Organizzi riunioni OKR (obiettivi e risultati chiave) settimanali per monitorare il tuo team e il suo stato? I membri del tuo team sono incoraggiati a chiedere supporto per raggiungere i propri OKR indipendenti quando incontrano ostacoli?
Se la risposta a entrambe o a una delle domande precedenti è "No", devi prendere più seriamente i tuoi OKR.
Le riunioni OKR assicurano che gli obiettivi del tuo team siano sulla buona strada. Queste riunioni forniscono un forum per rimanere in contatto con ogni membro del team e verificare i loro progressi attraverso riunioni OKR settimanali. Ciò contribuirà alla crescita complessiva della tua organizzazione.
Scopriamo cosa sono gli OKR catch-in, perché sono importanti e come condurre riunioni OKR efficaci con modelli OKR collaudati.
Che cos'è una riunione OKR?
Le riunioni OKR sono sessioni settimanali in cui il team discute lo stato dei progressi nel raggiungimento degli obiettivi e dei risultati chiave.
Durante queste sessioni, il gestore del team o il team leader si riunisce con i membri del team per 15-30 minuti per effettuare il monitoraggio degli obiettivi e dei risultati chiave, stabilire le priorità e ottenere una panoramica migliore dell'allineamento del team per un progetto.
Sulla base dei risultati condivisi dai membri del team durante i check-in OKR, i manager fisseranno nuovi obiettivi e elementi del programma per la settimana successiva e discuteranno le roadmap per raggiungere tali obiettivi.
Dal punto di vista del manager, l'obiettivo di una riunione OKR è valutare se i membri del team hanno raggiunto con successo gli obiettivi assegnati entro un determinato periodo di tempo. Se non ci sono riusciti, approfondisci la questione per individuare la causa principale e ripensa agli obiettivi fissati per garantirne la fattibilità.
Al termine del progetto, del ciclo OKR o di ogni trimestre, la riunione retrospettiva OKR valuta lo stato raggiunto. Identifica le aree di esito positivo, le lezioni apprese e le opportunità di miglioramento per i futuri cicli OKR.
Perché le riunioni di verifica OKR sono importanti?
Gli OKR consistono nel fissare obiettivi realistici, pianificare i risultati chiave per raggiungerli e creare un processo solido per il monitoraggio dei progressi. Le riunioni OKR aiutano i manager ad avere una panoramica pratica della posizione del team in termini di obiettivi e traguardi.
I check-in OKR rendono i dipendenti responsabili delle loro azioni.
Supponiamo che tu assegni al team di prodotto un obiettivo: creare cinque video esplicativi per ogni funzionalità/funzione lanciata in questo trimestre. Non ci sono state riunioni OKR per effettuare il monitoraggio dei progressi durante l'intero trimestre.
Alla fine del trimestre o qualche mese dopo, durante la riunione OKR, il team ha dimenticato di creare i video perché era impegnato a destreggiarsi tra più attività e nuove priorità.
Ciò significa che tu e il team di prodotto dovrete affrettarvi a realizzare i video, poiché il team di marketing si aspetta che facciano parte della landing page del prodotto.
Cosa è andato storto in questo caso, anche se avevi comunicato i requisiti durante la riunione del team?
Non esisteva un quadro standard per il monitoraggio dello stato attuale degli OKR o di check-in settimanali per il monitoraggio degli OKR.
Di conseguenza, il team di prodotto ha dato la massima priorità ad altri obiettivi assegnati loro.
D'altra parte, i check-in OKR regolari o settimanali mantengono i dipendenti responsabili e li aiutano a comprendere l'importanza degli obiettivi loro assegnati. Di conseguenza, danno priorità ai loro obiettivi, cercano il supporto dei manager per assicurarsi di progredire nella giusta direzione e raggiungono i loro obiettivi entro il tempo stabilito.
Che si tratti di un singolo OKR o degli OKR collettivi del team, le riunioni individuali regolari consentono a tutti di essere allineati sull'andamento e aumentano la responsabilità all'interno del team.
Le riunioni OKR sono la dose settimanale di motivazione dei dipendenti.
Una struttura OKR mantiene motivati i tuoi dipendenti. Le riunioni OKR consentono ai team di interagire direttamente con i propri manager e discutere di ciò che impedisce loro di raggiungere i propri obiettivi.
Puoi sfruttare questa opportunità per discutere nuove idee, lezioni apprese dal team, eventuali cambiamenti nei piani con priorità e seguire lo stato degli obiettivi più impegnativi.
Ascolta le difficoltà del tuo team, crea opportunità di riconoscimento per coloro che vanno oltre le aspettative e incoraggiali a migliorare le loro prestazioni.
I check-in OKR settimanali guidano i dipendenti a concentrarsi sulle attività con alta priorità.
È facile distrarsi quando non c'è nessuno che ti guidi. Spesso i dipendenti non riescono a stabilire quali risultati chiave sono di priorità alta per raggiungere più rapidamente i propri obiettivi e si concentrano su attività non necessarie che non fanno la differenza o hanno una priorità bassa.
Le riunioni OKR garantiscono trasparenza nel processo di monitoraggio degli OKR e aiutano i dipendenti a concentrarsi sulle attività più importanti per il raggiungimento dei propri obiettivi.
Quando un dipendente si allontana dal proprio obiettivo o gli viene assegnato un obiettivo complicato e irraggiungibile, la revisione OKR ci permette di comprendere i suoi punti deboli e lo aiuta ad andare avanti.
Come condurre una riunione OKR efficace? 4 semplici passaggi
Una volta definiti e impostati gli OKR, il passaggio successivo è comunicarli a tutto il team in una riunione di pianificazione OKR.
Ecco i passaggi per condurre riunioni OKR efficaci entro i tempi previsti.
Passaggio 1: preparare un programma per il check-in OKR
Una riunione OKR di esito positivo ha un programma chiaro.
Senza un programma prestabilito, la riunione sarà improduttiva, i dipendenti non avranno idea di cosa discutere e potresti non raggiungere i tuoi obiettivi trimestrali.
Gli ordini del giorno delle riunioni creano trasparenza e definiscono le aspettative per la struttura della riunione. Un modello predefinito per le riunioni OKR aiuta tutti a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda e semplifica la condivisione degli aggiornamenti.
Ecco un modello di definizione degli obiettivi che puoi provare per i tuoi aggiornamenti OKR:
Primi 10 minuti: condividi lo stato delle azioni della settimana precedente, compresi i piani completati. Un software OKR ti consentirà di personalizzare questi stati. Alcuni stati semplici da provare sono "Da fare", "In corso", "Da rivedere" e "Terminato".
Prossimi 10 minuti: piano i risultati chiave, le attività da svolgere e le priorità per la settimana successiva. Modifica gli obiettivi secondo necessità ed elimina quelli già raggiunti o irrilevanti dalla pipeline.
Ultimi 5-10 minuti: utilizza l'ultima parte della riunione per riflettere su quanto appreso. Ad esempio, perché un obiettivo specifico non è stato raggiunto? Il punto all'ordine del giorno era poco chiaro o i membri del tuo team si aspettavano maggiore supporto dal manager su un particolare punto all'ordine del giorno?
Una best practice consiste nel prendere nota delle domande retrospettive e rispondere ad esse nella riunione successiva.
Una riunione di produttività dovrebbe fornirti risposte su ciò che ha funzionato, ciò che deve essere migliorato e le lezioni apprese, oltre a documentare le idee valide.
Passaggio 2: invita i partecipanti e comunica in anticipo il programma della riunione
Una volta definiti un programma trasparente e un quadro di riferimento per gli OKR, è il momento della condivisione delle informazioni con i partecipanti prima della riunione.
La condivisione anticipata dell'ordine del giorno della riunione garantisce che il team sia ben preparato con aggiornamenti e informazioni.
Invita i partecipanti tramite strumenti per riunioni online come Zoom, Google Meet o Microsoft Teams con il programma della riunione OKR.
Sii chiaro su chi dovrebbe partecipare a queste riunioni OKR settimanali. Ad esempio, invitare i senior manager agli aggiornamenti OKR settimanali potrebbe essere più dannoso che utile. I membri del team potrebbero esitare a parlare apertamente degli ostacoli in presenza degli stakeholder.
Sebbene sia opportuno coinvolgere gli stakeholder o la leadership nelle riunioni OKR trimestrali, i check-in OKR settimanali dovrebbero avvenire tra i manager e i loro team.
Fase 3: discutere gli OKR (stato della settimana in corso, progressi OKR della settimana precedente e piano per la settimana successiva)
Esistono molti malintesi comuni sugli OKR ed è necessario assicurarsi che il proprio team sia pienamente consapevole di cosa sono gli OKR e quali tipi di aggiornamenti devono fornire.
Quando inizi a utilizzare il framework delle best practice OKR, fornisci al tuo team alcuni esempi di OKR. Per un team di content marketing, un obiettivo OKR trimestrale potrebbe essere:
| Obiettivo | Crea post sui social media incentrati sui lead |
| KR 1 | Entra in contatto con 50 clienti esistenti per scoprire come il nostro prodotto li ha aiutati. |
| KR 2 | Aumenta il traffico organico sui social del 50% |
| KR 3 | Ottieni 10 prenotazioni demo al mese da LinkedIn e Twitter |
Suddividi questi risultati critici in attività più piccole e realizzabili e assegnali ai membri del team in modo che conoscano i loro obiettivi e preparino di conseguenza gli aggiornamenti settimanali delle attività per la riunione OKR.
Se un membro del team ha bisogno di maggiori chiarimenti sui propri risultati chiave, incoraggialo a organizzare una riunione separata invece di far perdere tempo a tutti durante la riunione del team.
Utilizza il modello OKR di ClickUp per gestire gli OKR, suddividere e assegnare gli obiettivi ai membri del team e effettuare il monitoraggio dello stato degli OKR.
Passaggio 4: Registra il verbale della riunione (MOM)
Prendi nota di tutte le discussioni della riunione manualmente o con strumenti di IA per le riunioni. In questo modo, comunicherai efficacemente le discussioni della riunione al team e ridurrai la possibilità di confusione.
Ciò significa anche documentare i MOM ogni settimana, in modo che il manager possa rivederli alla fine di ogni mese per effettuare il monitoraggio dello stato e valutare le prestazioni del team.
Best practice per le riunioni di controllo OKR
Esistono diversi tipi di riunioni e ciascuno richiede alcune best practice specifiche. Gli OKR non fanno eccezione.
Per condurre riunioni OKR di esito positivo, concentrati sulle seguenti best practice:
Utilizza un framework OKR dedicato
Un framework OKR dedicato ti aiuta a fissare obiettivi realistici, monitorare i progressi OKR e identificare gli ostacoli da superare più rapidamente.
Il modello OKR Framework di ClickUp offre tutte le funzionalità necessarie per gestire le riunioni OKR.
Ecco come questo modello aiuta i manager e i loro team:
- Offre uno spazio collaborativo in cui tutto il team può partecipare insieme al processo di definizione degli obiettivi e identificare gli obiettivi principali.
- Identifica i risultati chiave (KR) di ogni attività e convertili in attività di ClickUp. I manager assegnano queste attività ai membri del team interessati e aggiungono le date di scadenza per completare le attività, in modo da rimanere al passo con gli obiettivi OKR a livello aziendale.
- Il modello con codice colore e stato personalizzato consente ai dipendenti di fornire aggiornamenti settimanali durante le riunioni OKR. La struttura organizzata aiuta i manager a identificare gli ostacoli e assistere i dipendenti nel decidere i passaggi successivi.
Inoltre, valuta la possibilità di utilizzare modelli di piani di comunicazione per documentare le strategie e gli obiettivi OKR per la comunicazione interna ed esterna, che dovrebbero essere aggiornati regolarmente.
Questo modello specifica il pubblico di destinazione, il tipo di messaggi da inviare, i canali di comunicazione e la frequenza delle comunicazioni.
Quando tutti i tuoi OKR sono comunicati e documentati, tutti conoscono i dettagli esatti e gli elementi da intraprendere.
Organizza le tue riunioni OKR su ClickUp
Condurre le tue riunioni OKR su ClickUp è più facile di quanto pensi. Ecco perché.
Grazie alle potenti funzioni di modifica e alle funzionalità collaborative, gestisci tutti i documenti delle tue riunioni su ClickUp Docs. Aggiungi tabelle, presentazioni, PDF e segnalibri incorporati in base al tuo stile di lavoro.
Come strumento di project management, ClickUp ti consente di creare liste di controllo per le riunioni OKR in linea con il programma della riunione. Man mano che completi gli elementi di discussione individualmente, cancellali dalla lista di controllo per mantenere tutti i partecipanti alla riunione sulla stessa lunghezza d'onda.
Aggiungi attività ricorrenti su ClickUp e aggiorna il loro stato in base ai progressi discussi durante gli aggiornamenti OKR. Ciò significa che non dovrai creare attività da zero ogni volta e avrai un registro degli elementi discussi per la settimana successiva.
Con ClickUp che gestisce tutti gli elementi essenziali delle tue riunioni, non è necessario passare da Documenti Google a Zoom. La vista calendario di ClickUp effettua la sincronizzazione del tuo Google Calendar, consentendoti di inviare inviti alle riunioni direttamente da ClickUp.
Porta la definizione degli obiettivi a un livello superiore con ClickUp Obiettivi.
Utilizza ClickUp Goals per suddividere i tuoi obiettivi in traguardi più piccoli e misurabili e raggiungi i tuoi traguardi con sequenze chiare e monitoraggio automatizzato.
Organizza gli obiettivi in cartelle per effettuare il monitoraggio degli OKR e dei cicli sprint e effettua la condivisione pubblica con il tuo team.
Ciò che distingue ClickUp dagli altri software OKR è che combina gli OKR con il project management e incoraggia i team a farsi carico del proprio stato per raggiungere obiettivi condivisi.
Utilizza un assistente di scrittura IA per generare automaticamente le note delle riunioni OKR.
Aggiungi ClickUp AI alle tue riunioni OKR e prendi appunti come un professionista. Ecco come:
- Riassumi le trascrizioni delle discussioni delle riunioni e convertile in attività concrete per il tuo team.
- Evita errori manuali come errori ortografici e grammaticali nelle tue note delle riunioni e migliora la tua scrittura.
- Accedi a ClickUp AI da qualsiasi luogo e aiuta i tuoi team remoti a partecipare alle riunioni OKR senza alcuna difficoltà.
Sei pronto a condurre riunioni OKR efficaci?
Ormai sai come gli OKR allineano le strategie della tua azienda ai suoi obiettivi e che i check-in OKR sono fondamentali per garantire che tutti siano in linea con i propri obiettivi e risultati chiave.
Un software OKR come ClickUp ti aiuta a fissare obiettivi ambiziosi, monitorare i progressi e misurare i risultati, perché scrivere gli OKR su un foglio di calcolo o su carta non completa l'operazione.
Per aiutarti a ottenere i migliori risultati, ClickUp offre funzionalità/funzioni che vanno dalla definizione e dal monitoraggio degli obiettivi ai modelli già pronti.
Crea OKR attuabili e migliora la gestione dei tuoi obiettivi.
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