Da fare riunioni settimanali sugli OKR (obiettivi e risultati chiave) per monitorare il team e i suoi stati? I membri del team sono incoraggiati a chiedere supporto per raggiungere i loro OKR indipendenti quando incontrano ostacoli?
Se la risposta a entrambe o a una qualsiasi delle domande precedenti è "no", dovete prendere gli OKR più seriamente.
Le riunioni sugli OKR assicurano che i vostri
sono in fase di monitoraggio. Queste riunioni offrono un forum per rimanere in contatto con i membri del team e verificare i loro stati attraverso riunioni settimanali di OKR. Da fare in questo modo si contribuisce alla crescita generale dell'organizzazione.
Scopriamo cosa sono gli OKR catch-in, perché sono importanti e come gestire riunioni OKR efficaci con modelli OKR collaudati.
Che cos'è una riunione OKR?
Le riunioni OKR sono sessioni settimanali in cui il team discute dello stato di avanzamento nel raggiungimento degli oggetti e dei risultati chiave.
Durante queste sessioni, il team manager o il team leader si connette con i membri del team per 15-30 minuti per monitorare gli obiettivi e i risultati chiave, stabilire le priorità e ottenere una panoramica migliore dell'allineamento del team per un progetto.
Sulla base dei risultati condivisi dai membri del team durante gli OKR catch-in, i gestori del team fissano nuovi obiettivi e elementi del programma per la settimana successiva e discutono le roadmap per raggiungere tali obiettivi.
Dal punto di vista del manager, l'obiettivo di una riunione OKR è valutare se i membri del team hanno raggiunto con successo gli obiettivi assegnati entro un determinato periodo di tempo. In caso di insuccesso, è necessario approfondire la ricerca della causa principale e ripensare gli obiettivi impostati per garantirne la fattibilità.
Alla fine del progetto, del ciclo OKR o ogni trimestre, la riunione retrospettiva OKR valuta lo stato. Identifica le aree di esito positivo, le lezioni apprese e le opportunità di miglioramento per i cicli OKR futuri.
Perché le riunioni di verifica OKR sono importanti?
Gli OKR consistono nell'impostazione di obiettivi realistici, nel piano dei risultati chiave per raggiungerli e nella creazione di un processo solido per monitorare lo stato. Le riunioni OKR aiutano i gestori del team a ottenere una panoramica pratica della situazione del team in termini di obiettivi e traguardi.
Le riunioni di verifica degli OKR rendono i dipendenti responsabili delle loro azioni
Supponiamo di aver assegnato al team di prodotto un obiettivo: creare cinque video esplicativi per ogni funzionalità/funzione lanciata nel trimestre. Non ci sono state riunioni OKR per monitorare lo stato per l'intero trimestre.
Alla fine del trimestre o qualche mese dopo, durante la riunione OKR, il team si è dimenticato di creare i video perché era alle prese con molteplici attività e nuove priorità.
Questo significa che voi e il team di prodotto dovrete affannarvi a realizzare i video, poiché il vostro team di marketing si aspetta che facciano parte della pagina di destinazione del prodotto.
Che cosa è andato storto in questo caso, anche se avete comunicato i requisiti nella riunione del team?
Non c'era un quadro standard per il monitoraggio dello stato attuale degli OKR o dei check-in settimanali per tenere traccia degli OKR.
Come risultato, il team di prodotto ha dato la massima priorità ad altri obiettivi assegnati.
D'altro canto, i catch-in regolari o settimanali per gli OKR rendono i dipendenti responsabili e li aiutano a rendersi conto dell'importanza degli obiettivi assegnati. Il risultato è che i dipendenti assegnano le priorità ai loro obiettivi, chiedono il supporto dei manager per assicurarsi che stiano procedendo nella giusta direzione e raggiungono gli obiettivi entro i tempi stabiliti.
Che si tratti di un OKR o di un OKRS collettivo del team, le riunioni regolari tra colleghi mantengono tutti sulla stessa pagina per quanto riguarda lo stato e aumentano la responsabilità all'interno del team.
Le riunioni OKR sono la dose settimanale di motivazione per un dipendente
Una struttura OKR mantiene i dipendenti motivati. Le riunioni OKR consentono ai team di mettersi in contatto direttamente con i propri manager e di discutere di ciò che impedisce loro di raggiungere gli obiettivi.
Potete sfruttare questa opportunità per discutere di nuove idee, lezioni apprese dal team, cambiamenti nei piani di priorità (se ce ne sono) e seguire lo stato degli obiettivi più impegnativi.
Ascoltate le difficoltà del vostro team, create opportunità di riconoscimento per coloro che vanno oltre e incoraggiateli a migliorare le prestazioni.
I check-in settimanali dell'OKR guidano i dipendenti a concentrarsi sulle attività a priorità elevata
È facile distrarsi quando non c'è nessuno a guidarci. Spesso i dipendenti non riescono a stabilire le priorità dei risultati chiave per raggiungere più velocemente gli obiettivi e si concentrano su attività inutili che non spostano l'ago della bilancia o che sono a bassa priorità.
Le riunioni OKR stabiliscono la trasparenza nel processo di monitoraggio degli OKR e aiutano i dipendenti a concentrarsi sulle attività più importanti per il raggiungimento degli obiettivi.
Quando un dipendente si allontana dal suo obiettivo o gli viene assegnato un obiettivo complicato che non è raggiungibile, la revisione dell'OKR ci permette di capire i suoi punti deboli e di aiutarlo ad andare avanti.
Come gestire una riunione OKR efficace? 4 semplici passaggi
Una volta definiti e impostati gli OKR, il passaggio successivo consiste nel comunicarli a tutto il team in una riunione di pianificazione degli OKR.
Ecco i passaggi per organizzare riunioni OKR efficaci nei tempi previsti.
Passaggio 1: preparare un programma per il check-in OKR
Una riunione OKR positiva ha un programma chiaro.
Senza un ordine del giorno prestabilito, la riunione sarà improduttiva, i dipendenti non sapranno di cosa discutere e potreste non raggiungere gli obiettivi trimestrali.
I programmi delle riunioni creano trasparenza e stabiliscono le aspettative per la struttura della riunione. Un modello di riunione OKR predefinito aiuta tutti a rimanere sulla stessa pagina e semplifica la condivisione degli aggiornamenti.
Ecco una proposta di impostazione degli obiettivi per i vostri incontri OKR da provare:
Primi 10 minuti: Condivisione dello stato di avanzamento
della settimana precedente, compresi i piani completati. Un
vi permetterà di personalizzare questi stati. Alcuni semplici stati da provare sono "Da fare", "Lavoro in corso", "Revisione" e "Terminato"
I prossimi 10 minuti: Pianificate i risultati chiave, le cose da fare e le priorità per la settimana a venire. Modificate gli obiettivi se necessario ed eliminate quelli già raggiunti o irrilevanti dalla pipeline.
Ultimi 5-10 minuti: utilizzare l'ultima parte della riunione per riflettere sui risultati ottenuti. Ad esempio, perché non è stato raggiunto un obiettivo specifico? Il punto all'ordine del giorno non era chiaro o i membri del team si aspettavano maggiore assistenza da parte del manager su un particolare elemento dell'agenda?
Una best practice è quella di notare e rispondere alle domande retrospettive nella riunione successiva.
Una riunione produttiva dovrebbe fornire risposte a ciò che è andato bene, a ciò che deve essere migliorato e alle lezioni apprese, oltre a documentare le buone idee.
Passaggio 2: invitare i partecipanti e comunicare in anticipo il programma della riunione
Una volta che si dispone di un OKR trasparente
e il quadro OKR, è il momento di condividere le informazioni con i partecipanti alla riunione prima della stessa.
La condivisione dell'agenda della riunione in anticipo assicura che il team sia ben preparato con gli aggiornamenti e gli apprendimenti.
Invitare i partecipanti attraverso
/strumenti per le riunioni online/
come Zoom, Google Meet o Microsoft Teams con il programma della riunione OKR.
Cancellate i nomi di chi deve partecipare alle riunioni settimanali degli OKR. Ad esempio, invitare i manager senior alle riunioni settimanali OKR può fare più male che bene. I membri del team potrebbero esitare ad aprirsi sugli ostacoli con la presenza degli stakeholder.
Sebbene sia ragionevole includere gli stakeholder o la leadership nelle riunioni OKR trimestrali, i catch-in OKR settimanali dovrebbero essere organizzati tra i manager e i loro team.
Passaggio 3: discutere gli OKR (stato della settimana in corso, stato degli OKR della scorsa settimana e piano della prossima settimana)
Ci sono molte idee sbagliate sugli OKR e dovete assicurarvi che il vostro team sia pienamente consapevole di cosa sono gli OKR e di quali tipi di aggiornamenti devono fornire.
Quando iniziate a utilizzare il quadro delle best practice OKR, date al vostro team alcuni
. Per un team di content marketing, un obiettivo OKR trimestrale può essere:
| Oggetto: creare post sui social media incentrati sui lead | |
|---|---|
| KR 1 | Connessione con 50 clienti esistenti per scoprire come il nostro prodotto li ha aiutati |
| KR 2 | Aumentare il traffico organico sui social del 50% |
| KR 3 | Ottenere 10 prenotazioni di demo al mese da LinkedIn e Twitter |
Un esempio di obiettivi OKR trimestrali per un team di marketing dei contenuti
Suddividete questi risultati critici in attività più piccole e fattibili e assegnatele ai membri del team, in modo che conoscano i loro obiettivi e preparino di conseguenza gli aggiornamenti delle loro riunioni OKR settimanali.
Se un membro del team ha bisogno di maggiore chiarezza sul suo risultato chiave, incoraggiatelo a tenere una riunione separata invece di far perdere tempo a tutti durante la riunione del team.
Utilizzare
/Modello OKR di ClickUp/
per gestire gli OKR, suddividere e assegnare gli obiettivi ai membri del team e monitorare lo stato degli OKR.
Passaggio 4: registrare il verbale della riunione (MOM)
Prendere nota di tutte le discussioni della riunione manualmente o con Strumenti di IA per le riunioni . In questo modo, comunicherete efficacemente le discussioni della riunione al team e ridurrete la possibilità di confusione.
Ciò significa inoltre che le MOM devono essere monitorate ogni settimana, in modo che il manager possa rivederle alla fine di ogni mese per monitorare lo stato e valutare le prestazioni del team.
Best Practices per le riunioni di verifica degli OKR
Esistono diverse
e la gestione di ciascuna di esse richiede alcune best practice distinte. Gli OKR non fanno eccezione.
Per condurre riunioni OKR di successo, concentratevi sulle seguenti best practice:
Usare un framework OKR dedicato
Un quadro OKR dedicato vi aiuta a stabilire obiettivi realistici, a monitorare lo stato degli OKR e a identificare gli ostacoli per superarli più rapidamente.
/Modello di struttura OKR di ClickUp/
offre tutte le funzionalità/funzione necessarie per gestire le riunioni OKR.
Ecco come questo modello aiuta i manager e i loro team:
- Permette di creare uno spazio collaborativo per il brainstorming di tutto il team, per partecipare congiuntamente al processo di impostazione degli obiettivi e identificare gli obiettivi principali
- Identificare i risultati chiave (KR) di ogni attività e convertirli in attività di ClickUp. I manager assegnano queste attività ai membri del team interessati e aggiungono le date di scadenza per completarle, in modo da tenere il passo con gli obiettivi OKR dell'organizzazione
- Il modello a colori con stato personalizzato consente ai provider di fornire aggiornamenti settimanali durante le riunioni OKR. Il quadro strutturato aiuta i manager a identificare gli ostacoli e ad assistere i dipendenti nel decidere i passaggi successivi
Inoltre, si può prendere in considerazione l'utilizzo di
/modelli di piano di comunicazione/
per documentare le strategie e gli oggetti dell'OKR per la comunicazione interna ed esterna, da aggiornare regolarmente.
Questo modello specifica il traguardo, il tipo di messaggi da inviare, i canali di comunicazione e la frequenza delle comunicazioni.
Quando tutti gli OKR sono comunicati e documentati, tutti conoscono i dettagli esatti e gli elementi di azione.
Eseguite le riunioni OKR su ClickUp
Eseguire i vostri
/Riunioni OKR su ClickUp/
è più facile di quanto si pensi. Ecco perché.
Cattura i dettagli delle riunioni chiave e tieni il tuo team sotto controllo con ClickUp
Con potenti funzioni di modifica e funzionalità collaborative, gestite tutti i documenti delle riunioni su ClickUp Docs. Aggiungete tabelle, presentazioni, PDF e inserite segnalibri in base al vostro stile di lavoro.
Come strumento di project management, ClickUp consente di creare liste di controllo per le riunioni OKR allineate al programma della riunione. Man mano che completate gli elementi di discussione individualmente, cancellateli dalla lista di controllo per mantenere tutti i partecipanti alla riunione sulla stessa pagina.
Aggiungete attività ricorrenti su ClickUp e aggiornate i loro stati in base allo stato discusso durante i catch-up OKR. In questo modo non dovrete creare attività da zero ogni volta e avrete un registro degli elementi di discussione per la settimana successiva.
Con ClickUp che gestisce tutti gli elementi essenziali delle riunioni, non è necessario passare da Google Documenti a Zoom. ClickUp
/Visualizzazione del calendario/
sincronizza il vostro Google Calendar, consentendovi di inviare inviti a riunioni dall'interno di ClickUp.
L'impostazione degli obiettivi è un passo avanti con ClickUp Obiettivi
Utilizzo
/Obiettivi di ClickUp/
per suddividere gli obiettivi in traguardi più piccoli e misurabili e raggiungere i traguardi con Sequenze chiare e monitoraggio automatico.
Tenete gli obiettivi organizzati in cartelle per tenere traccia degli OKR e dei cicli di sprint e condivideteli pubblicamente con il vostro team.
ClickUp si distingue dagli altri software per OKR perché combina gli OKR con il project management e incoraggia i team a essere padroni del proprio stato per raggiungere gli obiettivi condivisi.
Utilizzare un assistente di scrittura IA per generare automaticamente le note delle riunioni OKR
Aggiungi
/ClickUp AI/
alle vostre riunioni OKR e annotate i MOM come un professionista. Ecco come fare:
- Riepilogare/riassumere le trascrizioni delle discussioni delle riunioni e convertirle in attività attuabili per il vostro team
- Evitare errori manuali, come errori di ortografia e grammaticali, nelle note delle riunioni e migliorare la vostra scrittura
- Accedete a ClickUp AI da qualsiasi luogo e aiutate i vostri team remoti a partecipare alle riunioni OKR senza problemi
Riepilogare/riassumere le attività e i documenti in pochi secondi con ClickUp AI
Pronti a gestire riunioni OKR efficaci?
Ormai sapete che gli OKR allineano le strategie della vostra azienda agli obiettivi e che i check-in OKR sono fondamentali per garantire che tutti siano in linea con gli oggetti e i risultati chiave.
Un software OKR come ClickUp vi aiuta a fissare obiettivi ambiziosi, a monitorare lo stato e a misurare i risultati, perché scrivere gli OKR su un foglio di calcolo o su carta non completa il lavoro.
Per aiutarvi a ottenere i migliori risultati, ClickUp offre funzionalità/funzione che vanno dall'impostazione e monitoraggio degli obiettivi a modelli già pronti.
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