Cara Memilih Irama Rapat yang Tepat untuk Tim Anda

Pekerjaan jarak jauh dan hibrida akan terus berlanjut.

Dan dengan model kerja seperti ini, menjaga tim tetap terhubung dan mendapat informasi setiap saat bisa jadi sulit (tambahkan zona waktu yang berbeda untuk membuat segalanya menjadi lebih menantang). 👀

Jadi, dalam upaya menjaga keselarasan dengan tim kami, kami beralih ke pertemuan terjadwal untuk membahas pembaruan, meninjau item tindakan memberikan umpan balik, dan daftarnya terus berlanjut. Namun masalahnya, waktu sangat berharga.

Hal ini terutama berlaku ketika bekerja di lingkungan kerja yang serba cepat karena Anda harus memastikan bahwa Anda memanfaatkan pertemuan Anda sebaik-baiknya.

Ini adalah saat mengetahui tujuan rapat, memiliki agenda rapat dan menjadwalkan irama rapat yang tepat dapat membuat perbedaan yang signifikan bagi tim Anda.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu irama rapat, seberapa sering menjadwalkan rapat, dan alat bantu manajemen rapat yang dapat Anda gunakan untuk menjaga rapat Anda seminimal mungkin dan tim jarak jauh Anda diperbarui setiap saat.

Kami juga telah menambahkan beberapa tips dan saran untuk membantu Anda menentukan apa yang terbaik untuk tim Anda, bersama dengan templat rapat untuk menyusun panggilan Anda dan membuatnya seproduktif mungkin.

Apa yang dimaksud dengan Irama Rapat?

Irama rapat secara sederhana mengacu pada seberapa sering rapat diadakan.

Misalnya, jika Anda dan bawahan langsung melakukan rapat setiap Jumat pagi, itu adalah irama rapat mingguan. Jika Anda memiliki permintaan untuk bertemu setiap dua bulan sekali, itu adalah irama rapat dua bulanan.

Untuk tim jarak jauh, hal ini bisa jadi lebih sulit untuk dilakukan. Tantangan bagi setiap perusahaan adalah seberapa sering pertemuan harus dilakukan. Dalam tenaga kerja yang semakin terdistribusi, panggilan Zoom tatap muka tampaknya telah menggantikan banyak rapat tatap muka dan terkadang menjadi satu-satunya interaksi yang akan Anda lakukan dengan tim Anda.

Dan meskipun kita semua senang melihat sekilas hewan peliharaan seseorang di latar belakang panggilan, hal ini sebenarnya dapat menghalangi kebahagiaan dan produktivitas karyawan karena dapat mengganggu jika terlalu banyak rapat mengambil alih hari mereka.

Jadi, bagaimana Anda menyeimbangkan jadwal dan menemukan irama rapat yang tepat untuk tim jarak jauh Anda?

Mari kita cari tahu.

Cara Memilih Irama Rapat yang Tepat

Irama rapat yang tepat akan berbeda untuk setiap perusahaan dan kebutuhannya. Beberapa tim akan membutuhkan lebih banyak atau lebih sedikit frekuensi rapat tergantung pada peran, proyek, dan jenis rapat.

Tergantung pada jenis rapat, irama rapat yang paling umum adalah:

• Rapat harian
• Rapat mingguan
• Rapat tim dua mingguan
• Rapat bulanan
• Pertemuan triwulanan

Selain mengatur irama rapat dan jenis pertemuan anda juga harus menentukan rapat mana yang dapat dilakukan secara asinkron atau sinkron. Dapatkah Anda mengomunikasikan pembaruan melalui aplikasi perpesanan bisnis atau di dalam alat manajemen proyek dengan fitur perpesanan?

Apapun itu, tujuan Anda adalah menjaga tim Anda tetap diperbarui dan berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan mereka dan memberikan kebebasan yang cukup bagi setiap orang untuk bekerja secara asinkron dan secara mandiri tanpa menambahkan juga banyak pertemuan ke dalam jadwal kerja mereka .

Rapat asinkron vs. rapat sinkron

Setelah Anda menentukan bahwa Anda memiliki ritme mingguan untuk satu proyek dan ritme mingguan lainnya untuk check-in semua staf, bukan berarti keduanya harus diformat dengan cara yang sama.

Langkah pertama dalam menentukan format rapat Anda adalah memutuskan apakah rapat tersebut bersifat mencari informasi atau memberi informasi. Hal ini sangat penting ketika Anda menentukan cara terbaik untuk check-in.

pertemuan mencari informasi dapat masuk ke dalam salah satu kategori berikut ini:

• Apertemuan awaluntuk sebuah proyek baru
• Rapat tim proyek untuk membahas langkah selanjutnya
• Rapat manajemen untuk mengetahui bagaimana tim berjalan
• Asatu lawan satu dengan laporan langsung untuk mengecek tujuan dan tugas

Jenis pertemuan ini umumnya bagus untuk dilakukan secara langsung atau pembaruan virtual singkat melalui panggilan konferensi video seperti Zoom.

Berikut ini beberapa contoh pertemuan pemberian informasi:

• Rapat harian
• Pembaruan proyek
• Laporan tahunan perusahaan

Menetapkan irama rapat tim yang tepat untuk perusahaan Anda, bersama dengan format rapat yang tepat, akan mengurangi rapat yang tidak bermanfaat dan membuat semua orang fokus untuk menjadi produktif dan bersemangat bekerja.

Sekarang, berikut ini adalah beberapa irama dan jenis rapat yang perlu dipertimbangkan, bersama dengan templat untuk membantu Anda menjaga rapat tetap produktif bagi semua peserta.

Templat Irama Rapat

1. Rapat harian

Rapat harian adalah rapat informal yang diadakan setiap hari. Rapat ini penting dan berguna bagi tim, seperti tim teknik dan pengembangan, untuk memastikan keselarasan, berbagi temuan, dan membantu mengidentifikasi penghalang.

Meskipun rapat harian mungkin tampak seperti cara yang bagus untuk tetap mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan dan perubahan harian, rapat ini bisa jadi kontraproduktif dan mengganggu jika tidak dikelola dengan baik.

Jadi, untuk memaksimalkan rapat harian Anda dan memastikan sesi yang produktif, sebaiknya Anda datang ke rapat dengan agenda dan dokumen templat yang dapat dengan mudah dirujuk oleh anggota tim Anda kapan saja dan diisi sebelum rapat.

KIAT PROFESIONAL UNTUK RAPAT HARIAN Kiat: Buat sendiri atau gunakan yang dapat disesuaikan ini Templat Rapat Standup Harian oleh ClickUp untuk memberi Anda dan tim Anda sistem yang terorganisir, terstruktur, dan dapat diulang untuk menangkap dan melihat pembaruan harian.

Templat ini tersedia dalam Papan Tulis ClickUp dan disesuaikan dengan cara apa pun untuk mendukung alur kerja unik Anda. Alat ini juga menyimpan masukan Anda dan merefleksikannya secara real-time, dan karena dibuat di dalam ClickUp, tim Anda bisa menyisipkan tautan ke tugas-tugas dan menghubungkan dokumen ini dengan pekerjaan mereka.

Inti dari rapat harian adalah untuk membantu koordinasi tim. Lingkaran umpan balik yang cepat ini membantu tim menyelaraskan dan tetap berada di jalurnya, yang mirip dengan huddle dalam sepak bola. Jika ada masalah yang muncul, Anda bisa mengatasinya dengan cepat dan menjaga proyek tetap pada jalurnya

2. Pertemuan mingguan

Ada berbagai jenis pertemuan yang dapat dijadwalkan secara mingguan. Salah satu pertemuan yang paling penting untuk dilakukan dalam irama ini adalah pertemuan empat mata.

Pertemuan empat mata memberikan manajer dan pemimpin waktu empat mata dengan bawahan atau kolega mereka. Pertemuan ini menyediakan waktu khusus untuk terhubung dan membangun hubungan satu sama lain dan memastikan karyawan diberikan dukungan yang mereka butuhkan untuk berhasil dalam peran mereka.

Pertemuan ini juga merupakan kesempatan yang baik untuk menyelaraskan tujuan, mengecek beban kerja, dan memberikan umpan balik untuk memastikan ekspektasi terpenuhi.

KIAT PRO UNTUK RAPAT MINGGUAN Jadikan rapat check-in mingguan Anda produktif dan buatlah standar rapat empat mata mingguan Anda dengan menggunakan Templat Rapat Empat Mata oleh ClickUp .

Templat ini dapat diterapkan pada Dokumen ClickUp di mana Anda bisa mencatat detail penting seperti prioritas, item tindakan, dan lainnya. Simpan semua catatan mingguan Anda catatan rapat di satu tempat dengan menambahkan halaman baru di dalam Dokumen yang sama. Anda juga memiliki opsi untuk membagikan Dokumen ini dengan orang lain atau merahasiakan Dokumen ini untuk memastikan ruang yang aman bagi karyawan Anda.

Templat 1:1 ClickUp mencakup halaman yang telah dibuat sebelumnya untuk peran karyawan, ekspektasi, dan agenda rapat berulang untuk setiap anggota tim. Buat halaman bersarang di dalam setiap halaman untuk pengaturan yang lebih baik

3. Pertemuan bulanan

Rapat rutin bulanan penting sebagai rapat check-in dengan tim Anda. Dalam rapat ini, Anda bisa mendapatkan informasi terbaru mengenai target bulanan, meninjau kemajuan untuk memastikan tim Anda berada di jalur yang tepat dalam mencapai target triwulanan, serta mengidentifikasi hambatan dan penghalang untuk mempersiapkan tim Anda meraih kesuksesan di bulan-bulan mendatang.

Contoh rapat yang dapat dijadwalkan setiap bulan adalah rapat tim proyek, di mana tim proyek dan pemangku kepentingan berkumpul untuk mendiskusikan status proyek mereka saat ini.

KIAT PRO UNTUK RAPAT BULANAN Berikan tim dan pemangku kepentingan representasi visual yang mudah dicerna dari ringkasan proyek menggunakan Templat Laporan Status Proyek oleh ClickUp .

Templat ini tersedia di Papan Tulis ClickUp, di mana tim Anda dapat berkolaborasi, menambahkan pembaruan, membuat perubahan, dan lainnya secara bersamaan atau asinkron. Gunakan template ini untuk membuat semua pemangku kepentingan selalu mendapatkan informasi terbaru tentang pengembangan, mencegah masalah sebelum terjadi, dan menjamin bahwa proyek akan selesai dalam jangka waktu yang ditentukan.

Membuat laporan yang terperinci dan mudah diikuti laporan status proyek di Papan Tulis ClickUp

4. Pertemuan triwulanan

**Rapat triwulanan sangat bagus untuk berbagi informasi terbaru tentang proyek, mendiskusikan temuan dari kuartal terakhir, merayakan kemenangan, dan mempersiapkan diri untuk kuartal berikutnya dengan tim Anda atau seluruh organisasi. Jika dilakukan dengan benar, rapat ini dapat membantu meningkatkan semangat tim Anda, meningkatkan keselarasan lintas fungsi, dan membuat semua orang tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan mereka.

Ada banyak kegunaan rapat triwulanan, namun beberapa yang paling umum adalah rapat perencanaan, rapat dewan, dan rapat semua pihak.

KIAT PRO UNTUK RAPAT TRIWULANAN Kiat: Rencanakan dengan mudah rapat triwulanan perusahaan Anda berikutnya dan delegasikan pekerjaan dengan Templat Rapat Semua Tangan oleh ClickUp .

Templat ini menyediakan Statuta Khusus yang telah ditetapkan sebelumnya, Bidang Khusus, dan beberapa tampilan untuk memberi Anda gambaran umum yang terstruktur dan terperinci tentang tugas Anda dan memastikan Anda mencakup setiap pengumuman penting . Gunakan templat apa adanya, atau sesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Templat ini juga dilengkapi dengan Panduan Memulai untuk membantu Anda memanfaatkan templat ini secara maksimal.

Kelola logistik, waktu, dan perencanaan dengan mudah untuk rapat perusahaan Anda berikutnya dengan Rapat Semua Tangan Templat oleh ClickUp

Bagaimana Merencanakan Irama Pertemuan

Kunci dari rapat yang produktif adalah memastikan bahwa rapat tersebut memang diperlukan sejak awal. Berikut ini beberapa pertanyaan yang perlu ditanyakan kepada diri sendiri atau tim Anda sebelum mengatur rapat.

1. Apa tujuan dari rapat ini?

Apakah ini tujuan pertemuan untuk memberikan informasi baru kepada para pemain kunci, atau hanya untuk memperbarui tim?

Ini selalu menjadi pertanyaan pertama yang baik untuk ditanyakan kepada diri sendiri saat menyiapkan irama baru.

Berikut adalah beberapa contoh bagaimana pertanyaan ini dapat menentukan seberapa sering rapat dijadwalkan:

Proyek baru

• Tujuan Rapat: Inisiatif pemasaran baru
• Ritme Rapat: Pemeriksaan mingguan untuk laporan status dan langkah selanjutnya

Stand-up

• Tujuan Rapat: Pembaruan rutin dengan manajer dan atau ketua tim
• Irama Rapat: Rapat harian untuk melihat apa yang sedang dikerjakan oleh setiap orang secara aktif

Pembaruan proyek

• Tujuan Rapat: Pembaruan status proyek
• Ritme Rapat: Rapat harian atau rapat mingguan, tergantung pada prioritas tinggi

2. Dapatkah pertemuan ini dilakukan secara asinkron?

Jika ini adalah check-in atau pembaruan singkat, pikirkan tentang informasi yang Anda butuhkan dan waktu yang diperlukan untuk mewujudkannya. Dan itu lebih dari waktu yang diberikan.

Pertimbangkan bolak-balik penjadwalan, persiapan yang perlu dilakukan sebelum rapat, dan kemudian rapat itu sendiri-semuanya akan memakan waktu.

Sebagai tim jarak jauh atau terdistribusi, Anda bisa memanfaatkan alat komunikasi lainnya untuk mendukung komunikasi asinkron.

Beberapa rapat, seperti proyek besar dan keputusan bisnis penting, memerlukan pemangku kepentingan yang berbeda untuk mempertimbangkan secara real-time, yang selalu lebih mudah dilakukan secara langsung atau melalui panggilan Zoom.

Namun untuk rapat yang sebagian besar dimotivasi oleh pembaruan, menyisihkan waktu untuk check-in secara langsung tidak diperlukan. Faktanya, hal ini paling cocok dilakukan secara asinkron dan, dalam hal ini, dapat dilakukan lebih sering.

3. Apakah ini merupakan tugas dengan prioritas tinggi atau mendesak?

Beberapa proyek akan diprioritaskan di atas proyek lain dengan tenggat waktu yang ketat. Hanya pemimpin tim yang akan mengetahui proyek-proyek ini dan dapat menentukan seberapa sering pemeriksaan ini perlu dilakukan.

Jika tugas tersebut mendesak, tentukan cara terbaik untuk berkomunikasi dengan tim Anda, apakah itu melalui panggilan Zoom, rekaman video, atau mencatat prioritas dalam tugas tersebut.

4. Apakah jenis rapat ini secara teratur berjalan melebihi waktu yang ditentukan?

Rapat yang sering terpotong mungkin menjadi alasan untuk menjadwalkan rapat tersebut menjadi lebih sering daripada lebih lama, namun itu semua tergantung pada masing-masing tim. Bagi yang lain, duduk dalam rapat selama lebih dari satu jam mungkin tidak terlalu produktif. Dalam kasus ini, rapat yang lebih pendek dengan irama yang lebih teratur dapat membantu membahas lebih banyak hal dan menjaga percakapan tetap fokus. Menggunakan ClickUp sebagai perangkat lunak notulen rapat dapat membantu Anda tetap berada di jalur yang tepat dengan agenda Anda.

5. Apakah kita kehabisan bahan untuk didiskusikan dalam jenis rapat ini?

Di sisi lain, jika Anda melakukan panggilan check-in harian di mana tidak banyak hal yang perlu dibicarakan, pertimbangkan untuk mengkonsolidasikannya ke dalam check-in mingguan dan pindahkan pembaruan harian tersebut ke panggilan asinkron, bukan panggilan langsung atau konferensi.

Cara Mengoptimalkan Irama Rapat Tim Anda

Lingkungan kerja jarak jauh dan hibrida bisa menjadi sedikit rumit dalam hal kolaborasi tim.

Jaga agar tim Anda tetap terhubung di mana pun mereka berada dengan memberikan alat bantu manajemen proyek dengan fitur kolaborasi tim seperti ClickUp .

ClickUp adalah manajemen proyek all-in-one dan alat produktivitas yang dibangun dengan mempertimbangkan tim. Alat ini merupakan alat manajemen proyek yang memungkinkan Anda, tim Anda, dan seluruh organisasi merencanakan prioritas, menyederhanakan alur kerja dan mengawasi kemajuan dan jadwal - semuanya di satu tempat.

Adapun kolaborasi tim menawarkan ratusan fitur, termasuk fitur Docs dan Whiteboard kolaboratif di mana tim dapat bertukar pikiran, mendokumentasikan strategi, dan banyak lagi. Sederhanakan komunikasi dengan fitur tampilan Obrolan bawaan untuk memberikan ruang khusus bagi tim Anda untuk mengobrol tentang proyek, pertanyaan, dan pembaruan.

Dan dengan mudah mengakses email Anda dan menyimpan percakapan Anda di satu tempat dengan fitur Email di fitur ClickUp yang memungkinkan Anda mengirim dan menerima email tanpa harus keluar dari ClickUp. 🔥

Ini juga menyediakan fitur fitur komentar yang memungkinkan tim Anda berkomentar di dalam tugas, Dokumen, dan lampiran untuk Pemeriksaan dan menugaskannya ke orang tertentu, sehingga lebih mudah untuk berkolaborasi satu sama lain, bekerja secara asinkron, dan memberikan umpan balik-tanpa harus menjadwalkan rapat. ☝️

Bertukar umpan balik secara real-time, melampirkan file, dan merampingkan komunikasi dengan tampilan Obrolan bawaan di ClickUp

Dan jika Anda seorang pembelajar visual atau memiliki anggota tim yang seperti itu, cukup gunakan Clip, fitur perekam layar dalam aplikasi oleh ClickUp untuk merekam video berkualitas tinggi dan mengirimkannya ke tim Anda dengan komentar. Hal ini sangat membantu saat menjelaskan topik yang rumit ketika Anda perlu menunjukkan tutorial langkah demi langkah, atau menyajikan pembaruan dengan visual.

Gunakan fitur ini untuk menghilangkan kebutuhan untuk mengikuti rapat lain atau membuat utas email yang panjang, yang merupakan sesuatu yang semua orang di tim Anda dapat (dan akan) hargai. 👌

Bagikan rekaman layar untuk menyampaikan pesan Anda secara tepat tanpa perlu rantai email atau pertemuan langsung dengan Clip by ClickUp

Dan jika Anda harus menjadwalkan rapat jarak jauh, jangan khawatir. ClickUp dapat membantu Anda tetap siap, menjaga rapat tetap produktif, dan memanfaatkan waktu Anda bersama tim.

Bagaimana caranya? Cukup ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Agenda rapat: Buat agenda rapat terstruktur sendiri atau gunakan templat rapat yang sudah dibuat sebelumnya oleh ClickUp dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda
2. Bangun tampilan pilihan Anda: Datanglah ke rapat Anda dengan persiapan dan siap untuk presentasi. Bangun sebuahgaris waktu proyek di Timeline atauTampilan Gantt Chartmemetakan strategi di Papan Tulis atau Dokumen, membuatdasbor khusus untuk menghadirkan semua informasi penting Anda dan mendapatkan laporan dalam satu tampilan, dan banyak lagi
3. Tugas berulang dan tanggal jatuh tempo: Siapkan tugas di ClickUp khusus untuk rapat atau tetapkan sebagaitugas berulang untuk mengingatkan Anda dan peserta kapan rapat berikutnya. Anda juga dapat melihat tugas dan jadwal Anda di bagianTampilan kalender4. Identifikasi dan undang peserta Anda: Menambahkan satu atau beberapa penerima tugas ke tugas untuk memberi tahu siapa saja yang terlibat dalam rapat
4. Bagikan tugas, agenda rapat, dan visual lainnya: Lampirkan agenda rapat, tampilan kerja, dan lainnya pada tugas di dalam komentar atau deskripsi tugas, dan bagikan dengan tim, orang tertentu, atau sekelompok orang
5. Hubungkan ClickUp ke Zoom: Mengintegrasikan Zoom ke ClickUp untuk mengakses aplikasi Zoom di dalam ClickUp kapan saja, dan gunakan opsi berbagi layar di Zoom untuk menyajikan agenda rapat, jadwal, laporan di Dasbor di ClickUp, dan sebagainya
6. Lakukan panggilan yang produktif dan buat catatan: Lakukan panggilan telepon, terimacatatan rapatdan buat daftar item tindakan di Dokumen ClickUp, Papan Tulis, Notepad, atau di dalam tugas

Nah, itu baru satu cara menggunakan ClickUp untuk meningkatkan rapat Anda. Kenali semua fitur di ClickUp untuk mempelajari bagaimana Anda dapat memaksimalkan platform ini untuk mendukung semua kebutuhan bisnis, proyek, dan komunikasi Anda.

Memulai dan bergabung dengan rapat langsung dari tugas Anda dengan integrasi Zoom ClickUp

Tingkatkan Irama Rapat Anda dengan ClickUp

Kunci dari rapat dan hari kerja yang produktif adalah menemukan irama rapat yang efektif untuk Anda dan tim Anda, lalu gunakan ClickUp untuk mengelola proyek Anda, meningkatkan komunikasi tim, dan melacak tujuan dan kemajuan.

Dan karena platform ini sepenuhnya dapat disesuaikan dan menawarkan ratusan fitur untuk manajemen proyek dan kolaborasi tim, Anda benar-benar dapat mengonfigurasi ClickUp dengan cara apa pun yang mendukung alur kerja Anda dan meningkatkan komunikasi lintas fungsi.

Gunakan ClickUp sebagai perangkat lunak manajemen rapat dan fitur kolaborasinya untuk mengomunikasikan pembaruan, umpan balik, pertanyaan, dan lainnya untuk menghilangkan rapat yang tidak perlu dari jadwal sibuk Anda dan memberikan tim Anda jalur komunikasi yang terbuka, di mana pun dan kapan pun mereka bekerja. 🌎

Aplikasi ini juga terintegrasi dengan lebih dari 1.000 alat kerja, termasuk aplikasi konferensi video, Kendur dan banyak lagi, untuk membantu Anda menyederhanakan komunikasi tim Anda dan menyatukan semua pekerjaan Anda di satu tempat.

Gratis untuk memulai. Dapatkan akses ke ClickUp hari ini! /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/ClickUp-Blog-Simple-CTA.png ClickUp Blog CTA Sederhana /%img/