Ti è mai capitato di trovarti in una situazione in cui un'attività subisce un ritardo e, quando chiedi il motivo, il membro del team risponde: "Oh, ma stavo aspettando qualcosa di cui avevo bisogno"?
Le dipendenze sono una delle principali cause di ritardo in qualsiasi progetto. Se non pianifichi le dipendenze in modo efficace, non solo accumulerai ritardi, ma i membri del team di progetto rimarranno con le mani in mano fino a quando l'attività precedente sarà completata.
Nel project management, ciò può avere conseguenze finanziarie, reputazionali e motivazionali.
In questo post del blog esploriamo il concetto di ritardo e come può aiutarti a pianificare meglio i progetti, prevenire i ritardi, massimizzare l'utilizzo delle risorse e ottenere i risultati desiderati.
Che cos'è il ritardo?
I ritardi nel project management si riferiscono al tempo che intercorre tra attività dipendenti l'una dall'altra. Si tratta del periodo di attesa prima che l'attività successiva possa iniziare, anche dopo che l'attività precedente è stata completata.
Se hai mai partecipato a una videochiamata e qualcuno ha detto: "C'è un ritardo in questa chiamata", sai già cos'è il ritardo. È il tempo che intercorre tra il momento in cui il tuo collega dice qualcosa e quello in cui tu lo ricevi e puoi rispondere. Nella migliore delle ipotesi, può frustrare le persone che partecipano alla chiamata. Nella peggiore, può rendere l'intera chiamata improduttiva.
Comprendere i ritardi, le loro cause e le loro conseguenze è quindi fondamentale per un esito positivo del project management.
Panoramica completa dei ritardi nel project management
In parole povere, il ritardo è un concetto di programmazione e pianificazione che rappresenta un ritardo o un'attesa imprevisti tra attività successive.
Come viene calcolato il ritardo?
Misuriamo i ritardi in unità rilevanti per la pianificazione del progetto, come ore, giorni o settimane.
Se l'attività A (attività precedente) termina il primo giorno e l'attività B (attività successiva) può iniziare solo dopo tre giorni, il ritardo è di tre giorni.
Quali sono le caratteristiche dei ritardi?
Alcune delle caratteristiche principali dei ritardi sono le seguenti.
Imprevisto: un ritardo è raramente prevedibile. Si verifica senza preavviso né avviso. Ad esempio, un membro del team che si ammala o un guasto ai macchinari.
Indesiderabile: il ritardo è un "ritardo" nel flusso del processo, che è dannoso per il progetto.
Post-facto: poiché i ritardi sono imprevedibili, non è possibile prevederli. Pertanto, è possibile identificarli solo a posteriori e reagire di conseguenza.
Effetti a valle: un ritardo in qualsiasi parte della fase di progetto ha effetti a valle su varie attività e attività cardine. Ad esempio, in un progetto software, se l'analisi della qualità subisce un ritardo perché la sottoscrizione al software di automazione dei test è scaduta, anche le attività di implementazione e DevOps subiranno un ritardo.
Qual è lo scopo dei ritardi?
Il ritardo è una misura della latenza. Ti aiuta a seguire i principi di project management e a migliorare i risultati:
Misurare l'efficienza: i ritardi si riferiscono al livello di inefficienza nel processo. Sono il primo passaggio per ottimizzare il flusso di lavoro.
Identificazione delle lacune: se un particolare passaggio del processo causa ritardi, i ritardi mettono in luce una lacuna che deve essere colmata.
Previsione dei tempi di inattività: sebbene i ritardi non siano una misura predittiva/preventiva, possono aiutare a identificare potenziali colli di bottiglia per il ciclo successivo. Ad esempio, se una determinata macchina causa ripetutamente ritardi, è possibile pianificarne la sostituzione/riparazione.
Creazione di backup: spesso i ritardi sono il risultato di inadeguatezze all'interno del processo. Ad esempio, se nel team è presente un solo sviluppatore, anche le sue ferie possono causare un ritardo. Comprendere questo aspetto può aiutarti a creare dei backup.
Quali sono alcuni indicatori ritardati comunemente utilizzati nel project management?
Gli indicatori di ritardo sono metriche che misurano i ritardi nei progetti. Vengono calcolati dopo l'evento o quando il progetto è completato per valutare le prestazioni.
Nel project management, alcuni indicatori di ritardo comunemente utilizzati sono:
- Ritardo: la differenza tra la data del piano e quella effettiva di consegna dell'attività.
- Impatto a valle: il ritardo causato al progetto come risultato di un ritardo in una particolare attività.
- Perdita di produttività: tempo improduttivo trascorso dai membri del team in attesa che l'attività precedente fosse completata.
- Perdita di ricavi: potenziale perdita di vendite/ricavi o sanzioni dovute a ritardi
I ritardi vengono spesso confusi con il Lead time, un altro concetto importante nel project management. Vediamo in che modo sono simili o diversi.
Lead time vs. ritardi
Il lead time è il tempo complessivo necessario per completare un progetto dall'inizio alla fine.
A differenza della durata ciclo, che misura il tempo necessario per creare il prodotto, come lo sviluppo di una funzionalità/funzione o la preparazione di un caffè, la durata del lead time misura la durata tra l'ordine del cliente e la consegna del prodotto, inclusi la logistica, il servizio clienti, ecc. Abbiamo approfondito il tema della durata ciclo rispetto al lead time in un precedente post sul blog.
La formula più semplice per calcolare il lead time è: Lead time = Data di completamento del progetto – Data di inizio del progetto. Tuttavia, durante la pianificazione di un progetto, i manager lo calcolano come il tempo totale necessario per completare ciascuna attività del progetto e l'eventuale tempo di attesa necessario.
Il lead time aiuta i project manager nella pianificazione delle attività e delle risorse. Li aiuta a comprendere le dipendenze e a pianificare il lavoro di conseguenza. Prendiamo un semplice esempio di un progetto software.
Il lead time per lo sviluppo potrebbe essere di 2 giorni: 1 giorno per i test e 1 giorno per l'implementazione. Se il progetto inizia lunedì, i project manager possono assegnare le attività agli sviluppatori per lunedì e martedì, agli analisti della qualità per mercoledì e ai DevOps per giovedì.
A differenza dei ritardi, il lead time è uno strumento di previsione/pianificazione. Le differenze principali tra i due sono le seguenti.
| Lead time | Ritardi |
|---|---|
| Il lead time è il tempo necessario per completare il progetto dall'inizio alla fine. | Il ritardo è il tempo di attesa o la latenza tra due passaggi consecutivi. |
| Strumento predittivo: utilizzato per una pianificazione efficace | Strumento retrospettivo: utilizzato per la misurazione delle prestazioni |
| Prevedibile e inevitabile | Imprevisti ed evitabili |
Sebbene diversi, sia i tempi di anticipo che quelli di ritardo sono fondamentali per misurare le prestazioni di un progetto. Ecco come.
Pianificazione e programmazione
Il lead time aiuta i project manager a pianificare le attività e le operazioni di dipendenza in base ai propri obiettivi di project management. Il ritardo aiuta a creare piani di emergenza.
Ad esempio, se il lead time di un progetto di sviluppo è di 10 giorni, puoi pianificare le attività di conseguenza. Se il ritardo medio nei progetti passati era di 2 giorni, puoi includerlo nel tuo piano e prevedere la consegna in 12 giorni.
Utilizzo e ottimizzazione delle risorse
Il lead time aiuta a utilizzare le risorse in modo efficace, mentre i ritardi aiutano a creare un backup.
Ad esempio, puoi utilizzare il Lead time per assegnare le attività nell'ordine del flusso di processo. E utilizzare i ritardi per assumere risorse aggiuntive o noleggiare macchinari. Questo potrebbe cambiare a seconda che si tratti di un progetto una tantum o ricorrente.
Gestione delle prestazioni
Il lead time viene misurato rispetto ai traguardi, mentre il ritardo ideale è pari a zero.
Ad esempio, se la durata stimata per sviluppare una funzionalità/funzione è di 16 ore, questo è il lead time previsto per quell'attività. Se uno sviluppatore impiega più tempo, le sue prestazioni non soddisfano le aspettative.
Tuttavia, i ritardi si verificano quando i dipendenti prendono un congedo per malattia o quando il loro computer non funziona correttamente. Pertanto, non si tratta di una questione di rendimento e non compare nelle loro valutazioni. Tuttavia, questi ritardi influiscono sulla consegna dei progetti e devono essere presi in considerazione durante la revisione dello sprint/progetto.
Responsabilità
Il lead time è una responsabilità collettiva e ogni membro del team e project manager è responsabile del mantenimento di un lead time adeguato. I ritardi sono un'inefficienza del processo, che è responsabilità della leadership.
Fattori che influenzano i tempi di Lead time e ritardo nella produzione
Diversi fattori possono influire sui tempi di Lead time e ritardo nella gestione del project management dei progetti, sia in modo positivo che negativo. Alcuni dei fattori chiave sono i seguenti.
Disponibilità delle risorse: se le risorse sono prontamente disponibili, i lead time saranno più brevi e viceversa. D'altra parte, se alcune risorse sono disponibili e altre no, potrebbero verificarsi ritardi. Ad esempio, se disponi di sviluppatori ma non di tester sufficienti, ci sarà un ritardo tra queste due fasi di sviluppo.
Dipendenze: la natura delle dipendenze del progetto influenza i tempi di anticipo e di ritardo. Le dipendenze forti, in cui un'attività non può essere avviata fino a quando quella precedente è stata completata, tendono ad aumentare i tempi di ritardo. Al contrario, le attività con dipendenze più flessibili possono consentire una riduzione dei tempi di anticipo grazie alla sovrapposizione delle attività.
Complessità del progetto: i progetti complessi con più attività e fasi interdipendenti sono soggetti a ritardi prolungati. Ciò è dovuto alla maggiore necessità di coordinamento e controllo qualità tra le attività.
Requisiti degli stakeholder: misure di controllo qualità rigorose o processi di approvazione più lunghi possono prolungare il lead time, poiché i progetti rimangono in sospeso in attesa di conferma per procedere.
Politiche di gestione dei rischi: i progetti con strategie di gestione dei rischi aggressive avranno probabilmente tempi di ritardo più brevi, poiché i manager avranno affrontato in modo preventivo potenziali ritardi e incidenti.
A seconda della causa, dell'impatto e delle conseguenze, i ritardi possono essere misurati, gestiti e ridotti al minimo per ottimizzare i flussi di lavoro. Ecco come.
Come gestire e amministrare i ritardi nel project management
I ritardi possono compromettere notevolmente l'efficacia dell'esecuzione dei progetti e devono essere continuamente ridotti al minimo e gestiti. Ecco alcuni suggerimenti e strategie per raggiungere questo obiettivo utilizzando un solido strumento di project management come ClickUp.
Mappa le dipendenze
Anche i progetti più semplici hanno attività dipendenti. Ad esempio, la fatturazione dipende dall'approvazione del progetto da parte del client. Conoscere queste dipendenze aiuta a pianificare meglio.
Quando imposti il tuo progetto utilizzando le attività di ClickUp, collega quelle dipendenti e osserva il loro impatto sui Lead time. Puoi anche utilizzare il metodo del percorso critico per stimare con precisione la durata di un progetto.
Tieni traccia del tempo
Incoraggia ogni membro del team a effettuare il monitoraggio del tempo dedicato alle proprie attività. Ciò aiuta i project manager a stimare con precisione i lead time.
Il monitoraggio del tempo di progetto di ClickUp ti consente di avviare e arrestare un timer, aggiungere un intervallo di tempo o aggiungere ore/minuti per ogni attività e attività secondaria. All'interno di ClickUp sono disponibili anche diversi modelli di gestione del tempo che ti aiutano a stimare il tempo in modo efficace.
Pianifica correttamente
Utilizza le durate stimate, le dipendenze e il percorso critico per pianificare il tuo progetto con lead time ottimali e ritardi minimi.
Pianificazione: stabilisci le scadenze per ogni attività e visualizza il progetto utilizzando la vista calendario di ClickUp. Assicurati che siano ragionevoli e realizzabili.
Assegna: assegna le attività ai membri del team in base alle loro competenze e disponibilità. La vista Carico di lavoro di ClickUp è un ottimo strumento per ottenere informazioni dettagliate sulla pianificazione delle risorse. Ad esempio, se si verificano ritardi nell'implementazione di un incremento perché non si dispone di risorse DevOps sufficienti, utilizzare la vista Carico di lavoro per riassegnare i membri del team da attività di manutenzione non critiche.
Chiarisci: utilizza la vista Gantt di ClickUp per visualizzare le dipendenze e le attività sovrapposte nella Sequenza del tuo progetto.
Ad esempio, la revisione del codice dipende dal completamento della codifica. Verifica se quest'ultima è prevista prima della prima. In caso contrario, trascina e rilascia le scadenze.
Se sei alle prime armi nella gestione di progetti complessi con dipendenze, i modelli di progetto con diagramma di Gantt di ClickUp sono qui per aiutarti.
Mantieni un margine di tempo: anche se le tue durate stimate sono accurate, devi comunque prevedere alcuni ritardi. Inserire strategicamente dei margini nei programmi dei progetti può aiutarti a gestire efficacemente i ritardi.
Ad esempio, l'aggiunta di un margine tra le fasi di integrazione del sistema e di test di accettazione da parte degli utenti in un progetto di sviluppo può consentire di far fronte a ritardi imprevisti senza influire sulla data di fine del progetto.
Comunicare
Le lacune nella comunicazione possono causare ritardi e rallentamenti inutili. Per evitarlo, comunica in modo proattivo e regolare.
- I commenti nidificati nelle attività di ClickUp consentono ai team di porre domande reciproche e ottenere risposte contestualizzate, evitando ritardi nella condivisione delle conoscenze.
- La vista Chat di ClickUp visualizza tutte le conversazioni in un unico posto, così i tuoi team non avranno ritardi nelle risposte.
- Le automazioni di ClickUp eliminano il lavoro superfluo, prevenendo i ritardi nelle attività degli amministratori.
- I promemoria di ClickUp ti aiutano a tenere sotto controllo scadenze, responsabilità e qualsiasi altra cosa che richieda attenzione.
Ma soprattutto, monitorate e ottimizzate
I ritardi sono un sintomo di problemi sistemici. Ritardi ripetuti indicano che qualcosa da qualche parte non funziona correttamente. Per correggere il processo, monitorate regolarmente lo stato di avanzamento del progetto.
Le dashboard di ClickUp ti consentono di visualizzare tutti i report di cui hai bisogno in un unico posto. Ad esempio, se desideri visualizzare tutte le attività scadute in base al tasso di ritardo, puoi impostare un widget apposito su ClickUp.
Utilizza questi report per identificare le cause principali dei ritardi ed eliminarle in modo sistematico.
Ottimizza i flussi di lavoro per ridurre al minimo i ritardi nella pianificazione dei progetti con ClickUp
Ogni progetto è un flusso complesso di attività e informazioni. I ritardi come risultato dell'attesa di qualcuno sono quasi inevitabili.
Tuttavia, una buona gestione dei progetti si basa sull'eliminazione di tali ritardi. Se intendi completare un progetto secondo i requisiti, nei tempi previsti e nel rispetto del budget, non puoi permetterti ritardi.
Il software completo di project management ClickUp è progettato proprio per evitare tutto questo. Include potenti funzionalità per ottimizzare i flussi di lavoro dei progetti ed eliminare inutili ritardi. Dalla stima della durata necessaria alla visualizzazione di report di avanzamento in tempo reale, ClickUp ha tutto ciò che ti serve per tenere sotto controllo il tuo progetto.
Rispetta sempre le scadenze. Prova ClickUp gratis oggi stesso!
Domande frequenti sui ritardi
1. Qual è un esempio di ritardo?
I ritardi sono quei ritardi imprevisti tra un processo e quello successivo.
Nello sviluppo di software, questo potrebbe essere il periodo di attesa tra la codifica e la revisione del codice dovuto al fatto che lo sviluppatore senior è stato chiamato a lavorare su un altro progetto.
Nel settore manifatturiero, un esempio di ritardo è il ritardo nella consegna di un pezzo di ricambio come risultato di problemi nella catena di approvvigionamento.
2. Qual è un altro termine per indicare i ritardi?
Un altro termine per indicare i ritardi è "periodo di attesa". Questo termine si riferisce all'intervallo durante il quale non si svolge alcuna attività di produttività su un'attività specifica.
3. Cosa sono i ritardi e il Lead time?
Entrambi sono concetti di pianificazione utilizzati nel project management per gestire la sequenza delle attività in corso.
I ritardi sono i periodi di attesa o di inattività tra un'attività e l'altra. In genere sono imprevedibili e sono il risultato di errori o incidenti.
Il lead time è il tempo che intercorre tra l'avvio di un processo e il suo completamento. È il tempo stimato necessario per completare tutte le attività della sequenza.