Vi siete mai imbattuti in una situazione in cui un'attività viene ritardata e quando chiedete il motivo, il membro del team risponde: "Oh, ma stavo aspettando qualcosa di cui ho bisogno"?
Le dipendenze sono una delle ragioni principali dei ritardi in qualsiasi progetto. Se non pianificate le dipendenze in modo efficace, non solo rimarrete indietro, ma vi ritroverete con i membri del team del progetto che si girano i pollici finché l'attività precedente non sarà completata.
Nel project management, questo può avere conseguenze finanziarie, di reputazione e motivazionali.
In questo post esploriamo il concetto di tempo di ritardo e come può aiutarvi a pianificare meglio i progetti, a prevenire i ritardi, a massimizzare l'utilizzo delle risorse e a ottenere i risultati desiderati.
Che cos'è il lag time?
Il lag time nel project management si riferisce al ritardo tra attività che dipendono l'una dall'altra. È il periodo di attesa prima che l'attività successiva possa iniziare, anche dopo aver completato l'attività precedente.
Se avete mai partecipato a una videochiamata e qualcuno ha detto: "C'è un ritardo in questa chiamata", sapete già cos'è il tempo di ritardo. È il ritardo tra il momento in cui il vostro collega dice qualcosa e voi lo ricevete per poter rispondere. Nel migliore dei casi, può frustrare i partecipanti alla chiamata. Nel peggiore dei casi, può rendere improduttiva l'intera telefonata.
Pertanto, la comprensione del tempo di ritardo, delle sue cause e delle sue conseguenze è fondamentale per un project management di successo.
Panoramica completa sul lag time nel project management
In parole povere, il tempo di ritardo è un concetto di pianificazione e programmazione che rappresenta un ritardo o un'attesa imprevista tra attività successive.
Come si calcola il tempo di ritardo?
Misuriamo il tempo di ritardo in unità rilevanti per la pianificazione del progetto, come ore, giorni o settimane.
Se l'attività A (predecessore) termina il primo giorno e l'attività B (successore) può iniziare solo dopo tre giorni, il tempo di ritardo è di tre giorni.
Quali sono le caratteristiche del tempo di ritardo?
Alcune delle caratteristiche chiave del tempo di ritardo sono le seguenti.
Inatteso: Un ritardo è raramente previsto. Si verifica senza preavviso o avviso. Ad istanza, un membro del team si ammala o un macchinario si rompe.
Non desiderabile: Il tempo di ritardo è un "ritardo" nel flusso del processo, che è dannoso per il progetto.
Post-facto: Poiché il tempo di ritardo è inaspettato, non può essere previsto. Pertanto, può essere identificato solo a posteriori e affrontato.
Effetti a valle: Un ritardo in una qualsiasi parte della fase del progetto ha effetti a valle su varie attività e cardine. Per istanza, in un progetto software, se l'analisi della qualità viene ritardata perché la sottoscrizione per il software di automazione dei test è scaduta, anche le attività di distribuzione e DevOps subiranno un ritardo.
Qual è lo scopo del ritardo?
Il lag time è una misura della latenza. Aiuta a followerare i principi del project management e migliorare i risultati
Misurare l'efficienza: Il lag time si riferisce al livello di inefficienza del processo. È il primo passaggio per ottimizzare il flusso di lavoro.
Identificare le lacune: Se un particolare passaggio del processo causa ritardi, il lag time mette in luce una lacuna che deve essere colmata.
Prevedere i tempi di inattività: Sebbene il lag time non sia una misura predittiva/preventiva, può aiutare a identificare potenziali colli di bottiglia per il ciclo successivo. Ad istanza, se una particolare macchina causa ripetutamente ritardi, è possibile pianificare la sua sostituzione/riparazione.
Backup dell'edificio: Spesso i tempi di ritardo risultano da inadeguatezze del processo. Ad istanza, se nel team c'è un solo sviluppatore, anche le sue ferie possono causare un ritardo. Capire questo aspetto può aiutare a creare un backup.
Quali sono alcuni indicatori di ritardo comunemente utilizzati nel project management?
Gli indicatori di ritardo sono metriche del tempo di ritardo nei progetti. Vengono calcolati dopo che l'evento o il progetto è stato completato per valutare le prestazioni.
Nel project management, alcuni indicatori ritardatari comunemente utilizzati sono:
- Ritardo: La differenza tra la data di consegna dell'attività pianificata e quella effettiva
- Impatto a valle: Il ritardo causato al progetto come risultato di un ritardo in una particolare attività
- Perdita di produttività: Tempo improduttivo trascorso dai membri del team in attesa del completamento dell'attività precedente
- Perdita di ricavi: Perdita potenziale di vendite/ricavi o penali a causa del ritardo
Il lag time viene spesso confuso con il lead time, un altro concetto importante nel project management. Vediamo come sono simili o diversi.
Lead time vs. Lag Time Lead time è il tempo complessivo necessario per completare un progetto dall'inizio alla fine.
A differenza della durata ciclo, che misura il tempo necessario per la creazione del prodotto, come lo sviluppo di una funzionalità/funzione o la preparazione di un caffè, il lead time misura la durata tra l'ordine del cliente e l'arrivo del prodotto, compresi la logistica, il servizio clienti, ecc. Abbiamo trattato di più su durata ciclo vs lead time in un precedente post del blog.
Il più elementare formula del Lead Time è Lead time = data di completamento del progetto - data di inizio del progetto. Tuttavia, quando si pianifica un progetto, i manager lo calcolano come il tempo totale necessario per completare ogni attività del progetto e l'eventuale tempo di attesa necessario.
Il lead time aiuta i project manager nella pianificazione delle attività e delle risorse. Li aiuta a capire le dipendenze e a programmare il lavoro di conseguenza. Facciamo un esempio semplice di un progetto software.
Il lead time per lo sviluppo potrebbe essere di 2 giorni, il test di 1 giorno e la distribuzione di 1 giorno. Se il progetto inizia di lunedì, i project manager possono assegnare le attività agli sviluppatori per lunedì-martedì, agli analisti della qualità per mercoledì e a DevOps per giovedì.
A differenza del lag time, il lead time è uno strumento di previsione/pianificazione. Le differenze chiave tra i due sono le seguenti.
| lead time | Lag time | Lag time | Lag time | Lag time | Lag time | Lag time | Lag time | Lag time |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Il lead time è il tempo necessario per completare il progetto dall'inizio alla fine | ||||||||
| Strumento predittivo: Utilizzato per una programmazione efficace | Strumento retrospettivo: Utilizzato per la misurazione delle prestazioni | |||||||
| Prevedibili e inevitabili | Imprevisti ed evitabili |
differenze tra lead time e lag time
Sebbene diversi, sia il lead time che il lag time sono fondamentali per la misurazione delle prestazioni del progetto. Ecco come.
Pianificazione e programmazione
Il lead time aiuta i project manager a pianificare le attività e le attività di dipendenza in base alle loro obiettivi di gestione del tempo . Il tempo di ritardo aiuta a costruire gli imprevisti.
Per esempio, se il lead time di un progetto di sviluppo è di 10 giorni, si possono programmare le attività di conseguenza. Se il tempo medio di ritardo nei progetti precedenti è stato di 2 giorni, potete includerlo nel vostro piano e pianificare la consegna in 12 giorni.
ClickUp Gantt Modello di Sequenza del Progetto
per vedere l'impatto delle dipendenze sui tempi di esecuzione e di ritardo_
Utilizzo e ottimizzazione delle risorse
Il lead time aiuta a utilizzare le risorse in modo efficace, mentre il lag time aiuta a creare un backup.
Per istanza, si può usare il lead time per assegnare le attività nell'ordine del flusso del processo. E utilizzare il tempo di ritardo per assumere risorse aggiuntive o noleggiare macchinari. Questo potrebbe cambiare a seconda che si tratti di un progetto unico o ricorrente.
Gestione delle prestazioni
Il lead time viene misurato in base ai traguardi, mentre il tempo di ritardo ideale è pari a zero.
Ad esempio, se la durata stimata per lo sviluppo di una funzionalità/funzione è di 16 ore, questo è il traguardo per quell'attività. Se uno sviluppatore impiega più tempo, le sue prestazioni non soddisfano le aspettative.
impostazione dei traguardi dei tempi di consegna e gestione delle prestazioni su ClickUp_
Tuttavia, il tempo di ritardo è quello in cui il collaboratore si assenta per malattia o il suo computer si guasta. Pertanto, non si tratta di una questione di prestazioni e non compare nelle loro valutazioni. Tuttavia, questo ritardo ha un impatto sulla consegna del progetto e deve essere preso in considerazione durante la revisione di sprint/progetto.
Accountability
Il lead time è una responsabilità collettiva e ogni membro del team e project manager è responsabile di mantenere un buon lead time. Il ritardo è un'inefficienza del processo, che è responsabilità della leadership.
Fattori che influenzano il Lead Time e il Lag Time in produttività
Diversi fattori possono influenzare il lead time e il lag time nel project management, sia in positivo che in negativo. Alcuni dei fattori chiave sono i seguenti.
Disponibilità delle risorse: Se le risorse sono prontamente disponibili, i tempi di realizzazione saranno più brevi e viceversa. D'altra parte, se alcune risorse sono disponibili e altre no, potrebbero verificarsi dei ritardi. Per istanza, se avete sviluppatori ma non abbastanza tester, ci sarà un ritardo tra le due fasi di sviluppo.
Dipendenze: La natura di dipendenze del progetto influenzano i lead time e i lag time. Le forti dipendenze, in cui un'attività non può iniziare prima di aver completato quella precedente, tendono ad aumentare i tempi di latenza. Al contrario, le attività con dipendenze meno stringenti possono consentire di ridurre i tempi di esecuzione grazie alla sovrapposizione delle attività.
Complessità del progetto: I progetti complessi, con attività e fasi multiple e interdipendenti, probabilmente avranno tempi di latenza più lunghi. Ciò è dovuto alla maggiore necessità di coordinamento e garanzia di qualità tra le attività.
Requisiti degli stakeholder: Misure rigorose di controllo della qualità o processi di approvazione più lunghi possono allungare i tempi di latenza/ritardo quando i progetti attendono la conferma di procedere.
Politiche di gestione del rischio: I progetti con strategie aggressive di gestione del rischio avranno probabilmente tempi di latenza più brevi, poiché i manager avranno affrontato preventivamente potenziali ritardi e incidenti.
A seconda della ragione, dell'impatto e delle conseguenze, i tempi di ritardo possono essere misurati, gestiti e ridotti al minimo per ottimizzare i flussi di lavoro. Ecco come fare.
Come gestire i tempi di ritardo nel project management
Il tempo di latenza può essere un danno considerevole per un'esecuzione efficace del progetto e deve essere continuamente minimizzato e gestito. Ecco alcuni suggerimenti e strategie per raggiungere questo obiettivo utilizzando un solido strumento di project management come ClickUp.
Mappare le dipendenze
Anche i progetti più semplici hanno attività in dipendenza. Per istanza, la fatturazione dipende dall'approvazione del progetto da parte del client. Conoscere queste dipendenze aiuta a pianificare meglio.
Quando si imposta il progetto utilizzando Attività di ClickUp , collegare quelli dipendenti e vedere il loro impatto sui lead time. È anche possibile utilizzare il metodo del percorso critico per stimare con precisione la durata stimata di un progetto.
Pianifica, organizza e collabora a qualsiasi progetto con un project management personalizzato
Monitoraggio del tempo
Incoraggiate ogni membro del team a monitorare il tempo delle proprie attività. Questo aiuta i project manager a stimare con precisione le durate stimate. Monitoraggio del tempo dei progetti con ClickUp consente di avviare e arrestare un timer, aggiungere un intervallo di tempo o aggiungere ore/minuti per ogni attività e sottoattività. Sono inoltre disponibili diversi modelli di gestione del tempo all'interno di ClickUp per aiutarvi a stimare la durata in modo efficace.
Pianificare bene
Utilizzate le stime della durata stimata, le dipendenze e il percorso critico per pianificare il progetto con tempi di consegna ottimali e tempi di ritardo minimi.
Pianificazione: Impostate le scadenze per ogni attività e visualizzate il progetto utilizzando le funzioni di La visualizzazione del calendario di ClickUp . Assicuratevi che sia ragionevole e realizzabile.
Assegnare: Assegnare le attività ai membri del team in base alle loro competenze e disponibilità. La vista Carico di lavoro di ClickUp è un ottimo punto di partenza per ottenere approfondimenti su pianificazione delle risorse . Ad istanza, se si verifica un ritardo nella distribuzione di un incremento perché non si dispone di risorse DevOps sufficienti, utilizzare la vista Carico di lavoro per riallocare i membri del team da attività di manutenzione non critiche.
Visualizzazione e gestione di qualsiasi progetto con i grafici Gantt di ClickUp
Chiarire: Utilizzare Vista Gantt di ClickUp per vedere le dipendenze e le sovrapposizioni di attività nella Sequenza del progetto.
Ad esempio, la revisione del codice dipende dal completamento della codifica. Verificate se il completamento di quest'ultima è previsto prima della prima. Altrimenti, trascinate le scadenze.
Se siete alle prime armi con il project management di progetti complessi con dipendenze, ClickUp vi offre la possibilità di Modelli di progetto con diagramma di Gantt sono qui per aiutarvi.
Mantenere il tempo tampone: Anche se le durate stimate sono accurate, dovete aspettarvi dei ritardi. Posizionare strategicamente dei buffer nei programmi dei progetti può aiutare a gestire efficacemente i tempi di ritardo.
Ad esempio, l'aggiunta di un buffer tra le fasi di integrazione del sistema e di test di accettazione da parte dell'utente in un progetto di sviluppo può consentire di far fronte a ritardi imprevisti senza impattare sulla data di fine del progetto.
Comunicare
Le lacune nella comunicazione possono causare inutili ritardi e sfasamenti. Per evitarlo, comunicate in modo proattivo e regolare.
- I commenti annidati nelle attività di ClickUp consentono ai team di porsi domande reciproche e di ottenere risposte contestuali, evitando ritardi nella condivisione delle conoscenze
- La vista ClickUp Chat mostra tutte le conversazioni in un'unica posizione, in modo che i team non abbiano ritardi nelle risposte
- Automazioni di ClickUp eliminano il lavoro impegnativo, prevenendo i tempi di ritardo nelle attività di amministratore
- Promemoria ClickUp aiutano a tenere sotto controllo le scadenze, le responsabilità e qualsiasi altra cosa che richieda attenzione
Soprattutto, monitorate e ottimizzate
I tempi di latenza sono un sintomo di problemi sistemici. I tempi di ritardo ripetuti indicano che qualcosa non funziona. Per risolvere il processo, monitorate regolarmente lo stato del progetto. ClickUp Dashboard consentono di visualizzare tutte le reportistiche necessarie in un unico posto. Ad istanza, se volete vedere tutte le attività in ritardo in base al tasso di ritardo, potete impostare un widget per questo su ClickUp.
Utilizzate queste reportistiche per identificare le cause principali dei ritardi ed eliminarle sistematicamente.
Utilizzate le dashboard di ClickUp per visualizzare in tempo reale i KPI dell'intera organizzazione
Ottimizzare i flussi di lavoro per ridurre al minimo i tempi di ritardo nella pianificazione dei progetti con ClickUp
Ogni progetto è un flusso complesso di attività e informazioni. I ritardi dovuti all'attesa di qualcuno sono quasi inevitabili.
Tuttavia, un buon project management si basa sull'eliminazione di questi ritardi. Se intendete completare un progetto secondo i requisiti, nei tempi e nel budget previsti, non potete permettervi ritardi.
Il software completo di project management di ClickUp è stato progettato per evitare tutto questo. Include potenti funzionalità/funzione per ottimizzare i flussi di lavoro dei progetti ed eliminare inutili ritardi. Dalla stima dei tempi necessari alla visualizzazione in tempo reale dei report sullo stato di avanzamento, ClickUp ha tutto ciò che serve per essere sempre al top del progetto.
Restate sempre in tempo. Provate gratis ClickUp oggi stesso !
Domande frequenti sul tempo di latenza
1. Qual è un esempio di tempo di ritardo?
Il tempo di ritardo è il ritardo imprevisto tra un processo e l'altro.
Nello sviluppo del software, questo potrebbe essere il periodo di attesa tra la codifica e la revisione del codice, dovuto al fatto che lo sviluppatore senior è stato chiamato per un altro progetto.
Nella produzione, un esempio di ritardo è il ritardo nella consegna di un pezzo di ricambio, risultato di problemi della catena di approvvigionamento.
2. Qual è un'altra parola per indicare il tempo di ritardo?
Un'altra parola per definire il tempo di ritardo è "periodo di attesa" Questo termine si riferisce all'intervallo di tempo durante il quale non si verifica alcuna attività produttiva su un'attività specifica.
3. Che cosa sono il tempo di ritardo e il tempo di esecuzione?
Entrambi sono concetti di pianificazione utilizzati nel project management per gestire la sequenza delle attività in corso.
Il lag time è il periodo di ritardo o di attesa tra le attività. In genere è imprevisto e risulta da un errore/incidente.
Lead time è il tempo che intercorre tra l'inizio di un processo e il suo completamento. È la durata stimata di tutte le attività della sequenza da completare.