usa Slack in ambito professionale?

Non esiste una risposta univoca a questa domanda: dipende dalle dinamiche e dalle esigenze della tua azienda aziendale.

Ecco alcuni modi per utilizzare Slack:

Come posso migliorare l'utilizzo di Slack?

Ecco alcuni suggerimenti per migliorare l'utilizzo di Slack: